如何成為卓越的行政助理

成為卓越的行政助理 清晰地規(guī)劃目標是人生走向成功的第一步 但塑造自我卻不僅限于規(guī)劃目標 要真正塑造自我和自己想要的生活 我們必須奮起行動 莎士比亞說得好 行動勝過雄辯 一旦掌握自我激勵 自我塑造的過程也就隨即開始 以下方法可以幫你塑造自我 塑造那個你一直夢寐以求的自我 立足本職 行政助理要為企業(yè)和社會的發(fā)展作出更大貢獻 一 本職 1 財務(wù)清晰2 費用節(jié)約3 團隊廉潔 人人奮發(fā)向上二 怎樣才能貢獻好呢1 自身修養(yǎng)2 紀律執(zhí)行3 互相監(jiān)督 互動式討論和演講 只有重視今天自我激勵的力量才能汩汩不絕 人很容易后悔當初 以下方法能使你改變這種思維方式 轉(zhuǎn)而向前看在我們不斷塑造自我的過程中 影響最大的莫過于是選擇樂觀的態(tài)度還是悲觀的態(tài)度 我們思想上的這種抉擇可能給我們帶來激勵 也有可能阻滯我們前進 認識自己 聘用原因個人形象專業(yè)特長溝通得體經(jīng)驗背景臨場發(fā)揮取其一點重在表現(xiàn) 個人職業(yè)發(fā)展理念選擇比努力重要馬上成功過程比結(jié)果重要偶然必然行動比空想重要執(zhí)行偉大 進入角色 企業(yè)需要職業(yè)化的員工 責任為中心 結(jié)果為導(dǎo)向 工作為首選 理性為基礎(chǔ) 服務(wù)為靈魂 品質(zhì)為保障 員工需要職業(yè)化的前程最小成本 最大效益以此為生 精于此道細微之處 做得專業(yè)理性的態(tài)度對待工作不能別讓人輕易替代 進入角色 心態(tài)篇行動篇技巧篇 心態(tài)篇 消極心態(tài)的障礙喪失機會希望破滅限制潛能消耗精力失道寡助走向毀滅 消極心態(tài)產(chǎn)生的原因缺乏目標害怕失敗害怕拒絕怨天憂人否定現(xiàn)實好高騖遠 心態(tài)篇 積極心態(tài)的魔力激發(fā)熱情增強創(chuàng)造力讓你遇到好運 進入角色之心態(tài)篇 保持積極心態(tài)的四個信念1 過去非未來 心態(tài)篇 保持積極心態(tài)的四個信念2 做事先做人案例 拼圖 心態(tài)篇 保持積極心態(tài)的四個信念3 我有必成公式案例 迫切希望明確目標立即行動勤奮進取貴人相助永不放棄 心態(tài)篇 保持積極心態(tài)的四個信念4 準備立即行動 YES IAMREADY 進入角色之心態(tài)篇 總結(jié)1 過去非未來2 做事先做人3 我有必成公式4 準備立即行動態(tài)度決定一切唐僧師徒之態(tài)度與結(jié)果比較 行動篇 重新認識企業(yè)除了軍隊最講求紀律除了家庭最講求倫理除了舞臺最講求表演案例 一個人壞了一臺戲 職業(yè)化要求1 自動自覺2 客戶第一3 團隊至上 了解崗位職務(wù)的構(gòu)成上司和下屬前手與后手 進入角色之行動篇 權(quán)限 責任 義務(wù) 服務(wù) 服務(wù) 檢查 檢查 行動篇 接受命令三步曲立刻響應(yīng)命令記下事項重點重復(fù)確認無誤 注意點不清楚的地方 詢問清楚為止盡量以具體化的方式 向主管確認命令的內(nèi)容要讓主管把話說完后 再提出意見或疑問 進入角色之行動篇 評估工作的種類 行動篇 