第四章-會計信息系統(tǒng)概述PPT課件

1 第四章會計信息系統(tǒng)概述 第一節(jié)會計信息系統(tǒng)的產(chǎn)生一 系統(tǒng)與信息系統(tǒng)系統(tǒng) 是由若干相互聯(lián)系相互作用的要素組成的 在一定環(huán)境中具有一定功能的有機(jī)體 一個工廠 商店 機(jī)關(guān) 團(tuán)體都可以看作一個系統(tǒng) 一個國家 一個社會也可以看作一個系統(tǒng)系統(tǒng)由三部分組成 輸入 處理和輸出 系統(tǒng)的模型如圖所示 2 企業(yè)系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng) 人 財 物資源及相應(yīng)信息產(chǎn)品 服務(wù) 息 稅企業(yè)外部環(huán)境信息企業(yè)對外輸出的信息企業(yè)系統(tǒng)的模型反映人 財 物資源的信息外部信息企業(yè)對外信企業(yè)對外信息企業(yè)信息系統(tǒng)的模型 3 企業(yè)信息系統(tǒng) 企業(yè)系統(tǒng)可以分成實物系統(tǒng)和信息系統(tǒng)兩個部分 企業(yè)實物系統(tǒng)以物流為主線 包括實物的輸入 處理和輸出 而企業(yè)信息系統(tǒng)以信息流為主線 由各種信息的輸入 信息的處理加工和信息的輸出組成企業(yè)的信息系統(tǒng)企業(yè)信息系統(tǒng)以信息流為主線 由各種信息的輸入 信息的處理加工和信息的輸出組成企業(yè)的信息系統(tǒng) 嚴(yán)格地講資金流的本質(zhì)也是一種特殊的信息流 以價值方式表達(dá)的資源信息流 4 二 會計信息系統(tǒng) 從使用層次看 會計信息可以分為三類 財務(wù)信息 定向信息和決策信息 財務(wù)信息 是反映已經(jīng)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動的信息 如憑證 賬簿所反映的內(nèi)容 定向信息 是指管理所需要的特定信息 如本期經(jīng)營狀況與計劃定額或歷史資料進(jìn)行比較的分析報告 決策信息 是具有決策性質(zhì)或為預(yù)測決策活動直接服務(wù)的信息 如 會計預(yù)算中的各年度規(guī)劃 企業(yè)經(jīng)營中的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)優(yōu)化分析報告 量本利盈虧臨界點分析信息等 5 會計信息的價值 科學(xué)的管理 正確地預(yù)測 決策 必須有充分的信息作依據(jù) 滿足管理需要的信息 稱為經(jīng)濟(jì)管理信息或經(jīng)濟(jì)信息 在價值規(guī)律起重要作用的條件下 企業(yè)的再生產(chǎn)過程可以以實物形式表現(xiàn)出來 也可以以價值形式表現(xiàn)出來 采用價值形式對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的管理 具體形式表現(xiàn)為對企業(yè)資金及其運(yùn)動的管理 通過對資金及其運(yùn)動的周密管理 盡可能降低資金的占用和減少資金的耗費(fèi) 加速資金周轉(zhuǎn) 提高資金使用效率 盡可能地實現(xiàn)企業(yè)價值鏈各環(huán)節(jié)的增值 達(dá)到不斷提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的目的 這樣的管理過程在企業(yè)中是通過會計管理來實現(xiàn) 因此 在會計管理工作中需要的有關(guān)資金及其運(yùn)動的各項信息 稱為會計信息 6 會計信息系統(tǒng) 會計信息 包括有關(guān)資金及其來源的信息 有關(guān)生產(chǎn)費(fèi)用的支出和成本形成的信息和利潤實現(xiàn) 分配的信息 這些信息互相聯(lián)系形成一個系統(tǒng) 即會計信息系統(tǒng) 信息系統(tǒng)是整個企業(yè)系統(tǒng)的一個子系統(tǒng) 在企業(yè)信息系統(tǒng)又可以劃分為若干子系統(tǒng) 會計信息系統(tǒng)是信息系統(tǒng)的一個子系統(tǒng) 企業(yè)不僅需要在激烈市場競爭中求得生存 而且更需要不斷提高自身的市場競爭能力 會計信息在企業(yè)經(jīng)營管理中的重要地位日趨重要 正在從傳統(tǒng)地對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的事后反映 轉(zhuǎn)移到事前的預(yù)測和決策 事中的控制活動中來 加強(qiáng)對會計信息系統(tǒng)的研究 科學(xué)地合理地組建會計信息系統(tǒng) 對采用現(xiàn)代化信息處理手段 及時全面地強(qiáng)化會計信息管理 具有非常重要的意義 7 三 會計信息系統(tǒng)的特征 與管理信息系統(tǒng)的其他子系統(tǒng)相比 具有許多共同之處 可分割性 能劃分成若干個更小的子系統(tǒng) 聯(lián)系性 與其他子系統(tǒng)相互聯(lián)系 變換性 能擴(kuò)展 能壓縮 能根據(jù)要求加以變革等等 有本身獨(dú)具的一些特征 包括 