X年北京奧運(yùn)會(huì)項(xiàng)目管理信息化應(yīng)用探索.doc

2008年北京奧運(yùn)會(huì)項(xiàng)目管理信息化應(yīng)用探索 奧運(yùn)會(huì)是一個(gè)超大規(guī)模、涉及子項(xiàng)目種類繁多、各子項(xiàng)目間關(guān)聯(lián)密切、項(xiàng)目干系人眾多的組合項(xiàng)目。將項(xiàng)目管理應(yīng)用于奧運(yùn)會(huì)籌辦工作并非易事，如何建立一個(gè)統(tǒng)一的項(xiàng)目管理信息平臺(tái)、建立起統(tǒng)一的工作規(guī)范、所有參與者使用共同的項(xiàng)目管理語言，這對(duì)于順利推行項(xiàng)目管理，并使其為奧運(yùn)會(huì)的成功舉辦保駕護(hù)航具有至關(guān)重要的作用。 2001年7月13日，北京成功獲得了2008年奧運(yùn)會(huì)舉辦權(quán)，舉國歡騰。在北京舉辦奧運(yùn)會(huì)，這對(duì)于北京和中國而言是一次難得的歷史機(jī)遇，這也是第一次由一個(gè)發(fā)展中國家的城市來主辦奧運(yùn)會(huì)。為確保實(shí)現(xiàn)舉辦一屆“有特色、高水平”奧運(yùn)會(huì)的目標(biāo)，北京同時(shí)將面臨巨大的挑戰(zhàn)，尤其是籌辦過程中的組織管理能力和水平將經(jīng)受一次嚴(yán)峻的考驗(yàn)。 根據(jù)國際奧委會(huì)的指導(dǎo)建議以及近幾屆奧運(yùn)會(huì)所積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)，北京奧組委在籌辦過程中引進(jìn)了現(xiàn)代項(xiàng)目管理的方法和工具，并且在項(xiàng)目管理信息化建設(shè)方面取得了一些有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)和成果。我們希望所取得的經(jīng)驗(yàn)和成果，對(duì)于在國內(nèi)其他行業(yè)的項(xiàng)目管理應(yīng)用，尤其是對(duì)于舉辦重大國際性大型活動(dòng)（如世界博覽會(huì)）的組織管理工作能帶來有益的啟示。1、北京奧組委項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用背景1.1 奧運(yùn)會(huì)項(xiàng)目的特點(diǎn) 奧運(yùn)會(huì)是一個(gè)超大規(guī)模、涉及子項(xiàng)目種類繁多、各子項(xiàng)目間關(guān)聯(lián)密切、項(xiàng)目干系人眾多的組合項(xiàng)目。 從規(guī)模上看，奧運(yùn)會(huì)涉及到的參與人員達(dá)到數(shù)百十萬以上，包括運(yùn)動(dòng)員、技術(shù)官員、媒體記者、奧林匹克大家庭成員貴賓（國際奧委會(huì)官員及特邀貴賓、國際單項(xiàng)體育組織貴賓、國家和地區(qū)奧委會(huì)貴賓、合作伙伴和贊助商貴賓等）、國際與國內(nèi)貴賓、奧運(yùn)會(huì)志愿者、奧運(yùn)會(huì)觀眾等。 從涉及的子項(xiàng)目看，奧運(yùn)會(huì)將覆蓋體育競(jìng)賽、國際聯(lián)絡(luò)、場(chǎng)館建設(shè)、場(chǎng)館管理、環(huán)境保護(hù)、市場(chǎng)開發(fā)、票務(wù)、技術(shù)系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)、安保、交通、注冊(cè)以及餐飲、住宿、觀眾服務(wù)、醫(yī)療服務(wù)與興奮劑控制等運(yùn)動(dòng)會(huì)服務(wù)、開閉幕式與火炬接力、主題文化活動(dòng)、媒體運(yùn)行、新聞宣傳、教育、人事、財(cái)務(wù)、采購與物流、法律、保險(xiǎn)與風(fēng)險(xiǎn)管理、后勤保障等約40個(gè)領(lǐng)域。 從子項(xiàng)目之間的關(guān)聯(lián)度看，幾乎每一個(gè)子項(xiàng)目都與其他子項(xiàng)目有很密切的關(guān)聯(lián)關(guān)系。這里僅以幾個(gè)核心點(diǎn)略作描述：體育競(jìng)賽，涉及與場(chǎng)館建設(shè)、場(chǎng)館管理、技術(shù)系統(tǒng)、票務(wù)、體育器材采購、運(yùn)動(dòng)會(huì)服務(wù)、媒體運(yùn)行等眾多其他領(lǐng)域有直接關(guān)系，與所有領(lǐng)域都有間接關(guān)系；場(chǎng)館管理，幾乎所有領(lǐng)域賽時(shí)均要進(jìn)入場(chǎng)館，組成場(chǎng)館團(tuán)隊(duì)，按場(chǎng)館進(jìn)行運(yùn)作；市場(chǎng)開發(fā)，所有合作伙伴、贊助商、供應(yīng)商的征集工作與各領(lǐng)域的實(shí)際需求緊密結(jié)合；開閉幕式，與體育競(jìng)賽、場(chǎng)館建設(shè)、場(chǎng)館運(yùn)行、運(yùn)動(dòng)會(huì)服務(wù)、采購與物流等幾乎所有領(lǐng)域均有直接關(guān)系；風(fēng)險(xiǎn)管理，服務(wù)于所有領(lǐng)域，如果涉及風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移，則以保險(xiǎn)方式解決。 