如何策劃和組織專場活動方案 精品.doc

如何策劃和組織專場活動策劃和組織專場活動是一個很泛的話題，根據(jù)活動的定位，主題，內(nèi)容，參與人員等不同，有著不同的策劃方向和組織模式。通常都包括以下幾個步驟：一、 活動的準(zhǔn)確定位首先，要對活動的性質(zhì)進(jìn)行準(zhǔn)確的定位?；顒又黝}的不同，活動主辦單位的不同，參會人員的身份不同，都決定了活動性質(zhì)的不同。有時需要嚴(yán)肅莊重，有時可以輕松活潑。因此，在綜合考慮各要素的基礎(chǔ)上，找準(zhǔn)定位至關(guān)重要，也決定了整場活動的成與敗。二、 根據(jù)定位，制定活動方案當(dāng)活動進(jìn)入實質(zhì)性操作階段時，必須制定出一套詳細(xì)的、可操作的，具體的方案。詳細(xì)的活動方案一般都要包括以下四點：活動前期的準(zhǔn)備工作，活動現(xiàn)場的分工，活動后期的收尾工作安排以及注意事項。（一）、活動前期的準(zhǔn)備工作活動前期的準(zhǔn)備工作是最繁瑣的，最費(fèi)時，也是最需要精心準(zhǔn)備的。前期準(zhǔn)備工作的完善與否，很大程度決定了活動完成的順利與否。前期準(zhǔn)備工作必須包括如下要素：1、明確活動的整體信息。包括活動的時間、日期、主題、目的、參與人員、活動主辦方和協(xié)辦方、經(jīng)費(fèi)來源等。2、根據(jù)參會人員以及會議性質(zhì)，確定會議地點以及會議流程。3、制訂準(zhǔn)備工作進(jìn)度表，詳細(xì)列出各項工作，并明確相關(guān)工作負(fù)責(zé)人。包括會場的整體布置、會議簽到處的擺設(shè)、會議資料的準(zhǔn)備、參會領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓的邀請、領(lǐng)導(dǎo)座位牌的擺放、會議暖場音樂的播放、會議主持人的溝通等細(xì)節(jié)的工作，需要認(rèn)真對待、精心安排。還要充分發(fā)揮團(tuán)隊合作精神，強(qiáng)調(diào)高度責(zé)任感，確保個人負(fù)責(zé)的每項工作都能落實，不出差錯。4、注意節(jié)點：每個工作人員都必須記住幾個主要的節(jié)點，例如會議流程、關(guān)鍵環(huán)節(jié)、注意事項等。（二） 、活動現(xiàn)場的工作分配1、提前進(jìn)行溝通，明確自己現(xiàn)場工作職責(zé)、熟悉同伴的工作職責(zé)，知道發(fā)現(xiàn)問題了應(yīng)該詢問哪些人員。2、確保工作人員提前到位，檢查工作落實情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。3、整個活動流程派專人全場跟蹤，現(xiàn)場遇到的緊急情況要隨機(jī)應(yīng)變，第一時間處理。（三）、活動后期的收尾工作包括安排專人歡送領(lǐng)導(dǎo)、專人整理資料、和專人負(fù)責(zé)費(fèi)用結(jié)算等。（四）、注意事項方案中要明確一些注意事項，例如著裝要求、迎接禮儀和工作人員紀(jì)律要求等。三、 關(guān)鍵點：依據(jù)方案，明確責(zé)任，注意細(xì)節(jié)、強(qiáng)調(diào)溝通。無論活動是簡單還是復(fù)雜，大規(guī)模還是小范圍，每個人都必須認(rèn)真對待，抓住關(guān)鍵點，齊心協(xié)力，活動才能圓滿、成功！學(xué)生會活動策劃組織參考一、基本步驟與注意事項：1、了解需求：特別是自己做主創(chuàng)的活動，一定要事先了解同學(xué)的需求，包括是否對此有興趣、希望以怎樣的活動形式開展等，必要時還可以針對性的做調(diào)研工作。