辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案.doc

云南省廣播電視廳辦公大樓辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案云南省廣播電視廳辦公自動(dòng)化系統(tǒng)1.1 項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案綜述 本方案在應(yīng)用軟件設(shè)計(jì)上注重逐步實(shí)施的策略，先由日常辦公業(yè)務(wù)功能為主，不斷增加各種信息的發(fā)布、整理基礎(chǔ)上，增強(qiáng)包括輔助決策的建設(shè)，在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)軟件選型方面，在滿(mǎn)足現(xiàn)有應(yīng)用的基礎(chǔ)上，注重以后對(duì)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)方案的支持和避免重復(fù)投資，選擇了SQL SERVER。本方案選用Lotus Notes作為內(nèi)部網(wǎng)群件平臺(tái)。 本方案最大的篇幅集中在應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)方案上，主要的技術(shù)路線是以分階段擴(kuò)展系統(tǒng)的思路展開(kāi)設(shè)計(jì)，一期工程主要完成云南省廣播電視廳辦公業(yè)務(wù)處理自動(dòng)化以及信息服務(wù)和后勤管理的部分內(nèi)容；實(shí)現(xiàn)有限度的辦公信息和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享。1.1.1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 云南省廣播電視廳的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以Browser/Server作為整個(gè)系統(tǒng)的基本模式，Browser/Server結(jié)構(gòu)是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中主流高效率的體系結(jié)構(gòu)，也是一個(gè)低成本的體系結(jié)構(gòu)，更重要的是它還是一個(gè)開(kāi)放的體系結(jié)構(gòu)。 在本系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)中，應(yīng)著重體現(xiàn)Browser/Server的服務(wù)模式，Browser/Server是目前Internet/Intranet所提供的基本服務(wù)模式，同時(shí)也是在本系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)中所采用的模式。 由于在系統(tǒng)中采用了Intranet技術(shù)，因此整個(gè)系統(tǒng)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)來(lái)說(shuō)是一個(gè)統(tǒng)一的整體，用戶(hù)無(wú)需了解和安裝各種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用軟件子系統(tǒng)，就可以通過(guò)超鏈接查詢(xún)網(wǎng)絡(luò)上的所有資源（包括各種文本、數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)等）。1.1.2 群件平臺(tái)選型 群件平臺(tái)是作為云南省廣播電視廳辦公自動(dòng)化的平臺(tái)，本方案選擇Lotus Notes為群件平臺(tái)。Lotus Notes是Lotus公司推出的軟件開(kāi)發(fā)產(chǎn)品，該產(chǎn)品采用先進(jìn)的技術(shù)，不僅能夠?qū)鹘y(tǒng)文檔數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，而且能夠?qū)D形、圖象、聲音等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。Lotus Notes是群件平臺(tái)的軟件系統(tǒng),能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將位于各個(gè)的機(jī)構(gòu)聯(lián)合起來(lái)，組成一個(gè)緊密合作協(xié)調(diào)工作的環(huán)境。Lotus Notes作為先進(jìn)的通信處理軟件和群件產(chǎn)品，全面實(shí)現(xiàn)了對(duì)非結(jié)構(gòu)化信息的管理和共享。Lotus Notes作為工作流平臺(tái)和文檔管理服務(wù)器具有如下優(yōu)點(diǎn)：1、Lotus Notes是一個(gè)文檔數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，文檔數(shù)據(jù)庫(kù)的最基本元素就是文檔，而Notes文檔可以同時(shí)包含結(jié)構(gòu)化的和非結(jié)構(gòu)化的信息。所以，Lotus Notes能夠存儲(chǔ)和管理類(lèi)似文檔這樣的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。 群件平臺(tái)的一個(gè)最基本的特征就是支持工作組成員跨越時(shí)空界限共享信息，Lotus Notes的復(fù)制機(jī)制可使所有成員的信息保持同期更新，可以采用雙向復(fù)制、客戶(hù)端復(fù)制、選擇復(fù)制和后端復(fù)制等. Domino提供Domino Connect應(yīng)用程序，通過(guò)HTTP、ODBC和SQL，可以直接存取和修改存儲(chǔ)在其它的非Notes的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)中的企業(yè)數(shù)據(jù)。Domino Connect包括Lotus Notes Pump, 提供與Sybase、Informix、Oracle以及與ODBC兼容的數(shù)據(jù)庫(kù)之間進(jìn)行大宗數(shù)據(jù)交換和同步的數(shù)據(jù)分布式服務(wù)。2、 Lotus提供的Component是一種Active X控件，可以將這些控件與Notes文檔集成在一起使用，創(chuàng)建電子表格、繪圖、圖形、圖表以及產(chǎn)品一覽表。通過(guò)Notes客戶(hù)機(jī)與辦公室組件（如Microsoft Office、IE）的集成，可使用戶(hù)在使用Notes文檔安全性和傳遞特性時(shí)，可以同時(shí)使用熟悉的字處理軟件工作。3、 Lotus Notes平臺(tái)包含一個(gè)集成的開(kāi)發(fā)環(huán)境，為不同層次的用戶(hù)提供了豐富的開(kāi)發(fā)工具，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略級(jí)解決方案，具體通過(guò)：Notes設(shè)計(jì)、Notes開(kāi)發(fā)工具、DBMS集成、API接口實(shí)現(xiàn)； Notes 支持廣泛的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議：TCP/IP，HTTP，NetWare，IPX/SPX，AppleTalk，NetBIOS/NetBEUI，X.25，SNA，Banyan VINES；Lotus Notes是獨(dú)立于平臺(tái)的群件平臺(tái)，幾乎支持業(yè)界所有主流的操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)協(xié)議；Lotus Notes的主要特點(diǎn)：文檔數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng) Lotus Notes是一個(gè)分布式的多媒體文檔數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。Notes數(shù)據(jù)庫(kù)的基本元素就是文檔，它可以同時(shí)包含結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化信息，可以用于高效地存儲(chǔ)、傳播、分配和管理如表格（也許是從某個(gè)關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)或電子表軟件中得到的）、文本、 WWW的頁(yè)面、圖形、OLE 對(duì)象，或者象掃描的圖象以及傳真件、聲頻或視頻信號(hào)這樣的多媒體信息。