檔案管理論文信息化對人事檔案管理的新思路.doc

文章源于科技論文發(fā)表網(wǎng)： QQ:1003 59168 檔案信息化管理論文：信息化對人事檔案管理的新思路摘要：高校人事檔案是在教學(xué)、科研、行政、后勤管理等日常社會工作活動中形成的記述與反映教職工各方面情況的真實(shí)材料，是高校教職工的培養(yǎng)、選拔、使用、管理過程最重要的基本依據(jù)，具有真實(shí)性、基礎(chǔ)性、歷史性、全面性、系統(tǒng)性、權(quán)威性的特征。隨著我國人事管理制度改革不斷深化，對高校人事檔案管理工作也提出了更高要求，然而，由于各方面的原因，目前高校人事檔案管理工作中尚存在的若干問題，急待思考與解決。關(guān)鍵詞：信息化，管理，檔案。一、管理現(xiàn)狀及存在問題1、檔案材料缺漏收集是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，因此，人事檔案材料的收集必須及時，檔案內(nèi)容必須完整?，F(xiàn)各高校管理的人事檔案，普遍存在檔案材料缺少現(xiàn)象。造成檔案材料缺漏的原因主要有三方面：首先，高校人事檔案材料形成涉及的部門較多，有行政、教輔、科研、組織機(jī)關(guān)和院系(處、室)等，收集范圍較廣，在相關(guān)規(guī)章制度尚未完善時，檔案形成部門不明確材料的歸檔范圍，該歸檔的材料沒有及時移交檔案部門；其次，人事檔案部門管理工作一直以來處于較被動位置，檔案管理者缺乏收集意識，沒有通過檔案材料歸檔制度的建立，積極主動去收集材料，而是坐等檔案形成部門把材料送上門，發(fā)現(xiàn)材料缺少而及時補(bǔ)全的力度不夠，破壞了人事檔案材料的完整性，特別是對于新進(jìn)教工檔案“，檔不隨人走”的現(xiàn)象多，有的教工檔案甚至幾年后才接收；第三，對檔案材料的缺漏進(jìn)行核查的工作量較大，重復(fù)性的腦力工作多，占用檔案管理人員相當(dāng)大部分的工作時間與精力，難免出現(xiàn)“漏檢”現(xiàn)象。2、檔案內(nèi)容空泛按照中央組織部關(guān)于人事檔案管理的要求，人事檔案包括十大類別2，這些材料中，反映個人的政治歷史、家庭社會關(guān)系等方面的材料相對較多，盡管這些材料反映了個人的基本情況，也在組織人事部門考察干部時起到一定作用，但內(nèi)容普遍過于形式和空洞，考核、考察、鑒定、評價(jià)等內(nèi)容大同小異；而反映個人工作能力、科研領(lǐng)域、研究成果等材料記載得較少，千人一面，共性和重復(fù)性太多，不能從檔案中突出每個教職工的個性，使檔案的利用價(jià)值度大大降低。雖然在干部履歷表、教師資格審核材料及一些登記表中有關(guān)于獎勵方面的項(xiàng)目，但在第七類（獎勵類）普遍缺少對應(yīng)的獎勵審批表、登記表或證書復(fù)印件。獎勵材料嚴(yán)重缺少是人事檔案一直難以解決的問題，主要原因有：獎勵材料涉及的歸檔部門較多，有科技類、人文類、學(xué)術(shù)類等，收集的范圍和難度較大；許多獎勵材料只有個人保存的榮譽(yù)證書，在個人對人事檔案的重要性意識還不夠強(qiáng)的情況下，很難做到個人自覺移交獎勵材料，而且如果由檔案管理部門逐個對檔案進(jìn)行審查并要求個人補(bǔ)全材料，工作量較大，管理可控性較弱。3、信息化管理水平不高由于人事檔案整理具有嚴(yán)格的規(guī)范性，因此管理過程中涉及手工勞動的較大，信息化管理的重視程度不高；而且由于人事檔案具有高度保密性的特點(diǎn)，在設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)時，要充分考慮其安全性與保密性?，F(xiàn)使用2001年由省委組織部研制的基于CS系統(tǒng)架構(gòu)的“干部檔案目錄管理系統(tǒng)”，基本滿足當(dāng)時信息化管理的要求，但隨著近幾年信息化、數(shù)字化技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理對管理信息系統(tǒng)又有了不少新的需求，系統(tǒng)的升級更新勢在必行。 二、信息化管理的新思路人事檔案管理的信息化，不僅需要管理信息系統(tǒng)的支持，還需檔案管理人員不斷對管理提出新問題、新思路，將一些重復(fù)性、可控性弱的工作進(jìn)行信息化處理。下面結(jié)合工作實(shí)踐，提出在未來工作中使用信息化技術(shù)管理人事檔案的新思路。1、以信息化推進(jìn)檔案資源整合信息化是檔案資源有效、科學(xué)整合的重要手段，而數(shù)據(jù)庫的整合是信息化資源整合中一種主要方式。