質(zhì)量記錄控制程序.doc

1. 目的對技術(shù)文件和資料的形成進(jìn)行有效控制，明確文件編號、管理職責(zé)和文件格式，確保有關(guān)場所得到和使用技術(shù)文件和技術(shù)資料的有效版本。2. 適用范圍適用于本公司所有工藝文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和顧客圖紙、工程規(guī)范、外來標(biāo)準(zhǔn)及其它技術(shù)文件和資料控制。3.引用文件無4.術(shù)語采用ISO9000：2015版質(zhì)量管理體系術(shù)語以及IATF16949:2016技術(shù)規(guī)范中相關(guān)的汽車行業(yè)術(shù)語和定義。5.職責(zé)5.1品質(zhì)部是記錄的歸口管理部門；5.2各部門指定專人負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的收集、編目、歸檔或貯存處理工作；5.3各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)本部門編制的質(zhì)量記錄格式；5.4記錄人員填寫質(zhì)量記錄應(yīng)及時(shí)、字跡清楚，各欄目應(yīng)填全,不允許使用鉛筆填寫。6. 工作流程和內(nèi)容： 記錄控制程序流程圖記錄種類保存部門保存期限記錄編號建立記錄清單審批實(shí)施記錄需要時(shí)提供給顧客分析利用收集存檔不能提供保存批準(zhǔn)保密查閱永久保存定期銷毀責(zé)任單位工作內(nèi)容記錄各部門6.1根據(jù)體系運(yùn)行的要求，編制記錄和表格，經(jīng)相關(guān)人員審核、批準(zhǔn)后分發(fā)實(shí)施；其中表格的設(shè)計(jì)由各單位領(lǐng)導(dǎo)審核，主管批準(zhǔn)后，由品質(zhì)部統(tǒng)一編號；記錄的保存期限結(jié)合記錄的用途、國家法律法規(guī)要求和檔案管理的要求設(shè)定。（所有記錄至少保存5年以上；生產(chǎn)件批準(zhǔn)文件、工裝記錄（包括維護(hù)和所有權(quán)）、產(chǎn)品和過程設(shè)計(jì)記錄、采購訂單（如適用）或者合同和修正，保存時(shí)間為產(chǎn)品在現(xiàn)行生產(chǎn)和服務(wù)中要求的有效期，再加一個(gè)日歷年；涉及安保件需保存15年以上，如客戶有要求按照客戶要求保存期限加上一個(gè)日歷年）6.2對來自供應(yīng)商的相關(guān)記錄，由歸口部門按原格式予以分類編號和保存。品質(zhì)部6.3各種記錄和表格都應(yīng)有名稱、編號、頁碼、版本號等識(shí)別標(biāo)識(shí)，品質(zhì)部統(tǒng)一按“文件和資料控制程序”規(guī)則進(jìn)行編號。各單位6.4記錄清單，收集匯總記錄，編制“質(zhì)量記錄清單”，經(jīng)主管審核、管代批準(zhǔn)后，發(fā)放實(shí)施。質(zhì)量記錄清單6.5每年進(jìn)行一次記錄清單有效評估各單位6.6記錄的填寫要求：6.6.1紙質(zhì)記錄填寫要求記錄要按規(guī)定要求填寫，確保記錄的真實(shí)、完整、字跡清晰、準(zhǔn)確、可追溯；記錄表格一經(jīng)填寫完成，原則上不允許任何部門或個(gè)人涂改，以確保其原始性、可追溯性和證明作用，并為制定糾正/預(yù)防措施提供依據(jù)。如系筆誤或經(jīng)證實(shí)原有記錄不準(zhǔn)確，可在原始記錄表格上采用“劃改”并蓋章或簽名形式進(jìn)行更改，但應(yīng)保留原有記錄表格的可識(shí)別性；凡涂、貼、刮方式改動(dòng)的記錄表格一律作廢。填寫記錄時(shí)，一律用鋼筆/簽字筆/圓珠筆填寫。填寫時(shí)字跡要清晰、整齊、能準(zhǔn)確識(shí)別，填寫人員簽名時(shí)必須填寫全名。6.6.2 電子記錄填寫要求 公司的電子ERP系統(tǒng)、三坐標(biāo)測試數(shù)據(jù)等相應(yīng)的操作說明書要求，填寫相應(yīng)的記錄，設(shè)定記錄的填寫和查閱權(quán)限；不允許隨意修改。