藥品批發(fā)企業(yè)計算機系統(tǒng)操作規(guī)程.doc

計算機系統(tǒng)操作規(guī)程1、目的：為規(guī)范公司各崗位的計算機操作，保證計算機系統(tǒng)的安全性，確保藥品質(zhì)量可追溯性。2、依據(jù)：藥品管理法、藥品質(zhì)量管理規(guī)范及其附錄。3、使用范圍：適用于本公司計算機系統(tǒng)操作過程的控制管理。4、職責(zé)：信息管理員、質(zhì)量管理科、業(yè)務(wù)科、儲運科、財務(wù)科對本規(guī)程的實施負責(zé)。5、內(nèi)容：5.1、計算機系統(tǒng)由信息管理員負責(zé)管理，負責(zé)系統(tǒng)硬件和軟件的安裝、測試及網(wǎng)絡(luò)維護，系統(tǒng)程序的運行及維護，系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)的安全管理和其他日常管理工作。其他人員未經(jīng)授權(quán)不得進行本崗位的操作。5.2、系統(tǒng)操作權(quán)限及密碼的設(shè)置：5.2.1、質(zhì)量管理部依據(jù)各崗位的質(zhì)量職責(zé)和崗位操作規(guī)程，制定或?qū)徍烁鲘徫幌嚓P(guān)人員的系統(tǒng)操作權(quán)限，交由信息管理員設(shè)定并設(shè)置密碼；5.2.2、各操作崗位及相關(guān)人員只能通過輸入各自的用戶名及密碼的身份確認方式登錄，在設(shè)定的權(quán)限范圍內(nèi)錄入、查詢數(shù)據(jù)。5.2.3、各相關(guān)人員要保管好自己的密碼，不得相互借用，否則，要為因此發(fā)生的越權(quán)、越崗操作行為負全責(zé)。5.2.4、信息管理員收回或者更改相關(guān)人員的系統(tǒng)操作權(quán)限時，須經(jīng)質(zhì)量管理部審核。5.3、質(zhì)量管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的操作：5.3.1、質(zhì)量管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括供貨單位及購貨單位、經(jīng)營品種、供貨單位銷售人員等相關(guān)內(nèi)容；5.3.2、質(zhì)量管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)由質(zhì)量管理部指派質(zhì)量管理員專人負責(zé)審核、錄入、修改及鎖定；5.4、藥品采購的操作：5.4.1、首營企業(yè)和首營品種的申報：采購員登錄系統(tǒng)后，在系統(tǒng)中填報首營企業(yè)、首營品種審批表，錄入相關(guān)資質(zhì)資料數(shù)據(jù)，并將所需相關(guān)資質(zhì)材料交質(zhì)量管理部審核，審核合格后，質(zhì)量管理員在系統(tǒng)中錄入相關(guān)數(shù)據(jù)信息后確認審核，系統(tǒng)提醒公司質(zhì)量負責(zé)人，后者在系統(tǒng)中確認批準后，所報信息資料數(shù)據(jù)進入系統(tǒng)質(zhì)量管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。5.4.2、藥品的采購訂單必須依據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫生成，采購員根據(jù)業(yè)務(wù)經(jīng)營需要從系統(tǒng)選擇供貨單位和品種，系統(tǒng)能對各供貨單位的法定資質(zhì)進行自動識別、審核，拒絕出現(xiàn)超出經(jīng)營方式或經(jīng)營范圍的訂單生成，也能對藥品品種的合法性進行自動識別，拒絕法定資質(zhì)不符規(guī)定的品種進入訂單；5.4.3、采購訂單確認后，系統(tǒng)自動生成采購記錄。5.5、藥品的收貨和驗收操作：5.5.1、藥品到貨時，收貨員登錄系統(tǒng)，在系統(tǒng)中調(diào)出采購記錄，對照實物、隨貨憑據(jù)等確認相關(guān)信息后，方可收貨，并在系統(tǒng)錄入批號、數(shù)量等相關(guān)信息后，系統(tǒng)生成入庫驗收通知單；5.5.2、驗收員按照規(guī)定進行藥品的質(zhì)量驗收，對照藥品實物按藥品驗收操作規(guī)程進行驗收，確認后系統(tǒng)自動生成驗收記錄。