工作目標分類達成狀態(tài)的工作目標是指維持公司營運或達成公司的年度經(jīng)營目標 企業(yè)內(nèi)的各個員工必須完成的目標 解決問題的工作目標是指我們在工作上碰到問題發(fā)生 使我們的目標與現(xiàn)狀產(chǎn)生差距 或和我們的預(yù)想與期望不一樣 因此 必須采取一些解決問題的手段去克服問題 使問題消失不再發(fā)生 進入角色之行動篇 解決問題的三個重點1 找出問題的真正的原因2 找出解決問題的重點對策3 訂出問題解決的行動計劃要做什么 what 誰來做 who 什么時候完成 when 各項行動如何進行 howto 行動篇 問題解決的九個步驟步驟1明確的目標 標準步驟2發(fā)現(xiàn)問題點步驟3分析問題點的產(chǎn)生原因步驟4確定要解決的課題步驟5擬訂對策步驟6做出行動計劃步驟7執(zhí)行行動計劃步驟8效果確認步驟9標準化 進入角色之行動篇 職業(yè)化的基本守則守則1比期待的做得更好守則2不斷提升效能效率守則3在指定時限內(nèi)完成守則4集中精神專心工作守則5用心防止錯誤出現(xiàn)守則6養(yǎng)成節(jié)約節(jié)儉習(xí)慣守則7堅持做好整理整頓 進入角色之行動篇 總結(jié) PDCA的工作方法P 計劃 plan D 執(zhí)行 do C 檢查 check A 改正再執(zhí)行 action 贏得合作的關(guān)系 您對企業(yè)的期望 知名度高待遇不錯好的主管好的同事工作場所氣氛愉快企業(yè)的人際關(guān)系 就是贏得合作的關(guān)系 企業(yè)的期望人是企業(yè)成敗最重要的因素不懂得如何和別人共同完成一件工作的人 在企業(yè)內(nèi)很難有績效產(chǎn)生 贏得合作的正確意識 自我管理管理好自己的事務(wù) 不要給別人帶來困擾自我管理是獲得別人的尊重與合作的起點將心比心站在別人的立場考慮問題容易達成共識站在別人的立場并不是犧牲自己的立場主動關(guān)懷自尊與尊重從來都是一起產(chǎn)生的 上司相處 即時匯報有問題第一時間告知直接上司不理解要和直接上司直接溝通執(zhí)行當中要及時匯報進展程度贏得常識讓上司確認你的能力認真做好上司親托之事不計較個人得失 有效地溝通 積極傾聽運用反饋情緒同步肢體提示 溝通禁忌 不良的口頭禪過多專業(yè)術(shù)語與英文只顧表達自己的看法用威脅的語句易受干擾的環(huán)境 忽略無法確認的信息只聽自己想要聽的被第一印象及身份 名位左右過度以自我為中心不信任對方 贏得合作的談話技巧 用建議代替直言直言 到客戶那里怎么可以不打領(lǐng)帶 快把領(lǐng)帶打起來 建議 我們讓客戶覺得很尊重他 打起領(lǐng)帶是不是更好一些 提問題代替批評批評 這么簡單的錯誤還犯 太B了吧 提問 如果別人對你總是小麻煩不斷 會怎么樣呢 贏得合作的談話技巧 讓對方說出期望 經(jīng)理 我是不是還要 經(jīng)理 您看您還有什么安排 訴求共同的利益上個月我們都XX 所以我們部門制定了改進辦法 主要是為了進一步督促服務(wù)人員加強自我管理 同時還會提高我們XX部門的顧客滿意度 當然一些表格需要您安排人配合填寫 您看 溝通藝術(shù) 金字塔原則先說結(jié)果 再說過程小標題7 2原則 企業(yè)內(nèi)的溝通準則 