從項(xiàng)目干系人看，除奧組委之外，國際方面包括國際奧委會(huì)、國際單項(xiàng)體育組織、各國家和地區(qū)奧委會(huì)、國際媒體、國際合作伙伴和贊助商，國際觀眾，國內(nèi)方面包括主辦城市政府、中央和國務(wù)院相關(guān)部委、協(xié)辦城市（香港、青島、上海、沈陽、天津、秦皇島）、國內(nèi)合作伙伴和贊助商、國內(nèi)觀眾等。 所有上述復(fù)雜特點(diǎn)全集于奧運(yùn)會(huì)一身，因此可以說奧運(yùn)會(huì)已完全超越體育本身，項(xiàng)目的目標(biāo)也是多維的，“有特色、高水平”是一個(gè)綜合評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)。1.2 奧運(yùn)會(huì)項(xiàng)目管理的特點(diǎn) 基于奧運(yùn)會(huì)本身項(xiàng)目特點(diǎn)的分析，在奧運(yùn)會(huì)中應(yīng)用項(xiàng)目管理也有不同于一般項(xiàng)目管理的特點(diǎn)，主要有： 從單項(xiàng)目管理看，具有相對(duì)的獨(dú)立性，可以應(yīng)用項(xiàng)目管理的一般方法與工具，可以從項(xiàng)目的生命周期全過程（啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制、結(jié)束）應(yīng)用項(xiàng)目管理的工作結(jié)構(gòu)分解、關(guān)鍵路徑分析等方法； 從多項(xiàng)目組合管理看，宜選擇合適的項(xiàng)目管理成熟度模型，確定合理的成熟度目標(biāo)，選擇短期見效的應(yīng)用工具，確定重點(diǎn)項(xiàng)目以及相關(guān)的協(xié)作關(guān)系，以點(diǎn)帶面，實(shí)施基于進(jìn)度計(jì)劃的項(xiàng)目組合管理模式。 從組織機(jī)構(gòu)看，由于奧組委本身與奧運(yùn)會(huì)的生命周期一致，因此應(yīng)制定不同于航天、IT等項(xiàng)目的戰(zhàn)略，初期建立職能式組織機(jī)構(gòu)，根據(jù)賽時(shí)運(yùn)行的需求，在場(chǎng)館化階段迅速建立起矩陣式組織機(jī)構(gòu)。 從與奧組委之外單位的協(xié)作關(guān)系以及中國國情來看，項(xiàng)目管理的應(yīng)用要考慮到相關(guān)政府機(jī)構(gòu)對(duì)項(xiàng)目管理的認(rèn)識(shí)水平，制定切實(shí)可行的戰(zhàn)略。例如，與北京市政府的協(xié)作關(guān)系方面，可通過市政府制定奧運(yùn)會(huì)重點(diǎn)工作折子工程等有政府特色的工具，提出需要市政府協(xié)作完成的重點(diǎn)工作，并由市政府督查工作的實(shí)施進(jìn)展，確保雙方的進(jìn)度一致、目標(biāo)一致、資源共享。1.3 北京奧組委的組織機(jī)構(gòu)與項(xiàng)目管理 北京奧組委自2001年12月13日成立，初期北京奧組委的組織結(jié)構(gòu)是標(biāo)準(zhǔn)的職能結(jié)構(gòu)，包括秘書行政部、總體策劃部、國際聯(lián)絡(luò)部、體育部、工程部、環(huán)境活動(dòng)部、運(yùn)動(dòng)會(huì)服務(wù)部、安保部、媒體運(yùn)行部、新聞宣傳部、文化活動(dòng)部、市場(chǎng)開發(fā)部、醫(yī)療服務(wù)部、人事部、財(cái)務(wù)部、法律部、技術(shù)部、監(jiān)察審計(jì)部、信息中心等19個(gè)部門，各部門負(fù)責(zé)本領(lǐng)域內(nèi)的各項(xiàng)目工作。隨著籌辦工作的推進(jìn)，相繼增設(shè)了物流部、場(chǎng)館管理部、交通部、志愿者部等部門。 從2006年開始，奧運(yùn)會(huì)籌辦工作開始進(jìn)行場(chǎng)館化階段，以職能部門為核心的模式逐步向以場(chǎng)館為單元的矩陣式組織機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)化，即各部門派出人員加入場(chǎng)館團(tuán)隊(duì)，運(yùn)行模式轉(zhuǎn)向以場(chǎng)館為主。 