數(shù)據(jù)量大 數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)復(fù)雜 數(shù)據(jù)加工處理方法要求嚴(yán)格 數(shù)據(jù)的真實性 會計數(shù)據(jù)必須具有可驗證性 會計數(shù)據(jù)要有充分的安全可靠性保證 會計信息系統(tǒng)的功能包括核算和監(jiān)督兩個方面 8 1 數(shù)據(jù)量大 會計是以貨幣作為主要計量單位 對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行連續(xù) 系統(tǒng)完整地核算和監(jiān)督 幾乎涉及企業(yè)每一個職能部門 在企業(yè)中 每一項具體品種 規(guī)格的材料物資 機(jī)器設(shè)備 工具器具及其增減變動 每一筆現(xiàn)金 存款 應(yīng)收 應(yīng)付以及大大小小的收支 不分巨細(xì) 有關(guān)數(shù)據(jù)都要進(jìn)入到會計信息系統(tǒng)之中 按照會計業(yè)務(wù)流程規(guī)范經(jīng)過加工處理 得到綜合反映各項經(jīng)營成果和其他綜合性的數(shù)據(jù) 處理過程詳盡細(xì)致 會計數(shù)據(jù)需要存儲的時間長 因而會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)量一般比企業(yè)管理信息系統(tǒng)中其他子系統(tǒng)要大 9 2 數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)復(fù)雜 會計核算和監(jiān)督的內(nèi)容是經(jīng)營資金及其運(yùn)動的過程 在結(jié)算中對于經(jīng)營資金是從資金占用和資金來源兩個方面相互聯(lián)系地加以反映的 就其靜態(tài)來看 有關(guān)資金占用和資金來源的數(shù)據(jù)內(nèi)容分別呈現(xiàn)為兩個大的樹型結(jié)構(gòu) 其中除少數(shù)項目外 層次都比較多 在資金運(yùn)動過程中 資金占用和資金來源的增減變化中又是相互聯(lián)系地呈現(xiàn)網(wǎng)狀結(jié)構(gòu) 并且兩者之間始終保持平衡關(guān)系 因此 會計數(shù)據(jù)處理流程比較復(fù)雜 經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生 總是會引起相關(guān)的資金占用和資金來源的變化 10 3 數(shù)據(jù)加工處理方法要求嚴(yán)格 在會計工作中 對于各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理 都按會計制度規(guī)定了一套必須嚴(yán)格遵守的準(zhǔn)則和方法 例如 關(guān)于工資 折舊 財產(chǎn)估價 成本 利潤等項的內(nèi)容 范圍 計算方法 都在規(guī)章制度或條例中作了詳細(xì)規(guī)定 包括一些細(xì)小的處理環(huán)節(jié) 都必須嚴(yán)格地按規(guī)定執(zhí)行 不能隨意更動 一旦規(guī)章制度或條例有了變化時 又必須緊緊跟著修改 不準(zhǔn)再沿襲舊的方法 11 4 數(shù)據(jù)的真實性 準(zhǔn)確性要求高 會計數(shù)據(jù)不僅是用來反映經(jīng)濟(jì)活動 為管理提供可靠信息 而且是處理各種經(jīng)濟(jì)關(guān)系的依據(jù) 會計數(shù)據(jù)準(zhǔn)確與否 不僅關(guān)系到能否正確反映經(jīng)濟(jì)活動的真實情況 而且還會涉及到企業(yè)單位與國家 與職工以及與其他單位之間的權(quán)益 因此對會計數(shù)據(jù)處理結(jié)果的真實性 準(zhǔn)確性要求特別高 在會計核算中 要求各項業(yè)務(wù)處理必須嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定辦理 同時要對每一項數(shù)據(jù)進(jìn)行真實 準(zhǔn)確 合理 合法性的審核和驗證 所有反映資金數(shù)據(jù)必須精確到小數(shù)點后兩位 在資金占用和資金來源之間 賬戶借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額之間 借方余額和貸方余額之間 其總和必須始終保持動態(tài)平衡 不允許出現(xiàn)任何差異 12 5 會計數(shù)據(jù)必須具有可驗證性 會計數(shù)據(jù)不僅要在處理過程中經(jīng)過層層復(fù)核 保證真實可靠 而且可以在事后任何條件下 以任何方式進(jìn)行檢查和驗證 要在會計信息系統(tǒng)中為審計工作的開展提供必要的線索 13 6 會計數(shù)據(jù)要有充分安全可靠性保證 會計數(shù)據(jù)是反映企業(yè)財務(wù)狀況 加強(qiáng)經(jīng)營管理和處理各方面經(jīng)濟(jì)關(guān)系的重要商務(wù)依據(jù) 不允許隨意泄露 破壞和遺失 需要最大限度地采用各種各樣的措施 確保會計數(shù)據(jù)的安全可靠性 