辦公用品采購與發(fā)放管理制度.doc

辦公用品采購及發(fā)放管理制度一、全公司所有辦公用品（含日用雜品）的采購、發(fā)放、管理工作，由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。二、辦公用品的采購1、一般情況下每月20-23日向辦公室提交辦公用品采購申請(qǐng)單（后附辦公用品采購申請(qǐng)單、各部門自行復(fù)印使用）。2、由辦公室根據(jù)各部門所申請(qǐng)物品，結(jié)合庫存量進(jìn)行匯總，制定公司采購計(jì)劃提交辦公室主任及分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核后進(jìn)行采購。3、采購人員必須嚴(yán)格按照采購審批計(jì)劃進(jìn)行采買，不得隨意增加采購品種和數(shù)量，凡未列入采購計(jì)劃或未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批的物品，任何人不得擅自購買。 4、辦公用品采購要嚴(yán)把采購物品質(zhì)量，做到秉公辦事，貨比三家，擇優(yōu)選買，不從中謀取私利。5、認(rèn)真辦理出入庫登記手續(xù)，未辦理入庫手續(xù)的用品，不準(zhǔn)直接使用。三、辦公用品的發(fā)放與管理1、辦公用品的發(fā)放，由辦公室負(fù)責(zé)人員依據(jù)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后的領(lǐng)料單，直接發(fā)放各使用科室；2、辦公用品的發(fā)放采取以舊換新、以壞換新制度。凡是領(lǐng)取新物品，必須把已經(jīng)用過的不可以再用的物品交回辦公室（消耗品除外）3、辦公室指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的管理工作，要做到分類存放，碼放整齊，清潔有序。4、要認(rèn)真做好新購物品入庫前的檢查、驗(yàn)收工作，要建立辦公用品管理臺(tái)帳，做到入庫有手續(xù)、發(fā)放有登記。倉管員崗位職責(zé) 1. 嚴(yán)格執(zhí)行入庫手續(xù)，物料或成品進(jìn)倉時(shí)，倉管人員要核實(shí)數(shù)量、規(guī)格、種類是否與貨單一致，物料入庫時(shí)還要核對(duì)是否按采購訂單的數(shù)量和要求的交貨日期交貨。 2. 入庫的物料和成品應(yīng)分堆放整齊，杜絕不安全因素; 并設(shè)物料卡，標(biāo)識(shí)清楚。 3 .存貨入庫后應(yīng)及時(shí)入賬，準(zhǔn)確登記。 4 .領(lǐng)用物料部門應(yīng)開具領(lǐng)料單，若需配套領(lǐng)料時(shí)，應(yīng)配套領(lǐng)用；倉管人員應(yīng)按審核無誤的領(lǐng)料單和先進(jìn)先出的原則發(fā)料。 5. 成品庫須按發(fā)貨單發(fā)貨，手續(xù)不全不與發(fā)貨；如遇特殊情況，則須獲得公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可發(fā)貨，事后應(yīng)補(bǔ)方可發(fā)貨。 6 .車間領(lǐng)用物料或成品發(fā)貨后應(yīng)及時(shí)登記有關(guān)賬卡。 7. 倉管人員應(yīng)堅(jiān)持日清月結(jié)，憑單下賬，不跨月記賬，按時(shí)上交報(bào)表，做到賬、物、卡一致。 8. 為使倉庫存貨賬實(shí)相符，必須做好日常盤點(diǎn)和月末盤點(diǎn)工作。 9. 隨時(shí)了解倉庫的儲(chǔ)備情況，有無儲(chǔ)備不足或超儲(chǔ)積壓、呆滯和不需要現(xiàn)象的發(fā)生，并即時(shí)上報(bào)。 10 . 定期上報(bào)不合格存貨資料，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定即時(shí)處理。 