行政管理制度.docx

辦公管理制度一、 辦公環(huán)境1. 辦公區(qū)域1.1 所有員工應(yīng)養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，自覺(jué)維護(hù)公司良好的辦公環(huán)境衛(wèi)生，禁止隨地吐痰、亂扔雜物和廢紙等。1.2 各部門每周安排一位值日生，值日生必須提前15分鐘到公司，在上班之前把公共區(qū)域打掃完垃圾倒掉；下班時(shí)值日生要檢查所有辦公室的水、電、門窗關(guān)閉情況方可離開(kāi)。1.3 在辦公區(qū)域內(nèi)做到“三輕”，即：說(shuō)話輕、開(kāi)關(guān)門窗輕、走路輕。2. 辦公室內(nèi)2.1 上班前須迅速清潔個(gè)人區(qū)域衛(wèi)生，保持整潔的辦公環(huán)境。2.2 辦公室墻面不得粘貼各類圖表、字畫(huà)、電話聯(lián)系表和掛歷等，不得在室內(nèi)放置雜物。2.3 加班人員離開(kāi)辦公室應(yīng)隨手關(guān)閉照明、電腦、復(fù)印機(jī)、空調(diào)等電源開(kāi)關(guān)，確保安全。3. 物品擺放233.1 辦公位、固定放置的辦公設(shè)施等未經(jīng)允許不得隨意搬動(dòng)位置。3.2 辦公桌面除辦公用品、資料和個(gè)人水杯外，其余與辦公無(wú)關(guān)的物品一律不允許擺放，下班時(shí)應(yīng)將重要文件資料入柜保管，并保持桌面整潔。二、 辦公秩序1、嚴(yán)禁在工作區(qū)域吸煙。2、保持辦公區(qū)域的肅靜，工作時(shí)間不得高聲喧嘩、嬉笑打鬧、扎堆閑聊。早上上班之后嚴(yán)禁在辦公室吃早餐。3、辦公時(shí)間不得打瞌睡，打游戲、聽(tīng)耳機(jī)音樂(lè)和閱讀與工作無(wú)關(guān)的報(bào)刊、雜志等。4、辦公時(shí)間相互交流工作事宜和接聽(tīng)電話時(shí)，應(yīng)音量和緩，不得影響其他人正常辦公。5、不得在辦公室從事打牌、下棋、賭博、迷信等活動(dòng)。6、進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)辦公室時(shí)，應(yīng)先敲門待領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)入。三、 辦公設(shè)備使用管理1. 辦公設(shè)備電話、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、照相機(jī)等；管理規(guī)定：1.1 設(shè)備均由行政部統(tǒng)一分類編號(hào)并登記。1.2 辦公設(shè)備應(yīng)專人管理，責(zé)任到人，嚴(yán)格遵守辦公設(shè)備的操作使用規(guī)程，貴重設(shè)備非指定人員不得使用。1.3 不得使用辦公設(shè)備處理私人事務(wù)。2. 辦公用具辦公桌椅、沙發(fā)、茶幾、文件柜、保險(xiǎn)柜、飲水機(jī)等。管理規(guī)定：122.1 使用部門要認(rèn)真做好辦公用具的登記、日常管理工作，明確責(zé)任人， 確保辦公用具的完好。2.2 辦公用具的使用人或管理人工作變動(dòng)后，應(yīng)及時(shí)辦理移交手續(xù)，不得將辦公用具據(jù)為己有。2.3 專管專用的辦公用具由使用人負(fù)責(zé)保管；公用辦公用具應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理。2.4 使用部門每半年對(duì)辦公用具的使用和管理情況進(jìn)行一次清查。3. 辦公設(shè)備及用具維修1233.1 辦公設(shè)備和用具需要維修時(shí)，屬保修的辦公設(shè)備聯(lián)系保修單位進(jìn)行維修；非保修的辦公設(shè)備，由使用部門報(bào)行政部審核后自行安排維修。