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.家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件文件與資料控制程序文件編號(hào) : 版本/次 : 生效日期 : 編制部門 : 審 核 : 管理者代表 : 批 準(zhǔn) : QP-0401A/12010.04.15_ 文控中心 李強(qiáng) 張?jiān)娬?家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁(yè) 次1/8一、目的1.1 確保質(zhì)量體系所使用之文件及資料處理迅速、 正確發(fā)行及管制,確保各相關(guān)部門能及時(shí)得到有效之最新版本文件。二、適用范圍2.1 凡本公司與質(zhì)量管理體系有關(guān)的相關(guān)文件資料(包括文字和軟件資料、外來(lái)文件)均屬之。三、職責(zé)3.1 總經(jīng)理:負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)及程序文件之批準(zhǔn)。3.2 管理者代表:負(fù)責(zé)組織文件編寫(xiě)小組編制質(zhì)量手冊(cè),負(fù)責(zé)程序文件之審核。3.3 分管領(lǐng)導(dǎo):相關(guān)作業(yè)方法、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、圖面文件、管理制度之批準(zhǔn)。3.4 各部門經(jīng)理/車間主任:負(fù)責(zé)第二階文件和三階文件的編制及表單表格的制定。3.5 文控中心:負(fù)責(zé)公司受控文件與資料(除研發(fā)部的技術(shù)資料、圖紙、BOM等)的分發(fā)、回收、標(biāo)示管理工作,修改、銷毀、作廢的執(zhí)行工作。3.6 研發(fā)部:負(fù)責(zé)技術(shù)文件、產(chǎn)品圖紙、物料清單的編制、分發(fā)、管理、更換、作廢銷毀等工作。四、參考文件4.1 GBT190012008idtISO90012008要求之4.2.3文件控制五、定義5.1 第一階文件:質(zhì)量手冊(cè),按照ISO90012008版標(biāo)準(zhǔn)條文4.2.2質(zhì)量系統(tǒng)之要求所制定之文件。 第二階文件:質(zhì)量程序文件,系為涵蓋ISO90012008規(guī)定之標(biāo)準(zhǔn)要求內(nèi)容,所推展制訂之文件。第三階文件:作業(yè)方法、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、操作指引類文件、圖面文件、管理制度等,系為協(xié)助第二階文件之達(dá)成,所制訂之書(shū)面執(zhí)行文件。第四階文件:相關(guān)表單、記錄,系為證明系統(tǒng)執(zhí)行有效之記錄所用的表單。外來(lái)文件: 相關(guān)國(guó)際(家)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、客戶資料、供應(yīng)商資料、外購(gòu)相關(guān)技術(shù)書(shū)籍資料等,均屬第三階文件范疇。六、流程圖(見(jiàn)8/8頁(yè))七、流程說(shuō)明7.1 質(zhì)量文件架構(gòu):本公司質(zhì)量管理系統(tǒng)之文件結(jié)構(gòu)規(guī)劃為四階層,依次為質(zhì)量手冊(cè);程序文件;作業(yè)方法、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、操作指引類文件、圖面文件與外來(lái)文件等;相關(guān)表單、記錄。家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁(yè) 次2/8質(zhì)量手冊(cè) 第一階:(QM)程 序 文 件 第二階:(QP) 第三階:(WI)作業(yè)文件、外來(lái)文件等相關(guān)表單、記錄 第四階:(FM)(圖表7-1)7.2 文件之制定、修改及廢止;7.2.1各部門按工作性質(zhì),制訂各類質(zhì)量作業(yè)文件標(biāo)準(zhǔn)。7.2.2文件制訂由部門經(jīng)理/主任執(zhí)行制定,一階文件(質(zhì)量手冊(cè))由管理者代表負(fù)責(zé)制訂、總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施;二階文件(程序文件)由各部門經(jīng)理制訂審核、管理者代表確認(rèn)、總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施;第三階文件(作業(yè)方法、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、圖面文件與外來(lái)文件等由部門制訂,各分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施,如外來(lái)文件作為相關(guān)參考依據(jù),需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員確認(rèn)后實(shí)施)、第四階文件(表單、記錄)呈部門經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后實(shí)施。