湖南金鑫黃金集團合同管理軟件招標書.doc

湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司合同湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司合同 管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)采購項目管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)采購項目 招標文件招標文件 招標編號 招標編號 201232 項目名稱 湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司合同管理項目名稱 湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司合同管理 信息系統(tǒng)軟件開發(fā)采購項目信息系統(tǒng)軟件開發(fā)采購項目 招招 標標 人 湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司人 湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司 二二 O 一二年十一月一二年十一月 總總 目目 錄錄 第一部分第一部分 投標邀請投標邀請 3 第二部分第二部分 投標人須知及前附表投標人須知及前附表 5 A A說說 明明 6 1 適用范圍 適用范圍 6 2 定義 定義 6 3 合格的投標人 合格的投標人 6 4 委托投標 委托投標 6 5 投標費用 投標費用 6 6 聯(lián)合體投標 聯(lián)合體投標 6 B B招標文件說明招標文件說明 6 7 招標文件的構(gòu)成 招標文件的構(gòu)成 6 8 招標文件的澄清 招標文件的澄清 7 9 招標文件的修改 招標文件的修改 7 C C投標文件的編寫投標文件的編寫 7 10 要求 要求 7 11 投標語言及計量單位 投標語言及計量單位 7 12 投標文件的組成 投標文件的組成 8 13 投標文件格式 投標文件格式 8 14 投標報價 投標報價 8 15 投標貨幣 投標貨幣 9 16 投標人資格的證明文件 投標人資格的證明文件 9 17 投標人軟件開發(fā)技術(shù)方案符合招標文件規(guī)定的技術(shù)和服務(wù)響應(yīng)文件 投標人軟件開發(fā)技術(shù)方案符合招標文件規(guī)定的技術(shù)和服務(wù)響應(yīng)文件 9 18 投標保證金 投標保證金 9 19 投標有效期 投標有效期 10 20 投標文件的簽署及規(guī)定 投標文件的簽署及規(guī)定 10 D D投標文件的遞交投標文件的遞交 10 21 投標文件的密封和標記 投標文件的密封和標記 10 22 遞交投標文件的截止時間 遞交投標文件的截止時間 11 23 遲交的投標文件 遲交的投標文件 11 24 投標文件的修改和撤銷 投標文件的修改和撤銷 11 E E開標和評標開標和評標 11 25 開標 開標 11 26 評標委員會 評標委員會 11 27 對投標文件的審查和響應(yīng)性的確定 對投標文件的審查和響應(yīng)性的確定 12 28 對投標文件的初步評審 對投標文件的初步評審 12 29 對投標文件的詳細評審 對投標文件的詳細評審 12 30 評標時 有下列情況之一 評標委員會應(yīng)予廢標 評標時 有下列情況之一 評標委員會應(yīng)予廢標 13 31 投標文件的澄清 投標文件的澄清 13 32 評標方法 評標方法 13 33 保密 保密 13 F F授予合同授予合同 13 34 定標準則 定標準則 13 35 資格最終審查 資格最終審查 13 36 中標通知 中標通知 14 37 授予合同時變更數(shù)量的權(quán)力 授予合同時變更數(shù)量的權(quán)力 14 38 簽訂合同 簽訂合同 14 39 售后服務(wù) 售后服務(wù) 14 40 中標服務(wù)費 中標服務(wù)費 14 41 交易服務(wù)費 交易服務(wù)費 14 42 腐敗 欺詐行為 腐敗 欺詐行為 14 第三部分第三部分 軟件開發(fā)技術(shù)要求軟件開發(fā)技術(shù)要求 16 第四部分第四部分 合同格式合同格式 37 第五部分第五部分 投標文件的格式投標文件的格式 40 A 投標聲明 格式 投標聲明 格式 42 B 開標一覽表 格式 開標一覽表 格式 44 C 技術(shù)偏差表技術(shù)偏差表 45 D 資格證明文件資格證明文件 46 E 單位簡介單位簡介 48 F 業(yè)績業(yè)績 48 G 投標保證金投標保證金 48 H 軟件開發(fā)技術(shù)方案軟件開發(fā)技術(shù)方案 49 I 維護服務(wù)承諾書維護服務(wù)承諾書 50 J 投標的軟件開發(fā)技術(shù)方案符合招標文件規(guī)定的證明文件投標的軟件開發(fā)技術(shù)方案符合招標文件規(guī)定的證明文件 50 第六部分第六部分 評標辦法評標辦法 51 第一部分第一部分 投標邀請投標邀請 招標編號 招標編號 201232201232 湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司合同管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)采購項目湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司合同管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)采購項目進行國內(nèi)邀 請招標 現(xiàn)邀請潛在投標人在下述時間內(nèi)來我公司購買招標文件并參加投標 一 采購內(nèi)容 一 采購內(nèi)容 湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司合同管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)采購項目湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司合同管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)采購項目 具體內(nèi)容及要求詳見本招標文件 第三部分 軟件開發(fā)技術(shù)要求 各投標人必須對所有招標內(nèi)容進行投標報價 不得僅對某部分內(nèi)容進行投標報價 各投標人必須對所有招標內(nèi)容進行投標報價 不得僅對某部分內(nèi)容進行投標報價 否則 其投標將被拒絕 否則 其投標將被拒絕 二 投標人資質(zhì) 二 投標人資質(zhì) 2 1 投標人應(yīng)符合并遵守其所屬地和中國法律 法規(guī)及規(guī)章等的相關(guān)規(guī)定 具有獨 立承擔(dān)民事責(zé)任的能力 具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務(wù)會計制度 