職業(yè)經(jīng)理人如何進行行政管理.doc

市場經(jīng)濟條件下，高效率的行政管理能夠創(chuàng)造有序的內(nèi)部環(huán)境，為企業(yè)的發(fā)展提供強有力的支持。因此掌握一定的行政管理知識，也是經(jīng)理人必備的技能之一。本書旨在幫助經(jīng)理人全面掌握現(xiàn)階段企業(yè)進行行政管理的相關(guān)內(nèi)容，詳細介紹了會議管理、文書管理、印章與檔案管理、出差與禮儀管理、辦公與環(huán)境管理，設(shè)備與物料管理、車輛.第一章 會議管理技能點1 如何了解會議的類型主 題 詞 行政管理會議管理會議類型適用情景 當(dāng)需要了解會議的類型及相關(guān)內(nèi)容時，查看此技能。7 技能描述會議的類型多種多樣。不同的會議其內(nèi)容與功能也大相徑庭。選擇不同的會議方式應(yīng)根據(jù)會議的目的或目標(biāo)而定。同時，不同的會議類型對會議召開的時間、地點的需要也有所不同。所以，在我們考慮采用何種會議程序時，應(yīng)該首先明白所籌劃的是什么樣的會議。1會議的類型下面是一些主要的會議類型：（1）董事會會議。由公司董事會成員出席，定期召開。一般在董事會專用的會議室由董事長召集或由董事長授權(quán)委托的人召集，討論涉及企業(yè)發(fā)展的重大事項和戰(zhàn)略、政策等。（2）公司股東年會。每年召開一次，由公司的股東就重大問題進行討論，表決通過董事會提交的事項，形成股東大會決議。（3）管理人員會議。由公司經(jīng)營決策層人員參加，討論解決企業(yè)經(jīng)營管理的具體問題。（4）研討會議。這一類型的會議目的是收集信息并進行務(wù)虛，在進行過程中應(yīng)尤其注重開放式、民主式的意見交流與意見反饋。（5）專業(yè)會議。在一定范圍內(nèi)就某一具體領(lǐng)域的具體問題進行專題討論，一般規(guī)模較大。（6）員工大會。全體員工參加，一般由主發(fā)言人做主題報告。（7）銷售會議。安排銷售工作、布置銷售任務(wù)、總結(jié)銷售工作的專門會議。（8）產(chǎn)品、成果發(fā)布會。向消費者介紹及推廣某種新產(chǎn)品，或?qū)δ稠棾晒枰孕麄?、發(fā)布。（9）獎勵、表彰會議。表彰、獎勵工作出色的員工為主要內(nèi)容的會議，是企業(yè)的一種重要的激勵手段。（10）培訓(xùn)會議。培養(yǎng)提高員工素質(zhì)的專門會議，這一類會議的時間往往不止一天，需要時間、地點、人員集中。有時在培訓(xùn)結(jié)束后還要進行一定的考核。（11）其他一些特殊會議。為了與企業(yè)員工建立良好的溝通方式，經(jīng)常有一些茶話會、晚餐會及一些娛樂活動。這樣的會議應(yīng)注意選擇適宜的環(huán)境和場所。2常見例會類型一般來說，在企業(yè)的各個部門中，例會是最為常見的，以下是15種最常見的例會類型：（1）企業(yè)規(guī)劃會議；（2）資金會議；（3）行政技術(shù)會議；（4）降低成本會議；（5）經(jīng)營分析會議；（6）質(zhì)量分析會議；（7）生產(chǎn)調(diào)度會議；（8）產(chǎn)品對策會議；（9）索賠會議；（10）IMC會議（經(jīng)理人懇談會）；（11）安全衛(wèi)生管理會議；（12）科（部）長會議；（13）部門事務(wù)會議；（14）班組會議；（15）行政事務(wù)會議?？傊?，職業(yè)經(jīng)理人針對不同的情況，可以采用不同的會議類型。但會議的大體程序和需要注意的問題是基本相同的和可以相互借鑒的，這就要求經(jīng)理人充分把握會議的共性和個性，使二者有機地結(jié)合起來。9 牢記要點會議的主要類型包括：_ 企業(yè)常見會議的類型_ 企業(yè)常見例會的類型. 實踐練習(xí)請您做下面的實踐練習(xí)題：試列舉出您身邊幾個不同類型的會議，指出每個會議的特點所在，并找出適宜的會議籌劃管理方法。技能點2 如何做好會前準(zhǔn)備 主 題 詞 行政管理會議管理會前準(zhǔn)備適用情景 當(dāng)需要著手進行會議準(zhǔn)備時，查看此技能。7 技能描述會議管理作為一個過程管理，會前準(zhǔn)備是其第一個步驟。通常，大型會議的準(zhǔn)備往往需要按照嚴(yán)格的程序進行。一般來說，企業(yè)的會前準(zhǔn)備有以下工作：1確定與會者作為會議的主體，與會者的確定無疑是十分重要的。出于對會議成本的控制，應(yīng)該控制與會者數(shù)量。但這種控制不以降低會議的目的和效果為代價。所以，確定與會者應(yīng)該考慮以下因素：（1）與會者是不是必要成員；（2）與會者是否直接參與會后執(zhí)行；（3）與會者是否有利于會議目標(biāo)的實現(xiàn)；（4）與會者是否具有達成某項決議的能力；（5）與會者是否能全身心地投入；（6）與會者是否會對他人造成妨礙，從而影響會議的整體成效。2選擇開會的時間選擇合適的開會時間，確保與會者可以按時出席，積極參與，從而取得好的效果。因此，選擇開會時間應(yīng)該考慮以下因素：（1）調(diào)查了解與會者方便的時間段，盡量不打亂與會者原來的時間計劃安排；（2）注意選準(zhǔn)會議中心人物的最佳開會時間段，確保其能夠集中精力，安心開會；（3）開會時間盡量不要與企業(yè)重要的經(jīng)營活動發(fā)生沖突，避免打亂企業(yè)正常的運行秩序，影響效益；（4）盡量開短會，可以保證參會者精力旺盛，達到最佳的開會效果。3選擇開會的地點會場的選擇是否合適，會議地點的物質(zhì)條件、環(huán)境氛圍等都會對與會者的情緒產(chǎn)生影響。而且，選擇會議地點還要考慮到硬件設(shè)施的條件。所以，應(yīng)考慮：（1）會址與參會人員距離不宜太遠；（2）會場的環(huán)境是安靜的場所；（3）會場有足夠的照明設(shè)施，并保持良好的通風(fēng)及適宜的溫度；（4）通訊聯(lián)系方便，保證信息流通順暢；（5）會場的空間必須合適，過于空曠和過于狹窄都會影響會議效果。