7.2.3文件之修訂、作廢由原制定部門為之,修訂、作廢及審核、批準(zhǔn)實(shí)施等程序與原制定之程序相同。7.2.4文件修訂/作廢時(shí)由原制訂部門填寫(xiě)文件修訂/作廢申請(qǐng)單FM-0401-001A,經(jīng)管理者代表審核后,申請(qǐng)部門將文件修訂/作廢申請(qǐng)單FM-0401-001A交至文控中心,對(duì)于修訂的文件,相應(yīng)修訂頁(yè)次版本/次及頁(yè)面版本/次進(jìn)行修改,不得以涂改或標(biāo)示摘記于原文件的方式執(zhí)行。7.2.5文控中心將修訂之后的文件再送至管理者代表審核、批準(zhǔn)。正本文件(除技術(shù)資料、圖紙、BOM等)由文控中心統(tǒng)一保存。7.2.6對(duì)于作廢文件(除技術(shù)資料、圖紙、BOM等由研發(fā)部執(zhí)行外),文控中心依簽核后的文家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁(yè) 次3/8件修訂/作廢申請(qǐng)單FM-0401-001A,通知相關(guān)部門將作廢文件送至文控中心統(tǒng)一戳蓋紅色“作廢”印章后作廢(四階文件自行作廢),可作單面紙?jiān)俅问褂?。如文控中心保留有參考價(jià)值的作廢文件時(shí),應(yīng)加蓋紅色“作廢留用”印章,并在文控中心分隔存放。7.2.7公司的文件資料更新主要是在公司內(nèi)部質(zhì)量的審核、管理評(píng)審、外部審核、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)發(fā)生變化時(shí)、組織架構(gòu)發(fā)生變動(dòng)、發(fā)生重大安全事故以及其它需要更新的情況下完成,文件的評(píng)審要求同7.2.2要求執(zhí)行。7.3 文件之編號(hào):7.3.1類別代號(hào):7.3.1.1“QM”:質(zhì)量手冊(cè) 7.3.1.2“QP”:質(zhì)量管理程序文件 7.3.1.3“WI”:作業(yè)方法、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、管理制度7.3.1.4“FM”:質(zhì)量體系表單、記錄 7.3.2第一階文件編碼方式: QM-01(Quality Manual)質(zhì)量手冊(cè)7.3.3第二階文件編碼方式: 質(zhì)量管理程序文件:QP- (Quality procedure) 流水號(hào) 對(duì)應(yīng)ISO9001章節(jié) 7.3.4第三階文件編碼方式:WI- - (Work Instruction) 流水號(hào)部門編號(hào)家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁(yè) 次4/8產(chǎn)品圖紙與材料編碼規(guī)則按照研發(fā)部的材料編碼規(guī)則執(zhí)行。7.3.5第四階文件編碼方式:表單FM- - (FORM) 流水號(hào) 版本 對(duì)應(yīng)ISO9000程序文件編號(hào)7.3.6第一、二、三階文件版本以“版本/次”方式表示:A/0、A/1A/5、B/0、B/17.3.7第四階表單:編號(hào)及版本一律標(biāo)識(shí)于表單右下方。如版本需要變化以(A、B、C)。7.3.8.外來(lái)文件由文控中心編號(hào)并統(tǒng)一管理。7.3.9文件內(nèi)文架構(gòu):7.3.9.1質(zhì)量手冊(cè)撰寫(xiě):質(zhì)量手冊(cè)的內(nèi)容,依據(jù)ISO90012008標(biāo)準(zhǔn)要求,結(jié)合公司的運(yùn)作需要展開(kāi)說(shuō)明。7.3.9.2第二階文件(質(zhì)量程序文件)內(nèi)文架構(gòu)應(yīng)依下述架構(gòu)撰寫(xiě):一、 目的 二、適用范圍三、職責(zé)四、參考文件五、定義六、流程圖七、流程說(shuō)明(程序說(shuō)明)八、質(zhì)量記錄7.3.9.4第三階文件(作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn))規(guī)定外框、表頭,內(nèi)文及格式架構(gòu)不限制家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁(yè) 次5/87.3.9.5部門編號(hào)如下:部門代碼部門代碼部門代碼生產(chǎn)部PD研發(fā)部RD銷管部MD人力資源部AD財(cái)務(wù)部FD采購(gòu)部PC品管部QM總務(wù)部ZW市場(chǎng)部SC7.4 文件之分發(fā):7.4.1文件之分發(fā)7.4.1.1 受控文件:在公司環(huán)保、質(zhì)量管理體系運(yùn)行中要執(zhí)行的文件,受控性文件接受更改和換版。7.4.1.2 非受控文件:本公司環(huán)保、質(zhì)量管理體系運(yùn)行中不執(zhí)行的文件,非受控性文件,不接受更改和換版。7.4.2 受控文件分發(fā)前由文控中心制作文件與資料發(fā)放回收記錄表FM-0401-002A經(jīng)管理者代表核準(zhǔn)后,通知相關(guān)部門領(lǐng)取文件;技術(shù)文件及資料由研發(fā)部實(shí)施管理。