水運09年立卷歸檔管理辦法文件.doc

關于印發(fā)水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知 交通運輸部文件交辦發(fā)(2009225號2009年06月08日各省、自治區(qū)、直轄市交通運輸廳(委)，上海市交通運輸和港口管理局，部屬有關單位： 現(xiàn)將水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法印發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。 附件：1水運建設項目文件材料收集歸檔范圍2設計變更情況一覽表中華人民共和國交通運輸部（章） 二九年五月十一日交通運輸部辦公廳 2009年5月13日印發(fā)水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法第一章總則第一條 為規(guī)范水運建設項目文件材料立卷歸檔工作，保證水運建設項目檔案質(zhì)量，根據(jù)中華人民共和國檔案法、港口建設管理規(guī)定、航道建設管理規(guī)定、交通檔案管理辦法、國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范等有關規(guī)定，制定本辦法。第二條 本辦法適用于各級交通運輸主管部門(港口行政管理部門)負責建設管理的新建、改建和擴建水運建設項目文件材料立卷歸檔管理工作。第三條 本辦法所稱水運建設項目文件材料，是指自項目立項審批(核準備案)至竣工驗收過程中直接產(chǎn)生的，對建成后的工程管理、維護及改建和擴建具有保存、查考利用價值的各種不同載體形式的歷史記錄。第二章 水運建設項目文件材料立卷歸檔工作管理 第四條 各級交通運輸主管部門(港口行政管理部門)應根據(jù)統(tǒng)一領導、分級負責的原則，依法對所轄區(qū)域內(nèi)水運建設項目文件材料立卷歸檔工作進行管理，同時接受項目所在地上級及同級檔案行政管理部門的檢查和指導。第五條 水運建設項目文件材料立卷歸檔工作實行項目法人(建設單位)負責制。項目法人(建設單位)應做好自身形成的項目文件材料的收集、整理和歸檔工作，并加強對各參建單位文件材料收集歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導；將項目文件材料立卷歸檔工作納入合同及監(jiān)理工作內(nèi)容，與工程建設同步管理，保證項目文件材料立卷歸檔的及時、完整、準確和系統(tǒng)。第六條 各參建單位應配備適應項目文件材料立卷歸檔工作需要的工作人員，并保持其穩(wěn)定；明確本單位有關崗位和人員項目文件材料收集歸檔的職責和要求；按規(guī)定做好項目文件材料的整理歸檔和移交工作。第三章 水運建設項目文件材料的收集第七條 水運建設項目文件材料的收集工作，按照“誰形成誰負責”的原則，由項目文件材料的形成單位或部門負責。具體收集范圍及歸檔單位按水運建設項目文件材料收集歸檔范圍(見附件1)執(zhí)行。第八條 各有關單位應建立健全項目文件材料平時收集歸檔制度，按水運建設項目基本建設程序的不同階段和各合同段單位(分部、分項)工程施工工序文件材料的自然形成過程，分門別類，及時收集。第九條 收集歸檔的項目文件材料應為原件。其中項目立項審批等文件，如原件保存在項目主管單位，項目法人(建設單位)可收集復印件歸檔保存；如供貨商提供的原材料及產(chǎn)品質(zhì)量保證文件為復印件，應在復印件上加蓋銷售單位正式公章并注明原件存放處后歸檔保存。第十條 收集歸檔的文件材料應能夠全面、準確地反映工程建設的實際過程。其中勘測資料、施工記錄應是現(xiàn)場原始記錄，填寫內(nèi)容規(guī)范，相關簽署手續(xù)完備。第十一條 項目文件材料應書寫工整，字跡、線條清晰，修改規(guī)范；紙張優(yōu)良，格式統(tǒng)一；禁止使用圓珠筆和鉛筆等易褪色筆書寫、簽批；如是熱敏傳真件，需復印保存，復印件應清晰。第十二條 數(shù)碼照片在刻錄光盤保存的同時，還應沖印出紙質(zhì)照片連同說明一并歸檔；長期存儲的電子文件應使用不可擦寫光盤保存。第十三條 竣工圖編制要求 (一) 竣工圖由施工單位負責編制。編制完成的竣工圖應由編制單位逐張加蓋竣工圖章并簽署，經(jīng)監(jiān)理審核簽字認可；如項目法人(建設單位)規(guī)定由設計單位編制或施工單位委托設計單位編制的，應明確施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽字認可責任；工程總平面布置圖及綜合管線竣工圖由項目法人(建設單位)負責或委托有關單位編制。(二) 竣工圖應完整、準確、清晰地反映項目竣工時的實際情況。