項目管理案列-校園迎新晚會

一.項目概述11.1 項目名稱11.2 項目宗旨11.3 項目具體活動及相關(guān)事宜11.4 項目目標(biāo)11.5 項目范圍21.6 項目經(jīng)理21.7 項目主要干系人21.8 項目總體進(jìn)度計劃21.9 項目總體預(yù)算31.10 各個職能部門應(yīng)提供的配合31.11 項目審批要求31.12 本章程的批準(zhǔn)3二項目范圍管理4三項目時間管理5四項目成本管理94.1成本估算94.2成本預(yù)算13五項目質(zhì)量管理14六項目人力資源管理15七項目風(fēng)險管理197.1資金風(fēng)險及應(yīng)對207.2 場地及晚會時間的風(fēng)險及應(yīng)對217.3 資源方面的風(fēng)險及應(yīng)對217.4 進(jìn)度和質(zhì)量的風(fēng)險及應(yīng)對217.5 成本的風(fēng)險及應(yīng)對227.6 溝通的風(fēng)險及應(yīng)對227.7停電風(fēng)險應(yīng)對方案：237.7燈光風(fēng)險應(yīng)對方案：247.8人員安全風(fēng)險應(yīng)對方案：247.9節(jié)目風(fēng)險應(yīng)對方案：24總 結(jié)26一.項目概述1.1 項目名稱太原科技大學(xué)經(jīng)管學(xué)院2014年迎新晚會1.2 項目宗旨 經(jīng)管學(xué)院為了歡迎新同學(xué)，讓新生更好的了解本院、融入本院，加深新生對經(jīng)管學(xué)院的感情。豐富經(jīng)管學(xué)院的人文氣息，加強同學(xué)之間、師生之間的交流，讓廣大師生在努力學(xué)習(xí)與研究的同時，注意對同學(xué)各種才能的挖掘，以文藝活動的形式展示年輕一代的活力。同時也表達(dá)我院對新生的關(guān)懷與慰問。 1.3 項目具體活動及相關(guān)事宜晚會的主題：“飛揚青春，舞動夢想！”主辦單位：經(jīng)管學(xué)院。承辦單位：經(jīng)管學(xué)院學(xué)生會。活動地點：太原科技大學(xué)校本部校師生活動中心六樓。參會人員：經(jīng)管學(xué)院的全體師生。晚會籌備工作管理方式：項目式管理。1.4 項目目標(biāo)在投資不超過3萬元的情況下，辦一臺精彩的、能調(diào)動全體學(xué)生積極性的晚會。在晚會的熱烈氣氛中，能讓新同學(xué)感受到經(jīng)管學(xué)院對新生的關(guān)懷與慰問；讓新生盡快的融入這個集體；能促進(jìn)師生之間的互動、交流與溝通。分目標(biāo)u 調(diào)動全院同學(xué)參與的積極性；u 成本控制在3萬元之內(nèi)；u 節(jié)目能展示全院學(xué)生健康向上、充滿活力的青春色彩；u 同學(xué)之間、教師之間、師生之間要有一定的互動；u 晚會時間控制在2.5-3.0小時之間。1.5 項目范圍主要的項目范圍：經(jīng)管學(xué)院的全體師生。主要的可交付成果：辦一臺成功、精彩的學(xué)院迎新晚會。1.6 項目經(jīng)理項目經(jīng)理：學(xué)生會主席 郭大牙項目經(jīng)理的職責(zé)：組建與管理項目團(tuán)隊；進(jìn)行學(xué)生動員工作；在本章程規(guī)定的資金限額之內(nèi)動用財務(wù)資源與開展項目活動。項目經(jīng)理對在本項目章程不確定因素下成功完成項目負(fù)完全責(zé)任，即按照規(guī)范的項目管理方法對項目進(jìn)行規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾，確保項目在規(guī)定的范圍、時間、成本和質(zhì)量等要求之下完成。1.7 項目主要干系人外部干系人：活動場地管理人員（協(xié)助者）、贊助商。內(nèi)部干系人：教師（觀眾兼評委）、學(xué)生（觀眾或參于者）、院學(xué)生會干部（組織者）、班干部（協(xié)調(diào)者）。1.8 項目總體進(jìn)度計劃 在不影響學(xué)生正常學(xué)習(xí)的情況下，進(jìn)行節(jié)目的排練。啟動時間：2014年9月16日活動時間：2014年9月29日下午2:00結(jié)束時間：2014年9月29日下午5:00主要里程碑學(xué)生動員工作完畢：2014年9月20日初步節(jié)目單確定：2014年9月21日第一次彩排時間：2014年9月25日第二次彩排時間：2014年9月29日上午最終節(jié)目單確定：2014年9月29日上午活動結(jié)束時間：2014年9月29日下午5:001.9 項目總體預(yù)算項目總體預(yù)算為叁萬元（30000元整），如果項目成本超出叁萬元，需提出追加資金申請并說明理由，經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可增加資金。