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飛宇信OA網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)說明書北京飛宇信科技有限公司地址:北京市通州區(qū)通典銘居G1303電話真宇信OA產(chǎn)品網(wǎng)站:目錄第一部分 產(chǎn)品說明11.1 產(chǎn)品組成及內(nèi)容清單11.2 產(chǎn)品特點11.3 應(yīng)用環(huán)境11.3.1 硬件環(huán)境11.3.2 軟件環(huán)境1第二部分 安裝及卸載22.1 安裝步驟22.2 卸載方法6第三部分 使用說明83.1 功能簡介83.2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)93.2.1 平臺架構(gòu)93.2.2 管理層次93.3 操作說明93.3.1 系統(tǒng)登錄93.3.2 我的辦公桌 電子郵件 短信息 公告通知 新聞 投票 個人考勤 日程安排2 工作日志3 通訊簿30 個人文件柜31 控制面板353.3.3 工作流40 新建工作40 待辦工作4 工作查詢4 工作監(jiān)控443.3.4 公共事務(wù)4 公告通知管理4 新聞管理4 投票管理4日程安排查詢50工作日志查詢5 工作計劃5 辦公用品管理5 固定資產(chǎn)5 圖書管理600 會議申請與安排61 車輛申請與安排62 公共通訊簿703 組織機(jī)構(gòu)信息713.3.5 信息交流7 討論區(qū)7 網(wǎng)絡(luò)會議7 聊天室7 公共文件柜7 網(wǎng)絡(luò)硬盤7 圖片管理773.3.6 人力資源7 人事檔案7 考勤管理80 勞資管理8 人員考核873.3.7 銷售管理9 客戶關(guān)系9產(chǎn)品管理9 供應(yīng)商10 統(tǒng)計分析10 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置1093.3.8 系統(tǒng)管理1 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置1 工作流設(shè)置1 公共事務(wù)設(shè)置1 交流設(shè)置13手機(jī)短信設(shè)置13界面設(shè)置13 菜單設(shè)置13 系統(tǒng)代碼設(shè)置140 數(shù)據(jù)庫管理140 系統(tǒng)日志管理141 系統(tǒng)資源管理142 系統(tǒng)訪問控制143 系統(tǒng)安全設(shè)置144 系統(tǒng)信息1483.3.9 附件程序1483.4 系統(tǒng)服務(wù)管理1483.5 數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1493.5.1 數(shù)據(jù)備份1493.5.2 數(shù)據(jù)恢復(fù)1493.6 左側(cè)面板1503.6.1 主菜單1503.6.2 在線人員1503.6.3 全部人員1513.6.4 快捷組1523.6.5 短信箱1533.6.6 收藏夾1543.7 在線文檔編輯1553.7.1文件操作1553.7.2文件編輯1553.7.3電子驗證1563.7.4 電子印章的制作157第四部分 常見問題1584.1定義的表單能重復(fù)使用嗎?1584.2為什么有些表單不能刪除?1584.3定義的流程能重復(fù)使用嗎?1584.4考勤管理可以定義上下班時間么?1584.5 客戶端輸入IP地址原來是進(jìn)入我公司的主頁,安裝辦公系統(tǒng)后進(jìn)入到辦公系統(tǒng)的登錄界面,這是怎么回事?1584.6通過IE歷史記錄可以看到訪問過的網(wǎng)頁么?1584.7 為什么在Windows XP下安裝時,只有在服務(wù)器上可以正常使用?如何解決?1584.8 怎樣在啟動Windows后自動進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)?1594.9 怎樣通過Internet使用網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)?1594.10為什么系統(tǒng)安裝到Windows NT4時,客戶端使用不穩(wěn)定?159第一部分 產(chǎn)品說明1.1 產(chǎn)品組成及內(nèi)容清單 本產(chǎn)品包含光盤一張,OA軟件最終用戶許可協(xié)議卡一張。1.2 產(chǎn)品特點Install Automation(便捷的安裝) 系統(tǒng)可運(yùn)行于Windows 98/Me/NT4/2000/XP等多種平臺(客戶端)。安裝簡便,無需專業(yè)知識,打破了網(wǎng)絡(luò)軟件系統(tǒng)需專人安裝、維護(hù)的傳統(tǒng),實現(xiàn)30秒傻瓜安裝。安裝路徑可以任意指定,避免系統(tǒng)盤損壞的尷尬。Work Automation(輕松的工作) 采用領(lǐng)先的B/S結(jié)構(gòu),客戶端只需瀏覽器,運(yùn)行速度快,操作簡便,可適用于Intranet/Internet應(yīng)用,無論出差旅行,還是居家辦公,Office Automation都能讓工作得心應(yīng)手。Communicate Automation(暢通的交流) 獨特的實時傳訊功能,使得無論是公文、通知的發(fā)送還是同事之間的交流都更加便捷,使員工可隨時隨地與企業(yè)保持密切的聯(lián)系。Economical(價格經(jīng)濟(jì)) 合理的市場定位,使得中小型企業(yè)可以用很小的投入帶來效率和效益的提升。 