必須具有獨立 法人實體 注冊資本 200 萬以上 2 2 必須是軟件的原廠商 具有雙軟認證證書 軟件產(chǎn)品認證 和 軟件企業(yè)認 證 不接受代理商投標 2 3 具有合同管理系統(tǒng)項目的實施成功經(jīng)驗 須提供成功案例的合同封面和蓋章頁 2 4 投標人必須具有穩(wěn)定和高效的開發(fā)及測試團隊 具有豐富的開發(fā)經(jīng)驗 2 5 投標人必須具有專業(yè)的系統(tǒng)實施和技術(shù)支持團隊 2 6 投標人獨立進行投標 不接受聯(lián)合體投標 2 7 滿足本招標文件規(guī)定的其他要求 2 8 投標人應(yīng)遵守國家其他相關(guān)的法律 法規(guī)和管理辦法 三 購買招標文件的時間 三 購買招標文件的時間 2012 年 11 月 29 日至 11 月 30 日止 北京時間 上午 9 00 11 30 下午 14 30 17 00 招標文件 2000 元 套 售后不退 請各投標人憑公司法人授權(quán)委托書 原件 營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件 加蓋單位公章 稅務(wù)登記證副本復(fù)印件 加蓋單位公章 軟件企業(yè)資質(zhì)證書 雙軟認證證書 復(fù)印 件 加蓋單位公章 投標人承諾為軟件原廠商的書面承諾書及一個以上的合同管理項 目成功案例 須提供合同封面和蓋章頁 購買招標文件 四 購買招標文件的地點 四 購買招標文件的地點 湖南金鑫黃金集團 長沙市芙蓉中路二段 279 號金源大酒店天麒樓 16 樓 五 投標截止時間和開標時間 五 投標截止時間和開標時間 投標截止時間和開標時間 2012 年 12 月 19 日上午 9 00 北京時間 六 開標地點 六 開標地點 長沙市芙蓉中路二段長沙市芙蓉中路二段 279279 號金源大酒店天麒樓號金源大酒店天麒樓 1515 樓樓 逾期送達或者未送達指定地 點的投標文件 招標人不予受理 如地址有變化 以招標人最后通知為準 如地址有變化 以招標人最后通知為準 七 聯(lián)系方式 七 聯(lián)系方式 招標人 湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司 聯(lián)系人 邱明 梁榮周 電話 0731 898510710731 85304691郵箱 bbm1121 地 址 長沙市芙蓉中路二段 279 號金源大酒店天麒樓 16 樓 投標保證金匯至 湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司投標保證金匯至 湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司 開戶行名稱 中國建設(shè)銀行長沙芙蓉中路支行開戶行名稱 中國建設(shè)銀行長沙芙蓉中路支行 銀銀 行行 帳號 帳號 43004300 15011501 06100610 59695969 99689968 第二部分第二部分 投標人須知及前附表投標人須知及前附表 前前 附附 表表 序號內(nèi) 容 規(guī) 定 1 項目名稱 湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司合同管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)采購項目 招標編號 201232 2 招 標 人 湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司 招標人地址 湖南省長沙市芙蓉中路二段 279 號金源大酒店天麒樓 15 樓 3招標文件售價 2000 元 套 售后不退 4 投標保證金 人民幣叁萬元整叁萬元整 應(yīng)從投標人的基本賬戶電匯或轉(zhuǎn)賬 必須提供回執(zhí)聯(lián) 投 標保證金在投標有效期截止日后 90 天內(nèi)保持有效 并在投標截止日前兩天 即 2012 年 12 月 17 日下午 17 00 前 交到或匯至湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司下列指定帳號 要求到 要求到 帳 否則將作無效標處理 帳 否則將作無效標處理 開開 戶戶 名名 稱 稱 湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司 開開 戶戶 銀銀 行 行 中國建設(shè)銀行長沙芙蓉中路支行中國建設(shè)銀行長沙芙蓉中路支行 銀銀 行行 帳帳 號 號 43004300 15011501 06100610 59695969 99689968 5投標截止時間 2012 年 12 月 19 日上午 9 00 北京時間 6 開標時間 2012 年 12 月 19 日上午 9 00 北京時間 開標地點 長沙市芙蓉中路二段 279 號金源大酒店天麒樓 15 樓 7投標文件正本份數(shù) 1 份 投標文件副本份數(shù) 7 份 8投標有效期 投標截止時間后 90 天 日歷日 9交貨時間 按合同約定 10交貨地點 湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司指定地點 11 付款方式及程序 按合同約定 支付憑證 用戶驗收單 賣方開具的相應(yīng)發(fā)票及采購合同 付款單位 湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司 投投 標標 人人 須須 知知 A A說說 明明 1 1 適用范圍 適用范圍 本招標文件僅適用于本次投標邀請中所敘述的內(nèi)容采購 2 2 定義 定義 2 1 投標人 系指向招標人提交投標文件的供應(yīng)商 2 2 招標人 系指湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司 2 3 服務(wù) 系指招標文件規(guī)定投標人應(yīng)承擔(dān)的運輸 安裝調(diào)試 技術(shù)協(xié)助 培訓(xùn)以及 維護期內(nèi)的維護服務(wù)和其他類似的義務(wù) 3 3 合格的投標人 合格的投標人 3 12 1 投標人應(yīng)符合并遵守其所屬地和中國法律 法規(guī)及規(guī)章等的相關(guān)規(guī)定 具有獨 立承擔(dān)民事責(zé)任的能力 具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務(wù)會計制度 必須具有獨立 法人實體 注冊資本 200 萬以上 2 2 必須是軟件的原廠商 須提供雙軟認證證書 軟件產(chǎn)品認證 和 軟件企業(yè)認證 不接受代理商投標 2 3 具有合同管理系統(tǒng)項目的實施成功經(jīng)驗 須提供成功案例的合同封面和蓋章頁 2 4 投標人必須具有穩(wěn)定和高效的開發(fā)及測試團隊 具有豐富的開發(fā)經(jīng)驗 2 5 投標人必須具有專業(yè)的系統(tǒng)實施和技術(shù)支持團隊 2 6 投標人獨立進行投標 不接受聯(lián)合體投標 2 7 滿足本招標文件規(guī)定的其他要求 