從項(xiàng)目管理角度看，目前北京奧組委的計(jì)劃管理工作是一種弱矩陣的模式，即設(shè)于總體策劃部之下的項(xiàng)目管理處負(fù)責(zé)全委的項(xiàng)目管理工作，形式上相當(dāng)于項(xiàng)目管理辦公室（Project Management Office）,各部門設(shè)立項(xiàng)目管理專職崗位，負(fù)責(zé)本領(lǐng)域的項(xiàng)目管理工作。 從以上分析可以看出，將項(xiàng)目管理應(yīng)用于奧運(yùn)會(huì)籌辦工作并非易事，如何建立一個(gè)統(tǒng)一的項(xiàng)目管理信息平臺(tái)、建立起統(tǒng)一的工作規(guī)范、所有參與者使用共同的項(xiàng)目管理語言，這對(duì)于順利推行項(xiàng)目管理，并使其為奧運(yùn)會(huì)的成功舉辦保駕護(hù)航具有至關(guān)重要的作用。1.4 項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)應(yīng)用目標(biāo) 構(gòu)建北京奧運(yùn)會(huì)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，最終的服務(wù)目標(biāo)就是籌辦一屆“有特色、高水平”的奧運(yùn)會(huì)。應(yīng)用目標(biāo)具體分解如下： 確保奧運(yùn)會(huì)各項(xiàng)工作如期完成。即所有籌辦工作的重要工作均納入工作計(jì)劃序列中，各子項(xiàng)目工作計(jì)劃應(yīng)覆蓋本領(lǐng)域全部工作、工作周期與相關(guān)項(xiàng)目工作計(jì)劃相協(xié)調(diào)、協(xié)作計(jì)劃有落實(shí)。 確保計(jì)劃管理工作的成效。通過項(xiàng)目管理信息化，即建立以項(xiàng)目管理專業(yè)軟件P3E/C為核心的統(tǒng)一平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)奧運(yùn)項(xiàng)目計(jì)劃管理的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、自動(dòng)化。 確保各項(xiàng)資源得到有效整合。通過該信息系統(tǒng)，確保在整個(gè)奧運(yùn)籌辦工作范圍內(nèi)，合理整合各種資源（包括各種人力資源），預(yù)測(cè)資源的需求，保證資源的最高效率。 確保計(jì)劃監(jiān)控工作有力度、有效果。通過信息系統(tǒng)的預(yù)警提示，實(shí)現(xiàn)進(jìn)度計(jì)劃動(dòng)態(tài)跟蹤與監(jiān)控，提示可能延誤的進(jìn)度，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展中所遇到的各種困難和問題有很好的前瞻性。 確保不斷總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)促進(jìn)信息系統(tǒng)的不斷持續(xù)改進(jìn)。通過不斷總結(jié)項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并提煉成奧運(yùn)的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)庫，提高新項(xiàng)目的執(zhí)行效率，同時(shí)賽后為世界留下寶貴的奧運(yùn)會(huì)項(xiàng)目管理遺產(chǎn)。 確保建立暢通高效的項(xiàng)目協(xié)調(diào)溝通平臺(tái)。通過采用企業(yè)級(jí)的項(xiàng)目管理軟件，改善項(xiàng)目參與人員之間的溝通，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)目間、各職能部門之間信息共享、資源共享。 確保建立統(tǒng)一文檔管理。將與項(xiàng)目有關(guān)的各種電子文檔與項(xiàng)目計(jì)劃建立起關(guān)聯(lián)，使項(xiàng)目管理脈絡(luò)清楚并具有可追溯性，收集并沉淀項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)。 2、北京奧組委項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)（PMIS）的核心內(nèi)容 2.1 基于P3E/C規(guī)劃和應(yīng)用項(xiàng)目管理信息系統(tǒng) P3E/C是項(xiàng)目管理專業(yè)軟件，可以對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全程的統(tǒng)籌管理和控制。