4會場布置作為會前準(zhǔn)備的重要內(nèi)容之一，會場布置應(yīng)著重注意做好以下幾方面的工作：（1）合理安排會場空間，既要便于與會者進出通暢，又要保持會場緊湊的格局；（2）認真細致地做好會議用品發(fā)放及設(shè)備的調(diào)試工作，登記清晰，管理統(tǒng)一。（3）按照會議的性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)的要求正確安排會議座次，做到方便溝通和討論。其主要方式有以下三種： 單向傳遞信息會議的座位排列方式； 雙向溝通交流會議的座位排列方式； 多向溝通交流會議的座位排列方式。5擬訂會議日程擬訂會議日程，即擬訂會議的程序表，是為了讓與會者事先對會議有所了解，以便提前做好準(zhǔn)備。一般來說，會議日程由會議籌備部門提出草案，經(jīng)會議主席審定后確定，包括：會議內(nèi)容、討論事項、與會者姓名、會議的時間地點、會議事宜的時間分配等。會議的日程安排必須考慮以下因素：（1）優(yōu)先安排重要或緊急的事項；（2）合理分配各項議案及事項的會議時間，為重要事項留出充足的時間；（3）會議議程不宜過于復(fù)雜，內(nèi)容不宜過多；（4）提前把會議日程通知與會者，并發(fā)送相關(guān)的資料，以縮短會議做出決策的時間，提高會議效率。6會議通知在確定了會議的議題、召開的時間、地點和場所等事宜后，應(yīng)該及早印發(fā)會議通知。其內(nèi)容應(yīng)包括會議的時間、地點、出席人員、會議內(nèi)容以及日程等，并且應(yīng)提示與會者盡早給予明確答復(fù)，或返還出席會議的回執(zhí)，以便于統(tǒng)計與會者名單。以上關(guān)于會議的相關(guān)介紹是職業(yè)經(jīng)理人需要格外注意的，雖非常瑣碎，卻能保證會議的成功與有效。9 牢記要點會前準(zhǔn)備的工作事項有：_ 確定與會者_ 選擇開會時間_ 選擇開會地點_ 進行會場布置_ 擬訂會議日程_ 發(fā)布會議通知. 實踐練習(xí)請您做下面的實踐練習(xí)題：1請您認真分析一下目前貴公司有哪些會議是必需的，哪些是可有可無的，哪些是對照上文可以取消的。2請您總結(jié)一下自己身邊的會議準(zhǔn)備現(xiàn)狀，看看其中還有哪些方面應(yīng)該改進？技能點3 如何做好會前檢查 主 題 詞 行政管理會議管理會前檢查適用情景 當(dāng)需要對會議準(zhǔn)備工作進行最后檢查時，查看此技能。7 技能描述在會議的籌備階段及準(zhǔn)備工作結(jié)束后，必須做出全面的檢查，以免出現(xiàn)疏漏，從而保證會議的質(zhì)量和效果。所以，全面的會前檢查是會議管理必不可少的一部分。它主要包括以下兩個方面的檢查：1會議籌備期檢查（1）會議目的： 本次會議是否確實需要召開？ 開會的議題是否明確？（2）會議事項： 開會的時機、時間是否恰當(dāng)？ 開會的地點、環(huán)境是否合適？ 會議邀請的對象是否合適？（3）會議通知： 與會者是否已經(jīng)得到通知？ 是否已經(jīng)將會議的宗旨、議題通知與會者？ 是否要求與會者事先準(zhǔn)備有關(guān)資料？ 與會者是否已經(jīng)就議題做好準(zhǔn)備？（4）會議準(zhǔn)備： 是否已經(jīng)擬訂好會議議題的進行順序及會議時間的分配？ 準(zhǔn)備工作是否已經(jīng)完全就緒？ 所準(zhǔn)備的文件資料是否真實、準(zhǔn)確？ 是否已經(jīng)安排好了會議記錄？ 是否需要使用相關(guān)設(shè)備？2會議活動細節(jié)檢查（1）活動的宗旨；（2）活動的范圍；（3）預(yù)算；（4）招待對象的層次；（5）總?cè)藬?shù)（查會議通知的回執(zhí)）；（6）活動的日期及時間（注意避免與其他同業(yè)的活動沖突）；（7）活動天數(shù)；（8）籌備單位；（9）活動負責(zé)人；（10）各項活動的明細分工表；（11）會場的預(yù)定；（12）制作來賓名冊（姓名、地址、公司名稱、電話、職銜等）；（13）會議活動邀請函（應(yīng)在活動日期的23個星期前寄達給對方）；（14）紀(jì)念品；（15）交通工具；（16）酬謝費；（17）會場布置；（18）宴會的形式；（19）飲料供應(yīng)；（20）煙酒；（21）菜單的印刷；（22）花飾布置；（23）園景制作；（24）看板及標(biāo)示板；（25）拍照及攝像；（26）會議桌的選擇；（27）座位順序（是否突出主賓、是否便于會議交流）；（28）胸章及名牌；（29）服務(wù)員的著裝；（30）新聞報道（文字及攝影）；（31）資料的收發(fā)；（32）住宿安排；（33）特設(shè)專用柜臺；（34）費用支付（住宿、餐飲、電話費等）；（35）用餐安排；（36）服務(wù)柜臺的工作；（37）節(jié)目表演的總預(yù)算；（38）新的工廠、公司落成的慶祝喜宴；（39）展覽展示；（40）全部活動費用?？傊瑫皺z查作為行政管理的重要一環(huán)，是職業(yè)經(jīng)理人義不容辭的工作內(nèi)容，對其應(yīng)予以充分地關(guān)注，并在相關(guān)工作中切實予以貫徹落實。9 牢記要點會前檢查包括：_ 會議籌備期檢查_ 會議活動細節(jié)檢查. 實踐練習(xí)請檢查您的會前檢查狀況如何：1您是否認識到會前檢查的重要性？請結(jié)合您目前的工作，思考和分析一下它的重要性是如何在日常工作中體現(xiàn)出來的？2您在進行會前檢查時是否首先考慮到會議的必要性和目的性？如果您還沒有養(yǎng)成這樣的思考習(xí)慣，請您予以改進。最好能結(jié)合某次具體會議，看看會前檢查對您開好會議是否有極大的幫助。3您所做的會前檢查是否全面、實際？請您就已做的檢查內(nèi)容再次予以反思，看看有沒有更好的檢查方式？技能點4 如何處理好會中事務(wù) 主 題 詞 行政管理會議管理會中事務(wù)處理適用情景 當(dāng)需要了解會議中的相關(guān)事務(wù)及處理方法時，查看此技能。7 技能描述在會議進行的過程中，往往有許多會務(wù)工作需要處理。