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第十五周Excel2003數(shù)據(jù)分析教學(xué)過程:一、數(shù)據(jù)的排序1、關(guān)鍵字概念排序依據(jù)稱為“關(guān)鍵字”。(舉例說明關(guān)鍵字的概念,依據(jù)“語文”來重新排列“成績表”中的數(shù)據(jù),則“語文”為關(guān)鍵字)2、對數(shù)據(jù)進行簡單排序方法:確定關(guān)鍵字(如“語文”);單擊工具欄中的排序按鈕(“升序” 、“降序” )3、使用關(guān)鍵字進行排序“主要關(guān)鍵字”、“次要關(guān)鍵字”、“第三關(guān)鍵字”(舉例說明三種關(guān)鍵字在使用中的作用及區(qū)別)方法:確定關(guān)鍵字單擊“數(shù)據(jù)”菜單排序確定二、數(shù)據(jù)的篩選數(shù)據(jù)管理時經(jīng)常需要從眾多的數(shù)據(jù)中挑選出一部分滿足條件的記錄進行處理,即進行條件查詢。如學(xué)生評比“三好生”,要從成績清單中篩選出符合條件的記錄。對于篩選數(shù)據(jù),Excel2003提供了自動篩選和高級篩選兩種方法:自動篩選是一種快速的篩選方法,它可以方便地將那些滿足條件的記錄顯示在工作表上;高級篩選可進行復(fù)雜的篩選,挑選出滿足多重條件的記錄。范例下載1、自動篩選“自動篩選”一般用于簡單的條件篩選,篩選時將不滿足條件的數(shù)據(jù)暫時隱藏起來,只顯示符合條件的數(shù)據(jù)。例如:下表是某單位營業(yè)情況表。步驟:(1)單擊數(shù)據(jù)區(qū)域中任一單元格單擊“數(shù)據(jù)”菜單“篩選”標簽“自動篩選”(2)此時,每個字段標題旁邊都增加了一個下拉箭頭,在相應(yīng)的字段旁邊單擊下拉箭頭,選擇“自定義”命令,彈出“自定義自動篩選方式”對話框,在對話框中輸入篩選條件,并選擇邏輯運算符,確定即可。篩選中涉及兩個條件的情況(篩選出一月銷售額在10000元以上,且在50000元以下的商品)可以使用篩選對話框中的第二個條件框。如要還原,只需在“數(shù)據(jù)”菜單的“篩選”命令下,把“自動篩選”命令前的“”去掉,則可恢復(fù)數(shù)據(jù)表原樣。另外,使用“自動篩選”還可同時對多個字段進行篩選操作,此時各字段間限制的條件只能是“與”的關(guān)系。2、高級篩選“高級篩選”一般用于條件較復(fù)雜的篩選操作,其篩選的結(jié)果可顯示在原數(shù)據(jù)表格中,不符合條件的記錄被隱藏起來;也可以在新的位置顯示篩選結(jié)果,不符合的條件的記錄同時保留在數(shù)據(jù)表中而不會被隱藏起來,這樣就更加便于進行數(shù)據(jù)的比對了。例如:要從學(xué)生成績單庫中篩選出性別為男,語文70且語文80的記錄,對于這類查詢,自動篩選顯然無法一次完成,需要用高級篩選。步驟如下:(1)將要篩選的數(shù)據(jù)庫的字段標題(性別、語文、語文、數(shù)學(xué))復(fù)制到一個空白區(qū)域A10:D10。下一行輸入相關(guān)條件,如下圖所示:(注:條件區(qū)域的格式為:第一行為字段名行,以下各行為相應(yīng)的條件值,其中同一行條件的關(guān)系為“與”,不同行條件的關(guān)系為“或”。)(2)單擊“數(shù)據(jù)”菜單下的“篩選”“高級篩選”命令,屏幕出現(xiàn)高級篩選對話框;(3)在數(shù)據(jù)區(qū)域文本框輸入篩選區(qū)域(包括字段標題)A1:G8,也可用鼠標直接在區(qū)域上點?。辉跅l件區(qū)域文本框輸入A10:D11或用鼠標直接點??;這里在“方式框”選擇將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置,在“復(fù)制到”文本框輸入A14:G20,或由鼠標直接點?。蝗簟胺绞娇颉边x擇原地顯示,則不必定義復(fù)制區(qū)域。 (4)按確定按鈕。3、兩種篩選操作的比較“自動篩選”一般用于條件簡單的篩選操作,符合條件的記錄顯示在原來的數(shù)據(jù)表格中,操作起來比較簡單,初學(xué)者對“自動篩選”也比較熟悉。若要篩選的多個條件間是“或”的關(guān)系,或需要將篩選的結(jié)果在新的位置顯示出來那只有用“高級篩選”來實現(xiàn)了。 