Security and Reliable(安全可靠) 基于WEB的企業(yè)計算,性能穩(wěn)定可靠。數(shù)據(jù)存取集中控制,避免了數(shù)據(jù)泄漏的可能。提供備份工具,保護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。Enterprise Office(企業(yè)辦公室) 集成企業(yè)管理功能,標(biāo)準(zhǔn)配置工資管理、考勤管理、人事管理等極具價值的模塊,構(gòu)成了企業(yè)信息管理的中樞。1.3 應(yīng)用環(huán)境1.3.1 硬件環(huán)境最低配置:服務(wù)端:CPU:Pentium 300以上內(nèi)存:64M以上硬盤:至少100M可用空間客戶端:CPU:Pentium166以上內(nèi)存:32M以上建議配置:服務(wù)端:CPU:Pentium 1G以上內(nèi)存:256M以上硬盤:2G可用空間以上客戶端:CPU:賽揚(yáng)500以上內(nèi)存:128M以上1.3.2 軟件環(huán)境服務(wù)端:WINDOWS 2000(任意版本) 或WINDOWS 2003或 WINDOWS XP SP1 或 WINDOWS NT4 SP6,建議使用WINDOWS 2000??蛻舳耍篧indows 98/ME/NT/2000/XP/2003操作系統(tǒng)IE5.0以上版本的瀏覽器(建議使用IE6.0 SP1)第二部分 安裝及卸載2.1 安裝步驟第一步:雙擊執(zhí)行安裝程序,等待安裝界面的出現(xiàn),如圖2.1所示,并點擊【下一步】。圖2.1安裝步驟 第二步:用戶可以選擇安裝路徑,如圖2.2所示(建議使用默認(rèn)路徑,切勿使用長路徑名),選擇路徑后,執(zhí)行【下一步】。 將開始安裝所需文件,如圖2.3所示。圖2.2安裝步驟圖2.3安裝步驟 第三步:安裝完畢后出現(xiàn)如圖2.4畫面,點擊【確定】按鈕即完成安裝。圖2.4 安裝步驟 第四步:配置OA服務(wù)器地址(推薦用IP地址)和端口,如圖2.5所示。圖2.5 OA應(yīng)用服務(wù)器配置 一般情況下,直接點擊【確定】即可。客戶端可以通過主機(jī)名或局域網(wǎng)IP訪問辦公系統(tǒng),如果服務(wù)器與Internet連接,也可以通過Internet域名或Internet IP地址訪問(例:http:/IP:80)。點擊【確定】,出現(xiàn)圖2.6所示界面。這樣程序的安裝工作已經(jīng)完成,接下來進(jìn)入注冊使用階段。圖2.6 服務(wù)配置提示第五步:進(jìn)入OA網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)登錄界面,首次登錄用戶名是admin,密碼為空。圖2.7 登錄界面第六步:登錄辦公系統(tǒng),在我的辦公桌將出現(xiàn)“軟件注冊”字樣。如圖2.8所示。點擊注冊軟件圖2.8 軟件注冊點擊【軟件注冊】按鈕,進(jìn)入注冊頁面,取得機(jī)器碼(如圖2.9),用該機(jī)器碼取得注冊碼(如圖2.10),將注冊碼與正版序列號輸入注冊頁面即可。圖2.9 軟件注冊頁面 第七步:注冊成功后,登錄OA系統(tǒng),可以在“我的辦公桌”菜單下的“控制面板”中修改密碼。建議隨后進(jìn)行系統(tǒng)初始化,設(shè)置單位、部門和用戶等信息。2.2 卸載方法第一步:退出“OA應(yīng)用服務(wù)監(jiān)視器”,在圖2.11所示紅圈的位置,點擊鼠標(biāo)右鍵,然后點擊【退出】。圖2.11 OA應(yīng)用服務(wù)監(jiān)視器 第二步:“控制面板”中進(jìn)入“添加/刪除程序”,找到“OA網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng) 3.0”,并點擊【更改/刪除】按鈕。圖2.12 卸載步驟 第三步:彈出如圖2.13所示界面,選擇“刪除”,并點擊【下一步】,直到卸載完畢。圖2.13 卸載步驟 第四步:在彈出的對話框中點擊【確定】,開始卸載OA網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng) 3.0,卸載完成后顯示如圖2.14所示界面,點擊【完成】完成卸載。圖2.14 卸載步驟第三部分 使用說明3.1 功能簡介 OA網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)是專為中小型企業(yè)定制的網(wǎng)絡(luò)辦公軟件,采用領(lǐng)先的B/S(瀏覽器/服務(wù)器)操作方式,使得網(wǎng)絡(luò)辦公不受地域限制。集成了包括內(nèi)部電子郵件、短信息、公告通知、個人考勤、日程安排、工作日志、通訊簿、工作流、公告通知管理、考勤管理、工作計劃、工資上報、會議管理、車輛管理、網(wǎng)絡(luò)會議、討論區(qū)、聊天室、文件柜、系統(tǒng)日志、列車時刻查詢、電話區(qū)號查詢、郵政編碼查詢、法律法規(guī)查詢等30余個極具價值的功能模塊。 OA在功能上媲美售價數(shù)萬元的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng),在安裝維護(hù)上更提供了采用獨有技術(shù)開發(fā)的傻瓜型安裝工具、配置工具和數(shù)據(jù)庫管理工具,用戶可在30秒內(nèi)自行安裝完畢,無需專業(yè)人員即可自行維護(hù)。 OA采用基于WEB的企業(yè)計算,主HTTP服務(wù)器采用了世界上最先進(jìn)的Apache服務(wù)器,性能穩(wěn)定可靠。 數(shù)據(jù)存取集中控制,避免了數(shù)據(jù)泄漏的可能。