罰款條例為進(jìn)一步增強(qiáng)員工的事業(yè)心和責(zé)任心，促使公司員工更少的違反公司紀(jì)律，形成積極的工作態(tài)度。本著公平、公正的原則，使各部門違反公司規(guī)章制度的罰款金額一致，具體處罰情況如下：第一條 有下列行為者，罰款10元。1、隨意吐痰，丟紙屑果皮者；2、早會(huì)遲到者；3、工作時(shí)間內(nèi)聚眾聊天、看小說(shuō)、吃零食、打瞌睡、等做與工作無(wú)關(guān)的事情者。4、崗位衛(wèi)生檢查不合格者；5、當(dāng)班期間未佩帶工牌、未穿著制服、衣冠不整者6、禮儀、稱呼不規(guī)范者7、填寫(xiě)各種工作表格不認(rèn)真、漏填者；8、上班期間當(dāng)眾化妝，修剪手、腳指甲者；9、打卡后吃早餐者；10、下班后自己工作崗位未整理者。包括整理衛(wèi)生、關(guān)閉電腦、空調(diào)等。11、未按公司規(guī)定使用公司設(shè)備者。如電腦等。12. 私自調(diào)換置物柜，隨便在置物柜上丟放雜物。13、未報(bào)備行政部或報(bào)備未批準(zhǔn)私自外出者。第二條 有下列行為者，罰款20元。1、未經(jīng)許可而無(wú)故不列席公司會(huì)議者；2、未經(jīng)許可而私自帶人進(jìn)入工作場(chǎng)所者；3、離開(kāi)工作崗位未辦理代班手續(xù)者；4、安排任務(wù)未及時(shí)完成者；5、竄崗、隨便進(jìn)入其它部門工作室者。6、上班時(shí)間吵鬧、大聲喧嘩而不聽(tīng)糾正者。7、利用公司設(shè)備電腦上網(wǎng)聊天、玩游戲、看電影者。8、未在指定區(qū)域吸煙者。第三條 有下列行為者，罰款50元。1、未經(jīng)主管同意外出者。2、態(tài)度惡劣，傲慢，不接受管理，當(dāng)眾頂撞上司者。3、利用公司設(shè)備做私人事件者。如電話、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。4、在顧客面前吵架、說(shuō)粗話有損公司聲譽(yù)形象者。5、服務(wù)態(tài)度欠佳，經(jīng)顧客檢舉屬實(shí)者。6、有意破壞公司財(cái)物者。7、將公司各內(nèi)產(chǎn)品任意放在地上，不愛(ài)惜者。8、浪費(fèi)糧食，亂到糧食者。第四條 有下列行為者，罰款100500元。1、與顧客或員工發(fā)生斗歐吵架事件者，由部門主管根據(jù)情節(jié)作出處理。2、工作未交接清楚造成公司重大損失者。3、私拉電源影響公共安全、公司正常作業(yè)者。第五條 有以下行為者，記最高懲處一次或開(kāi)除處分。1、利用私人對(duì)公司不滿，煽動(dòng)員工情緒制造事端者。2、不服從公司工作安排、職務(wù)調(diào)動(dòng)者。3、在外散布謠言，制造事端，嚴(yán)重影響公司形象者。4、泄露公司營(yíng)業(yè)機(jī)密，如效益，促銷計(jì)劃與發(fā)展?fàn)I運(yùn)計(jì)劃嚴(yán)重者。5、出差人員未按預(yù)定時(shí)間出發(fā)或者回公司而未提前報(bào)備者。第六條 有以下行為者，記最高懲處一次視情節(jié)嚴(yán)重報(bào)送司法機(jī)關(guān)追究法律責(zé)任。1、私自偷取公司產(chǎn)品與顧客產(chǎn)生交易者。2、盜取、偷竅顧客、同事、公司財(cái)物者。3、盜取、泄露公司內(nèi)部高級(jí)文件、機(jī)密者。員工行為規(guī)范為了明確員工形象要求、日常工作行為規(guī)范、德能操守，從而塑造良好的企業(yè)形象，特制定本辦法。一、 員工形象要求1. 儀表1.1 員工著裝應(yīng)穩(wěn)重大方，修飾得體，發(fā)型適宜。女員工應(yīng)淡妝為宜，不佩戴不當(dāng)飾物。男員工要頭發(fā)整齊，及時(shí)理發(fā)修剪胡須；1.2 穿職業(yè)裝，不宜著休閑裝，禁止男士著短褲、背心、無(wú)領(lǐng)衫和拖鞋，禁止女士著無(wú)袖衣裙、超短裙褲和拖鞋等奇裝異服；如遇正式場(chǎng)合，應(yīng)統(tǒng)一著工裝。