2 8 投標人應(yīng)遵守國家其他相關(guān)的法律 法規(guī)和管理辦法 4 4 委托投標 委托投標 4 1 如投標人代表不是法人代表 須持有 法人代表授權(quán)書 統(tǒng)一格式 5 5 投標費用 投標費用 5 1 無論投標過程的做法和結(jié)果如何 投標人自行承擔(dān)與參加投標有關(guān)的所有費用 6 6 聯(lián)合體投標 聯(lián)合體投標 6 1 本項目不接受聯(lián)合體投標 B B招標文件說明招標文件說明 7 7 招標文件的構(gòu)成 招標文件的構(gòu)成 7 1 招標文件用以闡明招標服務(wù)的內(nèi)容及要求 招標投標法和程序及合同條款等 招標 文件由下列部分組成 1 投標邀請 2 投標人須知及前附表 3 軟件開發(fā)技術(shù)要求 4 采購合同 范本 5 投標文件的格式 6 評標辦法 7 在招標過程中發(fā)出的修改和補充文件 8 8 招標文件的澄清 招標文件的澄清 8 1 投標人對招標文件如有疑問 可要求澄清 應(yīng)按投標邀請中載明的地址以書面或傳 真的形式通知到招標人 招標人將視情況確定采用適當(dāng)方式予以澄清或以書面或傳真 形式予以答復(fù) 并在其認為必要時 將不標明查詢來源的書面答復(fù)發(fā)給已購買招標文 件的每一擬投標人 9 9 招標文件的修改 招標文件的修改 9 1 在投標截止日期 15 日前 招標人可主動地或依據(jù)投標人要求澄清的問題而修改招 標文件 并以書面或傳真形式通知所有購買招標文件的每一擬投標人 對方在收到該 通知后應(yīng)以書面或傳真的形式予以確認 9 2 為使投標人在準備投標文件時有合理的時間考慮招標方對招標文件的修改 如有必 要 招標人可酌情推遲投標截止時間 并以書面或傳真形式通知已購買招標文件的每 一擬投標人 9 3 招標文件的修改書將構(gòu)成招標文件的一部分 對投標人有約束力 C C投標文件的編寫投標文件的編寫 1010 要求 要求 10 1 投標人應(yīng)仔細閱讀招標文件的所有內(nèi)容 按招標文件的要求提供投標文件 并保 證所提供的全部資料的真實性 以使其投標對招標文件的實質(zhì)性要求做出完全響應(yīng) 否則 其投標可能被拒絕 任何對招標文件的忽略或誤解不能作為投標文件沒有響應(yīng) 招標文件的有效理由 1111 投標語言及計量單位 投標語言及計量單位 11 1 投標文件 投標交換的文件和來往信件 應(yīng)以中文書寫 11 2 投標文件中所使用的計量單位 除在招標文件的技術(shù)規(guī)格和要求中另有規(guī)定外 應(yīng)采用國家法定計量單位 1212 投標文件的組成 投標文件的組成 12 1 投標文件應(yīng)包括下列部分 第一部分 商務(wù)部分 1 投標聲明 2 開標一覽表 3 技術(shù)偏差表 4 投標資格證明文件 資格證明文件包括 營業(yè)執(zhí)照 副本 復(fù)印件 稅務(wù)登記 證 副本 復(fù)印件和企業(yè)組織機構(gòu)代碼證 副本 復(fù)印件 法人代表授權(quán)書原件 國家規(guī)定的生產(chǎn)許可證或產(chǎn)品代理證書或制造商的供貨承諾書及國家相關(guān)部門批準 的特許經(jīng)營證明 如需要的話 經(jīng)審計的上年度財務(wù)審計報告 如果新成立不到一 年的公司 必須提供驗資報告 交納稅收證明 交納社保證明 軟件企業(yè)資質(zhì) 證書 招標文件規(guī)定須提供的其他資料 5 投標單位簡介 包括投標人名稱 生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)?；蚬┴浤芰?長沙市內(nèi)服務(wù)網(wǎng)點 簡介 6 業(yè)績 7 投標保證金 第二部分 技術(shù)部分 1 軟件開發(fā)技術(shù)方案 2 維護服務(wù)承諾書 3 投標的軟件開發(fā)技術(shù)方案符合招標文件規(guī)定的證明文件 根據(jù)招標文件軟件開發(fā) 技術(shù)要求及服務(wù)的要求 以書面形式做出技術(shù)性能響應(yīng)文件 服務(wù)承諾以及投標方認 為需要加以說明的其它內(nèi)容 注 以上資料必須提供并保證其真實性 否則其投標將被拒絕 1313 投標文件格式 投標文件格式 13 1 投標文件全部采用 A4 紙張按統(tǒng)一格式 用中文打印并裝訂成冊 13 2 投標人必須使用招標文件提供的投標文件格式 但可以同樣格式擴展 填寫投標 聲明 開標一覽表 報價表 1414 投標報價 投標報價 14 114 1 投標人必須對所有招標內(nèi)容進行投標報價 不得僅對某部分內(nèi)容進行投標報價 投標人必須對所有招標內(nèi)容進行投標報價 不得僅對某部分內(nèi)容進行投標報價 否則 其投標將被拒絕 否則 其投標將被拒絕 14 2 投標人應(yīng)按招標文件第五部分附件 B 開標一覽表 格式填寫各項服務(wù)的單價和 總價 投標人的報價出現(xiàn)單價和總價不符的 如果單價之和大于總價 則以總價為準 如果單價之和小于總價 則以單價為準 投標人針對本項目只允許有一個報價 招標 人不接受有任何選擇的報價 14 3 報價表中的總投標報價包括軟件產(chǎn)品費 項目實施費 保證期后的售后服務(wù)費 軟件升級費 對舊版本軟件的回購措施 除此之外不接受任何其它報價內(nèi)容 1515 投標貨幣 投標貨幣 投標聲明 開標一覽表的報價 一律用人民幣報價 1616 投標人資格的證明文件 投標人資格的證明文件 投標人必須提交證明其有資格進行投標和有能力履行合同的文件 見附件 作為投標 文件的一部分 1 投標人具有履行合同所需的財務(wù)和軟件開發(fā)技術(shù)能力 2 投標人保證能按期交貨的能力 3 投標人應(yīng)有能力履行招標文件中合同條款和技術(shù)要求規(guī)定的由投標人履行的安裝 維護 培訓(xùn)和其它服務(wù)的義務(wù) 1717 投標人軟件開發(fā)技術(shù)方案符合招標文件規(guī)定的技術(shù)和服務(wù)響應(yīng)文件 投標人軟件開發(fā)技術(shù)方案符合招標文件規(guī)定的技術(shù)和服務(wù)響應(yīng)文件 17 1 投標方須提交證明其軟件開發(fā)技術(shù)方案符合招標文件規(guī)定的技術(shù)響應(yīng)文件 作為 投標文件的一部分 技術(shù)響應(yīng)文件應(yīng)對招標文件中的要求和實現(xiàn)的功能等逐項做出實 質(zhì)性響應(yīng) 否則該投標將被拒絕 17 2 上述文件可以是文字資料 圖片和數(shù)據(jù) 并須提供 1 其軟件技術(shù)方案的詳細說明 2 規(guī)格 技術(shù)參數(shù)偏離表 1818 投標保證金 投標保證金 18 1 投標保證金為投標文件的組成部分之一 18 2 投標人應(yīng)向招標方提交投標保證金叁萬元整叁萬元整 幣種為人民幣 18 3 投標保證金用于保護本次招標采購免受因投標人的行為而引起的風(fēng)險 18 4 投標保證金 應(yīng)從投標人的基本賬戶電匯或轉(zhuǎn)賬 