1.10 各個職能部門應(yīng)提供的配合文體部：為整個晚會的策劃、節(jié)目的收集、篩選、后期的排練、彩排、主持人選擇、服裝道具等，提供相關(guān)支持。宣傳部：為調(diào)動每一位同學(xué)參于的積極性，做好晚會的相關(guān)宣傳工作。外聯(lián)部：負(fù)責(zé)聯(lián)系贊助商家以及完成承諾給予贊助商的相關(guān)服務(wù)工作。生活部：提供后勤保障、晚會各種用品的購買與供應(yīng)工作。學(xué)習(xí)部：維持晚會期間會場紀(jì)律并協(xié)助學(xué)生會主席及處理一些緊急情況。班干部：為晚會的動員提供相關(guān)支持。1.11 項目審批要求 院領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對項目的策劃方案進(jìn)行審批，并對每次彩排工作提出相關(guān)建議；之后，由學(xué)生會主席負(fù)責(zé)監(jiān)督，策劃人員指導(dǎo)做出相關(guān)改進(jìn)工作。1.12 本章程的批準(zhǔn) 本項目章程于2014年9月14日由下列人員簽字批準(zhǔn)： 姓名：楊先明 職務(wù)：太原科技大學(xué)經(jīng)管學(xué)院院長 簽字： 蓋章：二項目范圍管理基本信息項目名稱：太原科技大學(xué)經(jīng)管學(xué)院2014級迎新晚會項目經(jīng)理：郭大牙編 制 者：唐立維編制時間：2014年9月13日一節(jié)目要求節(jié)目主要由歌舞、小品、樂器等等形式。要求能表達(dá)對新同學(xué)到來的歡迎之情，內(nèi)容積極健康向上，充分展現(xiàn)師生的精神面貌、校園生活以及學(xué)院建設(shè)取得的成績。二節(jié)目驗收在彩排的過程，對節(jié)目的質(zhì)量加以控制。對于不符合要求的節(jié)目，加以糾正或取消。三項目工作范圍為了完成最終的可交付成果，本項目必須開展以下工作：u 晚會的整體策劃；u 規(guī)范的項目管理文檔的制定；u 晚會的宣傳、動員工作；u 晚會節(jié)目的篩選工作；u 晚會節(jié)目的彩排工作；u 晚會所需的道具、服裝、小禮品；u 游戲方式的選擇；u 主持人的篩選工作；u 節(jié)目單的制作。四可交付成果上演節(jié)目；規(guī)范的項目管理文檔；游戲方式；主持人選；節(jié)目單。五主要制約因素u 2014年9月29日之前必須完成所有節(jié)目的排練工作，成本必須控制在1萬元以內(nèi)。為此，必須做好進(jìn)度計劃和成本預(yù)算，并嚴(yán)格執(zhí)行。u 必須按照學(xué)院要求來租用或購買服裝、道具、禮品、水果等晚會用品。u 2014年9月29日為中秋節(jié)，節(jié)目的參于者可借用假期大量的時間來排練節(jié)目。六主要假設(shè)條件u 大力動員和宣傳，否則學(xué)生的積極性不會被充分調(diào)動；u 資金按時到位，否則項目的進(jìn)度與質(zhì)量將受到影響；u 各職能部門按項目章程的要求提供支持，否則將造成項目不能很好的完成。三項目時間管理項目名稱：太原科技大學(xué)經(jīng)管學(xué)院2014級迎新晚會項目經(jīng)理：郭大牙編 制 者：李健霞編制時間：2014年9月13日序號活動編號活動名稱活動持續(xù)時間（工作小時）估算依據(jù)與假設(shè)012014級迎新晚會12策劃及宣傳221編寫迎新晚會項目章程32.1.1明確項目宗旨142.1.2分解項目目標(biāo)252.1.3確定項目范圍1根據(jù)活動內(nèi)容。62.1.4確定項目成員及項目干系人3根據(jù)活動參與人員的數(shù)量。72.1.5制定項目總體進(jìn)度計劃3根據(jù)項目活動數(shù)量及相關(guān)活動的安排。82.1.6預(yù)估項目總預(yù)算1根據(jù)活動規(guī)模。922項目章程交院領(lǐng)導(dǎo)審批1023編寫宣傳文件112.3.1網(wǎng)上宣傳1根據(jù)以往經(jīng)驗。122.3.2布告板張貼海報1132.3.3校園發(fā)傳單2142.3.4學(xué)校廣播站1根據(jù)學(xué)校廣播站時間安排。1524下發(fā)通知162.4.1通知班干部1根據(jù)以往經(jīng)驗。172.4.2通知本院老師1182.4.3通知本院學(xué)生11925匯總節(jié)目單202.5.1歌舞類1根據(jù)節(jié)目數(shù)量。212.5.2表演類1222.5.3游戲類12326聯(lián)系贊助商242.6.1贊助商提供的服務(wù)2根據(jù)以往經(jīng)驗。