奧運(yùn)會(huì)籌辦工作運(yùn)用項(xiàng)目管理的一個(gè)主要目的就是打破原來職能部門的管理模式所形成的信息孤島。P3E/C在這方面為項(xiàng)目管理的各個(gè)層次的人員都提供了溝通工具（如報(bào)表，視圖，網(wǎng)站發(fā)布，記事本等）和交流平臺(tái)，有助于項(xiàng)目信息清晰準(zhǔn)確地傳播及項(xiàng)目管理過程中各個(gè)層次之間的協(xié)作。實(shí)施PMIS的工作步驟與流程如下圖所示： 2.2 項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的功能 以項(xiàng)目管理工作流程為導(dǎo)向，構(gòu)建項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的系統(tǒng)功能模塊。北京奧組委的項(xiàng)目管理工作是以計(jì)劃管理為核心，因此核心的業(yè)務(wù)流程也即計(jì)劃管理的工作流程。根據(jù)北京奧組委的實(shí)際情況，制定了北京奧組委計(jì)劃管理的工作流程（參見下圖），包括計(jì)劃編制、計(jì)劃監(jiān)控、計(jì)劃變更三個(gè)核心流程。 基于上述業(yè)務(wù)流程，北京奧組委項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的基本功能模塊包括： 1.項(xiàng)目管理核心數(shù)據(jù)庫。該數(shù)據(jù)庫以項(xiàng)目管理專業(yè)軟件P3E/C(Primavera Project Planner Enterprise for Construction)為基礎(chǔ)平臺(tái)，各類計(jì)劃均在此平臺(tái)上建立。 2.計(jì)劃編制模塊。根據(jù)往屆奧運(yùn)會(huì)的經(jīng)驗(yàn)以及北京奧組委的實(shí)際，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)模板和樣例，提供給各部門并按統(tǒng)一要求編制。 奧運(yùn)會(huì)是多項(xiàng)目運(yùn)作，不同類型的項(xiàng)目平行運(yùn)作是組合管理的重點(diǎn)與難點(diǎn)。因此在計(jì)劃編制階段，應(yīng)將項(xiàng)目間的任務(wù)關(guān)聯(lián)和影響分析作為項(xiàng)目計(jì)劃的核心。各部門按照計(jì)劃編制模板要求編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，要求窮盡協(xié)作需求，即將項(xiàng)目間、各職能部門間的溝通協(xié)作分解到位，明確接口和配合時(shí)間。 3.計(jì)劃監(jiān)控模塊。進(jìn)度計(jì)劃監(jiān)控管理實(shí)行部門負(fù)責(zé)制，由各部門負(fù)責(zé)完成本部門的工作計(jì)劃執(zhí)行情況的收集、記錄，定期向計(jì)劃監(jiān)控部門報(bào)告計(jì)劃執(zhí)行情況，包括階段性成果、發(fā)生偏差的原因、建議變更措施等，以達(dá)到前期預(yù)警、期中檢查、期未報(bào)告執(zhí)行結(jié)果的動(dòng)態(tài)監(jiān)控目的，為進(jìn)度計(jì)劃變更系統(tǒng)提供基本依據(jù)。 計(jì)劃管理監(jiān)控采用動(dòng)態(tài)的進(jìn)度控制手段，通過每月進(jìn)度對(duì)比、分析的動(dòng)態(tài)跟蹤，達(dá)到對(duì)實(shí)際完成進(jìn)度與目標(biāo)進(jìn)度計(jì)劃之間的動(dòng)態(tài)控制。編制統(tǒng)一的監(jiān)控報(bào)告，生成網(wǎng)頁發(fā)布到委內(nèi)辦公自動(dòng)化信息網(wǎng)。 4.計(jì)劃變更模塊。根據(jù)不同層級(jí)的計(jì)劃，實(shí)施不同的變更程序。分別包括國際奧委會(huì)監(jiān)控任務(wù)、全委重點(diǎn)任務(wù)以及部門重點(diǎn)任務(wù)。通過審批后，在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)施變更，并將變更前的計(jì)劃設(shè)為目標(biāo)計(jì)劃用以對(duì)照比較。 