必須提供回執(zhí)聯(lián) 投標保證金 在投標有效期截止日后 90 天內(nèi)保持有效 并在開標投標截止日前一天交到或匯至湖南湖南 金鑫黃金集團指定帳戶金鑫黃金集團指定帳戶 以到帳為準以到帳為準 18 5 未按規(guī)定提交投標保證金的投標 將被視為無效投標 18 6 未中標的投標人的投標保證金 將在中標公示期滿后以轉(zhuǎn)帳或電匯形式予以退還 18 7 中標的投標人的投標保證金 在簽訂合同后 予以退還 18 8 發(fā)生以下情況投標保證金將被沒收 1 開標后投標人在投標有效期內(nèi)撤回投標 2 如果中標人未能做到 按本須知第 36 條規(guī)定簽訂合同 1919 投標有效期 投標有效期 19 1 投標文件從開標之日起 投標有效期為 90 天 19 2 因特殊情況 招標人可于投標有效期滿之前要求投標人同意延長有效期 要求與 答復(fù)均應(yīng)為書面或傳真形式 投標人可以拒絕上述要求 對于同意該要求的投標人 既不要求也不允許其修改投標文件 但將要求其相應(yīng)延長投標保證金的有效期 有關(guān)退 還和沒收投標保證金的規(guī)定在投標有效期的延長期內(nèi)繼續(xù)有效 2020 投標文件的簽署及規(guī)定 投標文件的簽署及規(guī)定 20 1 投標文件正本一份和副本七份 在每一份投標文件上要明確注明 正本 或 副 本 字樣 一旦正本和副本有差異 以正本為準 20 2 投標文件正本須打印并由法定代表人或經(jīng)正式授權(quán)的投標人代表簽字或蓋章 副 本也可復(fù)制 但須由法定代表人或經(jīng)正式授權(quán)的投標人代表簽字或蓋章 20 3 除投標人對錯處做必要修改外 投標文件中不許有加行 涂抹或改寫 若有修改 須由簽署投標文件的人簽字 并加蓋單位公章 20 4 電報 電話 傳真形式的投標概不接受 D D投標文件的遞交投標文件的遞交 2121 投標文件的密封和標記 投標文件的密封和標記 21 1 投標人應(yīng)將投標文件正本 含電子文檔 和副本分別用信封密封 并標明項目名 稱 招標編號及正本或副本 并在信封密封處加蓋單位公章 否則投標將被拒絕 21 2 為方便開標時唱標 投標人應(yīng)另復(fù)制一份應(yīng)另復(fù)制一份 開標一覽表開標一覽表 單獨密封裝在一個小信單獨密封裝在一個小信 封內(nèi)封內(nèi) 并在信封上標明信封上標明 開標一覽表開標一覽表 字樣字樣 然后將信封放在投標文件正本上方裝入將信封放在投標文件正本上方裝入 同一密封袋中同一密封袋中 21 3 每一密封信封上注明 于 之前 指投標邀請中規(guī)定的開標日期及時間 不準啟封 的字樣 21 4 如投標文件由專人送交 投標人應(yīng)將投標文件按 21 1 21 3 中的規(guī)定進行密封和 標記后 按投標邀請中注明的地址送至招標人 21 5 如果投標文件通過郵寄遞交 投標人應(yīng)將投標文件用內(nèi) 外兩層信封密封 1 內(nèi)層信封的封裝與標記同 21 1 21 3 規(guī)定 2 外層信封裝入 21 1 及 21 2 所述全部內(nèi)封資料 并注明項目名稱 招標編號 招 標人名稱 地址 郵政編碼 同時應(yīng)寫明投標人名稱 地址 以便將遲交的投標文件原 封退還 21 6 如果未按上述規(guī)定進行密封和標記 招標人對投標文件的誤投或提前拆封不負責(zé)任 2222 遞交投標文件的截止時間 遞交投標文件的截止時間 22 1 根據(jù) 21 條規(guī)定 所有投標文件不論派人送交還是通過郵寄遞交 都必須按投標邀 請中規(guī)定的投標截止時間之前送至招標方 22 2 出現(xiàn)第 9 2 款因招標文件的修改推遲投標截止時間時 則按招標人修改通知規(guī)定 的時間遞交 2323 遲交的投標文件 遲交的投標文件 23 1 招標人將拒絕在投標截止時間后收到的投標文件 2424 投標文件的修改和撤銷 投標文件的修改和撤銷 24 1 投標人在提交投標文件后可對其投標文件進行修改或撤銷 但招標人須在投標截 止時間之前收到該修改或撤銷的書面通知 該通知須經(jīng)法定代表人或有經(jīng)正式授權(quán)的 投標人全權(quán)代表簽字 24 2 投標人對投標文件修改的書面材料或撤銷通知應(yīng)按第 20 條和第 21 條規(guī)定進行編 寫 密封 標注和遞交 并注明 修改投標文件 或 撤銷投標 字樣 24 3 投標截止時間以后不得修改投標文件 24 4 投標人不得在開標時間起至投標文件有效期期滿前撤銷投標文件 否則招標人將 按 18 8 款的規(guī)定沒收其投標保證金 E E開標和評標開標和評標 2525 開標 開標 25 1 招標人在投標邀請規(guī)定的時間或 9 2 款確定的時間和地點公開開標 投標人派代 表參加 25 2 開標時 招標法與投標方共同查驗投標文件密封情況 確認無誤后拆封唱標 唱 正本中 開標一覽表 內(nèi)容 以及招標方認為合適的其它內(nèi)容并記錄 25 3 評標價格以唱標的價格為準 2626 評標委員會 評標委員會 26 1 招標方將根據(jù)招標項目的特點組建評標委員會 其成員由技術(shù) 經(jīng)濟等方面的專 家和招標人的代表組成 評標委員會對投標文件進行審查 質(zhì)疑 評估和比較 2727 對投標文件的審查和響應(yīng)性的確定 對投標文件的審查和響應(yīng)性的確定 27 1 開標后 評標委員會將審查投標文件是否完整 是否有計算錯誤 文件是否恰當(dāng) 地簽署 如果單價與總價不符 如果單價之和大于總價 則以總價為準 如果單價之 和小于總價 則以單價為準 若有明顯的小數(shù)點錯位 應(yīng)以總價為準 若文字大寫表 示的數(shù)據(jù)與數(shù)字表示的有差別 則以文字大寫表示的數(shù)據(jù)為準 若投標方拒絕接受上 述修正 其投標將被拒絕 2828 對投標文件的初步評審 對投標文件的初步評審 28 1 在對投標文件進行詳細評審之前 評標委員會將依據(jù)投標人提供的資格證明文件 審查投標人是否提交投標保證金 投標文件是否按招標文件要求簽署和蓋章 是否按 照招標文件要求提交資格證明文件 是否納稅和交納社保承諾以及財務(wù) 技術(shù)和生產(chǎn) 或供貨能力等 如果確定投標人無資格和能力履行合同 其投標將被拒絕 資格性檢 查表見附件一 28 2 評標委員會將依據(jù)招標文件的規(guī)定 對投標文件的有效性 完整性 合法性和對 招標文件的響應(yīng)程度進行審查 將確定每一投標人的投標是否對招標文件的實質(zhì)性要 求做出完全響應(yīng) 有沒有重大偏離 完全響應(yīng)的投標是指投標符合招標文件的所有條 款 條件和規(guī)定 且沒有重大偏離或保留 重大偏離或保留系指影響到招標文件規(guī)定 的供貨范圍 質(zhì)量和性能 或限制了買方的權(quán)力和投標人的義務(wù)規(guī)定 而糾正這些偏 離將影響到其它提交實質(zhì)性響應(yīng)投標文件的投標人的公平競爭地位 如果確定投標人 非實質(zhì)性響應(yīng)招標文件的要求 其投標將被拒絕 符合性檢查表見附件二 2929 對投標文件的詳細評審 對投標文件的詳細評審 29 1 