揚高職辦-教務(wù)處-揚州高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校.doc

文件揚 州 高 等 職 業(yè) 技 術(shù) 學(xué) 校江蘇聯(lián)合職業(yè)技術(shù)學(xué)院揚州分院揚高職教20113號 關(guān)于印發(fā)揚州高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校教學(xué)類檔案工作規(guī)范（試行）的通知各處室、系部：為了加強(qiáng)學(xué)校教學(xué)類檔案(以下簡稱教學(xué)檔案)工作，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在學(xué)校教育管理、教學(xué)活動、教學(xué)研究等各項工作中的作用，逐步實現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，現(xiàn)將揚州高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校教學(xué)類檔案工作規(guī)范印發(fā)，希精心組織實施，切實落實教學(xué)檔案工作規(guī)范。附件：揚州高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校教學(xué)類檔案工作規(guī)范（試行）二一一年五月二十六日主題詞：教學(xué)檔案 規(guī)范 通知揚州高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校辦公室 2011年5月26日印發(fā) 共印10份揚州高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校教學(xué)類檔案工作規(guī)范（試行）1. 引言1.1 為了加強(qiáng)教學(xué)類檔案(以下簡稱教學(xué)檔案)工作，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在學(xué)校教育管理、教學(xué)活動、教學(xué)研究等各項工作中的作用，提高教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，逐步實現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，并為今后考核教學(xué)檔案工作提供依據(jù)，特制訂本規(guī)范。1.2 本規(guī)范依據(jù)教育部高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范、江蘇省職業(yè)學(xué)校教學(xué)管理規(guī)范結(jié)合本校實際制訂。2. 主題內(nèi)容本規(guī)范規(guī)定了教學(xué)檔案工作的基本原則，歸檔范圍的確定，文件材料的部門立卷和歸檔流程，教學(xué)檔案的管理，開發(fā)利用的主要內(nèi)容和方法，歸檔范圍與保管期限表，二級類目、三級類目代號簡表以及表格、裝具的規(guī)格式樣等。3. 教學(xué)檔案工作的基本原則3.1 凡在教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料均屬教學(xué)檔案。3.2 教學(xué)檔案是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，是學(xué)校檔案的主體、核心和重點。3.3 教學(xué)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。對教學(xué)檔案中的少數(shù)不屬永久保存的類目，如學(xué)生畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計，實習(xí)報告等可由系保存，學(xué)校檔案室只按一定的比例擇優(yōu)接收。3.4 教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部分，應(yīng)實行“三納入”、“四同步”管理，即納入教學(xué)工作計劃、規(guī)劃，納入教學(xué)管理制度，納入各級管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步；檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步；評審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、設(shè)計、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗收檔案材料同步；畢業(yè)就業(yè)、上報評審材料、教師考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。3.5 各教學(xué)管理和教學(xué)業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確一名分管檔案工作的負(fù)責(zé)人和配備相應(yīng)的兼職檔案干部，統(tǒng)一管理本部門、本系統(tǒng)的教學(xué)文件材料，并按期向?qū)W校檔案室辦理移交。