excel基礎(chǔ)教程-最全的辦公軟件使用教程.ppt

2012 11 22 技巧 1 Excel大量數(shù)據(jù)同時輸入的技巧打開需要輸入數(shù)據(jù)的Excel表格 同時選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格 如果某些單元格不相鄰 可先按住Ctrl鍵并點擊鼠標(biāo)左鍵逐個選中單元格 接著松開Ctrl鍵 輸入單元格中需要填充的數(shù)據(jù) 然后再按下 Ctrl Enter 組合鍵 則剛才選中的所有單元格就被同時填入該數(shù)據(jù)了 2 快速輸入大寫中文數(shù)字將光標(biāo)移至需要輸入大寫數(shù)字的單元格中 在單元格中輸入相應(yīng)的小寫數(shù)字 右擊該單元格 點擊 設(shè)置單元格格式 從彈出的 單元格格式 對話框中選擇 數(shù)字 選項 然后從 特殊 列表框中選擇 中文大寫數(shù)字 選項 最后單擊 確定 按鈕即可 2012 11 22 3 Excel單元格文字隨時換行在Excel中 我們有時需要在一個單元格中分成幾行顯示文字等內(nèi)容 那么實現(xiàn)的方法一般是通過選中格式菜單中的 單元格 下 對齊 的 自動換行 復(fù)選項 單擊 確定 即可 這種方法使用起來不是特別隨心所欲 需要一步步地操作 還有一種方法是 當(dāng)你需要重起一行輸入內(nèi)容的時候 只要按住Alt鍵的同時按下回車鍵就可以了 4 Excel中插入空白行如果想在某一行上面插入幾行空白行 可以用鼠標(biāo)拖動自此行開始選擇相應(yīng)的行數(shù) 然后單擊右鍵 選擇插入 如果在每一行上面均插入一空白行 按住Ctrl鍵 依次單擊要插入新行的行標(biāo)按鈕 單擊右鍵 選擇插入即可 2012 11 22 Excel中消除0值當(dāng)單元格計算結(jié)果為0時 默認(rèn)會顯示0 這看起來顯然有點礙眼 如果在出現(xiàn)0時 單元格顯示為空白 可如此操作 打開 工具 選項 視圖 取消 0值 復(fù)選項前的 確定后 當(dāng)前工作表中的值為0的單元格將全部顯示成空白 6 快速隱藏在打印工作表時 我們有時需要把某些行或者列隱藏起來 可是用菜單命令或調(diào)整行號 列標(biāo) 分界線的方法比較麻煩 有一個簡單方法 在英文狀態(tài)下 按 Ctrl 9 或 Ctrl 0 組合鍵 就可以快速隱藏光標(biāo)所在的行或列 2012 11 22 7 快速選定 空白 和 數(shù)據(jù) 單元格在Excel中 經(jīng)常要選定空白單元格 逐個選定比較麻煩 如果使用下面的方法就方便多了 打開 編輯 定位 在 定位 窗口中 按下 定位條件 按鈕 選擇 定位條件 中的 空值 再按 確定 空白單元格即被全部選定 如果要選定只含數(shù)據(jù)的單元格 在上面方法的 定位條件 窗口中 選擇 常量 再點 確定 含有數(shù)據(jù)的單元格全部選定 2012 11 22 8 快速得到合適列寬和行高如果各列中數(shù)據(jù)寬度一致的話 我們可以選中各列 然后把鼠標(biāo)移至列標(biāo)題的右邊框 待鼠標(biāo)變成雙向箭頭時拖動至合適的寬度 這樣就可以得到統(tǒng)一列寬的各列了 如果各列中數(shù)據(jù)寬度不一致的話 我們經(jīng)常要逐列進行調(diào)整 非常麻煩 此時可以選中含有數(shù)據(jù)的各列 同樣將鼠標(biāo)移至其中一個列標(biāo)題的右邊框 當(dāng)鼠標(biāo)指針變成雙向箭頭時雙擊鼠標(biāo)左鍵 可以立刻將各列的列寬設(shè)置為 最適合的列寬 即各列寬度為恰好可以完整顯示單元格數(shù)據(jù) 用這個方法也可以得到 最適合的行高 只是要雙擊行標(biāo)題的下邊框 2012 11 22 9 快速移動活動單元格經(jīng)常要在數(shù)據(jù)區(qū)域的最開始和最末尾處 