2、策劃先行：策劃是辦活動的脈絡(luò)，一份好的策劃是成功的前提；策劃書應(yīng)該包括活動的總體規(guī)劃、活動實施各階段的具體安排、活動的收尾總結(jié)工作的安排、活動的應(yīng)急方案等各項內(nèi)容，目的就是通過這份策劃書的制定使得活動能夠讓任何一個有一定責(zé)任心的人、只要按照策劃書執(zhí)行就能夠比較好的完成該項活動的組織工作。3、獲得支持：獲得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可與支持，是一件非常有必要的事情，任何一個活動必須得到學(xué)院/學(xué)校/任何與該活動的審批、監(jiān)管有關(guān)的老師的支持都能夠使的活動能夠大放異彩，而他們的阻撓則會讓你的心血付諸東流，所以必須盡可能獲得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可與支持。4、組建團(tuán)隊：組織任務(wù)小組，分配人員職責(zé)。權(quán)責(zé)相應(yīng)，每個人都要非常明白自己的責(zé)任。注意，分配任務(wù)要以人為單位，而不能說某件事“你們幾個做”，這樣這件事情基本做不好。有幾個方向：指揮中心，外聯(lián)贊助組，現(xiàn)場工作組，宣傳媒體組，現(xiàn)場秩序、禮儀接待組、應(yīng)急人員。打印出權(quán)責(zé)清單，讓每個人看得明明白白。并且，每天碰頭一次，及時匯報進(jìn)展，以便處理各種信息；5、經(jīng)費(fèi)來源：如果沒有足夠的活動經(jīng)費(fèi)，可以尋找贊助商，與他們進(jìn)行艱苦地談判，最后取得雙方能認(rèn)可的協(xié)議，當(dāng)然這個工作主要由公關(guān)部承擔(dān)，但是各個部門仍應(yīng)該盡量配合好公關(guān)部工作，必要時應(yīng)該由活動的主創(chuàng)人員與公關(guān)部詳細(xì)說明活動的細(xì)節(jié)甚至參與洽談，這是活動需要。有了經(jīng)費(fèi)，一切好辦；注意：廣告不能太過分，談判一定掌握尺度，否則商業(yè)味道可能讓晚會failing！6、整合資源：資源可以分為人力、物力和財力；所謂財力就是上面所說的經(jīng)費(fèi)來源，所謂人力就是指活動的策劃組織團(tuán)隊和活動的具體執(zhí)行、參與者，所謂物力包括場地、設(shè)備、道具等。整合資源的意思就是，你要將現(xiàn)有的所有人力物力財力恰到好處的分配給活動的各個項目，是活動能夠順利地得到運(yùn)作。7、進(jìn)行宣傳：調(diào)足參與者的胃口，可以玩懸念，也可以獎勵刺激，比如，講座有講座單、現(xiàn)場有抽獎、參與有禮品等等。當(dāng)然，這也不只是廣告、海報、橫幅等的職責(zé)，更應(yīng)該發(fā)動學(xué)生會成員進(jìn)行“面?zhèn)鳌?，可能大家都沒有嘗試過這么做，但是這也不失為一種比較有效的宣傳傳播方式。8、現(xiàn)場指揮：現(xiàn)場必須有一個指揮中心/總負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)及時調(diào)度，他的任務(wù)包括：在活動舉行前，事先擬定一份現(xiàn)場準(zhǔn)備工作的實施細(xì)則，提前幾天發(fā)給各個工作人員，同時說明他們的職責(zé)；另外，對工作人員分組，分別確定組長進(jìn)行負(fù)責(zé)；制定好活動現(xiàn)場的布置工作的具體流程，確定各工作的完成時間并嚴(yán)格執(zhí)行。