基建檔案工作規(guī)范.doc

基本建設(shè)類(lèi)檔案工作規(guī)范1基建檔案工作的基本原則1.1凡在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中直接形成的，有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等，均屬基建類(lèi)檔案。1.2基建檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。1.3基建檔案工作要納入基建規(guī)劃、計(jì)劃，管理制度和基建人員職責(zé)范圍之中，做到基建工程一開(kāi)始就與建立檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過(guò)程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要與提交一整套合格的竣工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行。2基建檔案歸檔范圍的確定2.1確定的原則2.1.1歸檔的基建管理和項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用。2.1.2歸檔的基建文件材料必須反映基建管理和項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.1.3歸檔的基建文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，與實(shí)物完全一致并具有成套性。2.2歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)2.2.1歸檔主要內(nèi)容包括綜合管理、可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)基建預(yù)算、概算、決算、器材管理等八個(gè)方面，具體范圍見(jiàn)附件一。2.2.2歸檔的重點(diǎn)是項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段形成的不同載體、形式的文件材料，特別是包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙。3基建文件材料的部門(mén)立卷與歸檔流程3.1形成與積累3.1.1學(xué)?；ú块T(mén)要有一位負(fù)責(zé)人分管基建檔案工作，并配備相應(yīng)專(zhuān)（兼）職檔案人員，負(fù)責(zé)基建文件材料的形成、積累、歸檔工作。3.1.2基建部門(mén)接到基建項(xiàng)目后，在布置工作計(jì)劃的同時(shí)布置形成積累基建文件材料的任務(wù)。3.1.3基建項(xiàng)目實(shí)行總承包給外單位的，由各分承包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的基建文件材料，交總承包單位匯總、整理，竣工時(shí)由總承包單位向?qū)W?；ú块T(mén)提交完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基建檔案材料。3.1.4基建項(xiàng)目由幾個(gè)單位分別承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包工程的基建文件材料，交學(xué)?；ú块T(mén)匯總、整理。3.1.5學(xué)校檔案部門(mén)應(yīng)隨時(shí)了解大型基建項(xiàng)目的主要工程進(jìn)度、督促、指導(dǎo)專(zhuān)（兼）職檔案員及工程技術(shù)人員做好基建文件材料的積累工作。3.1.6基建部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行基建文件材料的審簽制度，明確職責(zé)，把好文件材料形成的質(zhì)量關(guān)。3.1.7學(xué)校的基建部門(mén)要檢查設(shè)計(jì)、施工單位基建文件材料的編號(hào)是否統(tǒng)一，要與它所反映的對(duì)象一致，能揭示其性質(zhì)與特征。3.1.8使用基建文件材料過(guò)程中不允許隨便更改。如有更改，必須填寫(xiě)變更通知單，并履行批準(zhǔn)手續(xù)。3.1.9歸檔的基建文件材料格式要統(tǒng)一，字跡工整，圖象清晰。3.1.10歸檔的底圖，格式須按國(guó)家制圖標(biāo)準(zhǔn)繪制完成。3.1.11歸檔的藍(lán)圖，規(guī)格必須符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，字、圖清晰，用紙優(yōu)良。3.1.12工程承包合同或施工協(xié)議中要依據(jù)國(guó)家對(duì)編制竣工圖的要求，對(duì)竣工圖的編制、整理、審核、交接、驗(yàn)收做出規(guī)定，做好施工記錄、交工驗(yàn)收記錄和簽證等，編制好竣工圖。3.1.13凡是重要和經(jīng)常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般歸檔一份。3.1.14學(xué)?；ú块T(mén)要定期檢查、繪制本校的總平面圖以及水、電、氣、通訊等管網(wǎng)圖。3.2整理組卷3.2.1基建項(xiàng)目結(jié)束（含最終完成、階段完成）后，基建部門(mén)分管基建檔案材料工作的負(fù)責(zé)人，組織本項(xiàng)目形成的應(yīng)歸檔的基建文件材料的整理組卷工作。3.2.2根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律，按保持其有機(jī)聯(lián)系和便于利用查考的組卷原則，對(duì)基建文件材料的內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理，按工程項(xiàng)目組卷，一項(xiàng)一卷或若干卷。管理性文件材料排在整個(gè)項(xiàng)目首卷，其余材料按文件性質(zhì)分別組成案卷。3.2.3文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。圖紙按圖的類(lèi)別序號(hào)排列（即：地質(zhì)圖、初步設(shè)計(jì)圖、建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖）。