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文檔簡介

辦公管理制度一、 辦公環(huán)境1. 辦公區(qū)域1.1 所有員工應(yīng)養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣,自覺維護公司良好的辦公環(huán)境衛(wèi)生,禁止隨地吐痰、亂扔雜物和廢紙等。1.2 各部門每周安排一位值日生,值日生必須提前15分鐘到公司,在上班之前把公共區(qū)域打掃完垃圾倒掉;下班時值日生要檢查所有辦公室的水、電、門窗關(guān)閉情況方可離開。1.3 在辦公區(qū)域內(nèi)做到“三輕”,即:說話輕、開關(guān)門窗輕、走路輕。2. 辦公室內(nèi)2.1 上班前須迅速清潔個人區(qū)域衛(wèi)生,保持整潔的辦公環(huán)境。2.2 辦公室墻面不得粘貼各類圖表、字畫、電話聯(lián)系表和掛歷等,不得在室內(nèi)放置雜物。2.3 加班人員離開辦公室應(yīng)隨手關(guān)閉照明、電腦、復(fù)印機、空調(diào)等電源開關(guān),確保安全。3. 物品擺放233.1 辦公位、固定放置的辦公設(shè)施等未經(jīng)允許不得隨意搬動位置。3.2 辦公桌面除辦公用品、資料和個人水杯外,其余與辦公無關(guān)的物品一律不允許擺放,下班時應(yīng)將重要文件資料入柜保管,并保持桌面整潔。二、 辦公秩序1、嚴(yán)禁在工作區(qū)域吸煙。2、保持辦公區(qū)域的肅靜,工作時間不得高聲喧嘩、嬉笑打鬧、扎堆閑聊。早上上班之后嚴(yán)禁在辦公室吃早餐。3、辦公時間不得打瞌睡,打游戲、聽耳機音樂和閱讀與工作無關(guān)的報刊、雜志等。4、辦公時間相互交流工作事宜和接聽電話時,應(yīng)音量和緩,不得影響其他人正常辦公。5、不得在辦公室從事打牌、下棋、賭博、迷信等活動。6、進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)辦公室時,應(yīng)先敲門待領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)入。三、 辦公設(shè)備使用管理1. 辦公設(shè)備電話、傳真機、復(fù)印機、計算機、打印機、照相機等;管理規(guī)定:1.1 設(shè)備均由行政部統(tǒng)一分類編號并登記。1.2 辦公設(shè)備應(yīng)專人管理,責(zé)任到人,嚴(yán)格遵守辦公設(shè)備的操作使用規(guī)程,貴重設(shè)備非指定人員不得使用。1.3 不得使用辦公設(shè)備處理私人事務(wù)。2. 辦公用具辦公桌椅、沙發(fā)、茶幾、文件柜、保險柜、飲水機等。管理規(guī)定:122.1 使用部門要認(rèn)真做好辦公用具的登記、日常管理工作,明確責(zé)任人, 確保辦公用具的完好。2.2 辦公用具的使用人或管理人工作變動后,應(yīng)及時辦理移交手續(xù),不得將辦公用具據(jù)為己有。2.3 專管專用的辦公用具由使用人負(fù)責(zé)保管;公用辦公用具應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理。2.4 使用部門每半年對辦公用具的使用和管理情況進(jìn)行一次清查。3. 辦公設(shè)備及用具維修1233.1 辦公設(shè)備和用具需要維修時,屬保修的辦公設(shè)備聯(lián)系保修單位進(jìn)行維修;非保修的辦公設(shè)備,由使用部門報行政部審核后自行安排維修。罰款條例為進(jìn)一步增強員工的事業(yè)心和責(zé)任心,促使公司員工更少的違反公司紀(jì)律,形成積極的工作態(tài)度。本著公平、公正的原則,使各部門違反公司規(guī)章制度的罰款金額一致,具體處罰情況如下:第一條 有下列行為者,罰款10元。