3.6 努力實現(xiàn)教學(xué)檔案工作從經(jīng)驗管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，分散管理向集中統(tǒng)一管理轉(zhuǎn)變，手工管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變，逐步參與教學(xué)管理，成為教學(xué)管理和教改的參謀部門，成為教學(xué)業(yè)務(wù)工作的信息咨詢部門之一。3.7 逐步建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，并納入全校信息系統(tǒng)統(tǒng)一管理和開發(fā)利用。3.8 要把教學(xué)檔案工作列入學(xué)校教育發(fā)展計劃，在經(jīng)費、庫房、設(shè)備和人員配備等方面給予保證。4. 教學(xué)檔案歸檔范圍的確定4.1 確定的原則4.1.1 歸檔的教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動過程中形成的文件材料，必須對學(xué)校和社會、當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價值和憑證作用；4.1.2 歸檔的教學(xué)文件材料，必須反映教學(xué)管理、教學(xué)實踐活動的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)； 4.1.3 歸檔的教學(xué)文件遵循其自然形成規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系，符合教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動的成套性特點。4.2 歸檔的主要內(nèi)容和重點4.2.1 歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、專業(yè)與實驗室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實踐、畢業(yè)生工作、教材等方面，具體范圍見附件。4.2.2 歸檔的重點是本校在教學(xué)工作，特別是教學(xué)實踐各個環(huán)節(jié)活動中形成的不同載體的文件材料。 4.2.3 系（部）教學(xué)方面的文件，主要是系（部）全面性有關(guān)教學(xué)方面的規(guī)定、規(guī)章制度、學(xué)生獎懲材料。4.3 不歸檔的文件材料4.3.1 上級有關(guān)教學(xué)的普發(fā)的(非專指職業(yè)學(xué)校)、不辦的文件；4.3.2 上級有關(guān)教學(xué)的未定稿的文件；4.3.3 重份文件；4.3.4 無查考利用價值的事務(wù)性臨時性文件；4.3.5 非隸屬單位抄送的不需辦理、也無參考價值的文件；4.3.6 校內(nèi)其他單位發(fā)來的文件；4.3.7 與校外單位交換來的文件；4.3.8 教務(wù)處、繼續(xù)教育部、對口單招辦公室等部門的會議記錄不作歸檔要求。以上不歸檔材料如認(rèn)為必要，也可自行立卷保管。5. 教學(xué)文件材料的部門立卷與歸檔流程5.1 形成與積累5.1.1 形成教學(xué)文件材料的部門主要包括：教務(wù)處、學(xué)生處(主要是畢業(yè)生材料和學(xué)生獎懲材料)及各系（部）(主要指全局性的教學(xué)管理材料) 。5.1.2 每年新學(xué)年開始，由校領(lǐng)導(dǎo)向各部門部署新學(xué)年工作時，同時布置形成積累教學(xué)文件材料的任務(wù)。5.1.3 教學(xué)文件材料形成部門的兼職檔案員按文件材料歸檔范圍分別積累教學(xué)文件材料，并定期進(jìn)行整理。5.1.4 檔案室隨時了解、督促、檢查、指導(dǎo)兼職檔案員做好文件材料的積累、平時立卷工作。5.1.5 歸檔的教學(xué)文件材料必須字跡工整，格式統(tǒng)一，簽字手續(xù)完備。5.2 整理組卷5.2.1 堅持由教學(xué)文件材料形成部門立卷歸檔的原則，由各教學(xué)管理部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)將積累的文件材料向檔案室歸檔。5.2.2 根據(jù)教學(xué)文件材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于利用查考的原則進(jìn)行組卷。原則上相同內(nèi)容的文件材料組成一卷便于利用，同一內(nèi)容的文件材料數(shù)量多時可分別組成若干卷，每卷不超過200頁，也可以根據(jù)文件材料的內(nèi)在聯(lián)系，對問題單一、文件較少者按不同內(nèi)容分別組成薄卷。5.2.3 在不影響卷內(nèi)文件自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系的前提下，同一內(nèi)容的卷內(nèi)文件可按永久、長期、短期順序排列。5.2.4 卷內(nèi)密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后的要求排列。5.2.5 上級有關(guān)教學(xué)的文件原則上應(yīng)與本校教學(xué)文件分開組卷?？紤]到防止案卷過薄，若有關(guān)同一問題的上級文件在3份或是3份以下時，可與本校文件合并組卷。排序時，本校文件在前，上級文件在后。