會(huì)議管理程序(提交版).doc

人事行政管理程序 會(huì)議管理程序 編號(hào)：2.3會(huì)議管理程序2.3.1目的規(guī)范公司會(huì)議召集流程，提升公司會(huì)議效率，加強(qiáng)會(huì)議管理。2.3.2適用范圍公司級(jí)例會(huì)或跨部門協(xié)調(diào)會(huì)議。2.3.3術(shù)語(yǔ)和定義公司級(jí)會(huì)議：由公司總經(jīng)理或授權(quán)副總經(jīng)理召集，各分部經(jīng)理以上人員參加的例行會(huì)議或?qū)ｍ?xiàng)會(huì)議；跨部門會(huì)議：因工作需要，由某部門發(fā)起，需要相關(guān)部門配合協(xié)調(diào)并共同完成一項(xiàng)工作而舉行的會(huì)議。2.3.4職責(zé)人事行政部：負(fù)責(zé)公司級(jí)行政會(huì)議的組織、召集，會(huì)議安排和記錄，會(huì)議后勤保障工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施；運(yùn)控部：負(fù)責(zé)公司級(jí)或跨部門生產(chǎn)運(yùn)行協(xié)調(diào)會(huì)、空地協(xié)調(diào)會(huì)等生產(chǎn)運(yùn)行會(huì)議的通知、會(huì)議資料的準(zhǔn)備和會(huì)議記錄、紀(jì)要執(zhí)行監(jiān)督和檔案保存；安標(biāo)部：負(fù)責(zé)公司級(jí)或跨部門安全生產(chǎn)會(huì)議的通知、會(huì)議資料的準(zhǔn)備和會(huì)議記錄、紀(jì)要執(zhí)行監(jiān)督和檔案保存；各部門：負(fù)責(zé)部門內(nèi)會(huì)議的組織；公司領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域會(huì)議的召集、會(huì)議材料的審核、主持，會(huì)議紀(jì)要審批，會(huì)議決定事項(xiàng)完成情況的監(jiān)督及問(wèn)責(zé)。2.3.5工作流程：2.3.1.6工作制度（1）公司級(jí)會(huì)議1）會(huì)前準(zhǔn)備由會(huì)議發(fā)起人，通知人事行政部安排會(huì)議室和所需設(shè)備的準(zhǔn)備工作。公司領(lǐng)導(dǎo)直接召集的會(huì)議，由人事行政部負(fù)責(zé)向公司領(lǐng)導(dǎo)明確核實(shí)會(huì)議的主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍等具體信息并發(fā)布通知。人事行政部發(fā)布會(huì)議通知，通知參會(huì)人員做好材料或發(fā)言準(zhǔn)備。同時(shí)，人事行政部負(fù)責(zé)會(huì)議室、投影儀等的準(zhǔn)備。2）會(huì)議記錄由人事行政部行政助理或會(huì)議發(fā)起人指定專人負(fù)責(zé)“會(huì)議紀(jì)要”的記錄和整理?！皶?huì)議紀(jì)要”應(yīng)根據(jù)需要設(shè)定發(fā)放范圍和保密等級(jí)。在正式下發(fā)會(huì)議紀(jì)要前，須經(jīng)過(guò)會(huì)議召集人或公司總經(jīng)理審核通過(guò)。會(huì)議紀(jì)要下發(fā)后，會(huì)議召集部門和人事行政部將“會(huì)議紀(jì)要”存檔。（2）跨部門會(huì)議 1）會(huì)前準(zhǔn)備發(fā)起部門確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)和參會(huì)人員，并通過(guò)OA或郵箱進(jìn)行通知。重要或緊急會(huì)議，應(yīng)進(jìn)行電話通知并得到明確回復(fù)。2）紀(jì)要由會(huì)議召集人指定專人負(fù)責(zé)記錄并存檔備查。（3）部門內(nèi)部會(huì)議 由各部門經(jīng)理自行安排時(shí)間、地點(diǎn)并指定專人記錄，本部全體或指定部分人員參加。 （4）會(huì)議紀(jì)律 1）參會(huì)人員必須嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間，不遲到、不早退。如因特殊情況不能參加會(huì)議或需提前離開(kāi)的，必須提前向會(huì)議召集人/主持人請(qǐng)假，得到批準(zhǔn)后方可離會(huì)。會(huì)議遲到1次，罰款50元；早退1次，罰款50元；未請(qǐng)假無(wú)故缺席，罰款100元；會(huì)議期間應(yīng)遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，將手機(jī)調(diào)整至震動(dòng)檔，嚴(yán)禁大聲喧嘩、交頭接耳或接聽(tīng)手機(jī)等 ，如有違反，視具體情況處罰30100元。2)參會(huì)者必須在“會(huì)議簽到表”上簽到。簽到表作為會(huì)議紀(jì)要的一部份存檔。