會議記錄PPT課件

1 會議記錄 2 會議記錄是有關(guān)會議情況的筆錄 一般用于比較重要和正式的會議 它的作用在于正確反映會議情況 以作為整理會議文件 總結(jié)經(jīng)驗 研究工作等存查備考的一種歷史資料 在會議過程中 由專門記錄人員把會議的組織情況和具體內(nèi)容如實地記錄下來 就形成了會議記錄 會議記錄基本概念 3 會議記錄基本概念 會議記錄有 記 與 錄 之分 記 有詳記與略記之別 略記是記會議大要和會議上的重要或主要言論 詳記則要求記錄的項目必須完備 記錄的言論必須詳細(xì)完整 錄 是借助筆錄 音錄和影像錄幾種 最大限度地再現(xiàn)會議情境 4 會議記錄分類 詳細(xì)記錄要求有言筆錄 這種記錄用于比較重要的會議 如傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)講話精神 布置本單位重要活動等 摘要記錄擇其要點而記之 討論某個問題 決定某次活動 或?qū)δ臣履硞€人進(jìn)行評價等 只要記錄下實質(zhì)性意見即可 5 會議記錄四大作用 重要依據(jù)會議記錄是研究和總結(jié)會議的重要依據(jù) 凡屬大型會議 后期重要總結(jié) 有時 工作報告 和 講話 等還要根據(jù)各組討論的意見進(jìn)行修改 會議記錄還可以作為日后分析 研究 處理有關(guān)問題時提供參照依據(jù) 6 會議記錄四大作用 通報信息會議記錄有的可作為文件傳達(dá) 以使有關(guān)人員貫徹會議精神和決議 有的可以向上級匯報 通報信息 使上級機關(guān)了解有關(guān)決議 指示的執(zhí)行情況 7 會議記錄四大作用 參考資料會議記錄是編寫會議紀(jì)要和會議簡報的基礎(chǔ)和重要的參考資料 8 會議記錄四大作用 檔案憑證會議記錄是重要的檔案資料 在干部考核使用以及落實政策 核實歷史事實等方面 起著無可替代的憑證作用 9 綜合性會議紀(jì)錄是在對會議中各種材料 與會人員的發(fā)言以及會議簡報等進(jìn)行綜合分析和概括提煉基礎(chǔ)上形成的 它具有整理和提要的基本特點 會議記錄三大特點 10 指導(dǎo)性一是會議本身的權(quán)威性 二是會議紀(jì)錄集中反映了會議的主要精神和決定事項 因而紀(jì)錄一經(jīng)下發(fā) 將對有關(guān)單位和人員產(chǎn)生約束力 起著類似于指示 決定或決議等指揮性公文的作用 會議紀(jì)錄還可以作為與會同志向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報 向群眾傳達(dá)的文字依據(jù) 會議記錄三大特點 11 會議記錄三大特點 備考性一些會議紀(jì)錄主要不是為了貫徹執(zhí)行 而是向上匯報或向下通報情況 必要時可以作查閱之用 12 1 中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動 2 會議討論 爭論的焦點及其各方的主要見解 3 權(quán)威人士或代表人物的言論 4 開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論 5 會議已議決的或議而未決的事項 6 對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動 會議記錄重點 13 會議記錄要求 1 準(zhǔn)確寫明會議名稱 開會時間 地點 出席人數(shù) 主持人 缺席人 記錄人 會議內(nèi)容 這是會議記錄的主要部分 包括發(fā)言 報告 傳達(dá)人 建議 決議等 14 會議記錄 15 活頁記錄 16 會議記錄要求 2 詳細(xì)記下會議主持人 出席會議應(yīng)到和實到人數(shù) 缺席 遲到或早退人數(shù)及其姓名 職務(wù)和記錄者姓名 群眾性大會 只要記參加的對象和總?cè)藬?shù) 以及出席會議的較重要的領(lǐng)導(dǎo)成員即可 重要的會議 應(yīng)設(shè)置簽名簿 請出席者簽署姓名 單位 職務(wù)等 17 會議記錄要求 3 忠實記錄會議上的發(fā)言和有關(guān)動態(tài) 一定要先發(fā)言記錄于前 后發(fā)言記錄于后 