項(xiàng)目管理的一塊基石——WBS透析.doc

一、WBS的定義 WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）是Work Breakdown Structure的英文縮寫。WBS的基本定義 ：以可交付成果為導(dǎo)向?qū)?xiàng)目要素進(jìn)行的分組，它歸納和定義了項(xiàng)目的整個(gè)工作范圍每下降一層代表對(duì)項(xiàng)目工作的更詳細(xì)定義。無(wú)論在項(xiàng)目管理實(shí)踐中，還是在PMP，IPMP考試中，工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)都是最重要的內(nèi)容之一。WBS總是處于計(jì)劃過(guò)程的中心，也是制定進(jìn)度計(jì)劃、資源需求、成本預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃等的重要基礎(chǔ)。WBS同時(shí)也是控制項(xiàng)目變更的重要基礎(chǔ)。項(xiàng)目范圍是由WBS定義的，所以WBS也是一個(gè)項(xiàng)目的綜合工具。WBS是由3個(gè)關(guān)鍵元素構(gòu)成的名詞：工作（work)-可以產(chǎn)生有形結(jié)果的工作任務(wù)；分解(breakdown)-是一種逐步細(xì)分和分類的層級(jí)結(jié)構(gòu)；結(jié)構(gòu)(structure)-按照一定的模式組織各部分。根據(jù)這些概念，WBS有相應(yīng)的構(gòu)成因子與其對(duì)應(yīng)： （）結(jié)構(gòu)化編碼 編碼是最顯著和最關(guān)鍵的WBS構(gòu)成因子，首先編碼用于將WBS徹底的結(jié)構(gòu)化。通過(guò)編碼體系，我們可以很容易識(shí)別WBS元素的層級(jí)關(guān)系、分組類別和特性。并且由于近代計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，編碼實(shí)際上使WBS信息與組織結(jié)構(gòu)信息、成本數(shù)據(jù)、進(jìn)度數(shù)據(jù)、合同信息、產(chǎn)品數(shù)據(jù)、報(bào)告信息等緊密地聯(lián)系起來(lái)。 （）工作包 工作包（work package）是WBS的最底層元素，一般的工作包是最小的“可交付成果”，這些可交付成果很容易識(shí)別出完成它的活動(dòng)、成本和組織以及資源信息。例如：管道安裝工作包可能含有管道支架制作和安裝、管道連接與安裝、嚴(yán)密性檢驗(yàn)等幾項(xiàng)活動(dòng)；包含運(yùn)輸/焊接/管道制作人工費(fèi)用、管道/金屬附件材料費(fèi)等成本；過(guò)程中產(chǎn)生的報(bào)告/檢驗(yàn)結(jié)果等等文檔；以及被分配的工班組等責(zé)任包干信息等等。正是上述這些組織/成本/進(jìn)度/績(jī)效信息使工作包乃至WBS成為了項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)?；谏鲜鲇^點(diǎn)，一個(gè)用于項(xiàng)目管理的WBS必須被分解到工作包層次才能夠使其成為一個(gè)有效的管理工具。 （）WBS元素 WBS元素實(shí)際上就是WBS結(jié)構(gòu)上的一個(gè)個(gè)“節(jié)點(diǎn)”，通俗的理解就是“組織機(jī)構(gòu)圖”上的一個(gè)個(gè)“方框”，這些方框代表了獨(dú)立的、具有隸屬關(guān)系/匯總關(guān)系的“可交付成果”。經(jīng)過(guò)數(shù)十年的總結(jié)大多數(shù)組織都傾向于WBS結(jié)構(gòu)必須與項(xiàng)目目標(biāo)有關(guān)，必須面向最終產(chǎn)品或可交付成果的，因此WBS元素更適于描述輸出產(chǎn)品的名詞組成（effictive WBS，Gregory T. Haugan）。其中的道理很明顯，不同組織、文化等為完成同一工作所使用的方法、程序和資源不同，但是他們的結(jié)果必須相同，必須滿足規(guī)定的要求。只有抓住最核心的可交付結(jié)果才能最有效的控制和管理項(xiàng)目；另一方面，只有識(shí)別出可交付結(jié)果才能識(shí)別內(nèi)部/外部組織完成此工作所使用的方法、程序和資源。工作包是最底層的WBS元素。 （）WBS字典 管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化一直是眾多公司追求的目標(biāo)，WBS字典就是這樣一種工具。