3.2.4拆除卷內(nèi)金屬物，對(duì)破損的材料進(jìn)行修補(bǔ)。3.2.5基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。藍(lán)圖大于卷盒的，以手風(fēng)琴式折疊成四號(hào)圖紙的規(guī)格，底圖采用卷筒或平放兩種方式保管。藍(lán)圖、底圖可以不裝訂，透明底圖必須用縫紉機(jī)打圖邊。3.2.6無(wú)論單面或雙面只要有書(shū)寫(xiě)文字，均作為一頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，每卷頁(yè)號(hào)均從1開(kāi)始，頁(yè)號(hào)位置在非裝訂線一側(cè)的上角，藍(lán)圖、底圖可以一組有機(jī)聯(lián)系的圖紙為一件，以件為單位，在每件文件材料的右上角加蓋有單位名稱、檔號(hào)、件號(hào)的戳記章，并逐一填寫(xiě)。3.2.7填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表3.2.8確定保管期限。3.2.9草擬案卷封面各欄目，經(jīng)檔案部門(mén)審查后填寫(xiě)案卷封面。3.2.10工程技術(shù)人員填寫(xiě)歸檔說(shuō)明，交基建部門(mén)分管負(fù)責(zé)人審查后，放在第一卷的卷內(nèi)目錄之前。3.3歸檔驗(yàn)收3.3.1基建項(xiàng)目在驗(yàn)收前，檔案部門(mén)對(duì)準(zhǔn)備歸檔的基建文件材料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，出具證明，否則不能組織工程竣工驗(yàn)收。3.3.2學(xué)校檔案部門(mén)應(yīng)是工程驗(yàn)收小組成員，會(huì)同學(xué)?；ú块T(mén)負(fù)責(zé)基建文件材料的驗(yàn)收工作。3.3.3基建項(xiàng)目在驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。檔案部門(mén)要認(rèn)真進(jìn)行審查、驗(yàn)收歸檔的檔案資料，并在基建檔案資料歸檔說(shuō)明書(shū)上簽署意見(jiàn)。3.3.4學(xué)?；ú块T(mén)應(yīng)從基建總投資中扣留5%，作為基建檔案保證金，待基建檔案材料歸檔驗(yàn)收合格后發(fā)還。3.3.5填寫(xiě)基建檔案資料移交目錄，一式兩份，連同案卷經(jīng)檔案部門(mén)清點(diǎn)無(wú)誤后，交接雙方在移交目錄上簽字蓋章，各執(zhí)一份存查。4基建檔案的管理4.1分類(lèi)編號(hào)4.1.1按中國(guó)檔案分類(lèi)法教育檔案分類(lèi)表進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引，給出檢索分類(lèi)號(hào)。4.1.2根據(jù)基建檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)。編制用于組成檔號(hào)的二級(jí)類(lèi)目代號(hào)簡(jiǎn)表。4.1.3基建類(lèi)檔案檔號(hào)=年度號(hào)+基建檔案分類(lèi)號(hào)+案卷號(hào)模式如下：案卷號(hào)按最下位類(lèi)目流水，綜合管理用自然年度，項(xiàng)目用竣工年度。4.2編目4.2.1在每盒檔案脊背上填寫(xiě)檔號(hào)，也可以另行貼上注有檔號(hào)的標(biāo)簽，標(biāo)簽下沿的位置距離底邊40毫米處。4.2.2登錄基建檔案目錄，按檔號(hào)先后順序，以案卷為對(duì)象填寫(xiě)。4.2.3編寫(xiě)專(zhuān)題目錄、分類(lèi)目錄并按照GB3972.585檔案著錄規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)編制案卷級(jí)、文件級(jí)基建檔案著錄卡，作為手工檢索和計(jì)算機(jī)采集卡使用。4.3及時(shí)將編制的基建檔案著錄卡的數(shù)據(jù)存貯到計(jì)算機(jī)中。4.4排架、保管4.4.1按檔號(hào)順序排架。4.4.2保管要求按青島大學(xué)檔案部門(mén)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范第七條執(zhí)行。4.5檔案補(bǔ)充與修改4.5.1基建文件材料歸檔后，在改建、維修中所產(chǎn)生的基建文件材料，基建部門(mén)應(yīng)隨時(shí)整理，向檔案部門(mén)補(bǔ)充歸檔。4.5.2對(duì)已歸檔的基建文件材料需要更改時(shí)，必須填寫(xiě)更改審查清單，經(jīng)基建部門(mén)分管負(fù)責(zé)人同意。未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁更改已歸檔的任何基建檔案材料。4.5.3檔案部門(mén)對(duì)補(bǔ)充歸檔的基建文件材料應(yīng)及時(shí)整理編目。歸檔材料不多的，可歸入相關(guān)案卷內(nèi)并填寫(xiě)卷內(nèi)目錄；歸檔材料較多的，可單獨(dú)組卷、編目。附件一:基本建設(shè)類(lèi)檔案歸檔范圍和保管期限表JJ11 綜合序號(hào)類(lèi)目名稱保管期限1上級(jí)有關(guān)基建工作的文件長(zhǎng)期2基建工作規(guī)章制度長(zhǎng)期3基建工作計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)長(zhǎng)期4基建工作總體規(guī)劃永久5基建工作年度（季度）總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久6基建工程財(cái)務(wù)預(yù)、決算長(zhǎng)期7全校性總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)總平面圖永久8水、電、氣管道分布圖永久9地質(zhì)勘探、地形測(cè)量材料永久JJ12-1可行性研究序號(hào)類(lèi)目名稱保管期限1項(xiàng)目建議書(shū)及上級(jí)批復(fù)永久2可行性研究報(bào)告永久3項(xiàng)目評(píng)