品質(zhì)部6.7記錄表格的印制：記錄原則上采用表格方式（特殊情況除外）填寫，記錄必須有規(guī)定的編號，表格中一般應(yīng)設(shè)制編制、審核、批準(zhǔn)及日期欄目。各程序規(guī)定的記錄表格及各部門（包括本系統(tǒng)）用的記錄表格均在每年1011月份，將下年度記錄表格的需求計(jì)劃經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交品質(zhì)部，由其編制記錄表格需求計(jì)劃，交綜合部實(shí)施。各相關(guān)部門6.8記錄分析評估和分發(fā)：對采購、銷售、生產(chǎn)和檢驗(yàn)及供應(yīng)商和顧客的記錄，記錄人員要及時(shí)進(jìn)行分析評估，分析質(zhì)量數(shù)據(jù)的趨勢和潛在問題，并將存在的不合格和可疑異常情況及時(shí)報(bào)告本部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門，以便及時(shí)采取糾正和預(yù)防措施；必要時(shí)將相關(guān)記錄提供給顧客。各相關(guān)部門6.9記錄的收集、歸檔：6.9.1 紙質(zhì)記錄管理各部門按體系文件規(guī)定形成的記錄，由各類人員負(fù)責(zé)填寫，經(jīng)審核后，按規(guī)定的時(shí)間和要求向有關(guān)部門或人員傳遞。各記錄保存的部門負(fù)責(zé)收集和管理體系文件規(guī)定而形成的記錄，按月進(jìn)行分類匯總，裝訂要整齊、結(jié)實(shí)、美觀，便于檢索，并進(jìn)行分析。各部門要將記錄貯存在資料柜中，做好防火、防盜、防潮、防光、防塵、防有害生物、防污染等工作。6.9.2 電子記錄的管理 各部門負(fù)責(zé)自己部門的電子記錄的保管，做好管理權(quán)限的設(shè)定、防病毒和定期備份工作，便于檢索。各部門6.10記錄的查閱/借閱： 查閱/借閱記錄必須經(jīng)記錄管理人員同意后，方可查閱/借閱。與欲查閱的記錄內(nèi)容無直接關(guān)系的人員，無權(quán)查閱/借閱。原則上只限在保管處查閱記錄，外借必須經(jīng)記錄保管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。 查閱/借閱人員應(yīng)愛護(hù)記錄，不準(zhǔn)在記錄上私自涂改和撕毀，保護(hù)記錄的完整和清潔，由各部門負(fù)責(zé)對借閱歸還的記錄進(jìn)行檢查，檢查是否有拆頁、更改等情況發(fā)生，發(fā)現(xiàn)以上問題時(shí)，要追究其查閱/借閱者的責(zé)任。顧客查閱記錄時(shí)，須經(jīng)記錄保管部門主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)，有關(guān)部門要為顧客或其代表提供必要的方便。體系審核時(shí)，各部門接到審核通知后，要向?qū)徍巳藛T及時(shí)提供需要檢查的記錄。出于法律證實(shí)、處理質(zhì)量糾紛或其他目的的需要借閱記錄時(shí)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，借閱人向記錄保管部門辦理借閱手續(xù)。 各部門6.11記錄的處置：超過保存期限的記錄，由各部門記錄管理人員提出記錄銷毀申請，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由記錄管理人員執(zhí)行銷毀，部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行監(jiān)銷。 記錄的處置方式為焚燒或粉碎。7.相關(guān)記錄:7.1質(zhì)量記錄清單8.參考文件無更改履歷更改日期更改內(nèi)容更改人備注2015.07.24新版發(fā)行王蕓菲2017.3.10IATF16