評標委員會將對初步評審合格的投標文件按照對招標文件實質(zhì)性要求的響應(yīng)情況 進行評估和比較 29 2 評比時除主要考慮投標報價 維護服務(wù)以外 還將考慮投標人提交的技術(shù)方案的 以下因素 1 實用性 先進性 開放性 可擴展性 2 數(shù)據(jù)檢索和管理的高效性 3 網(wǎng)絡(luò)化和標準化 4 數(shù)據(jù)更新的實時性 5 投標人技術(shù)水平與能力 過去二年內(nèi)的業(yè)績 6 在長沙內(nèi)提供軟件系統(tǒng)維護服務(wù)的能力 7 后續(xù)維護相關(guān)服務(wù)的費用 8 其他要求因素 29 3 評標委員會判斷投標的響應(yīng)性僅基于投標文件本身而不靠外部證據(jù) 29 4 招標方將拒絕被確定為非實質(zhì)性響應(yīng)的投標 投標方不能通過修正或撤銷不符之 處而使其投標成為實質(zhì)性響應(yīng)的投標 29 5 投標方將允許修改投標文件中不構(gòu)成重大偏離的微小的 非正規(guī) 不一致或不規(guī) 則的地方 3030 評標時 有下列情況之一 評標委員會應(yīng)予廢標 評標時 有下列情況之一 評標委員會應(yīng)予廢標 1 出現(xiàn)影響采購公正的違法 違規(guī)行為的 2 供應(yīng)商的報價均超過采購預(yù)算 招標人不能支付的 3 因重大變故 采購任務(wù)取消的 4 招標文件中其它地方規(guī)定的廢標條件 3131 投標文件的澄清 投標文件的澄清 31 1 為了有助于對投標文件進行審查 評估和比較 評標委員會有權(quán)向投標方質(zhì)疑 請投標方澄清其投標內(nèi)容 投標方有責(zé)任按照招標方通知的時間 地點指派專人進行 答疑和澄清 31 2 重要澄清的答復(fù)應(yīng)是書面的 并作為投標文件的一部分 但不得對投標內(nèi)容進行 實質(zhì)性修改 3232 評標方法 評標方法 32 1 本項目采用綜合評分法 3333 保密 保密 33 1 有關(guān)投標文件的審查 澄清 評比以及有關(guān)授予合同的意向的一切情況 評標委 員會人員及工作人員和投標方都不得透露給其他投標方或與上述評比工作無關(guān)的人員 33 2 投標人不得干擾評標委員會和招標方的評比活動 否則將廢除其投標 F F授予合同授予合同 3434 定標準則 定標準則 34 1 合同將授予其投標符合招標文件要求 并能圓滿地履行合同的 經(jīng)評審后得分排 序第一的投標方 3535 資格最終審查 資格最終審查 35 1 招標人將審查中標候選人的資質(zhì) 技術(shù)和供貨能力及信譽 確定其是否能圓滿地 履行合同 35 2 如果確定該投標方無條件圓滿履行合同 招標人將對第二中標候選人資格做出類 似的審查 3636 中標通知 中標通知 36 1 公示期滿后 5 天內(nèi) 招標方將以書面形式發(fā)出 中標通知書 如果 中標通知書 不能在 5 日內(nèi)發(fā)出 但最遲應(yīng)當(dāng)在投標有效期結(jié)束日 30 個工作日前發(fā)出 中標通知 書 一經(jīng)發(fā)出即發(fā)生法律效力 36 2 當(dāng)中標人按第 38 條規(guī)定與招標人簽訂中標經(jīng)濟合同 招標人將向其他落標的投標 人發(fā)出口頭通知 并在中標公告公示期滿 30 天 內(nèi)退還落標的投標人的投標保證金 36 3 中標通知書 將作為簽訂合同的依據(jù) 3737 授予合同時變更數(shù)量的權(quán)力 授予合同時變更數(shù)量的權(quán)力 37 1 買方在授予合同時 可以按照有關(guān)法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定對招標文件中規(guī)定內(nèi)容的 數(shù)量和服務(wù)予以增加或減少 3838 簽訂合同 簽訂合同 38 1 中標人按 中標通知書 指定的時間 地點與招標人簽訂合同 38 2 招標文件 中標人的投標文件及其澄清文件等 均為簽訂經(jīng)濟合同的依據(jù) 38 3 中標人應(yīng)當(dāng)按照合同約定履行義務(wù) 完成中標項目 中標人不得向他人轉(zhuǎn)讓中標 項目 也不得將中標項目拆分后轉(zhuǎn)包給他人 38 4 付款方式及程序 按合同約定 付款單位 湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司 支付憑證 用戶驗收單 賣方開具的相應(yīng)發(fā)票及采購合同 3939 售后服務(wù) 售后服務(wù) 39 1 所有服務(wù)必須由軟件開發(fā)商對招標人作出售后服務(wù)承諾 4040 交易服務(wù)費 交易服務(wù)費 如有 由中標人按有關(guān)標準支付 4141 腐敗 欺詐行為 腐敗 欺詐行為 41 1 定義 1 腐敗行為 是指提供 給予 接受或索取任何有價值的東西來影響評標委員會 在評標過程中的行為 以及影響買方在合同實施過程中的行為 2 欺詐行為 是指為了影響評標過程或合同實施過程而謊報事實 損害買方利益 包括 A 投標人之間串通投標 人為地使投標喪失競爭性 B 提供虛假資料騙取中 標的 41 2 如果招標人認為某投標方在本次招標采購的競爭中有腐敗或欺詐行為 則將拒絕 其投標 對情節(jié)嚴重者招標人將在一段時間內(nèi)拒絕該投標方參加招標方所組織的其他 招標 采購活動 第三部分第三部分 軟件開發(fā)技術(shù)要求軟件開發(fā)技術(shù)要求 一 前一 前 言言 1 1 本技術(shù)規(guī)范書對湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司合同管理信息系統(tǒng)開發(fā)項目 提出全面技術(shù)要求 是本系統(tǒng)軟件開發(fā)及系統(tǒng)建設(shè)所需要遵從的綱領(lǐng)性技術(shù)文件 1 2 本技術(shù)規(guī)范書描述了項目總體技術(shù)要求 開發(fā)需求以及其他實施需求 1 3 本技術(shù)規(guī)范書需求 投標人應(yīng)答滿足 開發(fā)滿足 部分滿足 不滿足 應(yīng)答 滿足的需要提供該功能模塊對應(yīng)的界面抓圖 1 4 本技術(shù)規(guī)范書由湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司負責(zé)解釋 二 系統(tǒng)范圍二 系統(tǒng)范圍 2 1 本招標書主要適用于湖南金鑫黃金集團有限責(zé)任公司合同管理系統(tǒng)開發(fā) 要 求實現(xiàn)合同的訂立 變更 解除 履行和管理的全生命周期管理 2 2 本次投標實施范圍包括集團本部 下屬二級子公司辰州礦業(yè) 黃金洞礦業(yè) 新龍礦業(yè) 中南冶煉 時代礦機 金水塘礦業(yè)本部 辰州礦業(yè)下屬子公司安化渣滓溪 礦業(yè)和湘安鎢業(yè) 同時 中標企業(yè)應(yīng)對集團及二級子公司指定管理人員和技術(shù)人員進 行相應(yīng)培訓(xùn) 以使其達到能熟練運行系統(tǒng)和指導(dǎo)三級子公司實施系統(tǒng)的能力 