5.2.6 表彰文件的歸檔年度，凡指明表彰年度的歸入針對年，發(fā)文在歸檔時間之后的在收文后隨時補(bǔ)卷歸檔，沒有指明年度的歸入發(fā)文年。5.2.7 上級填制統(tǒng)計報表的通知，無統(tǒng)計方法與填制說明的不歸檔，必須歸檔的立卷時排在統(tǒng)計報表之后。5.2.8 有關(guān)教學(xué)方面的各種委員會、領(lǐng)導(dǎo)小組成立的文，一律歸入行政綜合類。5.2.9 卷內(nèi)材料一律拆掉金屬物，用三孔一線法棉線裝訂，對破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。 5.2.10 凡是文件材料未注明標(biāo)題的應(yīng)加制封面，注明題名、責(zé)任者、時間。5.2.11 各種材料大小均為16開，圖件按此規(guī)格疊成手風(fēng)琴式，圖名、圖簽折在外面。5.2.12 文中密不可分的插圖、照片應(yīng)貼入文字材料內(nèi)；附圖冊、表冊、照片應(yīng)貼上標(biāo)簽，填寫件號及檔號附在文字材料之后共同組成保管單位。其他載體材料可專柜保管，但需填寫與文字材料卷一致的檔號。5.2.13 透明圖紙用縫紉機(jī)打圖邊，并貼上標(biāo)簽，填寫張?zhí)柤芭c文字報告一致的檔號。5.2.14 按順序編排頁號，無論單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個頁號，頁號位置在非裝訂線一側(cè)的下角。不裝訂的以件為單位者，應(yīng)在每件的首頁右上角標(biāo)注檔號、件號。5.2.15 按檔案室的要求打印卷內(nèi)目錄。填寫備考表，立卷人一欄由兼職檔案員填寫，檢查人一欄由部門分管檔案工作的負(fù)責(zé)人審核后簽名。5.2.16 文件形成部門提出每個案卷的密級并會同檔案室確定。5.2.17 按檔案室的要求打印案卷封面，標(biāo)題要簡短、準(zhǔn)確、不得超過50個字，包括責(zé)任者、內(nèi)容和文件類型、名稱，除會議文件外，不得用“文件材料”。5.3 歸檔驗收5.3.1 移交檔案時交接雙方必須當(dāng)面檢查驗收，檢查歸檔材料是否完整、齊全、排列、書寫是否符合要求，標(biāo)題是否確切，凡不符合規(guī)定要求者，接收人應(yīng)拒絕接收，并要求限期改正歸檔。5.3.2 移交時填寫移交清單。移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。5.3.3 教學(xué)綜合管理文件次年5月底前歸檔，其他各類材料完成一個培養(yǎng)周期(即一屆學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè))當(dāng)年寒假前一次性歸檔。6. 教學(xué)檔案的管理6.1 分類編號6.1.1 根據(jù)教學(xué)檔案的內(nèi)容和特點。編制用于組成檔號的二級類目、三級類目代號簡表。6.1.2行政處室教學(xué)類檔案：檔案檔號=年度號+教學(xué)檔案分類號+案卷號行政處室教學(xué)類模式如下：JX00.001n卷案號教學(xué)類檔案三級類目代號年度號6.1.3系部教學(xué)類檔案：檔案檔號=年度號+教學(xué)檔案分類號+案卷號系部教學(xué)類模式如下：JX00.00（）1n卷案號系部代碼教學(xué)類檔案三級類目代號年度號系部系部代碼電子工程系1機(jī)電工程系2建筑工程系3信息工程系4經(jīng)貿(mào)與旅游管理系5服裝藝術(shù)系 6繼續(xù)教育部7對口單招辦8 案卷號按最下位類目流水。年度號采用文件材料形成年度，學(xué)籍檔案采用畢業(yè)年度。6.2 編目6.2.1 每卷檔案脊背貼上注有檔號的標(biāo)簽，標(biāo)簽下沿的位置距離底邊40毫米處。6.2.2 編制教學(xué)檔案案卷目錄、全引目錄等。6.3 排架、保管6.3.1 按檔號順序排架。6.3.2 保管要求按檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范執(zhí)行。6.3.3 與文件材料配套的特殊載體記錄的教學(xué)檔案，按聲像載體檔案工作有關(guān)條款處理。6.4 鑒定和銷毀按檔案鑒定和銷毀相關(guān)制度執(zhí)行。6.5 統(tǒng)計按檔案統(tǒng)計工作相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.6 檔案的補(bǔ)充與修改6.6.1 各教學(xué)文件材料形成部門隨時將收集到的教學(xué)文件材料經(jīng)整理后向檔案室補(bǔ)充歸檔，檔案室負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的人員應(yīng)及時將補(bǔ)充材料插入卷內(nèi)相應(yīng)的位置，并在卷內(nèi)目錄、帳本上補(bǔ)充填寫。6.6.2 凡已歸檔的文件材料需要修改時，必須經(jīng)所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；未經(jīng)批準(zhǔn)，不得修改任何文件材料。7. 教學(xué)檔案的開發(fā)利用7.1 借閱按檔案借閱利用有關(guān)辦法執(zhí)行。7.2 咨詢服務(wù)、報道交流7.2.1 指導(dǎo)利用者查找、利用檔案，解答有關(guān)問題；7.2.2 根據(jù)本校教學(xué)需要，開展定題跟蹤服務(wù)；7.2.3 定期編制書本式目錄，發(fā)本單