QP0401文件與資料控制程序-HR

.家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件文件與資料控制程序文件編號 ： 版本/次 ： 生效日期 ： 編制部門 ： 審 核 ： 管理者代表 ： 批 準 ： QP-0401A/12010.04.15_ 文控中心 李強 張詩真 家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁 次1/8一、目的1.1 確保質量體系所使用之文件及資料處理迅速、 正確發(fā)行及管制,確保各相關部門能及時得到有效之最新版本文件。二、適用范圍2.1 凡本公司與質量管理體系有關的相關文件資料（包括文字和軟件資料、外來文件）均屬之。三、職責3.1 總經理：負責質量手冊及程序文件之批準。3.2 管理者代表：負責組織文件編寫小組編制質量手冊，負責程序文件之審核。3.3 分管領導：相關作業(yè)方法、作業(yè)標準、檢驗標準、圖面文件、管理制度之批準。3.4 各部門經理/車間主任：負責第二階文件和三階文件的編制及表單表格的制定。3.5 文控中心：負責公司受控文件與資料（除研發(fā)部的技術資料、圖紙、BOM等）的分發(fā)、回收、標示管理工作，修改、銷毀、作廢的執(zhí)行工作。3.6 研發(fā)部：負責技術文件、產品圖紙、物料清單的編制、分發(fā)、管理、更換、作廢銷毀等工作。四、參考文件4.1 GBT190012008idtISO90012008要求之4.2.3文件控制五、定義5.1 第一階文件：質量手冊，按照ISO90012008版標準條文4.2.2質量系統(tǒng)之要求所制定之文件。 第二階文件：質量程序文件，系為涵蓋ISO90012008規(guī)定之標準要求內容，所推展制訂之文件。第三階文件：作業(yè)方法、作業(yè)指導書、檢驗標準、操作指引類文件、圖面文件、管理制度等，系為協(xié)助第二階文件之達成，所制訂之書面執(zhí)行文件。第四階文件：相關表單、記錄，系為證明系統(tǒng)執(zhí)行有效之記錄所用的表單。外來文件： 相關國際（家）標準、法律法規(guī)、客戶資料、供應商資料、外購相關技術書籍資料等，均屬第三階文件范疇。六、流程圖（見8/8頁）七、流程說明7.1 質量文件架構：本公司質量管理系統(tǒng)之文件結構規(guī)劃為四階層，依次為質量手冊；程序文件；作業(yè)方法、作業(yè)指導書、檢驗標準、操作指引類文件、圖面文件與外來文件等；相關表單、記錄。家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁 次2/8質量手冊 第一階：（QM）程 序 文 件 第二階：（QP） 第三階：（WI）作業(yè)文件、外來文件等相關表單、記錄 第四階：（FM）（圖表7-1）7.2 文件之制定、修改及廢止；7.2.1各部門按工作性質，制訂各類質量作業(yè)文件標準。7.2.2文件制訂由部門經理/主任執(zhí)行制定，一階文件（質量手冊）由管理者代表負責制訂、總經理核準后實施；二階文件（程序文件）由各部門經理制訂審核、管理者代表確認、總經理核準后實施；第三階文件（作業(yè)方法、作業(yè)標準、檢驗標準、圖面文件與外來文件等由部門制訂，各分管領導審批后實施，如外來文件作為相關參考依據(jù)，需經分管領導以上人員確認后實施）、第四階文件（表單、記錄）呈部門經理或分管領導核準后實施。7.2.3文件之修訂、作廢由原制定部門為之，修訂、作廢及審核、批準實施等程序與原制定之程序相同。7.2.4文件修訂/作廢時由原制訂部門填寫文件修訂/作廢申請單FM-0401-001A，經管理者代表審核后，申請部門將文件修訂/作廢申請單FM-0401-001A交至文控中心，對于修訂的文件，相應修訂頁次版本/次及頁面版本/次進行修改，不得以涂改或標示摘記于原文件的方式執(zhí)行。7.2.5文控中心將修訂之后的文件再送至管理者代表審核、批準。正本文件（除技術資料、圖紙、BOM等）由文控中心統(tǒng)一保存。7.2.6對于作廢文件（除技術資料、圖紙、BOM等由研發(fā)部執(zhí)行外），文控中心依簽核后的文家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁 次3/8件修訂/作廢申請單FM-0401-001A，通知相關部門將作廢文件送至文控中心統(tǒng)一戳蓋紅色“作廢”印章后作廢（四階文件自行作廢）,可作單面紙再次使用。如文控中心保留有參考價值的作廢文件時，應加蓋紅色“作廢留用”印章，并在文控中心分隔存放。7.2.7公司的文件資料更新主要是在公司內部質量的審核、管理評審、外部審核、產品結構發(fā)生變化時、組織架構發(fā)生變動、發(fā)生重大安全事故以及其它需要更新的情況下完成，文件的評審要求同7.2.2要求執(zhí)行。7.3 文件之編號：7.3.1類別代號：7.3.1.1“QM”：質量手冊 7.3.1.2“QP”：質量管理程序文件 7.3.1.3“WI”：作業(yè)方法、作業(yè)標準、檢驗標準、管理制度7.3.1.4“FM”：質量體系表單、記錄 7.3.2第一階文件編碼方式： QM-01（Quality Manual）質量手冊7.3.3第二階文件編碼方式： 質量管理程序文件：QP- (Quality procedure) 流水號 對應ISO9001章節(jié) 7.3.4第三階文件編碼方式：WI- - （Work Instruction） 流水號部門編號家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁 次4/8產品圖紙與材料編碼規(guī)則按照研發(fā)部的材料編碼規(guī)則執(zhí)行。