《高效會議管理》PPT課件

高效會議管理 每周生產(chǎn)例會討論 回憶中存在哪些問題 討論時間 5分鐘 派誠會議中存在問題 一 很多會議未事先準(zhǔn)備材料 已準(zhǔn)備材料的會議 有多數(shù)人會前未閱讀 有多數(shù)參會者不知會議議題 目標(biāo) 不知應(yīng)否參加會議 多數(shù)會議不能準(zhǔn)時召開 準(zhǔn)時結(jié)束 有不少人開會不做記錄 有不少人在開大會時開小會 對他人的發(fā)言置之不理或無理打斷 有不少人人到心不到 或忙于接 打電話 或忙于自己的其他工作 或閉目養(yǎng)神 或做局外人 一言不發(fā) 派誠會議中存在問題 二 會議氣氛極差 雖然是干部 爭吵 推卸 指責(zé)頻頻發(fā)生 反而對會議議題不感興趣 對會議中涉及的問題 責(zé)任等 不能正確對待 會議涉及的問題 責(zé)任等 不能正確對待 會議中涉及的問題 責(zé)任等 不能正確對待 會議中涉及的工作往往分配給未參加會議的人 有多數(shù)會議的決議時在會議結(jié)束前的很短一段時間內(nèi)做出的 因急于結(jié)束 休息 故草草了結(jié) 多數(shù)會議毫無效果 議而不決 決而不行 行而不通 不少與會者 離場時不能保持會議室整潔 會議管理的重要性 對于公司來說 高效的會議可以 提高決策效率降低運作成本改善組織氣氛 對于管理者來說 高效的會議可以 增加團隊凝聚力增強團隊執(zhí)行力提高決策效率 會議成功的要素 高效會議 一個中心 兩個基本點 三個會議法則 四種干擾行為管理 五個會議步驟 Successfulfactors 會議目標(biāo) 會議準(zhǔn)備會后跟蹤 明確與會人員集中與會人員注意力鼓勵與會人員 滔滔不絕沉默者交頭接耳跑題 有效開場澄清信息頭腦風(fēng)暴做出決策總結(jié)跟進 目錄 會議目的 會議目的是召開會議的理由 任何會議都應(yīng)該有會議目的 如果沒有目的就不應(yīng)該召開會議 練習(xí) 列舉最近開過或者即將要開的會議要求 每組5 6個 時間 4分鐘 會議目的 會議目的 解決問題 制定計劃 做出決策 會議目的 做出決策 頭腦風(fēng)暴 解決問題 信息分子 制定計劃 會議目的 會議目的 會議的最終目的 會議的當(dāng)期目的 不是最終要實現(xiàn)的結(jié)果而是會議結(jié)束時達成的結(jié)果 會議的當(dāng)期目的應(yīng)該符合以下標(biāo)準(zhǔn) 具體明確SMART結(jié)果導(dǎo)向 目錄 觀看錄像 討論克里斯在會議準(zhǔn)備方面中存在哪些問題 會議準(zhǔn)備 會議目的 會議計劃表 選擇適合的與會者 選擇會議時間和地點 準(zhǔn)備會議資料 制定會議議程 會前溝通 會場準(zhǔn)備 1 2 3 4 5 6 選擇合適的與會者 分配會議的角色 確定參會人員 有權(quán)做決策的人了解信息的人其他利益干系者 執(zhí)行人 關(guān)心會議結(jié)果的人 我們有很多天才選手 但是其他團隊也一樣 不同的是 我們每個選手知道自己在球場上的角色并盡職盡責(zé) 這是我們團隊取得成功的關(guān)鍵 帕特 萊利 前洛杉磯湖人隊教練現(xiàn)邁阿密熱火隊教練NBA2006年總冠軍教練 會議角色 行為描述 在會議中作簡短的記錄 突出標(biāo)示在下次會議前應(yīng)完成的行動 修改紀(jì)要 必要時 以總結(jié)已采取的行動 負責(zé)跟進的人 推遲至下次會議的事項等等 在會后及時發(fā)布會議紀(jì)要 記錄人 確保如實 完整的記錄會議討論的問題 結(jié)論 發(fā)布審核后的會議紀(jì)要給相關(guān)與會者 跟蹤會議紀(jì)要的落實 會議角色 行為描述 按照議程要求為會議計時 如果討論有正當(dāng)理由超過安排時間 請與團隊協(xié)商以獲得更多時間 引導(dǎo)團隊縮減或延期項目以獲得更多討論時間 在會議結(jié)束前確定下次會議的時間 及時提醒分階段參與的人員及時到會 計時人 負責(zé)會議的時間記錄 控制參與成員的發(fā)言時間 確保會議正常按時進行 會議角色 行為描述 確保每個人有機會參與會議使會議的主題與議程一致尋找解決問題的方法提出較好的問題以澄清不明確或誤解的信息傾聽并關(guān)注發(fā)言者努力緩和緊張或壓抑的局面 與會人 帶來信息 專業(yè)知識和創(chuàng)意幫助解決問題完成分配給他們的所有任務(wù) 行為描述 