迅速正確易懂美國海軍陸戰(zhàn)隊的例子 十二個高效方法 方法四 先明確工作的目的及目標方法五 并行您的工作方法六 認清工作的特性方法七 培養(yǎng)氣氛轉(zhuǎn)換的方法方法八 拒絕自己的任何拖延理由方法九 準備八分 當日二分方法十 制定長遠的目標方法十一 把握工作進行的程序方法十二 從錯誤中學(xué)習(xí) 卓越服務(wù) 卓越服務(wù)的概念卓越服務(wù)的工作職責與工作本質(zhì) 做事先做人 永遠自信的人 放下成就未來必不可少的人 展現(xiàn)你的價值有影響力的人 改變從我開始值得信賴的人 堅持誠信為先受人尊重的人 自尊緣于贊美青春常駐的人 奉行終身學(xué)習(xí)敢于擔當?shù)娜?責任與使命感一生幸福的人 態(tài)度決定一生 學(xué)習(xí)動物的十二種精神 一 盡職的牧羊二 團結(jié)合作的蜜蜂三 堅忍執(zhí)著的鮭魚四 目標遠大的鴻雁五 目光銳利的老鷹六 腳踏實地的大象 七 忍辱負重的駱駝八 嚴格守時的公雞九 感恩圖報的山羊十 勇敢挑戰(zhàn)的獅子十一 機智應(yīng)變的猴子十二 善解人意的海豚 樹立遠景 邁向自我塑造的第一步 要有一個你每天早晨醒來為之奮斗的目標 它應(yīng)是你人生的目標遠景必須即刻著手建立 而不要往后拖 你隨時可以按自己的想法做些改變 但不能一刻沒有遠景 離開舒適區(qū) 不斷尋求挑戰(zhàn)激勵自己 提防自己 不要躺倒在舒適區(qū)舒適區(qū)只是避風港 不是安樂窩 它只是你心中準備迎接下次挑戰(zhàn)之前刻意放松自己和恢復(fù)元氣的地方 把握好情緒 人開心的時候 體內(nèi)就會發(fā)生奇妙的變化 從而獲得陣陣新的動力和力量但是 不要總想在自身之外尋開心 令你開心的事不在別處 就在你身上 因此 找出自身的情緒高漲期用來不斷激勵自己 調(diào)高目標 許多人驚奇地發(fā)現(xiàn) 他們之所以達不到自己孜孜以求的目標 是因為他們的主要目標太小 而且太模糊不清 使自己失去動力如果你的主要目標不能激發(fā)你的想象力 目標的實現(xiàn)就會遙遙無期 因此 真正能激勵你奮發(fā)向上的是 確立一個既宏偉又具體的遠大目標 加強緊迫感 沉溺生活的人沒有死的恐懼 自以為長命百歲無益于你享受人生 然而 大多數(shù)人對此視而不見 假裝自己的生命會綿延無絕 惟有心血來潮的那天 我們才會籌劃大事業(yè) 將我們的目標和夢想寄托在 虛幻島 的汪洋大海之中其實 直面死亡未必要等到生命耗盡時的臨終一刻 事實上 如果能逼真地想象我們的彌留之際 會物極必反產(chǎn)生一種再生的感覺 這是塑造自我的第一步 迎接恐懼 世上最秘而不宣的秘密是 戰(zhàn)勝恐懼后迎來的是某種安全有益的東西哪怕克服的是小小的恐懼 也會增強你對創(chuàng)造自己生活能力的信心如果一味想避開恐懼 它們會象瘋狗一樣對我們窮追不舍 此時 最可怕的莫過于雙眼一閉假裝它們不存在 做好調(diào)整計劃 實現(xiàn)目標的道路絕不是坦途 它總是呈現(xiàn)出一條波浪線 有起也有落 但你可以安排自己的休整點 事先看看你的時間表 框出你放松 調(diào)整 恢復(fù)元氣的時間 即使你現(xiàn)在感覺不錯 也要做好調(diào)整計劃 這才是明智之舉 在自己的事業(yè)波峰時 