3、項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)（PMIS）應(yīng)用實(shí)施過程3.1 PMIS配置管理 為保障各類項(xiàng)目的有序開展，實(shí)現(xiàn)組織嚴(yán)格、管理到位、文檔齊備、溝通及時(shí)和實(shí)施有效的管理目標(biāo)，專門成立了項(xiàng)目管理工作小組，其職責(zé)是：編制項(xiàng)目管理工作流程、規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)；編制各類編碼體系原則與字典；改進(jìn)與提高項(xiàng)目管理工作方法和水平；編制各級(jí)進(jìn)度計(jì)劃模板；建立進(jìn)度管理監(jiān)控系統(tǒng)；維護(hù)PMIS安全運(yùn)行。管理組織結(jié)構(gòu)參見下圖： 3.2 構(gòu)建項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)框架 3.2.1 分層結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)（EPS） 奧組委項(xiàng)目群的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)為：領(lǐng)域子領(lǐng)域項(xiàng)目子項(xiàng)目任務(wù)的五層結(jié)構(gòu)，對(duì)應(yīng)于標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目管理語言中的ProgramSub-programProjectSub-projectActivity。在P3E/C項(xiàng)目管理系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)于一級(jí)EPS二級(jí)EPS項(xiàng)目WBS作業(yè)(Activity)。EPS是P3E/C獨(dú)有的應(yīng)用于大型復(fù)雜項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，用來管理項(xiàng)目群。參見下圖：3.2.2項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)(WBS) 對(duì)于奧運(yùn)籌辦工作來說，WBS是一種明確項(xiàng)目具體目標(biāo)、確定工作范圍、分清交叉工作職責(zé)的方法，是EPS在具體項(xiàng)目上的延伸，便于科學(xué)制定各籌辦領(lǐng)域計(jì)劃。WBS將項(xiàng)目逐層劃分成一些較小的、更易于控制和管理的部分，以便制定完整的計(jì)劃。通過OBS與EPS、WBS的關(guān)聯(lián)明確了各相關(guān)單位、部門的職責(zé)、工作范圍,各項(xiàng)目的WBS由負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的責(zé)任單位項(xiàng)目管理人員統(tǒng)一創(chuàng)建。 國際奧委會(huì)向北京奧組委提供的總體工作指導(dǎo)計(jì)劃，包含全部籌辦工作的重要里程碑，是各領(lǐng)域編制工作計(jì)劃、確定工作目標(biāo)和范圍的重要依據(jù)。奧運(yùn)會(huì)大型項(xiàng)目計(jì)劃的編制是隨著籌辦工作的進(jìn)展?jié)u近明細(xì)、不斷向前滾動(dòng)。參見下圖示：圖3.2.3 項(xiàng)目作業(yè)（任務(wù)Activity） 任何分支最低層的細(xì)目都叫做作業(yè)(Activity)，作業(yè)劃分的目的是便于控制和管理。太粗的作業(yè)劃分很難控制，太細(xì)的作業(yè)劃分又對(duì)項(xiàng)目管理提出了更高的要求，需要投入更多的管理人員、更多的管理成本。作業(yè)細(xì)分到一定程度，才能比較準(zhǔn)確地加載資源以及資源的預(yù)算。作業(yè)劃分還要便于建立明確的、認(rèn)可的邏輯關(guān)系，這種邏輯關(guān)系能夠反映出作業(yè)之間的相互影響，為項(xiàng)目控制提供詳細(xì)而準(zhǔn)確的管理信息。 作業(yè)在WBS的基礎(chǔ)上進(jìn)行劃分的，作業(yè)和WBS的區(qū)別在于：WBS的最后成果是可交付物；而作業(yè)往往是完成WBS所需要的工序/步驟。3.2.4 組織結(jié)構(gòu)（OBS） OBS是層次化的組織機(jī)構(gòu)，主要應(yīng)用于對(duì)EPS或WBS中的責(zé)任單位（責(zé)任人）分配。分配給EPS結(jié)點(diǎn)的OBS元素是負(fù)責(zé)該結(jié)點(diǎn)下所有項(xiàng)目的責(zé)任單位（責(zé)任人），同樣，分配給WBS元素的OBS元素是負(fù)責(zé)該WBS元素下所有作業(yè)的責(zé)任單位（責(zé)任人）。整體設(shè)計(jì)原則：OBS應(yīng)包括奧組委的組織結(jié)構(gòu)，同時(shí)也包括相關(guān)的組織單位，如北京市08工程指揮辦、08環(huán)境指揮辦、京外足球預(yù)賽城市、青島奧帆委等組織機(jī)構(gòu)。