SOP模板-標準操作流程編寫程序.doc

標準操作流程編寫程序 編制部門： 商務部文件審核: 文件批準: 批準日期： 2005.05.25 修改記錄修改時間修改摘要批準人修改申請單號2005-5-25修改部門編碼1 目的指導文件編寫者能夠高效的編寫出符合文件編寫標準程序的文件來。2 范圍此文件適合所有編寫標準操作流程的文件編寫人員。3 職責3.1 SOP文件編寫總負責人對程序的有效性負責。3.2 編寫SOP文件的相關人員執(zhí)行本程序，并反饋修改信息。3.3 SOP文件編寫總負責人根據此程序對各部門文件編寫人進行培訓。3.4 各主過程負責人對文件的編寫和修改的有效性負責。4 定義4.1 SOP：SOP是標準操作程序（standard operation program）英文的第一個字母的縮寫。為各部門共性的、可以固化的業(yè)務活動。4.2 工具書:制定的作為崗位快速參考的文件，例如：公差，目標值等貼或放在工作區(qū)域附近用于員工工作時參考的文件，這類文件主要包括操作方法，測試標準，流程圖等限于特定崗位使用的操作指南，可以作為程序文件的一部分，也可以單獨使用。4.3 附件:指SOP文件中所引用的文件，執(zhí)行文件的同時也必須同時執(zhí)行的文件，主要包括管理規(guī)定，規(guī)章制度和標準，可以作為程序文件的一部分，也可以單獨使用。44流程體系：共由四部分組成，SOP規(guī)范制度表單手冊。其中，規(guī)范為各部門之間在共性流程操作之上的不同的業(yè)務管理細的規(guī)定，是對SOP的支持和補充；表單是與SOP，和管理規(guī)范相匹配的單據、附件等文件；手冊是已經固化的指導我們進行SOP操作或執(zhí)行規(guī)范制度的指南性文件。5 程序說明程序 作業(yè)負責人批準執(zhí)行文件產生文件1編出流程圖文件編寫員5.12流程清單文件編寫總負責人5.23流程編寫部門主管5.3 4流程審核相關部門主管5.45流程審批部門主管5.56流程存檔文件控制員5.67流程修改文件編寫人5.78流程附件文件編寫人5.85 程序說明 5.1 編出流程圖5.1.1 文件編寫員根據部門業(yè)務主過程編出相應的流程圖。5.1.2 根據管理的需要和流程的可持續(xù)性和有效性確定流程的控制環(huán)節(jié)。5.1.3 流程的控制環(huán)節(jié)一般是另一個新流程或子流程或附件的起點。5.1.4 畫流程圖的統(tǒng)一工具為Visio，圖標模板為Sap.vss。圖標說明：5.2 確定流程清單5.2.1 部門文件編寫人員根據流程圖的主過程確定本部門的流程數量和名稱。53流程編寫5.3.1 程序文件包括以下內容 : （1）目的此程序的執(zhí)行目的。 （2）范圍此程序文件所規(guī)定及涉及的范圍。 （3）職責明確列出該程序的主要制定人及執(zhí)行人。 （4）定義對程序中所使用的專門和特定名詞給出定義。 （5）程序說明詳細表述具體工作的執(zhí)行方法來強調及解釋如何作，其重心是技術 性、技巧性及可操作性，應涉及技術指標、標準、規(guī)范和記錄等。同樣可用文字，流程圖，表格，圖片等多種形式描述并可以用數字或字母標明前后順序，明了易懂。 （6）記錄列出并在有可能的情況下附上本程序中所用的報告、記錄、表格、單據或電子記錄名稱和編號。 （7）參考文件及附件列出并在有可能的情況下附上本程序中所采用的重要參考文 件。另外必須列明此程序支持的綱要和其他相關文件的名稱，具體包括三項： -參考文件列出本程序所參考的重要文獻及編號。 -本程序支持的綱要此程序支持的綱要及編號。 -附件列出全文引用的支持此程序的文件或工具書及編號等 5.3.2 程序文件內容的編碼 、字體及版面 (1)頁眉、頁腳設置頁眉設置見模板，涵蓋“文檔名稱”、“文檔編號”、 “文件負責人”和“第X頁 共X頁”信息。頁腳設置為空。特別說明：因業(yè)務文檔為表格圖片形式表現，表格部分的版面設置分別為豎版和圖片部分的版面設置為橫版。同時，豎版和橫版的頁面設置需分節(jié)設置，不能同前一節(jié)。