1、隨意吐痰,丟紙屑果皮者;2、早會遲到者;3、工作時間內(nèi)聚眾聊天、看小說、吃零食、打瞌睡、等做與工作無關(guān)的事情者。4、崗位衛(wèi)生檢查不合格者;5、當(dāng)班期間未佩帶工牌、未穿著制服、衣冠不整者6、禮儀、稱呼不規(guī)范者7、填寫各種工作表格不認(rèn)真、漏填者;8、上班期間當(dāng)眾化妝,修剪手、腳指甲者;9、打卡后吃早餐者;10、下班后自己工作崗位未整理者。包括整理衛(wèi)生、關(guān)閉電腦、空調(diào)等。11、未按公司規(guī)定使用公司設(shè)備者。如電腦等。12. 私自調(diào)換置物柜,隨便在置物柜上丟放雜物。13、未報備行政部或報備未批準(zhǔn)私自外出者。第二條 有下列行為者,罰款20元。1、未經(jīng)許可而無故不列席公司會議者;2、未經(jīng)許可而私自帶人進(jìn)入工作場所者;3、離開工作崗位未辦理代班手續(xù)者;4、安排任務(wù)未及時完成者;5、竄崗、隨便進(jìn)入其它部門工作室者。6、上班時間吵鬧、大聲喧嘩而不聽糾正者。7、利用公司設(shè)備電腦上網(wǎng)聊天、玩游戲、看電影者。8、未在指定區(qū)域吸煙者。第三條 有下列行為者,罰款50元。1、未經(jīng)主管同意外出者。2、態(tài)度惡劣,傲慢,不接受管理,當(dāng)眾頂撞上司者。3、利用公司設(shè)備做私人事件者。如電話、打印機、復(fù)印機等。4、在顧客面前吵架、說粗話有損公司聲譽形象者。5、服務(wù)態(tài)度欠佳,經(jīng)顧客檢舉屬實者。6、有意破壞公司財物者。7、將公司各內(nèi)產(chǎn)品任意放在地上,不愛惜者。8、浪費糧食,亂到糧食者。第四條 有下列行為者,罰款100500元。1、與顧客或員工發(fā)生斗歐吵架事件者,由部門主管根據(jù)情節(jié)作出處理。2、工作未交接清楚造成公司重大損失者。3、私拉電源影響公共安全、公司正常作業(yè)者。第五條 有以下行為者,記最高懲處一次或開除處分。1、利用私人對公司不滿,煽動員工情緒制造事端者。2、不服從公司工作安排、職務(wù)調(diào)動者。3、在外散布謠言,制造事端,嚴(yán)重影響公司形象者。4、泄露公司營業(yè)機密,如效益,促銷計劃與發(fā)展?fàn)I運計劃嚴(yán)重者。5、出差人員未按預(yù)定時間出發(fā)或者回公司而未提前報備者。第六條 有以下行為者,記最高懲處一次視情節(jié)嚴(yán)重報送司法機關(guān)追究法律責(zé)任。1、私自偷取公司產(chǎn)品與顧客產(chǎn)生交易者。2、盜取、偷竅顧客、同事、公司財物者。3、盜取、泄露公司內(nèi)部高級文件、機密者。員工行為規(guī)范為了明確員工形象要求、日常工作行為規(guī)范、德能操守,從而塑造良好的企業(yè)形象,特制定本辦法。一、 員工形象要求1. 儀表1.1 員工著裝應(yīng)穩(wěn)重大方,修飾得體,發(fā)型適宜。女員工應(yīng)淡妝為宜,不佩戴不當(dāng)飾物。男員工要頭發(fā)整齊,及時理發(fā)修剪胡須;1.2 穿職業(yè)裝,不宜著休閑裝,禁止男士著短褲、背心、無領(lǐng)衫和拖鞋,禁止女士著無袖衣裙、超短裙褲和拖鞋等奇裝異服;如遇正式場合,應(yīng)統(tǒng)一著工裝。2. 言談2.1 對領(lǐng)導(dǎo)、同事、長輩及親友,應(yīng)主動問好、并善用禮貌用語;2.2 言談應(yīng)誠懇,聲調(diào)適度,不開傷人自尊的玩笑,處理事冷靜,不惡語相對;2.3 與人交談要保持適當(dāng)?shù)纳眢w距離,正視對方,不可隨便打斷對方的談話。不打聽對方個人或家庭隱私等情況。遇到涉外活動不談?wù)涡约白诮绦叛龅确矫娴拿舾性掝}。3. 舉止a) 坐姿穩(wěn)重,背要直。