OBS的建立及維護(hù)工作統(tǒng)一由總體策劃部完成。各部門可根據(jù)自身管理需要，向總體策劃部申請(qǐng)對(duì)本部門管理范圍內(nèi)的OBS結(jié)點(diǎn)進(jìn)行細(xì)化。參見下圖：3.3 系統(tǒng)安全配置 通過EPS實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目數(shù)據(jù)的安全配置，給每個(gè)EPS結(jié)點(diǎn)分配OBS元素以指定項(xiàng)目管理者的訪問權(quán)及其權(quán)限的大小。P3E/C用戶的全局權(quán)限、項(xiàng)目權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限都通過在OBS中定義的責(zé)任人來實(shí)現(xiàn)。通過將OBS與用戶安全管理相結(jié)合，分配給各個(gè)用戶在登錄P3e/c之后，瀏覽自身EPS結(jié)點(diǎn)范圍內(nèi)項(xiàng)目的權(quán)限。EPS的建立及維護(hù)工作統(tǒng)一由奧組委總體策劃部完成。 .4 P3E/C用戶管理 根據(jù)奧組委籌辦工作特點(diǎn)和項(xiàng)目管理工作需要，設(shè)置以下幾類用戶： 第一層：系統(tǒng)管理員 總體部指定一名項(xiàng)目管理人員，負(fù)責(zé)建立和維護(hù)EPS及OBS，指導(dǎo)各部門P3E/C應(yīng)用；一名服務(wù)器管理員，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫安全備份，服務(wù)器維護(hù)；P3E/C軟件公司指定一名技術(shù)人員，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫升級(jí)，技術(shù)指導(dǎo)與培訓(xùn)。 第二層：部門級(jí)項(xiàng)目管理人員 部門領(lǐng)導(dǎo)，部門項(xiàng)目管理負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目管理人員。 項(xiàng)目管理負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門工作范圍內(nèi)進(jìn)度、資源、預(yù)算等計(jì)劃編制、執(zhí)監(jiān)控執(zhí)行情況。 項(xiàng)目管理人員：在項(xiàng)目管理負(fù)責(zé)人授權(quán)和指導(dǎo)下，在P3E/C中錄入、編輯、查詢和打印進(jìn)度計(jì)劃、監(jiān)控報(bào)告等。 3.5 PMIS實(shí)施階段 根據(jù)奧運(yùn)會(huì)籌辦工作的實(shí)際進(jìn)展，項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用包括以下幾個(gè)階段： 第一階段，戰(zhàn)略規(guī)劃階段（2003-2004年初完成），分析奧組委的項(xiàng)目管理需求和國內(nèi)外項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，在戰(zhàn)略上構(gòu)建北京奧組委的項(xiàng)目管理的目標(biāo)、框架、結(jié)構(gòu)。 第二階段，規(guī)范建設(shè)和組織工作（2004年上半年完成），建立主業(yè)務(wù)流程。根據(jù)奧組委的實(shí)際需求，構(gòu)建從計(jì)劃編制、計(jì)劃監(jiān)控與計(jì)劃變更的主業(yè)務(wù)流程，初步建立起北京奧組委項(xiàng)目管理的核心隊(duì)伍，并實(shí)施項(xiàng)目管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。 第三階段，核心數(shù)據(jù)庫安裝階段（2004年底完成），進(jìn)行項(xiàng)目管理專業(yè)軟件安裝調(diào)試（2004年下半年），在初期使用的P3軟件基礎(chǔ)上，根據(jù)工作需要，進(jìn)行用戶數(shù)擴(kuò)充并升級(jí)至P3EC。 第四階段，建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)并進(jìn)行調(diào)試（2005年上半年完成），以P3E為核心平臺(tái)，建立覆蓋所有業(yè)務(wù)流程以及各類管理報(bào)告模板等在內(nèi)的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，各類計(jì)劃數(shù)據(jù)入庫，并針對(duì)所有參與項(xiàng)目管理的各部門計(jì)劃人員進(jìn)行操作培訓(xùn)。 