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文檔簡介

辦公用品采購及發(fā)放管理制度一、全公司所有辦公用品(含日用雜品)的采購、發(fā)放、管理工作,由辦公室統(tǒng)一負責。二、辦公用品的采購1、一般情況下每月20-23日向辦公室提交辦公用品采購申請單(后附辦公用品采購申請單、各部門自行復(fù)印使用)。2、由辦公室根據(jù)各部門所申請物品,結(jié)合庫存量進行匯總,制定公司采購計劃提交辦公室主任及分管領(lǐng)導(dǎo)進行審核后進行采購。3、采購人員必須嚴格按照采購審批計劃進行采買,不得隨意增加采購品種和數(shù)量,凡未列入采購計劃或未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批的物品,任何人不得擅自購買。 4、辦公用品采購要嚴把采購物品質(zhì)量,做到秉公辦事,貨比三家,擇優(yōu)選買,不從中謀取私利。5、認真辦理出入庫登記手續(xù),未辦理入庫手續(xù)的用品,不準直接使用。三、辦公用品的發(fā)放與管理1、辦公用品的發(fā)放,由辦公室負責人員依據(jù)經(jīng)部門負責人簽字后的領(lǐng)料單,直接發(fā)放各使用科室;2、辦公用品的發(fā)放采取以舊換新、以壞換新制度。凡是領(lǐng)取新物品,必須把已經(jīng)用過的不可以再用的物品交回辦公室(消耗品除外)3、辦公室指定專人負責辦公用品的管理工作,要做到分類存放,碼放整齊,清潔有序。4、要認真做好新購物品入庫前的檢查、驗收工作,要建立辦公用品管理臺帳,做到入庫有手續(xù)、發(fā)放有登記。倉管員崗位職責 1. 嚴格執(zhí)行入庫手續(xù),物料或成品進倉時,倉管人員要核實數(shù)量、規(guī)格、種類是否與貨單一致,物料入庫時還要核對是否按采購訂單的數(shù)量和要求的交貨日期交貨。 2. 入庫的物料和成品應(yīng)分堆放整齊,杜絕不安全因素; 并設(shè)物料卡,標識清楚。 3 .存貨入庫后應(yīng)及時入賬,準確登記。 4 .領(lǐng)用物料部門應(yīng)開具領(lǐng)料單,若需配套領(lǐng)料時,應(yīng)配套領(lǐng)用;倉管人員應(yīng)按審核無誤的領(lǐng)料單和先進先出的原則發(fā)料。 5. 成品庫須按發(fā)貨單發(fā)貨,手續(xù)不全不與發(fā)貨;如遇特殊情況,則須獲得公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可發(fā)貨,事后應(yīng)補方可發(fā)貨。 6 .車間領(lǐng)用物料或成品發(fā)貨后應(yīng)及時登記有關(guān)賬卡。 7. 倉管人員應(yīng)堅持日清月結(jié),憑單下賬,不跨月記賬,按時上交報表,做到賬、物、卡一致。 8. 為使倉庫存貨賬實相符,必須做好日常盤點和月末盤點工作。 9. 隨時了解倉庫的儲備情況,有無儲備不足或超儲積壓、呆滯和不需要現(xiàn)象的發(fā)生,并即時上報。 10 . 定期上報不合格存貨資料,并根據(jù)有關(guān)規(guī)定即時處理。 11. 做好防火、防盜、防爆工作并保持庫內(nèi)清潔、整齊、空氣流通;定期檢查存貨、防止存貨變質(zhì)。 12. 嚴禁在倉庫內(nèi)吸煙、用火和亂接使用電器。 13. 上下班前應(yīng)做好門、窗、電、水的開關(guān)工作。 14. 倉管人員要按時上下班,遵守公司各項規(guī)章制度,如遇工作忙,要延長工作時間,倉管人員要無條件服從。 15. 倉管人員要立足本職,堅守崗位,熟練業(yè)務(wù),具備高度責任感,要樂于聽取他人意見或批評,服從領(lǐng)導(dǎo)、以禮待人、熱情服務(wù)、自覺維護本公司的良好形象和聲譽。 16. 倉管人員要妥善保管好原始憑證,賬本以及各類文件,要保守商業(yè)秘密,不得擅自將有關(guān)文件帶出廠外。 17 .倉管人員如不履行自己的職責,對公司的財產(chǎn)造成損失,公司有權(quán)追究其經(jīng)濟責任;對廠情況嚴重的,應(yīng)追究其法律責任。 18 . 倉管人員調(diào)動或離職前,首先辦理賬目移交手續(xù),要求逐項核對點收;如有短缺,必須限期查清,方可移交,移交雙方及上級主管人員必須簽字確認。辦公用品采購員崗位職責1、在后勤管理處領(lǐng)導(dǎo)下,綜合辦公室負責全院的辦公用品、勞保和生活用品等物資的采購工作。 2、根據(jù)各科室需要,制訂各類物品的年度、季度、月份的和臨時的采購計劃,報請領(lǐng)導(dǎo)審批后即時采購。 