公司制度——財務預支(借款)、報銷管理規(guī)定.doc

名言實業(yè)有限公司費用預支（借款）、報銷流程及規(guī)定n 各項費用預支（借款）及報銷基本流程 n 費用單據(jù)要求1. 為強化公司的財務紀律，規(guī)避財務風險，原則上公司一切事項報銷的單據(jù)均必須取得合法的憑證，合法性的認定以國家財務、稅務等方面的規(guī)定為準；2. 特殊情況下無法開具發(fā)票的須開具收款收據(jù)，收款收據(jù)視為費用報銷的原始單據(jù)，必須由收款單位填寫，并加蓋公章方為有效；3. 嚴禁使用白條或其他不合法的憑證，一些特殊情況需要使用替代憑證的，必須經(jīng)由上級主管批準且出具書面同意書后方可作為報銷單據(jù)；4. 車輛過路費、加油費必須取得正規(guī)發(fā)票，并在背面注明車號、相關(guān)內(nèi)容；5. 所有報銷單據(jù)一律不準涂改，涂改的單據(jù)無效。n 費用單據(jù)整理要求1. 報銷人在報銷前必須事先整理好各類單據(jù)，首先對單據(jù)的類別、時間、批次、項目等進行分類，然后按照一定的標準清晰準確的粘帖在報銷單據(jù)的后面，并在附件中寫明所附單據(jù)的張數(shù)；2. 單據(jù)數(shù)量比較煩雜的要寫出報銷明細清單附在后面；3. 單據(jù)分別不清晰，粘帖不規(guī)范的財務部門可要求對方改正，不改正的有權(quán)予以拒絕受理。n 單據(jù)填寫規(guī)范1. “報銷單”、“預支/借款單”一律采用碳黑或藍色墨水筆填寫；2. 報銷（預支/借款）內(nèi)容、數(shù)量、單價、金額均應填寫清楚；3. 報銷（預支/借款）金額大、小寫必須填寫清楚。n 報銷或單據(jù)傳遞時效要求1. 費用單據(jù)原則上當月發(fā)生當月取得并當月報銷，業(yè)務人員有及時催收票據(jù)的義務，否則財務部有權(quán)拒絕報銷。n 差旅費報銷1. 差旅費報銷參照“差旅報銷管理規(guī)定”執(zhí)行；2. 報銷差旅費時必須附上經(jīng)批準的“出差計劃申請表”，并且填寫好“差旅報銷單”，方能報銷；n 員工預支/借款管理規(guī)定1. 員工借款執(zhí)行“前款不清，后款不借”的原則；2. 員工借款時，必須填寫“預支/借款單”，報部門負責人審核后送總經(jīng)理或相關(guān)人員審批，財務方可給予辦理預支/借款手續(xù)；3. 員工當月借款應于借款日起10天內(nèi)全額返還，有特殊情況的，必需書面申請延緩還款并進行審批，否則，財務部將先行從員工的工資中扣除借款。4. 員工借款不得超過月工資的30%，若有需要可申請預支（不包括私人借款）。一、支付每一筆款項，不論金額大小均應由財務總監(jiān)會同總經(jīng)理簽字。 二、無論何種付款，出納都須憑審核后的支付證明單支付，支付證明單應分別由經(jīng)手人、部門主管、財務總監(jiān)及總經(jīng)理簽字。 三、員工借款流程及有關(guān)規(guī)定1流程：填寫“借款單”交部門主管簽名交財務總監(jiān)及總經(jīng)理審批到出納處取款 2一次借支現(xiàn)金2000元（含2000元）以上須提前一天知會財務部。 3“借款單”上須詳細列明借款用途，若借差旅費須向財務部提交“出差申請單”。 4員工須在實際支出后二天內(nèi)到財務部辦理報賬。報賬后結(jié)欠部分金額應在支出得到批準后當天補交。 5前次借款未清者，不得再借款。 6借款超過一個月未還的，從當月工資中扣除。第二部分銷售與貨款管理 一、公司的銷售業(yè)務采取收付實現(xiàn)制方式，賒銷應采取得總經(jīng)理的書面同意，并由直接責任人追回賒銷款。超過規(guī)定時間末追回賒銷款的，對直接責任人處以未追回賒銷款的 2%的罰金。（與部門規(guī)定發(fā)生出入時，以部門規(guī)定為準） 二、部門根據(jù)經(jīng)營目標和市場預測，編制銷售計劃。 