合同管理暫行辦法(討論稿).doc

合 同 管 理 暫 行 辦 法 為了規(guī)范公司合同管理，根據(jù)國家頒布實施的中華人民共和國合同法以及國家和上海市地方相關(guān)法律、法規(guī)，參照上海靜安地產(chǎn)（集團）公司合同管理暫行辦法（99年修訂稿四），結(jié)合公司實際情況，制定本管理辦法。第一章 總則 第一條 合同管理是“加強資產(chǎn)管理、規(guī)范資產(chǎn)運作、規(guī)避合同風(fēng)險、提高經(jīng)濟效益”的重要環(huán)節(jié)之一。因此，公司全體員工都應(yīng)樹立“按合同辦事”的思想，從合同的談判、訂立時起，就給予充分地重視。在不違反國家法律、法規(guī)、政策的前提下，根據(jù)合同法的原則，依法訂立合同。第二章 合同簽定、管理責(zé)任制 第二條 公司的合同管理（含有經(jīng)濟往來的協(xié)議等）按公司行政部門分工，由各職能部門負(fù)責(zé)管理，各職能部門即為合同管理的責(zé)任部門（定義：合同責(zé)任部門）。合同責(zé)任部門應(yīng)有專人（簡稱：內(nèi)勤人員）負(fù)責(zé)本部門合同管理工作。 第三條 合同訂立的審批采用會審制。參與合同會審的部門即為合同管理的相關(guān)部門（定義：合同相關(guān)部門）。合同必須經(jīng)合同相關(guān)部門會審、責(zé)任部門定稿，總經(jīng)理室批準(zhǔn)后方能正式成文。 第四條 合同預(yù)算部參與合同管理會審工作，并負(fù)責(zé)生效合同的歸檔管理工作（商品房銷售合同、投資合同除外）。 第五條 合同責(zé)任部門應(yīng)盡可能參照合同的示范文本訂立合同。除即時清結(jié)者外，所有合同的訂立都必須采用書面形式。第三章 合同訂立的管理第六條 合同由合同責(zé)任部門負(fù)責(zé)擬稿。 合同責(zé)任部門的職責(zé)是： （1）廉潔自律； （2）充分掌握擬訂立合同的主體資格、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量等主要內(nèi)容； （3）與合作方洽談（要約與承諾），在雙方當(dāng)事人意思表示取得基本統(tǒng)一的基礎(chǔ)上起草合同稿（含采用示范文本）； （4）按規(guī)定的程序組織合同的會審。合同會審可以采用合同簽報單或會議的形式進行； （5）根據(jù)會審意見或建議，修改合同稿，并及時與合作方進一步洽談、溝通； （6）在雙方當(dāng)事人意思表示取得一致的基礎(chǔ)上定稿。合同文稿轉(zhuǎn)合同預(yù)算部編號，報總經(jīng)理室批準(zhǔn)。 （7）合同文件打印成文后，組織合同雙方當(dāng)事人簽字、蓋章，使合同正式生效（原則上，應(yīng)讓合作方先簽字、蓋章）。第七條 合同會審人的職責(zé)與工作： （1）在不違反國家、政府現(xiàn)行法律、行政法規(guī)、政策的前提下，根據(jù)合同法的基本原則，盡可能從保護本公司的權(quán)益出發(fā)參與審閱合同； （2）嚴(yán)格審查本部門應(yīng)承擔(dān)責(zé)任范圍內(nèi)有關(guān)合同條款的涵義是否明確、合同用語是否規(guī)范、準(zhǔn)確、是否有應(yīng)修改的、不利于維護公司合法權(quán)益的合同內(nèi)容； （3）當(dāng)采用傳閱的方式會審合同稿時，合同會審人如有修改意見或建議，應(yīng)將意見或建議書面返回合同責(zé)任部門，并在合同簽報單上會簽，注明“有修改意見（建議）幾條”；無修改意見則應(yīng)在合同簽報單上簽名的同時，注明“無修改意見”。只有簽名而沒有其他文字注明的，視作“無修改意見”； （4）當(dāng)采用會議形式會審合同稿時，應(yīng)指派專人做好會議記錄。會議記錄正本由合同預(yù)算部負(fù)責(zé)歸檔，復(fù)印件交合同責(zé)任部門，作為該合同定稿的依據(jù)之一；（5）部門負(fù)責(zé)人是參與合同會審的責(zé)任人員，特殊情況下，也可委派本部門有關(guān)人員參加。但部門負(fù)責(zé)人最終必須在合同簽報單上簽字予以確認(rèn)。 