行政管理制度.docx

辦公管理制度一、 辦公環(huán)境1. 辦公區(qū)域1.1 所有員工應(yīng)養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，自覺維護公司良好的辦公環(huán)境衛(wèi)生，禁止隨地吐痰、亂扔雜物和廢紙等。1.2 各部門每周安排一位值日生，值日生必須提前15分鐘到公司，在上班之前把公共區(qū)域打掃完垃圾倒掉；下班時值日生要檢查所有辦公室的水、電、門窗關(guān)閉情況方可離開。1.3 在辦公區(qū)域內(nèi)做到“三輕”，即：說話輕、開關(guān)門窗輕、走路輕。2. 辦公室內(nèi)2.1 上班前須迅速清潔個人區(qū)域衛(wèi)生，保持整潔的辦公環(huán)境。2.2 辦公室墻面不得粘貼各類圖表、字畫、電話聯(lián)系表和掛歷等，不得在室內(nèi)放置雜物。2.3 加班人員離開辦公室應(yīng)隨手關(guān)閉照明、電腦、復(fù)印機、空調(diào)等電源開關(guān)，確保安全。3. 物品擺放233.1 辦公位、固定放置的辦公設(shè)施等未經(jīng)允許不得隨意搬動位置。3.2 辦公桌面除辦公用品、資料和個人水杯外，其余與辦公無關(guān)的物品一律不允許擺放，下班時應(yīng)將重要文件資料入柜保管，并保持桌面整潔。二、 辦公秩序1、嚴(yán)禁在工作區(qū)域吸煙。2、保持辦公區(qū)域的肅靜，工作時間不得高聲喧嘩、嬉笑打鬧、扎堆閑聊。早上上班之后嚴(yán)禁在辦公室吃早餐。3、辦公時間不得打瞌睡，打游戲、聽耳機音樂和閱讀與工作無關(guān)的報刊、雜志等。4、辦公時間相互交流工作事宜和接聽電話時，應(yīng)音量和緩，不得影響其他人正常辦公。5、不得在辦公室從事打牌、下棋、賭博、迷信等活動。6、進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)辦公室時，應(yīng)先敲門待領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)入。三、 辦公設(shè)備使用管理1. 辦公設(shè)備電話、傳真機、復(fù)印機、計算機、打印機、照相機等；管理規(guī)定：1.1 設(shè)備均由行政部統(tǒng)一分類編號并登記。1.2 辦公設(shè)備應(yīng)專人管理，責(zé)任到人，嚴(yán)格遵守辦公設(shè)備的操作使用規(guī)程，貴重設(shè)備非指定人員不得使用。1.3 不得使用辦公設(shè)備處理私人事務(wù)。2. 辦公用具辦公桌椅、沙發(fā)、茶幾、文件柜、保險柜、飲水機等。管理規(guī)定：122.1 使用部門要認(rèn)真做好辦公用具的登記、日常管理工作，明確責(zé)任人， 確保辦公用具的完好。2.2 辦公用具的使用人或管理人工作變動后，應(yīng)及時辦理移交手續(xù)，不得將辦公用具據(jù)為己有。2.3 專管專用的辦公用具由使用人負(fù)責(zé)保管；公用辦公用具應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理。2.4 使用部門每半年對辦公用具的使用和管理情況進(jìn)行一次清查。3. 辦公設(shè)備及用具維修1233.1 辦公設(shè)備和用具需要維修時，屬保修的辦公設(shè)備聯(lián)系保修單位進(jìn)行維修；非保修的辦公設(shè)備，由使用部門報行政部審核后自行安排維修。罰款條例為進(jìn)一步增強員工的事業(yè)心和責(zé)任心，促使公司員工更少的違反公司紀(jì)律，形成積極的工作態(tài)度。本著公平、公正的原則，使各部門違反公司規(guī)章制度的罰款金額一致，具體處罰情況如下：第一條 有下列行為者，罰款10元。