這使得Notes可以成為企業(yè)信息管理的基本平臺(tái)，成為企業(yè)的信息存取中心。 Lotus Notes內(nèi)置的全文搜索引擎，可以允許用戶(hù)按自己設(shè)置的查詢(xún)條件對(duì)文檔進(jìn)行索引和查找。Notes將符合條件的全部文檔按相關(guān)次序或用戶(hù)預(yù)設(shè)的次序顯示出來(lái)。 為記錄不同用戶(hù)對(duì)同一Notes文檔所作的不同修改，Notes 提供了版本管理功能。自動(dòng)的版本記錄可以在同一表單中實(shí)現(xiàn)，每一個(gè)編輯或被視為一個(gè)主文檔或被視為對(duì)原文檔的應(yīng)答。這樣，一個(gè)用戶(hù)對(duì)文檔的修改不至于被另一用戶(hù)的修改所覆蓋。Notes的版本管理足以適應(yīng)各類(lèi)工作組的需要。 Lotus Notes也是一個(gè)基于超文本的系統(tǒng)，所以Notes文檔中可以包含一個(gè)指向任一文檔的指針，后者可以位于任何一個(gè)Notes數(shù)據(jù)庫(kù)中，甚至還可以位于WWW上。用戶(hù)操作時(shí)只需按一下鼠標(biāo)就可以直接存取所鏈接的信息。郵件和通信機(jī)制 作為工作流應(yīng)用系統(tǒng)的關(guān)鍵成分和工作組日程規(guī)劃和進(jìn)度安排的平臺(tái)，Notes 郵件處理和通信機(jī)制具有重要的作用，它既可以用于個(gè)人之間的通訊，也可以用于支持工作組成員的協(xié)同工作。 Lotus Notes給初學(xué)者提供了一個(gè)非常簡(jiǎn)單易學(xué)的郵件系統(tǒng)，它也可使熟練用戶(hù)快速地調(diào)用郵件管理工具來(lái)處理和組織大量的郵件。Notes 郵件系統(tǒng)包含了有力的郵件編輯能力，支持創(chuàng)建格式文檔，可以用字型、色彩和眾多的格式屬性修飾郵件。 Lotus Notes還可以提供給用戶(hù)以直觀和高效的協(xié)同工作手段和工作流支持。例如，創(chuàng)建了供評(píng)議的文檔后，可以向所有的評(píng)閱者發(fā)一個(gè)郵件使之包含一個(gè)指向評(píng)議文檔的文檔指針。評(píng)閱者收到郵件后，只需在文檔指針上擊鼠標(biāo)就可調(diào)出該文檔。這樣，每個(gè)人看到的都是同樣的文檔，并且是最新版本。而且，假設(shè)24小時(shí)以后，某些文檔未被處理，Notes將可以自動(dòng)向主管或上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)郵件告知此事。復(fù)制 群件平臺(tái)的一個(gè)最基本的特征就是支持工作組成員跨越時(shí)空界限共享信息。工作組成員常常分布在不同的崗位，有時(shí)甚至跨越了省、市和國(guó)家。為了支持本地成員方便、快捷和經(jīng)濟(jì)地訪問(wèn)數(shù)據(jù)，每一個(gè)工作地點(diǎn)通常都需要配置本地服務(wù)器。 群件平臺(tái)利用復(fù)制技術(shù)將位于遠(yuǎn)程（例如北京）服務(wù)器上的數(shù)據(jù)庫(kù)“拷貝”到本地（例如上海）服務(wù)器上。無(wú)需上海的用戶(hù)連接到位于北京的服務(wù)器上，復(fù)制技術(shù)即可使他們保持信息的同期更新。在功能和效率方面，Notes的復(fù)制技術(shù)是無(wú)可比擬的，其特征表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：雙向復(fù)制、高效、客戶(hù)端復(fù)制、選擇復(fù)制和后端復(fù)制。安全機(jī)制 許多企業(yè)正在構(gòu)建自己的包容企業(yè)各個(gè)部門(mén)乃至供應(yīng)商和客戶(hù)的群件應(yīng)用系統(tǒng)。盡管個(gè)人、部門(mén)和整個(gè)企業(yè)都已認(rèn)識(shí)到信息的寶貴價(jià)值和專(zhuān)有性，但商業(yè)上的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境迫使機(jī)構(gòu)必須打破原有的界限，在企業(yè)內(nèi)和企業(yè)之間共享更多的信息，只有這樣，才能縮短處理問(wèn)題的時(shí)間，并且在協(xié)同工作的環(huán)境中孕育出更多的革新和創(chuàng)造性。這樣，系統(tǒng)的安全性就顯得尤為重要。在這方面，Lotus Notes提供了堅(jiān)固的安全措施以保護(hù)關(guān)鍵的商業(yè)數(shù)據(jù)。Notes通過(guò)提供四級(jí)安全措施：驗(yàn)證、存取控制、字段級(jí)加密和電子簽名來(lái)保障系統(tǒng)的安全性。 驗(yàn)證：驗(yàn)證是保障某一用戶(hù)身份被可靠認(rèn)定的手段。在Notes中，驗(yàn)證過(guò)程是雙向進(jìn)行的:服務(wù)器要檢驗(yàn)用戶(hù)的身份，用戶(hù)也要檢驗(yàn)服務(wù)器的身份。無(wú)論何時(shí)用戶(hù)和服務(wù)器或兩個(gè)服務(wù)器之間開(kāi)始通訊之前，系統(tǒng)都需要進(jìn)行驗(yàn)證。存取控制：存取控制表（ACL）規(guī)定了什么人可以以什么方式（例如，創(chuàng)建、讀、寫(xiě) 、刪除等）訪問(wèn)什么樣的資源。ACL 控制的資源包括服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的文檔和文檔的字段。字段級(jí)加密：有時(shí)用戶(hù)需要將文檔的某些字段與一部分用戶(hù)共享而限制另一部分用戶(hù)對(duì)這些字段的訪問(wèn)。加密采用了編碼技術(shù)使得非授權(quán)用戶(hù)無(wú)法理解該文檔相應(yīng)字段的意義。電子簽名：用戶(hù)希望他們收到的郵件確為郵件上的作者所發(fā)出，電子簽名可以確保這一點(diǎn)。這是一種用戶(hù)對(duì)用戶(hù)的授權(quán)機(jī)制。這種機(jī)制還保證了郵件在傳輸過(guò)程中未被篡改 。對(duì)Internet的支持 Notes同時(shí)也是一個(gè)完備的Internet應(yīng)用平臺(tái)。Notes目前采用SMTP/MTA附加軟件來(lái)提供與其它基于Internet的電子郵件系統(tǒng)互換信息。這樣就可以用Notes郵件系統(tǒng)直接接收或發(fā)送Internet郵件。利用Lotus提供的InterNotes Web Navigator，Notes用戶(hù)能夠?qū)nternet上存在的大量信息進(jìn)行有效的訪問(wèn)。作為群件產(chǎn)品，Notes和InterNotes Web Navigator自然而然地從群件的角度開(kāi)發(fā)Web瀏覽器, 把原本是屬于單個(gè)產(chǎn)品的功能轉(zhuǎn)換成群件的整體功能的一部分，比如提交和傳送（通信），研討數(shù)據(jù)庫(kù)和資料數(shù)據(jù)庫(kù)的共享（協(xié)作），以及客戶(hù)代理與應(yīng)用開(kāi)發(fā)（協(xié)調(diào)）。就象其它的Notes應(yīng)用一樣，InterNotes Web Navigator 也充分支持無(wú)連接使用。 利用InterNotes Web Publisher，用戶(hù)可以很方便地將Notes數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)發(fā)表到Internet上。特別是隨著Notes Domino的推出，Notes即可直接作為一個(gè)Web服務(wù)器，從而使得Notes與Internet能夠更好地相結(jié)合。跨平臺(tái)的支持 在當(dāng)今形形色色系統(tǒng)環(huán)境并存的情況下，Lotus Notes 的顯著特征在于它對(duì)多平臺(tái)的支持。所有的Notes Client，無(wú)論其運(yùn)行在什么環(huán)境下，均能訪問(wèn)所有的Notes服務(wù)器，與它們交換信息、發(fā)送或接受郵件、并使服務(wù)器完成其所有的功能。這樣，一個(gè)Notes應(yīng)用程序不需任何修改即可在各種平臺(tái)上同時(shí)運(yùn)行。Notes幾乎支持業(yè)界所有主流的操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)協(xié)議。