辦公用品管理制度.docVIP

山東魯虹農(nóng)業(yè)科技有限公司辦公用品管理制度1、目的 為進(jìn)一步規(guī)范辦公用品的管理，明確辦公用品的申購(gòu)、審批、采購(gòu)、驗(yàn)收、報(bào)銷(xiāo)及領(lǐng)用等規(guī)定，減少辦公費(fèi)用開(kāi)支，特制定以下規(guī)定。2適用范圍為加強(qiáng)修試所辦公用品管理，控制費(fèi)用開(kāi)支，規(guī)范修試所辦公用品的采購(gòu)與使用，本著勤儉節(jié)約和有利于工作的原則，根據(jù)修試所實(shí)際情況，特制定本辦法。 3、分類(lèi)定義3.1固定資產(chǎn)類(lèi)辦公用品，如：傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦、打印機(jī)、電話(huà)機(jī)、路由器、無(wú)線(xiàn)上網(wǎng)卡、空調(diào)等。 3.2非常規(guī)消耗性辦公用品，如：辦公桌、辦公椅、計(jì)算器、電話(huà)機(jī)、打孔機(jī)、剪刀、卡紙刀、訂書(shū)機(jī)、文具盒、轉(zhuǎn)筆刀、印臺(tái)、白板、文件夾、文件柜等。 3.3常規(guī)消耗性辦公用品，如：筆記本、簽字筆、圓珠筆、鉛筆、橡皮、膠水、復(fù)寫(xiě)紙、釘書(shū)釘、回形針、筆芯、公司印刷品、墨盒、復(fù)印紙、傳真紙、水性筆、白板筆、記號(hào)筆、電池、回形針、大頭針、便簽貼、涂改液等。 4、職責(zé)4.1公司行政人事部負(fù)責(zé)辦公用品的全面管理。 4.2公司行政人事內(nèi)勤具體負(fù)責(zé)執(zhí)行。 5、具體規(guī)定5.1辦公用品的采購(gòu)及審批規(guī)定：5.1.1行政人事內(nèi)勤核對(duì)辦公用品領(lǐng)用表與辦公用品臺(tái)賬庫(kù)存后，每月編制辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置計(jì)劃表，經(jīng)行政人事總經(jīng)理審批簽字后，將采購(gòu)計(jì)劃單交由供應(yīng)部進(jìn)行采購(gòu)，于每月的月底進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)。（附件：表1辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單；表2辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置計(jì)劃表）5.1.2固定資產(chǎn)類(lèi)辦公用品和非常規(guī)消耗性辦公用品的采購(gòu)：各部門(mén)申請(qǐng)人首先須報(bào)本部門(mén)經(jīng)理審批，然后報(bào)行政人事總經(jīng)理審批后，方可由供應(yīng)部采購(gòu)，如果價(jià)值超過(guò)2000元以上的，還必須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可采購(gòu)。5.1.3行政人事部?jī)?nèi)勤填寫(xiě)采購(gòu)單時(shí)，必須詳細(xì)注明所采購(gòu)用品之名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)及申購(gòu)部門(mén)等，對(duì)于常規(guī)的辦公用品，應(yīng)固定一個(gè)物美價(jià)廉的品牌，不宜隨意變更。5.1.4采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)已審批的采購(gòu)單要求進(jìn)行采購(gòu)，有疑問(wèn)的須即時(shí)反饋，否則出現(xiàn)采購(gòu)錯(cuò)誤，由采購(gòu)人員承擔(dān)責(zé)任。5.1.5所有辦公用品由供應(yīng)部統(tǒng)一采購(gòu)，特殊用品經(jīng)行政人事總經(jīng)理批準(zhǔn)后可由申請(qǐng)使用部門(mén)購(gòu)買(mǎi)，且均須提供發(fā)票（以加蓋印章方為有效）和購(gòu)買(mǎi)處地址及電話(huà)，以便市場(chǎng)調(diào)研。5.2辦公用品的驗(yàn)收及報(bào)銷(xiāo)規(guī)定：5.2.1行政人事部?jī)?nèi)勤負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收。