《秘書實(shí)務(wù)》第十章-時間管理和差旅服務(wù).doc

第十一章 時間管理與差旅服務(wù) 第一節(jié) 時間管理概述一、時間管理含義 時間管理就是運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)及管理方法對時間進(jìn)行有效的利用，減少隨意性，以達(dá)到合理支配時間，提高工作效率的目的。 二、時間管理方法 (一)計劃管理 為了提高工作效率，預(yù)先將一定時間周期內(nèi)的工作進(jìn)行安排。日常時間管理計劃的重點(diǎn)是日計劃、周計劃、月計劃。 二、時間管理方法 （二）“四象限”法 應(yīng)有重點(diǎn)地把主要精力和時間用在處理那些重要但不緊急的工作上，也就是說更多把握第二象限的時間。 “四象限法”最大的功能在于讓人們把大部分時間花在最需要的地方。 (三)ABC分類方法 根據(jù)事務(wù)的重要程度，將待辦的事務(wù)劃分為A、B、C三個等級，然后按照事項(xiàng)的重要等級依據(jù)完成任務(wù)的方法。 除綜合運(yùn)用上述方法外，往往還需考慮到應(yīng)付意外的突發(fā)事件及臨時不確定性事件。三、辦公室時間管理 (一)控制拖延 找到自己拖延時間的原因，采取切實(shí)行動來改變拖延時間的習(xí)慣。 (二)制定行動計劃 辦公室的行動計劃是一份具體的待辦事項(xiàng)的清單。 在給待辦事務(wù)排列順序時，除了要根據(jù)事務(wù)的重要程度將待辦的事務(wù)劃分類別外，還要考慮完成某項(xiàng)具體事務(wù)需要花費(fèi)的時間。某些雖然不是最重要、最緊急但只需要很少時間就能辦完的事務(wù),可以集中在一個工作日開始的時候處理完畢，這樣做便于集中精力處理最重要而費(fèi)時較多的工作，防止在處理重要而費(fèi)時較多的事項(xiàng)過程中受到各種干擾。 (三)擬訂日程表第二節(jié) 上司日程安排 一、上司日程安排的概念及意義 指秘書機(jī)構(gòu)協(xié)同上司對一定時限內(nèi)所要進(jìn)行的工作按時間順序做出合理的計劃, 并通過一系列服務(wù)使計劃得以順利實(shí)施的工作。 有利于上司及組織管理層之間的工作協(xié)調(diào)。 有利于秘書機(jī)構(gòu)區(qū)分輕重緩急安排上司工作活動，避免出現(xiàn)時間沖突。 有利于組織內(nèi)其他相關(guān)部門聯(lián)系工作。二、上司工作日程表的編制 (一)年度工作計劃表(二)月工作日程表 (三)周工作日程表(四)每天工作日程表 (五)多人日程表三、安排上司日程應(yīng)注意的事項(xiàng)(一)注重實(shí)效,不搞形式主義(二)注意張馳相間,勞逸結(jié)合 (三)要留有充分的機(jī)動時間(四)要充分尊重上司本人的意見 (五)要注意保守機(jī)密第三節(jié) 差旅服務(wù) 一、差旅服務(wù)概述 (一)差旅服務(wù)的概念 差旅服務(wù)就是為上司的公務(wù)旅行提供各方面服務(wù)。 公務(wù)旅行有兩種類型： 下基層到所領(lǐng)導(dǎo)的地區(qū)或下級單位調(diào)查研究、布置任務(wù)、檢查工作、處理問題等。 出公差到外地出席會議、商務(wù)談判、接洽業(yè)務(wù)、觀摩考察等。 (二)差旅服務(wù)工作的意義 第一,良好周到的差旅服務(wù)可以提高上司公務(wù)活動的效率。 第二,良好周到的差旅服務(wù)有利于樹立單位的公關(guān)形象。 第三,良好周到的差旅服務(wù)有利于鍛煉秘書的才干。 (三)差旅服務(wù)工作的特點(diǎn) 1.單兵作戰(zhàn)，素質(zhì)要求高2.時限性強(qiáng)，勞動強(qiáng)度大 3.環(huán)境陌生，未知因素多 (四)差旅服務(wù)工作的要求 1.考慮周到,反應(yīng)靈活 2.服務(wù)主動,辦事細(xì)心 3.說話謹(jǐn)慎,行為檢點(diǎn) 二、出差旅行前的準(zhǔn)備 (一)出差旅行安排 接受出差旅行服務(wù)的任務(wù)后,秘書要主動向上司詳細(xì)了解以下內(nèi)容： 1.出差旅行的目的和工作任務(wù)2.出差旅行的時間和地點(diǎn) 3.隨行人員安排 4.其他事項(xiàng)安排 (二)旅行日程表 日程表的內(nèi)容包括：出差旅行目的地，出差時間，出發(fā)、到達(dá)、返程日期及時間(幾日幾時)，所選交通工具及路線，預(yù)訂的住宿地點(diǎn)，到達(dá)后的活動及事項(xiàng)日程安排，需攜帶何物(資料、會議記錄或其他相關(guān)材料)。三、出差旅行辦理 (一)國內(nèi)出差旅行辦理 1.落實(shí)交通和賓館(預(yù)定機(jī)票、火車與汽車票、賓館) 2.旅費(fèi) 3.公務(wù)活動的材料 4.旅行用品三、出差旅行辦理 (二)國外出差旅行辦理 1.出國手續(xù)辦理2.隨行物品準(zhǔn)備3.出入境手續(xù)三、出差旅行辦理 (三)注意事項(xiàng) 1.飛機(jī)行李托運(yùn)2.旅途中轉(zhuǎn) 3.尊重習(xí)俗、掌握禮節(jié)4.了解出訪國使用的語言四、公