11. 做好防火、防盜、防爆工作并保持庫內(nèi)清潔、整齊、空氣流通；定期檢查存貨、防止存貨變質(zhì)。 12. 嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)吸煙、用火和亂接使用電器。 13. 上下班前應(yīng)做好門、窗、電、水的開關(guān)工作。 14. 倉管人員要按時(shí)上下班，遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，如遇工作忙，要延長(zhǎng)工作時(shí)間，倉管人員要無條件服從。 15. 倉管人員要立足本職，堅(jiān)守崗位，熟練業(yè)務(wù)，具備高度責(zé)任感，要樂于聽取他人意見或批評(píng)，服從領(lǐng)導(dǎo)、以禮待人、熱情服務(wù)、自覺維護(hù)本公司的良好形象和聲譽(yù)。 16. 倉管人員要妥善保管好原始憑證，賬本以及各類文件，要保守商業(yè)秘密，不得擅自將有關(guān)文件帶出廠外。 17 .倉管人員如不履行自己的職責(zé)，對(duì)公司的財(cái)產(chǎn)造成損失，公司有權(quán)追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任；對(duì)廠情況嚴(yán)重的，應(yīng)追究其法律責(zé)任。 18 . 倉管人員調(diào)動(dòng)或離職前，首先辦理賬目移交手續(xù)，要求逐項(xiàng)核對(duì)點(diǎn)收；如有短缺，必須限期查清，方可移交，移交雙方及上級(jí)主管人員必須簽字確認(rèn)。辦公用品采購員崗位職責(zé)1、在后勤管理處領(lǐng)導(dǎo)下，綜合辦公室負(fù)責(zé)全院的辦公用品、勞保和生活用品等物資的采購工作。 2、根據(jù)各科室需要，制訂各類物品的年度、季度、月份的和臨時(shí)的采購計(jì)劃，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批后即時(shí)采購。 3、計(jì)劃采購，計(jì)劃用款，注意采購質(zhì)量，注意勤儉節(jié)約。 4、做好物資采購用款申請(qǐng)、報(bào)銷工作，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)經(jīng)制度，履行驗(yàn)收入庫手續(xù)，做到物、錢、憑證三對(duì)口，一次借款，一次清賬。 5、對(duì)辦公急需的物品必須全力以赴，積極采購。后勤主管崗位職責(zé)1、 嚴(yán)格控制公司的手機(jī)費(fèi)、車費(fèi)、水電費(fèi)、采暖費(fèi)等費(fèi)用的支出，每月向公司匯報(bào)費(fèi)用的使用情況。 2、 負(fù)責(zé)司機(jī)、保安、保潔員制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，宿舍管理、衛(wèi)生管理，并作好記錄。 3、 負(fù)責(zé)公司員工的考勤管理工作。 4、 負(fù)責(zé)食堂用餐與采購工作，要有采購計(jì)劃，葷素搭配，保證質(zhì)量。 5、 定期檢查食堂衛(wèi)生炊具物品管理工作，定期檢查易燃易爆品，保證安全。 6、 負(fù)責(zé)車輛安全檢查、保養(yǎng)、維修、養(yǎng)路費(fèi)、油料費(fèi)使用工作。 7、 負(fù)責(zé)公司福利及辦公用品的采購，發(fā)放等工作。 8、 每年15月份辦理公司資質(zhì)年檢。 9、 每月辦理員工養(yǎng)老、失業(yè)保險(xiǎn)、中保公司保險(xiǎn)。 10、定期組織部門人員培訓(xùn)。 11、樹立彤康公司的專業(yè)形象，保證彤康公司的名譽(yù)不受到侵害。內(nèi)勤崗位職責(zé)一、 接聽電話： 負(fù)責(zé)接聽總機(jī)電話，轉(zhuǎn)接或記錄后向相關(guān)人員傳達(dá)電話內(nèi)容。