最左端和最右端處來回移動 其實 用不著多次單擊滾動條 也不用多次滾動鼠標(biāo)的滾輪的 只要將鼠標(biāo)指向當(dāng)前單元格的下邊框 當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)樗膫€箭頭的十字形時雙擊 就可以使活動單元格迅速定位于當(dāng)前數(shù)據(jù)區(qū)域中當(dāng)前列的最后一行 雙擊單元格的上邊框可以到達(dá)最上一行 而雙擊左邊框和右邊框則可以分別迅速到達(dá)最左端和最右端 2012 11 22 10 數(shù)據(jù)分列技巧用Excel輸入數(shù)據(jù)時 如果在一行內(nèi)輸入內(nèi)容過長 可以采取快速分列方法 具體操作如下 在選中單元格中輸入數(shù)據(jù)或文字 然后選定所要分割的數(shù)據(jù)區(qū)域 單擊菜單欄 數(shù)據(jù) 分列 在彈出的對話框中選擇 固定寬度 點擊 下一步 在 數(shù)據(jù)預(yù)覽 中 按住分列線 移動至指定位置 點擊 下一步 選擇 列數(shù)據(jù)格式 點擊 完成 2012 11 22 11 批量轉(zhuǎn)換日期格式以前在Excel中輸入職工出生時間時 為了簡單都輸入成 yymmdd 形式 但上級部門一律要求輸入成 yyyy mm dd 格式 那么一千多名職工出生時間肯定不能每個手工轉(zhuǎn)化 最快速的方法是 先選定要轉(zhuǎn)化的區(qū)域 點擊 數(shù)據(jù) 分列 出現(xiàn) 文本分列向?qū)?對話框 勾選 固定寬度 連續(xù)兩次點擊 下一步 按鈕 在步驟三對話框的 列數(shù)據(jù)格式 中 選擇 日期 并選定 YMD 形式 按下 完成 按鈕 以前的文本即轉(zhuǎn)化成了需要的日期了 2012 11 22 12 不使用方向鍵也可上下左右移動所選定單元格在Excel中 如果要選定已選定單元格周圍的單元格 可以按上下方向鍵進行移動 可為了節(jié)省時間 讓操作的速度更高 按下Tab鍵 可以快速選定已選定單元格右側(cè)的單元格 同時按下 Shift Tab 組合鍵 可以選定左側(cè)單元格 按下 Enter 鍵 可以選定下方單元格 同時按下組合鍵 Shift Enter 可以選定上方單元格 2012 11 22 13 簡單方法移動復(fù)制工具欄按鈕有時需要把最常用的工具欄按鈕放在較為集中的地方 也就是移動工具欄按鈕 可以在按下 ALT 鍵的同時拖動工具欄按鈕 把它移動到其它位置 而如果想復(fù)制工具欄上的某一個按鈕到工具欄的其它地方 可以在按下 ALT CTRL 組合鍵的同時拖動按鈕到其它地方 如果在復(fù)制了工具欄按鈕后又不想要它了 只需按下 ALT SHIFT 組合鍵的同時 把不想要的按鈕拖動到工具欄以外的區(qū)域即可 2012 11 22 14 讓Excel中人名顯示更美觀的技巧a刪除姓名中的空格選中姓名所在的列 執(zhí)行 編輯 替換 命令 在 查找內(nèi)容 欄中輸入一個空格 在 替換為 欄中不填任何內(nèi)容 單擊 全部替換 命令 確定退出后即可 b讓姓名左右對齊姓名用字是兩個字與三個字的 左右對齊也有技巧 選中已刪除空格的姓名單元格 單擊 格式 單元格 在打開的 單元格格式 對話框中的水平對齊方式中選擇 分散對齊 選項 確定退出后即可使學(xué)生姓名用字左右對齊 2012 11 22 15 Excel數(shù)據(jù)校驗方法之巧用公式審核打開一張學(xué)生成績表 選中數(shù)據(jù)區(qū)域 注意 這里的數(shù)據(jù)區(qū)域不包括標(biāo)題行或列 單擊 數(shù)據(jù) 有效性 命令 進入 數(shù)據(jù)有效性 對話框 在 設(shè)置 選項卡中 將 允許 項設(shè)為 小數(shù) 數(shù)據(jù) 項設(shè)為 介于 并在 最小值 和 最大值 中分別輸入 0 和 100 最后單擊 確定 退出 接著 