252.6.2學(xué)院提供的支持1263排練與彩排2731確定主持人283.1.1初選3根據(jù)初試人數(shù)。293.1.2復(fù)選2根據(jù)復(fù)試人數(shù)。3032各節(jié)目組自行排練313.2.1歌舞類5根據(jù)節(jié)目所需時間。323.2.2表演類5333.2.3游戲類53433第一次彩排353.3.1歌舞類3根據(jù)參加初選的彩排人數(shù)。363.3.2表演類3373.3.3游戲類33834第二次彩排393.4.1歌舞類2根據(jù)參加復(fù)選的彩排人數(shù)。403.4.2表演類2413.4.3游戲類2424迎新晚會4341主持人444.1.1通知時間1454.1.2通知地點4642嘉賓474.2.1邀請老師1484.2.2邀請學(xué)生24943節(jié)目表演504.3.1確定最終節(jié)目單2根據(jù)節(jié)目數(shù)量。514.3.2確定節(jié)目表演順序1根據(jù)節(jié)目內(nèi)容。5244節(jié)目評選534.4.1老師評選1根據(jù)個人喜好。544.4.2學(xué)生評選15545頒獎儀式564.5.1頒發(fā)三等獎1根據(jù)獲獎數(shù)量。一等獎1名，二等獎2名，三等獎5名。574.5.2頒發(fā)二等獎584.5.3頒發(fā)一等獎5946總結(jié)及寄語604.6.1黨委書記寄語1614.6.2院長寄語625后勤服務(wù)6351場地安排645.1.1聯(lián)系活動場地2655.1.2安排工作人員2665.1.3布置會場2舞臺布置，場地布置。675.1.4清理會場16852燈光及音響安排695.2.1檢查線路系統(tǒng)1705.2.2調(diào)試音響等設(shè)備17153服裝、道具安排725.3.1準(zhǔn)備演出服裝1735.3.2準(zhǔn)備相應(yīng)道具17454禮儀755.4.1選定晚會禮儀2根據(jù)參選數(shù)量。765.4.2培訓(xùn)禮儀2根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容。7755邀請與接待嘉賓785.5.1邀請嘉賓1795.5.2接待嘉賓8056財務(wù)管理815.6.1租用場地開支5根據(jù)活動經(jīng)費限額。825.6.2道具及設(shè)備開支835.6.3服裝開支845.6.4禮品及食品開支855.6.5獎金預(yù)算865.6.6其他支出5根據(jù)活動需要。875.6.7備用金根據(jù)活動經(jīng)費限額。8857禮品、食品895.7.1采購禮品2根據(jù)活動需要。905.7.2采購食品915.7.3準(zhǔn)備獎金及審批1根據(jù)活動經(jīng)費限額。9258機動事件處理935.8.1場地問題1根據(jù)備用金額度。945.8.2服裝問題1955.8.3道具及設(shè)備問題1965.8.4采購問題1975.8.5贊助商問題1985.8.6獎金問題1四項目成本管理4.1成本估算基本信息項目名稱：太原科技大學(xué)經(jīng)管學(xué)院2014級迎新晚會項目經(jīng)理：郭大牙編 制 者：官映雪編制時間：2014年9月15日表10-1 成本估算序號活動編號活動名稱估算成本（元）估算依據(jù)與假設(shè)012014級迎新晚會12策劃及宣傳22.1編寫迎新晚會項目章程32.1.1明確項目宗旨42.1.2分解項目目標(biāo)52.1.3確定項目范圍62.1.4確定項目成員及項目干系人72.1.5制定項目總體進(jìn)度計劃82.1.6預(yù)估項目總預(yù)算30000根據(jù)晚會預(yù)算費用。92.2項目章程交院領(lǐng)導(dǎo)審批102.3編寫宣傳文件112.3.1網(wǎng)上宣傳海報205=100元橫幅5100=500元傳單2001=200元122.3.2布告板張貼海報，拉橫幅600132.3.3校園發(fā)傳單200142.3.4學(xué)校廣播站500廣播10次，1050，共500元。