1、隨意吐痰，丟紙屑果皮者；2、早會遲到者；3、工作時間內(nèi)聚眾聊天、看小說、吃零食、打瞌睡、等做與工作無關(guān)的事情者。4、崗位衛(wèi)生檢查不合格者；5、當(dāng)班期間未佩帶工牌、未穿著制服、衣冠不整者6、禮儀、稱呼不規(guī)范者7、填寫各種工作表格不認(rèn)真、漏填者；8、上班期間當(dāng)眾化妝，修剪手、腳指甲者；9、打卡后吃早餐者；10、下班后自己工作崗位未整理者。包括整理衛(wèi)生、關(guān)閉電腦、空調(diào)等。11、未按公司規(guī)定使用公司設(shè)備者。如電腦等。12. 私自調(diào)換置物柜，隨便在置物柜上丟放雜物。13、未報備行政部或報備未批準(zhǔn)私自外出者。第二條 有下列行為者，罰款20元。1、未經(jīng)許可而無故不列席公司會議者；2、未經(jīng)許可而私自帶人進(jìn)入工作場所者；3、離開工作崗位未辦理代班手續(xù)者；4、安排任務(wù)未及時完成者；5、竄崗、隨便進(jìn)入其它部門工作室者。6、上班時間吵鬧、大聲喧嘩而不聽糾正者。7、利用公司設(shè)備電腦上網(wǎng)聊天、玩游戲、看電影者。8、未在指定區(qū)域吸煙者。第三條 有下列行為者，罰款50元。1、未經(jīng)主管同意外出者。2、態(tài)度惡劣，傲慢，不接受管理，當(dāng)眾頂撞上司者。3、利用公司設(shè)備做私人事件者。如電話、打印機、復(fù)印機等。4、在顧客面前吵架、說粗話有損公司聲譽形象者。5、服務(wù)態(tài)度欠佳，經(jīng)顧客檢舉屬實者。6、有意破壞公司財物者。7、將公司各內(nèi)產(chǎn)品任意放在地上，不愛惜者。8、浪費糧食，亂到糧食者。第四條 有下列行為者，罰款100500元。1、與顧客或員工發(fā)生斗歐吵架事件者，由部門主管根據(jù)情節(jié)作出處理。2、工作未交接清楚造成公司重大損失者。3、私拉電源影響公共安全、公司正常作業(yè)者。第五條 有以下行為者，記最高懲處一次或開除處分。1、利用私人對公司不滿，煽動員工情緒制造事端者。2、不服從公司工作安排、職務(wù)調(diào)動者。3、在外散布謠言，制造事端，嚴(yán)重影響公司形象者。4、泄露公司營業(yè)機密，如效益，促銷計劃與發(fā)展?fàn)I運計劃嚴(yán)重者。5、出差人員未按預(yù)定時間出發(fā)或者回公司而未提前報備者。第六條 有以下行為者，記最高懲處一次視情節(jié)嚴(yán)重報送司法機關(guān)追究法律責(zé)任。1、私自偷取公司產(chǎn)品與顧客產(chǎn)生交易者。2、盜取、偷竅顧客、同事、公司財物者。3、盜取、泄露公司內(nèi)部高級文件、機密者。員工行為規(guī)范為了明確員工形象要求、日常工作行為規(guī)范、德能操守，從而塑造良好的企業(yè)形象，特制定本辦法。一、 員工形象要求1. 儀表1.1 員工著裝應(yīng)穩(wěn)重大方，修飾得體，發(fā)型適宜。女員工應(yīng)淡妝為宜，不佩戴不當(dāng)飾物。男員工要頭發(fā)整齊，及時理發(fā)修剪胡須；1.2 穿職業(yè)裝，不宜著休閑裝，禁止男士著短褲、背心、無領(lǐng)衫和拖鞋，禁止女士著無袖衣裙、超短裙褲和拖鞋等奇裝異服；如遇正式場合，應(yīng)統(tǒng)一著工裝。2. 言談2.1 對領(lǐng)導(dǎo)、同事、長輩及親友，應(yīng)主動問好、并善用禮貌用語；2.2 言談應(yīng)誠懇，聲調(diào)適度，不開傷人自尊的玩笑，處理事冷靜，不惡語相對；2.3 與人交談要保持適當(dāng)?shù)纳眢w距離，正視對方，不可隨便打斷對方的談話。不打聽對方個人或家庭隱私等情況。遇到涉外活動不談?wù)涡约白诮绦叛龅确矫娴拿舾性掝}。3. 舉止a) 坐姿穩(wěn)重，背要直。