5.2.2行政人事內(nèi)勤驗(yàn)收辦公用品時(shí)，必須嚴(yán)格依據(jù)申購(gòu)單的有關(guān)要求進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)合格后辦理入庫(kù)手續(xù)，有質(zhì)量問(wèn)題的，一律作退貨處理，對(duì)數(shù)量或單價(jià)有疑問(wèn)的亦可拒收，并向行政人事總經(jīng)理反映。5.2.3所有辦公用品必須憑正規(guī)發(fā)票后附入庫(kù)單，經(jīng)行政人事內(nèi)勤驗(yàn)收簽字，行政人事部經(jīng)理審核，分管財(cái)務(wù)總經(jīng)理審核簽字后，財(cái)務(wù)方可報(bào)銷(xiāo)。5.3辦公用品的領(lǐng)用規(guī)定：5.3.1辦公用品由行政人事部統(tǒng)一保管、發(fā)放，各部門(mén)需使用辦公用品的可按審批程序到行政人事部領(lǐng)取。 5.3.2各種筆芯、鉛筆、墨水、橡皮、雙面膠、膠帶、文件夾、文件袋、回形針、大頭針、大小便箋、稿紙等消耗性辦公用品根據(jù)實(shí)際需要以個(gè)人為單位發(fā)放。 5.3.3每月1日至5日為行政人事部常規(guī)消耗性辦公用品的統(tǒng)一發(fā)放日期，各部門(mén)人員需在此日期內(nèi)把本人本月所需的常規(guī)消耗性辦公用品領(lǐng)用完畢，每人每月領(lǐng)用常規(guī)消耗性辦公用品的額度詳見(jiàn)常規(guī)消耗性辦公用品領(lǐng)用額度表，月度辦公用品使用定額由上月6日下月1日為一個(gè)周期。（附件：表5常規(guī)消耗性辦公用品領(lǐng)用額度表）5.3.4領(lǐng)用人到行政人事部應(yīng)自覺(jué)填寫(xiě)完辦公用品領(lǐng)用表的詳細(xì)內(nèi)容后方可由行政人事內(nèi)勤給予領(lǐng)用。（附件：表4辦公用品領(lǐng)用表） 5.3.5領(lǐng)用人務(wù)必在行政人事部統(tǒng)一發(fā)放日期內(nèi)領(lǐng)用常規(guī)消耗性辦公用品，否則不予領(lǐng)用；如有特殊情況在非統(tǒng)一發(fā)放日期內(nèi)領(lǐng)用的行政人員需填寫(xiě)辦公用品申領(lǐng)單經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人和行政人事部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可憑此單到行政人事部辦理領(lǐng)用。（附件：表3辦公用品申領(lǐng)單）5.3.6行政上新員工入職每人按標(biāo)準(zhǔn)配備簽字筆一支、筆記本一本、文件雙夾一個(gè)、文件架一個(gè)、筆筒一個(gè)，如新員工臨時(shí)急用品可根據(jù)實(shí)際情況，適時(shí)發(fā)放，行政人事部每月可適時(shí)備用部分用品。 5.3.7圓珠筆、中性筆、筆記本等常用品的領(lǐng)用，除需部門(mén)經(jīng)理簽字同意外，還須注意領(lǐng)用周期，原則上領(lǐng)用周期為三個(gè)月（對(duì)于已領(lǐng)過(guò)圓珠筆或中性筆的，原則上以后只能領(lǐng)用筆芯）。5.3.8計(jì)算器、電話(huà)機(jī)、U盤(pán)、墨盒等非消耗性用品的領(lǐng)用和更換，除需本部門(mén)經(jīng)理簽字同意，經(jīng)行政人事部經(jīng)理審批準(zhǔn)外，領(lǐng)用時(shí)還須以舊換新。5.3.9打印機(jī)、傳真機(jī)、飲水機(jī)、碎紙機(jī)、電腦、辦公桌椅、文件柜、保險(xiǎn)箱、電話(huà)、計(jì)算器、打孔機(jī)、鼠標(biāo)、鍵盤(pán)等貴重辦公用品用具的領(lǐng)用，必須由行政人事總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可領(lǐng)用，原則上不再增補(bǔ)，如重復(fù)申領(lǐng)，應(yīng)說(shuō)明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報(bào)冒領(lǐng)。如人為損壞或遺失由個(gè)人負(fù)責(zé)賠償。5.3.10行政人員離職時(shí)，須清還領(lǐng)用之辦公用品（易耗品視情況而定），如有丟失的須按原價(jià)扣還。