可以運(yùn)行Notes Client 的操作系統(tǒng)包括：Windows，Windows 95，Windows NT，OS2，Macintosh，UNIX；可以運(yùn)行Notes Server的操作系統(tǒng)有：Windows 95，Windows NT，OS2，Novell NetWare，UNIX；上述UNIX包括：IBM AIX，Sun Solaris，HPUX。Notes支持廣泛的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議：TCPIP，HTTP，Banyan VINES，IPXSPX，AppleTalk，NetBIOSNetBEUI，X.25，SNA等。1.1.3 辦公工作流程實(shí)現(xiàn)功能辦公工作流程系統(tǒng)完成如下的功能：電子郵件及日程安排事務(wù)處理辦公工作流程，如：文件會(huì)簽、會(huì)議管理、發(fā)送通知、辦公室通知和簽報(bào)。人事管理信息查詢(xún)（包括專(zhuān)用信息和公共信息）個(gè)人電子秘書(shū)該系統(tǒng)的功能模塊如下電子郵件系統(tǒng) 辦公工作流程系統(tǒng)提供了簡(jiǎn)單易學(xué)的收發(fā)電子郵件的環(huán)境。用戶(hù)間可相互傳送任何類(lèi)型和任意長(zhǎng)度的信息（如文本、二進(jìn)制、圖形、圖像及聲音文件）?？蓪?duì)郵件電子簽名，加密發(fā)送，并帶有內(nèi)置的地址名錄，可發(fā)送到一個(gè)或幾個(gè)用戶(hù)，也可以全網(wǎng)廣播發(fā)送。由于電子郵件系統(tǒng)是使用最為頻繁的系統(tǒng)功能，因此所有有關(guān)辦公流程部分的數(shù)據(jù)傳送都在電子郵件系統(tǒng)體現(xiàn)出來(lái)。例如，會(huì)議通知即可在會(huì)議管理中查詢(xún)到，同時(shí)又可以在電子郵件系統(tǒng)中查詢(xún)到。電子郵件系統(tǒng)采用簡(jiǎn)便圖形方式，郵件的收發(fā)不僅僅是局限在Intranet上，可以對(duì)聯(lián)入國(guó)際Internet的任何用戶(hù)收發(fā)郵件。該子系統(tǒng)可極大地方便局域網(wǎng)內(nèi)工作人員之間的通訊，它具有如下的一些特點(diǎn)：可傳送文字、圖片、聲音等各種信息。圖形化的界面簡(jiǎn)單、直觀、易于操作。采用了客戶(hù)機(jī)服務(wù)器結(jié)構(gòu)，確保了安全性。廣告牌功能使得信息共享更加方便?？膳c其它基于SMTP/MIME的電子郵件系統(tǒng)交換信息。簽報(bào)各部門(mén)傳送到主管部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)等待審批的簽報(bào)、請(qǐng)示、呈報(bào)、文件、合同，經(jīng)各級(jí)主管部門(mén)轉(zhuǎn)發(fā)審批，以發(fā)文的形式通知相關(guān)部門(mén)，并將審批結(jié)果通知呈報(bào)人。擬稿：?jiǎn)螕簟皠?chuàng)建新簽報(bào)文擋”按鈕即可起草一份簽報(bào)文件，編輯過(guò)程中只對(duì)擬稿人可視提交：擬稿人認(rèn)為文件不需要再近一步修改，可通過(guò)按“提交”按鈕來(lái)發(fā)送給審批人，系統(tǒng)自動(dòng)給審批人發(fā)送郵件，通知他有簽報(bào)文擋要處理審批：審批人可以通過(guò)郵箱打開(kāi)該簽報(bào)文擋，也可以通過(guò)進(jìn)入簽報(bào)庫(kù)后打開(kāi)該簽報(bào)文擋。打開(kāi)該文擋之后，通過(guò)按下“審批”按鈕，審批人可輸入審批意見(jiàn)。審批人可為一個(gè)或多個(gè)。審批結(jié)束系統(tǒng)自動(dòng)通知擬稿人。歸檔：審批結(jié)束，系統(tǒng)提示歸檔，可送檔案室或本部門(mén)歸檔。實(shí)際工作流程見(jiàn)下圖：文件會(huì)簽文件會(huì)簽系統(tǒng)提供辦公活動(dòng)中的文件審批會(huì)簽功能，即各部門(mén)聯(lián)合簽署一份文件。 申請(qǐng)部門(mén)只需按“創(chuàng)建新會(huì)簽文件”按鈕，填入所需會(huì)簽的文件內(nèi)容，然后選擇會(huì)簽部門(mén)，如部門(mén)B、部門(mén)C等，即起草完一份會(huì)簽。 按“提交”按鈕即可完成會(huì)簽文件的發(fā)送工作，文件會(huì)自動(dòng)發(fā)送到所需審批的部門(mén)。另外，擬稿人可以改變審批。 審批部門(mén)立即會(huì)接收到一個(gè)電子郵件，通過(guò)雙點(diǎn)圖標(biāo)便可直接進(jìn)入待審批的文件。這時(shí)該用戶(hù)只需按同意或不同意按鈕并輸入其意見(jiàn)與建議就可完成工作。當(dāng)然，也可對(duì)所需審批的文件做修改，這時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)原始文件進(jìn)行備份以供將來(lái)核查。 審批結(jié)束可歸檔，如需發(fā)文可通過(guò)“創(chuàng)建發(fā)文文擋”按鈕來(lái)發(fā)文； 如需增加閱讀人員，可通過(guò)“增加可閱讀該文擋的人員”來(lái)實(shí)現(xiàn)。 實(shí)際工作流程見(jiàn)下圖：發(fā)文本模塊主要用于銀行內(nèi)部往來(lái)文件管理。 擬稿：由各部門(mén)創(chuàng)建一個(gè)發(fā)文文檔，按照提示的格式輸入相應(yīng)的內(nèi)容，如不提交擬稿人仍可修改。 申請(qǐng)文號(hào)：文件擬定后，按“申請(qǐng)文號(hào)”按鈕從辦公室申請(qǐng)文號(hào)。系統(tǒng)提示選擇分配文號(hào)人員，然后自動(dòng)以發(fā)送給相關(guān)人員。如需領(lǐng)導(dǎo)審批的，則暫不分配文號(hào)而報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批示，領(lǐng)導(dǎo)批閱后再分配文號(hào)。 發(fā)文：文號(hào)申請(qǐng)到之后，按下“發(fā)文”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)通知所有人。 實(shí)際工作流程見(jiàn)下圖：日程安排日程安排管理的數(shù)據(jù)來(lái)源主要是兩個(gè)方面。一個(gè)方面是人工手工輸入。另一個(gè)方面是從其它的管理系統(tǒng)自動(dòng)獲得，如會(huì)議安排發(fā)出后，相關(guān)人員的日程安排系統(tǒng)中會(huì)自動(dòng)生成有關(guān)該會(huì)議的日程安排。會(huì)議管理會(huì)議管理系統(tǒng)提供一套自動(dòng)化的會(huì)議通知安排及存檔等管理功能，該系統(tǒng)包含會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議安排、會(huì)議通知、會(huì)議查詢(xún)等模塊。該系統(tǒng)是基于多媒體應(yīng)用進(jìn)行開(kāi)發(fā)的，可通過(guò)觸摸屏進(jìn)行查詢(xún)，并能夠記錄重要領(lǐng)導(dǎo)講話的錄音供與會(huì)者查詢(xún)。 組織者通過(guò)創(chuàng)建一個(gè)會(huì)議文檔輸入主持人、參加人、開(kāi)會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題等提出一個(gè)會(huì)議申請(qǐng)，報(bào)請(qǐng)主管部門(mén)和人員批準(zhǔn)。然后按一個(gè)按鈕系統(tǒng)就會(huì)給每一個(gè)相關(guān)人員發(fā)送一個(gè)電子郵件，通知本次會(huì)議情況，其中注明是否緊急。收到會(huì)議通知的人員應(yīng)發(fā)送回執(zhí)給組織者，同意參加會(huì)議的人員名單自動(dòng)轉(zhuǎn)入會(huì)議安排模塊。會(huì)議安排模塊對(duì)外地與會(huì)人員安排房間并登記返程時(shí)間，并提供查詢(xún)功能。會(huì)議紀(jì)要與查詢(xún)模塊會(huì)根據(jù)會(huì)議的情況，通過(guò)組織者將會(huì)議紀(jì)要發(fā)布，供與會(huì)者查詢(xún)，或打印發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議結(jié)束后，整理成會(huì)議文檔進(jìn)行歸檔處理。意見(jiàn)與建議 收集有建設(shè)性的意見(jiàn)和建議，供領(lǐng)導(dǎo)決策使用。 