采購流程管理制度.doc

采購管理程序一、目的為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。二、范圍適用于本公司所有采購的物料及耗材品三、定義3.1物料：指本公司所經(jīng)營所需之直接與間接物料3.2采購人員：采購部執(zhí)行采購3.3需求人員：各部門開具請購申請之人員四、采購作業(yè)流程4.1.請購的定義：請購是指某人或者某部門根據(jù)市場及門店需求確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫物料申請給部門經(jīng)理審核后提交采購部。4.2采購作業(yè)是從接受物料需求一選擇適當?shù)膹S商，并確定物料之名稱，規(guī)格質理交貨期等要求，和訂單發(fā)出，確認及物料接收并按時請款之過程4.3應在合格供應商中選擇供應商，如需采購物品現(xiàn)有的供貨商無法達成，就在網(wǎng)上或自薦、展銷會等開發(fā)新的供應商，則由采購部對其供貨商進行選擇及評估流程對供應商進行選擇，考核等作業(yè)。如需采購的產(chǎn)品中有被客戶批準或指定的供應商，則采購部在采購產(chǎn)品時，必須從客戶批準和指定的供應商名單上采購有關產(chǎn)品，如采購部要從其他供貨商處采購時，必須將此供貨商提供給客戶批準，并經(jīng)客戶批準被列與客戶指定的供應商后，采購方可從該供應商處采購物料。如客戶有新批準的供應商名單或客戶對原批準的供應商名單做修改和更改時，采購人員必須及時對此客戶批準的供應商名單進行更新4.4對直接購買的物料，由采購人員收到請購單時對請購的物料進行審核及供應商價格，數(shù)量及交期等的確認。如果是重復性的采購，采購直接在系統(tǒng)下采購訂單并打印，經(jīng)采購負責人簽核后傳真給供應商，如果是新物料或新供應商，則進行供應商選擇和評估及樣品評估流程，進行記錄。然后才能執(zhí)行采購流程傳真給供應商。采購須進行采購追蹤及監(jiān)控采購的物料，及時準確的到達公司入庫，然后財務根據(jù)送貨單，入庫單進行對賬。如供應商無法按交期交貨時，采購應征求相關單位是否調料，或采取緊急對應措施如周期較長的物料可先行訂貨，但要征求采購部門負責人的同意.4.5間接物料采購，由需求人員填寫物料請購單，經(jīng)由請購部門經(jīng)理批準后交采購負責人進行采購作業(yè)。采購對申請單進行審核以及交期確認。如采購的產(chǎn)品之質量對提交給客戶的產(chǎn)品質量基本上無任何影響的物料采購由需求部門根據(jù)其實際工作需要報經(jīng)采購經(jīng)理審批，由采購員直接進行采購作業(yè)。4.6采購產(chǎn)品的質量要求應在采購單上說明，如所采購的產(chǎn)品質量無法描述清楚時，則需求部門或品質部應附上相關的采購產(chǎn)品的質量標準，要求。且采購須與供應商確認采購物料之版次是否相符。五請購單及其提報規(guī)定（1）請購單應按照要求填寫完整、清晰 ，由公司領導審核批準后報采購部門； （2）請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份；（3）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；（4）請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。 4公司物資請購單的提報部門（1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報；（2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報；（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。六、采購部接收請購單作業(yè)流程 1、請購的接收要點 （1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領導審批；（2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則； （3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存； （4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。2、請購單的分發(fā)規(guī)定（1）對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理； （2）對于緊急請購項目應優(yōu)先處理； （3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門； （4）重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。七、詢價規(guī)定1詢價請應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；2屬于相同類型或屬性近似的產(chǎn)品應整理、歸類集中打包采購；3對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；4所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構詢價就最好的；5對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；6遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額大于5萬的采購情況，詢價前應先向公司相關領導匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況，按照附表（擬報價/招標單位名單）的格式提報公司領導批準方可詢價或發(fā)放訂單；7詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價；8除固定資產(chǎn)外單次采購金額在5千以下項目可以自行采購；單次采購金額預算金額在5千元以上的所有項目都應要求至少二家上的供應商參與比價或采購，單次采購金額預算價格在2萬元以上的項目應由采購部組織采購，公司相關領導參與監(jiān)督；9比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；10在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。八、比價、議價1對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質量進行確認；2對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出； 3收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格；4重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；5參考目標或理想中標價格與以合作單位或以中標單位進行價格及條件的進一步談判。九、比價、議價結果匯總 1比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總； 2比價、議價結果匯總應按照附表（比價/招標匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出以選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核； 3如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。十、合同的簽訂規(guī)定。 1合同 合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及五金產(chǎn)品買賣合同。2.合同簽訂及其規(guī)定1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；2）以定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；3）為防止合同訂單增加或增加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協(xié)助清點；5）質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產(chǎn)品質保期；6）詳細約定發(fā)票的提供時間及要求；7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款，調試服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；9）違約責任一定要詳細、具體； 10）簽訂的所有合同應及時報送財務部門。十一、付款及合同執(zhí)行1付款規(guī)定（1）所有已簽訂合同付款時應參照公司相關規(guī)定執(zhí)行；（2）按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款；（3）財務部門在接到付款審批單后應在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領導。2合同執(zhí)行 (1) 已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導； （2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約；（3）合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同；十二、報驗與入庫 1報驗 （1）供應單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應及時的通知質檢部門進行驗收；（2）對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規(guī)定執(zhí)行；（3）達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收；（4）質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結果證明書，對于質檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任；（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內(nèi)。2入庫（1）公司所有的生產(chǎn)材料、設備及