估永久4環(huán)境預(yù)測(cè)、調(diào)查報(bào)告永久5設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)及計(jì)劃任務(wù)書(shū)永久JJ12-2設(shè)計(jì)基礎(chǔ)序號(hào)類(lèi)目名稱保管期限1工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)試驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖樣及說(shuō)明永久2地形、地貌控制點(diǎn)建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備及安裝測(cè)量定位、觀測(cè)記錄永久3水文、氣象、地震等其它設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料永久JJ12-3設(shè)計(jì)文件序號(hào)類(lèi)目名稱保管期限1初步設(shè)計(jì)永久2技術(shù)設(shè)計(jì)永久3施工圖設(shè)計(jì)短期4技術(shù)秘密材料、專(zhuān)利文件永久5設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)長(zhǎng)期6關(guān)鍵技術(shù)實(shí)驗(yàn)永久7總體規(guī)劃設(shè)計(jì)永久8設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、鑒定及審批長(zhǎng)期JJ12-4工程管理文件序號(hào)類(lèi)目名稱保管期限1征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書(shū)永久2承包合同、協(xié)議書(shū)、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件永久3施工執(zhí)照永久4環(huán)保三同時(shí)、消防、衛(wèi)生等條件水、電、氣、暖供應(yīng)協(xié)議書(shū)永久5產(chǎn)權(quán)證書(shū)永久JJ12-5施工序號(hào)類(lèi)目名稱保管期限1土地施工文件 開(kāi)工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、圖紙會(huì)審紀(jì)要短期 施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃、施工技術(shù)措施、施工安全措施、施工工藝長(zhǎng)期 原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定長(zhǎng)期 建筑材料實(shí)驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期 設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批永久 土建施工定位測(cè)量地質(zhì)勘察永久 土、巖試驗(yàn)報(bào)告，基礎(chǔ)處理，基礎(chǔ)工程施工圖永久 隱蔽工程驗(yàn)收記錄永久 工程記錄及測(cè)試、沉陷、位移、變形觀測(cè)記錄、事故處理報(bào)告永久 分項(xiàng)、分單位工程抽量檢查、評(píng)定長(zhǎng)期 交工驗(yàn)收記錄證明長(zhǎng)期 竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 永久2設(shè)備及管線安裝施工文件 開(kāi)工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要短期 設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批長(zhǎng)期 焊接試驗(yàn)記錄、報(bào)告、施工檢驗(yàn)、探傷記錄長(zhǎng)期 隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期 強(qiáng)度、密閉性試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期 設(shè)備調(diào)試記錄短期 施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評(píng)定、事故處理 報(bào)告長(zhǎng)期 系統(tǒng)調(diào)試、實(shí)驗(yàn)記錄長(zhǎng)期 管線清洗、通水、清毒記錄短期 管線標(biāo)高位置，坡度測(cè)量記錄長(zhǎng)期 中間交工驗(yàn)收記錄證明，工程質(zhì)量評(píng)定長(zhǎng)期 竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 長(zhǎng)期3電氣、儀表安裝施工文件 開(kāi)工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審短期 設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批長(zhǎng)期 調(diào)試、整定記錄長(zhǎng)期 性能測(cè)試和校核長(zhǎng)期 施工安裝記錄，質(zhì)量檢查評(píng)定，事故處理報(bào)告長(zhǎng)期 操作、聯(lián)動(dòng)試驗(yàn)短期 電氣裝置交接記錄短期 中間交工驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量評(píng)定長(zhǎng)期 竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 長(zhǎng)期JJ12-6竣工驗(yàn)收序號(hào)類(lèi)目名稱保管期限1竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告永久2全部竣工圖紙永久3質(zhì)量評(píng)審材料永久4工程現(xiàn)場(chǎng)聲像材永久5竣工驗(yàn)收會(huì)議決議文件永久JJ12-7基建財(cái)務(wù)、器材管理序號(hào)類(lèi)目名稱