14 7 會計信息系統(tǒng)功能包括核算和監(jiān)督兩方面 監(jiān)督功能主要是在會計數(shù)據(jù)處理過程中來實現(xiàn) 例如 在生產(chǎn)經(jīng)營過程中 發(fā)生違反規(guī)章 制度 法令 條例 或偏離計劃 定額 預(yù)算等不正常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù) 不僅要如實反映 而且要采取措施 進(jìn)行干預(yù) 以保證數(shù)據(jù)的可靠性和經(jīng)濟(jì)活動的正常進(jìn)行 15 四 會計信息系統(tǒng)的產(chǎn)生 隨著市場供需變化和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展 企業(yè)內(nèi)外各方面對會計所提供經(jīng)濟(jì)信息的需求 不僅在數(shù)量上有了大幅度的增加 而且在時間上與質(zhì)量上無論在信息的精確度 完整性 正確性 相關(guān)性 適應(yīng)性和及時性等方面乃至信息的發(fā)布 傳遞形式都有了更高的需求 傳統(tǒng)的手工會計處理方式無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的要求 電算化會計信息系統(tǒng)則應(yīng)運(yùn)而生 16 計算機(jī)開始應(yīng)用于會計 從1946年世界上第一臺電子計算機(jī)誕生后 計算機(jī)的強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能在實際應(yīng)用逐漸嶄現(xiàn)頭角 表現(xiàn)出卓越的能力 并越來越受到人們的重視 1954年10月 美國通用電氣公司首次利用計算機(jī)計算職工的工資 開始了會計處理手段的變革歷程 上個世紀(jì)50年代 計算機(jī)價格十分昂貴 可靠性不高 程序設(shè)計復(fù)雜 只有少數(shù)計算機(jī)專業(yè)人員能夠掌握這門技術(shù) 大大地限制了它的應(yīng)用范圍 17 20世紀(jì)60年代開始普及 上個世紀(jì)60年代中期以后 計算機(jī)硬件 軟件的性能進(jìn)一步得到改進(jìn) 價格不斷降低 特別是微型計算機(jī)的出現(xiàn) 數(shù)據(jù)庫與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展 使它在會計領(lǐng)域的應(yīng)用開始普及 計算機(jī)的磁帶與磁盤存儲器替代了傳統(tǒng)的賬冊 計算機(jī)核心計算部件替代了繁重的人工運(yùn)算操作 作為記錄會計數(shù)據(jù)的人工手寫筆錄 變成了計算機(jī)的鍵盤輸入 傳統(tǒng)會計方式的憑證 賬冊 報表也都從計算機(jī)的輸出設(shè)備 顯示器和打印機(jī)中產(chǎn)生 會計電算化應(yīng)用以微型機(jī) 小型機(jī)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基本平臺 使會計工作從概念到實踐都發(fā)生了本質(zhì)的變化 為計算機(jī)在會計工作中的應(yīng)用開辟了廣闊的天地 18 會計電算化在我國起步 1981年8月 在我國財政部 機(jī)械工業(yè)部和中國會計學(xué)會的支持下 于長春第 汽車制造廠召開了財務(wù) 會計 成本核算管理中應(yīng)用電子計算機(jī)專題學(xué)術(shù)討論會 正式把電子計算機(jī)在會計中的應(yīng)用簡稱為 會計電算化 會計電算化 這一名稱在我國會計領(lǐng)域得到公認(rèn) 表述簡潔明了 既準(zhǔn)確地反映了其實質(zhì)內(nèi)容 又通俗易懂 具有信息處理目標(biāo)和內(nèi)容明朗化的特點 通常人們把電算化的會計信息系統(tǒng)簡稱為會計信息系統(tǒng) 19 五 國外電算化信息系統(tǒng)的發(fā)展 20世紀(jì)60年代 開發(fā)了大量針對會計業(yè)務(wù)處理需要的應(yīng)用軟件 從程序中的數(shù)據(jù)調(diào)用到文件形式的信息組織管理 從數(shù)據(jù)庫模型到數(shù)據(jù)庫語言系列的出現(xiàn) 軟件開發(fā)人員根據(jù)會計數(shù)據(jù)組織 存取與處理的要求 結(jié)合硬件特點設(shè)計并開發(fā)了各種數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)及其應(yīng)用軟件 組成以會計業(yè)務(wù)處理為核心的會計數(shù)據(jù)處理系統(tǒng) 將與企業(yè)會計部門相關(guān)的其他業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲和加工 以形成共享數(shù)據(jù)的系統(tǒng) 即會計管理電算化 針對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策層的對信息的需求 進(jìn)一步將會計部門和其他管理部門獲得的相關(guān)信息進(jìn)行加工 建立起企業(yè)會計管理所需要的各種模型 