9、加強(qiáng)溝通：活動進(jìn)行過程中，要有至少一種讓所有工作人員溝通的方式。比如手機(jī)短信，紙條或手勢。注意，在某些室內(nèi)活動場所（例如，報告廳、部分教室）手機(jī)信號很差，所以必要時還是應(yīng)該使用原始的紙條或者手勢，實在迫不得已還可以通過傳話的方式當(dāng)然應(yīng)該避免影響現(xiàn)場活動的進(jìn)行。10、特別提醒：要事先安排好領(lǐng)掌的（托兒），即制造氣氛的人員要特別安排好，對于各種可能出現(xiàn)的冷場的情況也應(yīng)該做好相應(yīng)的應(yīng)急方案。另外，應(yīng)該特別注意禮儀，在迎、送參與活動的高層人物（領(lǐng)導(dǎo)）時千萬謹(jǐn)慎，不要失去任何禮節(jié)；二、活動的策劃類文案：活動的組織策劃不僅是指制作一份計劃書，更重要的是如何通過事先制定的計劃書指導(dǎo)后續(xù)各項活動的組織、準(zhǔn)備工作的有序進(jìn)行。下面將通過策劃書的各個部分為序，說明活動的策劃組織需要注意的事項：（一）策劃書名稱：可參考下表，具體可根據(jù)頁面效果確定行內(nèi)容格式1活動主辦單位+屆數(shù)+名稱居中、字體可以是黑體或者宋體加粗、字號可以是三號到二號2如有需要的話，活動副標(biāo)題字號可與上一行相同，或者小一點（例如，上一行二號，本行可以小二號）3“活動策劃書”例如：東華大學(xué)人文學(xué)院第三屆博雅盛典（學(xué)術(shù)文化節(jié)）活動策劃書也可東華大學(xué)人文學(xué)院第三屆博雅盛典（學(xué)術(shù)文化節(jié)）活動策劃書（二）活動宗旨：（也可稱之為活動目的、意義和目標(biāo)）活動的目的、意義應(yīng)用簡潔明了的語言將目的要點表述清楚；在陳述目的要點時，該活動的核心構(gòu)成或策劃的獨(dú)到之處及由此產(chǎn)生的意義（經(jīng)濟(jì)效益、社會利益、媒體效應(yīng)等）都應(yīng)該明確寫出?；顒幽繕?biāo)要具體化，并需要滿足重要性、可行性、時效性。例如，博雅盛典的活動宗旨可以是“為促進(jìn)我校學(xué)術(shù)學(xué)科建設(shè)，展示人文學(xué)院8年來豐碩的教學(xué)成果，提高廣大同學(xué)的人文社會科學(xué)素養(yǎng)，豐富學(xué)校課外學(xué)術(shù)交流與實踐活動的內(nèi)容，特舉辦此屆東華大學(xué)人文學(xué)院博雅盛典（學(xué)術(shù)文化節(jié)）?！保ㄈ┗顒又黝}：這個根據(jù)不同活動的性質(zhì)、內(nèi)容、目的、意義制定，通過一個短語簡明扼要的說明此次活動的主要內(nèi)容和主要思想，例如，“思想的交流，文化的融合”（四）主辦單位：說明該項活動的主要策劃者和組織者，有必要的話也應(yīng)寫明承辦者。例如，校學(xué)生會的活動由人文學(xué)院學(xué)生會承辦的，則應(yīng)注明主辦單位：東華大學(xué)松江校區(qū)學(xué)生聯(lián)合會承辦單位：東華大學(xué)人文學(xué)院學(xué)生會（五）活動對象：寫明活動主要針對的參與對象，以確定活動的宣傳、組織主要應(yīng)針對哪些群體進(jìn)行。例如，教務(wù)處主辦、人文學(xué)院學(xué)生會承辦的普通話比賽就應(yīng)注明參與對象：全校學(xué)生（六）活動時間：注明該項活動的總體時間跨度，即該項活動延續(xù)多少時間例如，博雅盛典活動時間可以是20XX年10中旬至20XX年12月上旬（七）活動主要內(nèi)容：主要適用于大型綜合性活動，簡單列明活動的各項子活動名稱和內(nèi)容，如果各項活動可以確定時間的話，還應(yīng)注明活動的大致時間。