而這些會務(wù)工作的質(zhì)量高低，會直接影響到會議的進程和效率?？梢哉f，處理好會中事務(wù)是會議管理的最重要環(huán)節(jié)，它為會議的成功進行提供了條件和保證。一般來說，會務(wù)工作包括以下幾個方面：1會議簽到會議簽到是為了準(zhǔn)確及時統(tǒng)計會議的出席人數(shù)。一般來說，與會者進入會場都要簽到。并且，有些會議只有在達到規(guī)定的人數(shù)后才能召開。而準(zhǔn)確及時的人數(shù)統(tǒng)計也為會議工作的有序安排提供了方便。會議簽到一般形式有：（1）簿式簽到。簿式簽到是指與會者在專門準(zhǔn)備好的簽到簿上簽名，表示到會。一般來說，簽到簿應(yīng)包含姓名、職務(wù)、單位等內(nèi)容。采用簿式簽到的方法，名單容易保存，方便查找，可廣泛應(yīng)用于小型會議。而對于大型的會議來說，簽到的人數(shù)眾多，容易擁擠，簿式簽到則不太方便。（2）卡式簽到?？ㄊ胶灥绞侵腹ぷ魅藛T事先把簽到卡分發(fā)給每位與會者，與會者在卡上寫好自己的名字，在進入會場時交給工作人員，表示到會。一般來說，簽到卡應(yīng)注明會議名稱、時間、地點、座位號等內(nèi)容?？ㄊ胶灥捷^為方便，不會造成簽到時的擁擠，但是，往往不方便查找人員。一般多用于大中型會議。（3）電腦簽到。隨著科技的發(fā)展，電腦簽到這一先進手段更多地被應(yīng)用。采用這種方式，與會者只需在到場時將特制的卡片放入簽到機內(nèi)，電腦就會將與會者的姓名、號碼等信息傳到會場的主機，即刻完成簽到。同時，將簽到卡退還本人。電腦簽到有著準(zhǔn)確、快速的優(yōu)點，已更多地被一些大型會議所采用。此外，還有一些簽到方式，大多根據(jù)會議的實際需要而運用。總之，會議簽到是為了精確統(tǒng)計會議人數(shù)，保證會議能夠順利進行，必須予以重視。2會場服務(wù)會場服務(wù)的好壞直接關(guān)系到會議能否有序進行，好的會場服務(wù)是會議順利進行及圓滿結(jié)束的必要條件。會場服務(wù)工作的內(nèi)容比較多，主要包括以下幾點：（1）引導(dǎo)座位。大多數(shù)會議的與會者座位都是事先安排好的，要求與會者對號入座。同時，工作人員要引導(dǎo)對會場不熟悉的與會者入座。一般情況下，為了方便管理與交流，往往安排以部門為單位集中就座。在一些大型會議中，由于會場較大，與會者人數(shù)較多，為了做好座位引導(dǎo)工作，可以在會場設(shè)置指示標(biāo)記，或印制會議的座次表。以便引導(dǎo)與會者快捷、方便地入座。（2）分發(fā)會議的文件資料。會議中往往有文件和材料需要分發(fā)給與會者，這就需要工作人員及時地將其送到與會者手中。文件資料的分發(fā)有兩種形式。會前分發(fā)：一般在與會者入場時，由工作人員在入口處分發(fā)；也可以在開會之前在每位與會者的座位上放一份文件材料。會中分發(fā)：在會議進行期間根據(jù)會議進程的需要，由工作人員將文件資料分發(fā)或收回。有些會議的文件資料需要收回，一般應(yīng)在文件的右上角寫明收回時間，以及由何人收回。收回的時候應(yīng)予以登記，以免發(fā)生錯漏。（3）維持會場秩序。在會議進行的過程中，為了防止混亂的發(fā)生，阻礙會議的正常進程，一般需要有工作人員維持會場秩序，禁止無關(guān)人員入場，保證會場的安全。在發(fā)生意外的時候，應(yīng)及時做出有效的反應(yīng)，制止發(fā)生的無序情況。（4）信息傳遞。在會議進行的過程中，會場往往與外界是隔絕的，需要會議工作人員傳遞信息，進行內(nèi)外的聯(lián)系，將一些緊急情況傳達給與會者。但是，在信息的傳遞過程中，工作人員必須保證對會議內(nèi)容的保密，防止泄密。3會議記錄一般來說，會議都需要有記錄。會議記錄包括兩個部分：第一部分是記錄會議的組織情況，包括會議的名稱、時間、地點、與會人員等；第二部分是記錄會議的內(nèi)容，包括會議的議題、發(fā)言情況、通過的決議、決定等。會議記錄至關(guān)重要，它是會議內(nèi)容和進程的客觀記載，同時，也是重要的檔案資料。既為撰寫會議簡報和會議紀(jì)要提供了材料，又為日后檢查會議的執(zhí)行情況提供了依據(jù)。所以，必須認真地做好會議記錄。會議記錄有以下兩種方法：（1）摘要記錄。摘要記錄就是摘錄要義，記錄會議的重點。例如發(fā)言者的發(fā)言要點、會議的決議等。摘要記錄要求合理取舍，簡明扼要，重點突出。用簡捷的語言準(zhǔn)確地表達會議的真實意思。因此，對記錄人員素質(zhì)的要求較高，不僅需要有速記能力，還得有較高的分析和語言概括能力。（2）詳細記錄。詳細記錄是按照發(fā)言人原話的方式，不加任何改動或概括，準(zhǔn)確完整地記錄會議的所有內(nèi)容。這就對記錄的速度有極高的要求。所以，為了更加詳細及時地記錄會議內(nèi)容，記錄人員往往運用一些速記符號。而現(xiàn)代化的會議記錄，更多地使用錄音機、速錄機等設(shè)備進行記錄?？傊瑫h記錄要求真實、準(zhǔn)確。這就要求記錄人員對會議記錄的工作態(tài)度必須認真，技能必須熟練，了解會議宗旨，具有較高的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任會議記錄工作。會中事務(wù)，事無巨細，任何一個小小的紕漏，都有可能給會議造成無法彌補的損失，職業(yè)經(jīng)理人千萬不能疏忽大意。9 牢記要點會中事務(wù)工作的主要內(nèi)容有：_ 會議簽到_ 會場服務(wù)_ 會議記錄. 實踐練習(xí)請您做下面的實踐練習(xí)題：1請判斷下列內(nèi)容是否正確，對的請打“”，錯的請打“”：（1）會務(wù)工作就是指準(zhǔn)備會議過程中的工作。 （ ）（2）會務(wù)工作應(yīng)由會議籌備部門主要負責(zé)，其他部門起輔助作用即可。（ ）2思考題：試列舉幾例成功的會務(wù)工作，并說明它們?yōu)槭裁茨茏屇∠笊羁?？參考答案?（1）； （2）。2略。