公司接待管理制度1.doc

北京代表處接待管理制度一、總則（一）為使北京代表處的接待工作有所遵循，特制定本制度。（二）本制度適用于廣東振戎能源有限公司北京代表處接待工作。（三）行政辦公室負(fù)責(zé)制度解釋。二、接待事務(wù)分類(lèi)1 內(nèi)部：類(lèi)：貴賓級(jí)接待。針對(duì)公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理的接待。類(lèi)：經(jīng)理級(jí)接待。針對(duì)公司經(jīng)理的接待。C類(lèi)：一般級(jí)接待。針對(duì)公司普通員工、公司領(lǐng)導(dǎo)家屬的接待。2 外部：類(lèi)：貴賓級(jí)接待。針對(duì)政府部門(mén)重要領(lǐng)導(dǎo)、重要客戶(hù)的接待。類(lèi)：經(jīng)理級(jí)接待。針對(duì)政府部門(mén)一般領(lǐng)導(dǎo)、主要客戶(hù)、公司主要合作伙伴的接待。C類(lèi)：一般級(jí)接待。針對(duì)政府部門(mén)一般辦事人員的接待。三、接待場(chǎng)所管理（一）我代表處設(shè)兩個(gè)接待處所：接待室用于總經(jīng)理和經(jīng)理級(jí)接待，會(huì)議室用于一般接待。（二）其它場(chǎng)所除首席代表辦公室外一律不得用做接待場(chǎng)所，待客必須在指定處進(jìn)行。四、接待職責(zé)分工（一）接待工作是我代表處主要工作之一，對(duì)于塑造企業(yè)良好形象有十分重要的意義。各相關(guān)部門(mén)及人員必須高度重視且規(guī)范操行。（二）接待內(nèi)容包括：接客引入、詢(xún)問(wèn)讓座、接待洽談、參觀介紹、招待服務(wù)、送客等。分工如下：1. 內(nèi)勤：提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準(zhǔn)備，協(xié)理貴賓室、商務(wù)室定時(shí)進(jìn)行“一般”清掃工作。提供安全保障及來(lái)客導(dǎo)入。提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來(lái)客記錄，安排來(lái)客食宿。負(fù)責(zé)招待服務(wù)并陪同洽談及參觀介紹。2. 首席代表：根據(jù)實(shí)際情況，負(fù)責(zé)接待洽談并陪同始終。五、接待方式（一）貴賓級(jí)接待：在客人到來(lái)之前，由首席代表、秘書(shū)或由首席代表指定的相關(guān)人員等親自去機(jī)場(chǎng)或火車(chē)站迎接來(lái)客。到公司后迎至公司接待室入座，路經(jīng)前臺(tái)時(shí)，前臺(tái)必須起身面帶笑容輕聲問(wèn)候。首席代表必須陪客接待，以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果方式招待，如須就餐由首席代表或總公司領(lǐng)導(dǎo)指定專(zhuān)人陪同安排于北京市里的酒店就餐。送客時(shí)可由秘書(shū)準(zhǔn)備精美禮品，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間送出。首席代表必須隨行送客至機(jī)場(chǎng)或火車(chē)站。如客人自行駕車(chē)離開(kāi)，需送至公司樓下，目送客人離開(kāi)。（二）經(jīng)理級(jí)接待：在客人到來(lái)之前，首席代表根據(jù)實(shí)際情況親自去迎接或由首席代表制定人員迎接。送到代表處接待室洽談，首席代表根據(jù)實(shí)際情況陪客，以一般煙茶方式招待。如須安排外出就餐，由首席代表或其指派相關(guān)人員陪同?？腿穗x開(kāi)時(shí)，首席代表根據(jù)實(shí)際情況送行或安排指定人員送行。 （三）普通接待：秘書(shū)迎接并服務(wù)，以普通香煙、茶水方式招待，可由首席代表或者秘書(shū)指定人員陪同于餐廳就餐。送客時(shí)，有秘書(shū)進(jìn)行安排。八、接待標(biāo)準(zhǔn)（一）貴賓級(jí)接待：接送客人時(shí)，用車(chē)選擇奧迪A8或奔馳，一般情況下以奔馳為主。在公司招待處招待時(shí)，需準(zhǔn)備著名品牌咖啡飲料。標(biāo)準(zhǔn)為150200元/罐，茶水以西湖龍井或以上標(biāo)準(zhǔn)。香煙標(biāo)準(zhǔn)3060元，水果標(biāo)準(zhǔn)為當(dāng)時(shí)應(yīng)季水果，必須保證水果新鮮無(wú)病蟲(chóng)害。在外就餐時(shí)，就餐標(biāo)準(zhǔn)為400500元/人，可根據(jù)客人實(shí)際需要適量增加。如需送客人禮品時(shí)，禮品價(jià)格應(yīng)控制在5002000元范圍之內(nèi)，如超過(guò)此價(jià)格范圍需向首席代表請(qǐng)示，經(jīng)同意后方可購(gòu)買(mǎi)，并在適當(dāng)時(shí)候送出。（二）經(jīng)理級(jí)接待：如需接送客人時(shí)，用車(chē)選擇奔馳或捷達(dá)，一般情況以奔馳為主。在辦公室接待時(shí)茶水標(biāo)準(zhǔn)為西湖龍井，香煙的標(biāo)準(zhǔn)為1530元，如需安排就餐，就餐標(biāo)準(zhǔn)為200300元/人。（三）普通接待：如需接送客人時(shí)，用車(chē)選擇奔馳或捷達(dá)。一般情況下以捷達(dá)為主1.接待人員須嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不準(zhǔn)有任何越格行為發(fā)生。2.總臺(tái)文員于接待進(jìn)行時(shí)，須密切注視接待動(dòng)態(tài)，做好控制指揮工作，保證規(guī)范進(jìn)行。3.接待過(guò)程中迂有來(lái)客提出辦理限制事宜，須婉言解釋。（三）接待用品準(zhǔn)備1.通用備品：煙及配套用品、水及水具、雜志、便箋及鉛筆等。2.特殊備品：文化苑速溶咖啡、夏季冷飲、茶品及專(zhuān)用茶具、水果等；商務(wù)室夏季飲料及糖果。3.備品采購(gòu)：依物資管理制度進(jìn)行，秘書(shū)辦理采購(gòu)。（四）環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)1.物品擺放整齊，且表面無(wú)灰塵；2.地面干凈無(wú)臟物，空氣流通清新；3.室溫適度，燈光合適，電視調(diào)好；4.備品齊全。（五）參觀規(guī)定1.決定參觀須請(qǐng)示辦公室主任批準(zhǔn)。2.參觀介紹以秘書(shū)為主，接待部門(mén)配合。3.非經(jīng)總值班批