5.3.11會(huì)議期間辦公用品管理規(guī)定A、公司會(huì)議期間會(huì)務(wù)組按需填寫(xiě)會(huì)務(wù)組用品申領(lǐng)單，由會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)人審核簽字后提前一周交行政人事總經(jīng)理審批，行政人事部憑生效的會(huì)務(wù)組用品申領(lǐng)單進(jìn)行采購(gòu)、領(lǐng)用。（附件：表6會(huì)務(wù)組用品申領(lǐng)單）B、行政人事內(nèi)勤人員認(rèn)真核實(shí)申領(lǐng)單后方可發(fā)放物品，同時(shí)要做好會(huì)議期間物品領(lǐng)取登記表，注明會(huì)議主題、時(shí)間、各會(huì)務(wù)組名稱(chēng)、負(fù)責(zé)人、所領(lǐng)物品品名等等。以備核查。（附件：表7會(huì)議期間物品領(lǐng)取登記表）5.4辦公用品管理員職責(zé)5.4.1公司辦公用品管理員即行政人事內(nèi)勤，管理員須建立和登記辦公用品臺(tái)賬，定期核查所領(lǐng)物品登記表，做好辦公用品的購(gòu)置、發(fā)放和庫(kù)存管理。5.4.2管理員須定期或不定期盤(pán)點(diǎn)，查對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物，保證賬實(shí)相符。5.4.3管理員須防止辦公用品受潮、蟲(chóng)蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。5.4.4管理員須根據(jù)辦公用品的消耗或領(lǐng)用情況，確定和保持合理的庫(kù)存種類(lèi)和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。 山東魯虹農(nóng)業(yè)科技有限公司 二零一二年一月一日表1： 辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單序號(hào)物品名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)數(shù)量估計(jì)價(jià)格用途需用日期備注 編號(hào)： 申請(qǐng)部門(mén)： 年 月 日 注：本單一式兩聯(lián)，第一聯(lián)申請(qǐng)部門(mén)留存，第二聯(lián)交供應(yīng)部。表2： 辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置計(jì)劃單 日期： 年 月 日申請(qǐng)部門(mén)預(yù)計(jì)購(gòu)置時(shí)間編號(hào)品 名規(guī)格單位數(shù)量預(yù)算額度實(shí)際金額備 注總裁/董事長(zhǎng) 簽字供應(yīng)部門(mén)行政人事總經(jīng)理 簽字行政人事管理員注：管理員編制購(gòu)買(mǎi)清單行政總監(jiān)審核簽字總裁/董事長(zhǎng)簽批采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)。表3： 辦公用品申領(lǐng)單 日期： 年 月 日所在部門(mén)申請(qǐng)人（部門(mén)）編號(hào)申請(qǐng)物品規(guī)格單位數(shù)量是否領(lǐng)取備注部門(mén)領(lǐng)導(dǎo) 簽字領(lǐng)取時(shí)間 表4： 辦公用品領(lǐng)取登記表領(lǐng)取時(shí)間物品名稱(chēng)規(guī)格單位數(shù)量領(lǐng)用部門(mén)領(lǐng)用人簽字備注 注：此表由領(lǐng)用人負(fù)責(zé)登記、行政人事內(nèi)勤建檔。表5 常規(guī)消耗性辦公用品領(lǐng)用額度表物品名稱(chēng)型號(hào)月額度(個(gè)/月)使用周期可否以舊換新備注簽字筆0.5中性11月可圓珠筆11月可鉛筆2B11月否橡皮4B-50A11月否筆記本薄/厚12個(gè)月否尺子20cm/40cm13個(gè)月否筆芯黑色/紅色11月否膠水液體/固體11月否訂書(shū)釘統(tǒng)一/加厚12月否便簽紙32開(kāi)11月否電池5號(hào)/7號(hào)21月否修正液12ml13個(gè)月否回形針11月否大頭針11月否記號(hào)筆粗細(xì)兩用11月否生產(chǎn)上可靈活