采購管理制度.doc

春城控股集團有限公司文件文件編號：版 本：1.0采購管理制度生效日期： 頁 碼：4/41.0、目的： 為加強公司物料的內(nèi)部管理及采購過程控制，降低原材料庫存及采購成本，提升采購交期和品質(zhì)，切實維護公司利益，同時提高資金使用效率，特制定本制度。2.0、范圍： 本制度適用于本公司物料的物料需求分析及采購的全過程。3.0、職責(zé)：3.1、PMC部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)部分生產(chǎn)主料與所有輔料采購，其中包括采購計劃的制定與跟催、采購信息的提供、采購資金預(yù)算及供應(yīng)商的選擇，本制度的編制、修改、廢止的起草工作。3.2、MC專員負(fù)責(zé)物料需求分析、請購與物料進(jìn)度跟催。3.3、注塑部負(fù)責(zé)塑膠原料的申購、供應(yīng)商的評估與開發(fā)及詢價、比價、議價，同時負(fù)責(zé)對供貨進(jìn)行跟進(jìn)。3.4、技術(shù)部負(fù)責(zé)物料預(yù)算與清單（BOM表）的制定，確定每款產(chǎn)品的定額標(biāo)準(zhǔn)，同時負(fù)責(zé)鐵料采購、模具材料的申購與采購、供應(yīng)商的評估與開發(fā)及詢價、比價、議價。3.5、財務(wù)部負(fù)責(zé)采購資金的調(diào)配及單價的審查工作。3.6、行政部負(fù)責(zé)低值易耗品、辦公用品的申購、供應(yīng)商的評估與開發(fā)及詢價、比價、議價，同時負(fù)責(zé)對供料進(jìn)行跟進(jìn)。3.6、總經(jīng)理負(fù)責(zé)本制度的編制、修改、廢止批準(zhǔn)。4.0、內(nèi)容：4.1、采購內(nèi)容：原材料采購、輔料采購、生產(chǎn)工具與模具材料的采購、行政辦公用品采購。4.1.1、原材料采購：原材料主旨塑膠原料、鐵料。采購方式主要指安全庫存采購、行情采購（漲/跌價采購）、訂單特殊用料采購。4.1.1.1、安全庫存采購:A、鐵料安全庫存采購：MC專員根據(jù)春城控股原料安全庫存表的標(biāo)準(zhǔn)查對現(xiàn)有庫存量，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有庫存量低于安全庫存時，即時填寫采購申請單交PMC經(jīng)理確認(rèn)后轉(zhuǎn)生產(chǎn)總監(jiān)審核，生產(chǎn)總監(jiān)審核不通過退回MC專員重新整理，總監(jiān)審批通過則交總經(jīng)理批準(zhǔn)。B、塑膠原料安全庫存采購：確良 C、單據(jù)分發(fā):MC專員將總經(jīng)理批準(zhǔn)后的采購申請單進(jìn)行分發(fā)。表單一式三聯(lián)，塑膠原料采購申請單一聯(lián)交注塑主管經(jīng)理，一聯(lián)交PMC經(jīng)理，一聯(lián)交生產(chǎn)總監(jiān)；鐵料采購申請單一聯(lián)交生產(chǎn)總監(jiān)，一聯(lián)交PMC經(jīng)理，一聯(lián)留MC專員自存。D、詢價、比價、議價：生產(chǎn)總監(jiān)根據(jù)采購申請單的要求向同類物料供應(yīng)商發(fā)出詢價通知或詢價信息進(jìn)行詢價，對供應(yīng)商反饋的購銷合同進(jìn)行比對篩選，選出與公司價格及 品質(zhì)要求相同或相近的三家供應(yīng)商進(jìn)行對比，并確定相符或相近的能夠滿足公司需求的供 應(yīng)商進(jìn)行議價，議價須在保障品質(zhì)的前提下進(jìn)行，議價基本確定后生產(chǎn)總監(jiān)在認(rèn)可供方購銷合同與附件上簽名確認(rèn)，確認(rèn)完畢交總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)通過后即時回傳供方備貨。E、單據(jù)分發(fā):生產(chǎn)總監(jiān)將總經(jīng)理批準(zhǔn)后的購銷合同進(jìn)行分發(fā)。