執(zhí)行 視圖 工具欄 公式審核 命令 打開 公式審核 工具欄 好了 現(xiàn)在直接單擊 圈釋無效數(shù)據(jù) 按鈕即可 此時 我們就可看到表中的所有無效數(shù)據(jù)立刻被紅圈給圈識出來 對錯誤數(shù)據(jù)進行修正后 紅圈標(biāo)記會自動消失 2012 11 22 16 多個工作表的頁眉和頁腳同時設(shè)置把一個Excel文件中的多個工作表設(shè)置成同樣的頁眉和頁腳 分別對一張張工作表去設(shè)置感覺很煩瑣 如果用下面的方法就可以一次將多個工作表中的頁眉和頁腳同時設(shè)置好 把鼠標(biāo)移到工作表的名稱處 如果沒有給每張表取名的話 Excel自動設(shè)置的名稱就是Sheet1 Sheet2 Sheet3等等 然后點右鍵 在彈出的菜單中選擇 選擇全部工作表 的菜單項 這時再進行頁眉和頁腳設(shè)置就是針對全部工作表了 選擇 視圖 頁眉和頁腳 2012 11 22 第三節(jié)數(shù)據(jù)運算 Excel2003的主要功能之一是對數(shù)據(jù)進行運算 而公式和函數(shù)是數(shù)據(jù)運算的兩個最重要的工具 利用它們可以完成各種復(fù)雜的數(shù)據(jù)運算 掌握好這部分內(nèi)容 是熟練使用Excel2003進行數(shù)據(jù)管理的先決條件 2012 11 22 一 簡單運算對某個單元格區(qū)域內(nèi)的數(shù)字進行求和 求平均數(shù) 計數(shù) 求最大值或最小值運算 可以利用Excel2003提供的工具按鈕快速完成 單擊用來放置運算結(jié)果的單元格 單擊 常用 工具欄中的 自動求和 按鈕右側(cè)的下拉箭頭 在下拉列表框中選擇 求和 平均值 計數(shù) 最大值 或 最小值 選項 根據(jù)需要 制定用于運算的單元格區(qū)域 然后按Enter鍵 即可在結(jié)果單元格內(nèi)得到運算結(jié)果 2012 11 22 二 使用公式公式是工作表中的數(shù)值進行計算的等式 它是單元格中一系列值 單元格引用 名稱或運算符的組合 可生成新的值 通過公式 用戶可以對工作表中的數(shù)據(jù)進行較為復(fù)雜的運算 1 公式的語法以等號 開始 用于表明之后的字符為公式 等號之后的是需要進行計算的元素 操作數(shù) 各操作數(shù)之間以運算符分隔 Excel將根據(jù)公式中運算符的特定順序從左到右計算公式 2012 11 22 Excel2003中的運算符 2012 11 22 在Excel中 每個運算符都有一定的優(yōu)先級 優(yōu)先級從高到低分別為 冒號 單個空格 逗號 負(fù)號 百分號 插入符號 星號和正斜杠 加號和減號 和號 比較運算符 若更改求值順序 請將公式中要先計算的部分用括號括起來 2 輸入公式單擊要輸入公式的單元格 輸入 然后輸入公式表達(dá)式 按Enter鍵 或單擊編輯欄左側(cè)的輸入按鈕 即可得到運算結(jié)果 2012 11 22 3 編輯公式修改公式 復(fù)制公式 可以利用Excel2003的選擇性粘貼功能 選擇粘貼內(nèi)容的屬性 移動公式同移動單元格中的數(shù)據(jù)的方法相同 可以用菜單命令 也可以直接用鼠標(biāo)拖拽 2012 11 22 三 單元格引用是指用于表示單元格在工作表上所處位置的坐標(biāo)集 例如 在B列和第3行交叉處的單元格 其引用形式為 B3 在Excel2003中 可以在公式和函數(shù)中使用單元格引用來表示單元格中的數(shù)據(jù) 通過單元格引用 在一個公式中可以使用不同單元格中的數(shù)據(jù) 也可以在多個公式中使用同一個單元格中的數(shù)據(jù) 2012 11 22 1 單元格引用的樣式相對引用 指公式中所引用的單元格位置將隨著公式單元格位置的改變而改變 如A2 D5 絕對引用 指公式和函數(shù)中所引用的單元格位置是固定不變的 如 C 3 F 6 混合引用 