152.4下發(fā)通知162.4.1通知班干部172.4.2通知本院老師182.4.3通知本院學(xué)生192.5匯總節(jié)目單202.5.1歌舞類212.5.2表演類222.5.3游戲類232.6聯(lián)系贊助商242.6.1贊助商提供的服務(wù)252.6.2學(xué)院提供的支持263排練與彩排273.1確定主持人283.1.1初選293.1.2復(fù)選303.2各節(jié)目組自行排練313.2.1歌舞類323.2.2表演類333.2.3游戲類343.3第一次彩排353.3.1歌舞類363.3.2表演類373.3.3游戲類383.4第二次彩排393.4.1歌舞類403.4.2表演類413.4.3游戲類424迎新晚會434.1主持人444.1.1通知時間454.1.2通知地點464.2嘉賓474.2.1邀請老師484.2.2邀請學(xué)生494.3節(jié)目表演504.3.1確定最終節(jié)目單514.3.2確定節(jié)目表演順序524.4節(jié)目評選534.4.1老師評選544.4.2學(xué)生評選554.5頒獎儀式564.5.1頒發(fā)三等獎574.5.2頒發(fā)二等獎584.5.3頒發(fā)一等獎594.6總結(jié)及寄語604.6.1黨委書記寄語614.6.2院長寄語625后勤服務(wù)635.1場地安排645.1.1聯(lián)系活動場地655.1.2安排工作人員665.1.3布置會場800布置舞臺500元，布置會場300元。675.1.4清理會場685.2燈光及音響安排500租用一套音響燈光500元。695.2.1檢查線路系統(tǒng)705.2.2調(diào)試音響等設(shè)備715.3服裝、道具安排725.3.1準(zhǔn)備演出服裝735.3.2準(zhǔn)備相應(yīng)道具745.4禮儀755.4.1選定晚會禮儀765.4.2培訓(xùn)禮儀775.5邀請與接待嘉賓785.5.1邀請嘉賓795.5.2接待嘉賓805.6財務(wù)管理815.6.1租用場地開支300031000彩排2次，正式1次，共計3000元。825.6.2道具及設(shè)備開支1000演出道具開支1000元。835.6.3服裝開支1000演出服裝開支1000元。845.6.4禮品及食品飲料開支700游戲小禮品2020，共400元，食品飲料300元855.6.5獎金預(yù)算16000一等獎1名5000元，二等獎2名3000元，三等獎5名1000元，共計16000元。865.6.6其他開支400初期策劃200元沖洗照片100元制作VCD 100元875.6.7備用金5300預(yù)防某些活動預(yù)算超標(biāo)885.7禮品、食品895.7.1采購禮品905.7.2采購食品915.7.3準(zhǔn)備獎金及審批925.8機動事件處理935.8.1場地問題根據(jù)備用金額度。945.8.2服裝問題955.8.3道具及設(shè)備問題965.8.4采購問題975.8.5贊助商問題985.8.6獎金問題原則上各項目不得超出以上預(yù)算，并所有支出經(jīng)費需有正規(guī)憑證。如確實必須超支，須提前向部門負(fù)責(zé)人提出申請，并由部門負(fù)責(zé)人審核后向晚會總負(fù)責(zé)人報批。如所有資金超出總預(yù)算5300元（即超出備用金限額）須由晚會總負(fù)責(zé)人通過書面申請向?qū)W院申報。資金由學(xué)院、晚會總負(fù)責(zé)人、外聯(lián)部負(fù)責(zé)人及贊助商討論解決。4.2成本預(yù)算基本信息項目名稱：太原科技大學(xué)經(jīng)管學(xué)院2014級迎新晚會項目經(jīng)理：郭大牙編 制 者：官映雪編制時間：2014年9月15日表11-1 成本預(yù)算序號活動編號活動名稱估算成本項目預(yù)算012014年迎新晚會300003000012獎金、禮品164001640022.1一等獎5000500032.2二等獎6000600042.3三等獎5000500052.4禮品40040063宣傳1300130073.1海報、橫幅60060083.2傳單20020093.3校廣播500500104場地、道具63006300114.1租用場地30003000124.2租用燈光、音響500500134.3布置舞臺、會場800800144.4道具租用10001000154.5服裝租用10001000165雜項700700175.1食品200200185.2飲料100100195.3初期策劃費用200200205.4照片沖洗100100215.5VCD制作100100226備用金53005300五項目質(zhì)量管理基本信息項目名稱：太原科技大學(xué)經(jīng)管學(xué)院2014級迎新晚會項目經(jīng)理：郭大牙編 制 者：官映雪編制時間：2014年9月15日節(jié)目質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：原則上，晚會要求節(jié)目多樣化，積極向上，正面地反映學(xué)生校園生活、師生精神面貌等，突出校園大家庭的良好氛圍，提倡集體的、多人的團(tuán)體節(jié)目。