會計電算化檔案管理制度設計問題分析.doc

會計電算化檔案管理制度設計問題分析【摘要】 會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業(yè)務的重要史料和證據,會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。因此,電算化會計檔案收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務管理工作的重要內容，是會計檔案形成的前提和基礎。所以，進一步加強會計檔案管理勢在必行。關鍵字：電算化；檔案管理；會計會計檔案是企業(yè)在經濟管理活動中產生的并作為歷史記錄保存的會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據，它既是企業(yè)生產經營成果的歷史記錄，也是企業(yè)科學決策和實時管理的依據。會計檔案信息無疑會對企業(yè)的生產經營和各項管理產生重大影響。然而,會計檔案管理作為財務管理的最后一個環(huán)節(jié),往往容易被忽視,形成財務管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié),直接了影響財務管理的質量和水平。因此,加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高,可以使會計檔案管理工作更好地為經濟建設和經濟體制改革服務。一、數據安全控制制度會計數據的安全維護是為了確保會計數據和會計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除，主要內容包括：必須經常進行備份工作，以避免意外和人為錯誤造成數據的丟失,每日必須對計算機內的會計資料在計算機硬盤中進行備份，數據保存要實行雙備份。系統(tǒng)維護一般由系統(tǒng)維護員或指定的專人負責，數據錄入員、系統(tǒng)操作員等其他人員不得進行維護操作。另外，應制定會計電算化系統(tǒng)發(fā)生意外事故時會計數據的維護制度，以解決因發(fā)生意外事故而使數據混亂或丟失的問題。（一）對重要資料進行備份為了維護會計數據的安全，必須對重要資料進行備份。防止因各種軟硬件故障、病毒入侵和黑客破壞等原因導致系統(tǒng)崩潰，造成重大損失。因此，當天的資料分兩處備份，一份備份到服務器上，一份備份在自己機器上的邏輯硬盤上。（二）防病毒安全計算機病毒對計算機網絡的影響是災難性的，計算機網絡病毒的主要來源有兩種：一種來自文件的下載，這些被瀏覽的或是通過Internet下載的文件中可能存在病毒，而這些病毒就會感染共享文件和各種可執(zhí)行文件；另一種主要來自電子郵件，大多數的Internet郵件系統(tǒng)提供在網絡間傳送附帶格式化文檔郵件的功能，受病毒感染的- 4 -文檔或文件就可能通過網關和郵件傳入局域網內進行傳播。有效地防止病毒入侵，必須安裝防病毒軟、硬件。（三）設置防火墻對于內部局域網，可以通過在路由器上進行相關的設置或購買更為強大的防火墻產品來進行。對于路由器產品而言，可通過內置的IOS防火墻的設置，防范部分的攻擊，而購買的硬件防火墻，可以進一步保證局域網的安全性。（四）信息保密防范為了保障網絡安全，可以利用網絡操作系統(tǒng)所提供的保密措施，進行用戶名登錄注冊，設置登錄密碼。由網絡管理員增加用戶時，設置原始密碼，并在用戶登錄時自己修改原始密碼。對文件目錄設置訪問權限和密碼，以控制什么用戶訪問什么樣的目錄和文件。二、電算化會計檔案管理制度電算化會計檔案具有磁性化、不可見及易修改的特點，因此，電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作，企業(yè)必須加強對會計檔案管理工作的管理。計算機會計系統(tǒng)有關的資料應及時存檔，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等管理制度，并由專人負責管理。一個合理完善的檔案管理制度一般包括合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設備等。除此之外，還應有定期對所有檔案進行備份的措施，并保管好這些備份。為防止檔案被破壞，企業(yè)應制定出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時相應的應急措施和恢復手段。企業(yè)使用的會計軟件也應具有強制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復到最近狀態(tài)的功能。（一）數據資料管理與保密機內數據文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。1、現金、銀行記賬憑證及日記賬的輸出及保管現金收付業(yè)務要做到日清月結?，F金記賬憑證一律由專職會計人員手工做記賬憑證，審核無誤后當日輸入計算機并打印出現金日記賬頁，審核后交現金出納員核對現金庫存，相符后出納員及主管負責人在賬頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。銀行記賬憑證分機制憑證和手編記賬憑證兩種。有關財務人員必須及時把經審核無誤的原始憑證或手編憑證，當日輸入計算機并打印銀行日記賬，以保證銀行出納當日業(yè)務當日清。銀行賬頁經出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。2、轉賬憑證的輸入、輸出與保管轉賬憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記賬憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。3、科目匯總表、賬簿打印時間現金、銀行日記賬每天打??；銀行余額調整表每月打印一次；總分類賬和各種明細分類賬每月打印一次；現金、銀行存款、轉賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記賬憑證一起裝訂。會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經有關財會人員審核無誤后簽字生效。由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并由操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。（二）數據備份管理1、由于會計核算數據的重要性，必須經常進行備份工作。2、在日常工作中，準備兩個移動硬盤循環(huán)使用，隔日進行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。3、需要做備份的包括系統(tǒng)設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數據文件。4、機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表，應視同會計資料按月分別使用兩個移動硬盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方，妥為保管。（三）會計檔案管理1、會計檔案立卷打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業(yè)務發(fā)生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表”。 2、會計檔案的存放管理會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。裝訂成冊的所有會計檔案都必須造冊登記，分門別類地建立目錄并編號保管。會計檔案應存放在安全、防火、防水、防潮、防塵的地點妥善保管。存儲在外存儲介質上的會計檔案，還應注意防磁、防壓。重要的數據應復制兩份以上分別存放在不同的地點。會計檔案在規(guī)定保管期間不得丟失、損毀、非法抄錄和復制。隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件，和以上軟件的備份硬盤，作為會計檔案保管。采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查、定期進行復制、防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。3、會計檔案的借閱各類會計檔案的出借，均必須經過會計主管審批同意并簽字蓋章，如果對備份硬盤的操作可能危及該備份硬盤的完整性，應制作該備份硬盤的復制件，使用復制件進行操作。會計檔案的借閱會計檔案反映單位經濟活動狀況，具有很高的利用價值，應為本單位積極提供利用。因此，必須嚴格規(guī)定檔案借閱權限，認真辦理檔案借閱手續(xù)。原則上本單位內部人員只能借閱與其工作有關的檔案。會計檔案一般不能對外借閱，如特殊情況，應由單位負責人批準方可。磁介質檔案文件非本系統(tǒng)工作人員一律不得借閱。會計檔案借閱手續(xù):應建立會計檔案借閱登記簿，借閱會計檔案時，必須由檔案員登記，注明借閱時間、借閱人姓名、借閱的文件名稱及編號，并由借閱人簽字。收回檔案時，檔案員要仔細檢查其完好性，如有損壞、失密等現象，應追究借閱人責任。4、會計檔案的歸檔移交。當年會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿之后，原則上應由財務會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。會計檔案在向單位檔案部門移交時，應由會計檔案管理員按歸檔要求認真填寫“會計檔案移交清冊”，并分類按序將會計檔案轉移給單位檔案部門，檔案部門在核收無誤后應立即在移交清冊上簽收。檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應保持原卷冊的封裝，個別確需拆封重新裝訂整理的，應會同財會部門和會計檔案管理員共同進行，以分清責任。未建立檔案管理部門的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施，對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位檔案部門或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業(yè)務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案部門保管。凡未移交的單位或個人，應立即辦理移交手續(xù)。5、規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業(yè)單位報本單位領導批準后銷毀；企業(yè)單位經企業(yè)領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應由會計檔案保管部門和財會部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應認真清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位領導。結論：只有充分重視會計信息在企業(yè)管理中的地位和作