圖1所示人事檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的整合結(jié)構(gòu)，以省委組織部研發(fā)的“干部檔案目錄管理系統(tǒng)”中現(xiàn)有數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)，包括了人事檔案的目錄信息、任免情況等；結(jié)合校園卡中心豐富的個人信息，包括了個人照片、工作證號等；再整合人事處權(quán)威且最新的數(shù)據(jù)，包括職稱、來校工作時間、工資44廣東等級等，三者共同搭建并整合一個綜合數(shù)據(jù)庫，作為人事檔案管理信息系統(tǒng)有力的數(shù)據(jù)支撐。該綜合數(shù)據(jù)庫的整合保證了權(quán)威、最新的人事信息數(shù)據(jù)，根據(jù)人事處管理的數(shù)據(jù)庫每年增加新教職工的個人信息，檔案管理人員可積極主動地向其原單位請求寄送檔案，增強(qiáng)接收新教職工檔案的可控性，有效避免“檔不隨人走”的現(xiàn)象；該綜合數(shù)據(jù)庫的整合提供了豐富的人事信息數(shù)據(jù)，為個人信息添加了新元素，除了文字信息外還存有個人照片?，F(xiàn)階段我校已與人事處、校園卡中心等部門加強(qiáng)溝通，將數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出，下一步的工作中，將集中解決數(shù)據(jù)鏈接、數(shù)據(jù)項(xiàng)篩選等數(shù)據(jù)庫整合過程中的難點(diǎn)。2、以信息化實(shí)現(xiàn)人事檔案內(nèi)容個性化如前所述，最能反映教工教學(xué)能力、科研等成就的是人事檔案的第七類，也是體現(xiàn)教職工個性的重要方面。但由于收集難度較大，最能體現(xiàn)個性方面的內(nèi)容反而嚴(yán)重空泛。利用信息化技術(shù)，策劃建設(shè)一個BS網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)架構(gòu)的教職工獎勵登記信息平臺。信息平臺的理念在于：教職工可通過Internet填寫自己的榮譽(yù)、獎勵等信息，間接地將人事檔案第七類“獎勵”類別進(jìn)行信息補(bǔ)充。信息平臺建立的優(yōu)越性在于：從廣大使用者角度看，讓教職工合理地認(rèn)識個人檔案，改變?nèi)藗円酝鶎n案神秘性的印象，教職工對自身獎勵方面內(nèi)容的補(bǔ)充，能從主觀方面提高個人對人事檔案的重視程度，使個人形成歸檔有責(zé)的意識；從檔案管理人員角度看，信息平臺的建立，在豐富個人信息的同時突出了教職工的個性，從以人為本的思想出發(fā)收集獎勵的信息數(shù)據(jù)和實(shí)體材料，大大降低了材料收集難度，提高了工作效率，同時為挖掘檔案材料的價(jià)值性提供原始數(shù)據(jù)；從學(xué)校角度看，信息平臺能收集教師科研、工作、教學(xué)等方面的榮譽(yù)，提高人事檔案內(nèi)容的展示度，也體現(xiàn)了高校綜合科教能力。平臺的設(shè)計(jì)需充分考慮安全與權(quán)限管理，防止數(shù)據(jù)的惡意篡改和非法盜用；填寫的獎勵信息需要檔案部門對照獎勵相關(guān)原件審核，防止弄虛作假現(xiàn)象。3、以信息化幫助做好檔案查漏工作人事檔案的查漏工作具有高度重復(fù)性、數(shù)量大、耗費(fèi)時間的特點(diǎn)，而在計(jì)算機(jī)環(huán)境下的信息化技術(shù)能很好地解決一些重復(fù)、大批量且有規(guī)律的數(shù)據(jù)與信息。人事檔案的十大門類具有嚴(yán)格的規(guī)律，深入了解并研究這些規(guī)律，可根據(jù)人事檔案中的基本信息定制“查漏目錄表”，與現(xiàn)有的人事檔案目錄進(jìn)行對比分析，將缺漏的材料統(tǒng)計(jì)出來。使用計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)，根據(jù)人員信息項(xiàng)為每人定制一份“查漏目錄表”，與其人事檔案目錄進(jìn)行查漏對比分析，實(shí)現(xiàn)查漏工作的自動化、批量化，大大減少檔案管理人員重復(fù)性的腦力勞動，提高工作效率，表1的規(guī)則僅為雛形，需根據(jù)實(shí)際情況不斷調(diào)整，使其更智能化，更適應(yīng)查漏工作。該思路可作為人事檔案管理信息系統(tǒng)的一個功能模塊實(shí)現(xiàn)，由于模塊的實(shí)現(xiàn)涉及系統(tǒng)的二次開發(fā)、數(shù)據(jù)項(xiàng)模糊對比等，需花費(fèi)一定的人力物力，實(shí)現(xiàn)起來有一定難度，但這種智能分析對比必將成為日后信息化管理的趨勢。人事檔案管理信息化的最終目的是能更加科學(xué)、合理、高效地輔助管理工作，減少重復(fù)性勞動。檔案管理人員工作效率得以提高，就有更多時間與精力思考新問題，提出新想法，不斷提高信息化管理水平。若在信息化的基礎(chǔ)上對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深度挖掘，就