2 3 電腦軟件端口數(shù)按 300 個計算 手機端口使用人數(shù)按 100 個計算 2 4 實現(xiàn)不同部門 不同角色用戶的精確權(quán)限控制等功能 實現(xiàn)模糊查詢 統(tǒng)計 報表 提醒預(yù)警等功能 實現(xiàn)數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能 實現(xiàn)不同信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互對接 與 EAS 財務(wù)系統(tǒng) 物控系統(tǒng)和 OA 辦公系統(tǒng)集成接口 建立集團統(tǒng)一客戶數(shù)據(jù)庫 三 需求三 需求概述概述 一 總體要求 一 總體要求 1 1 選取市場上實用效果好 技術(shù)先進的合同管理信息系統(tǒng)商業(yè)軟件 經(jīng)過對我 公司的實際情況進行調(diào)研 作適應(yīng)性調(diào)整配置成我公司的合同管理信息系統(tǒng) 1 2 該系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)應(yīng)與我公司現(xiàn)有的財務(wù)及物控系統(tǒng)相互兼容 1 3 模塊之間統(tǒng)一的界面風(fēng)格 軟件的操作簡單直觀 容易理解 辦公人員在短 期內(nèi)就可以全面系統(tǒng)掌握其使用方法 1 4 具有嚴密的安全保密措施 充分應(yīng)用身份識別與驗證 訪問權(quán)限控制等 根 據(jù)用戶的不同身份嚴格區(qū)分其權(quán)限 1 5 合同管理信息系統(tǒng)包括以下功能模塊 項目管理 客戶 供應(yīng)商管理 合同管 理 收 發(fā) 存管理 收 付款管理 風(fēng)險預(yù)警管理 統(tǒng)計分析 法律管理 合同監(jiān)督 快捷查詢 系統(tǒng)設(shè)置 消息管理 幫助功能 其他功能等 1 6 要求以實現(xiàn)本文所述各項功能為目標 對于功能模塊的分類 組合 命名則 不受限制 投標公司根據(jù)自己合同管理信息系統(tǒng)項目的實施經(jīng)驗 可以提出本文沒有 列出 但受到用戶歡迎的實用功能 二 業(yè)務(wù)功能要求 二 業(yè)務(wù)功能要求 1項目管理 1 1對需簽署多個合同的工程建設(shè)項目 投資項目 需簽訂年度框架協(xié)議 總 合同 再依據(jù)其簽訂子合同的銷售采購項目或其他項目 承辦部門應(yīng)在系統(tǒng)中新建項 目 進行項目立項和管理 1 2項目立項審批流程適用于合同審批流程中的其他合同審批 1 3工程建設(shè)項目在立項申請通過后 必須依法按順序進行可研 報建 勘察 設(shè)計 招投標 施工等 系統(tǒng)將對以上關(guān)鍵節(jié)點進行設(shè)置 承辦人員須按序完成上述 步驟并上傳批復(fù)文件 未按序完成的工程建設(shè)項目 將無法在項目下新建合同 對 500 萬以上的工程項目 系統(tǒng)將自動向集團審計法律事務(wù)部發(fā)送提醒并備案 1 4承辦部門可在項目下新建合同 或?qū)⒁呀?jīng)執(zhí)行的合同添加至項目下 系統(tǒng) 應(yīng)可以對與項目名稱類似的合同進行模糊搜索 1 5系統(tǒng)需提供項目信息管理模塊 它的要素包括 項目名稱 項目編碼 計 劃開始時間 計劃結(jié)束時間 預(yù)算金額 項目負責(zé)人 項目類型等信息 1 6系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)同一項目下相關(guān)合同金額 收付款等信息的綜合統(tǒng)計和查詢功 能 2客戶 供應(yīng)商管理 2 1建立合同管理系統(tǒng)客戶 供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫 導(dǎo)入物控系統(tǒng)中現(xiàn)有的客戶 供應(yīng) 商基本信息 物控系統(tǒng)不再新建客戶 供應(yīng)商但可讀取數(shù)據(jù)庫中的客戶 供應(yīng)商數(shù)據(jù) 新建客戶 供應(yīng)商通過合同管理系統(tǒng)進行 2 2合同承辦人可以在系統(tǒng)客戶 供應(yīng)商庫中選擇客戶 供應(yīng)商 也可以新建客 戶 供應(yīng)商 2 3建立客戶信用評估機制和供應(yīng)商審核準入機制 要結(jié)合集團現(xiàn)有評估體系 和具體情況 在系統(tǒng)中將客戶 供應(yīng)商評估轉(zhuǎn)換為簡單易操作的形式 如勾選評測題和 評測卷等 2 3 1 客戶信用評估機制 2 3 1 1建立客戶信用分級體系 可分為 A 信用很好 B 信用良好 C 信用一般 D 信用差共四級 按照客戶不同的信用等級給予不同收賬期和折扣 2 3 1 2建立不同級別信用等級評價辦法 現(xiàn)有及新建客戶系統(tǒng)默認狀態(tài)為 C 級 2 3 1 3合同承辦部門新建客戶需勾選并上傳客戶相關(guān)基本資質(zhì)信息和財務(wù)信 息等 系統(tǒng)應(yīng)設(shè)定必選項 2 3 2 供應(yīng)商審核準入機制 2 3 2 1供應(yīng)商分為潛在供應(yīng)商 合格供應(yīng)商 優(yōu)秀供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商 2 3 2 2依據(jù)現(xiàn)有的供應(yīng)商審核機制在系統(tǒng)中進行相關(guān)設(shè)定 建立不同級別供 應(yīng)商的供貨準入類別和金額 并由系統(tǒng)對類別和金額進行控制 2 3 2 3根據(jù)業(yè)務(wù)需求聯(lián)系過的供應(yīng)商都是潛在的供應(yīng)商 2 3 2 4合格供應(yīng)商必須從潛在供應(yīng)商中選出 需要提交營業(yè)執(zhí)照 稅務(wù)登記 產(chǎn)品質(zhì)量證書 歷史業(yè)績案例等一系列資質(zhì)材料 合同承辦人員需勾選并上傳相關(guān)資 料 并發(fā)起審核流程 提交法務(wù) 財務(wù)及其他相關(guān)部門從不同專業(yè)維度對供應(yīng)商進行 審查 資質(zhì)證書驗證方式和程序 建議在業(yè)務(wù)知識中固化 2 3 2 5優(yōu)秀供應(yīng)商必須從合格供應(yīng)商中選出 在歷史合作過程中無任何違法 違規(guī)現(xiàn)象 由合同承辦人員依據(jù)評選要求上傳相關(guān)資料 并發(fā)起審核流程 提交法務(wù) 財務(wù) 其他相關(guān)部門及主管領(lǐng)導(dǎo) 總經(jīng)理從不同專業(yè)維度對供應(yīng)商進行審查 2 3 2 6不合格供應(yīng)商 供應(yīng)商在合同履約過程中出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量 履約進度等 與約定條款不符的違約或糾紛情況 可視情節(jié)嚴重程度進行預(yù)警 降級或列入不合格 供應(yīng)商 不合格供應(yīng)商在一定年限內(nèi)不能重新評為合格供應(yīng)商和優(yōu)秀供應(yīng)商 在新簽 合同時 不允許調(diào)用不合格供應(yīng)商 供應(yīng)商名稱系統(tǒng)自動查重 設(shè)置為不允許名稱與 不合格供應(yīng)商相同 2 4客戶 供應(yīng)商履約評價 2 4 1 合同履行結(jié)束后 即資金按照合同全部付清或收款 自動向?qū)徟鞒讨懈?