接聽電話語速輕快、普通話。 1、接到指明人員的電話，“請(qǐng)稍等”按分機(jī)轉(zhuǎn)，如該員工不在則留下對(duì)方的聯(lián)系方式、姓名和公司，記錄后可等該員工回來告之，也可留紙條于該員工的桌面上，壓住，以免丟失，并及時(shí)與其確認(rèn)來電后續(xù)跟進(jìn)問題。 2、接到不指明人員的電話，詢問對(duì)方貴姓，哪個(gè)單位的，是否和我公司哪位業(yè)務(wù)員有過聯(lián)系，沒有則請(qǐng)對(duì)方留下具體的聯(lián)系方式，稍后致電。 3、接到詢問公司業(yè)務(wù)，自己可以回答的情況下幫助其回答，自己不能解答的情況下，可讓其稍等，找公司專業(yè)接口者幫對(duì)方解答，也可請(qǐng)對(duì)方留下電話及資料后請(qǐng)專門人員回電解答。 4、接到一些推銷或明確與自己公司無關(guān)的電話，短時(shí)間內(nèi)結(jié)束對(duì)話?；痉椒ㄊ钦?qǐng)對(duì)方留下公司名稱，電話號(hào)碼及聯(lián)系人。在自己處歸檔留底。 5、接到打錯(cuò)的電話要保持良好的心態(tài)，告之對(duì)方打錯(cuò)了，并禮貌掛機(jī)。 二、 辦公用品 1、 發(fā)放辦公用品，（垃圾袋、紙杯、筆、傳真紙、復(fù)印紙及其他辦公用品）。 2、 公司員工借用時(shí)做到心中有數(shù)，一日之內(nèi)必須歸還，內(nèi)勤負(fù)責(zé)監(jiān)督。 三、 報(bào)紙信件： 1、每日早晨將報(bào)紙拿回公司后，將信件拿出，分發(fā)給信件指定人。報(bào)紙送至總經(jīng)理辦公室。 2、總經(jīng)理辦公室的報(bào)紙一周整理一次，及時(shí)清理。辦公區(qū)域的報(bào)紙堆積到一定程度要放入倉庫，每半年找收廢紙的人賣出，所得款項(xiàng)作為活動(dòng)經(jīng)費(fèi)。 四、 衛(wèi)生清潔 1、 負(fù)責(zé)每日辦公室衛(wèi)生，做好桌面整理工作，室內(nèi)所有物品、桌椅排放整齊，無積塵。人不在時(shí)關(guān)閉電燈、飲水機(jī)、鎖好辦公室門；總經(jīng)理室每天早晨擦辦公桌椅等。2、 負(fù)責(zé)每周公司所有植物的澆水工作，并在平日里及時(shí)補(bǔ)充植物的水分。 3、 監(jiān)督公司全體員工辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生。如有不干凈者，提醒。 五、 郵件的接收 1、 收到公司員工私人或業(yè)務(wù)聯(lián)系郵件，第一時(shí)間轉(zhuǎn)告本人，并按其要求， 或打印，或保留。收到垃圾郵件，立即刪除。 2、 收到不明郵件，先保留，然后問經(jīng)理該如何處理。 六、 人員來訪 1、 陌生人進(jìn)門，詢問他找哪位，如找公司相關(guān)人員，請(qǐng)其在會(huì)客區(qū)稍等，倒上清水一杯，后告之相關(guān)人員。要求招待的熱情周到。 2、 如遇前來推銷產(chǎn)品者，將其婉言謝絕在外，或盡快結(jié)束對(duì)話，讓其留下聯(lián)系方式及資料后離開。 3、 如遇收破爛者，可拒絕其入門或?qū)⒐径逊e破爛賣出。 七、 組織并主持公司內(nèi)部會(huì)議，負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議議決事項(xiàng)，在下次會(huì)議之前書面形式報(bào)總經(jīng)理。 八、 文件、檔案管理 1、建立員工人事檔案； 2、管理公司內(nèi)部各類文件、檔案，確保能夠及時(shí)找到。 九、登記工作 每天記錄員工考勤，是否有遲到、拜訪或請(qǐng)假發(fā)生。如拜訪，標(biāo)明拜訪兩字；如遲到或請(qǐng)假，則標(biāo)注記號(hào)。 十、臨時(shí)任務(wù)