關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如：?成功企業(yè)行政辦公管理制度范本，王榮奎主編，中國經(jīng)濟出版社，2001年。?行政經(jīng)理工作手冊，甘華鳴著，中國國際廣播出版社，2002年。?成功的會務(wù)組織，Ann J.Boehme著，中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2002年。技能點5 如何進行合理的會議控制 主 題 詞 行政管理會議管理會議控制適用情景 當(dāng)需要進行合理的會議控制，提高會議效率時，查看此技能。7 技能描述會議有自己特殊的活動方式，同時，也有特定的適用范圍。不具備會議舉辦的可能和條件，硬要去召開會議，只會事與愿違，造成浪費。所以，在對會議進行正常的管理之前先要認真地對會議的數(shù)量及質(zhì)量進行有效的控制。同時，還要合理地控制會議的成本，爭取做到會議精干，效率提高，杜絕浪費。一般來說，合理的會議控制需要重視以下幾個方面：? 會議的數(shù)量控制在實際工作中，會議的數(shù)量經(jīng)常失控，造成非必要會議充斥其間，而真正需要開的會議淹沒于會海之中而無法突出其作用。所以，進行會議控制首先應(yīng)遵循盡量減少會議數(shù)量這一原則?？刂茣h數(shù)量的主要措施有：? 熟練應(yīng)用包括會議在內(nèi)的多種工作方式，如打電話、制發(fā)文件、親自指導(dǎo)等，因情制宜，選擇最有效的工作方式；? 建立嚴(yán)格的會議審批制度；? 提高會議的質(zhì)量，避免及減少連帶性的冗長會議；? 建立統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機制，統(tǒng)籌安排各部門的會議，避免重復(fù)會議；? 定期對例會進行檢查與分析，取消功能和價值不高的例會；? 合理設(shè)置組織機構(gòu)，從機制上控制會議數(shù)量。? 會議的質(zhì)量控制會議的質(zhì)量表現(xiàn)為會議的效率。所以，要保證會議的功能和效率，就必須對會議進行有效的質(zhì)量控制。衡量會議質(zhì)量的主要標(biāo)準(zhǔn)：? 會議是否有召開的必要性和明確的目的性；? 會議召開的時機是否成熟；? 會議的規(guī)模是否適度；? 會議的節(jié)奏是否緊湊；? 會議的準(zhǔn)備工作是否充分；? 會議能否有正面的實際效果。提高會議質(zhì)量的主要方法有下列各點：? 嚴(yán)格執(zhí)行會議審批制度，杜絕不符合程序的會議；? 充分有效地做好準(zhǔn)備工作，特別是讓與會者明確會議的宗旨和目的，以及掌握相關(guān)的文件和材料；? 盡可能地控制會議的人數(shù)，精干高效；? 會議的議題集中，會議日程緊湊；? 保持良好的會場秩序，創(chuàng)造良好的會議環(huán)境；? 實行有效的措施監(jiān)督會議執(zhí)行的全過程，保證會議的有效性；? 提高會議主持人的能力，有效掌控會議。充分利用電視、電話、錄像、圖板、照片、模型等現(xiàn)代化技術(shù)手段，提高信息的傳遞效率，改變傳統(tǒng)會議模式，節(jié)省時間。? 會議的成本控制現(xiàn)代企業(yè)管理應(yīng)該注重投入與產(chǎn)出的比例。因此，對會議成本的核算不可忽視。會議成本包括會議所花費的費用總和和與會者所消耗的時間資源。對于費用總和的計算，現(xiàn)在，國外流行一種計算公式：會議成本 = 2A B T其中：A為與會者的平均工資（以小時計）的3倍；B為參加會議的人數(shù)；T為會議時間。時間的價值目前還難以量化，一般用倒推法來計算。即假定與會者在這一段會議時間若不開會，而進行正常的工作所可能創(chuàng)造的價值。總之，要控制會議的成本，首先需要將會議的費用進行精確的計算，做出會議預(yù)算，對預(yù)算進行嚴(yán)格的審批。同時，強化人們的時間觀念，提高辦事效率，在減少會議數(shù)量的同時，也減少無形資源的支出。9 牢記要點合理的會議控制要做到：_ 控制會議的數(shù)量_ 提高會議的質(zhì)量_ 控制會議的成本. 實踐練習(xí)請您做下面的實踐練習(xí)題：1判斷下列描述的對錯，對的打“”，錯的打“”。（1）會議的重要性和成本之間存在正比例關(guān)系。 （ ）（2）會議的成本控制得越低越好。 （ ）2列舉出幾個您認為功能和效率不高的會議，指出其問題所在，并找出合適的解決方法。參考答案：1（1）； （2）。關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如：? 辦公室文秘事務(wù)處理技巧，方圓編著，石油工業(yè)出版社，2001年。? 現(xiàn)代秘書學(xué)通論，王熙梅、王景清主編，海洋出版社，1993年。技能點6 如何做好會后工作 主 題 詞 行政管理會議管理會后工作適用情景 當(dāng)會議結(jié)束后，需要做一些相關(guān)工作以落實會議精神時，查看此技能。7 技能描述一個會議要取得真正的成功，不僅取決于會議過程的順利與否，更在于會議的決議和精神是否真正被貫徹執(zhí)行。因此，在會議結(jié)束之后，仍有許多總結(jié)和落實的工作需要認真去做。否則，會議就變成了紙上談兵，沒有任何實際的指導(dǎo)意義。一般來說，會后工作有以下幾個方面：? 會務(wù)工作總結(jié)會務(wù)工作總結(jié)往往以總結(jié)會的形式進行。對會議組織及服務(wù)工作的全過程進行總結(jié)，找出其中的漏洞與不足，從中吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，避免再次犯錯。同時，對會議工作人員進行表彰與鼓勵。? 會議簡報會議簡報是為了方便交流情況。因此，要求簡報要真實地反映會議的內(nèi)容，并且做到文字簡練，篇幅短小，著重反映會議中的重要問題。簡報的印發(fā)數(shù)量和發(fā)送范圍應(yīng)視需要而定。