《高效會(huì)議管理》PPT課件

高效會(huì)議管理 每周生產(chǎn)例會(huì)討論 回憶中存在哪些問題 討論時(shí)間 5分鐘 派誠(chéng)會(huì)議中存在問題 一 很多會(huì)議未事先準(zhǔn)備材料 已準(zhǔn)備材料的會(huì)議 有多數(shù)人會(huì)前未閱讀 有多數(shù)參會(huì)者不知會(huì)議議題 目標(biāo) 不知應(yīng)否參加會(huì)議 多數(shù)會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)召開 準(zhǔn)時(shí)結(jié)束 有不少人開會(huì)不做記錄 有不少人在開大會(huì)時(shí)開小會(huì) 對(duì)他人的發(fā)言置之不理或無(wú)理打斷 有不少人人到心不到 或忙于接 打電話 或忙于自己的其他工作 或閉目養(yǎng)神 或做局外人 一言不發(fā) 派誠(chéng)會(huì)議中存在問題 二 會(huì)議氣氛極差 雖然是干部 爭(zhēng)吵 推卸 指責(zé)頻頻發(fā)生 反而對(duì)會(huì)議議題不感興趣 對(duì)會(huì)議中涉及的問題 責(zé)任等 不能正確對(duì)待 會(huì)議涉及的問題 責(zé)任等 不能正確對(duì)待 會(huì)議中涉及的問題 責(zé)任等 不能正確對(duì)待 會(huì)議中涉及的工作往往分配給未參加會(huì)議的人 有多數(shù)會(huì)議的決議時(shí)在會(huì)議結(jié)束前的很短一段時(shí)間內(nèi)做出的 因急于結(jié)束 休息 故草草了結(jié) 多數(shù)會(huì)議毫無(wú)效果 議而不決 決而不行 行而不通 不少與會(huì)者 離場(chǎng)時(shí)不能保持會(huì)議室整潔 會(huì)議管理的重要性 對(duì)于公司來(lái)說(shuō) 高效的會(huì)議可以 提高決策效率降低運(yùn)作成本改善組織氣氛 對(duì)于管理者來(lái)說(shuō) 高效的會(huì)議可以 增加團(tuán)隊(duì)凝聚力增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力提高決策效率 會(huì)議成功的要素 高效會(huì)議 一個(gè)中心 兩個(gè)基本點(diǎn) 三個(gè)會(huì)議法則 四種干擾行為管理 五個(gè)會(huì)議步驟 Successfulfactors 會(huì)議目標(biāo) 會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)后跟蹤 明確與會(huì)人員集中與會(huì)人員注意力鼓勵(lì)與會(huì)人員 滔滔不絕沉默者交頭接耳跑題 有效開場(chǎng)澄清信息頭腦風(fēng)暴做出決策總結(jié)跟進(jìn) 目錄 會(huì)議目的 會(huì)議目的是召開會(huì)議的理由 任何會(huì)議都應(yīng)該有會(huì)議目的 如果沒有目的就不應(yīng)該召開會(huì)議 練習(xí) 列舉最近開過或者即將要開的會(huì)議要求 每組5 6個(gè) 時(shí)間 4分鐘 會(huì)議目的 會(huì)議目的 解決問題 制定計(jì)劃 做出決策 會(huì)議目的 做出決策 頭腦風(fēng)暴 解決問題 信息分子 制定計(jì)劃 會(huì)議目的 會(huì)議目的 會(huì)議的最終目的 會(huì)議的當(dāng)期目的 不是最終要實(shí)現(xiàn)的結(jié)果而是會(huì)議結(jié)束時(shí)達(dá)成的結(jié)果 會(huì)議的當(dāng)期目的應(yīng)該符合以下標(biāo)準(zhǔn) 具體明確SMART結(jié)果導(dǎo)向 目錄 觀看錄像 討論克里斯在會(huì)議準(zhǔn)備方面中存在哪些問題 會(huì)議準(zhǔn)備 會(huì)議目的 會(huì)議計(jì)劃表 選擇適合的與會(huì)者 選擇會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn) 準(zhǔn)備會(huì)議資料 制定會(huì)議議程 會(huì)前溝通 會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備 1 2 3 4 5 6 選擇合適的與會(huì)者 分配會(huì)議的角色 