可就工作、休閑、娛樂(lè)等主題進(jìn)行討論 對(duì)感興趣的主題可通過(guò)“答復(fù)“的按鈕輸入自己的意見(jiàn)通知與布告 通知及布告系統(tǒng)是由行政或業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)給所有內(nèi)部人員、會(huì)員或某幾個(gè)部門(mén)或某類(lèi)人員的信息公告。 通過(guò)“創(chuàng)建通知與布告”按鈕來(lái)創(chuàng)建一份布告，填寫(xiě)相應(yīng)的內(nèi)容 編輯完成后，單擊“通知”按鈕即通知所有用戶(hù)人事管理人事管理系統(tǒng)可記錄職員的姓名、部門(mén)職務(wù)等方面的基本信息，還可記錄職員的考勤、薪金狀況以及發(fā)送各種通知。具體分為以下內(nèi)容：職員人事?tīng)顩r表、職員考勤記錄、薪金一覽表、人事事務(wù)管理（發(fā)送各類(lèi)通知）。人事管理信息由主管人事的人員進(jìn)行登記與修改維護(hù)。人事信息除了常有的信息外，還可以放入每個(gè)人的照片及一段講話錄音，還可以將人員的照片、簡(jiǎn)歷及各種證書(shū)掃描錄入。系統(tǒng)可通過(guò)按名稱(chēng)、按部門(mén)、按職務(wù)、職稱(chēng)、年齡、按學(xué)歷排序等各種排序方式以方便人事部門(mén)的查詢(xún)。職員人事?tīng)顩r表該數(shù)據(jù)庫(kù)功能概要 根據(jù)企業(yè)員工履歷表、 個(gè)人履歷表、職員花名冊(cè)及 人事資料合并而成。 考勤管理該數(shù)據(jù)庫(kù)功能概要 考勤系統(tǒng)可以幫助管理部門(mén)管理各部門(mén)人員的出勤情況。 該系統(tǒng)可以自動(dòng)記錄每名員工的上下班時(shí)間，并可以根據(jù)員工的姓名、部門(mén)、職工號(hào)、日期等條件進(jìn)行查詢(xún)。該系統(tǒng)通過(guò)IC卡自動(dòng)進(jìn)行考勤登記，通過(guò)計(jì)算機(jī)的處理，可以按月把出勤情況通過(guò)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)報(bào)送給管理部門(mén)進(jìn)行考核。薪金一覽表該數(shù)據(jù)庫(kù)功能概要：記錄職員的薪金概況。人事事務(wù)管理該數(shù)據(jù)庫(kù)功能概要 根據(jù)工資調(diào)整通知單、試用通知書(shū)構(gòu)成。 該庫(kù)主要處理有關(guān)向職員發(fā)出通知方面的內(nèi)容。各通知包括：工資調(diào)整通知單、試用通知書(shū)。主管部門(mén)人員有權(quán)填寫(xiě)通知單，選擇接受人后即可直接將通知發(fā)送給相關(guān)人員（部門(mén)、本人等）。通知在主管部門(mén)存檔以便日后的查詢(xún)。 注：有關(guān)職員的申請(qǐng)部分和其他形式的通知書(shū)（包括離職申請(qǐng)書(shū)、職員請(qǐng)假書(shū)、職員出差單、聘用通知書(shū)、職員調(diào)動(dòng)通知書(shū)），因涉及到部門(mén)及主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，所以在公共的工作流程部分作統(tǒng)一處理。專(zhuān)用信息辦公工作流程系統(tǒng)每天從將數(shù)據(jù)取到信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，可以按日期，下屬單位查詢(xún)歷史數(shù)據(jù)，并生成圖表，供相關(guān)部門(mén)決策分析。證券行情可查詢(xún)證券即時(shí)行情及歷史行情數(shù)據(jù)。下屬單位信息存放下屬單位數(shù)據(jù)，由企業(yè)負(fù)責(zé)建立并維護(hù)，下屬單位信息除了常規(guī)的如下屬單位名稱(chēng)、地址等之外，還可以將下屬單位的一些圖像信息等證照掃描后以圖像存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中。相關(guān)部門(mén)可以按下屬單位名稱(chēng)、地址、信用等級(jí)等進(jìn)行查閱。意見(jiàn)與建議收集來(lái)自各部門(mén)職員和下屬單位單位的意見(jiàn)和建議，廣開(kāi)言路，促進(jìn)發(fā)展。國(guó)家政策法規(guī)存放本單位法規(guī)文件及國(guó)家相關(guān)的法規(guī)文件。法規(guī)文件由單位法規(guī)部負(fù)責(zé)建立并管理。單位的內(nèi)部員工及下屬單位可按法規(guī)名稱(chēng)、主題詞和類(lèi)別等進(jìn)行查閱，并可進(jìn)行全文檢索以定位法規(guī)條款。信息反饋由下屬單位直接錄入或企業(yè)在聽(tīng)取了下屬單位的意見(jiàn)后錄入，相關(guān)部門(mén)可以按下屬單位名稱(chēng)，意見(jiàn)類(lèi)別，時(shí)間分別查閱，并可加上對(duì)反方意見(jiàn)的處理結(jié)果提交給下屬單位。公共信息由相關(guān)部門(mén)從各種渠道收集信息錄入，也可以從Internet上將相關(guān)信息直接取到該數(shù)據(jù)庫(kù)中。下屬單位及相關(guān)部門(mén)可以按主題詞，時(shí)間分類(lèi)進(jìn)行查詢(xún)，也可以進(jìn)行全文檢索以直接定位查找的信息。1.2 開(kāi)發(fā)工具 以Lotus Notes、Visual Basic、Visual C+ 作為主要的開(kāi)發(fā)平臺(tái)和工具。結(jié)合HTML語(yǔ)言、Java語(yǔ)言。13 功能模塊簡(jiǎn)介131 個(gè)人辦公功能 個(gè)人辦公是辦公人員處理個(gè)人事務(wù)的系統(tǒng)，是用戶(hù)開(kāi)始日常辦公的工作平臺(tái)?；竟δ馨ǎ弘娮余]件（包括收件、發(fā)件、郵件提醒等）通訊錄日程安排記事本信息制作工具集成插件132 公共辦公功能公共辦公支持用戶(hù)進(jìn)行公共事務(wù)的處理，包括參加各種討論、發(fā)表公告、投稿、到各部門(mén)查找信息、填寫(xiě)各種辦理單等等。為了便于所有的用戶(hù)參與，公共辦公中的功能采用WWW瀏覽器實(shí)現(xiàn)。公共辦公頁(yè)面也可以設(shè)計(jì)成具有企事業(yè)單位個(gè)性風(fēng)格的主頁(yè)。(1)組織機(jī)構(gòu)組織機(jī)構(gòu)模塊利用樹(shù)狀結(jié)構(gòu)描述用戶(hù)的組織模型。每個(gè)部門(mén)都可以建立自己的主頁(yè)（介紹部門(mén)情況），在本系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布自己的部門(mén)信息（提供部門(mén)資料）、建立自己的WWW信息查詢(xún)站點(diǎn)、連接到部門(mén)特有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、建立部門(mén)信息咨詢(xún)窗口等等，包括各種與部門(mén)相關(guān)的應(yīng)用。例如：財(cái)務(wù)部可以在自己的站點(diǎn)上提供財(cái)務(wù)報(bào)表、提供財(cái)務(wù)咨詢(xún)服務(wù)、允許用戶(hù)填寫(xiě)借款單等等。用戶(hù)可以利用本系統(tǒng)建立起一個(gè)網(wǎng)上虛擬組織，它與真實(shí)的用戶(hù)組織機(jī)構(gòu)一樣。每個(gè)部門(mén)都可以在自己的站點(diǎn)上提供部門(mén)特殊的信息和服務(wù)。當(dāng)其他用戶(hù)需要查詢(xún)某個(gè)部門(mén)的信息或要求某種服務(wù)時(shí)，他只需要沿著這個(gè)虛擬系統(tǒng)找到相應(yīng)的部門(mén)，就可以查找相應(yīng)的資料、或進(jìn)行咨詢(xún)、或進(jìn)行業(yè)務(wù)操作（如填寫(xiě)借款單）。由于本系統(tǒng)把管理權(quán)限交給了具體的部門(mén)，因此每個(gè)部門(mén)都可以在自己的權(quán)利范圍內(nèi)發(fā)布各種信息、而且用戶(hù)可以通過(guò)超鏈接把具體的業(yè)務(wù)系統(tǒng)掛接到WWW上。在系統(tǒng)運(yùn)行的過(guò)程中，用戶(hù)還可以隨時(shí)連接上新開(kāi)發(fā)的功能模塊。因此，系統(tǒng)具有良好的生長(zhǎng)性、可擴(kuò)充性、易用性。組織機(jī)構(gòu)中還包含人員信息，人員信息可以由管理員維護(hù)，也可以由用戶(hù)個(gè)人維護(hù)。