5.6、藥品的入庫儲存和養(yǎng)護操作：5.6.1、藥品保管員登錄系統(tǒng)，對經(jīng)驗收合格的藥品進行入庫確認，系統(tǒng)按照藥品的管理類別及儲存特性，自動提示相應(yīng)的儲存庫區(qū)，并形成有效庫存記錄；5.6.2、系統(tǒng)依據(jù)質(zhì)量管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和養(yǎng)護制度，對庫存藥品按自動生成養(yǎng)護工作計劃，并提示養(yǎng)護員對庫存藥品進行有序、合理養(yǎng)護；5.6.3、系統(tǒng)根據(jù)藥品有效期的數(shù)據(jù)信息設(shè)定，對庫存藥品的有效期進行自動跟蹤和控制，對近效期藥品進行提示預(yù)警、超過有效期的藥品自動鎖定停銷，養(yǎng)護員依據(jù)提示對近效期藥品進行重點養(yǎng)護，采購、銷售人員對滯銷效期藥品進行及時處理貨促銷。5.7、藥品銷售及出庫的操作：5.7.1、銷售藥品時，銷售員登錄系統(tǒng)后，錄入銷貨單位和藥品品種后生成需要的藥品銷售訂單，系統(tǒng)依據(jù)質(zhì)量管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及藥品有效庫存數(shù)據(jù)，拒絕無藥品品種或有效銷售單位數(shù)據(jù)銷售訂單的生成，拒絕各購貨單位超出經(jīng)營方式或經(jīng)營范圍的銷售訂單生成，拒絕無有效庫存數(shù)據(jù)支持的銷售訂單生成，銷售訂單確認后系統(tǒng)自動生成銷售記錄；5.7.2、銷售訂單確認后，系統(tǒng)會將確認后的銷售數(shù)據(jù)傳輸至倉儲部門，并提示保管員出庫及出庫復(fù)核；5.7.3、保管員登錄系統(tǒng)，并打印藥品銷售出庫單，依據(jù)出庫單辦理藥品出庫，復(fù)核員依據(jù)銷售出庫單對出庫藥品實物進行逐件復(fù)核后，在系統(tǒng)中確認，系統(tǒng)自動生成出庫復(fù)核記錄。5.8、藥品退貨的操作：5.8.1、藥品銷售退貨：5.8.1.1、銷后的藥品須退回時，銷售員應(yīng)依據(jù)實際情況予以辦理，銷售員登錄系統(tǒng)，在系統(tǒng)中制作藥品銷售退貨通知單，系統(tǒng)將依據(jù)原銷售單和出庫復(fù)核記錄數(shù)據(jù)自動核對，拒絕非本企業(yè)售出藥品品種或批號的銷售退貨通知單生成，系統(tǒng)不支持對原始銷售數(shù)據(jù)的任何更改；5.8.1.2、銷售退貨通知單確認后，將自動提示收貨員收貨，收貨員依據(jù)系統(tǒng)中的銷售退貨通知單，核對退貨藥品實物，一致無誤后收貨，并在系統(tǒng)中確認； 5.8.1.3、收貨確認后，系統(tǒng)將提示驗收員對銷售退貨藥品進行驗收，驗收員按照驗收操作規(guī)程完成驗收并系統(tǒng)確認后生成銷售退貨藥品驗收記錄；5.8.1.4、驗收員驗收確認后，系統(tǒng)將通知倉儲保管員入庫、財務(wù)部依據(jù)系統(tǒng)生成的入庫單過賬。5.7.2、采購?fù)素浀牟僮鳎?.7.2.1、采購員登錄系統(tǒng)，在系統(tǒng)中制作采購?fù)素浲ㄖ獑?，系統(tǒng)將依據(jù)原始藥品入庫單和庫存藥品的數(shù)據(jù)自動核對后生成采購?fù)素浲ㄖ獑?，并根?jù)需要提示相關(guān)部門負責(zé)人同意確認后生效；5.7.2.2、采購?fù)素浲ㄖ獑未_認后，系統(tǒng)將數(shù)據(jù)傳輸給儲運部，提示保管員進行退貨藥品出庫操作，保管員、復(fù)核員按照藥品出庫復(fù)核操作規(guī)程完成操作后，在系統(tǒng)中確認，運輸員根據(jù)確認的出庫單辦理運輸。5.7.2.3、財務(wù)部從系統(tǒng)中打印采購?fù)素泦巫鲑~。5.8、系統(tǒng)對經(jīng)營過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量有疑問的藥品的控制；5.8.1、各崗位 質(zhì)量有疑問藥品，應(yīng)按照本崗位的操作權(quán)限實施鎖定，并及時通知質(zhì)量管理部；5.8.2、質(zhì)量管理人員接到各崗位通知后及時檢查進行質(zhì)量確認，經(jīng)確認不屬于質(zhì)量問題的解除鎖定，屬于不合格