節(jié)點 即提交人 審批人等 推送合同履行及供應(yīng)商 客戶評價通知 通知保存時間默 認為一星期 評價分簡單評價和細節(jié)評價 簡單評價初始可見 即很滿意 滿意 一 般 不滿意 細節(jié)評價在對簡單評價勾選確定后彈出詢問是否進行細節(jié)評價 可忽略 2 4 2 系統(tǒng)默認部門負責(zé)人 公司領(lǐng)導(dǎo)可選擇忽略簡單評價 系統(tǒng)將自動匯總評 價 并作為客戶 供應(yīng)商的考核評價依據(jù)之一 2 5供應(yīng)商名稱系統(tǒng)自動查詢 設(shè)置為不允許個人供應(yīng)商錄入 如確需從個人 處采購物品 合同承辦人員必須發(fā)起特殊審核流程 依據(jù)實際情況設(shè)定 需從法律風(fēng) 險 即對方行為是否違反法律法規(guī) 程序是否合規(guī) 是否存在稅務(wù)風(fēng)險等方面進行審 核評價 評價通過后系統(tǒng)方允許錄入 2 6客戶 供應(yīng)商查詢 2 6 1 系統(tǒng)要能夠記錄合同對方信息 包括基本信息 聯(lián)系信息 資質(zhì)信息 開 票信息 歷史備忘記錄 客戶資料附件 相關(guān)合作合同 相關(guān)合作項目 資金統(tǒng)計 審批記錄等信息內(nèi)容 相關(guān)聯(lián)的信息 系統(tǒng)須能自動調(diào)用合同 項目及資金模塊中已 存在的數(shù)據(jù) 2 6 2 能及時查詢客戶 供應(yīng)商的合同執(zhí)行情況 資金完成明細 參與過的項目等 信息 實現(xiàn)對客戶 供應(yīng)商的便捷查詢 隨時調(diào)用和任意統(tǒng)計的功能 3合同管理 3 1合同建立 3 1 1 合同表單信息包括但不限于 合同編號 合同所屬項目 合同分類 合同 名稱 合同對方 對方開戶銀行 對方帳號 約定款項支付計劃 約定執(zhí)行計劃 合 同經(jīng)辦人 經(jīng)辦部門 提交日期 簽訂日期 開始日期 終止日期 合同簽約金額 合同狀態(tài) 支付方式 合同歸屬 合同標的 自定義屬性和備注等信息 3 1 2 合同新建分三種模式 范本引用 系統(tǒng)內(nèi)起草 使用對方合同 3 1 3 對范本引用類合同 系統(tǒng)應(yīng)建立合同范本庫 合同承辦人員在建立合同時 可以自行選擇范本庫中的合同范本 系統(tǒng)能根據(jù)用戶輸入的合同表單數(shù)據(jù)自動填充到 合同文本中 3 1 4 對于非范本合同 支持直接在系統(tǒng)內(nèi)進行創(chuàng)建 即 word 編輯 3 1 5 使用對方合同時如為 word 版支持附件上傳和編輯 非 word 版支持以附件 形式上傳合同掃描件進行審批 3 1 6 支持合同自動編號 為了防止重號 漏號 要求系統(tǒng)能夠自動編號 并可 以根據(jù)湖南金鑫黃金集團的內(nèi)部編號規(guī)則進行設(shè)置 3 1 7 提供特殊合同管理 如 框架性協(xié)議 非正式合同 先執(zhí)行后補簽合同等 特征性合同 3 1 8 合同表單能以 Excel 文本文件等形式導(dǎo)出 打印 表單應(yīng)根據(jù)公司的實際 情況設(shè)定 如合同表單樣式調(diào)整 屆時需要系統(tǒng)能夠快速響應(yīng)變化 保障系統(tǒng)正常運 行 3 2合同審批 3 2 1 支持電腦及手機在線審批 手機在線 離線時以短信形式提示有待審批事項 電腦在線時以彈出框形式提示有待審批事項 3 2 2 審批過程中 對合同文本的修改需要保留修改痕跡且可查詢各修改版本 可以同時提交多人審批 會簽 可協(xié)同修改同一文件 3 2 3 合同審批通過后尚未蓋章時 一般不能進行修改 如情況變化必須修改時 必須由合同管理部門變更合同狀態(tài)重新進入審批流程 并向原審批流中各節(jié)點發(fā)出變 更提醒 3 2 4 支持年度授權(quán)委托管理和一事一托管理 根據(jù)授權(quán)委托范圍設(shè)置審批權(quán)限 對年度授權(quán)事宜外的事項系統(tǒng)最終審批人默認為公司法人代表 系統(tǒng)需提供是否臨時 授權(quán)選項供法人代表勾選 系統(tǒng)需標注此合同為年度授權(quán) 臨時授權(quán)或未授權(quán) 3 2 5 可以對審批時間進行統(tǒng)一設(shè)置 系統(tǒng)需顯示每一個審批步驟的實際完成時 間及合同完成審批的總時間 超出審批時間的系統(tǒng)需進行提醒 3 2 6 固定必要審核部門 合同承辦部門 財務(wù)部門 合同管理部門必須為審核 節(jié)點 3 2 7 合同審批權(quán)限支持按金額 時限 類別 部門 人員等自行設(shè)定 權(quán)限修 改由修改部門負責(zé)人提出申請 經(jīng)法務(wù)部門 主管領(lǐng)導(dǎo) 總經(jīng)理審核通過后 由法務(wù) 部門向技術(shù)中心提出權(quán)限修改通知 3 3合同蓋章 3 3 1 電子合同經(jīng)最終審批人審批完成后 返回合同承辦人處 并自動給印章管 理員發(fā)送提醒 合同承辦人將審批通過的合同打印 合同附有編碼和防偽標注 對臨 時授權(quán)合同還需打印授權(quán)書 固定格式 在打印合同時詢問是否打印 交公司法人代 表或授權(quán)簽字人簽字 3 3 2 合同承辦人應(yīng)在系統(tǒng)中將審批通過的合同提交印章管理人處 然后將已簽 字的合同和授權(quán)書 如有 拿到印章管理人處蓋章 印章管理人需在系統(tǒng)中確認本合 同授權(quán)狀態(tài) 并勾選是否蓋章 3 3 3 系統(tǒng)需提供公章使用記錄模塊 供印章管理部門登記每次用章的份數(shù) 蓋 章時間 特別是對于我方先蓋章再拿過去給對方蓋章的 就可以記錄下蓋了幾份 什 么時間應(yīng)該存檔 誰拿走的 避免因此發(fā)生遺失或未存檔導(dǎo)致的合同風(fēng)險 3 4合同歸檔 3 4 1 合同審批結(jié)束后默認狀態(tài)顯示未歸檔 系統(tǒng)可集中統(tǒng)計未歸檔合同 默認 對超過一個月未歸檔的合同向合同承辦人員和合同管理員發(fā)出提醒 3 4 2 合同經(jīng)甲 乙雙方簽字蓋章后 合同承辦人員應(yīng)將雙方簽字蓋章頁掃描上 傳 作為合同附件 并提起歸檔申請 歸檔申請直接提交至合同管理員處 經(jīng)合同管 理員確認合同相關(guān)資料完整無誤后 確認歸檔 3 5合同執(zhí)行 3 5 1 合同承辦人依據(jù)審批通過的合同 