完善的密碼驗證與登錄驗證機(jī)制更加強(qiáng)了系統(tǒng)安全性,并且所有頁面均進(jìn)行身份驗證和權(quán)限驗證。 基于工作流的公文流轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)管理,使得業(yè)務(wù)表單、流程步驟和權(quán)限都可以由用戶靈活定制。公文流轉(zhuǎn)支持使用word等附件。 OA 富有競爭力的特性: 1、獨創(chuàng) web服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用程序全部自動傻瓜安裝,建立企業(yè)信息中樞只需1分鐘 2、客戶機(jī)無需安裝專用軟件,使用瀏覽器即可實現(xiàn)全球辦公 3、無線OA新概念,結(jié)合手機(jī)短信、手機(jī)瀏覽器實現(xiàn)無線辦公應(yīng)用 4、支持任意多級部門/成員單位模式,靈活定義角色權(quán)限,全面面向集團(tuán)應(yīng)用 5、內(nèi)置工作流系統(tǒng),通過傲視同群的“智能表單設(shè)計”、靈活的自定義流程,實現(xiàn)各項業(yè)務(wù)流程的管理,文件流轉(zhuǎn)及審批 6、完善靈活的菜單自定義機(jī)制,方便掛接外部的B/S、C/S或單機(jī)版系統(tǒng),具有良好的擴(kuò)展性 7、獨特的界面主題,允許每個用戶選擇不同風(fēng)格的界面及自定義桌面;主界面圖片和文字亦可靈活設(shè)置 8、內(nèi)置Office文檔在線編輯控件,支持文檔自動上傳,手寫簽名、電子印章、全文批注,可設(shè)置文件閱讀或下載打印權(quán)限 9、集成IM Automation 即時通訊工具,實現(xiàn)類似企業(yè)QQ的即時消息、文件發(fā)送與共享、消息廣播等10、集成Internet郵件管理組件,提供 web方式的遠(yuǎn)程郵件服務(wù)11、集成網(wǎng)絡(luò)硬盤組件,提供便捷的局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)文件共享方案12、集成商業(yè)管理組件,輕松的管理客戶、供應(yīng)商資料和產(chǎn)品銷售記錄13、集成公告、新聞、郵件、短信、文件柜、聊天室、論壇等模塊,提供企業(yè)內(nèi)部信息交流的多種途徑14、集成人事檔案、考核、考勤、工資管理、辦公用品、通訊簿、日程安排、工作日志、會議管理、車輛管理、工作計劃等模塊,提供企業(yè)管理者全新的管理工具15、支持外部人員管理,OA可作為企業(yè)對外的窗口和與業(yè)務(wù)伙伴聯(lián)絡(luò)的紐帶16、通過系統(tǒng)訪問控制、系統(tǒng)安全設(shè)置、系統(tǒng)資源管理,確保系統(tǒng)穩(wěn)定安全運(yùn)行17、開放的系統(tǒng)平臺架構(gòu),完善的二次開發(fā)支持,無限擴(kuò)展可能3.2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)3.2.1 平臺架構(gòu) OA采用基于WEB的企業(yè)計算平臺,如圖3.1所示??蛻魴C(jī)IE應(yīng)用邏輯PHP引擎HTTP服務(wù)器數(shù)據(jù)庫客戶機(jī)IE客戶機(jī)IE圖3.1 平臺架構(gòu) 采用瀏覽器方式使得易用性更強(qiáng),客戶端不需安裝專用軟件,系統(tǒng)的管理維護(hù)十分簡單。3.2.2 管理層次 OA采用靈活的權(quán)限管理機(jī)制,更貼近用戶的需求。管理者可以根據(jù)本單位的需要自行定義角色及其權(quán)限,并定義每個員工所屬的角色,管理層次可由管理者自行控制。3.3 操作說明3.3.1 系統(tǒng)登錄 在服務(wù)器上安裝了OA之后,局域網(wǎng)上的其它機(jī)器(也可以是在Internet上)只需打開瀏覽器(IE6.0以上),輸入服務(wù)器的網(wǎng)址,形如 http:/主機(jī)名(也可以是Internet域名) 或 http:/IP地址 即可進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。 如果服務(wù)配置為使用非80端口,只需在輸入網(wǎng)址后面加入“:端口號”,例如:0:8080。進(jìn)入登錄界面如圖3.2所示。圖3.2 系統(tǒng)登錄 輸入管理員所給的用戶名和密碼,點擊登錄按鈕即可進(jìn)入辦公系統(tǒng)主界面。 注:在“系統(tǒng)管理”中“系統(tǒng)安全設(shè)置”模塊中可以設(shè)置“登錄錯誤重試次數(shù)限制”,如果選擇“是”,則登錄錯誤重試數(shù)次后會被限制數(shù)分鐘內(nèi)不能登錄。點擊顯示菜單窗口狀態(tài)欄此按鈕可打開/關(guān)閉菜單框菜單框菜單欄點擊顯示在線人員點擊修改在線狀態(tài)圖3.3 主界面 主界面及組成如圖3.3所示。 其中,菜單有三種顯示的方式:1、 菜單欄:列出所有主菜單,用于選擇菜單框顯示的上級主菜單,如果點擊【全部菜單】,菜單框才將所有主菜單列出。2、 菜單框:根據(jù)菜單欄的選擇列出菜單樹形結(jié)構(gòu)表。3、 菜單窗:點擊狀態(tài)欄右側(cè)的【菜單】,即可彈出獨立的菜單窗口,該窗口顯示所有菜單樹形結(jié)構(gòu)表。系統(tǒng)默認(rèn)的主菜單主要由8大部分組成,分別是我的辦公桌、工作流、公共事務(wù)、信息交流、人力資源、銷售管理、系統(tǒng)管理、附件程序。不同角色的用戶進(jìn)入系統(tǒng)后可使用的功能是不同的,用戶的角色權(quán)限均由系統(tǒng)管理員登錄系統(tǒng)后設(shè)置,具體設(shè)置詳見。3.3.2 我的辦公桌 “我的辦公桌”是把菜單中幾項比較常用的功能,醒目地列在主操作區(qū)上,方便用戶操作。