行政公文讀者分析PPT課件VIP

應(yīng)用文體寫作 羅小娟 討論 一 學(xué)習(xí)應(yīng)用文時有帶規(guī)律性的問題 一聽就懂 一看就會 一寫就錯 要學(xué)好應(yīng)用文關(guān)鍵在哪里 你準(zhǔn)備怎樣學(xué)習(xí)應(yīng)用文 二 應(yīng)用文的讀者處于什么地位 有何特點(diǎn) 對應(yīng)用文的寫作有何影響 分組討論 并寫出討論提綱 三 實(shí)訓(xùn)分組 第一次作業(yè) 大學(xué)生就業(yè)情況調(diào)查 討論調(diào)查提綱 如何制作調(diào)查問卷 調(diào)查實(shí)施 并要求寫出調(diào)查報告 四 交代本期教學(xué)打算 行政公文讀者分析 應(yīng)用寫作知識包括文體寫作格式的掌握并不難 難就難在思維能力的提高上 難在面對現(xiàn)實(shí)生活中的具體問題如何正確處理的能力上 行政公文寫作活動中讀者的作用 將公文內(nèi)容轉(zhuǎn)化為工作行動在公文寫作的整個活動中干預(yù)制約著作者直接影響公文的寫作效果和社會價值的實(shí)現(xiàn) 滿足不同讀者的閱讀需要是實(shí)現(xiàn)公文社會價值的重要因素之一 一 公文讀者的特殊性 1 有特定的讀者范圍和穩(wěn)定的閱讀層次上行文讀者 決策者平行文讀者 協(xié)辦者下行文讀者 執(zhí)行者涉及到黨和國家機(jī)密的 對讀者的閱讀范圍依保密程度和內(nèi)容需要而定 一般分為五個閱讀層次 省部級 省軍級 地市級 地師級 旗縣級 縣團(tuán)級 黨內(nèi)相關(guān)群眾凡與執(zhí)行公文無關(guān)的人員一般無權(quán)也沒有必要閱讀公文 2 有明確的閱讀目的和強(qiáng)制性的閱讀需要 閱讀目的 了解上意下情溝通信息交流經(jīng)驗(yàn)批辦事項(xiàng)閱讀需要具有強(qiáng)制性 凡屬于本職工作范圍之內(nèi)必須了解或辦理的公文必須閱讀 不能依據(jù)個人的好惡選擇閱讀內(nèi)容 不論他們對公文內(nèi)容贊同與否 理解與否 支持與否 喜歡與否都必須閱讀并貫徹執(zhí)行 在時間上具有強(qiáng)制性 在規(guī)定時間內(nèi)要求閱讀 辦理的公文 不得以任何理由拖延 否則貽誤工作 責(zé)任由讀者承擔(dān) 3 有準(zhǔn)確領(lǐng)會內(nèi)容精神的閱讀要求和讀以致用的行動要求 大多數(shù)公文具有普發(fā)性 請示 報告 批復(fù) 函 議案除外 在內(nèi)容表述上具有原則性 概括性 論說性 指導(dǎo)性的特點(diǎn) 一般不對具體單位的具體工作作詳盡的說明 體現(xiàn)在語言上具有模糊性 讀者必須對公文的內(nèi)容作出分析 一要準(zhǔn)確把握公文的精神實(shí)質(zhì) 認(rèn)識工作的目的和意義 二要明確工作的目標(biāo) 內(nèi)容 職責(zé)和要求 三要將指示精神與本地區(qū)本單位實(shí)際結(jié)合起來加以融會貫通 實(shí)施行動是讀者閱讀公文的目的所在 也是公文價值的最終體現(xiàn) 二 讀者要求對公文寫作的要求 能幫助提高公文閱讀的有效性 1 內(nèi)容表述有益于提高讀者的辦文效率簡要明確 說理透辟 內(nèi)容單一 重點(diǎn)突出 2 公文格式便于受文單位閱讀和辦理公文3 慣用語體的運(yùn)用有利于滿足讀者的閱讀需要 1 上行文 以尊重 期請 奉告的語氣為主 可以鮮明地反映出上下級的隸屬關(guān)系 表明下級機(jī)關(guān)對上級領(lǐng)導(dǎo)的尊敬 服從和渴望得到上級幫助的誠懇態(tài)度 2 平行文 以禮貌 征詢 協(xié)商的口吻為主 用以體現(xiàn)平級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的平等關(guān)系和尊重對方意見 真誠合作的良好愿望 3 下行文 為保證政策法令的有效貫徹執(zhí)行 用語大多果斷堅(jiān)決 體現(xiàn)出堅(jiān)決執(zhí)行的嚴(yán)肅態(tài)度和不容置疑的莊重要求 有些周知性 參照性的下行文也常用較為和緩 平實(shí)的語氣 既有周知辦理的要求 又有理解體恤下情的感情色彩 讀者的閱讀需要對公文的制約作用 1 讀者的工作環(huán)境 職位身份是影響公文實(shí)施的首要因素讀者所處的不同工作環(huán)境 擔(dān)當(dāng)?shù)牟煌ぷ髀毼?