7.4.3分發(fā)受控文件時(shí),文控中心或研發(fā)部應(yīng)將紅色“受控文件”章戳蓋于文件明顯之位置,未戳蓋紅色“受控文件”印章之文件或戳蓋“受控文件”章后再行復(fù)印的文件,一律無(wú)效。7.4.4受控文件一經(jīng)修改,文控中心分發(fā)新文件時(shí),應(yīng)同時(shí)收回舊版文件,并戳蓋“作廢”章后作廢(四階文件各使用部門自行銷毀),可作單面紙?jiān)俅问褂茫环鞘芸匦晕募薷暮蠓职l(fā),則由使用單位自行銷毀舊文件。保留在文控中心的“受控文件”之正本文件予以明確的標(biāo)示。7.4.5相關(guān)文件分發(fā)部門規(guī)定:一階文件和二階文件分發(fā)總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)、各部門經(jīng)理各一份,生產(chǎn)部各車間主任領(lǐng)取與工作直接相關(guān)的程序文件;三、四階文件分發(fā)各相關(guān)使用部門。其他需領(lǐng)用文件資料的單位及個(gè)人須填寫(xiě)文件和資料領(lǐng)用申請(qǐng)單FM-0401-004A,經(jīng)批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。7.5 外來(lái)文件之管理:7.5.1各部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)國(guó)家、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本,由文控中心編號(hào)并統(tǒng)一管理,以電子文檔的格式在SERVER中共享,便于相關(guān)部門或人員查閱。外來(lái)文件由文控中心編入外來(lái)文件一覽家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁(yè) 次6/8表FM-0401-003A存檔備案,相關(guān)部門領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)時(shí)需填寫(xiě)文件和資料領(lǐng)用申請(qǐng)單FM-0401-004A經(jīng)文控中心批準(zhǔn)后加蓋紅色“外來(lái)文件”章后進(jìn)行發(fā)放,并作好簽收記錄。7.5.2外來(lái)文件和資料直接引用作為采購(gòu)、生產(chǎn)、檢驗(yàn)、校驗(yàn)等的依據(jù)時(shí),需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員批準(zhǔn),由文控中心列入外來(lái)文件一覽表FM-0401-003A,分發(fā)管理同7.5.17.6 文件之使用:7.6.1各部門使用之文件副本,需與文控中心之正本同一版本(技術(shù)文件同設(shè)計(jì)研發(fā)部),文控中心隨時(shí)更新文件資料的有效版本文件(技術(shù)文件除外),并于公司SERVER中隨時(shí)更新便于查索,經(jīng)相關(guān)部門核對(duì)版本,以確保文件使用之有效性。如有不符,應(yīng)及時(shí)反饋文控中心(研發(fā)部)作更新。7.6.2文件應(yīng)保持整潔并避免受潮,若不慎污損、丟失或需增發(fā)之情形發(fā)生,文件致不易閱讀,應(yīng)開(kāi)立文件和資料領(lǐng)用申請(qǐng)單FM-0401-004A經(jīng)管理者代表審核后向文控中心申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。7.6.3受控性文件之保管人或使用人離職時(shí),應(yīng)將文件列入移交,由移交人和接受人到文控中心(研發(fā)部)辦理移交手續(xù)簽字確認(rèn)。7.7文件之保存:7.7.1使用中或已廢止之正本文件統(tǒng)一由文控中心(技術(shù)資料由研發(fā)部)收存。7.7.2文控中心(研發(fā)部)收存之正本文件及各相關(guān)承辦單位收存之受控性文件,皆應(yīng)指派專人管理。7.7.3文控中心應(yīng)按文件之類別代號(hào),分別將文件收集成冊(cè),建立中心檔案,妥善保存。7.7.4正本文件之收發(fā)及銷毀,文控中心皆應(yīng)列冊(cè)管理并接受查詢。7.7.5所有與品質(zhì)管理系統(tǒng)有關(guān)之第一、二、三階使用文件,皆應(yīng)永久保存,已廢止之文件根據(jù)需要確定保留期限。質(zhì)量記錄由各部門保管,保存期限根據(jù)記錄性質(zhì)確定。八、質(zhì)量記錄8.1文件修訂/作廢申請(qǐng)單 FM-0401-001A家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁(yè) 次7/88.2文件與資料發(fā)放回收記錄表 FM-0401-002A8.3外來(lái)文件一覽表 FM-0401-003A8.4文件和資料領(lǐng)用申請(qǐng)單 FM-0401-004A8.5程序文件清單 FM-0401-005A8
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