用戶登錄進(jìn)來之后,主操作區(qū)上默認(rèn)顯示“我的辦公桌”,如圖3.4,具體操作說明詳見相應(yīng)的模塊說明。圖3.4 桌面 電子郵件 “電子郵件”位于主菜單“我的辦公桌”下,包括兩個菜單項:內(nèi)部郵件和Internet郵件。1、內(nèi)部郵件 內(nèi)部郵件分為收件箱、發(fā)件箱、已發(fā)送郵件、寫新郵件、查詢郵件和郵件箱管理(如圖3.5)。圖3.5 內(nèi)部郵件(1)寫新郵件 A、添加收件人:點擊【添加】按鈕,彈出一個窗口(如圖3.7),可按部門和角色選擇收件人,點擊被選的收件人,可自由刪除任意指定的一個人或幾個人,點擊“”退出該窗口。 B、郵件必須有一個標(biāo)題,沒有標(biāo)題的郵件不能發(fā)送。郵件寫完之后,可以隨郵件帶任意多個附件,并允許在線編輯要發(fā)送的office文檔附件。 C、如果想提醒收件人查收,可以選中“使用內(nèi)部短信提醒收件人”或使用“手機(jī)短信提醒收件人”。D、根據(jù)信件的重要程度可選擇“一般”或“重要”或“非常重要”。 E、如果不想立即發(fā)送,可以點擊【保存到發(fā)件箱】,在想發(fā)送該郵件的時候,可以到“發(fā)件箱”里找到該郵件進(jìn)行發(fā)送。發(fā)給多人的郵件如果保存到發(fā)件箱中只顯示一條記錄,并可以編輯發(fā)件箱中的郵件收件人、正文和附件(附件可刪除、新增、編輯)。 F、如果需要重新填寫郵件,可以點擊【重填】,剛寫好的內(nèi)容都會被清掉,重新回到寫新郵件的狀態(tài)。圖3.6 寫新郵件圖3.7 添加人員(2)查詢郵件 “查詢郵件”提供對內(nèi)部郵件的查詢,可以通過郵箱、日期、發(fā)件人、主題、內(nèi)容以及附件所包含的關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢,其中內(nèi)容最多可以選擇三個包含關(guān)鍵詞。圖3.8 查詢郵件 A、選擇郵箱(如收件箱)及日期范圍,輸入郵件主題包含文字(輸入“a”)。B、點擊【查詢】,列出收件箱中在這段日期內(nèi)所有郵件主題包含“a”的郵件。 C、查詢郵件時也可根據(jù)發(fā)件人等信息進(jìn)行查詢。(3)郵件箱管理 “郵件箱管理”顯示內(nèi)部郵箱的空間占用情況,可以按自己的喜好設(shè)置每頁顯示的郵件數(shù),并允許用戶自定義文件夾(如圖3.9)。設(shè)置每頁顯示的郵件數(shù)點擊可以查看已發(fā)送郵件的狀態(tài)圖3.9 郵件箱管理圖3.10 添加郵件箱(4)收件箱 “收件箱”顯示用戶所有收到的郵件列表。點擊可以查看郵件圖3.11 收件箱 A、“”表示已讀郵件,“”表示未讀郵件,“”表示選中郵件。 B、選中要操作的郵件后,點【刪除】可以批量刪除,點【已讀】可以批量設(shè)置已讀標(biāo)志,選擇【轉(zhuǎn)到】郵箱列表可以批量轉(zhuǎn)存到其他郵箱,點【導(dǎo)出】可以導(dǎo)出郵件列表(xls格式)。C、 點某個郵件的【導(dǎo)出】可以導(dǎo)出該郵件(eml格式)。 D、在“批量刪除”中,點【刪除所有已讀郵件】可以刪除有“”標(biāo)志的郵件。 F、查看郵件時可以點【轉(zhuǎn)發(fā)】將郵件轉(zhuǎn)發(fā)給其他人員。(5)發(fā)件箱 “發(fā)件箱”顯示用戶所有未發(fā)送的郵件列表。圖3.12 發(fā)件箱 A、選中要操作的郵件后,點【發(fā)送】可以批量發(fā)送郵件。 B、點某個郵件的主題,可以進(jìn)入編輯頁面,對其進(jìn)行修改。(6)已發(fā)送郵件箱 “已發(fā)送郵件箱”顯示用戶所有已經(jīng)發(fā)送的郵件列表。圖3.13 已發(fā)送郵件箱圖3.14 查看狀態(tài) A、“”表示郵件已讀,“”表示郵件未讀。 B、發(fā)送后的郵件會在已發(fā)送郵件箱顯示。 C、根據(jù)郵件的狀態(tài),對于收件人沒有查看的郵件,發(fā)件人還可以編輯修改或者刪除。 注:內(nèi)部郵件有智能存儲優(yōu)化功能,發(fā)送的郵件和對方接收的郵件只占用1份磁盤空間;另外,在群發(fā)有附件的郵件時,所占的服務(wù)器空間并不會加倍,只會占用一個附件的磁盤空間。郵箱容量可以設(shè)置,具體操作見1系統(tǒng)資源管理。2、Internet郵件進(jìn)入Internet郵件后先配置郵箱,點擊【新建郵件帳戶】,輸入郵箱的pop3和smtp地址,以及選擇賬戶格式,請參考所租用郵箱的相關(guān)說明,或參考Outlook的設(shè)置,如圖3.15所示。圖3.15 新建郵件帳戶配置好以后,點擊郵箱名稱,輸入登錄密碼(如配置時已填有密碼,則不用輸入密碼),即可進(jìn)入郵箱管理界面,如圖3.16所示。點擊進(jìn)入郵箱圖3.16 郵件帳戶列表注:所配置的郵箱必須本身支持網(wǎng)頁式的鏈接,否則配置不成功;Internet郵件只是起到一個中轉(zhuǎn)的作用,所有的數(shù)據(jù)還是存在原來的郵箱內(nèi)。 短信息“短信息”位于主菜單“我的辦公桌”下,可分為內(nèi)部短信和手機(jī)短信。1、內(nèi)部短信(1)發(fā)送內(nèi)部短信“發(fā)送內(nèi)部短信”的界面如圖3.17所示,操作方式與“電子郵件”類似。圖3.17 發(fā)送內(nèi)部短信 收信人在30秒內(nèi)可以收到短信,收信人屏幕上會彈出一個提示窗口,提示查看短信,如圖3.18所示,收件人如果已看過該短信,點擊【我知道了】則不再提醒,點擊【刪除】則該短信不再保存,點擊【回復(fù)】則可直接回復(fù),點擊【鏈接】則可直接鏈接到工作頁面。圖3.18 查看短信(2)已接收短信 在“已接收短信”中顯示所有接收到的短信息,如圖3.19所示。