組成支持會計決策電算化的會計決策支持系統(tǒng) 20 國外會計軟件的開發(fā)一般具有以下特點 1 通用軟件開發(fā)與定點專用軟件開發(fā)并存 2 二次開發(fā)與專業(yè)會計軟件的開發(fā)的整合 3 會計軟件的各功能模塊劃分漸趨一致 4 國外除了對會計軟件的開發(fā)應(yīng)用進(jìn)行控制以外 還對用戶使用會計軟件時的行為進(jìn)行規(guī)范 美國注冊會計師協(xié)會 AICPA 于1976年發(fā)布了管理咨詢服務(wù)公告第四號 計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)和實施指南 指導(dǎo)會計電算化的開發(fā)和交付用戶使用的全過程規(guī)范化 以提高系統(tǒng)開發(fā)的成功率 確保整個過程的審計線索清晰 21 六 我國會計電算化的發(fā)展 我國會計電算化始于70年代后期 迄今已經(jīng)歷了四個階段 1 嘗試階段 1983年以前 這個階段主要起始于70年代末少數(shù)企業(yè)單項會計業(yè)務(wù)的電算化 最為典型的就是工資核算的電算化 2 自發(fā)發(fā)展階段 1983 1989 年 1983年國務(wù)院成立了電子振興領(lǐng)導(dǎo)小組 掀起了計算機(jī)應(yīng)用熱潮 會計電算化工作也有了一個自發(fā)的發(fā)展 由于宏觀上缺乏統(tǒng)一規(guī)劃的指導(dǎo)與管理 基層缺乏相配套的各種組織管理制度和其他控制制度 采用工程化方法開展會計電算化和開發(fā)軟件的很少 多數(shù)是各自為政的作坊式的低水平重復(fù)開發(fā) 22 3 有計劃發(fā)展階段 1989 1994 年 1989年12月 財政部發(fā)布了 會計核算軟件管理的12項規(guī)定 試行 明確了以財政部為中心的會計電算化宏觀管理體系開始形成 各地財政主管部門加強(qiáng)了對會計電算化工作的管理 制定了相應(yīng)的管理制度和發(fā)展規(guī)劃 組織開發(fā)與推廣的會計軟件取得了顯著成效 會計軟件的開發(fā)已向通用化 規(guī)范化 專業(yè)化 商品化方向發(fā)展 商品化會計核算軟件專業(yè)機(jī)構(gòu)相繼成立 開發(fā)了一批技術(shù)含量較高的專用會計核算軟件 甩掉了手工賬并在會計電算化后的組織管理上積累了一些經(jīng)驗 商品化會計軟件市場已經(jīng)形成 23 4 普及階段 1994年至今 1994年6月 財政部頒發(fā)了 會計電算化管理辦法 商品化會計核算評審規(guī)則 會計核算軟件基本功能規(guī)范 關(guān)于大力開展會計電算化培訓(xùn)工作 等法規(guī)和通知 對會計電算化的制度作了系統(tǒng) 全面的更新 為會計電算化的普及和穩(wěn)步發(fā)展打下了扎實的基礎(chǔ) 同時認(rèn)識到 會計電算化的全面普及需要較長的時間 要大規(guī)模地開展會計電算化工作 其關(guān)鍵在于財會人員的知識水平 結(jié)構(gòu)及培訓(xùn)上 會計軟件的功能需要繼續(xù)完善 需要有功能更強(qiáng)大 能在遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下安全運(yùn)行 能適合各種不同類型行業(yè)的軟件來支持會計電算化的普及 計算機(jī)硬件技術(shù)已不再成為實現(xiàn)會計電算化普及工作的主要障礙 24 二 會計電算化的未來發(fā)展趨勢 縱觀未來 會計電算化工作有以下幾方面的發(fā)展趨勢 1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電算化會計信息系統(tǒng)應(yīng)用 會計電算化從企業(yè)局部應(yīng)用逐漸覆蓋到整個企業(yè)集團(tuán) 電子商務(wù)的逐漸普及以及全球經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展 都向企業(yè)會計業(yè)務(wù)提出了變革的要求和挑戰(zhàn) 這些都要求會計信息系統(tǒng)要在一個跨越廣闊地域的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下安全可靠地運(yùn)行 網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的研究 開發(fā)和應(yīng)用成為會計信息系統(tǒng)未來發(fā)展的重要方向 25 2 全面普及以計算機(jī)代替手工操作處理會計數(shù)據(jù) 這是適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展 經(jīng)濟(jì)增長方式由粗放型向集約型轉(zhuǎn)變 由重視數(shù)量增長向提高經(jīng)濟(jì)效益轉(zhuǎn)變 以及企業(yè)在管理中對會計工作不斷提出的新的更高的要求 使企業(yè)在劇烈競爭中求生存并保持不敗的必然 3 與企業(yè)管理信息系統(tǒng)的整合 會計信息系統(tǒng)與企業(yè)管理信息系統(tǒng)的整合 需要在建立企業(yè)的管理信息系統(tǒng)過程中 