它用于描述和定義WBS元素中的工作的文檔。字典相當(dāng)于對(duì)某一WBS元素的規(guī)范，即WBS元素必須完成的工作以及對(duì)工作的詳細(xì)描述；工作成果的描述和相應(yīng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；元素上下級(jí)關(guān)系以及元素成果輸入輸出關(guān)系等。同時(shí)WBS字典對(duì)于清晰的定義項(xiàng)目范圍也有著巨大的規(guī)范作用，它使得WBS易于理解和被組織以外的參與者（如承包商）接受。在建筑業(yè)，工程量清單規(guī)范就是典型的工作包級(jí)別的WBS字典。 二、WBS的作用 （1） WBS是一個(gè)描述思路的規(guī)劃和設(shè)計(jì)工具。它幫助項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)確定和有效地管理項(xiàng)目的工作。（2）WBS是一個(gè)清晰地表示各項(xiàng)目工作之間的相互聯(lián)系的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)工具。（3） WBS是一個(gè)展現(xiàn)項(xiàng)目全貌，詳細(xì)說(shuō)明為完成項(xiàng)目所必須完成的各項(xiàng)工作的計(jì)劃工具。（4）WBS定義了里程碑事件，可以向高級(jí)管理層和客戶報(bào)告項(xiàng)目完成情況，作為項(xiàng)目狀況的報(bào)告工具。 WBS是面向項(xiàng)目可交付成果的成組的項(xiàng)目元素，這些元素定義和組織該項(xiàng)目的總的工作范圍，未在WBS中包括的工作就不屬于該項(xiàng)目的范圍。WBS每下降一層就代表對(duì)項(xiàng)目工作更加詳細(xì)的定義和描述。項(xiàng)目可交付成果之所以應(yīng)在項(xiàng)目范圍定義過(guò)程中進(jìn)一步被分解為WBS，是因?yàn)檩^好的工作分解可以： （1）防止遺漏項(xiàng)目的可交付成果。（2） 幫助項(xiàng)目經(jīng)理關(guān)注項(xiàng)目目標(biāo)和澄清職責(zé)。（3）建立可視化的項(xiàng)目可交付成果，以便估算工作量和分配工作。（4） 幫助改進(jìn)時(shí)間、成本和資源估計(jì)的準(zhǔn)確度。（5）幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的建立和獲得項(xiàng)目人員的承諾。（6） 為績(jī)效測(cè)量和項(xiàng)目控制定義一個(gè)基準(zhǔn)。（7）輔助溝通清晰的工作責(zé)任。（8） 為其他項(xiàng)目計(jì)劃的制定建立框架。（9）幫助分析項(xiàng)目的最初風(fēng)險(xiǎn)。 WBS的最低層次的項(xiàng)目可交付成果稱為工作包(Work Package )，具有以下特點(diǎn)： （1）工作包可以分配給另一位項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行計(jì)劃和執(zhí)行。（2） 工作包可以通過(guò)子項(xiàng)目的方式進(jìn)一步分解為子項(xiàng)目的WBS。（3）工作包可以在制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃時(shí)，進(jìn)一步分解為活動(dòng)。（4）工作包可以由惟一的一個(gè)部門或承包商負(fù)責(zé)。用于在組織之外分包時(shí)，稱為委托包(Commitment Package)。（5）工作包的定義應(yīng)考慮80小時(shí)法則(80-HourRule)或兩周法則(Two Week Rule)，即任何工作包的完成時(shí)間應(yīng)當(dāng)不超過(guò)80小時(shí)。在每個(gè)80小時(shí)或少于80小時(shí)結(jié)束時(shí)，只報(bào)告該工作包是否完成。通過(guò)這種定期檢查的方法，可以控制項(xiàng)目的變化。 三、 WBS的創(chuàng)建 創(chuàng)建WBS是指將復(fù)雜的項(xiàng)目分解為一系列明確定義的項(xiàng)目工作并作為隨后計(jì)劃活動(dòng)的指導(dǎo)文檔。創(chuàng)建WBS的方法主要有以下幾種： （1） 使用指導(dǎo)方針。一些像美國(guó)國(guó)防部(DOD)的組織，提供MIL-STD之類的指導(dǎo)方針用于創(chuàng)建項(xiàng)目的WBS。