在這里可以回復(fù)或刪除收到的短信。收到短信后,不想點【我知道了】取消提醒,也可以點本模塊的【取消提醒】或是【全部取消提醒】。圖3.19已接收短信 此外,點擊“菜單框”底部的【短信箱】功能鍵,可以方便的查看最近的短信,且避免了過多的短信的干擾(進(jìn)入短信箱,則自動取消所有的短信提醒),并實現(xiàn)短信息與信息源的鏈接,也可以刪除所顯示的所有短信。 在“短信箱”中,查看短信時,將鼠標(biāo)光標(biāo)停在發(fā)送人的名字上時,可以看到發(fā)送人的部門。圖3.20 短信箱(3)已發(fā)送短信 在“已發(fā)送短信”中顯示所有已發(fā)送出去的短信息,如圖3.21所示。在“狀態(tài)”列中,顯示短信已查看或是未查看,點【重發(fā)】可以重新發(fā)送短信,點【手機(jī)短信】可以發(fā)送手機(jī)短信(已購買手機(jī)短信用戶可用此功能)。圖3.21 已發(fā)送短信(4)短信查詢 在“短信查詢”中可以設(shè)定條件查詢歷史短信,如圖3.22所示。圖3.22 短信查詢2、手機(jī)短信(1)發(fā)送手機(jī)短信 在“發(fā)送手機(jī)短信”中輸入手機(jī)號碼進(jìn)行發(fā)送,發(fā)送費用將計入由數(shù)據(jù)線連接的短信設(shè)備中SIM卡的手機(jī)賬戶。圖3.23 發(fā)送手機(jī)短信 如果是群發(fā)短信,將在后臺由“OA短信服務(wù)器”進(jìn)行排隊發(fā)送,每發(fā)送一條約需要 5-6秒時間。(2)用戶手機(jī)向OA系統(tǒng)發(fā)送短信的注意事項 A、該手機(jī)號碼必須是在OA系統(tǒng)中,由OA用戶在個人設(shè)置中設(shè)置了的號 碼,從而避免惡意騷擾短信。 B、發(fā)送格式為:姓名+中英文逗號或冒號+內(nèi)容 例如:張三:你好,這是短信測試?;颍簭埲?,你好,這是短信測試。 其中的姓名必須是OA中用戶的姓名。 C、發(fā)送的目的手機(jī)號碼即為短信貓中的SIM卡的號碼。 D、短信服務(wù)器接收到該手機(jī)短信后,會將該短信以內(nèi)部短信方式發(fā)送給 OA用戶,OA用戶如正在使用OA系統(tǒng),會接收到短信提醒。 E、任何發(fā)送給短信服務(wù)器的不符合格式或未知號碼的短信,都將被視為垃圾短信,這些短信會記錄到短信服務(wù)器的日志中,隨后自動從短信設(shè)備中刪除。 注:短信服務(wù)器可以向OA外部的人員發(fā)送手機(jī)短信,但是收不到外部人員的回復(fù)。(3)短信發(fā)送管理 在“短信發(fā)送管理”中可以指定條件查詢或刪除發(fā)送的手機(jī)短信,如圖3.24所示。圖3.24 短信發(fā)送管理(4)接收短信查詢 在“接收短信查詢”中可以指定條件查詢接收到的短信,如圖3.25所示。圖3.25 接收短信查詢3、手機(jī)瀏覽器無線訪問OA系統(tǒng) 隨著第3代移動通訊技術(shù)的發(fā)展,手機(jī)上網(wǎng)相關(guān)技術(shù)已經(jīng)日趨成熟,具備瀏覽器功能的手機(jī)設(shè)備也越來越多。 OA也針對用戶移動辦公的需求,新增了無線訪問功能。使用該功能,要求OA系統(tǒng)能夠從互聯(lián)網(wǎng)訪問,使用的手機(jī)開通了GPRS或CDMA 1X移動數(shù)據(jù)服務(wù),且手機(jī)設(shè)備內(nèi)置了網(wǎng)頁瀏覽器。使用方法是,在手機(jī)瀏覽器地址欄輸入網(wǎng)址:http:/OA服務(wù)器網(wǎng)址/pda然后輸入用戶名密碼登陸即可使用。 公告通知“公告通知”位于主菜單“我的辦公桌”下,包括公告通知和公告通知查詢兩部分。1、公告通知 “公告通知”是查看已發(fā)布的公告通知,如圖3.27所示。發(fā)布公告通知的方法詳見“公共事務(wù)”下的“公告通知管理”。對于用戶沒有閱讀過的公告通知,標(biāo)題后會有個“”圖標(biāo)。圖3.27 公告通知點擊【轉(zhuǎn)發(fā)】,可以將此公告通知編輯、轉(zhuǎn)發(fā)。 點擊某公告標(biāo)題將彈出“查看公告通知”窗口,如圖3.28,在該窗口中可以查看公告具體內(nèi)容,如果有附件,點【轉(zhuǎn)存】可以將附件轉(zhuǎn)存到個人文件柜、公共文件柜、網(wǎng)絡(luò)硬盤里。圖3.28 查看公告通知圖3.29 附件轉(zhuǎn)存2、公告通知查詢“公告通知查詢”可以按公告通知的格式、類型、標(biāo)題、發(fā)布日期、內(nèi)容限制查詢公告通知,如圖3.30所示。圖3.30 公告通知查詢 新聞“新聞”位于“我的辦公桌”下,界面如下圖。點擊選擇新聞類型圖3.31 新聞點擊標(biāo)題可以查看發(fā)布的新聞內(nèi)容,點擊評論可以對此新聞發(fā)表自己的評論。新聞類型在“系統(tǒng)管理”“系統(tǒng)代碼設(shè)置”里設(shè)置。圖3.32 查看新聞新聞中的附件可以轉(zhuǎn)存到個人文件柜、公共文件柜、網(wǎng)絡(luò)硬盤里。圖3.33 查看、發(fā)表新聞評論 投票“投票”位于“我的辦公桌”下,包括“已發(fā)布投票”和“已終止投票”兩部分,界面如下圖顯示:圖3.34 已發(fā)布投票圖3.35 查看投票結(jié)果注:新建投票項目需要在“公共事務(wù)”“投票管理”里設(shè)置。 個人考勤 “個人考勤”位于“我的辦公桌”下,包括五個部分,依次列在主操作區(qū)左邊頁面上,默認(rèn)顯示“今日上下班登記”。1、今日上下班登記 在規(guī)定時間范圍內(nèi),可以進(jìn)行上下班登記,只需點擊一下鼠標(biāo),如圖3.36所示,具體排班設(shè)置(上下班時間設(shè)置)說明詳見“系統(tǒng)管理”中“公共事務(wù)設(shè)置”下的“考勤設(shè)置”。