應(yīng)對會議簡報進行編號，以便于分類歸檔。通常會議簡報有兩種寫法：一是指導(dǎo)式寫法。即采用新聞報道的形式反映會議情況，從會議中選取有價值的內(nèi)容。二是轉(zhuǎn)發(fā)式寫法。即直接登載某些會議的發(fā)言，在前面配發(fā)一定的按語或評論，以強調(diào)轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的指導(dǎo)意義。? 會議紀(jì)要為更好地貫徹執(zhí)行會議精神，會議結(jié)束后，通常要根據(jù)會議宗旨和精神撰寫會議紀(jì)要印發(fā)給有關(guān)部門。會議紀(jì)要是紀(jì)實，必須反映會議的真實意思，不應(yīng)摻雜個人的主觀意見。同時，會議紀(jì)要必須簡明扼要，語言精練概括，內(nèi)容全面、條理清晰、主次得當(dāng)。會議紀(jì)要是為宣傳、貫徹會議宗旨服務(wù)的。所以，撰寫者必須準(zhǔn)確理解會議宗旨，把握會議的精神實質(zhì)，并貫穿于紀(jì)要的始終。一般來說，撰寫者應(yīng)該參加會議的全過程。這樣便于他理解會議精神，消化會議內(nèi)容。會議紀(jì)要一般可分為兩部分：第一，簡述會議情況，包括會議的時間、地點、與會人數(shù)、會議目的、討論結(jié)果等。第二，闡述會議的主要精神，所討論的主要問題，做出的正式?jīng)Q定等。這是會議紀(jì)要的主體，往往要對會議的原始記錄進行提煉、選擇。會議紀(jì)要寫完之后需要經(jīng)過有關(guān)人員的審核，審核通過后及時發(fā)給有關(guān)部門。印發(fā)會議紀(jì)要的方式有兩種：一是全文印發(fā)，二是摘錄需要的部分印發(fā)。所以，應(yīng)視不同情況采用恰當(dāng)?shù)姆绞健Ｈ绻麜h紀(jì)要的內(nèi)容具有機密性，應(yīng)注明密級。并且印發(fā)紀(jì)要編制序號，以便歸檔保存。? 文件資料的收退一般來說，會議文件需要退回有以下幾個原因：其一，一些文件內(nèi)容有高度的機密性，為防止泄密，不宜擴散；其二，一些文件屬于參考性質(zhì)，與會議的精神并不完全相符，如果擴散會影響會議精神的準(zhǔn)確傳達；其三，一些文件記錄了會議中與會人員的即席發(fā)言，不宜擴散。文件資料的收退有多種方法，在一些小型的日常會議中，如與會者之間比較熟悉，可直接口頭交代，進行文件的收交。而召開一些大型的會議往往事先開具文件資料的清單，由工作人員分發(fā)給與會者，要求在會后按照清單將文件資料退回。? 議定事項的檢查催辦議定事項的檢查催辦是會后工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它可以保證會議的精神真正落到實處。而且它還有利于會后信息的及時反饋。一般來說，議定事項的檢查催辦應(yīng)設(shè)置專人負責(zé)，并制定相關(guān)的登記及匯報制度。檢查人員可以用電話催辦、發(fā)放催辦通知單或親自檢查催辦。在檢查催辦的同時應(yīng)隨時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報相關(guān)情況并接受指導(dǎo)?？傊?，會后工作是會議管理的收尾工作，看似可有可無，實際上卻非常重要。經(jīng)理人在對會后工作進行管理過程中，一定要注意上文列舉的諸多注意事項。9 牢記要點會后工作的主要內(nèi)容有：_ 會務(wù)工作總結(jié)_ 撰寫及印發(fā)會議簡報_ 撰寫及印發(fā)會議紀(jì)要_ 文件資料的收退_ 議定事項的催辦. 實踐練習(xí)請您做下面的實踐練習(xí)題：會后工作是個需要注意的問題，您和您的組織是否意識到這一點了，看看有哪些方面是和本文講到的要求相悖的，存在哪些不足，并找出改進的方法。關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如：? 實用秘書工作手冊，王千弓等編，光明日報出版社，1987年。? 現(xiàn)代秘書實用手冊，蔡翔、李保華編譯，中國卓越出版公司，1990年。技能點7 如何掌握會議管理的技巧 主 題 詞 行政管理會議管理會議管理技巧適用情景 當(dāng)需要了解一些會議的注意事項時，查看此技能。7 技能描述會議的進行和管理需要科學(xué)化、合理化，這樣才能達到預(yù)期目的，這其中有著許多的注意事項以及一定的技巧與方法。如果會議管理者掌握了這些技巧，無疑會對會議的管理大有幫助，使會議能夠順利進行，從而事半功倍。1會議進程中的注意事項在會議進行的整個過程中，為了保證會議能夠高效進行，必須隨時發(fā)現(xiàn)并糾正一些問題。包括：（1）開會和散會是否準(zhǔn)時？（2）會議議題的說明是否簡練、明確？（3）是否有無法討論的議題？（4）會議是否按照程序進行？（5）是否強迫某位特定人員發(fā)言？（6）是否批評某人的發(fā)言？（7）是否有人發(fā)言過于感情用事？（8）是否有人竊竊私語？（9）是否得出了明確的會議結(jié)論？（10）是否找到了解決與會者意見對峙的辦法？（11）是否尊重了少數(shù)人的意見和想法？（12）是否正確記錄了決定的事項？（13）是否妥善保管了會議記錄？以上問題經(jīng)常在會議進行的過程中出現(xiàn)，如果處理不當(dāng)，會對會議進程產(chǎn)生阻礙，影響會議質(zhì)量。因此，必須予以高度重視。2主持會議的注意事項許多會議都設(shè)有主持人，以便于會議能嚴(yán)格按照議程進行。而作為會議的主持人，必須了解掌握相關(guān)的知識，并且運用一定的技巧。一般來說，主持會議需要注意以下事項：（1）清楚開會的時間；（2）充分了解會議目的，把握會議主題；（3）引導(dǎo)與會者積極參與會議討論；（4）讓與會者公平自由地表達意見，不要擅自指定發(fā)言；（5）當(dāng)討論出現(xiàn)混亂時，應(yīng)有撥亂反正的能力；（6）如果討論偏離了議題，應(yīng)及時予以扭轉(zhuǎn)；（7）客觀地接受每位與會者的意見，并及時總結(jié)歸納；（8）對會議的議案，應(yīng)付諸表決，遵循少數(shù)服從多數(shù)原則；（9）會議的結(jié)論獲得通過后，當(dāng)場宣讀會議決定的事項。