將會計信息系統(tǒng)作為組成它的一個子系統(tǒng) 與管理信息系統(tǒng)的其它子系統(tǒng)一起納入統(tǒng)一的規(guī)劃 分析設(shè)計和開發(fā)實施 管理信息系統(tǒng)的建立 實現(xiàn)了管理一體化 使數(shù)據(jù)高度共享 能更好地發(fā)揮會計參與管理與決策的作用 26 4 企業(yè)會計電算化推動行業(yè)與地區(qū)會計電算化的發(fā)展 基層單位實現(xiàn)了電算化 通過網(wǎng)絡(luò)向主管部門傳遞信息并進(jìn)一步處理 才是名符其實的全行業(yè)與全地區(qū)的電算化 逐步建立從中央到地方的各級經(jīng)濟(jì)信息中心 才能及時地 更好地發(fā)揮政府對經(jīng)濟(jì)宏觀控制與協(xié)調(diào)的作用 5 軟件技術(shù)與管理組織措施日趨結(jié)合 電算化會計信息系統(tǒng)是一個人機(jī)系統(tǒng) 僅有良好的軟件是不夠的 必須有一套與之緊密結(jié)合的組織措施才能充分發(fā)揮其效用 并保證會計信息的安全與可靠 在會計電算化初期 重點放在軟件開發(fā)與應(yīng)用上 隨著會計電算化的深入 必須建立與之相適應(yīng)的管理制度 并在實踐中逐步完善 27 6 軟件開發(fā)系統(tǒng)化和工程化 準(zhǔn)確透徹地理解用戶的需求是軟件開發(fā)的首要工作 采用工程化方法開發(fā)軟件是當(dāng)前國際流行趨勢 國內(nèi)會計軟件的開發(fā)也都從以往的憑經(jīng)驗開發(fā)向系統(tǒng)工程化方法轉(zhuǎn)化 由于軟件日趨大型化 復(fù)雜化 系統(tǒng)化以及自身的標(biāo)準(zhǔn)化 軟件的應(yīng)用實施也要工程化 現(xiàn)代項目管理 7 會計軟件與電算化管理向規(guī)范化 標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展 隨著會計電算化的深入 會計軟件應(yīng)該規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)的問題 顯得越來越重要與迫切 標(biāo)準(zhǔn)化的電子賬表文件結(jié)構(gòu)應(yīng)該盡早統(tǒng)一制定 以解決各種會計軟件的接口問題 會計信息的傳遞和電算化后的審計問題 從而能更充分 更有效地利用會計信息 會計電算化的宏觀管理也將向規(guī)范化和系統(tǒng)化方向發(fā)展 8 隨著會計軟件售后服務(wù)的社會化 以及商品化會計軟件競爭的加劇 商品化會計軟件市場將更加規(guī)范和成熟 28 9 商品化會計通過軟件與定點開發(fā)的專用軟件互為補(bǔ)充結(jié)合起來 眾多的商品化會計軟件能滿足一般單位的使用需要 投資少 收益快 但對于某些大型或特殊企業(yè) 商品化會計軟件也不能完全滿足他們的管理需要 解決的辦法是定點開發(fā) 或者在商品化軟件的基礎(chǔ)上修改與完善使用單位那部分特殊要求的功能 使之滿足需要 29 第二節(jié)會計信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)分析 一 電算化會計信息系統(tǒng)的職能結(jié)構(gòu)從系統(tǒng)職能的角度 分析電算化會計信息系統(tǒng)的構(gòu)成及其內(nèi)部聯(lián)系 就是電算化會計信息系統(tǒng)的職能結(jié)構(gòu) 從職能層次來看 電算化會計信息系統(tǒng)又可分為會計核算職能和會計管理職能 各職能模塊都是為達(dá)到會計信息系統(tǒng)的總目標(biāo)服務(wù)的 但它們又有著各自的目標(biāo)和任務(wù) 在財務(wù)管理中它們既發(fā)揮著不同的作用 又有著十分密切的聯(lián)系 這種聯(lián)系主要表現(xiàn)為系統(tǒng)與外部數(shù)據(jù)的控制聯(lián)系和系統(tǒng)內(nèi)部間的數(shù)據(jù)聯(lián)系 30 二 職能結(jié)構(gòu)劃分的意義 作用 電算化會計信息系統(tǒng)具有復(fù)雜結(jié)構(gòu) 需要完成大量不同任務(wù)的數(shù)據(jù)處理工作 使得電算化會計信息系統(tǒng)分期分階段實現(xiàn) 一般按照 建立總體規(guī)劃 分步實施 的原則 按職能劃分電算化會計信息系統(tǒng) 是實現(xiàn)這一策略的基礎(chǔ) 一個完整的電算化會計信息系統(tǒng)開發(fā)期很長 如果不按職能劃分模塊并分開進(jìn)行 就要等到全部開發(fā)完成后才能投入使用 系統(tǒng)效益就會很低 系統(tǒng)開發(fā)時 按照 總體規(guī)劃 分步實施 的思想 分析各職能子系統(tǒng)間的聯(lián)系 以及為數(shù)據(jù)處理的要求分期分批開發(fā) 開發(fā)一塊使用一塊 所以 確定系統(tǒng)的職能構(gòu)成 有助于充分認(rèn)識和分析各職能之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系 要求和特點 這對系統(tǒng)研制開發(fā)和使用十分重要 31 