例如，第三屆博雅盛典活動的主要內(nèi)容是（一）博雅殿堂I“百家爭鳴”II“博采眾長”III“人文論壇”（由秘書處協(xié)助）（二）博雅書院I好書TOP10有獎?wù)骷顒覫I人文社科類學(xué)術(shù)征文活動III師生交流沙龍（八）活動組織：這是活動策劃書中最核心的內(nèi)容，作為策劃的正文部分，表現(xiàn)方式要簡潔明了，使人容易理解，但表述方面要力求詳盡，寫出每一點能設(shè)想到的東西，沒有遺漏。在此部分中，不僅僅局限于用文字表述，也可適當(dāng)加入統(tǒng)計圖表等；對策劃的各工作項目，應(yīng)按照時間的先后順序排列，繪制實施時間表有助于方案核查。人員的組織配置、活動對象、相應(yīng)權(quán)責(zé)及時間地點也應(yīng)在這部分加以說明，執(zhí)行的應(yīng)變程序也應(yīng)該在這部分加以考慮。主要應(yīng)包括活動準(zhǔn)備、活動組織、活動總結(jié)三個部分，當(dāng)然，下述的具體內(nèi)容不一定要在同一份計劃書中出現(xiàn)，但是在活動策劃階段必須對如下問題有針對性的制作相應(yīng)的計劃、實施細(xì)則等，以指導(dǎo)活動的準(zhǔn)備與組織。1、活動準(zhǔn)備：（活動準(zhǔn)備是指活動準(zhǔn)備階段的工作計劃）（1）宣傳工作：海報制作與張貼、橫幅制作與懸掛、邀請函制作與發(fā)送、宣傳傳單印發(fā)（2）活動準(zhǔn)備：列出所需資源（人力資源、物力資源），包括使用的地方，如教室或使用活動中心都詳細(xì)列出?？梢粤袨橐延匈Y源和需要資源兩部分。并注明包括“場地聯(lián)系”“工作人員”“活動人員的聯(lián)系”“活動材料的準(zhǔn)備”等的具體時間節(jié)點（即各項工作的完成時間）。（3）嘉賓評委的邀請（4）活動出現(xiàn)突發(fā)事件的應(yīng)急計劃的制定2、活動組織：（活動的現(xiàn)場準(zhǔn)備階段的工作計劃）基本準(zhǔn)備：這個部分需要對活動現(xiàn)場的種種所需設(shè)施、物品、人員做好規(guī)劃，主要包括：會場布置、嘉賓/評委、現(xiàn)場工作人員、技術(shù)/設(shè)備、信息聯(lián)絡(luò)、其他（1）會場布置：主要包括飲用水、席卡、座位（座次）、參考資料的發(fā)放、講臺、鮮花、其他裝飾用品等（2）嘉賓評委：主要包括確認(rèn)各位嘉賓評委是否能夠到場（保險起見可“三次確認(rèn)”：遞交邀請函的時候、活動前一天、活動開始前4小時左右分別確認(rèn)一次）、是否需要嘉賓/評委的休息室（以供嘉賓評委提前當(dāng)場的休息、評委退場評議等）、由專人負(fù)責(zé)迎接嘉賓/評委（適用于邀請校外的老師或?qū)＜遥⒓钨e/評委致辭稿、嘉賓/評委所使用的資料（包括活動流程、活動簡介、小紀(jì)念品、筆等）（3）現(xiàn)場工作人員：主要包括A人選：主持人（包括主持稿的確定）、禮儀人員、會場服務(wù)、秩序維持、技術(shù)人員（例如，PPT的播放）B分工：現(xiàn)場準(zhǔn)備時的“總指揮”、各小組的負(fù)責(zé)人、各小組的具體工作內(nèi)容（包括進(jìn)行必要的培訓(xùn)和演練）等（4）技術(shù)/設(shè)備：主要包括A技術(shù)：現(xiàn)場所需要的特殊設(shè)備的租借/采購、安裝、調(diào)試，PPT、視頻、音頻文件的制作、調(diào)試，相應(yīng)工作人員的確認(rèn)和必要的培訓(xùn)演練。