(三) 一般性的圖紙變更，且能在原圖上作修改補充的，可在原施工圖上做修改、說明后，作為竣工圖；總平面布置、結構形式、工藝及其他重大變更，不宜在原施工圖上修改、補充的，均需重新繪制竣工圖；重新繪制竣工圖，且圖簽能全面反映簽署情況的，可不另加蓋竣工圖章。重繪圖紙在原施工圖號前綴“竣”字。第四章 水運建設項目文件材料的整理第十四條 水運建設項目文件材料歸檔前，應由文件材料收集歸檔單位在文件材料收集的基礎上，按照文件材料的內(nèi)在聯(lián)系，進行分類整理組卷。第十五 條水運建設項目文件材料組卷，應遵循水運工程基本建設程序各階段文件材料的自然形成規(guī)律和成套性原則，達到分類科學，保持文件材料的內(nèi)在有機聯(lián)系，便于保管和查找利用的目的。子(一)立項審批階段文件材料根據(jù)審批事項的內(nèi)在聯(lián)系分別整理組卷。(二)勘察設計階段文件材料按照設計的不同階段和專業(yè)分別整理組卷。(三)招投標及合同管理文件材料按照招投標工作程序及合同內(nèi)容，分別整理組卷。(四)工程準備階段文件材料按審批事項及相關手續(xù)辦理過程分別整理組卷。(五)工程管理文件材料按問題并結合時間，分別進行整理組卷。(六)計量支付報表、計劃進度報表按合同段結合時間整理組卷。 (七)各合同段施工管理文件材料以合同段為單位，按工作程序并結合問題，分別集中整理組卷；原材料質(zhì)量保證文件如屬共用的，則按單位工程整理組卷，如屬專用的，則按分部工程分別整理組卷；各項施工原始文件除各單位、分部、分項工程質(zhì)量評定表及匯總文件可按合同段集中整理組卷外，其余文件材料均應按照單位、分部、分項工程，結合施工工序，歸入相應部分，分別整理組卷；設備文件材料按專業(yè)及用途分別整理組卷；竣工圖按照專業(yè)或單位工程結合圖號分別整理組卷，并編制設計變更一覽表(見附件2)。(八)監(jiān)理工作活動中產(chǎn)生的文件材料，根據(jù)其工作內(nèi)容，以合同段為單位，按照監(jiān)理工作依據(jù)性文件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、計劃進度控制文件、費用控制文件、安全管理文件、旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理日志等，分別整理組卷；平行檢驗及獨立抽檢的文件材料按單位工程分別進行整理組卷。(九)工程試運行及竣工驗收文件材料按照觀測檢測記錄及報告、各專項驗收和竣工驗收工作內(nèi)容分別整理組卷。第十六條 卷內(nèi)文件系統(tǒng)化排列(一)立項審批文件批復在前，請示在后，報批過程中有關審查文件材料依次排列。(二)設計審批文件批復在前，請示在后，相關審查文件材料依次排列。(三)工程準備階段文件材料按照審批及協(xié)議事項辦理程序依次進行排列。(四)項目實施階段文件材料排列工程管理文件材料按照問題結合時間依次排列；會議紀要按時間進行排列，如屬專題會議，按照專題分別進行排列；招投標及合同文件按專業(yè)依次排列。各合同段施工管理文件材料，按工作程序結合問題的重要程度依次排列；原材料質(zhì)量保證文件按產(chǎn)品種類或使用部位分別依次排列；按各單位、分部、分項分別整理組卷的文件材料，依照施工工序，按開工批準、工程質(zhì)量檢驗報驗、各項施工原始記錄、試驗檢測及工程質(zhì)量控制、安全管理、事故處理等往來文件材料，依次進行排列。監(jiān)理工作活動中產(chǎn)生的依據(jù)性文件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、計劃進度控制文件、費用控制文件、安全管理文件、旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理日志等，按照監(jiān)理工作內(nèi)容結合問題的重要程度依次進行排列；平行檢驗及獨立抽檢記錄按照單位、分部、分項工程依次排列。計量支付文件及計劃進度報表以合同段為單位，按時間依次進行排列。設備文件材料按依據(jù)性、設備開箱驗收、設備安裝及調(diào)試、設備運行維修、隨機圖紙等順序依次排列。施工圖(完工圖)及竣工圖按專業(yè)或單位工程結合圖號順序依次排列。(五)試運行及竣工驗收階段文件按照各專項工作程序依次排列。第十七條 經(jīng)系統(tǒng)化排列的卷內(nèi)文件材料，雙面書寫的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，單面書寫的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯數(shù)字逐頁編寫頁號；已裝訂成冊的文件材料，如自成一卷的，不需重新編寫頁號，如與其他文件材料組成一卷的，將該冊文件材料排列在其他文件材料之后，并將其作為一份文件編寫冊號，不需重新編寫頁號。