第五階段，運(yùn)行與持續(xù)改進(jìn)階段（2005年下半年2008年），正式運(yùn)行，并不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行系統(tǒng)更新與維護(hù)，切實(shí)為奧組委的各項(xiàng)工作提供決策支持。 3.6PMIS實(shí)施過程 北京奧組委工作計(jì)劃范圍主要包括：北京2008年奧運(yùn)會(huì)總體工作計(jì)劃、北京2008年殘奧會(huì)總體工作計(jì)劃、北京奧組委年度重點(diǎn)工作計(jì)劃、奧組委各部門編制的年度工作計(jì)劃?？傮w計(jì)劃、年度計(jì)劃、季度計(jì)劃、月度計(jì)劃等各種層次的計(jì)劃在P3E/C中將成為一個(gè)有機(jī)的整體。避免以前各種計(jì)劃單獨(dú)編制，相互脫節(jié)的情況。編制形成奧運(yùn)項(xiàng)目總進(jìn)度計(jì)劃，作為奧運(yùn)籌辦相關(guān)單位溝通、協(xié)調(diào)的依據(jù)及控制的基準(zhǔn)。參見下圖： 3.6.1 計(jì)劃編制 各部門按照計(jì)劃編制模板要求編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，與計(jì)劃相關(guān)的屬性如：開始、完成時(shí)間，交付成果，任務(wù)來源，責(zé)任單位，責(zé)任人等，針對(duì)是協(xié)作需求，要求將項(xiàng)目間、各職能部門間的溝通協(xié)作分解到位，明確接口和配合時(shí)間，以此來梳理邏輯關(guān)系，分析因進(jìn)度變更造成的關(guān)聯(lián)影響，加強(qiáng)對(duì)關(guān)鍵任務(wù)的監(jiān)控和預(yù)警。 例如：“計(jì)劃編制與監(jiān)控”項(xiàng)目，根據(jù)工作特點(diǎn)按照工作類別進(jìn)行工作分解，結(jié)合對(duì)重要里程碑完成時(shí)間的剛性要求合理估算工作歷時(shí)，分解后的任務(wù)指定由一人完成，落實(shí)交付成果，劃分職能領(lǐng)域接口需求等。項(xiàng)目通過P3E/C進(jìn)行計(jì)劃編制管理，參見下圖： 由于奧運(yùn)會(huì)多項(xiàng)目平行運(yùn)作、交叉運(yùn)作的特點(diǎn)，編制計(jì)劃時(shí)要充分、全面的考慮項(xiàng)目間及跨領(lǐng)域項(xiàng)目間的協(xié)作關(guān)系，分析相互影響的程度，為不同層級(jí)的項(xiàng)目干系人提供進(jìn)度監(jiān)控、預(yù)警的依據(jù)，繪制協(xié)作工作影響關(guān)系圖（網(wǎng)絡(luò)圖），參見下圖：3.6.2 計(jì)劃監(jiān)控 計(jì)劃監(jiān)控分為兩種協(xié)調(diào)機(jī)制： （1）與國際奧委會(huì)協(xié)調(diào)機(jī)制：在日常工作中，奧組委將按照國際奧委會(huì)協(xié)調(diào)委員會(huì)監(jiān)控報(bào)告所列工作任務(wù)提交執(zhí)行意見、反映目前工作狀態(tài)，雙方就不對(duì)稱信息及時(shí)進(jìn)行溝通和調(diào)整，對(duì)監(jiān)控結(jié)果達(dá)成一致意見。監(jiān)控報(bào)告參見下圖： （2）組委會(huì)的月度、季度、年度工作任務(wù)執(zhí)行情況也定期按照組委會(huì)監(jiān)控管理辦法進(jìn)行，形成組委會(huì)計(jì)劃監(jiān)控報(bào)告。各部門在P3E/C中定期填寫計(jì)劃執(zhí)行情況，經(jīng)匯總后形成組委會(huì)監(jiān)控報(bào)告。參見下圖： 3.7 PMIS編碼規(guī)劃 將項(xiàng)目在P3E/C環(huán)境中建立編碼體系，全面進(jìn)行統(tǒng)一配置和管理。 3.7.1 EPS編碼 參考國際奧委會(huì)總體工作計(jì)劃（IOC Master Plan）中各領(lǐng)域英文名稱, 在與IOC Master Plan的結(jié)構(gòu)保持一致的前提下, EPS取其英文名稱三位縮寫。 領(lǐng)域編碼標(biāo)準(zhǔn)：program(3位)。參見下圖: 3.7.2 項(xiàng)目編碼 確定項(xiàng)目的方法是對(duì)奧運(yùn)各部門子工作領(lǐng)域的分解，按照部門工作的產(chǎn)品或服務(wù)、組織結(jié)構(gòu)、工作發(fā)生地點(diǎn)和工作流程四種不同的結(jié)構(gòu)之一或綜合，將子領(lǐng)域分解為項(xiàng)目,但對(duì)于同一個(gè)子領(lǐng)域的項(xiàng)目分類必須保持一致。PROJECT取其英文名稱二位縮寫。 