B設(shè)備：主要是指活動現(xiàn)場用到的話筒（固定式？有線/無線？幾個？怎么安排？）、燈光、音響、投影儀、舞臺、道具、服裝、獎品等（5）信息聯(lián)絡(luò)：主要是指活動相關(guān)參與人員的聯(lián)絡(luò)工作，包括參賽者、嘉賓評委領(lǐng)導(dǎo)、觀眾、工作人員，贊助單位、合作單位，甚至采訪的媒體等的聯(lián)絡(luò)工作，確認(rèn)活動的各項準(zhǔn)備工作以及活動的時間、地點、內(nèi)容的告知等。（6）其他：是指雖然與活動本身可能并無直接聯(lián)系，但是仍需要事先準(zhǔn)備的工作，包括接送車輛、合影、餐飲招待、后續(xù)聯(lián)絡(luò)等，根據(jù)活動的具體情況調(diào)節(jié)選用。以下根據(jù)不同活動類型列舉部分活動需要特別注意的內(nèi)容以供參考：（1）會場型活動（例如，演講比賽、講座、論壇等）：預(yù)防冷場的“現(xiàn)場氣氛調(diào)節(jié)”（也就是“托兒”）、現(xiàn)場控制（現(xiàn)場秩序、提問等環(huán)節(jié)的時間控制等等）（2）舞臺類活動（例如，迎新晚會等）：服裝、道具、活動后清理人員等（3）戶外型活動（例如，運(yùn)動會等）：安全措施、活動后清理人員等其他可能涉及的內(nèi)容：贊助方式、合同協(xié)議、媒體支持、校園宣傳、廣告制作等。3、活動總結(jié)主要包括活動資料的記錄和整理、活動總結(jié)的制作、經(jīng)驗總結(jié)等（1）活動資料的記錄和整理：包括參與者反響、活動報道、活動現(xiàn)場照片、影音資料等的記錄和整理；（2）活動總結(jié)的制作，包括活動總結(jié)書的制作、活動現(xiàn)場影音資料的整理匯總等；（3）經(jīng)驗總結(jié)，針對活動策劃組織的各個環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)，找出問題或者漏洞并制定相應(yīng)的解決辦法，避免今后的活動中出現(xiàn)類似問題。（九）經(jīng)費(fèi)預(yù)算：活動的各項費(fèi)用在根據(jù)實際情況進(jìn)行具體、周密的計算后，用清晰明了的形式列出。需要注意的是，這部分的寫作可能有其“兩面性”，主要出現(xiàn)在由學(xué)?；蛘邔W(xué)院撥款的活動上面，例如，由學(xué)院撥款的博雅盛典、由教務(wù)處撥款的普通話比賽：首先，先要做一份所謂的“自己的預(yù)算”，對活動中可能的花費(fèi)做好嚴(yán)格的估計，盡可能詳細(xì)的羅列出各項支出項目、單價、數(shù)量、總價等，以便控制好活動總體的花費(fèi)。同時，對于活動操作過程中也要嚴(yán)格遵守，禁止超支。然后，要做一份用于上交的“預(yù)算”，這份預(yù)算的要求是“做滿”。具體的來說，就是把該項活動撥款的全部金額都做進(jìn)預(yù)算并適當(dāng)“超支”（超個10%），比如，普通話比賽的撥款是2000元，這個時候，上交的預(yù)算的總金額應(yīng)該在2100-2200之間，這樣可以充分利用該項活動的經(jīng)費(fèi)。最后，在做完了兩個預(yù)算后，要對活動預(yù)計的各項支出內(nèi)容做一個審核，看看是否合理：比如，每項支出的金額是否有“浪費(fèi)”之嫌。