點擊登記圖3.36 今日上下班登記2、今日外出登記 “今日外出登記”需要填寫“外出事由”、“歸來時間”,選擇“批準(zhǔn)人”,如圖3.37所示。填完申請信息,點擊【申請外出】后,等待領(lǐng)導(dǎo)批示,在領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之前可以撤銷申請,界面變成圖3.38所示。 申請人填好后點擊【申請外出】,“批準(zhǔn)人”會收到一條短信息提示,如果選擇手機(jī)短信提醒,會收到一條手機(jī)短信?!芭鷾?zhǔn)人”執(zhí)行了“批準(zhǔn)”或“不批準(zhǔn)”操作之后,申請人也會收到一條短信息提示??蛇x擇手機(jī)提醒選擇批準(zhǔn)人歸來時間外出事由圖3.37 今日外出登記圖3.38 今日外出登記 如果領(lǐng)導(dǎo)不批準(zhǔn),界面自動刷新為圖3.39所示,需要申請人自己手動刪除申請。圖3.39 外出登記未批準(zhǔn) 如果領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),界面自動刷新為圖3.40所示。歸來的時候點擊【外出歸來】就可以了。圖3.40 外出登記已批準(zhǔn)關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)批示的操作說明詳見“人力資源”下的“考勤管理”。3、請假登記 “請假登記”的界面和操作與“外出登記”的界面比較類似,如圖3.41所示,點擊【新建請假登記】按鈕后,登記界面如圖3.42所示。圖3.41 請假登記圖3.42 新建請假登記 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)與外出申請的批示類似,假期結(jié)束后,應(yīng)該【申請銷假】圖3.43 已批準(zhǔn)的請假登記領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷假后點擊【請假歷史記錄】,就可看到以前請假的信息,如圖3.44所示。圖3.44 請假歷史記錄4、出差登記“出差登記”的界面和操作與“請假登記”基本相同,不同之處在于“出差登記”需要說明“出差地點”,點擊“出差歸來”時不需要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)撤銷,只是作一個登記即可。圖3.45 已批準(zhǔn)的出差登記5、上下班記錄查詢 “上下班記錄查詢”的界面如圖3.46所示,輸入自己想要查看的日期,即可顯示本人的上下班記錄。圖3.46 上下班記錄查詢 日程安排“日程安排”位于“我的辦公桌”下,包括日程安排、日常事務(wù)、日程安排查詢?nèi)糠帧?、日程安排“日程安排”是以月歷的形式顯示在界面上,如圖3.47所示。圖3.47 日程安排 在“日程安排”中,點擊表示日期的數(shù)字,進(jìn)入日程安排管理界面,顯示當(dāng)前日期所建的日程安排記錄及新建事務(wù),當(dāng)日的事務(wù)如果完成了,可以點擊【完成】如圖3.48所示。圖3.48 日程安排管理在“新建事務(wù)”中,點擊【新建事務(wù)】將彈出新建事務(wù)窗口,如圖3.49所示。圖3.49 新建事務(wù) 事務(wù)類型如果選擇“個人事務(wù)”,則該事務(wù)在“公共事務(wù)”下的“日程安排查詢”中查詢不到。2、日常事務(wù)用戶在訂制日常事務(wù)時,可采用短信提示,對于長期從事的相同工作,可以按周提醒、按月提醒、按年提醒,避免每日的重復(fù)設(shè)置,方便用戶的使用。圖3.50 新建日常事務(wù) 如果新建的事務(wù)內(nèi)容比較多,可以在“公共事務(wù)”下的“工作計劃”中做一個工作計劃。3、日程安排查詢用戶可以設(shè)定日期范圍、事務(wù)類型、事務(wù)內(nèi)容查詢或?qū)С龃蛴∽约喊才诺娜粘獭D3.51 日程安排查詢 工作日志 “工作日志”位于“我的辦公桌”下,是一個非常實用的記事工具,日志采用Html編輯器,具備一定的圖文排版效果。界面分“新建日志”、“最近的5篇日志”、“日志查詢”三部分,如圖3.52所示。點擊查看、編輯圖3.52 工作日志1、新建日志 在“新建日志”中,點擊【新建日志】按鈕可以新建當(dāng)天的日志,每天可記錄多篇日志,分為工作日志和個人日志,個人日志在“公共事務(wù)”下的“工作日志查詢”模塊中是查詢不到的。2、最近的5篇日志 “最近的5篇日志”列出了最近的5篇日志,點擊表格中的日志內(nèi)容提示,可以查看、編輯日志。3、日志查詢 “日志查詢”可以迅速找出符合條件的日志,最多可以輸入3個關(guān)鍵詞,系統(tǒng)進(jìn)行模糊查詢,找出所有符合條件的日志,并可導(dǎo)出為Excel格式。 注:日志查詢要在新建了日志之后才會出現(xiàn)這一項。 通訊簿“通訊簿”位于“我的辦公桌”下,提供分組、按姓氏索引,導(dǎo)入、導(dǎo)出等功能,支持Outlook與Foxmail通訊簿格式。通訊簿中按聯(lián)系人分組、姓氏索引和查詢時可以群發(fā)手機(jī)短信。1、聯(lián)系人分組點擊新建 “聯(lián)系人分組”里的各個組里可以編輯、刪除、新建以及查看聯(lián)系人的詳細(xì)信息。如圖3.53所示。點擊編輯點擊查看詳情點擊查看詳情點擊群發(fā)手機(jī)短信圖3.53 聯(lián)系人分組2、索引(按姓氏) “索引”可以按姓氏查看聯(lián)系人信息列表,點擊任意一個索引,則列出姓氏拼音以該字母開頭的所有人員的列表,如圖3.54所示。圖3.54 索引(按姓氏)3、查詢(按關(guān)鍵字)在“聯(lián)系人查詢”中輸入查詢關(guān)鍵詞,系統(tǒng)進(jìn)行模糊查詢。