采購合同管理制度.doc

采購合同管理制度制度名稱采購合同管理制度編 號(hào)執(zhí)行部門第1章 總則第1條 目的。為了加強(qiáng)采購合同管理，防范采購合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的利益，現(xiàn)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司采購合同管理規(guī)定，特制定本制度。第2條 適用范圍。本制度明確了采購合同管理部門的職責(zé)，規(guī)定了采購合同管理的基本原則、運(yùn)行機(jī)制及具體內(nèi)容，適用于公司生產(chǎn)所需物料及公司日常所需各種物資的對(duì)外采購合同的簽訂、履行和管理工作。第3條 管理職責(zé)。采購部負(fù)責(zé)采購合同的談判、起草、執(zhí)行、變更等工作，采購部部長(zhǎng)、副總經(jīng)理或總經(jīng)理對(duì)采購合同進(jìn)行審批。第4條 采購合同的形式。采購合同的訂立必須采取書面形式，經(jīng)簽約雙方協(xié)商的有關(guān)修改采購合同的文書、傳真等，均屬于采購合同的范圍。第5條 采購合同的內(nèi)容。采購合同包括九項(xiàng)基本內(nèi)容，即當(dāng)事人姓名、住所和聯(lián)系方式，標(biāo)的全稱、價(jià)款或報(bào)酬，數(shù)量和規(guī)格型號(hào)，品質(zhì)和技術(shù)要求，履約方式和期限、地點(diǎn)，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式，付款方式和期限，售后服務(wù)和其他優(yōu)惠條款，違約責(zé)任和解決爭(zhēng)議的方法。這九項(xiàng)內(nèi)容必須編寫齊全，各項(xiàng)內(nèi)容的條款應(yīng)當(dāng)明確、具體，文字表達(dá)要嚴(yán)謹(jǐn)，書寫要工整。第2章 采購合同簽訂第6條 采購簽約權(quán)限的規(guī)定。1. 副總經(jīng)理有權(quán)簽署標(biāo)的額在5000元以下的采購合同。2. 標(biāo)的額在10000元以上的采購合同需由總經(jīng)理簽署。第7條 供應(yīng)商調(diào)查。簽訂采購合同前，采購人員就對(duì)方的信用(含經(jīng)營范圍、銀行資金、履約能力、技術(shù)和質(zhì)量等級(jí)、法人資格、簽約人是否是法人代表或經(jīng)法人代表授權(quán)的委托代理人等)進(jìn)行全面了解。標(biāo)的總價(jià)在 100000元以上的采購合同應(yīng)當(dāng)形成書面比價(jià)單，并就對(duì)方的情況進(jìn)行分析。第8條 起草采購合同。采購管理員根據(jù)審核的比價(jià)單起草采購合同。第9條 采購合同審批程序。采購部長(zhǎng)對(duì)采購合同文本進(jìn)行初審。然后報(bào)副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批,最后到財(cái)務(wù)部簽章。第10條 采購合同簽訂過程中各部門的職責(zé)劃分。1. 采購部負(fù)責(zé)采購合同簽訂前的合同詢價(jià)、議價(jià)、調(diào)研等工作。2. 財(cái)務(wù)部和質(zhì)量管理部配合采購部做好采購合同貨款和采購合同標(biāo)的的質(zhì)量檢驗(yàn)工作。3. 其他部門在各自部門職責(zé)范圍內(nèi)對(duì)采購合同的管理提供支持。第11條 采購部、財(cái)務(wù)部和行政部各留一份采購合同原件，法律顧問留一份復(fù)印件。第3章 采購合同履行第12條 采購合同簽訂后即生效，具有法律約束力，公司必須按照采購合同的約定全面履行規(guī)定的義務(wù)，遵守誠實(shí)信用原則，根據(jù)采購合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。第13條 在采購合同履行過程中，采購部應(yīng)根據(jù)采購合同的履行情況編制“合同管理臺(tái)賬”，做好詳細(xì)記錄，并保留相關(guān)能夠證明采購合同履行情況的原始憑證。第14條 遇履行困難的采購合同必須及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。第15條 在采購合同履行過程中出現(xiàn)下列情況之一時(shí)，采購部應(yīng)及時(shí)報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定及采購合同約定與對(duì)方協(xié)商變更或解除采購合同。1. 由于不可抗力因素導(dǎo)致采購合同不能繼續(xù)履行的。2. 由于對(duì)方在采購合同約定的期限內(nèi)沒有履行采購合同所規(guī)定義務(wù)的。3. 由于情況變更，致使我方無法按約定履行采購合同，或雖能履行但會(huì)導(dǎo)致我方重大損失的。4. 其他采購合同約定或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。第17條 采購合同發(fā)生糾紛時(shí)，采購部相關(guān)人員應(yīng)會(huì)同法律顧問與對(duì)方協(xié)商解決，協(xié)商不成需進(jìn)行仲裁或訴訟的，相關(guān)部門應(yīng)協(xié)助法律顧問辦理有關(guān)事宜。第4章 采購合同管理紀(jì)律要求第18條 參與采購合同簽訂和采購合同管理的人員不得出現(xiàn)下列情況，否則公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處分。1. 泄露或私自更改采購合同的內(nèi)容。2. 丟失采購合同。3. 損害公司的利益。4. 在參與采購合同制定、簽訂的過程中出現(xiàn)嚴(yán)重的不負(fù)責(zé)任的行為。第20條 參與采購合同履行的人員違反國家和公司相關(guān)規(guī)定，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他損失的，視其性質(zhì)和情節(jié)輕重，由公司給予責(zé)任人行政或經(jīng)濟(jì)處罰。第21條 對(duì)于觸犯法律的人員，移交司法部門處理，公司保留對(duì)責(zé)任人的追索權(quán)。第5章 采購合同資料管理第22條 采購部負(fù)責(zé)采購合同資料的收集、匯總、保存和存檔、等工作。第23條 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購合同管理過程中所涉及的原始憑證、