不應(yīng)翹腿叉腳,或癱坐于椅子、沙發(fā)上。站姿應(yīng)頭正頸直,不叉腰,不抱胸,不斜倚它物;b) 行走應(yīng)抬頭、挺胸、舉止端詳,盡量不匆忙、慌張及奔跑,行走、乘車、乘電梯等要注意禮讓老人、尊重婦女、照顧兒童和殘疾人;c) 不隨地吐痰,不亂扔廢棄物,不在公共場所及有禁煙標(biāo)志的場所吸煙。二、 日常工作行為規(guī)范4. 工作規(guī)范1.1 遵守考勤制度,上班應(yīng)提前30分鐘到崗,無遲到、無早退、無缺勤;1.2 工作時間會議時間內(nèi)禁止閑談,禁止做與工作無關(guān)的事或進(jìn)行個人活動,工作場所禁止吸煙;1.3 愛護公司各類財物。在交接物品時應(yīng)輕拿輕放,不拋不丟;公司配備的日常辦公用品妥善保管,正常損壞或非一次性用品實行以舊換新;丟失的公司不再補配,自行解決;1.4 提高信息安全防范意識,防止公司秘密外泄;1.5 辦公室保持整潔,無雜物,文件入櫥或擺放整齊。工位物品應(yīng)定位擺放,保持整潔有序;下班后應(yīng)將桌上文件收拾整理好,機密資料和重要物品加鎖保存,房間內(nèi)最后一個離開的員工負(fù)責(zé)檢查所有電源、窗戶等關(guān)閉情況,確保安全方可離開。5. 電話禮儀2.1 接打電話時應(yīng)注意控制語氣、語態(tài)、語調(diào),做到語言親切、熱情有禮、簡明扼要,講求效率;員工接聽電話應(yīng)先問:“您好,華泰龍科工貿(mào)有限公司”,語氣謙和;2.2 聽到電話鈴聲,及時接聽,并首先向?qū)Ψ絾柡谩k娫掆忢懭蝺?nèi)接起,如果稍遲,應(yīng)主動致歉;2.3 接打電話時不要使用免提,不影響同事工作。本室同事不在時,應(yīng)主動代接電話。6. 會議規(guī)范233.1 守時、守約,應(yīng)提前10分鐘到會。如因故不能到會應(yīng)提前向領(lǐng)導(dǎo)請假;參加會議時,應(yīng)將通訊工具關(guān)閉或置于震動方式,避免干擾他人。不得頻繁進(jìn)、出會場。3.2 會議準(zhǔn)備工作要充分、細(xì)致。參會人員要自帶會議記錄本、筆及會議所需材料;3.3 不隨意干擾他人發(fā)言,與他人有不同意見,應(yīng)坦誠、理智地闡述自己的意見。三、 德能操守1. 公司利益第一:堅持原則,一切從公司利益出發(fā),自覺維護公司形象;樹立節(jié)儉意識,保守公司的商業(yè)秘密與技術(shù)秘密,遵守公司制定的安全管理條例。2. 盡職盡責(zé):全身心地投入工作,腳踏實地,認(rèn)真負(fù)責(zé);服從公司統(tǒng)一安排和部署,禁止利用公司的時間資源和其他資源從事兼任工作。3. 堅持學(xué)習(xí):不斷學(xué)習(xí)有益于公司和個人發(fā)展的一切優(yōu)秀的思想、理念和技術(shù),立足本職工作,不斷開拓、拼搏、創(chuàng)新、提高,不斷提高本職業(yè)務(wù)技能。遵從德紀(jì):廉潔自律,不準(zhǔn)直接或間接索取、接受業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位的錢物或各種形式的利益:未經(jīng)授權(quán)或批準(zhǔn),不得超越本職業(yè)務(wù)和職權(quán)范圍。會議管理制度一、 總則1. 為了改進(jìn)會議作風(fēng),提高會議質(zhì)量特制定本制度。2. 公司組織的會議主要包括年度總結(jié)會、季度分析會、總經(jīng)理辦公會、月度業(yè)績大會、部門主管會議、每周部門例會。3. 以上會議必須嚴(yán)格按規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容組織召開的會議,不能依個人愛好隨時取消。二、 會議管理1. 年度工作會:是總結(jié)上年度工作,安排部署下年度工作,表彰先進(jìn)部門和先進(jìn)個人的會議。