主持人的工作水平高低對會議質(zhì)量有很大影響。所以，主持人應(yīng)該在會前進行充分的準(zhǔn)備，有針對性地做一些模擬練習(xí)。3參加會議的注意事項作為會議的主體，與會者必須真正地投入到會議中去，這樣，才能保證會議能取得成功。作為與會者，必須注意以下幾個方面：（1）事先了解會議的宗旨、目的，并對議題進行研究；（2）準(zhǔn)時出席，如果因故無法出席，必須事先請假；（3）積極發(fā)言，真實地表達個人意見，不要有所保留；（4）發(fā)言要言簡意賅，避免長篇大論，并且要注意發(fā)言時機；（5）避免發(fā)言偏離議題；（6）認真聽取與自己不同的意見；（7）反駁不同意見時，要注意態(tài)度和語氣；（8）注意自己的發(fā)言時間，要給他人留出發(fā)言的機會；（9）發(fā)言討論要具有大局觀，不要總為細枝末節(jié)爭論不休；（10）要遵守少數(shù)服從多數(shù)的原則。4會議提問的注意事項提問是會議中常見的方式，也是最重要的方式之一。因此，會議的提問必須做到合情合理。否則，不適當(dāng)?shù)奶釂柌粌H會影響會議的順利進行，還可能挫傷與會者的積極性。所以，注重會議的提問方法和提問技巧是必要的，有助于達到提問的預(yù)期目的。提問的方式有：（1）間接提問：不指名道姓，面向全體與會人員提問；（2）直接提問：指名道姓地向特定的人發(fā)問；（3）反問：在與會者提問之后，會議主席并不立刻回答，而是反問提問者或其他與會者。提問時應(yīng)該注意的問題：（1）使用正確的語言；（2）提問的問題要反映會議的主旨；（3）要提出引人深思的問題；（4）提問的語氣要親切；（5）提問的順序要得當(dāng)；（6）提問的問題應(yīng)便于回答；（7）提問應(yīng)說明問題的重點?？傊瑫h的提問是一門藝術(shù)性很強的學(xué)問，認真領(lǐng)會這一點是提高會議提問水平和效率的必備技能。9 牢記要點會議管理的注意事項有：_ 會議進程中的注意事項_ 主持會議的注意事項_ 參加會議的注意事項_ 會議提問的注意事項. 實踐練習(xí)請您做下面的實踐練習(xí)題：檢查您對一些會議注意事項和技巧的掌握程度：1您是否重視挑選高水平的會議主持人？試著列舉出具體的標(biāo)準(zhǔn)進行反思，看看有沒有更好的方法和模式。2您是否注意提高會議發(fā)言和討論的質(zhì)量？對于會議發(fā)言和討論中存在的問題，有沒有切實有效的改進措施，請您總結(jié)一下。3您是否注意到進行會議提問時的方式、方法？有沒有發(fā)現(xiàn)更好的方法？對現(xiàn)存的有待改進的問題，請您拿出具體的解決方案。4將一些會議的注意事項和技巧進行總結(jié)提煉，制定成會議管理的規(guī)范，并在相關(guān)人員范圍內(nèi)進行學(xué)習(xí)。第二章 文書管理技能點1 如何遵循文書管理原則 主 題 詞 行政管理文書管理管理原則適用情景 當(dāng)需要遵循文書管理的基本規(guī)則時，查看此技能。7 技能描述掌握了文書管理的基本規(guī)則，就把握住了文書管理的基本特點。一般來說，文書管理應(yīng)當(dāng)遵循以下幾條原則：? 簡潔明了文書是用來傳遞信息的重要工具，簡潔明了的文書表達形式更有利于信息的準(zhǔn)確傳達和信息接受方的準(zhǔn)確接受。例如，用第一章、第一條等類似的章節(jié)體的表達方式，更有利于清晰表達所規(guī)定的事項。一般來說，文書應(yīng)該是一事一文。文書標(biāo)題的選擇更應(yīng)把握簡潔明了的原則，能夠準(zhǔn)確明確地表達文書內(nèi)容。? 準(zhǔn)確及時日常管理中，文書的運用都具有及時有效的特點。文書一般是針對特定的人和特定的事情而做的。信息只有在最快的時間內(nèi)傳送出去，才能真正地發(fā)揮信息的作用，提高企業(yè)的行政管理效率。這也是文書管理的本質(zhì)所在。由于信息的準(zhǔn)確性離不開文書的準(zhǔn)確表達，因而文書管理過程中絕不可以為了求快而放棄了文書的生命準(zhǔn)確性。特別是對于文書中所引用的其他文件，更應(yīng)該注明其出處。? 嚴(yán)格保密文書的內(nèi)容關(guān)系到一個企業(yè)日常管理的方方面面，有許多甚至是關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的重要文件。這就決定了文書的管理應(yīng)該具有保密性。特別是對于一些機密文件的保管更應(yīng)該是管理中的重中之重。文印室人員更應(yīng)該樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意泄露本公司的商業(yè)秘密，不得私自截留任何文件。? 統(tǒng)一管理文書管理針對的是全體員工，文書內(nèi)容應(yīng)該統(tǒng)一，傳達信息應(yīng)該一致，文書格式應(yīng)該規(guī)范、具體，管理應(yīng)該統(tǒng)一便捷。? 注重程序公文的受理、制發(fā)、歸檔都有著嚴(yán)格的程序規(guī)定。在日常管理中只有嚴(yán)格依程序辦事，才能最大程度地簡化文書管理，使之行之有效。 例如在公文的歸檔這樣一個大的程序上就可以分為：平時歸卷、立卷、歸檔以及送交檔案室等不同的子程序?？傊?，文書管理的優(yōu)劣往往取決于文書管理人員本身的素質(zhì)高低，只有嚴(yán)格按規(guī)則辦事，才能達到事半功倍的效果。9 牢記要點文書管理應(yīng)遵循的基本原則：_ 簡潔明了_ 準(zhǔn)確及時_ 嚴(yán)格保密_ 統(tǒng)一管理_ 注重程序. 實踐練習(xí)請您做下面的實踐練習(xí)題：評價一下您所在單位的文書管理工作及文書管理人員，看一看這方面的工作是否嚴(yán)格按文書管理規(guī)則辦事？