確定參會(huì)人員 有權(quán)做決策的人了解信息的人其他利益干系者 執(zhí)行人 關(guān)心會(huì)議結(jié)果的人 我們有很多天才選手 但是其他團(tuán)隊(duì)也一樣 不同的是 我們每個(gè)選手知道自己在球場(chǎng)上的角色并盡職盡責(zé) 這是我們團(tuán)隊(duì)取得成功的關(guān)鍵 帕特 萊利 前洛杉磯湖人隊(duì)教練現(xiàn)邁阿密熱火隊(duì)教練NBA2006年總冠軍教練 會(huì)議角色 行為描述 在會(huì)議中作簡(jiǎn)短的記錄 突出標(biāo)示在下次會(huì)議前應(yīng)完成的行動(dòng) 修改紀(jì)要 必要時(shí) 以總結(jié)已采取的行動(dòng) 負(fù)責(zé)跟進(jìn)的人 推遲至下次會(huì)議的事項(xiàng)等等 在會(huì)后及時(shí)發(fā)布會(huì)議紀(jì)要 記錄人 確保如實(shí) 完整的記錄會(huì)議討論的問題 結(jié)論 發(fā)布審核后的會(huì)議紀(jì)要給相關(guān)與會(huì)者 跟蹤會(huì)議紀(jì)要的落實(shí) 會(huì)議角色 行為描述 按照議程要求為會(huì)議計(jì)時(shí) 如果討論有正當(dāng)理由超過安排時(shí)間 請(qǐng)與團(tuán)隊(duì)協(xié)商以獲得更多時(shí)間 引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)縮減或延期項(xiàng)目以獲得更多討論時(shí)間 在會(huì)議結(jié)束前確定下次會(huì)議的時(shí)間 及時(shí)提醒分階段參與的人員及時(shí)到會(huì) 計(jì)時(shí)人 負(fù)責(zé)會(huì)議的時(shí)間記錄 控制參與成員的發(fā)言時(shí)間 確保會(huì)議正常按時(shí)進(jìn)行 會(huì)議角色 行為描述 確保每個(gè)人有機(jī)會(huì)參與會(huì)議使會(huì)議的主題與議程一致尋找解決問題的方法提出較好的問題以澄清不明確或誤解的信息傾聽并關(guān)注發(fā)言者努力緩和緊張或壓抑的局面 與會(huì)人 帶來(lái)信息 專業(yè)知識(shí)和創(chuàng)意幫助解決問題完成分配給他們的所有任務(wù) 行為描述 通過閱讀上次會(huì)議紀(jì)要和跟進(jìn)會(huì)后行動(dòng)進(jìn)展來(lái)計(jì)劃會(huì)議議程 特別是要按期完成的行動(dòng)項(xiàng)目在開會(huì)前征求其他團(tuán)隊(duì)成員對(duì)議程項(xiàng)目的想法組織會(huì)議 讓所有成員參與確定議程 集體討論意見或針對(duì)活動(dòng)的要點(diǎn)進(jìn)行頭腦風(fēng)暴安排特別嘉賓參與和安排新成員加入會(huì)議團(tuán)體確定何時(shí)要在掛圖上記錄意見或信息 會(huì)議角色 召集人 負(fù)責(zé)確定會(huì)議目的并向與會(huì)者闡明按照議程進(jìn)行引導(dǎo)控制與會(huì)者行為會(huì)議總結(jié) 選擇會(huì)議時(shí)間 會(huì)議時(shí)間考慮因素 領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先 優(yōu)先考慮上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間 確保主持人自己的時(shí)間兼顧其他 選擇方便與會(huì)者出席的時(shí)間 以及與會(huì)者所喜愛的時(shí)間 尤其是關(guān)鍵人物方便的時(shí)間 會(huì)議時(shí)間的長(zhǎng)度 一個(gè)議案不超過為限議案多 則會(huì)議時(shí)間將相應(yīng)延長(zhǎng)時(shí)間超過一個(gè)半小時(shí) 則中途應(yīng)騰出若干時(shí)間做休息之用 選擇會(huì)議時(shí)間 業(yè)界參考 選擇會(huì)議地點(diǎn) 會(huì)議地點(diǎn)選擇 應(yīng)符合下列七個(gè)條件 場(chǎng)地必須要有空擋且可供使用場(chǎng)地必須夠大以便容納與會(huì)者及視聽器材必須擁有包括桌椅在內(nèi)的適當(dāng)家具必須擁有充足的照明及通風(fēng)設(shè)備必須能免于聲音 電話 訪客等干擾 