節(jié)目篩選標(biāo)準(zhǔn)：由學(xué)生會主席郭大牙，輔導(dǎo)員劉巖，學(xué)生會文藝部干事李健霞，校藝術(shù)學(xué)院張老師，學(xué)院組織部王主任組成節(jié)目篩選小組，對節(jié)目進(jìn)行指導(dǎo)和初步篩選，基本要求節(jié)目為以歌舞，小品，相聲，魔術(shù)，雜技，器樂等方面，在保證節(jié)目質(zhì)量的前提下要求節(jié)目多樣化。晚會總時間要控制在三小時以內(nèi)，節(jié)目總時間要控制在兩小時四十分鐘以內(nèi)，篩選節(jié)目時不得超過這個限制，并根據(jù)節(jié)目的類別需選取3-5個備選節(jié)目。表12-1 項目分工及責(zé)任明細(xì)表項目組工作人員負(fù)責(zé)人任 務(wù)節(jié)目組文體部成員李健霞（總）劉真（舞蹈、歌曲）趙燕（小品、相聲）孫洋（魔術(shù)、雜技）張鵬（器樂及其他）完成節(jié)目收集、篩選及后期排練、彩排工作；主持人選擇、形象設(shè)計及臺詞審核；負(fù)責(zé)節(jié)目的編排及晚會全流程的銜接；準(zhǔn)備好晚會所需的一切服裝道具。宣傳組宣傳部和外聯(lián)部兩部部員唐立維利用海報、橫幅、校廣播、校內(nèi)網(wǎng)等方式開展宣傳；現(xiàn)場攝影拍照。外聯(lián)組外聯(lián)部部員官映雪負(fù)責(zé)聯(lián)系贊助商家以及完成承諾給予贊助商的服務(wù)工作。禮儀組外聯(lián)部部員官映雪確認(rèn)晚會邀請嘉賓，及時送出請?zhí)⒋_認(rèn)嘉賓到來情況；物品購買及工作證制作（包括請?zhí)靶《Y品）；晚會當(dāng)日準(zhǔn)備好會場服務(wù)物品，如茶水點心，并接待好到場領(lǐng)導(dǎo)及老師；組織校廣播站報道，拍攝人員到位。舞臺組生活部部員林穎監(jiān)督質(zhì)量并確保舞臺搭建及時；晚會期間舞臺燈光設(shè)備、音響設(shè)備的安裝調(diào)試，化妝室及更衣間的選制。機動組生活部及其他無任務(wù)的部員王建負(fù)責(zé)晚會期間會場紀(jì)律維持、后勤保障以及處理緊急情況。六項目人力資源管理基本信息項目名稱：太原科技大學(xué)經(jīng)管學(xué)院2014級迎新晚會項目經(jīng)理：郭大牙編 制 者：林 穎編制時間：2014年9月13日表5-1 工作分解結(jié)構(gòu)詞典WBS編號工作包工作描述負(fù)責(zé)人質(zhì)量要求2策劃及宣傳郭大牙21編寫迎新晚會項目章程根據(jù)學(xué)院的實際要求編寫迎新晚會項目章程郭大牙項目章程具有可行性、符合學(xué)院實際要求22項目章程交院領(lǐng)導(dǎo)審批將編寫好的項目章程送交院領(lǐng)導(dǎo)審批李健霞（文體部）項目章程獲得審批23編寫宣傳文件如何宣傳此次活動唐立維（宣傳部）宣傳文件具有可行性24下發(fā)通知以會議形式下發(fā)通知，通知到班干部，由班干部通知到每位同學(xué)；并在學(xué)院網(wǎng)站上宣傳此次活動唐立維（宣傳部）每位同學(xué)都知道此次活動且有積極性參加活動25收集節(jié)目單將各個節(jié)目單收集匯總到學(xué)生會文體部李健霞（文體部）節(jié)目實際存在且符合晚會要求26聯(lián)系贊助商負(fù)責(zé)聯(lián)系贊助商家以及完成承諾給予贊助商的相關(guān)服務(wù)工作。官映雪（外聯(lián)部）確定好贊助商及確定給予商家的相關(guān)服務(wù)工作3排練與彩排李健霞（文體部）31確定主持人收集主持人報名信息，通過表演確定晚會主持人李健霞（文體部）主持人形象健康、符合晚會標(biāo)準(zhǔn)32各節(jié)目組自行排練各節(jié)目小組在9月25日前將節(jié)目排定李健霞（文體部）節(jié)目符合晚會的主題“飛揚青春，舞動夢想！”33第一次彩排各節(jié)目小組于9月25日在通知地點進(jìn)行彩排李健霞（文體部）確定節(jié)目名單、單個節(jié)目時間及節(jié)目順序34第二次彩排9月29日各節(jié)目組在校本部師生活動中心六樓進(jìn)行彩排李健霞（文體部）確定最終節(jié)目名單、單個節(jié)目時間及節(jié)目的順序4迎新晚會郭大牙41主持人主持人按預(yù)計時間到位李健霞（文體部）主持人的衣著、化妝均完成，手稿備齊42嘉賓學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及老師、學(xué)生都按時到會場王建（學(xué)習(xí)部）所有嘉賓按時到會場、并按預(yù)安排座位入座43節(jié)目表演節(jié)目按節(jié)目單和時間表演李健霞（文體部）節(jié)目按節(jié)目單按預(yù)計時間圓滿完成44節(jié)目評選將節(jié)目評選單下發(fā)及收回統(tǒng)計王建（學(xué)習(xí)部）每章節(jié)目評選單有效、數(shù)量回收與下發(fā)一致，評選過程公平、公正、公開45頒獎儀式根據(jù)評選結(jié)果由院長宣讀獲獎名單王建（學(xué)習(xí)部）順利完成頒獎儀式46總結(jié)及寄語學(xué)院黨委書記對晚會進(jìn)行總結(jié)和寄語王建（學(xué)習(xí)部）順利完成總結(jié)及寄語5后勤服務(wù)林穎（生活部）51場地安排聯(lián)系舉行晚會的場地，確定使用時間、會場的布置及會后的清掃工作林穎（生活部）a、場地在預(yù)計時間能正常使用。