中小企業(yè)崗位分析如何促進招聘實務

YS公司崗位分析與招聘配置實務摘要隨著我國經(jīng)濟轉型，中小企業(yè)數(shù)量急劇增加。市場要求在數(shù)量增加的同時務必保持質量的增長，現(xiàn)代科技水平的不斷提高，中小企業(yè)依靠科學的管理減少成本，增加利潤已刻不容緩。其中科學的崗位分析是人力資源管理的基石，崗位分析有助于實行量化管理，有助于人員定員、定額、人員招聘、人員培訓的科學化、規(guī)范化和標準化等。本文對YS公司人力資源管理中存在的問題分析，針對這些問題進行崗位分析,形成了明確的崗位說明書，完成了本公司的定編定員定崗。把這些分析的成果應用于實際，順利解決了YS公司在人力資源工作中存在的工作混亂、人員配置、人才建設不足等問題。本次工作分析所實施具體的操作步驟及安排，對于YS這類型的公司，提供了解決相同問題的經(jīng)驗。關鍵詞：YS公司 . 人力資源管理 . 崗位分析 . 招聘 目錄 總頁數(shù)：共14頁1YS公司簡介12YS公司人力資源管理中存在的問題分析12.1公司人力資源管理中問題22.1.1缺乏人力資源規(guī)劃22.1.2人員招聘的依據(jù)不充分22.1.3績效考核標準不明確22.1.4薪酬激勵作用不明顯22.1.5崗位不明確，職責不清晰33YS公司的工作分析方案設計33.1解決YS公司人力資源管理中問題的方法工作分析33.1.1工作分析的定義33.1.2工作分析對人力資源管理的作用33.1.3工作分析的內容43.2工作分析的目標53.3進行工作分析的方法63.4工作分析的實施流程73.5工作分析執(zhí)行計劃73.5.1建立工作分析項目小組73.5.2工作分析的具體實施83.5.3工作分析的人員以及時間安排83.5.4編訂職位說明書94工作分析在YS這類企業(yè)中的應用經(jīng)驗9參考文獻101YS公司簡介YS公司于2005年成立，依托成都中醫(yī)藥大學、四川省反射醫(yī)學協(xié)會、臺灣整復推拿師職業(yè)聯(lián)合總會、四川省康復醫(yī)學會等單位眾多的全國著名養(yǎng)生康復學專家、教授，傾力打造的兩岸最具典范的專業(yè)康復保健機構，雄厚的技術力量，引進了臺灣超前的營銷模式和先進的管理模式。公司為許多企業(yè)提供了技術指導、經(jīng)營管理咨詢、技術人才支持輸送、企業(yè)文化策劃。公司主營業(yè)務分為康復醫(yī)院”策劃、管理”經(jīng)營管理，醫(yī)療康健人才教育培訓，醫(yī)療陪護事業(yè)發(fā)展與管理，康健行業(yè)實體咨詢管理、委托管理、策劃籌建、人才輸出、經(jīng)營設備、輔料供給等。2YS公司人力資源管理中存在的問題分析YS公司于2005年成立人事部，主要負責招聘和基本薪資核算工作，2013人事部合并行政部，成立人力資源部，但是人力資源管理并沒有得到科學化，系統(tǒng)化的改善。公司各部門所從事的工作很多都是被動的，當事情壓來的時候則忙不過來，當沒有事情的時候，則清閑無比。當遇到工作問題糾紛時，存在不自覺的推諉現(xiàn)象。對于基層員工的一些問題，能拖則拖，不能拖則敷衍甚至有時是干脆不做。各部門各崗位存在隨意串崗的問題，崗位職責嚴重不清晰。雖然崗位名稱固定，但是一人身兼多職或者一人雖只有一職但卻做要做其他職務的事情，導致工作失誤出錯、做不完、工作重復、工作混亂的現(xiàn)象時有發(fā)生。近年來，公司有意增加青年儲備干部，公司中的年輕人成批的往中層干部的道路上走，良莠不齊，而他們走后所留下的空白，又急迫的招進新人來填補。隨著公司的發(fā)展，員工規(guī)模的不斷擴大，公司人力資源管理的工作越來越繁重。招聘量的急劇盲目增加，導致公司人力成本負擔過重，招聘質量及效率的低下，導致公司人才隊伍建設后續(xù)不力。