三、銷售部門負責制訂價格目錄或定價辦法及退貨、折扣、折讓等問題的處理規(guī)定，由財務部門進行審核監(jiān)督。 第三部分購貨與付款管理 一、購貨由行政部統(tǒng)一辦理，其他部門未經(jīng)授權(quán)不得兼辦。購貨與付款業(yè)務一般請按以下程序辦理：訂貨付款 到貨驗收。 二、行政部須與供貨商簽訂購銷合同，合同要條款清楚、責任明確、內(nèi)容全面，做到按合同承付貨款有據(jù)，拒付有理。 三、購貨付款手續(xù)由產(chǎn)品部門按規(guī)定到財務部門辦理。原則上財務部只能在采購訂貨單、驗收單、發(fā)票無誤的情況下付款。對于先付款后收發(fā)票的情況，應先由經(jīng)辦人辦理借款手續(xù)，待發(fā)票到后至財務部辦理核銷手續(xù)。第四部分固定資產(chǎn)的管理 一、實行行政部門、使用部門和財務部綜合核算管理的分工負責制。 1財產(chǎn)行政部門-負責固定資產(chǎn)登記管理、購置、處置和報廢。 2財產(chǎn)使用部門-負責固定資產(chǎn)的合理使用，并對財產(chǎn)的安全性負責。 3財產(chǎn)核算部門-為公司財務部，負責固定資產(chǎn)的核算，不定期對資產(chǎn)進行盤點。第五部分各項費用支出標準及報銷程序A.各項費用支出標準一、辦公費 辦公用品由行政部統(tǒng)一購買、發(fā)放。各部門于每月 25日前將本部門需領用的辦公品清單交行政部。二、差旅費 出差申請程序1部門主管級（含部門主管）以下人員出差必須填寫“出差申請單”，“出差申請單”須取得直接管理層的批準。 2員工出差歸來應及時到行政部銷假，財務部以此作為出差補助的核算標準。 差旅費標準1.出差費用標準：（報銷時采取標準限額內(nèi)憑票據(jù)實報實銷的制度） (2)交通費用標準 a. 公司職員出差乘坐車、船、飛機的等標準則按實際情況需求而定。b.市內(nèi)交通費在陪同客戶、攜帶貨物或急趕時間可以乘坐的士。 (3)伙食費用標準惠州本市： 15元 其他城市： 暫未定 三、業(yè)務招待費用 1嚴格控制業(yè)務招待費用，部門主管以下職員不容許發(fā)生業(yè)務招待費。業(yè)務招待費支出前，須填制“業(yè)務招待費申請單”，經(jīng)主管，總經(jīng)理簽字后交財務部（廣告部、編輯部、公關(guān)部依其部門制度辦事）。招待所發(fā)生的費用應嚴格控制在限額內(nèi)，無特殊情況超額者，超額部分由個人負擔。 2未附“業(yè)務招待費申請單”的業(yè)務招待費一律不予報銷（如遇特殊情況必須電話申請）。 B報銷程序及其他規(guī)定一、報銷程序填寫“差旅費報銷單”或“費用報銷單” 交部門主管簽名 交行政部審核 交財務總監(jiān)及總經(jīng)理審批 到出納處領款。二、領取報銷款時間每周一、二、三、四、五三、關(guān)于報銷單據(jù)1.員工報銷須取得合法、有效憑證（發(fā)票），發(fā)票上必須加蓋銷貨單位的“財務專用章”、“發(fā)票專用章”；所購物品必須在發(fā)票上有明確的數(shù)量、單價，如發(fā)票上未能列明所有數(shù)量單價的，必須附上銷貨單位的正式明細單；發(fā)票上必須有事項發(fā)生的明確日期；任何修改過的發(fā)票都不予報銷。 2.報銷人須在發(fā)票后簽名，并注明用途。所有憑證必須呈魚鱗狀地整齊粘貼于“報銷單據(jù)粘貼單”上。對不合格的報銷單，行政部有權(quán)退回要求其重填。 3.“差旅費報銷單”僅用于報銷出差所用食宿費、交通費及出差補助(不包括業(yè)務招待費)，其他費用報銷請用“費用報銷單”。n 費用預支（借款）單填寫示范 預 支（借 款）單 借款 預支預支（借款）部門預支（借款）人預支（借款）事由預支（借款）日期還款日期預支（借款）金額 佰 拾 萬 仟 佰 拾 元 角 分千百十