圖3.55 查詢(關(guān)鍵字)4、管理分組 點擊左邊的“管理分組”卷標(biāo),則在右邊顯示管理分組的頁面,可以新建分組,可以對現(xiàn)有分組(“默認(rèn)”分組除外)進(jìn)行編輯和刪除操作,如圖3.56所示。 通訊簿可以導(dǎo)入、導(dǎo)出和打印某一分組的通訊信息,支持兩種格式:Foxmail和Outlook格式。圖3.56 管理分組0 個人文件柜點擊選擇根目錄 “個人文件柜” 位于“我的辦公桌”下,用于存放自己的文件,分為“個人文件柜”和“共享文件柜”兩種。用戶先建立自己的文件夾,然后在文件夾里增加文件。個人文件柜具有對文本和WORD文檔全文檢索、文件和文件夾移動等功能。點擊搜索文件可將文件任意移動文件夾列表區(qū)點擊查看詳情可查詢文件圖3.57 個人文件柜1、文件操作 A、選定目錄后,點【新建文件】可以進(jìn)入新建界面,如圖3.58所示。B、當(dāng)選定的目錄中有文件時,才會出現(xiàn)【查詢文件】按鈕,可以按標(biāo)題、排序號、內(nèi)容等進(jìn)行文件查詢。圖3.58 新建文件2、文件夾操作 A、在左側(cè)文件夾列表區(qū)中選定上級文件夾后,點【新建子文件夾】可以新建文件夾,如圖3.59所示。B、在左側(cè)文件夾列表區(qū)中選定要操作的文件夾后,點【重命名此文件夾】可以編輯文件夾名。C、在左側(cè)文件夾列表區(qū)中選定要操作的文件夾后,點【刪除此文件夾】可以刪除當(dāng)前文件夾,同時也刪除其下面的所有文件和子文件夾。D、在左側(cè)文件夾列表區(qū)中選定要操作的文件夾后,點【共享此文件夾】將進(jìn)入共享設(shè)置界面,如圖3.60所示,可以按部門或角色選擇對哪些人員共享,保存設(shè)置后,當(dāng)前文件夾將在所共享人員的“共享文件柜”中顯示。E、在左側(cè)文件夾列表區(qū)中選定要操作的文件夾后,選擇【轉(zhuǎn)移此文件夾至】中的文件夾后可以將當(dāng)前文件夾移至其下面。圖3.59 新建子文件夾圖3.60 指定共享人員3、個人文件柜容量設(shè)置 詳見:1系統(tǒng)資源管理。1 控制面板“控制面板”位于“我的辦公桌”下,包括八個部分,如圖3.61所示。在 “快捷按鈕組”中可直接進(jìn)入“控制面版”頁面,如圖3.3所示。圖3.61 控制面板1、個人資料“個人資料”用于填寫用戶的個人基本信息、詳細(xì)聯(lián)系方式及設(shè)置手機(jī)短信,其它用戶可以在“公共事務(wù)”下“組織機(jī)構(gòu)信息”中的“員工信息查詢”里查閱。圖3.62 個人資料2、個性設(shè)置“個性設(shè)置”包括昵稱和頭像、界面主題、個人習(xí)慣的設(shè)置。點此可上傳個人頭像圖3.63 個性設(shè)置3、個人網(wǎng)址“個人網(wǎng)址”可以編輯和添加、刪除個人收藏的網(wǎng)址鏈接,并按序號升序排列,如圖3.64所示。圖3.64 個人網(wǎng)址4、修改密碼修改用戶登錄密碼,查看密碼安全狀態(tài)。圖3.65 修改密碼5、自定義桌面選擇桌面左右模塊及其顯示順序。提選的桌面模塊在“系統(tǒng)管理”下“界面設(shè)置”中的“桌面模塊設(shè)置”里設(shè)置。圖3.66 自定義桌面6、我的帳戶查看登錄別名、角色信息和管理范圍。圖3.67 我的帳戶7、安全日志查看最近20條安全日志。如下圖所示:圖3.68 安全日志8、自定義用戶組這個模塊里可以自己定義組,選擇人員時可用。圖3.69 自定義組圖3.70 設(shè)置用戶3.3.3 工作流“工作流”用于多個人有步驟地填寫、上報、審批一個文件。包括“新建工作”、“發(fā)文登記”、“待辦工作”、“工作查詢統(tǒng)計”、“工作監(jiān)控”五個模塊。 流程分為固定流程和自由流程,固定流程的每一步驟都是固定的,“接收/辦理”后,就交給下一步的執(zhí)行人。而自由流程執(zhí)行人可以實時終止該流程,也可以委托任何人執(zhí)行下一步。 關(guān)于工作流的設(shè)置請詳見“系統(tǒng)管理”下的“工作流設(shè)置”。 新建工作在“系統(tǒng)管理”“工作流設(shè)置”里,建好流程后,打開“新建工作”模塊,在“新建工作”界面中,如圖3.71所示,用戶先在左側(cè)選擇要新建的工作流程,然后在右側(cè)可以看到相應(yīng)的流程信息,包括流程設(shè)計圖和流程步驟列表,填寫好工作的文號或說明后,點【新建】,這時頁面自動返回到待辦工作區(qū),在“未接收的工作”里可以看到剛才新建的工作。可查看流程圖點擊新建選擇已建好的流程名稱圖3.71 新建工作圖 待辦工作可委托其他相關(guān)人員辦理工作編輯、閱讀表單或上傳相關(guān)附件 “待辦工作”界面如下圖:將工作轉(zhuǎn)交下一步驟圖3.72 待辦工作圖1、未接受的工作 在“未接受的工作”中顯示所有未接受辦理的工作列表。A、點【辦理】進(jìn)入工作辦理界面,如圖3.73所示。左側(cè)是工作表單編輯區(qū),右側(cè)是會簽意見及附件上傳。會簽意見填寫完整后,點【保存】即可。辦理完畢可以點【保存轉(zhuǎn)交】保存表單并直接轉(zhuǎn)交下一步,進(jìn)入轉(zhuǎn)交界面,如圖3.74所示。在轉(zhuǎn)交界面中,點【選擇經(jīng)辦/主辦人】彈出“選擇經(jīng)辦人”窗口,如圖3.75所示,在窗口中,點【主辦人】可以將該人員設(shè)定為主辦人,經(jīng)辦人選擇完畢后,返回轉(zhuǎn)交界面。設(shè)置好其他項后,點【轉(zhuǎn)交下一步驟】即可完成本步工作。辦理完畢除保存轉(zhuǎn)交外,還可以點【保存返回】保存表單后返回到待辦工作區(qū),點【保存】保存現(xiàn)在修改的表單,點【打印】直接打印表單頁面,點【復(fù)制全文】將表單內(nèi)容復(fù)制到剪切板里,點【返回】不保存表單返回到待辦工作區(qū)。