鑒于上述情況，公司高層要求人力資源部對工作流程及人才儲備工作進行相應的改革，使其能夠適應發(fā)展的需要，保證公司內部工作的穩(wěn)定和促成公司目標的實現(xiàn)，從而使公司在市場競爭中得以更好的生存和發(fā)展。2.1公司人力資源管理中問題2.1.1缺乏清晰的崗位說明書由于公司以往從未進行過系統(tǒng)的崗位分析，各部門工作流程沒有完整的節(jié)點和明確指針，各崗位的工作內容完全由上級領導隨意安排，造成了工作復雜性的提升、工作獲利的爭奪不均。在崗位設置上，許多非重要崗位都是在缺人時直接從其他部門調過來，臨時做一段時間的工作，再有類似工作時，又從其他地方抽調人員，導致工作責任不清晰，工作質量不高，而且也不利于員工在工作上的不斷提高。有些工作也沒有人做，而有些工作卻是幾個人同時都在做。一些管理崗位的員工工作量不飽滿，往往是做完了必要的事務后，便無所事事了，大大浪費了工作的時間，而工作質量卻也提不高。2.1.2人員招聘的依據(jù)不充分、質量低下（1）選聘條件單一。在招聘時，基本看重應聘者的“硬件”水平，即學歷、性別、年齡等等，只要稍微符合的就招收。人力資源部做不了主，有技術優(yōu)秀，素質好，品格良好，但是性格沉悶，或是年齡偏大的，都不能引進。人力資源部做的就是按部就班，高層給定指標，人力資源部就按著指標來招聘篩選，合格的就選，忽視應聘者的整體素質以及思想水平。（2）人員招聘的計劃性不強。哪個崗位需要幾個人，哪個部門需要幾個人，部門給多少指標就招多少人。人力資源部都沒有具體的考察和分析，都是按照往年的人數(shù)增加經(jīng)驗值來確定，然后向上級呈報。有時因為業(yè)務突然擴張，技術人員不足，在急需的情況下，盲目招聘人，當業(yè)務停滯，富余人員問題又出現(xiàn)了。2.1.3人員招聘效果差公司在人力資源部招聘中，投入了大量經(jīng)費，但是效果不好，離職率高。招聘專員不清晰所招崗位的具體權責利及工作內容，對招聘話術以及崗位簡介不能明確表達，導致了應聘者對公司及崗位的認可度不高。3YS公司的崗位分析3.1解決YS公司管理和招聘問題的方法崗位分析3.1.1崗位分析的定義崗位分析就是一種活動或過程，它是分析者采用科學的手段與技術，直接收集、比較、綜合有關工作的信息，就工作崗位的狀況、基本職責、資格要求等做出規(guī)范性的描述與說明，為組織特定的發(fā)展戰(zhàn)略、組織規(guī)劃，為人力資源管理以及其他管理行為提供基本依據(jù)的一種管理活動。崗位分析對一個特定的組織在特定時期內解決特定的工作問題，起著至關重要的作用。3.1.2崗位分析對招聘配置的影響（1）崗位分析為公司人力資源規(guī)劃提供了必要的信息。人力資源規(guī)劃中的招聘規(guī)劃核心工作是人力需求與供給的預測，在運用技能清單法、管理人員置換圖、人力接續(xù)計劃、馬爾可夫矩陣法進行供給預測時，都離不開清晰的崗位層級關系和晉升、崗位轉換關系。在需求觀測時，除了需要對人力資源數(shù)量預測，還需要對其質量要求進行預測。（2）崗位分析為公司人員的招聘錄用提供了明確的標準。崗位分析的重要成果之一的職務說明書中一項必備內容就是崗位任職資格條件，這些條件既是崗位評價的重要參考要素，又是該崗位人員空缺時設計招聘要求的基礎。3.1.3崗位分析的內容對YS公司進行的崗位分析其具體內容主要包括以下幾個方面。一是任務分析，二是人員分析，三是方法分析。主要包括以下內容：（1）崗位基本信息。包括崗位名稱、崗位工作編號、匯報關系、直屬主管、所屬部門、工資等級、工資標準、所轄人數(shù)、工作性質、工作地點、崗位分析日期、崗位分析人等等。（2）工作職責。制定崗位的工作內容，指出工作做什么、應該怎么做、和為什么這樣做。確定工作崗位的責任，區(qū)分出管理責任和非管理責任。管理責任主要包括指導監(jiān)督責任、內外部協(xié)調責任、組織人事責任、決策責任等，非管理主要包括保護工作工具和設施的責任、與其他人員合作的責任等。（3）對應的考核標準。包括定量和定性的標準，定量標準如工作能力和工作成果一般用分數(shù)作為標度，定性標準如對員工性格的描述。