通過系統(tǒng)的進度管理功能 制定進度和 收付款計劃 并將合同執(zhí)行進度與資金收付進行關(guān)聯(lián) 關(guān)聯(lián)關(guān)系可通過系統(tǒng)發(fā)送至合 同管理部門和財務(wù)部門的 EAS 系統(tǒng)中 財務(wù)部門在實際收到相關(guān)付款申請時 應(yīng)在系 統(tǒng)中進行復(fù)核 3 5 2 合同承辦部門或人員可根據(jù)實際情況 對合同執(zhí)行過程中的問題或建議 結(jié)果等進行記錄 3 6合同變更 3 6 1 正在執(zhí)行的合同一般情況禁止再進行變更 如遇特殊情況需中途變更或中 止合同 必須由合同承辦人員向合同管理部門提出申請并說明原因 經(jīng)合同管理員和 合同管理部門負責(zé)人同意 合同管理員可變更合同狀態(tài) 變更后系統(tǒng)應(yīng)自動向合同管 理部門 合同承辦部門 財務(wù)部門負責(zé)人發(fā)出合同變更提醒 3 7合同發(fā)票 3 7 1 合同執(zhí)行后默認狀態(tài)為無發(fā)票 合同承辦人員應(yīng)在實際付款前將發(fā)票掃描 上傳 系統(tǒng)在發(fā)票上傳后自動更改合同發(fā)票狀態(tài) 對實際付款一定時間內(nèi)顯示狀態(tài)為 無發(fā)票的合同 系統(tǒng)自動向合同承辦人員 合同管理部門 財務(wù)部發(fā)出預(yù)警提醒 4收 發(fā) 存管理 與物控系統(tǒng)鏈接 4 1銷售員 采購員通過物控系統(tǒng)中經(jīng)批準的銷售單 采購單直接生成銷售 采購 合同 合同管理系統(tǒng)自動獲取銷售單 采購單中的有效數(shù)據(jù) 4 2銷售員 采購員通過物控系統(tǒng)確認已發(fā)貨 收貨驗收合格后 向合同管理系 統(tǒng)發(fā)送已發(fā)貨 收貨驗收確認通知 合同管理系統(tǒng)自動記錄相關(guān)情況 并反映在合同表 單中 5收 付款管理 與財務(wù)系統(tǒng)鏈接 5 1包括收 付款列表 排序 查詢 狀態(tài) 合同信息 導(dǎo)出等 5 2對狀態(tài)為執(zhí)行的合同 合同承辦人員可以提出付款申請 在系統(tǒng)中生成付 款審批單 審批單應(yīng)包含付款基本信息 合同編號 付款計劃 實際付款等 5 2 1 對原合同審批表單中的數(shù)據(jù) 系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)經(jīng)審批通過后的合同表單自動填 入付款審批單中 不允許合同承辦人員手動填寫 5 2 2 對與合同相關(guān)的付款 必須按照系統(tǒng)生成的付款審批單進行付款審批流程 財務(wù)部門應(yīng)按照經(jīng)審批的接受格式化付款審批單進行款項支付 5 3支持一次付多個合同的錢 與合同相關(guān)的付款必須關(guān)聯(lián)合同 可以關(guān)聯(lián)一 個 也可以關(guān)聯(lián)多個 關(guān)聯(lián)比例可以在提出付款申請時設(shè)定 付款審批單應(yīng)顯示關(guān)聯(lián) 合同 和各合同的支付金額和比例 5 4開放金蝶 EAS 財務(wù)系統(tǒng)接口 將合同管理數(shù)據(jù)同步到金蝶 EAS 財務(wù)系統(tǒng)中 5 4 1 財務(wù)人員可在金蝶 EAS 系統(tǒng)中根據(jù)付款審批單上的合同編號查詢相關(guān)合同 的付款進度和其他相關(guān)信息 防止未按合同約定的超付款項的發(fā)生 同時 對付款合 同 系統(tǒng)在合同承辦人員打印付款審批單后 向 EAS 財務(wù)系統(tǒng)發(fā)送付款確認請求 對 收款合同 系統(tǒng)在合同蓋章后 向 EAS 財務(wù)系統(tǒng)發(fā)送收款確認請求 5 4 2 財務(wù)部門通過 EAS 的付款后 點擊合同管理信息系統(tǒng)發(fā)送的付款確認通知 確認已付款 實際付款信息返回合同管理系統(tǒng)中 并歸集到關(guān)聯(lián)合同中 系統(tǒng)超過一 定時間未接收到付款確認 應(yīng)向合同承辦人員和合同管理員發(fā)送預(yù)警通知 對實際付 款超出合同計劃付款額的 系統(tǒng)應(yīng)向合同管理員發(fā)送超付預(yù)警 5 4 3 財務(wù)部門通過 EAS 收款后 點擊合同管理信息系統(tǒng)發(fā)送的收款確認通知 確認已收款 5 5實現(xiàn)對收付款的便捷查詢和動態(tài)管理 5 5 1 可以按照時間和關(guān)鍵字同時查詢 也可以單獨模糊查詢 快速多字段搜索 5 5 2 實現(xiàn)對收付款狀態(tài)的動態(tài)顯示 包括已完成 未完成 提前 逾期等 5 5 3 系統(tǒng)要解決原有資金管理不能及時到位 關(guān)聯(lián)查詢困難 無提醒預(yù)警的問 題 實現(xiàn)資金逾期提醒 建立資金相關(guān)提示 資金關(guān)聯(lián)合同明細 進度與資金的緊密 結(jié)合 6風(fēng)險預(yù)警管理 6 1系統(tǒng)應(yīng)提供異常合同分級標示制度 合同管理部門可以根據(jù)實際情況對合 同進行風(fēng)險分析 判定異常合同 并給予停止審批 停止執(zhí)行 停止付款等風(fēng)險類別 標注 系統(tǒng)需實時反饋并顯示合同管理部門對該合同的風(fēng)險標注 6 2系統(tǒng)必須能夠提供可信任和有效的審批痕跡和相關(guān)資料 使進入法律訴訟 程序的合同 有據(jù)可依 6 3具有合同防偽功能 6 4建立合同的動態(tài)預(yù)警機制 防范法律風(fēng)險 系統(tǒng)必須提供合同到期預(yù)警 資金支付預(yù)警 應(yīng)收款預(yù)警等靈活清晰的動態(tài)預(yù)警模塊 并可對整體情況調(diào)用圖表等 多種顯示模式進行分析 6 5預(yù)警提醒應(yīng)支持郵件 短信及系統(tǒng)內(nèi)部提醒等 6 6其他預(yù)警提醒 6 6 1 合同執(zhí)行提醒 列舉即將開始 即將結(jié)束的合同 包括 合同名稱 合同 編號 合同類型 預(yù)算出處 合同對方 開始日期 結(jié)束日期 項目名稱 合同狀態(tài) 歸檔狀態(tài) 合同金額 簽訂日期 支付方式 提交人 自定義屬性和備注等信息 6 6 2 最新合同結(jié)款計劃 按合同結(jié)款計劃的執(zhí)行日期進行排序顯示最新的合同 結(jié)款計劃 包括 計劃名稱 計劃結(jié)款日期 完成狀態(tài) 合同名稱 項目名稱 合同 類型 自定義屬性和備注等信息 6 6 3 最新合同執(zhí)行進度計劃 按合同進度計劃的執(zhí)行日期進行排序 顯示最新 的合同進度計劃 包括 計劃名稱 計劃執(zhí)行日期 完成狀態(tài) 合同名稱 項目名稱 合同類型 自定義屬性和備注等信息 6 6 4 用戶自定義預(yù)警 如應(yīng)收帳款 合同延期 質(zhì)保期預(yù)警等 7統(tǒng)計分析 7 1以