通過閱讀上次會議紀(jì)要和跟進會后行動進展來計劃會議議程 特別是要按期完成的行動項目在開會前征求其他團隊成員對議程項目的想法組織會議 讓所有成員參與確定議程 集體討論意見或針對活動的要點進行頭腦風(fēng)暴安排特別嘉賓參與和安排新成員加入會議團體確定何時要在掛圖上記錄意見或信息 會議角色 召集人 負責(zé)確定會議目的并向與會者闡明按照議程進行引導(dǎo)控制與會者行為會議總結(jié) 選擇會議時間 會議時間考慮因素 領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先 優(yōu)先考慮上級領(lǐng)導(dǎo)的時間 確保主持人自己的時間兼顧其他 選擇方便與會者出席的時間 以及與會者所喜愛的時間 尤其是關(guān)鍵人物方便的時間 會議時間的長度 一個議案不超過為限議案多 則會議時間將相應(yīng)延長時間超過一個半小時 則中途應(yīng)騰出若干時間做休息之用 選擇會議時間 業(yè)界參考 選擇會議地點 會議地點選擇 應(yīng)符合下列七個條件 場地必須要有空擋且可供使用場地必須夠大以便容納與會者及視聽器材必須擁有包括桌椅在內(nèi)的適當(dāng)家具必須擁有充足的照明及通風(fēng)設(shè)備必須能免于聲音 電話 訪客等干擾 以防與會者分心必須令主席及與會者大致方便成本問題 制定會議議程 有效議程必須要滿足下列條件 按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序 按議題的邏輯編排 每一個議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時間并明白地標(biāo)示出來 每一議程項責(zé)任到人 準(zhǔn)備會議資料 會前資料準(zhǔn)備和發(fā)放會中資料的準(zhǔn)備 會前溝通 內(nèi)容 確認與會人員是否能夠到會 尤其是確認關(guān)鍵人物的到場 讓與會者事先了解會議資料了解關(guān)鍵人物對問題的看法明確與會者的期望值提醒與會者應(yīng)做的準(zhǔn)備 方式 書面溝通 會議通知 電話溝通當(dāng)面溝通 會場準(zhǔn)備 會場布置 根據(jù)會議目的 選擇營造輕松愉快 或莊重 嚴(yán)肅的氣氛 座位布置 半圓形或者環(huán)形與人員背門而坐光線較好 會場布置 提前準(zhǔn)備和調(diào)適 座位布置 是否得到保證 演練 填寫會議計劃表 請根據(jù) 魚與熊掌 案例材料 填寫會議計劃表時間 5分鐘 or 二 會后跟蹤 會議紀(jì)要領(lǐng)導(dǎo)溝通執(zhí)行跟蹤有效反饋 二 會后跟蹤 會議紀(jì)要 及時輸出有效傳達確認理解領(lǐng)導(dǎo)溝通紀(jì)要審核人物溝通 執(zhí)行跟蹤 責(zé)任到人 人物責(zé)任到人 監(jiān)控責(zé)任到人時間限制 在規(guī)定時間內(nèi)進行跟蹤人物的完成情況確認跟蹤的方式 電話 郵件 書面 二 會后跟蹤 有效反饋根據(jù)任務(wù)要求 對工作進展進行雙日報 周報或月報參考項目進展報告模板 目錄 五個會議步驟 有效開場 澄清信息 頭腦風(fēng)暴 做出決策 總結(jié)跟進 會前簽到 準(zhǔn)備 營造會議氣氛 設(shè)立會議紀(jì)律 陳述會議目的 回顧會議議程 復(fù)述背景 總結(jié) 征詢其他資料及議題 征詢意見及發(fā)掘可行方案 分配會議角色 發(fā)揮他人意見 總結(jié) 征詢及選擇最可取的方案 決定行動由誰執(zhí)行及何時完成 歸納共識 遺留問題 分工計劃 感謝參與 目錄 三個會議法則 團結(jié)與會人員集中與會人員的注意力鼓勵與會人員 討論 約翰克里斯在那些方面做得不對 他應(yīng)該如何有效地處理馬庫斯咄咄逼人的態(tài)度 會議法則一 團結(jié)與會人員 讓有關(guān)人員發(fā)泄情緒中立的態(tài)度參與討論而不是做觀眾用事實說話 討論 約翰克里斯在哪些方面做的不對 如果你是克里斯 你會怎么做 會議法則二 集中與會人員的注意力 時刻保持警惕控制會議方向主持人自己不清楚 確認自己 解釋并核實 討論 這段錄像中有哪些糟糕的會議行為 如果你是克里斯 你會怎么做 會議法則三 鼓勵與會人員 保護弱者征詢每個人的意見把建議記錄下來提倡決議 目錄 干擾行為管理 干擾行為管理 干擾行為管理 干擾行為管理原則 1 不傷害自尊2 反干擾步驟逐步增強 行動計劃 在未來的日