購銷合同一式三聯(lián)，一聯(lián)交PMC經(jīng)理，一聯(lián)交財務(wù)部，一聯(lián)自存。4.1.1.2、行情采購（漲/跌價采購）：A、生產(chǎn)總監(jiān)通過對市場行情的了解發(fā)現(xiàn)塑膠原料、鐵料有漲/跌價的可能，即時將供方購銷合同與附件反饋給總經(jīng)理，總經(jīng)理通過內(nèi)貿(mào)/外貿(mào)部的銷售預(yù)測、原料庫存量并結(jié)合現(xiàn)有資金運作狀況對是否做行情采購作出評估，評估不通過退回生產(chǎn)總監(jiān)，評估通過后生產(chǎn)總監(jiān)、總經(jīng)理則在供方購銷合同與附件上簽名確認(rèn)。B、單據(jù)分發(fā):具體操作按4.1.1.1.3實施。C、采購申請單的補發(fā)：生產(chǎn)總監(jiān)將行情采購購銷合同發(fā)到注塑主管經(jīng)理、PMC經(jīng)理后，即時通知注塑主管經(jīng)理、PMC經(jīng)理補制采購申請單，并要求注明行情采購字樣，經(jīng)PMC經(jīng)理、生產(chǎn)總監(jiān)、總經(jīng)理確認(rèn)、審核、批準(zhǔn)后按4.1.1.1.1的運作要求分發(fā)相關(guān)單位。4.1.1.3、訂單特殊用料采購：生產(chǎn)總監(jiān)根據(jù)、訂單評審表的特殊用料要求進(jìn)行組織采購。4.1.2、輔料采購：輔料主旨紙箱、包材、紙箱、五金零配件等物料。采購方式主要指訂單采購、安全庫存采購。4.1.2.1、訂單采購：A、物料計算：MC專員根據(jù)、BOM清單與現(xiàn)有凈庫存（扣除現(xiàn)有訂單需求）計算物料凈需求。B、填寫采購申請單：MC專員根據(jù)物料凈需求填寫采購申請單，交PMC經(jīng)理審核，審核不通過退回MC專員重新整理，審核通過交PC專員下，具體詢價、議價、比價與最終定價由總經(jīng)理決定。C、表單分發(fā):PC專員將PMC經(jīng)理審核完畢的進(jìn)行復(fù)印分發(fā)，共三份，一份交財務(wù)，一份交MC專員，一聯(lián)自存。4.1.2.2、安全庫存采購： A、填寫采購申請單：MC專員根據(jù)春城控股安全庫存表的標(biāo)準(zhǔn)查對現(xiàn)有庫存量，發(fā)現(xiàn)庫存量低于安全庫存時即時填寫采購申請單，交PMC經(jīng)理確認(rèn)后轉(zhuǎn)生產(chǎn)總監(jiān)審核，審核不通過退回MC專員重新整理，審核通過則交總經(jīng)理批準(zhǔn)。 B、表單分發(fā)：MC專員將總經(jīng)理批準(zhǔn)后的采購申請單復(fù)印分發(fā)，共兩份，一份交PC專員，一份自存。 C、下訂購單訂購：PC專員接到MC專員的采購申請單后即時編制訂購單，交PMC經(jīng)理審核后將訂購單傳真給供應(yīng)商進(jìn)行采購。具體詢價、議價、比價與最終定價由總經(jīng)理決定。 D、表單分發(fā):PC專員將PMC經(jīng)理審核完畢的進(jìn)行復(fù)印分發(fā)，共三份，一份交財務(wù)，一份交MC專員，一份自存。4.1.3、生產(chǎn)工具與模具材料采購： A、使用部門提出申請：注塑、裝配、機床車間主管經(jīng)理等部門根據(jù)生產(chǎn)通知單的需求結(jié)合庫存狀況填寫采購申請單，交PMC經(jīng)理確認(rèn)后轉(zhuǎn)生產(chǎn)總監(jiān)審核，審核不通過退 回申請單位主管經(jīng)理重新整理，審核通過則交總經(jīng)理批準(zhǔn)（模具材料直接由技術(shù)部經(jīng)理審批即可轉(zhuǎn)入采購）。 B、表單分發(fā):申請單位主管經(jīng)理將總經(jīng)理批準(zhǔn)后的采購申請單進(jìn)行復(fù)印分發(fā)，共兩份，一份交PMC部，一份自存。