（2）類比方法。參考類似項(xiàng)目的WBS創(chuàng)建新項(xiàng)目的WBS。（3）自上而下的方法。從項(xiàng)目的目標(biāo)開始，逐級(jí)分解項(xiàng)目工作，直到參與者滿意地認(rèn)為項(xiàng)目工作已經(jīng)充分地得到定義。該方法由于可以將項(xiàng)目工作定義在適當(dāng)?shù)募?xì)節(jié)水平，對(duì)于項(xiàng)目工期、成本和資源需求的估計(jì)可以比較準(zhǔn)確。（4）自下而上的方法。從詳細(xì)的任務(wù)開始，將識(shí)別和認(rèn)可的項(xiàng)目任務(wù)逐級(jí)歸類到上一層次，直到達(dá)到項(xiàng)目的目標(biāo)。這種方法存在的主要風(fēng)險(xiǎn)是可能不能 完全地識(shí)別出所有任務(wù)或者識(shí)別出的任務(wù)過(guò)于粗略或過(guò)于瑣碎。 創(chuàng)建WBS時(shí)需要滿足以下幾點(diǎn)基本要求： （1）某項(xiàng)任務(wù)應(yīng)該在WBS中的一個(gè)地方且只應(yīng)該在WBS中的一個(gè)地方出現(xiàn)。（2） WBS中某項(xiàng)任務(wù)的內(nèi)容是其下所有WBS項(xiàng)的總和。（3）一個(gè)WBS項(xiàng)只能由一個(gè)人責(zé)任，即使許多人都可能在其上工作，也只能由一個(gè)人負(fù)責(zé)，其他人只能是參與者。（4）WBS必須與實(shí)際工作中的執(zhí)行方式一致。（5） 應(yīng)讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員積極參與創(chuàng)建WBS，以確保WBS的一致性。（6） 每個(gè)WBS項(xiàng)都必須文檔化，以確保準(zhǔn)確理解已包括和未包括的工作范圍。（7）WBS必須在根據(jù)范圍說(shuō)明書正常地維護(hù)項(xiàng)目工作內(nèi)容的同時(shí)，也能適應(yīng)無(wú)法避免的變更。 WBS的表示方式：可以由樹形的層次結(jié)構(gòu)圖或者行首縮進(jìn)的表格表示。在實(shí)際應(yīng)用中，表格形式的WBS應(yīng)用比較普遍，特別是在項(xiàng)目管理軟件中。 WBS的分解可以采用多種方式進(jìn)行，包括： （1） 按產(chǎn)品的物理結(jié)構(gòu)分解。（2）按產(chǎn)品或項(xiàng)目的功能分解。（3）按照實(shí)施過(guò)程分解。（4）按項(xiàng)目的地域分布分解。（5） 按照項(xiàng)目的各個(gè)目標(biāo)分解。（6） 按部門分解。（7）按職能分解。 創(chuàng)建WBS的過(guò)程非常重要，因?yàn)樵陧?xiàng)目分解過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目成員和所有參與項(xiàng)目的職能經(jīng)理都必須考慮該項(xiàng)目的所有方面。制定WBS的過(guò)程是： （1） 得到范圍說(shuō)明書(Scope Statement)或工作說(shuō)明書(Statement of Wok，承包子項(xiàng)目時(shí))。（2）召集有關(guān)人員，集體討論所有主要項(xiàng)目工作，確定項(xiàng)目工作分解的方式。（3）分解項(xiàng)目工作。如果有現(xiàn)成的模板，應(yīng)該盡量利用。（4）畫出WBS的層次結(jié)構(gòu)圖。WBS較高層次上的一些工作可以定義為子項(xiàng)目或子生命周期階段。 （5）將主要項(xiàng)目可交付成果細(xì)分為更小的、易于管理的組分或工作包。工作包必須詳細(xì)到可以對(duì)該工作包進(jìn)行估算(成本和歷時(shí))、安排進(jìn)度、做出預(yù) 算、分配負(fù)責(zé)人員或組織單位。（6） 驗(yàn)證上述分解的正確性。如果發(fā)現(xiàn)較低層次的項(xiàng)沒有必要，則修改組成成分。（7）如果有必要，建立一個(gè)編號(hào)系統(tǒng)。（8）隨著其他計(jì)劃活動(dòng)的進(jìn)行，不斷地對(duì)WBS更新或修正，直到覆蓋所有工作。檢驗(yàn)WBS是否定義完全、項(xiàng)目的所有任務(wù)是否都被完全分解可以參考以下標(biāo)準(zhǔn)：（9）每個(gè)任務(wù)的狀態(tài)和完成情況是可以量化的。（10）明確定義了每個(gè)任務(wù)的開始和結(jié)束