在同一個單元格引用中既有絕對引用又有相對引用 相對列和絕對行 如C 6 絕對列和相對行 如 C6 2012 11 22 2 單元格引用的使用在同一個工作表中的單元格之間進行的引用 被稱為內(nèi)部引用 對當(dāng)前工作表之外的單元格的引用被稱為外部引用 外部引用基本樣式 工作簿 工作表 單元格引用 如 Book1 Sheet1 D8表示對Book1工作簿第一個工作表中的D8單元格的引用 2012 11 22 四 使用函數(shù)Excel2003內(nèi)置有大量函數(shù) 大多數(shù)函數(shù)是常用公式的簡寫形式 一個函數(shù)一般包括函數(shù)名和參數(shù) 參數(shù)用括號括起來 單擊 插入 函數(shù) 命令 插入函數(shù) 對話框 在 或選擇類別 列表中列出了所有函數(shù)分類 選擇一種 即可在 選擇函數(shù) 列表框中列出相應(yīng)的函數(shù)集合 單擊某個函數(shù)名稱 可以在下面的顯示欄中看到該函數(shù)的樣式和功能信息 輸入函數(shù) 可直接輸入 也可通過上述方法插入所需函數(shù) 2012 11 22 第四節(jié)數(shù)據(jù)排序 篩選與分析 一 數(shù)據(jù)的排序和篩選Excel2003通常都是使用數(shù)據(jù)清單來實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理的 數(shù)據(jù)清單實際上就是Excel2003的數(shù)據(jù)庫 建立數(shù)據(jù)清單 要先定義其中的列和列標(biāo)題 列標(biāo)題相當(dāng)于字段名 Excel2003強大的數(shù)據(jù)排序和篩選功能是通過數(shù)據(jù)清單實現(xiàn)的 2012 11 22 1 排序工作表數(shù)據(jù)排序功能 可以使數(shù)據(jù)按照某一列或某些列內(nèi)容的順序來排列 使表格數(shù)據(jù)更有條理 Excel2003中的數(shù)據(jù)排序有默認(rèn)排序和自定義排序兩種 默認(rèn)排序就是按照Excel2003默認(rèn)的排序規(guī)則排列 通常是進行升序或降序排列 具體操作如下 單擊數(shù)據(jù)清單中任意一個單元格 然后選擇 數(shù)據(jù) 排序 命令 2012 11 22 通過 主要關(guān)鍵字 下拉列表框 選擇排序關(guān)鍵字 確定右側(cè) 升序 或 降序 單選按鈕 若 主要關(guān)鍵字 所在列有重復(fù)關(guān)鍵字 可再通過 次要關(guān)鍵字 下拉列表框 選擇進一步排序的關(guān)鍵字 右側(cè)單選按鈕同上 保持 我的數(shù)據(jù)區(qū)域 選項組中默認(rèn)選中的 有標(biāo)題行 按鈕 然后單擊 選項 出現(xiàn) 排序選項 對話框 單擊 確定 返回 排序 對話框 再單擊 確定 即可按照指定方式對數(shù)據(jù)進行排序 2012 11 22 自定義排序用戶也可以自定義排序規(guī)則 按照自己的需要來排列數(shù)據(jù) 具體操作如下 選擇 工具 選項 在 選項 對話框中 單擊 自定義序列 標(biāo)簽 打開選項卡 在 輸入序列 文本框中輸入自定義序列 單擊 添加 按鈕 再單擊 確定 下面操作步驟同 只是在單擊 選項 按鈕時 打開 排序選項 對話框 在 自定義序列次序 下拉列表框中選擇自定義的排序規(guī)則 2012 11 22 2 自動篩選Excel2003有數(shù)據(jù)篩選功能 經(jīng)過篩選后的數(shù)據(jù)清單將只列出符合指定條件的數(shù)據(jù)行 篩選方法有兩種 自動篩選和高級篩選 自動篩選的具體操作步驟 單擊需要篩選的數(shù)據(jù)清單中的任一單元格 然后選擇 數(shù)據(jù) 篩選 自動篩選 命令 數(shù)據(jù)清單的列標(biāo)題全部變成下拉列表框 