項(xiàng)目編碼標(biāo)準(zhǔn)：program(3位) +subprogram(2位)+project(2位)。參見下圖： 3.7.3 編碼 根據(jù)奧運(yùn)會(huì)籌辦工作的組織方式，而不是人力資源組織結(jié)構(gòu)來說明工作。與工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）對(duì)應(yīng)的是責(zé)任矩陣，而不是組織結(jié)構(gòu)圖。建立以項(xiàng)目間的關(guān)聯(lián)和影響為交付成果的WBS結(jié)構(gòu)。 WBS編碼原則：program(3位)+sub program(2位)+project(2位)+.數(shù)字，參見下圖： 3.7.4 作業(yè)編碼 工作分解的前4層提供了工作的框架，保障了工作分解范圍的完整性，而工作分解的最后一層任務(wù)，是項(xiàng)目的具體發(fā)生地，準(zhǔn)確地分配給項(xiàng)目?jī)?nèi)外的不同個(gè)人或者是組織，便于明確各個(gè)項(xiàng)目之間的接口，協(xié)作需求，保證各項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人能夠明確自己的具體任務(wù)、努力的目標(biāo)和所承擔(dān)的責(zé)任。 作業(yè)編碼原則：program(3位)+sub program(2位)+project(2位)+數(shù)字（3位）。參見下圖： 3.7.5 用戶自定義字段 為適應(yīng)和滿足奧組委多項(xiàng)目管理的需求，通過P3E/C程序?qū)用娴亩伍_發(fā)，實(shí)現(xiàn)對(duì)原數(shù)據(jù)庫欄位的擴(kuò)展。制作各部門計(jì)劃編制模板時(shí)創(chuàng)建了“協(xié)作單位”與“協(xié)作需求”兩個(gè)自定義字段，用于解決領(lǐng)域計(jì)劃管理的兩個(gè)問題：明確協(xié)調(diào)任務(wù)的職責(zé)劃分、配合工作內(nèi)容。參見下圖： 3.7.6 P3E/C中作業(yè)分類碼 作業(yè)分類碼反映項(xiàng)目的屬性與類別，作為對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分類與組織方式的補(bǔ)充方式。用于各計(jì)劃人員組織項(xiàng)目數(shù)據(jù)，分析奧組委項(xiàng)目管理工作性質(zhì)，便于統(tǒng)一匯總和管理。例如，在計(jì)劃編制視圖中“交付成果”字段，設(shè)計(jì)有五種代碼，“變更原因”設(shè)計(jì)有九種代碼。參見下表：具體應(yīng)用見下圖： 4、北京奧組委項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)應(yīng)用成果評(píng)估 從2005年開始試運(yùn)行以來，北京奧組委的項(xiàng)目管理工作更加規(guī)范有序、效率有明顯提高，切實(shí)為奧運(yùn)會(huì)的籌辦工作提供了有力支持。在項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)探索應(yīng)用過程中，探索了以下幾個(gè)問題，獲得了初步的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)概括如下： 首先，奧運(yùn)會(huì)的各項(xiàng)籌辦工作均納入項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，并依據(jù)不同層級(jí)實(shí)施分級(jí)管理，切實(shí)提高了工作效率。國際奧委會(huì)協(xié)調(diào)委員會(huì)每?jī)赡暾匍_一次全會(huì)，在未建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)之前，所有國際奧委會(huì)監(jiān)控的任務(wù)最新進(jìn)展情況均在P3系統(tǒng)下進(jìn)行更新，大量的業(yè)務(wù)信息未得到充分反映，同時(shí)由于用戶少，基本上由總體策劃部集中進(jìn)行更新，總體策劃部與各部門之間的信息交換只能通過EXCEL等文件格式進(jìn)行，效率較低。建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)之后，國際奧委會(huì)監(jiān)控報(bào)告首先由各部門在數(shù)據(jù)庫中第一時(shí)間進(jìn)行更新，總體策劃部負(fù)責(zé)匯總確認(rèn)，在此基礎(chǔ)上集中編制監(jiān)控報(bào)告，并與國際奧委會(huì)同步交換信息。北京奧組委全委重點(diǎn)工作計(jì)劃的監(jiān)控也實(shí)現(xiàn)了無紙化信息交換，各