職能結(jié)構(gòu)劃分的必要性 1 有助于合理組織和使用各職能子系統(tǒng)所需的信息 設(shè)計出能滿足各職能子系統(tǒng)需要又結(jié)構(gòu)合理 存取方便 冗余度低的高效會計數(shù)據(jù)庫 提高系統(tǒng)整體效率 2 有助于提高系統(tǒng)的適應(yīng)性和實用性 適應(yīng)性包括可移植性 可擴(kuò)充性 可維護(hù)性等 會計信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)處理規(guī)劃是經(jīng)常隨著會計制度 法規(guī)的變化而變化的 系統(tǒng)的適應(yīng)性好壞直接影響到系統(tǒng)的實用性 或者說系統(tǒng)的生命 按系統(tǒng)職能研制開發(fā)電算化會計信息系統(tǒng)后 增加與減少處理功能很容易 維護(hù)修改工作也方便 只要修改相應(yīng)的模塊 而不涉及到其它模塊和系統(tǒng) 可移植性也是同樣 只要摘取所需的功能于系統(tǒng)和模塊 并進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷募纯?32 3 有助于提高整個系統(tǒng)的可靠性 按職能設(shè)計的電算化信息系統(tǒng) 可靠性將大大提高 如果系統(tǒng)的某一環(huán)節(jié) 模塊出現(xiàn)錯誤 影響的僅僅是其相應(yīng)的子系統(tǒng)或模塊 恢復(fù)也相對容易 而不會對整個系統(tǒng)產(chǎn)生較大的影響 一個好的模塊劃分能大大減少系統(tǒng)出錯的可能 提供系統(tǒng)的排錯 糾錯相恢復(fù)能力 4 有助于提高系統(tǒng)的通用化程度 會計數(shù)據(jù)處理 尤其是會計核算部分工作 有很大一部分是基本相同的 如企業(yè)的賬務(wù)處理 報表處理 工資核算 材料核算 固定資產(chǎn)核算等 基本上相同 而成本核算一般都不相同 相同部分的處理軟件可以實現(xiàn)通用 開發(fā)通用性的處理模塊或系統(tǒng) 作為商品化軟件或提供其它企業(yè)使用 提高系統(tǒng)的社會效益 33 三 職能結(jié)構(gòu)劃分的基本原則 電算化會計信息系統(tǒng)職能劃分遵循以下原則 1 系統(tǒng)適應(yīng)性強(qiáng) 職能結(jié)構(gòu)劃分要盡量使電算化信息系統(tǒng)能適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部外部各種環(huán)境的變化 適應(yīng)性一般包括可移植性 可擴(kuò)充性 可維護(hù)性等 適應(yīng)性對一個系統(tǒng)來說是十分重要 一個好的會計信息系統(tǒng)應(yīng)允許用戶根據(jù)自己需要 方便地連接或去掉某些模塊 而不必做大的修改 應(yīng)方便系統(tǒng)從一個單位移植到另一個業(yè)務(wù)處理類似的單位 而無須作大的結(jié)構(gòu)變動 對提高系統(tǒng)的適應(yīng)性有著重要的作用 2 高內(nèi)聚低耦合 把聯(lián)系密切的功能放在一個子系統(tǒng) 或模塊 內(nèi) 一個子系統(tǒng)內(nèi)諸功能聯(lián)系越密切 其內(nèi)聚度越高 把聯(lián)系不密切的功能放在不同的子系統(tǒng)中 盡量減少子系統(tǒng)間的聯(lián)系 包括程序調(diào)用關(guān)系和數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系 模塊間聯(lián)系越少 耦合度越低 高內(nèi)聚使得系統(tǒng)接口簡單明了 對提高系統(tǒng)的適應(yīng)性有著重要的作用 34 3 可靠性高 模塊劃分應(yīng)有助于系統(tǒng)可靠性的提高 減少系統(tǒng)出錯并提高系統(tǒng)的排錯 糾錯和恢復(fù)能力 4 符合會計核算的基本要求 系統(tǒng)的劃分要以會計信息系統(tǒng)的各項職能為基礎(chǔ) 不能脫離會計核算和財務(wù)管理基本過程的要求和習(xí)慣 而單從軟件研制的角度來考慮問題和劃分子系統(tǒng) 5 便于通用 模塊的劃分要有助于提高系統(tǒng)的通用性 盡量把能通用的模塊和職能系統(tǒng)獨(dú)立出來 6 以賬務(wù)處理系統(tǒng)為中心 不管如何劃分 一個完整的會計信息系統(tǒng)都必然包括賬務(wù)處理系統(tǒng) 并且其它子系統(tǒng)也必然要同賬務(wù)處理系統(tǒng)發(fā)生直接或間接的數(shù)據(jù)聯(lián)系 35 四 電算化會計信息系統(tǒng)職能子系統(tǒng)的劃分 企業(yè)根據(jù)自身情況劃分職能子系統(tǒng) 36 財務(wù)管理與會計業(yè)務(wù)聯(lián)系十分緊密 因此可以將財務(wù)管理系統(tǒng)納入會計信息系統(tǒng) 則電算化會計信息系統(tǒng)的組成結(jié)構(gòu)如圖4 4所示 由會計核算子系統(tǒng)和財務(wù)管理子系統(tǒng)組成 會計核算子系統(tǒng)完成會計核算職能 重點在經(jīng)濟(jì)活動事后反映上 