3、計劃采購,計劃用款,注意采購質(zhì)量,注意勤儉節(jié)約。 4、做好物資采購用款申請、報銷工作,嚴格執(zhí)行財經(jīng)制度,履行驗收入庫手續(xù),做到物、錢、憑證三對口,一次借款,一次清賬。 5、對辦公急需的物品必須全力以赴,積極采購。后勤主管崗位職責1、 嚴格控制公司的手機費、車費、水電費、采暖費等費用的支出,每月向公司匯報費用的使用情況。 2、 負責司機、保安、保潔員制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查,宿舍管理、衛(wèi)生管理,并作好記錄。 3、 負責公司員工的考勤管理工作。 4、 負責食堂用餐與采購工作,要有采購計劃,葷素搭配,保證質(zhì)量。 5、 定期檢查食堂衛(wèi)生炊具物品管理工作,定期檢查易燃易爆品,保證安全。 6、 負責車輛安全檢查、保養(yǎng)、維修、養(yǎng)路費、油料費使用工作。 7、 負責公司福利及辦公用品的采購,發(fā)放等工作。 8、 每年15月份辦理公司資質(zhì)年檢。 9、 每月辦理員工養(yǎng)老、失業(yè)保險、中保公司保險。 10、定期組織部門人員培訓(xùn)。 11、樹立彤康公司的專業(yè)形象,保證彤康公司的名譽不受到侵害。內(nèi)勤崗位職責一、 接聽電話: 負責接聽總機電話,轉(zhuǎn)接或記錄后向相關(guān)人員傳達電話內(nèi)容。接聽電話語速輕快、普通話。 1、接到指明人員的電話,“請稍等”按分機轉(zhuǎn),如該員工不在則留下對方的聯(lián)系方式、姓名和公司,記錄后可等該員工回來告之,也可留紙條于該員工的桌面上,壓住,以免丟失,并及時與其確認來電后續(xù)跟進問題。 2、接到不指明人員的電話,詢問對方貴姓,哪個單位的,是否和我公司哪位業(yè)務(wù)員有過聯(lián)系,沒有則請對方留下具體的聯(lián)系方式,稍后致電。 3、接到詢問公司業(yè)務(wù),自己可以回答的情況下幫助其回答,自己不能解答的情況下,可讓其稍等,找公司專業(yè)接口者幫對方解答,也可請對方留下電話及資料后請專門人員回電解答。 4、接到一些推銷或明確與自己公司無關(guān)的電話,短時間內(nèi)結(jié)束對話?;痉椒ㄊ钦垖Ψ搅粝鹿久Q,電話號碼及聯(lián)系人。在自己處歸檔留底。 5、接到打錯的電話要保持良好的心態(tài),告之對方打錯了,并禮貌掛機。 二、 辦公用品 1、 發(fā)放辦公用品,(垃圾袋、紙杯、筆、傳真紙、復(fù)印紙及其他辦公用品)。 2、 公司員工借用時做到心中有數(shù),一日之內(nèi)必須歸還,內(nèi)勤負責監(jiān)督。 三、 報紙信件: 1、每日早晨將報紙拿回公司后,將信件拿出,分發(fā)給信件指定人。報紙送至總經(jīng)理辦公室。 2、總經(jīng)理辦公室的報紙一周整理一次,及時清理。辦公區(qū)域的報紙堆積到一定程度要放入倉庫,每半年找收廢紙的人賣出,所得款項作為活動經(jīng)費。 四、 衛(wèi)生清潔 1、 負責每日辦公室衛(wèi)生,做好桌面整理工作,室內(nèi)所有物品、桌椅排放整齊,無積塵。人不在時關(guān)閉電燈、飲水機、鎖好辦公室門;總經(jīng)理室每天早晨擦辦公桌椅等。2、 負責每周公司所有植物的澆水工作,并在平日里及時補充植物的水分。 3、 監(jiān)督公司全體員工辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生。如有不干凈者,提醒。 五、 郵件的接收 1、 收到公司員工私人或業(yè)務(wù)聯(lián)系郵件,第一時間轉(zhuǎn)告本人,并按其要求, 或打印,或保留。收到垃圾郵件,立即刪除。 2、 收到不明郵件,先保留,然后問經(jīng)理該如何處理。 六、 人員來訪 1、 陌生人進門,詢問他找哪位,如找公司相關(guān)人員,請其在會客區(qū)稍等,倒上清水一杯,后告之相關(guān)人員。要求招待的熱情周到。 2、 如遇前來推銷產(chǎn)品者,將其婉言謝絕在外,或盡快結(jié)束對話,讓其留下聯(lián)系方式及資料后離開。 3、 如遇收破爛者,可拒絕其入門或?qū)⒐径逊e破爛賣出。 七、 組織并主持公司內(nèi)部會議,負責落實會議議決事項,在下次會議之前書面形式報總經(jīng)理。 八、 文件、檔案管理 1、建立員工人事檔案; 2、管理公司內(nèi)部各類文件、檔案,確保能夠及時找到。 九、登記工作 每天記錄員工考勤,是否有遲到、拜訪或請假發(fā)生。如拜訪,標明拜訪兩字;如遲到或請假,則標注記號。 十、臨時任務(wù)

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