b、會場的桌椅在晚會開始前按要求擺放整齊。c、晚會結(jié)束后，會場清理干凈。52燈光及音響安排燈光及音響在晚會開始前調(diào)試完畢，在晚會完畢前正常使用王建（學(xué)習(xí)部）燈光、音響可以良好使用。53服裝、道具安排租借晚會所需服裝、采購?fù)頃璧谰呃罱∠迹ㄎ捏w部）a、服裝準(zhǔn)備到位，且符合節(jié)目要求。b、道具在第二次彩排完畢時全部購買到位，在節(jié)目進(jìn)行時能正常使用。54禮儀晚會開始前接待學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師及學(xué)生；在節(jié)目評選過程中，下發(fā)和收集節(jié)目評選單并進(jìn)行統(tǒng)計；在頒獎儀式時準(zhǔn)備獎狀、獎金、帶領(lǐng)頒獎嘉賓上場；在節(jié)目進(jìn)行過程中發(fā)放小禮品李健霞（文體部）a、禮儀在晚會開始時就位。b、將領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生安排到指定座位就坐，并發(fā)放水果、糖、瓜子等食品。c、完成對參與節(jié)目的同學(xué)及老師的獎品的發(fā)放。d、公平、公正、公開完成節(jié)目的評選工作。e、順利完成帶領(lǐng)嘉賓上場頒獎工作。55邀請與接待嘉賓在9月28日前將邀請卡發(fā)到每位領(lǐng)導(dǎo)及教師手中，確定到場名單，在9月29日下午接待到場的領(lǐng)導(dǎo)及老師林穎（生活部）a、邀請卡于9月28日前發(fā)放完畢，確保每位領(lǐng)導(dǎo)及教師收到邀請卡，確定到場嘉賓名單及人數(shù)。b、9月29日下午準(zhǔn)確安排到場嘉賓的座位，并端茶送水。56財務(wù)管理負(fù)責(zé)晚會所有的開支郭大牙確保晚會所有開支都在預(yù)算范圍內(nèi)，若項目成本超出3萬元，需提出追加投資申請并說明理由，經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可增加投資。57禮品、小吃及獎金9月28日中午前采購禮品、小吃，獲得獎金。郭大牙禮品、小吃于9月28日前采購?fù)瓿?，并且在預(yù)算范圍內(nèi)。獎金獲得領(lǐng)導(dǎo)審批，并拿到現(xiàn)金。58機動事件處理在晚會開始到結(jié)束過程中處理發(fā)生的意外事件林穎（生活部）順利、圓滿處理晚會進(jìn)行過程中發(fā)生的各項突發(fā)事件。圖6-1 工作分解結(jié)構(gòu)七項目風(fēng)險管理我們在啟動項目的時候，就會發(fā)現(xiàn)項目的未來充滿風(fēng)險。風(fēng)險是一種不確定的事件或條件，一旦發(fā)生，會對至少一個項目目標(biāo)造成影響。如范圍，質(zhì)量，成本等，風(fēng)險可能有一種或者多種起因，一旦發(fā)生就可能有一項或者多項影響，風(fēng)險的起因包括可能引起消極或者積極地結(jié)果的需求，假設(shè)條件，制約因素或某種狀態(tài)。我們在對舉辦迎新晚會這個項目的風(fēng)險管理就包括了風(fēng)險規(guī)劃，風(fēng)險的識別，風(fēng)險的分析，風(fēng)險的應(yīng)對的規(guī)劃和監(jiān)控等各個過程。我們進(jìn)行項目風(fēng)險管理的目標(biāo)在于提高項目積極事件的概率和影響，降低項目消極事件的概率和影響。我們通過規(guī)劃會議對迎新晚會的范圍說明書、成本管理計劃、進(jìn)度管理計劃、溝通管理計劃、事業(yè)環(huán)境因素和組織過程資產(chǎn)等方面進(jìn)行了分析，找出了迎新晚會的風(fēng)險的類別。對迎新晚會的風(fēng)險進(jìn)行識別，將晚會的風(fēng)險分成了兩部分。第一部分為從晚會啟動到正式開始階段的風(fēng)險，第二部分為晚會的開始到晚會結(jié)束階段的風(fēng)險。