人員信息管理除提供人員基本信息，如工作部門(mén)、職位、辦公電話、郵件地址等的維護(hù)外，還提供個(gè)人Internet口令維護(hù)和短信息個(gè)性化服務(wù)設(shè)定等功能，同時(shí)，組織機(jī)構(gòu)的人員信息還可以和服務(wù)器的注冊(cè)用戶(hù)同步。(2)電子論壇電子論壇用于大家通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)某一議題自由地發(fā)表見(jiàn)解、進(jìn)行提問(wèn)和解答、收集某一方面的意見(jiàn)等。由于我國(guó)用戶(hù)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平還不是很高，一般在單位內(nèi)部很少能用起來(lái)，只有在計(jì)算機(jī)非常普及的情況下，用戶(hù)才習(xí)慣于在網(wǎng)上討論問(wèn)題。但電子論壇可以用來(lái)在單位內(nèi)部收集各種意見(jiàn)，如意見(jiàn)箱、民意調(diào)查等，或用來(lái)做問(wèn)題咨詢(xún)、疑難解答等。結(jié)合組織機(jī)構(gòu)，每個(gè)部門(mén)還可以建立自己部門(mén)的電子論壇，用于在部門(mén)內(nèi)部進(jìn)行討論。(3)電子公告牌公告牌是一個(gè)應(yīng)用得比較廣泛的功能，用于在單位內(nèi)部發(fā)布各種通知、通告等。通過(guò)設(shè)置系統(tǒng)的權(quán)限，可以對(duì)特定的客戶(hù)群發(fā)布各種社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、金融信息等。如果結(jié)合組織機(jī)構(gòu)系統(tǒng)，每個(gè)部門(mén)還可以建立自己部門(mén)的公告牌系統(tǒng)，用于在部門(mén)內(nèi)部發(fā)布公告。例如：新聞視點(diǎn)、廣而告之、公告欄等。(4)信息采編信息采編用于采輯各種信息。它在各政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位都有很大的作用。在信息采集系統(tǒng)中，各分支機(jī)構(gòu)、橫向平級(jí)單位、下級(jí)單位或其他作者，把要發(fā)表的信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)（Lan、Wan）傳送到信息采集數(shù)據(jù)庫(kù)中，管理員對(duì)信息采集數(shù)據(jù)庫(kù)中收集到的信息進(jìn)行匯編整理，并對(duì)信息的發(fā)表和采納情況進(jìn)行登記，最后可以形成刊物在網(wǎng)上發(fā)表。(5)電子刊物電子刊物系統(tǒng)用于各種電子刊物的編輯、出版、發(fā)行。它在各政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位都有很大的作用。在電子刊物系統(tǒng)中，信息的來(lái)源可以是信息采編系統(tǒng)、也可以是用戶(hù)輸入的各種信息、或者是從其他電子新聞中收集來(lái)的信息，最后形成一期刊物，在網(wǎng)絡(luò)上公開(kāi)發(fā)行。結(jié)合組織機(jī)構(gòu)系統(tǒng)，每個(gè)部門(mén)還可以建立自己部門(mén)的電子刊物，用于發(fā)表本部門(mén)的刊物。例如：項(xiàng)目管理部可以建立質(zhì)量跟蹤周報(bào)、財(cái)務(wù)部可以建立財(cái)務(wù)月報(bào)、市場(chǎng)部可以建立市場(chǎng)快訊等等。(6)信息上報(bào)在實(shí)際工作中，下級(jí)單位要經(jīng)常向上級(jí)單位或領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送資料，為此我們專(zhuān)門(mén)提供了一個(gè)信息上報(bào)模塊，通過(guò)此模塊可以實(shí)現(xiàn)信息在上下級(jí)部門(mén)或平級(jí)部門(mén)之間的流動(dòng)，幫助領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)單快速地找到所需要的信息。(7)資源管理提供企事業(yè)內(nèi)部各種共享資源（如會(huì)議室、汽車(chē)、房間等）的預(yù)定、審批、使用和統(tǒng)計(jì)。避免共享資源的沖突，合理安排資源的使用。(8)會(huì)議管理無(wú)論在政府機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位，會(huì)議都是日常辦公的一個(gè)重要組成部分。會(huì)議管理模塊可以幫助用戶(hù)起草會(huì)議計(jì)劃、安排會(huì)議、發(fā)放會(huì)議通知以及在會(huì)后整理會(huì)議記錄等等，極大地方便了用戶(hù)辦公。工作流系統(tǒng)在日常工作中，工作流是無(wú)處不在的。如收發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、設(shè)備申報(bào)、月度工作計(jì)劃等。我們對(duì)工作流的定義是，工作流是對(duì)企業(yè)（或政府）的功能和運(yùn)行規(guī)則，通過(guò)與組織機(jī)構(gòu)/崗位角色的對(duì)應(yīng)關(guān)系，用圖形化的方式，來(lái)描述企業(yè)（或政府）的運(yùn)行過(guò)程，并對(duì)過(guò)程的運(yùn)行提供辦理、監(jiān)督、控制和跟蹤的手段，規(guī)范企業(yè)（或政府）的業(yè)務(wù)過(guò)程，提高辦事效率。工作流系統(tǒng)的目標(biāo)不僅僅是處理過(guò)程，也不僅僅是使事物從一個(gè)地方流到另一個(gè)地方，而是著眼于管理和引導(dǎo)作業(yè)環(huán)境如何運(yùn)作的規(guī)則與過(guò)程。通過(guò)采用計(jì)算機(jī)化的工作流程解決方案可以幫助人們把作業(yè)環(huán)境規(guī)范化，減少失誤與重復(fù)勞動(dòng)，縮短辦理周期，提供過(guò)程優(yōu)化的依據(jù)，從而達(dá)到提高效率和科學(xué)管理的目的。我們提供的是一個(gè)通用的、面向組織與角色的、符合國(guó)際工作流管理委員會(huì)（WFMC）標(biāo)準(zhǔn)的工作流系統(tǒng)，借助系統(tǒng)提供的可視化流程定義工具，用戶(hù)可以根據(jù)實(shí)際情況定制本單位的工作流程。它不僅支持常見(jiàn)的標(biāo)準(zhǔn)公文如收發(fā)文的辦理，還支持其他各種較規(guī)范的流程，如財(cái)務(wù)借款、報(bào)銷(xiāo)、出庫(kù)審批等流程。所有的辦理過(guò)程均可以通過(guò)WWW Browser進(jìn)行。文件管理文件管理實(shí)現(xiàn)各種公文的分類(lèi)、歸檔、存儲(chǔ)、編輯、查詢(xún)、打印。其中各類(lèi)公文需具有相應(yīng)的統(tǒng)一格式和保密級(jí)別；對(duì)于原有的紙質(zhì)公文，則可通過(guò)手工錄入和OCR技術(shù)相結(jié)合，將其轉(zhuǎn)入公文管理系統(tǒng)進(jìn)行分類(lèi)歸檔，以供查詢(xún)；相應(yīng)公文的查詢(xún)和打印只有具有相應(yīng)權(quán)限的人員才可執(zhí)行。地理信息查詢(xún)系統(tǒng)地理信息查詢(xún)系統(tǒng)給用戶(hù)提供了一種非常方便直觀的信息查詢(xún)手段。通過(guò)WWW瀏覽器，用戶(hù)可以按照各種圖形的直觀指示，方便地查詢(xún)到自己所需要的各種信息。例如：可以按照各部門(mén)在企業(yè)的布局圖查詢(xún)各部門(mén)的信息，也可以按照地圖查詢(xún)各分支機(jī)構(gòu)和辦事處的信息等。地理信息查詢(xún)系統(tǒng)分為兩個(gè)重要的組成部分：采用Visual C+開(kāi)發(fā)的地理信息制作工具、采用Java開(kāi)發(fā)的地理信息瀏覽小程序。通過(guò)地理信息制作工具，用戶(hù)可以利用各種圖形生成地理信息查詢(xún)文件，然后把這些文件放到HTTP服務(wù)器中，即可以通過(guò)WWW瀏覽器進(jìn)行查詢(xún)。公共信息查詢(xún)公共信息查詢(xún)系統(tǒng)包括各種公共信息（時(shí)刻表、法律法規(guī)等）、經(jīng)濟(jì)信息（經(jīng)濟(jì)要聞、財(cái)經(jīng)報(bào)道、金融信息、股市行情、經(jīng)濟(jì)法規(guī)等）、新聞信息（重要政治新聞、國(guó)際動(dòng)態(tài)、新華社消息、環(huán)球信息等），這些數(shù)據(jù)庫(kù)基本都是比較簡(jiǎn)單的文本數(shù)據(jù)庫(kù)（或者可以當(dāng)成文本數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)處理），對(duì)計(jì)算能力的要求不高，可以用Lotus Notes來(lái)管理，利用批處理方式進(jìn)行錄入，而且Lotus Notes支持WWW操作，可以非常方便地提供WWW查詢(xún)功能。 