決定了他們理解公文的著眼點(diǎn)不同 1 決策讀者 審閱公文往往要從全局和整體利益出發(fā) 分析公文內(nèi)容對當(dāng)前與未來 局部與全局工作的影響 權(quán)衡利弊得失 公文如果與讀者的認(rèn)識立場一致 有利于推動促進(jìn)全局工作 公文得以批辦 相反 公文內(nèi)容若急功近利 因小失大 條件尚不成熟 讀者會拒絕辦理 2 平行機(jī)關(guān)讀者 站在本地區(qū)本單位的立場來考慮與協(xié)作機(jī)關(guān)的關(guān)系 對公文的審閱標(biāo)準(zhǔn)首先要看是否有利于本地區(qū)本單位的發(fā)展 其次看是否有利于雙方單位的友好合作共同發(fā)展 再次是在不損害本單位利益的前提下盡可能為來函單位辦理 否則要么借故推拖 要么明言拒絕 3 下級讀者 對上級來文必須遵照執(zhí)行 既要服從上級領(lǐng)導(dǎo)又要帶領(lǐng)群眾貫徹執(zhí)行上級任務(wù) 當(dāng)來文意圖與民情民意相吻合時 讀者就可以將公文中的每一原則要求分解為一項(xiàng)項(xiàng)具體任務(wù) 工作得以順利進(jìn)行 公文實(shí)現(xiàn)了預(yù)定的寫作目的 如果公文脫離基層工作實(shí)際 對促進(jìn)工作作用不大 毫無作用甚至?xí)鸬较喾醋饔脮r 下級讀者要么提出不同意見 要么拖延辦理 要么置若罔聞 2 讀者的理解認(rèn)識程度是影響公文實(shí)施的重要因素 公文內(nèi)容涉及專業(yè)性較強(qiáng)的技術(shù)問題或新地區(qū)新環(huán)境和全新的工作內(nèi)容時 讀者作為一般行政機(jī)關(guān)的管理者 執(zhí)行者 會因缺乏高深的專業(yè)技術(shù)知識或因?qū)π鹿ぷ鞑皇煜げ涣私舛鵁o法對公文內(nèi)容作深入透徹的理解和科學(xué)準(zhǔn)確的判斷 在這種情況下 決策讀者 平行文讀者會謹(jǐn)慎地暫緩辦理 下級讀者則或請示詢問 或因理解有誤而使工作大打折扣 2 讀者的理解認(rèn)識程度是影響公文實(shí)施的重要因素 其次 作者對公文內(nèi)容認(rèn)識有限或表述不當(dāng)同樣會影響讀者對公文作出正確理解和準(zhǔn)確判斷 因而也會妨礙行文目的的順利實(shí)現(xiàn) 例如 有些公文闡述理由空泛 不聯(lián)系工作實(shí)際 被讀者誤認(rèn)為 必要性不大 理由不充分 而不予批辦 有些公文偏重論述 涉及到具體工作則一筆帶過 使得讀者對公文的實(shí)質(zhì)內(nèi)容把握不準(zhǔn)無法批辦 有的公文錯用文種 急需上級解決的問題錯用 報告 被讀者作為一般工作匯報擱置一邊 有的公文多頭主送 致使幾個承辦機(jī)關(guān)之間互相周轉(zhuǎn) 延誤了工作 有的公文政策界限不清 執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一 甚至前后發(fā)文互相矛盾 下級讀者難以理解和執(zhí)行 凡此種種 主觀上是由作者而起 客觀上則是由于讀者的理解失當(dāng)直接制約了公文的辦理 3 讀者閱讀心理是影響公文實(shí)施的潛在因素 首先 讀者的內(nèi)心感受 情感變化 不同程度影響著閱讀效果 決定讀者心理變化的因素首先是讀者的地位以及和發(fā)文單位的關(guān)系 1 上行文 要求下級單位尊重 服從 公文若有目無領(lǐng)導(dǎo) 我行我素 先斬后奏的行文表現(xiàn) 必然會引起讀者的反感而不被接受 作者在公文表述中因態(tài)度語氣使用不當(dāng) 流露出限制 要求上級辦理公文的意圖 盡管其辦文理由充分 也會因引起上級的不快而遭到拒絕或拖延辦理 2 平行文 平等合作 互相尊重 謹(jǐn)慎從事是最基本的心理表現(xiàn) 因此讀者若發(fā)現(xiàn)行文中有主觀武斷 