不應(yīng)翹腿叉腳，或癱坐于椅子、沙發(fā)上。站姿應(yīng)頭正頸直，不叉腰，不抱胸，不斜倚它物；b) 行走應(yīng)抬頭、挺胸、舉止端詳，盡量不匆忙、慌張及奔跑，行走、乘車、乘電梯等要注意禮讓老人、尊重婦女、照顧兒童和殘疾人；c) 不隨地吐痰，不亂扔廢棄物，不在公共場所及有禁煙標(biāo)志的場所吸煙。二、 日常工作行為規(guī)范4. 工作規(guī)范1.1 遵守考勤制度，上班應(yīng)提前30分鐘到崗，無遲到、無早退、無缺勤；1.2 工作時間會議時間內(nèi)禁止閑談，禁止做與工作無關(guān)的事或進(jìn)行個人活動，工作場所禁止吸煙；1.3 愛護公司各類財物。在交接物品時應(yīng)輕拿輕放，不拋不丟；公司配備的日常辦公用品妥善保管，正常損壞或非一次性用品實行以舊換新；丟失的公司不再補配，自行解決；1.4 提高信息安全防范意識，防止公司秘密外泄；1.5 辦公室保持整潔，無雜物，文件入櫥或擺放整齊。工位物品應(yīng)定位擺放，保持整潔有序；下班后應(yīng)將桌上文件收拾整理好，機密資料和重要物品加鎖保存，房間內(nèi)最后一個離開的員工負(fù)責(zé)檢查所有電源、窗戶等關(guān)閉情況，確保安全方可離開。5. 電話禮儀2.1 接打電話時應(yīng)注意控制語氣、語態(tài)、語調(diào)，做到語言親切、熱情有禮、簡明扼要，講求效率；員工接聽電話應(yīng)先問：“您好，華泰龍科工貿(mào)有限公司”，語氣謙和；2.2 聽到電話鈴聲，及時接聽，并首先向?qū)Ψ絾柡谩ｋ娫掆忢懭蝺?nèi)接起，如果稍遲，應(yīng)主動致歉；2.3 接打電話時不要使用免提，不影響同事工作。本室同事不在時，應(yīng)主動代接電話。6. 會議規(guī)范233.1 守時、守約，應(yīng)提前10分鐘到會。如因故不能到會應(yīng)提前向領(lǐng)導(dǎo)請假；參加會議時，應(yīng)將通訊工具關(guān)閉或置于震動方式，避免干擾他人。不得頻繁進(jìn)、出會場。3.2 會議準(zhǔn)備工作要充分、細(xì)致。參會人員要自帶會議記錄本、筆及會議所需材料；3.3 不隨意干擾他人發(fā)言，與他人有不同意見，應(yīng)坦誠、理智地闡述自己的意見。三、 德能操守1. 公司利益第一：堅持原則，一切從公司利益出發(fā)，自覺維護公司形象；樹立節(jié)儉意識，保守公司的商業(yè)秘密與技術(shù)秘密，遵守公司制定的安全管理條例。2. 盡職盡責(zé)：全身心地投入工作，腳踏實地，認(rèn)真負(fù)責(zé)；服從公司統(tǒng)一安排和部署，禁止利用公司的時間資源和其他資源從事兼任工作。3. 堅持學(xué)習(xí)：不斷學(xué)習(xí)有益于公司和個人發(fā)展的一切優(yōu)秀的思想、理念和技術(shù)，立足本職工作，不斷開拓、拼搏、創(chuàng)新、提高，不斷提高本職業(yè)務(wù)技能。遵從德紀(jì)：廉潔自律，不準(zhǔn)直接或間接索取、接受業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位的錢物或各種形式的利益：未經(jīng)授權(quán)或批準(zhǔn)，不得超越本職業(yè)務(wù)和職權(quán)范圍。會議管理制度一、 總則1. 為了改進(jìn)會議作風(fēng)，提高會議質(zhì)量特制定本制度。2. 公司組織的會議主要包括年度總結(jié)會、季度分析會、總經(jīng)理辦公會、月度業(yè)績大會、部門主管會議、每周部門例會。3. 以上會議必須嚴(yán)格按規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容組織召開的會議，不能依個人愛好隨時取消。二、 會議管理1. 