對第一部分的風(fēng)險進(jìn)行了分析和權(quán)衡后，可得到各類風(fēng)險的優(yōu)先次序如下：資金學(xué)院提供贊助商時間、場地資源進(jìn)度成本溝通節(jié)目的豐富程度，數(shù)目，參與人員量質(zhì)量圖13-27.1資金風(fēng)險及應(yīng)對通過上面的優(yōu)先次序圖，我們可以看到在迎新晚會啟動前，首先要考慮的是項目的資金問題，而資金的來源有兩個部分，一部分通過贊助商，另一部分則是通過學(xué)院的撥款。資金是否及時到位的風(fēng)險決定著我們的晚會是否能如期啟動，在兩個資金來源中，贊助商的資金來源風(fēng)險最大，我們需要通過外聯(lián)部的同學(xué)，積極聯(lián)系贊助商，增加對他的宣傳的吸引力，來使他及時將贊助費用交付晚會管理部門，同時也要對費用的到位設(shè)定期限，并及時確認(rèn)，這樣將風(fēng)險降低到最小。為了防止贊助商的資金到期不到位，我們應(yīng)做應(yīng)急方案，外聯(lián)部可以在贊助款到位期限后，準(zhǔn)備及時聯(lián)系其他的贊助商。7.2 場地及晚會時間的風(fēng)險及應(yīng)對主要因為新學(xué)期各個學(xué)院都將會舉辦迎新的晚會，而且場地有限，所以文體部要及時的與場地管理部門進(jìn)行聯(lián)系，避免與其他學(xué)院發(fā)生場地使用沖突的風(fēng)險，還有就是為了回避參加迎新晚會的老師和同學(xué)不能及時到場的風(fēng)險，晚會舉行的時間要根據(jù)學(xué)院的課程安排，選擇合適的時機，這樣盡量減少課程耽擱，又能讓老師和同學(xué)們都能參與到晚會中。7.3 資源方面的風(fēng)險及應(yīng)對 為了回避資源方面的風(fēng)險，我們在啟動晚會后，文體部應(yīng)該積極地與各班班委聯(lián)系，發(fā)動有才藝的同學(xué)積極報名參加表演，同時為了調(diào)動同學(xué)們的積極性，將有關(guān)的獎勵原則向同學(xué)講清楚。為了避免節(jié)目的單一性或者節(jié)目數(shù)量少，文體部可以要求各班保證節(jié)目的多樣性和數(shù)量。后勤人員不足的風(fēng)險，由文體部與班委商議，選一批自愿者補充后勤人員數(shù)量。7.4 進(jìn)度和質(zhì)量的風(fēng)險及應(yīng)對在進(jìn)度和質(zhì)量方面，由于第一次彩排時間是2014年9月25日，第二次彩排時間是2014年9月29日上午，因此文體部應(yīng)該在25日以前對各班上報的節(jié)目的準(zhǔn)備活動應(yīng)該進(jìn)行摸底，做好備案。在25日進(jìn)行第一次彩排時，如果節(jié)目過多，應(yīng)進(jìn)行一次篩選，平衡各班的節(jié)目數(shù)，同時要保證節(jié)目的多樣性和節(jié)目的質(zhì)量。在第一次排練后，對入選的節(jié)目文體部也要及時跟蹤情況，對節(jié)目的改進(jìn)進(jìn)行指導(dǎo)。在29號進(jìn)行的彩排，主要是注意有些節(jié)目由于人員的突發(fā)情況，而影響了節(jié)目的表演，因此，為了避免此類風(fēng)險，文體部應(yīng)該做好應(yīng)急方案，假如影響的節(jié)目數(shù)少，可以臨時增加個人表演，也可以邀請外學(xué)院的同學(xué)表演來應(yīng)急。7.5 成本的風(fēng)險及應(yīng)對在晚會從啟動開始到節(jié)目開始，由生活部提供后勤保障、晚會各種用品的購買與供應(yīng)工作，為了讓成本在預(yù)算的范圍內(nèi)，生活部應(yīng)該對各項花費進(jìn)行跟蹤，做好規(guī)劃和預(yù)算，如果成本少量超出，可以進(jìn)行申請資金，如果成本超過預(yù)算太多，生活部可以和文體部進(jìn)行商議，對節(jié)目進(jìn)行削減，平衡財務(wù)情況。7.6 溝通的風(fēng)險及應(yīng)對在溝通方面產(chǎn)生的風(fēng)險，晚會項目經(jīng)理所領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)隊?wèi)?yīng)該加強與各個部門的聯(lián)系，協(xié)調(diào)各部門的關(guān)系，各個部門分管的項目方面，由各部門自己領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)溝通，指定專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，需要跨部門的工作由各部門上報項目經(jīng)理，再進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。