(2) 文件字體及格式 1 （12號粗宋體，標題與文字間加3個空格） 1.1 （11號宋體，標題與文字間加3個空格） 1.1.1 （11號宋體，標題與文字間加3個空格） （1） （11號宋體，標題與文字間無空格） （2） （11號宋體，標題與文字間無空格） 1.1.2 1.2 2 (4)文件字體及版面 1. 所有文字均采用宋體字。 2. 封面文件名稱采用26號加粗宋體，編制部門采用16號加粗宋體。 3. 文件的題頭題尾和封面審核欄均已設定好，只需改動題頭的文件編號和相關綱要編號即可，文件頒布日期以文件的有效發(fā)放日期為準，由文控中心確定。正文大標題采用12號加粗宋體，小標題(或副標題)采用11號宋體，文件內容采用11號宋體字；表格內的的項目欄采用11號加粗宋體，內容為10號宋體；流程圖標題為11號加粗宋體，其他標注及內容均為10號宋體。 4. 紙的尺寸及文本邊框設置使用A4和常規(guī)尺寸，字間距為normal,行間距為At least，22pt不需另行設計。 5.3.3 文件編號 (1)業(yè)務流程編碼XXX-PXX 示例 SW-P01 其中：SW代表商務, P代表Process流程的含義前邊的字母代表部門；后幾位代表該流程在本部門的流程編碼XXX-PXXXX 示例 SW -P0101 其中：P后3、4位編碼代表該流程為111-P01的子流程，以此類推子流程編碼。(2)規(guī)范制度附件編碼XXX-PXX-RXX 示例 SW -R01 其中，R代表Rule 管理規(guī)范的含義前邊的字母代表部門；R后幾位代表該規(guī)范的編碼(3)表單編碼XXX-PXX-RXX-FXX 示例 SW -F01 其中，F代表Form 表單的含義前邊的字母代表部門；F后幾位代表對應的表單的編碼(4)操作手冊編碼XXX-PXX-MXX 示例 SW -M01 其中，M代表Manual 操作手冊的含義前邊的字母代表部門； M后幾位代表對應的操作手冊編碼。(5)部門代號財務部CW北京商務部BJSW人力資源RLZY采購CG上海商務部SHSW業(yè)務拓展部YWTZ產品部CHP沈陽商務部SYSW信息組XX法務部FW市場部SHCH信用管理部XY銷售部XS武漢商務部WHSW商務部SW平管中心PG西安商務部XASW行政部XZH平臺綜合部PT南京商務部NJSW5.4文件審核5.4.1文件審核人指編寫文件的直接上級或流程涉及到相關部門環(huán)節(jié),需要相關部門確認的負責人.5.4.2各部門文件的審核人按下表執(zhí)行.部門審核人部門審核人部門審核人財務部部門經理北京商務部股份商務經理人力資源部門經理采購采購經理上海商務部股份商務經理業(yè)務拓展部部門經理產品部產品總監(jiān)沈陽商務部股份商務經理信息組主管法務部法務主管市場部部門經理信用管理部主管銷售部銷售總監(jiān)武漢商務部股份商務經理商務部股份商務經理平管中心平臺管理總經理西安商務部股份商務經理行政部行政主管平臺綜合部平臺管理總經理南京商務部股份商務經理5.5流程文件審批5.5.1文件審批人對文件的有效性最終負責人,只有經過最終文件審批人審批的文件才是有效文件.5.5.2各部門文件的審批人按下表執(zhí)行.部門審核人部門審核人部門審核人財務部總經理北京商務部股份商務經理人力資源總經理采購股份商務經理上海商務部股份商務經理業(yè)務拓展部副總產品部副總沈陽商務部股份商務經理信息組總經理法務部總經理市場部副總信用管理部總經理銷售部銷售總監(jiān)武漢商務部股份商務經理商務部總經理平管中心平臺管理總經理西安商務部股份商務經理行政部總經理平臺綜合部平臺管理總經理南京商務部股份商務經理5.6流程文件存檔5.6.1所有文檔需要統(tǒng)一存檔,按流程類SOP和制度規(guī)范類SOP2個文件夾存放在VSS(文件管理系統(tǒng))中。5.6.2只有各部門經理有權限對存檔文件進行增減,所有存檔文件視為最新版本,部門經理對所存檔文件的時效性負責。5.6.3各平臺SOP文件由股份商務部經理對所存檔文件的時效性負責。5.7流程文件的修改5.7.1對文件的修改必須填寫修改記錄。詳細記錄修改的時間和內容。5.7.2對修改過的文件應及時更新存檔，保證存檔文件為最新版本。5.8流程文件的附件5.8.1流程文件的附件是支持和說明流程文件的附屬文件,是流程執(zhí)行不可缺少的一部分.(等