年度工作會：是總結(jié)上年度工作，安排部署下年度工作，表彰先進(jìn)部門和先進(jìn)個人的會議。每年召開一次，一般在當(dāng)年十二月中旬至下年度一月中旬之前召開。具體時間、地點由總經(jīng)理辦公會研究決定，行政人事部負(fù)責(zé)組織。公司全體員工參加。如需邀請有關(guān)業(yè)務(wù)單位，須報總經(jīng)辦批準(zhǔn)。2. 季度分析會：是分析經(jīng)營活動、肯定成績、揭露矛盾、提高經(jīng)濟效益的會議。每季度召開一次。具體時間由總經(jīng)理辦公會決定，行政人事部負(fù)責(zé)組織。參加人員為公司中層以上干部。3. 總經(jīng)理辦公會：是討論決定重大問題，研究部署重要工作，決定組織機構(gòu)，完善薪酬制度，決定任免公司中層以上干部和副總經(jīng)理級干部，研究解決公司發(fā)展中的重大原則問題，如公司戰(zhàn)略、年度計劃、經(jīng)營體制、運行模式、管理機制和業(yè)務(wù)運作中出現(xiàn)的異常情況并需要決策的會議。由總經(jīng)理開并主持。具體時間、地點由總經(jīng)理辦公會研究決定，行政人事部負(fù)責(zé)組織。行政人事部負(fù)責(zé)通知并記錄。4. 月度業(yè)績大會：每月召開一次，由綜合部經(jīng)理主持，主要宣布本月銷售業(yè)績，總結(jié)本月銷售工作、計劃下月銷售工作，調(diào)動全員工作積極性。每月25號召開，參加人員：全體員工。5. 部門主管會議：每周召開兩次，每周一、三早上8:40準(zhǔn)時開始，由總經(jīng)理主持，各部門主管參加，總結(jié)本周工作內(nèi)容完成情況、計劃下周工作安排。6. 部門例會：每周召開一次，特殊情況可臨時召開。傳達(dá)公司的相關(guān)政策、制度，檢查、總結(jié)本周工作，安排布置下周工作，宣布公司有關(guān)規(guī)定的會議。各部門會議安排一位員工做會議紀(jì)要，會后把各部門會議紀(jì)要發(fā)于行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人。三、 會議流程1. 會前通知：對公司召開的重要會議（年度、季度）一律采用書面形式通知。通知內(nèi)容原則上應(yīng)包括：本次會議的主要議題、參加人員的名單、應(yīng)準(zhǔn)備的會議報告、會議時間、地點和費用。對因故不能參加者，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；對于例會，除改期召開外，一律不再通知。外出、因病不能參加者，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2. 會中控制：會議主題必須明確：主持人要引導(dǎo)與會者討論；及時總結(jié)達(dá)成共識；掌握議程進(jìn)度；會議結(jié)束前，主持人應(yīng)重申形成決議的事項，未形成決議的問題，留待下次會議再議。3. 會議記錄：對每次會議，行政部都應(yīng)安排做好記錄。會議記錄應(yīng)當(dāng)完整記錄會議名稱、會議時間、會議地點、會議議題、會議主持人、參加會議人員、會議經(jīng)過、會議決議事項、待決事項。4. 會后考核：總經(jīng)理辦公會等重要會議必須編發(fā)會議紀(jì)要，并呈報總經(jīng)理簽發(fā)。會議紀(jì)要由行政人事部負(fù)責(zé)整理，按規(guī)定范圍報送，并由行政部對重要事務(wù)負(fù)責(zé)督辦。四、 處罰1. 到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計為遲到。2. 早退。凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前5分鐘提前離開會場的，計為早退。3. 缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會議的，計為缺席。處罰：無正當(dāng)理由遲到、早退每次處20元的罰款；無正當(dāng)理由缺席每次處以50元的罰款；凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。辦公用品固定資產(chǎn)管理制度為加強管理，規(guī)范公司辦公用品的采購，領(lǐng)取及保管行為，既節(jié)約開支、減少浪費，又保證正常工作開展，特制定本制度。一、 全公司所有辦公用品（含日用雜品、勞動保護用品等）的采購、發(fā)放、管理工作，由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。二、 辦公用品的分類 本制度所規(guī)定的辦公用品分為一般辦公用品和固定資產(chǎn)兩類。一般辦公用品指單位價格100元以下的日常辦公消耗性用品，如筆、本、紙、印油等；固定資產(chǎn)指單位價格在100元以上但不超過500元的一次性辦公用品或辦公專用的非消耗性用品。三、 辦公用品的采購 1、一般辦公用品的采購在每月末由庫管員依據(jù)庫存及辦公用量情況提出采購計劃，主管經(jīng)理批準(zhǔn)后 ，集中購置： 固定資產(chǎn)的采購，由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，專門購買。 2、采購人員必須嚴(yán)格按照采購審批計劃進(jìn)行采買，不得隨意增加采購品種和數(shù)量，凡未列入采購計劃或未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批的物品，任何人不得擅自購買。否則，財務(wù)不予報銷。選買，不從中謀取私利。 3、認(rèn)真辦理出入庫登記手續(xù)，未辦理入庫手續(xù)的用品，不準(zhǔn)直接使用。 四、辦公用品的領(lǐng)取發(fā)放與管理1、辦公用品領(lǐng)用遵照隨時購買，隨時發(fā)放的原則。2、一般辦公用品可根據(jù)工作需要，到行政部直接領(lǐng)取并簽字確認(rèn)。3、固定資產(chǎn)需經(jīng)總經(jīng)理審批后， 由使用部門填寫固定資產(chǎn)使用申請表，直接辦理領(lǐng)用手續(xù)。 五、固定資產(chǎn)的發(fā)放，辦公室指定專人負(fù)責(zé)，經(jīng)使用部門辦理有關(guān)領(lǐng)用手續(xù)后交使用部門具體使用和管理。1、辦公室指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的管理工作，要做到分類存放，碼放整齊，清潔有序。2、要認(rèn)真做好新購物品入庫前的檢查，驗收工作，要建立辦公用品管理臺帳，做到入庫有手續(xù)、發(fā)放有登記。 沁園春雪北國風(fēng)光， 千里冰封， 萬里雪飄。望長城內(nèi)外，惟余莽莽；大河上下，頓失滔滔。山舞銀蛇， 原馳蠟象， 欲與天公試比高。須晴日， 看紅裝素裹，分外妖嬈。江山如此多嬌， 引無數(shù)英雄競折腰。惜秦皇漢武，略輸文采；唐宗宋祖，稍遜風(fēng)騷。一代天驕，成吉思汗，只識彎弓射大雕。俱往矣，數(shù)風(fēng)流人物， 還看今朝。 克出師表兩漢：諸葛亮先帝創(chuàng)業(yè)未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此誠危急存亡之秋也。然侍衛(wèi)之臣不懈于內(nèi)，忠志之士忘身于外者，蓋追先帝之殊遇，欲報之于陛下也。誠宜開張圣聽，以光先帝遺德，恢弘志士之氣，不宜妄自菲薄，引喻失義，