第十八條 卷內(nèi)文件目錄由下列項目組成：順序號按照文件排列順序，用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注。文件編號或圖號應填寫文件材料的原始編號或圖號。責任者應填寫文件材料的形成部門或主要責任者。文件題名應填寫卷內(nèi)文件材料標題的全稱，沒有標題或標題不能說明文件材料內(nèi)容的，應自擬標題；案卷內(nèi)每份獨立成件的文件材料均應逐件填寫文件標題。日期指文件材料形成日期。 頁次應填寫每份文件材料首頁上標注的頁號，最后一份標注起止頁號；如屬已裝訂成冊的材料，在卷內(nèi)文件目錄頁次中填寫冊數(shù)，并在備注欄中注明累計總頁數(shù)。卷內(nèi)文件目錄排列在卷內(nèi)文件材料的首頁之前。第十九條 項目檔案除藍圖及成冊文件材料外，均需裝訂。不裝訂的圖紙及成冊文件材料，每份需加蓋檔號章。檔號章內(nèi)容包括該份文件材料所在案卷的檔號和本案卷中所在頁次。第二十條 案卷由案卷封面、卷脊、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料及備考表組成。第二十一條 案卷裝具分為卷盒與軟卷皮兩種。如采用卷盒包裝的，需采用內(nèi)封面形式，卷盒正面及卷脊可只填寫該案卷的檔號；如一卷盒內(nèi)裝有一卷以上案卷，卷盒正面及卷脊則應填寫盒內(nèi)案卷的起止卷號。第二十二條 軟卷皮封面或內(nèi)封面由以下內(nèi)容構成：案卷題名、立卷單位、起止時間、保管期限、密級及檔號。案卷題名應簡明、準確地概括卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，主要包括項目名稱、階段或單位工程(分部、分項)名稱及文件材料名稱。立卷單位指文件材料的組卷部門。文件起止時間填寫卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。保管期限根據(jù)建設項目及文件材料的實際情況確定并填寫。密級依據(jù)國家及部有關保密規(guī)定確定并填寫。檔號由檔案分類號及案卷順序號組成。第二十三條備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。備考表包括立卷說明、立卷人及檢查人簽名、立卷時間等。立卷說明應包括本案卷在編制過程中需要說明的問題，本卷中文件材料的相關原件及其他載體文件材料所在案卷號。立卷人指本案卷的組卷者。檢查人指負責案卷審核人員。第二十四條 案卷的立卷單位應按照文件材料的自然形成過程對案卷進行系統(tǒng)化排列，并用鉛筆在案卷封面和卷脊編寫案卷流水號，同時編制檔案歸檔目錄一式二份(含電子版)。第二十五條 案卷卷皮、卷內(nèi)文件目錄、備考表及檔案歸檔目錄樣式及內(nèi)容，按照國家檔案局科學技術檔案構成的一般要求(GBT 118222000)和交通部交通檔案管理和交通文件材料立卷歸檔統(tǒng)一表格樣式(交辦發(fā)1992121號)中所規(guī)定的科技檔案卷皮和卷內(nèi)文件目錄、備考表及科技檔案歸檔目錄的樣式內(nèi)容執(zhí)行。卷盒的尺寸采用310mm220mm，卷盒的厚度根據(jù)分類整理及方便查閱利用的要求，可以采用20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。卷內(nèi)文件目錄、備考表及檔案歸檔目錄的尺寸為297mm210mm。照片檔案和電子文件的整理應符合照片檔案管理規(guī)范(GBT 118212002)和電子文件歸檔與管理規(guī)范(GBT 188942002)要求。第五章 水運建設項目檔案的移交與整理第二十六條 項目法人(建設單位)、監(jiān)理單位在合同段交工驗收時，應對施工單位項目檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性情況進行檢查與審核，對不符合要求的，督促整改，符合要求后方可進行合同段交工驗收。各參建單位應在合同段通過交工驗收一個月內(nèi)，向項目法人(建設單位)移交項目檔案原件和檔案歸檔目錄(含電子版目錄)。如需復制檔案，套數(shù)由項目法人(建設單位)根據(jù)實際需要確定。第二十七條 屬代建制項目，由代建單位負責接收各參建單位移交的項目檔案。待全部工程完工后，將形成的項目檔案，經(jīng)系統(tǒng)化整理后，連同檔案歸檔目錄(含電子版目錄)一并向項目法人(建設單位)移交。第二十八條 項目法人(建設單位)負責對接收的全部項目檔案，連同自身形成的項目檔案，按照項目基本建設程序，進行系統(tǒng)化整理和排列。其中，招投標、合同及計量支付、計劃進度報表類檔案可單獨整理編目。第二十九條 項目法人(建設單位)對經(jīng)過系統(tǒng)化整理排列的全部檔案編制檔號，并編寫檔案歸檔目錄一式二份(含電子版)及