2. 言談2.1 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、同事、長(zhǎng)輩及親友，應(yīng)主動(dòng)問(wèn)好、并善用禮貌用語(yǔ)；2.2 言談應(yīng)誠(chéng)懇，聲調(diào)適度，不開(kāi)傷人自尊的玩笑，處理事冷靜，不惡語(yǔ)相對(duì)；2.3 與人交談要保持適當(dāng)?shù)纳眢w距離，正視對(duì)方，不可隨便打斷對(duì)方的談話。不打聽(tīng)對(duì)方個(gè)人或家庭隱私等情況。遇到涉外活動(dòng)不談?wù)涡约白诮绦叛龅确矫娴拿舾性掝}。3. 舉止a) 坐姿穩(wěn)重，背要直。不應(yīng)翹腿叉腳，或癱坐于椅子、沙發(fā)上。站姿應(yīng)頭正頸直，不叉腰，不抱胸，不斜倚它物；b) 行走應(yīng)抬頭、挺胸、舉止端詳，盡量不匆忙、慌張及奔跑，行走、乘車、乘電梯等要注意禮讓老人、尊重婦女、照顧兒童和殘疾人；c) 不隨地吐痰，不亂扔廢棄物，不在公共場(chǎng)所及有禁煙標(biāo)志的場(chǎng)所吸煙。二、 日常工作行為規(guī)范4. 工作規(guī)范1.1 遵守考勤制度，上班應(yīng)提前30分鐘到崗，無(wú)遲到、無(wú)早退、無(wú)缺勤；1.2 工作時(shí)間會(huì)議時(shí)間內(nèi)禁止閑談，禁止做與工作無(wú)關(guān)的事或進(jìn)行個(gè)人活動(dòng)，工作場(chǎng)所禁止吸煙；1.3 愛(ài)護(hù)公司各類財(cái)物。在交接物品時(shí)應(yīng)輕拿輕放，不拋不丟；公司配備的日常辦公用品妥善保管，正常損壞或非一次性用品實(shí)行以舊換新；丟失的公司不再補(bǔ)配，自行解決；1.4 提高信息安全防范意識(shí)，防止公司秘密外泄；1.5 辦公室保持整潔，無(wú)雜物，文件入櫥或擺放整齊。工位物品應(yīng)定位擺放，保持整潔有序；下班后應(yīng)將桌上文件收拾整理好，機(jī)密資料和重要物品加鎖保存，房間內(nèi)最后一個(gè)離開(kāi)的員工負(fù)責(zé)檢查所有電源、窗戶等關(guān)閉情況，確保安全方可離開(kāi)。5. 電話禮儀2.1 接打電話時(shí)應(yīng)注意控制語(yǔ)氣、語(yǔ)態(tài)、語(yǔ)調(diào)，做到語(yǔ)言親切、熱情有禮、簡(jiǎn)明扼要，講求效率；員工接聽(tīng)電話應(yīng)先問(wèn)：“您好，華泰龍科工貿(mào)有限公司”，語(yǔ)氣謙和；2.2 聽(tīng)到電話鈴聲，及時(shí)接聽(tīng)，并首先向?qū)Ψ絾?wèn)好。電話鈴響三次內(nèi)接起，如果稍遲，應(yīng)主動(dòng)致歉；2.3 接打電話時(shí)不要使用免提，不影響同事工作。本室同事不在時(shí)，應(yīng)主動(dòng)代接電話。6. 會(huì)議規(guī)范233.1 守時(shí)、守約，應(yīng)提前10分鐘到會(huì)。如因故不能到會(huì)應(yīng)提前向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假；參加會(huì)議時(shí)，應(yīng)將通訊工具關(guān)閉或置于震動(dòng)方式，避免干擾他人。不得頻繁進(jìn)、出會(huì)場(chǎng)。3.2 會(huì)議準(zhǔn)備工作要充分、細(xì)致。參會(huì)人員要自帶會(huì)議記錄本、筆及會(huì)議所需材料；3.3 不隨意干擾他人發(fā)言，與他人有不同意見(jiàn)，應(yīng)坦誠(chéng)、理智地闡述自己的意見(jiàn)。三、 德能操守1. 