每年召開一次,一般在當(dāng)年十二月中旬至下年度一月中旬之前召開。具體時間、地點由總經(jīng)理辦公會研究決定,行政人事部負(fù)責(zé)組織。公司全體員工參加。如需邀請有關(guān)業(yè)務(wù)單位,須報總經(jīng)辦批準(zhǔn)。2. 季度分析會:是分析經(jīng)營活動、肯定成績、揭露矛盾、提高經(jīng)濟效益的會議。每季度召開一次。具體時間由總經(jīng)理辦公會決定,行政人事部負(fù)責(zé)組織。參加人員為公司中層以上干部。3. 總經(jīng)理辦公會:是討論決定重大問題,研究部署重要工作,決定組織機構(gòu),完善薪酬制度,決定任免公司中層以上干部和副總經(jīng)理級干部,研究解決公司發(fā)展中的重大原則問題,如公司戰(zhàn)略、年度計劃、經(jīng)營體制、運行模式、管理機制和業(yè)務(wù)運作中出現(xiàn)的異常情況并需要決策的會議。由總經(jīng)理開并主持。具體時間、地點由總經(jīng)理辦公會研究決定,行政人事部負(fù)責(zé)組織。行政人事部負(fù)責(zé)通知并記錄。4. 月度業(yè)績大會:每月召開一次,由綜合部經(jīng)理主持,主要宣布本月銷售業(yè)績,總結(jié)本月銷售工作、計劃下月銷售工作,調(diào)動全員工作積極性。每月25號召開,參加人員:全體員工。5. 部門主管會議:每周召開兩次,每周一、三早上8:40準(zhǔn)時開始,由總經(jīng)理主持,各部門主管參加,總結(jié)本周工作內(nèi)容完成情況、計劃下周工作安排。6. 部門例會:每周召開一次,特殊情況可臨時召開。傳達(dá)公司的相關(guān)政策、制度,檢查、總結(jié)本周工作,安排布置下周工作,宣布公司有關(guān)規(guī)定的會議。各部門會議安排一位員工做會議紀(jì)要,會后把各部門會議紀(jì)要發(fā)于行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人。三、 會議流程1. 會前通知:對公司召開的重要會議(年度、季度)一律采用書面形式通知。通知內(nèi)容原則上應(yīng)包括:本次會議的主要議題、參加人員的名單、應(yīng)準(zhǔn)備的會議報告、會議時間、地點和費用。對因故不能參加者,須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);對于例會,除改期召開外,一律不再通知。外出、因病不能參加者,須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2. 會中控制:會議主題必須明確:主持人要引導(dǎo)與會者討論;及時總結(jié)達(dá)成共識;掌握議程進(jìn)度;會議結(jié)束前,主持人應(yīng)重申形成決議的事項,未形成決議的問題,留待下次會議再議。3. 會議記錄:對每次會議,行政部都應(yīng)安排做好記錄。會議記錄應(yīng)當(dāng)完整記錄會議名稱、會議時間、會議地點、會議議題、會議主持人、參加會議人員、會議經(jīng)過、會議決議事項、待決事項。4. 會后考核:總經(jīng)理辦公會等重要會議必須編發(fā)會議紀(jì)要,并呈報總經(jīng)理簽發(fā)。會議紀(jì)要由行政人事部負(fù)責(zé)整理,按規(guī)定范圍報送,并由行政部對重要事務(wù)負(fù)責(zé)督辦。四、 處罰1. 到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的,計為遲到。2. 早退。凡參加會議人員,如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前5分鐘提前離開會場的,計為早退。