關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如：? 現(xiàn)代成功企業(yè)行政辦公管理文案范本，石向彤主編，中國時代經(jīng)濟出版社，2002年。? 秘書工作手冊，孫云潔等編著，工人出版社，1985年。技能點2 如保設(shè)置文書管理部門 主 題 詞 行政管理文書管理文書管理部門設(shè)置適用情景 當(dāng)需要設(shè)置文書管理部門或調(diào)整文書管理部門時，查看此技能。7 技能描述企業(yè)想要運行高效，必須有一個合理的企業(yè)部門的設(shè)置。只有分工到位，才能形成統(tǒng)一化、專業(yè)化的管理模式，做到企業(yè)上下圍繞企業(yè)目標(biāo)共同努力，協(xié)調(diào)一致。如何設(shè)置文書管理機構(gòu)呢？何種部門適合擔(dān)當(dāng)此任務(wù)呢？1總收發(fā)部門由總務(wù)部門統(tǒng)一擔(dān)任。總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司（工廠）所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理?？偸瞻l(fā)部門負責(zé)文書收受及發(fā)送。2管理部門由于各個部門的管理分工不同，依照其不同的職能特點，可以讓它們擔(dān)當(dāng)不同的管理任務(wù)。例如：各公司總經(jīng)理室或管理處，負責(zé)管理各部、室、中心及以公司名義與外界來往的文書；各業(yè)務(wù)部門的最高主管部門，負責(zé)管理營業(yè)、采購、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書；各公司（工廠）經(jīng)理室或管理處（或總務(wù)部門），負責(zé)管理其所在地域與外界來往的地區(qū)性文書；各分公司、部門間的來往文書，原則上以廠、處、部、室部門為管理部門。3主辦及會辦部門（1）資料需報送工廠主管機構(gòu)的，由各公司總經(jīng)理室或獨立廠區(qū)的管理部門主辦，由法律事務(wù)室會辦；（2）資料需報送外匯貿(mào)易主管機構(gòu)的，由資材部主辦，由法律事務(wù)室、財務(wù)部會辦；（3）資料需報送新聞媒體的，由秘書室主辦，但是如果資料涉及公司業(yè)務(wù)政策事項，應(yīng)先報告董事長核定后才能對外發(fā)布；（4）資料需報送股東及一般性客戶的，由公司總經(jīng)理室主辦，但編印前必須先會晤法律事務(wù)室。（5）資料需報送金融機構(gòu)的，由財務(wù)部主辦；需報送稅務(wù)主管機構(gòu)的，由各公司會計處主辦；需報送商業(yè)及證券主管機構(gòu)的，由各公司總經(jīng)理室或證券辦主辦?？偠灾?，資料報送部門的分類和設(shè)置，一定要本著必要和有限的原則，在此基礎(chǔ)上，確定文書管理部門設(shè)置和工作流程。9 牢記要點文書管理機構(gòu)設(shè)置的要點：_ 總收發(fā)部門的設(shè)置_ 管理部門的設(shè)置_ 主辦及會辦部門的設(shè)置. 實踐練習(xí)請您做下面的實踐練習(xí)題：請您判斷以下說法的對錯，對的打“”，錯的打“”。1文書管理工作可以由行政部門代行，沒有必要再單設(shè)專門機構(gòu)。 （ ）2文書管理人員要重在經(jīng)驗，而不是理論。 （ ）參考答案：1.； 2.。技能點3 如何進行文書的行文 主 題 詞 行政管理文書管理文書行文規(guī)范適用情景 當(dāng)面對不同的發(fā)文對象需要選用不同的文書形式時，查看此技能。7 技能描述企業(yè)在日常行政管理過程中，要面對各種各樣的對象，發(fā)文對象的不同決定了文書寫作方式的不同，文書寫作絕不能夠千篇一律。就如同在不同的場合我們會有不同的著裝，見到不同的人說不同的話的道理一樣，這既體現(xiàn)了格式的規(guī)范，也是對發(fā)文對象的尊重。1 公文類別（1）公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時使用。（2）公函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關(guān)團體、公司行文或公司與公司之間及公司內(nèi)各部門間行文使用。（3）便函：在企業(yè)、部門間或企業(yè)內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時使用。（4）簽呈：下級對上級請示或報告時使用（5）表格式公文：政府機關(guān)規(guī)定的表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。（6）其他：司法文書依司法部門規(guī)定程序?qū)嵤缓贤臅婪?、法?guī)的規(guī)定實施；會議記錄及例行報表等不必行文；業(yè)務(wù)處理須以電報行文時必須使用電報。2行文權(quán)限判別行文時名義不同，署名就會不同，如何判別這些署名的正確性呢？這就要求需要劃分不同的權(quán)限。（1）以董事長署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長審核執(zhí)行。以總經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理審核執(zhí)行。（2）以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級人員執(zhí)行。（3）總管理處各部室、中心代表公司對外行文須由該部門經(jīng)理（主任）執(zhí)行，以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理審核執(zhí)行。（4）以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管執(zhí)行。