財務(wù)管理是企業(yè)根據(jù)資金運(yùn)動的客觀規(guī)律 遵循財務(wù)制度 通過預(yù)測 計劃 分析等工作 正確地組織和調(diào)節(jié)企業(yè)資金籌集 分配和運(yùn)用過程中財務(wù)關(guān)系的活動 財務(wù)管理子系統(tǒng)是用于輔助企業(yè)管理人員監(jiān)督 控制和協(xié)調(diào)企業(yè)的管理活動 財務(wù)管理活動不可能完全靠計算機(jī)來完成 尤其是控制 監(jiān)督和決策活動 需要管理人員根據(jù)系統(tǒng)提供的有關(guān)信息進(jìn)行 37 第三節(jié)會計信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu) 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)能夠突破時間和空間對于傳統(tǒng)企業(yè)的管理和組織的制約 為管理變革和創(chuàng)新 提供了不可缺少的技術(shù)手段 建立合適的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu) 對于企業(yè)會計信息系統(tǒng)已經(jīng)成為不可缺少的基本條件 企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身管理和組織的實際情況 以及發(fā)展戰(zhàn)略的需要 選擇和設(shè)計不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 構(gòu)建基于網(wǎng)絡(luò)的會計信息系統(tǒng) 一般來說 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境構(gòu)架可分為基于局域網(wǎng)的應(yīng)用 基于廣域網(wǎng)的應(yīng)用和兩者的結(jié)合應(yīng)用 38 一 基于局域網(wǎng)的應(yīng)用 對于具有一定規(guī)模和比較完整組織機(jī)構(gòu)的企業(yè) 都應(yīng)當(dāng)盡量選擇基于局域網(wǎng)方式的應(yīng)用 公司財務(wù)部可以獨(dú)立組成一個局域網(wǎng)絡(luò) 如圖4 5所示 在局域網(wǎng)內(nèi)的任何一臺機(jī)器上 安裝網(wǎng)絡(luò)服務(wù)設(shè)置 使局域網(wǎng)內(nèi)的用戶 無需安裝客戶端軟件就能接入網(wǎng)絡(luò)會計信息系統(tǒng) 這種方案適合于企業(yè)組織結(jié)構(gòu)分布范圍較為集中的企業(yè) 在具體實施時 應(yīng)當(dāng)盡量選擇質(zhì)量可靠的專用服務(wù)器 在經(jīng)費(fèi)緊張的情況下 也可選用配置較高 質(zhì)量較好的計算機(jī)做服務(wù)器 建立內(nèi)部局域網(wǎng) 39 40 局域網(wǎng)組建 在具體實施時 應(yīng)當(dāng)盡量選擇質(zhì)量可靠的專用服務(wù)器 在經(jīng)費(fèi)緊張的情況下 也可選用配置較高 質(zhì)量較好的計算機(jī)做服務(wù)器 建立內(nèi)部局域網(wǎng) 首先安裝 連接和設(shè)置好網(wǎng)絡(luò) 在保證網(wǎng)絡(luò)能夠正常運(yùn)行的情況下 繼續(xù)安裝網(wǎng)絡(luò)會計信息系統(tǒng)的服務(wù)器端軟件 再安裝客戶端軟件 基于局域網(wǎng)的會計信息系統(tǒng)組建成本低 沒有日常通訊費(fèi)用 同時與外界網(wǎng)絡(luò)隔絕 無需考慮網(wǎng)絡(luò)的安全性問題 這種會計信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境構(gòu)架受到局域網(wǎng)范圍的限制 只適合內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)分布很集中 相互距離近的的企業(yè)運(yùn)用 41 二 基于廣域網(wǎng)的應(yīng)用 一 基于撥號網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用對于內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)分布范圍較分散 參與會計核算的各部門相互距離較遠(yuǎn)的的企業(yè) 可以采用電話撥號方式組建會計信息系統(tǒng)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)框架 遠(yuǎn)端網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)通過電話撥號連接中央網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器計算機(jī) 從圖4 6中看出 局域異地財務(wù)部 移動用戶的計算機(jī)等都可通過電話撥號 包括ADSL ISDN PSDN不同方式 連接到集團(tuán)財務(wù)部 如圖4 6所示 42 