一般情況下,“自動篩選”能完成的操作用“高級篩選”完全可以實現(xiàn),但有的操作則不宜用“高級篩選”,這樣反而會使問題更加復(fù)雜化了,如篩選最大或最小的前幾項記錄。4、高級篩選的應(yīng)用利用Excel的“高級篩選”功能,我們可以把符合某種條件的數(shù)據(jù)挑選并保存到其他區(qū)域中。 (1)同時滿足多個條件數(shù)據(jù)的篩選要求:在“員工基本情況登記表”中,把“職稱”為“高級工程師”,并且“學(xué)歷”為“大學(xué)”的人員挑選出來。 步驟:1)先將條件列標題(學(xué)歷、職稱)和條件(大學(xué)、高級工程師)輸入到某個單元格區(qū)域中。 2)選中數(shù)據(jù)表中任意一個單元格,執(zhí)行“數(shù)據(jù)篩選高級篩選”命令,打開“高級篩選”對話框。 注意:此時,系統(tǒng)自動將數(shù)據(jù)區(qū)域填入到“列表區(qū)域”右側(cè)的方框中,如果區(qū)域不正確,請重新填寫。 3)按“條件區(qū)域”右側(cè)的紅色按鈕,對話框變成浮動狀態(tài)條狀,選中上述保存條件的單元格區(qū)域,再按浮動條右側(cè)的紅色按鈕返回到“高級篩選”對話框中。 4)選中“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”選項,然后在下面的“復(fù)制到”右邊的方框中輸入保存區(qū)域的第一個單元格地址(如$O$3)5)按下“確定”按鈕,符合條件的數(shù)據(jù)即該被復(fù)制到相應(yīng)的區(qū)域中。 (2)并列滿足多個條件數(shù)據(jù)的篩選要求:在“員工基本情況登記表”中,把“職稱”為“高級工程師”,“學(xué)歷”為“大學(xué)”的人員都挑選出來。步驟:1)先將條件列標題(學(xué)歷、職稱)和條件(大學(xué)、高級工程師)輸入到某個單元格區(qū)域中(兩個條件位于不同行中)。 2)然后仿照上面第1步的“高級篩選”操作即可。 具體操作的動畫顯示過程如下:三、分類匯總對于上例中的數(shù)據(jù)庫清單中,班主任想知道全班學(xué)生的最高分/最低分、男生的最高分/最低分、女生的最高分/最低分,Excel提供的分類匯總功能可以在同一份數(shù)據(jù)清單上滿足不同的匯總要求。分類匯總可以對數(shù)據(jù)清單的各個字段按分類逐級進行如求和、均值、最大值、最小值等匯總計算,并將計算結(jié)果分級顯示出來。在進行分類匯總之前,必須先對數(shù)據(jù)清單進行排序,使屬于同一類的記錄集中在一起。如把下圖中的數(shù)據(jù)清單按性別進行排序,使相同性別的記錄放在一起。排序之后,就可以按性別這個類對數(shù)據(jù)清單進行分類匯總。具體步驟如下:(1)單擊排序后的數(shù)據(jù)清單中任一單元格;(2)激活數(shù)據(jù)菜單;單擊分類匯總命令,屏幕顯示分類匯總對話框;(3)在分類字段下拉列表框中指定按什么字段進行分類。按什么字段進行排序,就按該字段進行分類匯總;(4)在匯總方式下拉列表框中選擇用何種方式進行匯總,此處選擇最大值;(5)在選定匯總項列表框中指定對哪些字段進行分類匯總,此處選擇總分字段;(6)單擊確定按鈕,可得到如下圖所示匯總結(jié)果。在圖中,“+”、“”稱作分級顯示符號,這些符號顯示在標志的左邊,各符號的含義如下:單擊“+”,可顯示匯總行或列展開的各級明細數(shù)據(jù)。單擊“”可隱藏各級明細數(shù)據(jù),只顯示匯總行或列。用戶若對分類匯總結(jié)果不滿意,想回到匯總前的數(shù)據(jù)清單,可選擇數(shù)據(jù)菜單中的分類匯總命令,在出現(xiàn)的分類匯總對話框中選擇全部刪除按鈕,即可恢復(fù)到匯總前的情況。 四、凍結(jié)拆分窗口與撤消窗口凍結(jié)1、凍結(jié)拆分窗口使用工作表查看記錄時,如果數(shù)據(jù)庫中的記錄較多,往往需要使用滾動條來查看各個表格。但在滾動時表格的標題與字段名會隨著數(shù)據(jù)一起移出屏幕外,造成只看到內(nèi)容,而看不到標題的結(jié)果,給用戶造成不必要的麻煩。Excel2003提供的凍結(jié)拆分窗口的功能,可以將標題和字段拆分在另一個窗口,并凍結(jié)這個窗口,以便于用戶的操作。