圖3.73 辦理工作圖3.74 保存并轉(zhuǎn)交下一步圖3.75 選擇經(jīng)辦人 B、如果當(dāng)前辦理人員是主辦人,可以點【委托】進(jìn)入委托他人辦理界面,如圖3.76所示。選中某一辦理人員、設(shè)定短信提醒后,點【確定】即可。圖3.76 委托他人辦理 C、點【表單】可以查看工作表單的辦理情況,包括表單、公共附件、會簽、流程圖這些內(nèi)容。在這里可以對工作表進(jìn)行打印、復(fù)制、導(dǎo)出等。 D、點【流程圖】可以查看工作流的辦理步驟進(jìn)程。 E、一般用戶可以在新建工作未轉(zhuǎn)交,或者已轉(zhuǎn)交但未被辦理人接收時,可以點【刪除】工作,而對于admin管理員,可以在此時間段外點【管理員刪除】工作。(2)辦理中的工作 在“辦理中的工作”中顯示所有已經(jīng)接受并正在辦理的工作列表。在這里可以點【轉(zhuǎn)交下步】直接將工作轉(zhuǎn)交。(3)已辦結(jié)的工作 在“已辦結(jié)的工作”中顯示所有已經(jīng)轉(zhuǎn)交下步但還未被接受的工作列表。在這里可以點【回收】將工作收回重新辦理。 工作查詢在“工作查詢”界面中,如圖3.77所示,在左側(cè)選擇查詢方式,包括執(zhí)行中的工作、最近10項工作、按流程查詢,右側(cè)顯示具體的查詢結(jié)果。在“按流程查詢”中,選擇要查詢的流程后,在右側(cè)可以按“工作流程基本信息”和“表單數(shù)據(jù)信息”進(jìn)行查詢。圖3.77 工作查詢統(tǒng)計 工作監(jiān)控在“工作監(jiān)控”中顯示當(dāng)前用戶有權(quán)監(jiān)控的所有工作。在“狀態(tài)”中,“”表示工作還未被經(jīng)辦人接受,“”表示工作已被接受。如圖3.78所示。圖3.78 工作監(jiān)控3.3.4 公共事務(wù) 公告通知管理“公告通知管理”位于主菜單“公共事務(wù)”下,有三個操作欄:“公告管理”、“新建公告”和“公告查詢”。查看已閱讀過的用戶點擊查看通知圖3.79 公告通知管理1、公告管理在“公告管理”中,點擊【標(biāo)題】可查看通知的詳細(xì)情況。點擊【查閱情況】可查看查閱過該通知的用戶,也可清空查閱情況。 在“公告管理”中,點擊【修改】進(jìn)入修改公告通知界面,您可以對公告通知的各項內(nèi)容進(jìn)行修改,如果所帶的附件是Office文檔,還可以對Office文檔進(jìn)行在線編輯。點擊“附件”后面的【編輯】按鈕,進(jìn)入Office文檔在線編輯頁面,實現(xiàn)快捷、方便的在線編輯功能。除了Office固有的菜單功能外,我們還加入了手寫簽名、電子印章等功能,所有模塊的附件只要是Office文檔,就可以實現(xiàn)在線編輯,如圖3.81所示。圖3.81 在線編輯器 “我的辦公桌”的主操作區(qū)中的第一項是“公告通知”,如果一個公告通知狀態(tài)是“生效”,那么發(fā)送范圍內(nèi)的用戶都會收到這條公告通知。2、新建公告 “新建公告”的界面如圖3.82所示,公告通知分為普通格式、MHT格式。普通格式是在編輯器中直接填寫公告內(nèi)容,MHT格式是上傳MHT格式文件,該文件格式支持圖文混排,可以將WORD文檔直接另存為此格式。公告通知類型在“系統(tǒng)管理”下的“系統(tǒng)代碼設(shè)置”中配置。此處編輯通知的內(nèi)容上傳您需要添加的附件添加發(fā)送部門圖3.82 新建公告3、公告查詢 “公告查詢”可以按所選擇的條件查詢公告,如圖3.83所示。圖3.83 公告查詢 新聞管理 “新聞管理”位于“公共事務(wù)”下,有三個操作欄:“新聞管理”、“新建新聞”和“新聞查詢”。其界面和操作方法與“公告通知管理”類似,如圖3.84所示。點擊【修改】按鈕,可以修改編輯已發(fā)表的新聞,界面與新建新聞相同?!靶侣劰芾怼本咧杏性u論功能,點擊【管理評論】按鈕,如圖3.85所示,可看到已發(fā)表的評論,也可以發(fā)表評論。如果新建新聞時“允許匿名評論”,則可在評論時選擇匿名發(fā)表。新建一個新聞,點擊【新建新聞】,如圖3.86所示,編輯您要發(fā)表的新聞,也可以上傳附件。圖3.84 新聞管理圖3.85 管理評論圖3.86 新建新聞 投票管理 “投票管理”在“公共事務(wù)”下,有兩個操作欄:“投票管理”和“新建投票”。1、投票管理“投票管理”用于管理已發(fā)布的投票,可以修改、刪除或立即恢復(fù)生效/終止投票,如圖3.87所示。點擊【投票項目】可設(shè)置投票選擇項,如“同意”、“不同意”等,如圖3.88所示。圖3.87 投票管理圖3.88 投票項目管理2、新建投票新建一個要投票項,如圖3.89所示。設(shè)置好后,點擊【發(fā)布】即可。圖3.89 新建投票3、查看投票 如果要投票,在快捷按鈕組中點擊【桌面】,進(jìn)入桌面后,點擊右下角”投票”項即可彈出“查看投票”窗口。在查看窗口中,圖3.90所示,點【投票】即可完成投票操作,已投過票則不顯示投票按鈕,點【查看結(jié)果】可以看到投票比率圖表,如圖3.91所示。圖3.90 查看投票圖3.91 查看投票結(jié)果日程安排查詢 “日程安排查詢”位于主菜單 “公共事務(wù)”下,在管理員給予權(quán)限的情況下可以查看每一位員工的日程安排,如果員工的日程安排類型選擇的是“個人事務(wù)”,在這里將查詢不到。員工的日程安排設(shè)置在“我的辦公桌”下的“日程安排”里設(shè)置。點擊日期圖3.92 日程安排查詢選定部門后,點擊日歷上的日期查看員工在此日的日程安排,點【安排工作】可以為其他用戶設(shè)定日程安排,此時“安排人”將顯示有誰安排的這項工作,如

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