信息查詢(xún)的基本模塊：電子書(shū)庫(kù)年 鑒會(huì)議記錄人事管理名片管理政策法規(guī)國(guó)土資源企業(yè)名錄時(shí) 刻 表郵政編碼地 方 志部件管理部件管理模塊是Universal Office系統(tǒng)的一個(gè)核心模塊，主要提供對(duì)Universal Office系統(tǒng)所有模塊進(jìn)行管理及發(fā)布的功能。通過(guò)部件管理，用戶(hù)可以完全根據(jù)自己的需要和實(shí)際情況對(duì)系統(tǒng)主頁(yè)面進(jìn)行定制，設(shè)計(jì)出具有本行業(yè)特色的界面，可定制部分包括頁(yè)面標(biāo)題、LOGO、頁(yè)面背景、系統(tǒng)菜單、分類(lèi)菜單、權(quán)限設(shè)置等等。部件管理模塊可以根據(jù)所設(shè)置的權(quán)限，按照用戶(hù)的不同身份動(dòng)態(tài)地組織Web頁(yè)面。同一個(gè)模塊可以生成不同的應(yīng)用，如電子論壇可以建立問(wèn)題討論、疑難解答、電腦園地、電子論壇等等；公告牌可以建立新聞發(fā)布、每日快訊、公告牌等等。短信息收發(fā)系統(tǒng)該系統(tǒng)主要為在外出差的用戶(hù)提供方便，當(dāng)用戶(hù)外出時(shí)，由于客觀條件的限制無(wú)法及時(shí)連到內(nèi)部網(wǎng)上辦公，如果此時(shí)有重要的公文需要辦理或內(nèi)部網(wǎng)上發(fā)布了重要的信息，往往由于不能及時(shí)得到信息而延誤工作。通過(guò)Universal Office5.0中提供的短信息收發(fā)系統(tǒng)，用戶(hù)可以方便地設(shè)定自己所需要的短信息服務(wù)內(nèi)容，如郵件提醒、日程安排、公告信息提醒、重要日期提醒等，外出時(shí)，一旦有上述信息到達(dá)，即可在手機(jī)上收到該信息的提示以及內(nèi)容摘要。技術(shù)特點(diǎn)全面支持操作Universal Office 5.0中的所有模塊都支持WWW操作，用戶(hù)使用瀏覽器即可在桌面環(huán)境下辦公，符合當(dāng)前的瘦客戶(hù)機(jī)的趨勢(shì)。整個(gè)系統(tǒng)界面友好、美觀，使用方便，大大降低了對(duì)使用者計(jì)算機(jī)知識(shí)的要求，特別適合于政府機(jī)關(guān)和大型企業(yè)單位的信息系統(tǒng)建設(shè)。另外，由于把用戶(hù)所有的應(yīng)用都統(tǒng)一到了WWW界面上，使得系統(tǒng)非常易于安裝和維護(hù)，當(dāng)軟件需要升級(jí)的時(shí)候，管理員只需要在服務(wù)器上進(jìn)行升級(jí)，無(wú)須在客戶(hù)端安裝額外的軟件，極大地減少了系統(tǒng)維護(hù)的工作量。部件化的管理思想U(xiǎn)niversal Office 5.0充分體現(xiàn)了部件化的設(shè)計(jì)思想，支持模塊的熱插拔，同一個(gè)模塊可以生成多種不同的應(yīng)用，如電子論壇可以建立問(wèn)題討論、疑難解答、電腦園地、電子論壇等等；電子公告牌可以建立新聞視點(diǎn)、廣而告之、最新消息、公告欄等等。采用文檔型關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)的信息管理模式在Universal Office中，既可以存儲(chǔ)大量結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，方便信息分析與決策，又可以使用企業(yè)信息的多媒體特點(diǎn)和實(shí)現(xiàn)自動(dòng)工作流的功能。兩種數(shù)據(jù)庫(kù)的共同優(yōu)點(diǎn)可以覆蓋企業(yè)多媒體信息系統(tǒng)的絕大部分功能點(diǎn)。系統(tǒng)具有良好的跨平臺(tái)特性由于采用了Lotus Notes、Java等編程技術(shù)，系統(tǒng)可以在很多流行的平臺(tái)上運(yùn)行，特別適合于異構(gòu)型的網(wǎng)絡(luò)。設(shè)計(jì)中考慮了多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)通過(guò)采用防火墻、加密、設(shè)置口令、設(shè)置權(quán)限等手段，充分保證了系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全性，阻止各種非法的入侵和故意的破壞。既可以保證企業(yè)內(nèi)部正常的工作流程，防止外界非法入侵，又為企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)的使用者提供了訪問(wèn)外部信息的手段?？梢苑奖愕貟旖痈鞣N業(yè)務(wù)子系統(tǒng)在大多數(shù)情況下，用戶(hù)都會(huì)有自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，因此需要提供一種能夠方便地接入各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)的手段。在Universal Office中，用戶(hù)就可以方便地接入自己的業(yè)務(wù)子系統(tǒng)和擴(kuò)充系統(tǒng)功能,例如各種人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、裝備管理等等。而且由于接口開(kāi)放，用戶(hù)可以在現(xiàn)有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上自己增加新功能。功能特點(diǎn)用戶(hù)可以自定義主頁(yè)在Universal Office5.0 中，用戶(hù)完全可以根據(jù)本單位的需要和實(shí)際情況設(shè)計(jì)出具有本單位風(fēng)格和特色的主頁(yè)，可定制的內(nèi)容包括頁(yè)面標(biāo)題、LOGO、頁(yè)面背景、系統(tǒng)菜單、分類(lèi)菜單、權(quán)限設(shè)置以及各子模塊的導(dǎo)航器等等。提供短信息服務(wù)短信息服務(wù)可以滿(mǎn)足用戶(hù)移動(dòng)辦公的需要，當(dāng)用戶(hù)外出時(shí)，系統(tǒng)可以按照用戶(hù)以前設(shè)定好的服務(wù)內(nèi)容為用戶(hù)發(fā)送各種消息和提示，如郵件信息、日程安排等?？梢暬?、全功能的工作流系統(tǒng)Universal Office5.0 工作流系統(tǒng)具有以下幾個(gè)突出的特點(diǎn)：符合WFMC標(biāo)準(zhǔn)在工作流系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)過(guò)程中，我們仔細(xì)參照了工作流管理委員會(huì)制定的工作流標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)中采用的概念以及提供的各種接口均符合工作流標(biāo)準(zhǔn)。簡(jiǎn)單易用的圖形化過(guò)程定義工具和組織機(jī)構(gòu)定義工具我們提供的圖形化過(guò)程定義工具和組織機(jī)構(gòu)定義工具可以使用戶(hù)在簡(jiǎn)單的拖拽中輕松地完成流程定義和組織機(jī)構(gòu)定義。在過(guò)程定義中用戶(hù)還可以使用已經(jīng)定義好的模板快速生成過(guò)程，另外系統(tǒng)還設(shè)有合法檢查功能，幫助用戶(hù)定義規(guī)范的流程；組織機(jī)構(gòu)定義中以樹(shù)狀結(jié)構(gòu)來(lái)描述組織機(jī)構(gòu)，并有規(guī)則排列的功能，使用戶(hù)定義的組織機(jī)構(gòu)中的層次關(guān)系一目了然。支持全功能工作流程Universal Office5.0工作流系統(tǒng)支持各種復(fù)雜業(yè)務(wù)流程。除支持順序、并發(fā)、分支、子過(guò)程等基本流程外，還可以實(shí)現(xiàn)按條件流轉(zhuǎn)、分發(fā)、傳閱、閱知、特送、等專(zhuān)業(yè)功能?？