要給自己安排休整點 安排出一大段時間讓自己隱退一下 即使是離開自己摯愛的工作也要如此 只有這樣 在你重新投入工作時才能更富激情 直面困難 每一個解決方案都是針對一個問題的 二者缺一不可 困難對于腦力運動者來說 不過是一場場艱辛的比賽 真正的運動者總是盼望比賽如果把困難看作對自己的詛咒 就很難在生活中找到動力如果學(xué)會了把握困難帶來的機遇 你自然會動力陡生 良好感覺使自己在塑造自我的整個旅途中充滿快樂 多數(shù)人認為 一旦達到某個目標 人們就會感到身心舒暢 但問題是你可能永遠達不到目標把快樂建立在還不曾擁有的事情上 無異于剝奪自己創(chuàng)造快樂的權(quán)力 記住 快樂是天賦權(quán)利首先就要有良好的感覺 讓它使自己在塑造自我的整個旅途中充滿快樂 而不要再等到成功的最后一刻才去感受屬于自己的歡樂 加強業(yè)務(wù)排練熟能生巧 先 排演 一場比你要面對的要復(fù)雜的戰(zhàn)斗如果手上有棘手活而自己又猶豫不決 不妨挑件更難的事先做生活挑戰(zhàn)你的事情 你定可以用來挑戰(zhàn)自己 這樣 你就可以自己開辟一條成功之路成功的真諦是 對自己越苛刻 生活對你越寬容 對自己越寬容 生活對你越苛刻 立足現(xiàn)在 鍛煉自己即刻行動的能力 充分利用對現(xiàn)時的認知力不要沉浸在過去 也不要耽溺于未來 要著眼于今天 當然要有夢想 籌劃和制訂創(chuàng)造目標的時間 不過 這一切就緒后 一定要學(xué)會腳踏實地 注重眼前的行動要把整個生命凝聚在此時此刻 敢于競爭 競爭給了我們寶貴的經(jīng)驗 無論你多么出色 總會人外有人 所以你需要學(xué)會謙虛 努力勝過別人 能使自己更深地認識自己努力勝過別人 便在生活中加入了競爭 游戲 不管在哪里 都要參與競爭 而且總要滿懷快樂的心情要明白最終超越別人遠沒有超越自己更重要 內(nèi)省 大多數(shù)人通過別人對自己的印象和看法來看自己 獲得別人對自己的反映很不錯 尤其正面反饋但是 僅憑別人的一面之辭 把自己的個人形象建立在別人身上 就會面臨嚴重束縛自己的危險 因此 只把這些溢美之詞當作自己生活中的點綴 人生的棋局該由自己來擺不要從別人身上找尋自己 應(yīng)該經(jīng)常自省并塑造自我 直面危機 危機能激發(fā)我們竭盡全力 無視這種現(xiàn)象 我們往往會愚蠢地創(chuàng)造一種追求舒適的生活 努力設(shè)計各種越來越輕松的生活方式 使自己生活得風平浪靜當然 我們不必坐等危機或悲劇的到來 從內(nèi)心挑戰(zhàn)自我是我們生命力量的源泉 所有戰(zhàn)斗的勝負首先在自我的心里見分曉 精工細筆 創(chuàng)造自我 如繪巨幅畫一樣 不要怕精工細筆如果把自己當作一幅正在描繪中杰作 你就會樂于從細微處做改變一件小事做得與眾不同 也會令你興奮不已總之 無論你有多么小的變化 點點都于你很重要 不要害怕拒絕 不要消極接受別人的拒絕 而要積極面對你的要求卻落空時 把這種拒絕當作一個問題 自己能不能更多一點創(chuàng)意呢 不要聽見不字就打退堂鼓應(yīng)該讓這種拒絕激勵你更大的創(chuàng)造力 盡量放松 接受挑戰(zhàn)后 要盡量放松在腦電波開始平和你的中樞神經(jīng)系統(tǒng)時 你可感受到自己的內(nèi)在