3. 缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會議的,計為缺席。處罰:無正當(dāng)理由遲到、早退每次處20元的罰款;無正當(dāng)理由缺席每次處以50元的罰款;凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的,以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。辦公用品固定資產(chǎn)管理制度為加強管理,規(guī)范公司辦公用品的采購,領(lǐng)取及保管行為,既節(jié)約開支、減少浪費,又保證正常工作開展,特制定本制度。一、 全公司所有辦公用品(含日用雜品、勞動保護用品等)的采購、發(fā)放、管理工作,由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。二、 辦公用品的分類 本制度所規(guī)定的辦公用品分為一般辦公用品和固定資產(chǎn)兩類。一般辦公用品指單位價格100元以下的日常辦公消耗性用品,如筆、本、紙、印油等;固定資產(chǎn)指單位價格在100元以上但不超過500元的一次性辦公用品或辦公專用的非消耗性用品。三、 辦公用品的采購 1、一般辦公用品的采購在每月末由庫管員依據(jù)庫存及辦公用量情況提出采購計劃,主管經(jīng)理批準(zhǔn)后 ,集中購置: 固定資產(chǎn)的采購,由相關(guān)部門提出申請,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,專門購買。 2、采購人員必須嚴(yán)格按照采購審批計劃進(jìn)行采買,不得隨意增加采購品種和數(shù)量,凡未列入采購計劃或未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批的物品,任何人不得擅自購買。否則,財務(wù)不予報銷。選買,不從中謀取私利。 3、認(rèn)真辦理出入庫登記手續(xù),未辦理入庫手續(xù)的用品,不準(zhǔn)直接使用。 四、辦公用品的領(lǐng)取發(fā)放與管理1、辦公用品領(lǐng)用遵照隨時購買,隨時發(fā)放的原則。2、一般辦公用品可根據(jù)工作需要,到行政部直接領(lǐng)取并簽字確認(rèn)。3、固定資產(chǎn)需經(jīng)總經(jīng)理審批后, 由使用部門填寫固定資產(chǎn)使用申請表,直接辦理領(lǐng)用手續(xù)。 五、固定資產(chǎn)的發(fā)放,辦公室指定專人負(fù)責(zé),經(jīng)使用部門辦理有關(guān)領(lǐng)用手續(xù)后交使用部門具體使用和管理。1、辦公室指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的管理工作,要做到分類存放,碼放整齊,清潔有序。2、要認(rèn)真做好新購物品入庫前的檢查,驗收工作,要建立辦公用品管理臺帳,做到入庫有手續(xù)、發(fā)放有登記。 沁園春雪北國風(fēng)光, 千里冰封, 萬里雪飄。望長城內(nèi)外,惟余莽莽;大河上下,頓失滔滔。山舞銀蛇, 原馳蠟象, 欲與天公試比高。須晴日, 看紅裝素裹,分外妖嬈。江山如此多嬌, 引無數(shù)英雄競折腰。惜秦皇漢武,略輸文采;唐宗宋祖,稍遜風(fēng)騷。一代天驕,成吉思汗,只識彎弓射大雕。俱往矣,數(shù)風(fēng)流人物, 還看今朝。 克出師表兩漢:諸葛亮先帝創(chuàng)業(yè)未半而中道崩殂,今天下三分,益州疲弊,此誠危急存亡之秋也。然侍衛(wèi)之臣不懈于內(nèi),忠志之士忘身于外者,蓋追先帝之殊遇,欲報之于陛下也。誠宜開張圣聽,以光先帝遺德,恢弘志士之氣,不宜妄自菲薄,引喻失義,

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