公司利益第一：堅(jiān)持原則，一切從公司利益出發(fā)，自覺(jué)維護(hù)公司形象；樹(shù)立節(jié)儉意識(shí)，保守公司的商業(yè)秘密與技術(shù)秘密，遵守公司制定的安全管理?xiàng)l例。2. 盡職盡責(zé)：全身心地投入工作，腳踏實(shí)地，認(rèn)真負(fù)責(zé)；服從公司統(tǒng)一安排和部署，禁止利用公司的時(shí)間資源和其他資源從事兼任工作。3. 堅(jiān)持學(xué)習(xí)：不斷學(xué)習(xí)有益于公司和個(gè)人發(fā)展的一切優(yōu)秀的思想、理念和技術(shù)，立足本職工作，不斷開(kāi)拓、拼搏、創(chuàng)新、提高，不斷提高本職業(yè)務(wù)技能。遵從德紀(jì)：廉潔自律，不準(zhǔn)直接或間接索取、接受業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位的錢物或各種形式的利益：未經(jīng)授權(quán)或批準(zhǔn)，不得超越本職業(yè)務(wù)和職權(quán)范圍。會(huì)議管理制度一、 總則1. 為了改進(jìn)會(huì)議作風(fēng)，提高會(huì)議質(zhì)量特制定本制度。2. 公司組織的會(huì)議主要包括年度總結(jié)會(huì)、季度分析會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、月度業(yè)績(jī)大會(huì)、部門主管會(huì)議、每周部門例會(huì)。3. 以上會(huì)議必須嚴(yán)格按規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開(kāi)的會(huì)議，不能依個(gè)人愛(ài)好隨時(shí)取消。二、 會(huì)議管理1. 年度工作會(huì)：是總結(jié)上年度工作，安排部署下年度工作，表彰先進(jìn)部門和先進(jìn)個(gè)人的會(huì)議。每年召開(kāi)一次，一般在當(dāng)年十二月中旬至下年度一月中旬之前召開(kāi)。具體時(shí)間、地點(diǎn)由總經(jīng)理辦公會(huì)研究決定，行政人事部負(fù)責(zé)組織。公司全體員工參加。如需邀請(qǐng)有關(guān)業(yè)務(wù)單位，須報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)。2. 季度分析會(huì)：是分析經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、肯定成績(jī)、揭露矛盾、提高經(jīng)濟(jì)效益的會(huì)議。每季度召開(kāi)一次。具體時(shí)間由總經(jīng)理辦公會(huì)決定，行政人事部負(fù)責(zé)組織。參加人員為公司中層以上干部。3. 總經(jīng)理辦公會(huì)：是討論決定重大問(wèn)題，研究部署重要工作，決定組織機(jī)構(gòu)，完善薪酬制度，決定任免公司中層以上干部和副總經(jīng)理級(jí)干部，研究解決公司發(fā)展中的重大原則問(wèn)題，如公司戰(zhàn)略、年度計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)體制、運(yùn)行模式、管理機(jī)制和業(yè)務(wù)運(yùn)作中出現(xiàn)的異常情況并需要決策的會(huì)議。由總經(jīng)理開(kāi)并主持。具體時(shí)間、地點(diǎn)由總經(jīng)理辦公會(huì)研究決定，行政人事部負(fù)責(zé)組織。行政人事部負(fù)責(zé)通知并記錄。4. 月度業(yè)績(jī)大會(huì)：每月召開(kāi)一次，由綜合部經(jīng)理主持，主要宣布本月銷售業(yè)績(jī)，總結(jié)本月銷售工作、計(jì)劃下月銷售工作，調(diào)動(dòng)全員工作積極性。每月25號(hào)召開(kāi)，參加人員：全體員工。5. 