基于撥號網(wǎng)的廣域網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu) 43 撥號網(wǎng)的廣域網(wǎng)絡(luò)的實施 在實施時 用專用服務(wù)器或配置較高的計算機(jī)做服務(wù)器 如果網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器軟件采用的是微軟公司的WindowsServer 則可以通過安裝InternetInformationServer IIS 軟件 建立好企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站 安裝網(wǎng)絡(luò)會計信息系統(tǒng)軟件的服務(wù)器 然后安裝撥號服務(wù)器 用來接收遠(yuǎn)程客戶端的聯(lián)網(wǎng)訪問 以這種方式組建的網(wǎng)絡(luò) 其組建成本不高 當(dāng)需要連網(wǎng)運(yùn)行時 才通過撥號方式完成 不需要連網(wǎng)時 網(wǎng)絡(luò)是斷開的 通訊費(fèi)用只是在撥號連網(wǎng)期間才發(fā)生 由于撥號網(wǎng)絡(luò)只是連接企業(yè)各相關(guān)部門 未同外界相聯(lián) 企業(yè)內(nèi)部信息安全性問題比較容易控制 但有 畢竟有網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)端計算機(jī)用戶入口 存在一定信息安全風(fēng)險 因此還是需要考慮采取相應(yīng)的安全防患措施 44 二 基于互聯(lián)網(wǎng)Internet 內(nèi)聯(lián)網(wǎng)Intranet的應(yīng)用 互聯(lián)網(wǎng)Internet 內(nèi)聯(lián)網(wǎng)Intranet是當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用發(fā)展的主流 基于Internet Intranet的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用必然是網(wǎng)絡(luò)會計信息系統(tǒng)的最終主流 由于基于Internett的廣域網(wǎng)的范圍和距離大小不受費(fèi)用制約 可以在局域網(wǎng)絡(luò)之間任意組成規(guī)模更大 范圍更廣的網(wǎng)絡(luò) 這樣 對于跨地區(qū) 跨國度的企業(yè) 便能夠?qū)崿F(xiàn)在基于互聯(lián)網(wǎng)的廣域網(wǎng)上建立會計信息系統(tǒng) 可充分利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)廉價的通訊費(fèi)用 實現(xiàn)真正意義上的網(wǎng)絡(luò)財務(wù) 如圖4 7所示 這種方式的關(guān)鍵是信息安全性問題 在網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃 設(shè)計和實施過程中 需要對信息安全性給予重點關(guān)注 購置必要的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備和專用軟件 安裝虛擬專用網(wǎng)絡(luò)VPN 設(shè)置好網(wǎng)絡(luò)防火墻 維護(hù)網(wǎng)絡(luò)的安全 45 基于互聯(lián)網(wǎng)Internet 內(nèi)聯(lián)網(wǎng)Intranet 46 第四節(jié)會計信息系統(tǒng)的工作流程 當(dāng)我們總體考慮會計信息系統(tǒng)的子系統(tǒng)構(gòu)成時 必須考慮子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的共享利用 弄清各子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系 這對于研制和使用電算化會計信息系統(tǒng)至少有三個方面的作用 第一 有利于組織管理數(shù)據(jù) 合理數(shù)據(jù)流向 有利于劃分子系統(tǒng)的邊界 設(shè)計子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口 第二 有利于實現(xiàn)各子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享 防止重復(fù)存貯重復(fù)輸入 第三 有利于根據(jù)數(shù)據(jù)的來龍去脈和數(shù)據(jù)輸入輸出的先后次序 確定子系統(tǒng)研制使用的先后次序 可以先研制使用產(chǎn)生數(shù)據(jù)的子系統(tǒng) 例如 工資核算子系統(tǒng) 再研制使用利用數(shù)據(jù)的子系統(tǒng) 例如 成本核算子系統(tǒng) 47 工業(yè)企業(yè)會計信息系統(tǒng)各子系統(tǒng)間主要數(shù)據(jù)聯(lián)系 48 二 會計信息系統(tǒng)的各子系統(tǒng)之間業(yè)務(wù)流程