（4）任職資格。包括崗位要求的工作經(jīng)驗、智力水平、技能要求、體力要求以及其他心里素質要求。（5）工作環(huán)境和危險性。分析工作環(huán)境需要考慮的因素有：室內、室外、時間限制、溫度變化、通風、炎熱、寒冷、整潔程度等。分析危險性是需要考慮的因素有：實力衰弱、突然死亡、職業(yè)病、心里壓力、過度刺激、殘疾等、（6）特殊要求。對生理要求主要包括健康狀況、力量和體力、運動的靈活性、感覺器官的靈敏度等等的特殊要求。對心理要求主要包括觀察能力、集中能力、記憶能力、理解能力、學習能力、解決問題的能力、創(chuàng)造性、數(shù)學計算能力、語言表達能力、決策能力、特殊能力、性格、氣質、興趣愛好、態(tài)度、事業(yè)心、合作性、領導能力等等的特殊要求。（7）工作評價。按照一定的標準對工作的性質、強度、責任、復雜性及所需資格條件等關鍵因素的程度差異，進行綜合的評價，對公司各類崗位工作定量化、價值化。3.2崗位分析在招聘配置上的結果運用崗位分析在招聘配置上的結果運用主要有以下幾個方面：（1）明確的崗位設置、進行定編定員配置在公司既定發(fā)展戰(zhàn)略的指導下，進行公司的組織結構的設計以及職能的分解，根據(jù)需要設置崗位，確定工作的編制，從空間和時間上科學地界執(zhí)行崗位工作的具體工作人員，進行定編定員。降低招聘的盲目性，提高招聘數(shù)量的精確性，保證公司合理的人才數(shù)量配置，提升招聘效率，解決人才發(fā)展后繼不足的問題。（2）清晰的崗位職責、任務、定崗在清晰界定每個部門的職能支出上，梳理各個崗位的職責及工作任務。針對每一項職能寫出其具體的每一項工作，在梳理清楚所有工作任務后，再結合每個崗位的特性，將這些工作任務分配到每一個崗位，這樣就清晰界定了每一個崗位所承擔的具體工作任務，這樣讓YS公司每一個崗位的工作負荷相對平衡。清晰崗位所承擔的職責，就能確保崗位人員做正確的事情，不僅降低失誤成本，還有利于員工明確自身工作方向，看到前途，不再感到迷茫，進而對工作擁有熱情，降低公司離職率，解決公司人才不斷流失的問題。（3）明確招聘規(guī)劃，加大招聘投入、擴大招聘途徑通過崗位分析后，公司高層對于公司人力資源招聘規(guī)劃給予足夠的重視，增加招聘費用預算。人力資源部通過新增費用，擴大招聘途徑，除提升招聘效果外，更加在行業(yè)招聘中擴大了公司知名度。人力資源招聘工作日益得到良好的進展。3.3進行崗位分析的方法一般公司進行崗位分析的方法有：（1）觀察法：是工作人員在不影響被觀察人員正常工作的條件下，通過觀察將有關的工作內容、方法、程序、設備、工作環(huán)境等信息記錄下來，最后將取得的信息歸納整理為適合使用的結果的過程。（2）訪談法：是訪談人員就某一崗位與訪談對象，按事先擬定好的訪談提綱進行交流和討論。其優(yōu)點是既可以得到標準化工作信息，又可以獲得非標準化工作的信息；既可以獲得體力工作的信息，又可以獲得腦力工作的信息；同時可以獲取其他方法無法獲取的信息，比如工作經(jīng)驗、任職資格等，尤其適合對文字理解有困難的人。其不足之處是被訪談者對訪談的動機往往持懷疑態(tài)度，回答問題是有所保留，信息有可能會被扭曲。（3）問卷調查法：是根據(jù)工作分析的目的、內容等事先設計一套調查問卷，由被調查者填寫，再將問卷加以匯總，從中找出有代表性的回答，形成對工作分析的描述信息。問卷調查法是工作分析中最常用的一種方法。（4）工作日志法：是指任職者按照時間順序詳細記錄下來自己的工作內容和工作過程，然后經(jīng)過工作分析人員的歸納、提煉，獲取所需工作信息的一種工作分析方法，又稱工作活動記錄表。根據(jù)不同的工作分析目的，需要設計不同的“工作日志”格式，這種格式常常以特定的表格體現(xiàn)。通過填寫表格，提供有關工作的內容、程序和方法，工作的職責和權限，工作關系以及所需時間等信息。