如把前例中標題“學(xué)生成績單”和字段拆分成另一窗口,并加以凍結(jié)的操作方法如下:(1) 單擊單元格A3,選擇其作為窗口的分割點;(2) 單擊窗口菜單中的凍結(jié)拆分窗口命令。這時當向下滾動工作表窗口的滾動條時,上面的標題條和字段就不會移出窗口,如下圖所示。2、撤消窗口凍結(jié)當不再需要已建立的凍結(jié)窗口時,可以將其撤消。撤消的方法是:單擊窗口菜單,選擇下拉菜單中的撤消凍結(jié)窗口命令即可。五、數(shù)據(jù)透視表 “數(shù)據(jù)透視表”功能能夠?qū)⒑Y選、排序和分類匯總等操作依次完成,并生成匯總表格,是Excel強大數(shù)據(jù)處理能力的具體體現(xiàn)。例:利用Excel數(shù)據(jù)透視表分類求學(xué)生成績平均值。期末統(tǒng)考結(jié)束后,教育局要求全市學(xué)生的成績都匯總在如圖1的同一個Excel工作表中,并要求求出各學(xué)校、各專業(yè)、各學(xué)科的平均分。全市三個學(xué)校、每個學(xué)校都有六個專業(yè)、每個專業(yè)都有五門課、各專業(yè)人數(shù)不等,總計有1000余人,工作量巨大。但如果采用Excel數(shù)據(jù)透視表來完成的話就簡單多了。步驟:1、創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表點擊菜單命令“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”,打開“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂υ捒?。第一步,如圖2所示,選擇“Microsoft Excel數(shù)據(jù)列表或數(shù)據(jù)庫”及下面的“數(shù)據(jù)透視表”單選項。第二步,如圖3所示,在“選定區(qū)域”輸入全部數(shù)據(jù)所在的單元格區(qū)域,或者點擊輸入框右側(cè)的“壓縮對話”按鈕,在工作表中用鼠標選定數(shù)據(jù)區(qū)域。第三步,在對話框中選定“新建工作表”單選項,以便將創(chuàng)建的數(shù)據(jù)透視表放到一個新的工作表中,再點擊“完成”按鈕,如圖4所示。這樣,就可以建立一個空的數(shù)據(jù)透視表,并同時顯示“數(shù)據(jù)透視表”工具欄和“數(shù)據(jù)透視表字段列表”對話框,如圖5所示。2、利用數(shù)據(jù)透視表得到需要的結(jié)果根據(jù)要求,我們應(yīng)該得到各學(xué)校、各專業(yè)、各學(xué)科的平均分數(shù)。因此,我們應(yīng)該把“學(xué)?!?、“專業(yè)”作為行字段,而把各學(xué)科數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)項。 從“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中,把“學(xué)校”拖到數(shù)據(jù)透視表左側(cè)“將行字段拖至此處”位置,再將“專業(yè)”字段拖至“學(xué)校”字段的右側(cè),待鼠標變成“I”字形時松開鼠標,如圖6所示。如此就會得到如圖7所示的效果。這正是我們想要計算平均分的各個項目。現(xiàn)在,我們只要從“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中依次將學(xué)科字段拖至數(shù)據(jù)透視表中“請將數(shù)據(jù)項拖至此處”位置,可以得到各學(xué)校、各專業(yè)、各學(xué)科的成績總和。如圖8所示?,F(xiàn)在我們將各個求和項改為求平均值就可以了。選中透視表中第一個“求和項:語文”,如圖中C4單元格,然后點擊“數(shù)據(jù)透視表工具欄”中“字段設(shè)置”按鈕,打開“數(shù)據(jù)透視表字段”對話框。在此對話框“匯總方式”列表中選擇“平均值”。如圖9所示。確定后,所有各學(xué)校、各專業(yè)的語文科就由求和改成求平均值了。其它學(xué)科照此辦理。五門課只要五次這樣的操作。與此同時,我們還會得到各學(xué)校的各學(xué)
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