以防與會(huì)者分心必須令主席及與會(huì)者大致方便成本問題 制定會(huì)議議程 有效議程必須要滿足下列條件 按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序 按議題的邏輯編排 每一個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并明白地標(biāo)示出來(lái) 每一議程項(xiàng)責(zé)任到人 準(zhǔn)備會(huì)議資料 會(huì)前資料準(zhǔn)備和發(fā)放會(huì)中資料的準(zhǔn)備 會(huì)前溝通 內(nèi)容 確認(rèn)與會(huì)人員是否能夠到會(huì) 尤其是確認(rèn)關(guān)鍵人物的到場(chǎng) 讓與會(huì)者事先了解會(huì)議資料了解關(guān)鍵人物對(duì)問題的看法明確與會(huì)者的期望值提醒與會(huì)者應(yīng)做的準(zhǔn)備 方式 書面溝通 會(huì)議通知 電話溝通當(dāng)面溝通 會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備 會(huì)場(chǎng)布置 根據(jù)會(huì)議目的 選擇營(yíng)造輕松愉快 或莊重 嚴(yán)肅的氣氛 座位布置 半圓形或者環(huán)形與人員背門而坐光線較好 會(huì)場(chǎng)布置 提前準(zhǔn)備和調(diào)適 座位布置 是否得到保證 演練 填寫會(huì)議計(jì)劃表 請(qǐng)根據(jù) 魚與熊掌 案例材料 填寫會(huì)議計(jì)劃表時(shí)間 5分鐘 or 二 會(huì)后跟蹤 會(huì)議紀(jì)要領(lǐng)導(dǎo)溝通執(zhí)行跟蹤有效反饋 二 會(huì)后跟蹤 會(huì)議紀(jì)要 及時(shí)輸出有效傳達(dá)確認(rèn)理解領(lǐng)導(dǎo)溝通紀(jì)要審核人物溝通 執(zhí)行跟蹤 責(zé)任到人 人物責(zé)任到人 監(jiān)控責(zé)任到人時(shí)間限制 在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行跟蹤人物的完成情況確認(rèn)跟蹤的方式 電話 郵件 書面 二 會(huì)后跟蹤 有效反饋根據(jù)任務(wù)要求 對(duì)工作進(jìn)展進(jìn)行雙日?qǐng)?bào) 周報(bào)或月報(bào)參考項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告模板 目錄 五個(gè)會(huì)議步驟 有效開場(chǎng) 澄清信息 頭腦風(fēng)暴 做出決策 總結(jié)跟進(jìn) 會(huì)前簽到 準(zhǔn)備 營(yíng)造會(huì)議氣氛 設(shè)立會(huì)議紀(jì)律 陳述會(huì)議目的 回顧會(huì)議議程 復(fù)述背景 總結(jié) 征詢其他資料及議題 征詢意見及發(fā)掘可行方案 分配會(huì)議角色 發(fā)揮他人意見 總結(jié) 征詢及選擇最可取的方案 決定行動(dòng)由誰(shuí)執(zhí)行及何時(shí)完成 歸納共識(shí) 遺留問題 分工計(jì)劃 感謝參與 目錄 三個(gè)會(huì)議法則 團(tuán)結(jié)與會(huì)人員集中與會(huì)人員的注意力鼓勵(lì)與會(huì)人員 討論 約翰克里斯在那些方面做得不對(duì) 他應(yīng)該如何有效地處理馬庫(kù)斯咄咄逼人的態(tài)度 會(huì)議法則一 團(tuán)結(jié)與會(huì)人員 讓有關(guān)人員發(fā)泄情緒中立的態(tài)度參與討論而不是做觀眾用事實(shí)說(shuō)話 討論 約翰克里斯在哪些方面做的不對(duì) 如果你是克里斯 你會(huì)怎么做 會(huì)議法則二 集中與會(huì)人員的注意力 時(shí)刻保持警惕控制會(huì)議方向主持人自己不清楚 確認(rèn)自己 解釋并核實(shí) 討論 這段錄像中有哪些糟糕的會(huì)議行為 如果你是克里斯 你會(huì)怎么做 會(huì)議法則三 鼓勵(lì)與會(huì)人員 保護(hù)弱者征詢每個(gè)人的意見把建議記錄下來(lái)提倡決議 目錄 干擾行為管理 干擾行為管理 干擾行為管理 干擾行為管理原則 1 不傷害自尊2 反干擾步驟逐步增強(qiáng) 行動(dòng)計(jì)劃 在未來(lái)的日