辦公室6S管理實(shí)施方法與技巧

辦公室6S管理實(shí)施方法與技巧 3A企業(yè)管理顧問有限公司2011年03月08日 規(guī)范高效 辦公室6S 細(xì)致專業(yè) 追求目標(biāo) 辦公室6S的十六大要求 一 OA機(jī)定位二 公私區(qū)分三 資料歸位四 柜架管理五 電腦文件六 表格管理七 桌面狀態(tài)八 桌底狀態(tài)九 抽屜狀態(tài)十 物品定位 十一 線束整理十二 開關(guān)標(biāo)識十三 空調(diào)狀態(tài)十四 張貼管理十五 看板管理十六 會議管理 1 清理不要物 2 公用的辦公設(shè)備 傳真機(jī) 打印機(jī) 復(fù)印機(jī)等 應(yīng)統(tǒng)一定位在各部門都方便使用的位置 3 明確管理責(zé)任人 一 OA 辦公自動化 設(shè)備管理 二 公私區(qū)分 1 清理不要物2 私人用品和辦公用品分開放置 3 私人用品不宜過多 原則上不超過一個(gè)抽屜 4 私人用品應(yīng)置于抽屜的下層 5 標(biāo)識明確 辦公用品 常用資料 私人物品 1 清理過期的資料 2 每冊資料都需要有明確的標(biāo)識 資料名稱 定位標(biāo)識 管理者標(biāo)識3 每次使用過的資料都必須按指定的位置歸回原處 4 保持資料干凈整齊 三 資料 物品歸位 改善前 改善后 1 清理不要物 2 各文件 物品必須分層 分類管理標(biāo)準(zhǔn)類 記錄類 通知類 日常管理類 規(guī)定規(guī)范 參考資料 事務(wù)管理類 品質(zhì)管理類 生產(chǎn)計(jì)劃類 報(bào)告類 人事管理 檔案類 工藝文件 國家標(biāo)準(zhǔn) 空白表格 3 各文件柜 架內(nèi)物品按輕重決定置于哪層 一般輕的物品 文件放上層 重的放下層 4 各文件柜 架內(nèi)物品按使用的頻率決定置于哪層 一般使用頻率高的置于中間拿取方便的位置 使用頻率低的置于偏高或偏低的層次 5 標(biāo)識明確 6 定期清掃 保持干凈無塵 四 柜架管理 文件柜分類標(biāo)識 五 電腦文件6S 1 建立電腦文件目錄文檔2 個(gè)人文件與公司文件區(qū)分放置 并標(biāo)識清楚3 公司文件要進(jìn)行文件分類并標(biāo)識清楚 思路見后 4 公司文件加密與不加密的文件要用標(biāo)識區(qū)分清楚 C盤 我的文檔 私人文件 文件 品質(zhì)文件 培訓(xùn)文件 JIT文件 文件 效率文件 電腦文件分類 例 XXX公司JIT文件分類實(shí)例 六 空白表單管理 1 部門內(nèi)有多種表格時(shí) 需分類管理 2 為了方便查找 建議用不同顏色標(biāo)識進(jìn)行區(qū)分3 為了防止急用時(shí) 空倉 現(xiàn)象 建議有復(fù)印提示4 定期清理不用 過期的表格 案例練習(xí)抽屜里放著 生產(chǎn)日報(bào) 空白表格一疊 每天各班定時(shí)來這里取空表做生產(chǎn)日報(bào) 有一天 張三取走了最后一張表格 心理暗自慶幸自己運(yùn)氣好 第二天 張三象往常一樣 來取空白表格 拉開抽屜 發(fā)現(xiàn)表格沒有了 開始四處尋找 思考 你會怎么樣解決這種問題 1 清理不要物 2 可定置于桌面的物品為 電腦 文件欄 電話 筆筒 臺歷 茶杯 并要求定位 3 工作時(shí)可有需處理的文件資料等置于桌面 但人長時(shí)間 0 5H以上 離開時(shí) 文件 資料必須歸位 4 桌面文件狀態(tài)可按 待處理 已處理 處理中 5 保持桌面清潔 七 桌面狀態(tài) 1 清理不要物 包括私人鞋物 2 文件資料 產(chǎn)品等不可直接置于桌底 3 離開座位時(shí) 椅子要推近桌子 4 保持地面干凈 八 桌底狀態(tài) 1 不要物的清理2 辦公用品 文件資料 私人用品必須按類別分抽屜放置 3 一個(gè)抽屜內(nèi)有幾種物品時(shí) 想辦法將物品固定 避免來回開關(guān)抽屜時(shí)物品亂動 4 標(biāo)識清楚 5 定期清理 保持干凈無塵 九 抽屜狀態(tài) 十 物品定位 隱形定位法 說明 需定位的地面物品 碎紙機(jī) 衣架 書架 茶幾 地面復(fù)印機(jī) 柜式空調(diào) 梯子等易移動物品 定位線寬2CM左右 兩邊長12CM 隔實(shí)物1CM貼附 以免磨損 當(dāng)物品靠墻時(shí) 只需定外側(cè) 目的 提醒歸位 1cm 12cm 花盆定位 1 電源線不可直接拖在地上 2 繞成大概15 20CM長 用扎帶或套紐固定兩端 3 或?qū)⒕€束嵌入套管 露出部分用扎帶固定 不可給其他操作 動作造成障礙 4 插頭標(biāo)識清楚5 電源排插應(yīng)固定 十一 線束整理 十二 開關(guān)標(biāo)識 1 保持干凈2 功能完好3 控制區(qū)域 功能明確 十三 空調(diào)狀態(tài) 1 明確管理責(zé)任人2 運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)目視管理3 確保功能完好 1 清理過期的張貼物 2 所有張貼物都需定位 墻上張貼物要明確區(qū)域 3 公司通知 公告需統(tǒng)一貼附在看板中的規(guī)定位置上 不可隨處有張貼現(xiàn)象 4 工作臺需要的張貼物 備忘錄等 不可隨意貼 要求規(guī)定位置 規(guī)定數(shù)量貼附 不能超過2張A4紙位置 玻璃窗上不宜張貼通知 資料 5 明示標(biāo)識崗位 職責(zé)6 保持張貼物的清潔 十四 張貼管理 十五 看板管理 內(nèi)容 通告 公告欄學(xué)習(xí)園地 初期可以展示6S基礎(chǔ)知識 人員去向管理輪值管理6S責(zé)任區(qū)域布局圖6S日常點(diǎn)檢表 十六 會議室 1 不要物 清理2 會議室標(biāo)識3 使用狀態(tài)標(biāo)識4 預(yù)約管理5 會議要求 會議室懸掛物如 公司方針 環(huán)境方針 產(chǎn)品介紹 地圖 要求 大小 高度盡量一致 會議室溫馨提示 會議后椅子必須歸位 禁止吸煙等 請帶走會議后多余物 會議高效六條要求 出席會議六要求 準(zhǔn)時(shí)出席 不任意離席 發(fā)言遵守會議程序及規(guī)定 言簡意賅 討論時(shí)應(yīng)尊重對方