3)會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，手機(jī)等個(gè)人設(shè)備設(shè)于消音或振動(dòng)狀態(tài)，如有明確要求時(shí)必須關(guān)機(jī)；若沒(méi)有明確要求時(shí)，需接聽(tīng)電話者，必須在會(huì)議室外接聽(tīng)。 4)在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，會(huì)場(chǎng)內(nèi)不得有隨意走動(dòng)、交頭接耳等影響他人發(fā)言的行為。如因特殊情況須暫時(shí)離開(kāi)會(huì)場(chǎng)的，必須征得會(huì)議主持人的同意。5)周期性例會(huì)的時(shí)間要求控制在2小時(shí)以內(nèi)，個(gè)人發(fā)言時(shí)間非特殊情況不得超過(guò)10分鐘，由會(huì)議主持人控制提醒。6)會(huì)議主持人發(fā)現(xiàn)爭(zhēng)議得不出結(jié)論或偏離會(huì)議主題時(shí)，應(yīng)及時(shí)判斷是否需會(huì)后協(xié)商或能立即解決，以免浪費(fèi)會(huì)議時(shí)間。 7)與會(huì)人員不得隨意打斷他人發(fā)言，不得對(duì)發(fā)言者吹毛求疵。會(huì)議主持人應(yīng)及時(shí)制止不禮貌言行或與會(huì)議無(wú)關(guān)的言行。 （5）會(huì)議總結(jié) 1)會(huì)議記錄人應(yīng)在三天內(nèi)整理出“會(huì)議紀(jì)要”并送達(dá)會(huì)議召集人，并對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)審核，視其必要性決定是否送達(dá)書面記錄給各與會(huì)人員。 2)對(duì)會(huì)議遺留的問(wèn)題及會(huì)議決定，當(dāng)事人應(yīng)按會(huì)議決定及時(shí)予以執(zhí)行、處理，會(huì)議召集人、部門經(jīng)理及分管副總等負(fù)責(zé)跟蹤處理。（6）會(huì)議室使用管理1)各部門需要使用會(huì)議室的，須提前向人事行政部前臺(tái)預(yù)約申請(qǐng)，使用部門聯(lián)系人收到同意使用會(huì)議室預(yù)定的信息后，進(jìn)行會(huì)議安排。2)各部門聯(lián)絡(luò)人需通過(guò)行政助理或前臺(tái)進(jìn)行預(yù)約登記（大型會(huì)議提前兩天，一般會(huì)議提前一天），若遇特殊情況可直接打電話進(jìn)行預(yù)約，預(yù)約時(shí)應(yīng)說(shuō)明“需用會(huì)議室、使用日期、使用起止時(shí)間、投影儀要求、其他特殊要求、會(huì)議室使用聯(lián)系人”等相關(guān)信息。前臺(tái)將按照相關(guān)要求進(jìn)行準(zhǔn)備工作。（若需提供茶水服務(wù)的會(huì)議，人事行政部前臺(tái)崗位將在會(huì)議期間每15分鐘進(jìn)行加水服務(wù)）3)人事行政部前臺(tái)崗位接到需使用會(huì)議室的相關(guān)信息后，需核實(shí)相應(yīng)時(shí)間段是否存在會(huì)議沖突，核實(shí)后立即回復(fù)申請(qǐng)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)及準(zhǔn)備工作，協(xié)助安排使用會(huì)議室。4)雙休日或節(jié)假日需使用會(huì)議室的須在工作日提前進(jìn)行預(yù)約登記。5)各部門在使用會(huì)議室時(shí)間上發(fā)生沖突時(shí)，由人事行政部進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)。原則上內(nèi)賓禮讓外賓，外事接待工作優(yōu)先使用；若事先預(yù)定的會(huì)議室與臨時(shí)性重要會(huì)議所用發(fā)生沖突時(shí)，事先預(yù)定會(huì)議優(yōu)先使用大會(huì)議室。臨時(shí)性重要會(huì)議使用小會(huì)議室，視參會(huì)人員多少不同兩者間可協(xié)調(diào)互換。6)會(huì)議室使用部門應(yīng)愛(ài)護(hù)室內(nèi)公用設(shè)施，保持室內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生。人事行政部負(fù)責(zé)進(jìn)行設(shè)施、環(huán)境衛(wèi)生等維護(hù)工作 。會(huì)議室使用部門會(huì)議結(jié)束后及時(shí)通知人事行政部前臺(tái)進(jìn)行交接。7)因未辦理相關(guān)手續(xù)造成延誤會(huì)議等后果，由會(huì)議室申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)。對(duì)臨時(shí)性緊急會(huì)議使用情況由人事行政部前臺(tái)負(fù)責(zé)通知預(yù)約使用部門，并協(xié)助進(jìn)行相關(guān)協(xié)