表7-1 第一階段的風(fēng)險登記冊風(fēng)險名稱風(fēng)險描述后果預(yù)防措施應(yīng)急對策責(zé)任人資金資金來源有兩個部分，一部分通過贊助商贊助，另一部分則是通過學(xué)院撥款；贊助商的資金來源風(fēng)險最大決定著我們的晚會是否能如期啟動積極聯(lián)系贊助商，為費用的到位設(shè)定期限，并及時確認(rèn)聯(lián)系及更換其他的贊助商外聯(lián)部場地及晚會時間新學(xué)期各個學(xué)院都將會舉辦迎新晚會，但場地有限，場地使用時間沖突發(fā)生舉辦晚會時間沖突，無場地，晚會不能按期舉行及時的與場地管理部門進(jìn)行聯(lián)系，確認(rèn)場地空閑的時間，同時要常進(jìn)行跟蹤。避免發(fā)生場地沖突，可以選擇更換晚會舉辦場地文體部資源同學(xué)參與晚會的積極性不高，致使節(jié)目數(shù)量少，不豐富，參與人員少影響了晚會的精彩和質(zhì)量與各班班委聯(lián)系，發(fā)動有才藝的同學(xué)積極報名參加表演，同時為了調(diào)動同學(xué)們的積極性，發(fā)布獎勵原則對各班分配任務(wù)，其次可以邀請外來人員表演文體部進(jìn)度在正式晚會前需要進(jìn)行兩次彩排，可能由于節(jié)目準(zhǔn)備不及時，影響彩排的風(fēng)險影響彩排的如期進(jìn)行，影響節(jié)目質(zhì)量加強對上報節(jié)目的跟蹤與督促，規(guī)定在第一次彩排前未完成編排并無法參加的節(jié)目，取消演出資格更換節(jié)目文體部質(zhì)量由于準(zhǔn)備不充分，節(jié)目單一，內(nèi)容不豐富，表演不精彩影響晚會的精彩程度兩次彩排的時候進(jìn)行控制邀請外部人員表演文體部成本成本超過預(yù)算的范圍資金不足，晚會的準(zhǔn)備受影響各項花費進(jìn)行跟蹤監(jiān)控，做好規(guī)劃和預(yù)算超支少可申請備用金；超支多，進(jìn)行節(jié)目的成本縮減或削減節(jié)目生活部文體部溝通由于晚會項目涉及到各個部門，班委，同學(xué)，需要進(jìn)行有效溝通溝通不暢，影響各項活動的進(jìn)行建立明確的完善的溝通機制設(shè)置個應(yīng)急小組處理緊急溝通問題項目經(jīng)理團(tuán)隊其他風(fēng)險突發(fā)風(fēng)險影響晚會如期進(jìn)行機動小組項目理經(jīng)團(tuán)隊第二部分為晚會的開始到晚會結(jié)束階段的風(fēng)險，我們對第二部分的風(fēng)險進(jìn)行了分析和權(quán)衡后，得到了以下風(fēng)險的優(yōu)先次序如下：停電燈光，道具人員安全節(jié)目問題發(fā)生緊急情況人身安全游戲中的人身安全其他風(fēng)險圖7-3通過對以上風(fēng)險進(jìn)行評估、分析后，我們可以得到以下的風(fēng)險應(yīng)對方案。7.7停電風(fēng)險應(yīng)對方案：（1）若晚會前停電，晚會最多推遲1小時即15：00舉行，此間觀眾自由處理自己的時間；如果15:00仍沒有正常供電，則由主持人宣布晚會改天舉辦。（2）如果在晚會前半部分之間停電超過10分鐘，則由主持人宣布晚會改天重新舉行；在晚會后半部分之間停電超過10分鐘后由主持人宣布晚會閉幕。（3）在停電期間，由節(jié)目組負(fù)責(zé)演員的組織與服裝道具的看管工作；由禮儀組負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)及來賓的服務(wù)工作；由商家組負(fù)責(zé)現(xiàn)場秩序的維持；由舞臺組負(fù)責(zé)舞臺、音箱設(shè)備、燈光設(shè)備等的看管。（4）在主持人宣布晚會改天舉辦或閉幕后，按“附則”中“會后工作分工細(xì)則”清理會場。7.7燈光風(fēng)險應(yīng)對方案：（1）四個照燈兩個以內(nèi)無法正常使用時，正常使用剩余照燈。（2）四個照燈兩個以上無法正常使用時，啟動準(zhǔn)備的備用照明器具。7.8人員安全風(fēng)險應(yīng)對方案：人員安全風(fēng)險分為兩個部分，第一部分為參加游戲人員的安全風(fēng)險，另一部分為參加晚會的人員發(fā)生緊急情況的人員安全風(fēng)險。對第一部分的風(fēng)險，我們在制定游戲規(guī)則的時候就要盡力避免可能出現(xiàn)的安全隱患的情況發(fā)生，在游戲中需要用火用電，使用危險物品時，需要安排專人進(jìn)行管理和檢查，對參加游戲人員也要做到相應(yīng)的告誡。在可能出現(xiàn)的緊急情況方面，如發(fā)生火災(zāi)等，需要安排專人晚會前檢查安全通道的暢通，晚會項目經(jīng)理團(tuán)隊?wèi)?yīng)該考慮發(fā)生緊急情況時，人員的疏散，做好相關(guān)的方案，并派專人負(fù)責(zé)。7.9節(jié)目風(fēng)險應(yīng)對方案：（1）上一