梢暬鞒瘫O(jiān)控和動(dòng)態(tài)配置管理員可以隨時(shí)對(duì)當(dāng)前正在運(yùn)行的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行圖式化查詢(xún)，并可以在流程運(yùn)行圖上針對(duì)控制需要進(jìn)行相應(yīng)的修改，所做改動(dòng)將立刻反映到正在運(yùn)行中的業(yè)務(wù)流程中，而不影響基于同一過(guò)程模板創(chuàng)建的其他流程。功能豐富的個(gè)人辦公系統(tǒng)在個(gè)人辦公室中，集成了Lotus Notes/Microsoft Outlook的電子郵件功能，提供收件箱、發(fā)件箱、日程安排、通訊錄、記事本、新建郵件、以及郵件自動(dòng)提醒等功能。與MS Office無(wú)縫集成用戶(hù)可以通過(guò)安裝MS Office插件方便地發(fā)送和上載MS Office文件。例如把Word、Excel、PowerPoint文件在MS Office界面中作為郵件直接發(fā)送、或直接上載到電子公告系統(tǒng)中。支持手寫(xiě)筆和痕跡保留公文在流轉(zhuǎn)審批的過(guò)程中需要保留修改的痕跡，我們?yōu)橛脩?hù)提供手寫(xiě)筆批注和鍵盤(pán)批注兩種方式，實(shí)現(xiàn)審批過(guò)程中的痕跡保留。Universal Office可集成的軟件模塊集成指標(biāo)分析系統(tǒng)集成綜合查詢(xún)系統(tǒng)集成Universal FM/GIS集成超級(jí)電子檔案（SEAS）集成Microsoft Net Meeting其他可集成的軟件包括：文檔管理：SEAS2000-AMS 5.0, WEBAQS 5.0基于GIS的設(shè)施、設(shè)備管理：Universal FM/GIS連續(xù)媒體服務(wù)：OpenVideo視頻會(huì)議服務(wù)：Netmeeting搜索服務(wù)：MS Site Server代理服務(wù)：MS Proxy Server防火墻：Net Eye語(yǔ)音和手寫(xiě)輸入服務(wù)：IBM Via Voice、漢王/慧筆密件傳輸服務(wù)：SecureExpressSEAS2000綜合文檔管理系統(tǒng) SEAS2000（Super Electronic Archive System。-超級(jí)電子文檔系統(tǒng)）是由沈陽(yáng)東大阿爾派軟件股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)為東大阿爾派）研制開(kāi)發(fā)的。它是專(zhuān)門(mén)用于對(duì)文書(shū)、圖片、各種圖書(shū)資料和信息等進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理的綜合系統(tǒng)，集掃描錄入、凈化、圖像處理、瀏覽編輯、打印輸出及文檔管理等于一體，為用戶(hù)建立起電子化的知識(shí)庫(kù)，可以放置在大容量的存儲(chǔ)設(shè)備上（如硬盤(pán)，光盤(pán)，磁盤(pán)陣列等），用戶(hù)可通過(guò)分類(lèi)檢索或條件組合檢索快速查到所需資料，可以隨意移動(dòng)、放大、縮小顯示電子化的圖紙和文檔，可對(duì)所存資料進(jìn)行編輯修改，并可對(duì)各種資料進(jìn)行無(wú)失真輸出。SEAS2000集數(shù)據(jù)庫(kù)、GUI、圖象處理、網(wǎng)絡(luò)于一體，具有非常友好的人機(jī)交互界面。系統(tǒng)解決了生產(chǎn)過(guò)程中的設(shè)計(jì)、信息處理與管理及知識(shí)的網(wǎng)絡(luò)共享等問(wèn)題。SEAS2000綜合文檔管理中心是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性的文檔管理與工程設(shè)計(jì)多用戶(hù)綜合系統(tǒng)，它以光盤(pán)或其它海量存儲(chǔ)器為存儲(chǔ)介質(zhì)，完整地提供了文檔管理和設(shè)計(jì)的全部流程，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各類(lèi)信息資源的自動(dòng)輸入、檢索、瀏覽及輸出。系統(tǒng)充分考慮了國(guó)內(nèi)文檔管理的特點(diǎn)，功能完善，采用圖形多窗口界面，使用方便靈活，全部菜單和提示均為漢字顯示，符合中國(guó)國(guó)情。 SEAS2000綜合文檔管理中心具有極強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)功能，支持網(wǎng)絡(luò)上的查詢(xún)、檢索、瀏覽、修改輸出和信息郵遞等，可以大幅度地提高工作效率，實(shí)現(xiàn)了文檔管理、資料查詢(xún)、工程設(shè)計(jì)的網(wǎng)絡(luò)化和一體化。多服務(wù)器管理 用戶(hù)可以使用同一個(gè)客戶(hù)端訪問(wèn)不同的SEAS2000文檔管理服務(wù)器。對(duì)于使用者來(lái)說(shuō)，甚至可以不必知道所訪問(wèn)的服務(wù)器是UNIX，還是Windows NT, 是OpenBASE數(shù)據(jù)庫(kù)，還是MS SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建檔案庫(kù)和文件庫(kù) 在系統(tǒng)管理模塊中，用戶(hù)可以根據(jù)需要自己定義檔案庫(kù)結(jié)構(gòu)，確定案卷和文件的屬性，卷內(nèi)目錄的格式等。用戶(hù)可以定義屬性的最大最小值，缺省值，枚舉值等等。一方面可以為信息錄入提供最大的方便，另一方面也可以保證輸入的數(shù)據(jù)符合要求。 用戶(hù)也可以建立自己常用的分類(lèi)模板，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和本單位的規(guī)定定義自己的分類(lèi)碼。然后，用戶(hù)可以利用建好的字典模板和分類(lèi)模板，在用戶(hù)指定的介質(zhì)上建立新的檔案庫(kù)和文件庫(kù)。并且可以修改已經(jīng)存在的檔案庫(kù)或文件庫(kù)的結(jié)構(gòu)和分類(lèi)。同一個(gè)檔案庫(kù)和文件庫(kù)可以存放于不同的介質(zhì)上，不同的介質(zhì)可以位于不同的服務(wù)器上。介質(zhì)管理功能提供了對(duì)文檔進(jìn)行分布式管理的可能?？蛻?hù)端文檔查詢(xún)與管理 通過(guò)SEAS2000 AMS 5.0 客戶(hù)端，各種文件（包括工程圖紙、WORD、電子表格、聲音文件，錄像等）可以在服務(wù)器上統(tǒng)一存儲(chǔ)和管理。用戶(hù)包括遠(yuǎn)程用戶(hù)可以瀏覽、拷貝、修改和檢索服務(wù)器上文檔。檔案庫(kù)內(nèi)的檔案按照案卷形式組織，每個(gè)案卷內(nèi)可以包含多個(gè)文件，而每個(gè)文件則直接對(duì)應(yīng)一個(gè)或多個(gè)檔案原件（即計(jì)算機(jī)文件）。檔案庫(kù)的檔案提供組卷，拆卷管理。文件庫(kù)內(nèi)的文件按照文件形式組織，可以滿(mǎn)足普通辦公文件管理的需要。信息著錄方式靈活多樣?？梢杂帽砀穹绞街?，也可用卡片方式著錄?？梢造`活復(fù)制需要的字段，提供最大的方便。也可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，導(dǎo)出，可以把通過(guò)dBase, Access等軟件錄入的數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)換為SEAS2000的數(shù)據(jù)記錄。內(nèi)嵌功能強(qiáng)大的文件瀏覽器，可以瀏覽包括DXF，DWG等矢量格式，TIFF，JPG，GIF等光柵格式，XLS，DOC等文檔格式的瀏覽。最多可以瀏覽多達(dá)200多種文件格式。可以任意放大，縮小，旋轉(zhuǎn)。并且可以在原圖上做多種形式的標(biāo)注。并且可以瀏覽縮圖，使用戶(hù)快速尋找到自己需要的文件。檢索與統(tǒng)計(jì) 檢索方式靈活多樣。用戶(hù)可以通過(guò)分類(lèi)樹(shù)直接找到自己所需要的檔案和文件，這樣也可以方便地瀏覽相關(guān)的文檔。另外，用戶(hù)也可以通過(guò)檢索界面定義任意的條件組合關(guān)系和條件優(yōu)先級(jí)。提供復(fù)雜的邏輯表達(dá)方式?？蛻?hù)端提供個(gè)人收藏夾功能，可以放入檢索到的常用案卷或者文件。以后使用時(shí)，無(wú)須檢索即可快速打開(kāi)自己需要的資料。統(tǒng)計(jì)方式靈活，可以統(tǒng)計(jì)庫(kù)內(nèi)所有文件，也可以只統(tǒng)計(jì)符合某個(gè)特定條件的部分文件。除了完成一般的統(tǒng)計(jì)任務(wù)外，還可以進(jìn)行分組統(tǒng)計(jì)，按照文件類(lèi)型統(tǒng)計(jì)，圖紙幅面統(tǒng)計(jì)等專(zhuān)項(xiàng)統(tǒng)計(jì)任務(wù)。