部門主管會(huì)議：每周召開(kāi)兩次，每周一、三早上8:40準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，由總經(jīng)理主持，各部門主管參加，總結(jié)本周工作內(nèi)容完成情況、計(jì)劃下周工作安排。6. 部門例會(huì)：每周召開(kāi)一次，特殊情況可臨時(shí)召開(kāi)。傳達(dá)公司的相關(guān)政策、制度，檢查、總結(jié)本周工作，安排布置下周工作，宣布公司有關(guān)規(guī)定的會(huì)議。各部門會(huì)議安排一位員工做會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后把各部門會(huì)議紀(jì)要發(fā)于行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人。三、 會(huì)議流程1. 會(huì)前通知：對(duì)公司召開(kāi)的重要會(huì)議（年度、季度）一律采用書(shū)面形式通知。通知內(nèi)容原則上應(yīng)包括：本次會(huì)議的主要議題、參加人員的名單、應(yīng)準(zhǔn)備的會(huì)議報(bào)告、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)和費(fèi)用。對(duì)因故不能參加者，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；對(duì)于例會(huì)，除改期召開(kāi)外，一律不再通知。外出、因病不能參加者，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2. 會(huì)中控制：會(huì)議主題必須明確：主持人要引導(dǎo)與會(huì)者討論；及時(shí)總結(jié)達(dá)成共識(shí)；掌握議程進(jìn)度；會(huì)議結(jié)束前，主持人應(yīng)重申形成決議的事項(xiàng)，未形成決議的問(wèn)題，留待下次會(huì)議再議。3. 會(huì)議記錄：對(duì)每次會(huì)議，行政部都應(yīng)安排做好記錄。會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)完整記錄會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議議題、會(huì)議主持人、參加會(huì)議人員、會(huì)議經(jīng)過(guò)、會(huì)議決議事項(xiàng)、待決事項(xiàng)。4. 會(huì)后考核：總經(jīng)理辦公會(huì)等重要會(huì)議必須編發(fā)會(huì)議紀(jì)要，并呈報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)。會(huì)議紀(jì)要由行政人事部負(fù)責(zé)整理，按規(guī)定范圍報(bào)送，并由行政部對(duì)重要事務(wù)負(fù)責(zé)督辦。四、 處罰1. 到。所有參加會(huì)議的人員在會(huì)議規(guī)定召開(kāi)時(shí)間后5分鐘內(nèi)未到的，計(jì)為遲到。2. 早退。凡參加會(huì)議人員，如未經(jīng)主持人同意在會(huì)議召開(kāi)結(jié)束前5分鐘提前離開(kāi)會(huì)場(chǎng)的，計(jì)為早退。3. 缺席。凡必須參加會(huì)議人員未經(jīng)請(qǐng)假擅自不參加會(huì)議或請(qǐng)假未批準(zhǔn)而不參加會(huì)議的，計(jì)為缺席。處罰：無(wú)正當(dāng)理由遲到、早退每次處20元的罰款；無(wú)正當(dāng)理由缺席每次處以50元的罰款；凡因通知原因造成應(yīng)參加會(huì)議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。