（十）活動中應(yīng)注意的問題及細(xì)節(jié)：（也可稱之為應(yīng)急方案）內(nèi)外環(huán)境的變化，不可避免的會給方案的執(zhí)行帶來一些不確定性因素，因此，當(dāng)環(huán)境變化時是否有應(yīng)變措施，損失的概率是多少，造成的損失多大，應(yīng)急措施等也應(yīng)在策劃中加以說明。例如，在戶外的活動應(yīng)該防備陰雨天氣的影響；競賽類活動應(yīng)該防備評委的因故缺席等等。另外：可以專門給策劃書制作封頁，力求簡單，凝重；策劃書可以進(jìn)行包裝，如用設(shè)計的徽標(biāo)做頁眉，圖文并茂等；如有附件可以附于策劃書后面，也可單獨(dú)裝訂；策劃書需從紙張的長邊裝訂；一個大策劃書，可以有若干子策劃書。三、會場布置：1、席卡的擺放：首先要弄清楚各位領(lǐng)導(dǎo)的“大小”，一般順序（也就是主持人介紹到場嘉賓的順序）如下：（1）我學(xué)院的：人文學(xué)院黨總支書記沙國華人文學(xué)院院長張怡人文學(xué)院副院長陸益軍人文學(xué)院副院長吳志剛?cè)宋膶W(xué)院黨總支副書記沈潔（大）人文學(xué)院分團(tuán)委書記周錚錚然后是輔導(dǎo)員，一般可以根據(jù)年齡大小、專職兼職排列（例如，李順良前沈潔（?。┖螅?）其他非學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)可以按照黨、政、團(tuán)的順序排列，同一系統(tǒng)（例如同是教務(wù)處的）按照正職、副職、一般的順序排列。（3）校級高于院級然后是席卡的擺放，一般從嘉賓席的正中間開始，左右左右（一般座位安排，左為上）排列，例如：吳志剛、張怡、沙國華、陸益軍、沈潔（大）最后要注意的是席卡的印制，一般選用隸書、華文新魏等字體，盡量避免使用華文行楷一類的字體。2、嘉賓所用材料的準(zhǔn)備：任何一個活動，嘉賓手中需要有如下材料：活動流程、活動簡介、活動相關(guān)資料、筆、水，嘉賓所用的材料一般都采用粉紅色的紙印制。（1）嘉賓致辭：一般嘉賓致辭最好在邀請嘉賓時就選定需要致辭的嘉賓，并將我們擬定的發(fā)言稿先交給嘉賓；活動現(xiàn)場要在需要致辭的嘉賓的材料中放入一份嘉賓致辭發(fā)言稿，同時主持人手上、主持臺上都要有一份以防萬一，發(fā)言稿均使用粉紅色紙印制，字號一般不小于四號、多采用1.5倍行距、最好不要采用花哨的字體（例如，應(yīng)該避免使用諸如華文行楷一類的字體，便于嘉賓辨識），一般發(fā)言稿不多于一頁A4紙。（2）活動流程：如果每位嘉賓都有不同的參與（例如致辭、揭幕、宣布開始、點評等）可以在該嘉賓的流程中注明，如果實現(xiàn)無法確定嘉賓是否出席的，可以在每張流程上均注明何處需某位嘉賓做什么。（3）活動簡介：一般情況下，活動簡介可算是在所有材料中最吸引眼球的部分，可以通過“造型”的改變突出新意，例如可以做成紀(jì)念封、通訊錄、小臺歷一類的，不失實用價值，又能起到一定的宣傳效果，當(dāng)然如果能控制一下成本的話，甚至可以用這種方法作為宣傳手段。（4）活動相關(guān)資料：例如，類似比賽的活動需要評分表、評分標(biāo)準(zhǔn)；類似頒獎的活動需要簡單說明頒獎方法或安排；類似總結(jié)的活動需要活動的簡單總結(jié)材料等等，都要視該次活動的內(nèi)容而定。3、工作人員安排：（1）禮儀接待人員：安排好活動的禮儀接待人員，包括引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)嘉賓入場、發(fā)放嘉賓所用材料、發(fā)放活動簡介和流程等。（2）現(xiàn)場秩序維持：例如，競賽類活動對觀眾秩序的維持和選手的引導(dǎo)、頒獎類活動領(lǐng)獎人的引導(dǎo)