7.3.5第四階文件編碼方式：表單FM- - （FORM） 流水號 版本 對應ISO9000程序文件編號7.3.6第一、二、三階文件版本以“版本/次”方式表示：A/0、A/1A/5、B/0、B/17.3.7第四階表單：編號及版本一律標識于表單右下方。如版本需要變化以（A、B、C）。7.3.8.外來文件由文控中心編號并統(tǒng)一管理。7.3.9文件內文架構：7.3.9.1質量手冊撰寫：質量手冊的內容，依據(jù)ISO90012008標準要求，結合公司的運作需要展開說明。7.3.9.2第二階文件（質量程序文件）內文架構應依下述架構撰寫：一、 目的 二、適用范圍三、職責四、參考文件五、定義六、流程圖七、流程說明（程序說明）八、質量記錄7.3.9.4第三階文件（作業(yè)指導書、作業(yè)標準、檢驗標準）規(guī)定外框、表頭，內文及格式架構不限制家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁 次5/87.3.9.5部門編號如下：部門代碼部門代碼部門代碼生產部PD研發(fā)部RD銷管部MD人力資源部AD財務部FD采購部PC品管部QM總務部ZW市場部SC7.4 文件之分發(fā)：7.4.1文件之分發(fā)7.4.1.1 受控文件：在公司環(huán)保、質量管理體系運行中要執(zhí)行的文件，受控性文件接受更改和換版。7.4.1.2 非受控文件：本公司環(huán)保、質量管理體系運行中不執(zhí)行的文件，非受控性文件，不接受更改和換版。7.4.2 受控文件分發(fā)前由文控中心制作文件與資料發(fā)放回收記錄表FM-0401-002A經管理者代表核準后，通知相關部門領取文件；技術文件及資料由研發(fā)部實施管理。7.4.3分發(fā)受控文件時，文控中心或研發(fā)部應將紅色“受控文件”章戳蓋于文件明顯之位置，未戳蓋紅色“受控文件”印章之文件或戳蓋“受控文件”章后再行復印的文件，一律無效。7.4.4受控文件一經修改，文控中心分發(fā)新文件時，應同時收回舊版文件，并戳蓋“作廢”章后作廢（四階文件各使用部門自行銷毀）,可作單面紙再次使用；非受控性文件修改后分發(fā)，則由使用單位自行銷毀舊文件。保留在文控中心的“受控文件”之正本文件予以明確的標示。7.4.5相關文件分發(fā)部門規(guī)定：一階文件和二階文件分發(fā)總經理、分管領導、各部門經理各一份，生產部各車間主任領取與工作直接相關的程序文件；三、四階文件分發(fā)各相關使用部門。其他需領用文件資料的單位及個人須填寫文件和資料領用申請單FM-0401-004A，經批準后方可領用。7.5 外來文件之管理：7.5.1各部門負責收集相關國家、國際標準的最新版本，由文控中心編號并統(tǒng)一管理，以電子文檔的格式在SERVER中共享，便于相關部門或人員查閱。外來文件由文控中心編入外來文件一覽家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁 次6/8表FM-0401-003A存檔備案，相關部門領用標準時需填寫文件和資料領用申請單FM-0401-004A經文控中心批準后加蓋紅色“外來文件”章后進行發(fā)放，并作好簽收記錄。7.5.2外來文件和資料直接引用作為采購、生產、檢驗、校驗等的依據(jù)時，需經分管領導以上人員批準，由文控中心列入外來文件一覽表FM-0401-003A，分發(fā)管理同7.5.17.6 文件之使用：7.6.1各部門使用之文件副本，需與文控中心之正本同一版本（技術文件同設計研發(fā)部），文控中心隨時更新文件資料的有效版本文件（技術文件除外），并于公司SERVER中隨時更新便于查索，經相關部門核對版本，以確保文件使用之有效性。如有不符，應及時反饋文控中心（研發(fā)部）作更新。7.6.2文件應保持整潔并避免受潮，若不慎污損、丟失或需增發(fā)之情形發(fā)生，文件致不易閱讀，應開立文件和資料領用申請單FM-0401-004A經管理者代表審核后向文控中心申請補發(fā)。7.6.3受控性文件之保管人或使用人離職時，應將文件列入移交，由移交人和接受人到文控中心（研發(fā)部）辦理移交手續(xù)簽字確認。7.7文件之保存：7.7.1使用中或已廢止之正本文件統(tǒng)一由文控中心（技術資料由研發(fā)部）收存。7.7.2文控中心（研發(fā)部）收存之正本文件及各相關承辦單位收存之受控性文件，皆應指派專人管理。7.7.3文控中心應按文件之類別代號，分別將文件收集成冊，建立中心檔案，妥善保存。7.7.4正本文件之收發(fā)及銷毀，文控中心皆應列冊管理并接受查詢。7.7.5所有與品質管理系統(tǒng)有關之第一、二、三階使用文件，皆應永久保存，已廢止之文件根據(jù)需要確定保留期限。質量記錄由各部門保管，保存期限根據(jù)記錄性質確定。八、質量記錄8.1文件修訂/作廢申請單 FM-0401-001A家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁 次7/88.2文件與資料發(fā)放回收記錄表 FM-0401-002A8.3外來文件一覽表 FM-0401-003A8.4文件和資料領用申請單 FM-0401-004A8.5程序文件清單 FM-0401-005A8