辦公用品固定資產(chǎn)管理制度為加強(qiáng)管理，規(guī)范公司辦公用品的采購(gòu)，領(lǐng)取及保管行為，既節(jié)約開(kāi)支、減少浪費(fèi)，又保證正常工作開(kāi)展，特制定本制度。一、 全公司所有辦公用品（含日用雜品、勞動(dòng)保護(hù)用品等）的采購(gòu)、發(fā)放、管理工作，由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。二、 辦公用品的分類 本制度所規(guī)定的辦公用品分為一般辦公用品和固定資產(chǎn)兩類。一般辦公用品指單位價(jià)格100元以下的日常辦公消耗性用品，如筆、本、紙、印油等；固定資產(chǎn)指單位價(jià)格在100元以上但不超過(guò)500元的一次性辦公用品或辦公專用的非消耗性用品。三、 辦公用品的采購(gòu) 1、一般辦公用品的采購(gòu)在每月末由庫(kù)管員依據(jù)庫(kù)存及辦公用量情況提出采購(gòu)計(jì)劃，主管經(jīng)理批準(zhǔn)后 ，集中購(gòu)置： 固定資產(chǎn)的采購(gòu)，由相關(guān)部門提出申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，專門購(gòu)買。 2、采購(gòu)人員必須嚴(yán)格按照采購(gòu)審批計(jì)劃進(jìn)行采買，不得隨意增加采購(gòu)品種和數(shù)量，凡未列入采購(gòu)計(jì)劃或未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批的物品，任何人不得擅自購(gòu)買。否則，財(cái)務(wù)不予報(bào)銷。選買，不從中謀取私利。 3、認(rèn)真辦理出入庫(kù)登記手續(xù)，未辦理入庫(kù)手續(xù)的用品，不準(zhǔn)直接使用。 四、辦公用品的領(lǐng)取發(fā)放與管理1、辦公用品領(lǐng)用遵照隨時(shí)購(gòu)買，隨時(shí)發(fā)放的原則。2、一般辦公用品可根據(jù)工作需要，到行政部直接領(lǐng)取并簽字確認(rèn)。3、固定資產(chǎn)需經(jīng)總經(jīng)理審批后， 由使用部門填寫(xiě)固定資產(chǎn)使用申請(qǐng)表，直接辦理領(lǐng)用手續(xù)。 五、固定資產(chǎn)的發(fā)放，辦公室指定專人負(fù)責(zé)，經(jīng)使用部門辦理有關(guān)領(lǐng)用手續(xù)后交使用部門具體使用和管理。1、辦公室指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的管理工作，要做到分類存放，碼放整齊，清潔有序。2、要認(rèn)真做好新購(gòu)物品入庫(kù)前的檢查，驗(yàn)收工作，要建立辦公用品管理臺(tái)帳，做到入庫(kù)有手續(xù)、發(fā)放有登記。 沁園春雪北國(guó)風(fēng)光， 千里冰封， 萬(wàn)里雪飄。望長(zhǎng)城內(nèi)外，惟余莽莽；大河上下，頓失滔滔。山舞銀蛇， 原馳蠟象， 欲與天公試比高。須晴日， 看紅裝素裹，分外妖嬈。江山如此多嬌， 引無(wú)數(shù)英雄競(jìng)折腰。惜秦皇漢武，略輸文采；唐宗宋祖，稍遜風(fēng)騷。一代天驕，成吉思汗，只識(shí)彎弓射大雕。俱往矣，數(shù)風(fēng)流人物， 還看今朝。 克出師表兩漢：諸葛亮先帝創(chuàng)業(yè)未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此誠(chéng)危急存亡之秋也。然侍衛(wèi)之臣不懈于內(nèi)，忠志之士忘身于外者，蓋追先帝之殊遇，欲報(bào)之于陛下也。誠(chéng)宜開(kāi)張圣聽(tīng)，以光先帝遺德，恢弘志士之氣，不宜妄自菲薄，引喻失義，