YS公司是中小型民營企業(yè)，工作復雜，員工素質不均，對基層崗位采用工作日志法記錄下員工工作的具體的技術操作流程、工作配合、交接、匯報等流程，可以方便于工作內容的調整和責任歸屬的確定。對中高層崗位采用訪談法及問卷調查法結合，記錄管理者日常事務工作及管理職責、工作權限等內容。采用以上方法進行分析，可以了解到員工對于工作的看法，對于公司的要求，對于自身發(fā)展規(guī)劃等信息。把得到的這些信息用在工作分析的具體實施中，能夠使工作分析更加有效和可靠。3.4工作分析的實施 計劃 設計 信息分析 結果表述 運用指導1. 選擇分析方法2. 選擇分析人員1. 工作描述2. 職務說明書3. 資格說明書4. 人力配置圖收集、分析、綜合所獲得的信息資料1. 確定工作分析的目的和結果2. 選擇分析樣本1. 報告分析結果2. 指導如何運用分析結果工作分析的責任與權限分配工作分析活動的組織與實施圖1工作分析流程圖整個崗位分析過程一般包括計劃、設計、信息分析、結果表述與運用指導五個環(huán)節(jié)。（1）計劃工作主要是確定工作的目的與結果使用的范圍，界定所要分析的信息的內容與方式，明確分析客體，選擇分析樣本，以保證樣本的代表性與典型性；（2）設計工作中選擇人員主要從工作經(jīng)驗、專業(yè)知識與個性品質等來決定，并要做好時間安排以及制定好分析標準。（3）信息分析主要做七個方面的調查，即由誰來做、做什么、何時做、在哪里做、如何做、為什么做以及為誰做。對信息的分析、工作內容分析、工作環(huán)境分析、工作條件分析、工作過程分析。（4）結果表述包括崗位說明書、人力資源配置。（5）崗位說明書應用于崗位招聘要求和進行人才篩選的標準模板，人力資源配置應用于招聘數(shù)量需求的控制和調整。3.5崗位分析執(zhí)行計劃3.5.1建立崗位分析項目小組項目組長執(zhí)行副組長人力資源專員部門經(jīng)理 圖2項目組層級圖項目組長由YS公司總經(jīng)理擔任，負責崗位分析項目開展計劃的審定，整個開展過程的監(jiān)督，小組成員在開展過程中的業(yè)績評定工作。人力資源經(jīng)理擔任執(zhí)行副組長，負責整個計劃的制定，整個工作分析過程的組織實施，以及小組成員的業(yè)績評價。部門經(jīng)理負責配合人力資源部進行本部門工作崗位分析的組織實施，在實施過程中收集意見與反饋意見，確保部門工作分析及時有效的完成。人力資源專員具體從事崗位分析的實務，向執(zhí)行副組長和部門經(jīng)理提供信息，反饋工作進度。3.5.2崗位分析的具體實施（1）設計問卷設計問卷問題是為讓員工了解自己的內容、工作的職責、工作的性質以及基本特征等，讓員工達到對工作有著充分了解的程度，這樣才能做好工作，實現(xiàn)價值。詳見附錄1。（2）工作日志的導入用工作日志法的目的是：考量一項主要工作任務的平均完成時間，評價公司整體的反應速度和工作效率；考量部門與部門之間溝通是否高效流暢；考量整個業(yè)務流程繁瑣程度，是否可以簡化以提高工作效率；結合員工的調查問卷，進行問題分析；人力資源部將對每個崗位的工作飽和度、工作流程進行考量、從而提高非業(yè)務部門、人員對業(yè)務部門的支持。參見附錄2。3.5.3工作分析的人員以及時間安排所有部門經(jīng)理會前準備好整個項目計劃書，及各種調查問卷，并對相關內容進行意見征詢，根據(jù)實際情況進行微調。1周公司所有骨干員工同時根據(jù)調查問卷確定一批對象訪談前人事經(jīng)理負責對人力資源部成員就訪談目的、技巧、注意事項等內容進行培訓；通過訪談，同時對員工的滿意度做個側面的調查。12周人力資源部設計標準崗位說明書模板；完成部門職責，崗位說明書的撰寫。12周公司所有高管就部門職責，結合人力資源部的總結報告提修改意見。1周圖3工作分析時間安排圖整個工作分析的時間約為6周，45天之內完成。3.5.4編訂職位說明書職務說明書是根據(jù)崗位分析得到的工作資料而對工作的職