一意孤行 要求服從等態(tài)度必然會退避三舍 3 下行文 在心理上也有需要上級關(guān)心下情 理解困難 支持工作的要求 如果公文不體諒下級的困難 或盲目指揮 或朝令夕改 或?qū)訉蛹哟a 或以上壓下 會給讀者造成嚴(yán)重的心理壓力和抵觸情緒 讀者雖不敢公然違背上級指示 工作中也會出現(xiàn)應(yīng)付差事 拖拖拉拉 其次 定勢 這種心理影響在上級 平級讀者的閱讀中表現(xiàn)得比較明顯 當(dāng)公文的內(nèi)容要求與讀者的思想認(rèn)識 工作構(gòu)想接近或一致時 很容易被讀者所接受 相反 公文內(nèi)容與讀者的想法正好相反或同樣的內(nèi)容多次被拒絕辦理 如果再次向同一讀者反映 而且沒有新的設(shè)想 新的理由 被批辦的可能性很小 4 讀者的審美要求也是影響公文實(shí)施的不可忽視的因素 公文從內(nèi)容到格式直至文面的質(zhì)量高低 規(guī)范程度如何 代表發(fā)文機(jī)關(guān)的整體形象 也反映出作者等文秘人員的個人素質(zhì)和工作水平 公文格式或文面中若出現(xiàn)錯誤會引起讀者的不滿或拒絕受理 制約公文的運(yùn)行 公文印制質(zhì)量也影響著公文的審美效果 公文中出現(xiàn)錯別字 標(biāo)點(diǎn)符號有誤 行款格式不規(guī)范 文面污損等將會破壞公文的整體美感 甚至紙張的質(zhì)量 字體的大小和清晰度也會影響公文的閱讀效果 發(fā)現(xiàn)和認(rèn)識到讀者在寫作活動中的制約作用 三 滿足讀者各方面的閱讀需要 促進(jìn)公文實(shí)現(xiàn)社會價值 1 選擇適合讀者開展工作的角度行文公文作者在研究制文意圖 確定寫作目標(biāo)以及起草撰文時 不能只從本地區(qū)本單位的利益和實(shí)際需要出發(fā) 還要考慮到讀者的工作現(xiàn)實(shí) 辦文條件 實(shí)施效果 從而選擇有利于讀者開展工作的角度分析工作的可行性 闡明意見 提出要求 上行文 應(yīng)立足本單位實(shí)際 著眼于對全局工作的影響 考慮是否有利于上級讀者了解和解決基層工作實(shí)際 平行文 要兼顧讀者辦文的現(xiàn)有條件提出可能的要求 不強(qiáng)求讀者辦理難以辦到的事情 不妨礙或有利于讀者正常開展工作 下行文 不能統(tǒng)得太嚴(yán) 既要有原則性 指導(dǎo)性和具體要求 又要有適度性 靈活性 便于下級讀者結(jié)合地區(qū)特點(diǎn)開展工作 2 因文而異 因人而異地表達(dá)公文內(nèi)容 1 上行文 內(nèi)容涉及到新技術(shù) 新經(jīng)驗(yàn) 新的工作內(nèi)容 必須作必要的說明 或名詞解釋 或背景說明 使讀者在不必查閱大量相關(guān)資料的情況下能準(zhǔn)確理解工作內(nèi)容 作出恰當(dāng)處理 對新近調(diào)任的上級讀者行文 要對本地區(qū)本單位工作的特殊性予以適當(dāng)?shù)恼f明 報告請示一類公文 要在聯(lián)系基層實(shí)際上下功夫 經(jīng)驗(yàn) 意見 理由 方案都要具體明確 把發(fā)現(xiàn)問題 摸索經(jīng)驗(yàn) 改進(jìn)意見等讀者感興趣的內(nèi)容作為行文的重點(diǎn) 滿足讀者了解下情 作為決策參考的需要 2 平行文 對初次協(xié)作的工作內(nèi)容 條件責(zé)任等作必要的解釋說明 使讀者能較快地熟悉情況開展工作 3 下行文 凡涉及到難以理解和掌握的新政策 新情況 要以闡明意義 分析形勢 介紹情況為重點(diǎn) 對新近調(diào)整的工作內(nèi)容則應(yīng)在原則 要求 措施方法等方面多作解釋和說明 幫助讀者準(zhǔn)確理解 正確執(zhí)行 3 尊重理解讀者 縮短與讀者的感情距離作者首先要找準(zhǔn)自己的位置 擺正與讀者的關(guān)系 嚴(yán)格按照隸屬關(guān)系 選取相應(yīng)的態(tài)度和表述方式 絕不能用超越發(fā)文破壞讀者的閱讀情緒 嚴(yán)重的會影響到讀者對內(nèi)容的理解和執(zhí)行 其次 要準(zhǔn)確選用表達(dá)相互關(guān)系的慣用語 弄清