用戶(hù)可以定制統(tǒng)計(jì)結(jié)果輸出形式。能夠滿(mǎn)足文檔管理的日常需要。報(bào)表輸出 提供方便的報(bào)表打印輸出方式，可以直接按需要的格式打印，也可以輸出到其他軟件（如Excel）處理?？梢源蛴∥臋n清單，也可以打印檢索和統(tǒng)計(jì)結(jié)果。人員管理 人員管理的組織形式為“部門(mén)”“崗位”“人員”，用戶(hù)管理功能允許用戶(hù)按照部門(mén)組織人員，并且每個(gè)人員屬于固定的崗位。可以按照部門(mén)關(guān)系樹(shù)的形式對(duì)人員進(jìn)行管理。使用人員的列表可以打印輸出。人員的崗位變動(dòng)可以通過(guò)拖拽的方式方便地實(shí)現(xiàn)。安全管理 SEAS2000具有完善的安全管理機(jī)制。用戶(hù)在使用客戶(hù)端時(shí)，必須輸入自己的口令，以確定身份。服務(wù)器上的各種文檔都有權(quán)限控制，不同的用戶(hù)具有不同的權(quán)限，以防止非法侵入。借閱管理 SEAS2000對(duì)文檔庫(kù)中的每一張圖紙都要進(jìn)行跟蹤管理。記錄圖紙的借閱歷史；統(tǒng)計(jì)圖紙的使用頻率；明確圖紙損壞、遺失時(shí)的責(zé)任。以確保文檔資料的安全，同時(shí)也可以方便地實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔利用情況的監(jiān)控和統(tǒng)計(jì)。借閱圖紙時(shí)，建立圖紙借閱記錄。用戶(hù)可以瀏覽文檔借閱記錄，可以對(duì)借閱記錄進(jìn)行檢索和統(tǒng)計(jì)。銷(xiāo)毀和鑒定 用戶(hù)可以通過(guò)文檔銷(xiāo)毀管理，預(yù)先對(duì)需要銷(xiāo)毀的文檔進(jìn)行鑒定，對(duì)過(guò)期的文檔可以進(jìn)行自動(dòng)鑒定。銷(xiāo)毀的文檔都被跟蹤記錄。備份與恢復(fù) 服務(wù)器端提供數(shù)據(jù)庫(kù)和大字段的備份與恢復(fù)工具。用戶(hù)可以通過(guò)圖形化界面，方便地完成備份與恢復(fù)工作。此外該工具提供增量備份功能，允許用戶(hù)備份上次備份以來(lái)，或者一月內(nèi)，或者一周內(nèi)發(fā)生變化的文檔。這樣既保證了系統(tǒng)安全性，也大大減輕的工作量和備份時(shí)間。數(shù)據(jù)傳輸安全性設(shè)計(jì)方案 對(duì)系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)可以采取加密存儲(chǔ)和傳輸技術(shù)，對(duì)云南省廣播電視廳及與各部門(mén)，在公共網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)闹匾獢?shù)據(jù)進(jìn)行加密。本系統(tǒng)中使用的數(shù)據(jù)安全技術(shù)均為自主實(shí)現(xiàn)的技術(shù)，并采用國(guó)際上通用的加密算法。這樣作的好處為：基本加密算法為國(guó)際上通用的，經(jīng)過(guò)了長(zhǎng)期的實(shí)際應(yīng)用考驗(yàn)的算法，算法的有效性能夠保證；所有安全技術(shù)環(huán)節(jié)均由自主開(kāi)發(fā)的軟件實(shí)現(xiàn)，不依賴(lài)于國(guó)外的商用軟件，因而不受美國(guó)等國(guó)家對(duì)安全技術(shù)的出口限制，比如在美國(guó)生產(chǎn)的瀏覽器軟件中，RSA和RC4算法的加密密鑰長(zhǎng)度分別被限制在512位和40位，而在我們的系統(tǒng)中將分別使用1024位和128位的密鑰。數(shù)據(jù)的安全性主要考慮以下兩個(gè)方面：1 數(shù)據(jù)的保密性：主要采取的手段：數(shù)據(jù)加密。2 數(shù)據(jù)有效性和完整性：有效性：信息來(lái)源能夠證實(shí)完整性：信息傳輸過(guò)程中沒(méi)有被破壞和篡改。主要采取的手段：數(shù)字簽名。技術(shù)方案系統(tǒng)中安全技術(shù)的實(shí)現(xiàn)符合工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)PKCS。PKCS（Public-Key Cryptography Standards）是由RSA實(shí)驗(yàn)室制定的基于公開(kāi)密鑰算法的加密技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，包括RSA算法、Diffie-Hellman密鑰交換算法、基于口令密鑰的加密、數(shù)字簽名、加密信息文法等內(nèi)容。 系統(tǒng)中的加密算法指標(biāo) 用于密鑰交換和數(shù)字簽名的RSA公開(kāi)密鑰算法使用1024位密鑰，用于數(shù)據(jù)加密的RC4算法使用128位密鑰，其中對(duì)稱(chēng)密鑰在每次加密過(guò)程中都使用臨時(shí)隨機(jī)生成的密鑰，密鑰不需保存。技術(shù)背景：RSA算法和RC4算法是是目前普遍采用的加密算法，已經(jīng)經(jīng)過(guò)了長(zhǎng)期的在實(shí)際應(yīng)用中和研究中的考驗(yàn)，特別是在電子商務(wù)應(yīng)用中，RSA已經(jīng)成為安全機(jī)制的最重要的算法，主要應(yīng)用于密鑰交換和數(shù)字簽名，RC4作為高效率的數(shù)據(jù)加密算法是目前絕大多數(shù)系統(tǒng)中的首選算法。兩種算法都是密鑰長(zhǎng)度可變的算法，且破譯難度與密鑰長(zhǎng)度成指數(shù)增長(zhǎng)的關(guān)系。目前在美國(guó)的金融機(jī)構(gòu)以及近來(lái)興起的WWW上的電子商務(wù)應(yīng)用中，普遍采用的密鑰長(zhǎng)度分別為512位和40位?？紤]到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)算能力的逐年提高，相應(yīng)的破譯代價(jià)也會(huì)下降，為確保信息系統(tǒng)在足夠長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)的安全性，我們?cè)谙到y(tǒng)中分別使用了1024位和128位的密鑰長(zhǎng)度，相對(duì)于512位和40位密鑰，在安全性方面有了相當(dāng)大的提高。 設(shè)計(jì)原則和技術(shù)特點(diǎn) 設(shè)計(jì)原則（1）成熟性與發(fā)展性采用成熟的、先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)，既要保證當(dāng)前系統(tǒng)運(yùn)行的高可靠性，又要能適應(yīng)未來(lái)技術(shù)的發(fā)展的需要。（2）實(shí)用性與經(jīng)濟(jì)性在OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，不僅要考慮到目前各種業(yè)務(wù)的實(shí)際需求，更應(yīng)充分考慮將來(lái)業(yè)務(wù)種類(lèi)增長(zhǎng)的需求，從實(shí)用性出發(fā)，解決實(shí)際問(wèn)題。方案的制定和產(chǎn)品的選型在保證其先進(jìn)與成熟的基礎(chǔ)上，力求降低成本。（3）標(biāo)準(zhǔn)化與開(kāi)放性采用符合國(guó)際、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的軟件，遵循有關(guān)技術(shù)規(guī)范體制，使系統(tǒng)具有靈活的互聯(lián)能力。（4）可靠性與安全性選用高可靠的產(chǎn)品與技術(shù)，在系統(tǒng)出現(xiàn)異常時(shí)，具有應(yīng)變能力和容錯(cuò)能力，確保系統(tǒng)安全可靠。對(duì)某些信息資源的使用要進(jìn)行一定的權(quán)限劃分，并對(duì)OA系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。（5）信息共享對(duì)信息資源可考慮有條件、分層次共享，使信息既得到充分、有效的利用，又符合公司內(nèi)部信息的保密要求。（6）靈活性與擴(kuò)充性選用符合國(guó)際發(fā)展潮流的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的軟件，使系統(tǒng)具有良好的可移植性、可擴(kuò)展性，保證在將來(lái)發(fā)展中迅速采用最新出現(xiàn)的技術(shù)，降低系統(tǒng)成本。附錄：公司介紹一、國(guó)家軟件