第八條 合同定稿后，合同責(zé)任部門應(yīng)將原合同稿、合同簽報單、合同會審書面意見或相關(guān)會議記錄復(fù)印件、合同清樣等編制目錄清單后一起移交合同預(yù)算部。 第九條 按規(guī)定應(yīng)進行招標(biāo)投標(biāo)的項目合同，如設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理等合同，其招標(biāo)文件即為所簽合同的附件，因此所有招標(biāo)文件（包括招標(biāo)答疑、詢標(biāo)紀(jì)要等）的管理亦按本管理辦法執(zhí)行。第十條 建設(shè)類合同會審的程序分為必經(jīng)程序與一般程序。 （1）工程部、總師室、合同預(yù)算部、財務(wù)部依次在合同簽報單上簽署審核意見后報總經(jīng)理室最后批準(zhǔn)，合同文本始能正式生效為合同審批的必經(jīng)程序。商品房銷售合同、投資類合同可參照本辦法執(zhí)行。 （2）公司法律顧問參與合同審閱是合同會審的一般程序。是否提請公司法律顧問參與合同審閱，由總經(jīng)理室決定。合同預(yù)算部可根據(jù)合同標(biāo)的大小、履約的風(fēng)險程度，向合同責(zé)任部門提出適當(dāng)?shù)慕ㄗh。第四章 合同履行的管理第十一條 合同正式簽訂后三天內(nèi)，合同責(zé)任部門應(yīng)將生效的合同副本或復(fù)印件分發(fā)給合同相關(guān)部門，并應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好合同履行期內(nèi)跟蹤管理工作。 合同責(zé)任部門應(yīng)持有合同副本一份。 第十二條 合同正本由合同預(yù)算部負(fù)責(zé)保管，貼印花稅亦由合同預(yù)算部會同財務(wù)部予以完成。第十三條 合同履行全過程中，合同責(zé)任部門應(yīng)自始至終認(rèn)真履行合同，若發(fā)現(xiàn)有重大誤解、顯失公正、或合同條款前后矛盾、或有不足、不完善之處，應(yīng)及時與合同相關(guān)部門協(xié)調(diào)、采取有效措施予以補救。第十四條 合同預(yù)算部應(yīng)建立合同管理報表制度，并有責(zé)任跟蹤檢查合同履行情況；當(dāng)發(fā)現(xiàn)有違背合同本意的行為時，合同預(yù)算部有權(quán)提出異議；情況緊急時，亦可直接向總經(jīng)理室報告。第十五條 合同是公司重要的經(jīng)濟基礎(chǔ)資料，公司全體員工都負(fù)有對外保密的義務(wù)。外單位如確因工作需要，需查閱合同時，必須經(jīng)總經(jīng)理室書面批準(zhǔn)。第十六條 合同履約完畢，合同責(zé)任部門應(yīng)在決算認(rèn)定之后的十天內(nèi)或在財務(wù)結(jié)算之前編寫書面報告。書面報告應(yīng)包括： （1）合同履行情況簡述； （2）合同履行后的經(jīng)驗、教訓(xùn)等分析； （3）對今后簽訂類似合同的建議。第五章 合同變更、解除、終止的管理第十七條 因特殊原因致使已生效的合同不能正常履約時，合同責(zé)任部門應(yīng)及時予以處理，并同時書面報告總經(jīng)理室。 第十八條 變更、解除、終止已生效合同必須采用補充合同（補充協(xié)議）的形式進行，嚴(yán)禁將已生效合同隨意抽出，自行作廢。 第十九條 補充合同（補充協(xié)議）訂立的管理按本辦法第三章相關(guān)條款執(zhí)行。第六章 合同歸檔的管理 第二十條 合同歸檔由合同預(yù)算部負(fù)責(zé)，各部門應(yīng)密切配合。 第二十一條 歸檔的合同應(yīng)有以下內(nèi)容： （1）合同正本（包括該合同的變更、修改、補充合同、補充協(xié)議的正本）； （2）合同簽報單； （3）合同履約記錄； （4）合作雙方簽署認(rèn)可的決算書； （5）審計報告（合作雙方一致同意不需審計的，不在其列）； （6）財務(wù)結(jié)算報告或者最后一筆財務(wù)收付手續(xù)復(fù)印件； （7）合同責(zé)任部門的書面報告； （8）歸檔合同的目錄清單； （9）經(jīng)過招標(biāo)投標(biāo)后簽訂的合同，還應(yīng)增加招標(biāo)文件、投標(biāo)書、答疑紀(jì)要、詢標(biāo)紀(jì)要、中標(biāo)通知書等資料。