（5）因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要如進出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義須蓋用董事長或總經(jīng)理的業(yè)務(wù)專用章者，行文時應(yīng)由該業(yè)務(wù)主管部門主管在授權(quán)范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后方能蓋用。（6）固定格式行文，應(yīng)由署名的主管對原稿審核后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文?？傊臅形挠兄囟ǖ囊?guī)范，寫作者必須遵守這些規(guī)范，如此，才能使文書合理，并能準(zhǔn)確發(fā)揮作用，從而減少不必要的麻煩。9 牢記要點文書行文時要特別注意：_ 公文類別_ 行文權(quán)限. 實踐練習(xí)請您做下面的實踐練習(xí)題：請檢查您的企業(yè)是否意識到行文的重要性：1您的企業(yè)行文都有哪些方式？有沒有可利用的更好的方式？建議您對此進行反思。2請您從行文規(guī)范的角度檢查一下企業(yè)在行文時的做法是否符合規(guī)定的要求，需要采取哪些措施進行改進。3您認為企業(yè)在文書管理行文方面還有哪些需要改進的地方？最好和同類或相似的企業(yè)進行一下比較，以查漏補缺、取長補短。技能點4 如何收發(fā)文書 主 題 詞 行政管理文書管理文書收發(fā)適用情景 當(dāng)各種文書紛紛到達公司需要分門別類時，查看此技能。7 技能描述現(xiàn)代經(jīng)濟社會，各種信息的及時交流變得越來越重要。面對各種文書紛至沓來，文書管理人員如何才能避免手忙腳亂，這就需要掌握熟練的文書收發(fā)技巧。1文書收發(fā)部門文書收發(fā)工作，一般企業(yè)都會讓總務(wù)部來負責(zé)。有些還特別要求總務(wù)部文秘室進行統(tǒng)一接收處理。公司各部、處、室都要設(shè)文書負責(zé)人，負責(zé)本部門內(nèi)文件的分發(fā)、保管工作。在文書管理部門還須設(shè)立一名信使，負責(zé)在各部門之間傳遞各類文書，以使文書在各部門順暢流通。2文書收發(fā)要求（1）一般文書在啟封后，分送各部門、科室。（2）私人文書不必開啟，直接送收信人。（3）送各部門、科室的文書若有差錯，必須立即退回到文書收發(fā)部門。（4）啟封后，編上文書的收發(fā)編號，注明收發(fā)編號和收發(fā)日期。（5）文書當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書。（6）絕密文件或親啟文書，必須直接送交當(dāng)事者，由文書當(dāng)事者開封與處置。（7）文書中夾帶的所有附加物品，必須原樣送到當(dāng)事人手中。3需登記的文書（1）在一般文書或送交部門的普通文書中，如果判定或者未開啟也能判斷是重要文書或者夾有重要物品的文書要登記。（2）專人傳遞送達的文書要登記。（3）標(biāo)有“絕密”類或親啟類字樣的文書要登記。4規(guī)定時間以外的文書收發(fā)在制度工作時間外接到文書，如果值班人員能夠判定是緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書，應(yīng)該立即通知秘書室主任；其他次重要文書，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理?？傊臅氖瞻l(fā)是個具體過程，大量的細節(jié)需要注意，必須明確程序和各個步驟，如此，才能有條不紊，使收發(fā)工作有序運行。9 牢記要點文書收發(fā)管理要做到：_ 設(shè)置專門部門_ 注意文書收發(fā)要求_ 部分文書需要登記_ 制度工作時間外文書要注意查收. 實踐練習(xí)請您做下面的實踐練習(xí)題：1您認為文書收發(fā)制度的建立對于您的企業(yè)產(chǎn)生了怎樣有益的作用？2請舉出您的企業(yè)中有哪些需要登記的企業(yè)文書？技能點5 如何寄發(fā)文書 主 題 詞 行政管理文書管理文書寄發(fā)適用情景 當(dāng)文書對象距離很遠，在與其進行業(yè)務(wù)往來需要傳遞文書時，查看此技能。7 技能描述公司的各個部門和業(yè)務(wù)伙伴不可能都在同一個地點。當(dāng)面對距離較遠的文書對象應(yīng)該如何運用文書呢？在這個時候，就不得不將文書用郵寄的方式送到對方的手中，這個時候能夠保證文書在最短的時間內(nèi)送達，就是最具時效性的文書傳遞方式。? 寄發(fā)寄發(fā)公司外的一般文書，各部門、科室及有關(guān)人員封緘之后，直接送交文秘室統(tǒng)一寄發(fā)。文秘室匯集所有待發(fā)文書，做好文書發(fā)送登記。待發(fā)文書必須在規(guī)定時間內(nèi)送出去。特快專遞以及電報等文書，必須及時發(fā)出。? 重要文件機密或親啟文件，文秘科必須加蓋“絕密”、“密”、“親啟”等字樣印章后發(fā)送，并給發(fā)文部門、科室或發(fā)文者以必要的回復(fù)。其他重要文書或快遞文書，必須加蓋“專遞”、“面呈”、“快遞”等字樣印章，并給發(fā)文當(dāng)事者必要的回復(fù)。? 費用郵費與電報費用由文秘科統(tǒng)一開支。文秘科須按月決算全部郵費與電報費用開支。待發(fā)電報必須填寫“文書發(fā)送登記簿”，由文秘科負責(zé)發(fā)送。總之，寄發(fā)文書是個需要通盤考慮的問題，而且，確保文書的有效送達，更是經(jīng)理人必須時時提醒的。9 牢記要點文書郵寄應(yīng)該注意：_ 寄發(fā)要由專門部門負責(zé)_ 重要文件加蓋印章_ 費用統(tǒng)一. 實踐練習(xí)請您做下面的實踐練習(xí)題：請您根據(jù)自己的理解判斷下列說法的正誤，正確的請打“”，錯誤的請打“”：1郵寄文書的費用應(yīng)該由文秘科統(tǒng)一負責(zé)。 （ ）2對于一般文件也應(yīng)該加蓋印