記錄發(fā)言時要掌握發(fā)言的質(zhì)量 重點要詳細(xì) 重復(fù)的可略記 但如果是決議 建議 問題或發(fā)言人的新觀點要記具體詳細(xì) 如發(fā)言中插話 休會 臨時中斷以及別的重要的會場情況等 也應(yīng)予以記錄 會議中如更換記錄員 應(yīng)注明更換原因及記錄人姓名 主要是考慮記錄員的筆跡不同 18 會議記錄要求 4 記錄發(fā)言可分摘要與全文兩種 多數(shù)會議只記錄發(fā)言要點 即把發(fā)言者講了哪幾個問題 每一個問題的基本觀點與主要事實 結(jié)論 對別人發(fā)言的態(tài)度等 作摘要式的記錄 不必 有聞必錄 特別重要的會議或特別重要人物的發(fā)言 需要記下全部內(nèi)容 有錄音筆的 可先錄音 會后再整理出全文 沒有錄音條件 應(yīng)由速記人員擔(dān)任記錄 沒有速記人員 可以多配幾個記得快的人擔(dān)任記錄 以便會后互相校對補充 19 會議記錄要求 5 記錄會議的結(jié)果 如會議的決定 決議或表決等情況 會議記錄要求忠于事實 不能夾雜記錄者的任何個人情感 更不允許有意增刪發(fā)言內(nèi)容 會議記錄一般不宜公開發(fā)表 如需發(fā)表 應(yīng)征得發(fā)言者的審閱同意 20 會議記錄要求 6 記錄人員在開會前要提前到達(dá)會場 并落實好用來作會議記錄的位置 安排記錄席位時要充分考慮其工作的便利 注意盡可能靠近主持人 發(fā)言人或擴(kuò)音設(shè)備 以便于準(zhǔn)確清晰地聆聽他們的講話內(nèi)容 21 會議記錄式樣 22 23 24 會議記錄常見問題 一 參加會議的人員沒有簽到 1 會議沒有簽到簿 2 重要會議出席人員 列席人員沒有簽到 而是由記錄員代簽到 注 一般性會議的出席人員和列席人員可由記錄員代簽到 三重一大 的會議要由參加會議的人親自簽到 25 會議記錄常見問題 二 出席 缺席會議人員及職務(wù)記錄不清楚 出席 缺席會議的人員要寫明姓名和職務(wù) 如李黎 不要寫成 李總 或 李總經(jīng)理 同時 缺席會議的還要寫明事由 26 會議記錄常見問題 三 會議名稱不全或縮寫每次會議應(yīng)寫明會議全稱 如 公司總經(jīng)理辦公會議 公司總經(jīng)理辦公 擴(kuò)大 會議 27 會議記錄常見問題 四 會議記錄本內(nèi)無目錄特別是不填寫會議議題時 在利用時就要逐頁查閱 不僅效率很低 而且人為地增加了對案卷的磨損 不利于檔案的保護(hù)和保密 注 會議記錄本前三頁應(yīng)寫有目錄 包括會議日期 內(nèi)容摘要 頁碼 備注等欄目 28 會議記錄常見問題 五 會議記錄本不規(guī)范1 會議記錄本中格式不符合會議記錄要求 大部分無會議議題 無列席人 2 會議記錄本大小 標(biāo)準(zhǔn) 不規(guī)范 29 會議記錄常見問題 六 記錄不完整1 會議記錄未記載會議日期 地點 主持人 記錄人 2 會議記錄只記了參加人 發(fā)言人的姓而沒有記全名 3 會議記錄只有參加人 時間和主持人而無會議內(nèi)容 4 會議記錄雖有會議內(nèi)容卻沒有記錄會議的議題 5 會議記錄層次不清 沒有按會議議程進(jìn)行記錄 6 會議結(jié)束后 會議記錄無主持人 記錄人簽字 30 會議記錄常見問題 七 會議錄音整理后沒有送講話人或發(fā)言人審閱就記錄到會議記錄本上 31 會議記錄常見問題 八 會議記錄本沒有按工作性質(zhì)分開1 黨委和行政共用一個會議記錄本 2 總經(jīng)理辦公會與總經(jīng)理辦公 擴(kuò)大 會不分 3 專題會議沒有專題會議記錄本 32 會議記錄常見問題 九 會議記錄本不固定1 會議記錄本交叉使用 2 以個人記錄本代替單位會議記錄本 3 臨時用稿紙記錄會議內(nèi)容 33 會議記錄常見問題 十 會議記錄不符合歸檔要求1 使用圓珠筆 純藍(lán)墨水記錄以及不耐久字跡材料 2 書寫潦草 書寫涂改 3 會議記錄沒有頁碼或缺頁 4 重要事項沒有按照逐人表態(tài) 逐項表決的要求記錄 5 會議決定或示決定的事項沒有寫明 6 會議記錄存在兩種以上筆跡 如會議記錄本上有兩種以上筆跡需要說明 34 會議記錄整理 1 忠實于講話人 發(fā)言人的原意 2 保持講話人 發(fā)言人的風(fēng)格