C、生產(chǎn)工具采購：總經(jīng)理根據(jù)采購申請單的要求電話聯(lián)系供應(yīng)商并進(jìn)行詢價、議價、報價與最終定價（總經(jīng)理根據(jù)實際需求可直接在市場進(jìn)行現(xiàn)金購買）。 D、模具材料采購：模具主管根據(jù)采購申請單的要求直接電話聯(lián)系供方送貨或現(xiàn)金購買，供方送貨單或現(xiàn)金購買憑據(jù)需交技術(shù)部經(jīng)理審批，需線切割、熱處理的模具材料，模具主管務(wù)必提供供方的加工清單經(jīng)技術(shù)部經(jīng)理審核后交MC專員辦理入庫手續(xù)。4.1.4、行政辦公用品采購：采購方式主要指零星采購、安全庫存采購。4.1.3.1、零星采購：A、提出采購申請：行政部電工根據(jù)需求填寫采購申請單并附樣件或無法使用的不良器件交行政經(jīng)理審核，審核不通過退回電工，審核通過交行政部采購員進(jìn)行采購（采購金額大于500元時需交總經(jīng)理批準(zhǔn)）。B、單據(jù)分發(fā)：行政文員將行政經(jīng)理審核或總經(jīng)理批準(zhǔn)后的采購申請單進(jìn)行復(fù)印分發(fā)，共兩份，一份作收貨憑據(jù)自存，一份作報銷憑據(jù)與購買憑證一起轉(zhuǎn)財務(wù)部報銷。C、現(xiàn)金采購：行政采購員根據(jù)采購申請單與附件要求到市場購買，完畢將購買憑證與購買器件交行政文員辦理入庫（入庫單與購買憑證需經(jīng)行政經(jīng)理審核）。4.1.3.2、安全庫存采購： A、提出采購申請：行政文員根據(jù)辦公用品安全庫存表查對庫存，發(fā)現(xiàn)庫存低于安全庫存時，即時填寫采購申請單交行政經(jīng)理審核，審核不通過退回申行政文員重新整理，審核通過則交總經(jīng)理批準(zhǔn)。 B、單據(jù)分發(fā)：行政文員將總經(jīng)理批準(zhǔn)后的采購申請單進(jìn)行復(fù)印分發(fā)，共兩份，一份作收貨憑據(jù)自存，一份交財務(wù)部。C、下訂購單訂購：行政采購員根據(jù)采購申請單的要求編制訂購單交行政經(jīng)理審核后，傳真供方送貨或到市場現(xiàn)金采購購買。D、單據(jù)分發(fā)：行政文員將行政經(jīng)理審核后的采購申請單進(jìn)行復(fù)印分發(fā)，共兩份，一份作收貨憑據(jù)自存，一份交財務(wù)部。4.1.5、采購跟催：主要包括原料跟催，輔料跟催，生產(chǎn)工具跟催，行政辦公用品跟催。 A、原料跟催：PC專員根據(jù)采購申請單與購銷合同的交期要求定時或不定時的跟進(jìn)供方按期交貨，如供方不能按期交貨時及時向PMC經(jīng)理、生產(chǎn)總監(jiān)反饋，確保生產(chǎn)順利進(jìn)行或以便生產(chǎn)計劃及時調(diào)整（塑膠原料由注塑部主管經(jīng)理進(jìn)行交期跟催）。 B、輔料跟催：PC專員根據(jù)采購申請單與訂購單的交期要求定時或不定時的跟進(jìn)供方按期交貨，如供方不能按期交貨時及時向PMC經(jīng)理反饋，以便生產(chǎn)計劃及時調(diào)整。C、生產(chǎn)工具跟催：總經(jīng)理根據(jù)申請部門主管經(jīng)理填寫的采購申請單與急需反饋信息適時處理、安排采購。D、行政辦公用品跟催：行政部采購員根據(jù)采購申請單與訂購單的交期要求定時或不定時的跟進(jìn)供方按期交貨，如供方不能按期交貨時，采購員可根據(jù)急需狀況向行政經(jīng)理申請現(xiàn)金采購。4.1.6、存量管制相關(guān)內(nèi)容的說明與計算方式：A、月平均用量指依歷史數(shù)據(jù)結(jié)合內(nèi)貿(mào)/外貿(mào)銷售預(yù)測所得出的每月預(yù)估用量B、采購前置時間（一般用天數(shù)表示）=供應(yīng)商備料時間+供應(yīng)商生產(chǎn)時間+供應(yīng)商交貨時間+進(jìn)貨驗收時間C、安全存量=緊急購備時間（緊急訂貨所需天數(shù)）平均每日耗用量D、