選擇需要列 從該下拉列表框中選擇需要數(shù)據(jù) 則只顯示該數(shù)據(jù)所在的數(shù)據(jù)行 2012 11 22 選擇下拉列表框中的 前10個 選項 可打開 自動篩選前10個 對話框 可從數(shù)據(jù)清單中篩選出最大或最小的幾項 選擇下拉列表框中的 自定義 選項 可打開 自定義自動篩選方式 對話框 自定義篩選條件 單擊 數(shù)據(jù) 篩選 自動篩選 或 全部顯示 命令 可將自動篩選后的數(shù)據(jù)清單恢復(fù)為篩選前的顯示方式 2012 11 22 3 高級篩選使用高級篩選功能 必須先建立一個條件區(qū)域 用于指定篩選條件 條件區(qū)域的第一行是所有作為篩選條件的字段名 它們必須與數(shù)據(jù)清單中的字段名完全一樣 條件區(qū)域和數(shù)據(jù)清單不能連接 中間至少有一行空行 具體操作步驟如下 在需要篩選的數(shù)據(jù)清單中建立條件區(qū)域 然后單擊數(shù)據(jù)清單中的任一單元格 選擇 數(shù)據(jù) 篩選 高級篩選 命令 打開 高級篩選 對話框 2012 11 22 在 方式 選項組中 如果要通過隱藏不符和條件的數(shù)據(jù)行來篩選數(shù)據(jù)清單 選中 在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果 如果要通過符合條件的數(shù)據(jù)行復(fù)制到工作表的其他位置來篩選數(shù)據(jù)清單 選中 將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置 接著在 復(fù)制到 編輯中單擊鼠標(biāo) 然后單擊粘貼區(qū)域的左上角 在 條件區(qū)域 編輯框中輸入條件區(qū)域的引用范圍 單擊 確定 按鈕 數(shù)據(jù)記錄按設(shè)定的篩選條件篩選并顯示在工作表上 恢復(fù)為篩選前的顯示方式 選擇 數(shù)據(jù) 篩選 全部顯示 命令 2012 11 22 二 使用圖表分析數(shù)據(jù)使用圖表 可以形象地顯示出表格數(shù)據(jù)之間的關(guān)系 利用圖表向?qū)?chuàng)建圖表選定需要生成圖表的單元格區(qū)域 選擇 插入 圖表 或單擊常用工具欄上的 圖表向?qū)?按鈕 打開對話框 選擇圖表類型 單擊 下一步 按鈕 打開 圖表源數(shù)據(jù) 對話框的 數(shù)據(jù)區(qū)域 選項卡 可以重新指定要創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域 以及數(shù)據(jù)系列產(chǎn)生在行還是列 2012 11 22 單擊 系列 標(biāo)簽 在此選項卡可添加或刪除用于創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)系列 單擊 下一步 按鈕 打開 圖表選項 對話框 根據(jù)需要輸入圖表標(biāo)題 分類軸和數(shù)值軸的標(biāo)志 其余選項卡可根據(jù)需要進行更改 單擊 下一步 按鈕 打開 圖表位置 對話框 在此選擇將圖表保存到一張新建的圖表單中 還是將其作為一個對象插入到當(dāng)前工作簿的某個工作表中 單擊 完成 2012 11 22 2 更改圖表類型單擊要修改類型的圖表 選擇 圖表 圖表類型 重新選擇 單擊 確定 按鈕即可 3 復(fù)制 移動和刪除圖表4 修改圖表中的文字5 修改圖表數(shù)據(jù)源 2012 11 22 三 分類顯示數(shù)據(jù)創(chuàng)建分類匯總要插入分類匯總 要先對數(shù)據(jù)清單進行排序 以便將進行分類匯總的數(shù)據(jù)行組合在一起 按照需要進行分類匯總的字段排序 單擊數(shù)據(jù)清單中的任一數(shù)據(jù)單元格 選擇 數(shù)據(jù) 分類匯總 命令 打開對話框 在 分類字段 下拉列表框中選擇分類匯總的字段名 選擇匯總方式和匯總項 下方復(fù)選框采用默認(rèn) 點 確定 2012 11 22 2 分級顯示數(shù)據(jù)在創(chuàng)建分類匯總后 可以分級顯示數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù) 每一級的數(shù)據(jù)都被分為若干組 單擊代表級數(shù)的數(shù)字 可指定顯示到該級的明細(xì)數(shù)據(jù) 每一組分類數(shù)據(jù)的左側(cè)都有一個隱藏 或顯示 明細(xì)數(shù)據(jù)按鈕 單擊隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)按鈕 即可隱藏該組的明細(xì)數(shù)據(jù) 單擊顯示明細(xì)數(shù)據(jù)按鈕 即可顯示 3 清除分類匯總選擇 數(shù)據(jù) 分類匯總 打開對話框 單擊 全部刪除 即可 2012 11 22 技巧 17 對單元格進行同增同減操作在Excel中 如果要對某一單元格或某一區(qū)域中的每個單元格中的數(shù)值進行同加 同減 同乘或同除操作時 可以使用 選擇性粘貼 功能輕松實現(xiàn) 例如 讓選定區(qū)域中的每個單元格都同乘以2 首先在選定區(qū)域外的某個單元格中輸入2 選擇這個單元格并復(fù)制 然后選擇要進行同乘操作的單元格區(qū)域 單擊 編輯 菜單 選擇 選擇性粘貼 命令 在 運算 欄中選擇 乘 單選項 單擊 確定 按鈕 結(jié)果顯示在了每個單元格中 使用這個功能還可以對單元格進行自身操作 例如可以進行單元格的自身相加 相減 相乘以及相除 2012 11 22 18 Excel快速導(dǎo)入文本文件技巧工作中 經(jīng)常會遇到需要用Excel處理的數(shù)據(jù)是存放在非Excel格式文件 比如文本文件等 中的情況 如用手工方式來采集這些數(shù)據(jù) 費時又費力 可以利用Excel軟件的外部數(shù)據(jù)輸入導(dǎo)入功能來迅速導(dǎo)入這些數(shù)據(jù) 從而極大的提高我們的工作效率 數(shù)據(jù) 導(dǎo)人外部數(shù)據(jù) 導(dǎo)入數(shù)據(jù) 菜單選項 出現(xiàn)一個選擇數(shù)據(jù)源的窗口 在該窗口中找到數(shù)據(jù)源 然后直接雙擊它即可 這時會有一個文本導(dǎo)入向?qū)б徊揭徊綆臀覀儼褦?shù)據(jù)導(dǎo)入到表格中 Excel2003 它不僅能夠?qū)胛谋緮?shù)據(jù) 還能導(dǎo)入Access數(shù)據(jù) HTML表格數(shù)據(jù) 甚至能導(dǎo)入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的XML數(shù)據(jù) 2012 11 22 19 在打印時讓每頁都顯示標(biāo)題在Excel中制作一個長表格時 默認(rèn)打印時 并不是每頁都會顯示出頂端標(biāo)題行和左側(cè)標(biāo)題列 它只會在第一頁上顯示 那如何能讓表格打印出來時 每頁都帶有標(biāo)題欄呢 可以這樣設(shè)置 打開 文件 菜單 選擇 頁面設(shè)置 選項 彈出 頁面設(shè)置 對話框 單擊 工作表 選項卡 在 打印標(biāo)題 欄中的 頂端標(biāo)題行 項和 左側(cè)標(biāo)題列 項中設(shè)置好要顯示的標(biāo)題單元格 單擊 確定 按鈕 這樣在打印長表格時 每頁都會顯示出標(biāo)題的內(nèi)容了 2012 11 22 20 編輯時讓每頁都顯示標(biāo)題在編輯狀態(tài)時向后翻頁會看不到第一行的標(biāo)題行 在操作數(shù)據(jù)時就會很不方便 這個問題很簡單就可以解決 方法如下 選中標(biāo)題所在行的下面一行單元格 打開 窗口