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文檔簡介

關于加強集團檔案管理工作的建議檔案管理工作以全面、真實地歷史記錄,反映集團整體發(fā)展狀況和經營成果。一方面為集團領導及時了解集團整體經營狀況,適時調整經營策略提供準確依據(jù),為經營決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于準確認定集團經營成果,查考歷史記錄,熟悉情況、總結經驗、制訂計劃、研究案件、解決糾紛、處理問題。所以,強化檔案管理工作,不斷地更新檔案管理理念,是奠定集團持續(xù)健康發(fā)展、實現(xiàn)經營戰(zhàn)略的堅實基礎,對提升集團市場經濟競爭力具有重要意義。一、 集團檔案管理中所存在的問題分析(一)管理分散?,F(xiàn)集團的檔案上主要分為:文書檔案、人事檔案,財務檔案三類,分別由相關部門單獨保管。由于目前集團的實際情況,還不能提供專門保管檔案的良好設施條件,也沒有設立專門的管理部門,無法實行集中統(tǒng)一的全面管理,而檔案管理人員均由辦公室文書工作人員兼任,致使檔案的收集整理偏重、甚至只重視“文書檔案”的管理。 (二)歸檔檔案分類不科學。集團檔案來源廣、形式多樣,但歸檔門類僅籠統(tǒng)分為三類,忽視了其他形式的檔案資料。如:一些重要會議、重大活動中產生的“音像檔案”、“榮譽檔案”,以及辦公用品、 設施等“實物檔案”,均未列入管理范圍。從而導致一些重要憑證信息丟失或缺失,降低了文檔資料保管質量。(三)相關規(guī)章制度不健全。缺乏適用的辦事流程,日常工作中自主性較大,沒有嚴格按照規(guī)程,導致簽批單、審批手續(xù)不全,或部分項目資料不齊全、歸檔不及時,影響了檔案的完整性。管理上還未達到規(guī)范化,如無法為集團領導決策及其他業(yè)務部門開展工作提供及時有用的信息,便失去了檔案管理的意義。(四)管理模式傳統(tǒng)。集團目前僅使用傳統(tǒng)的手工模式,停留在收發(fā)、查找的階段,缺少先進的管理設備,缺乏完整全面的檢索工具,調卷迅速、準確率無法達到規(guī)定標準,極大的影響了檔案的使用、利用。 二、對集團檔案管理工作的建議(一) 設立檔案庫房。根據(jù)相關規(guī)定,檔案庫房需單獨興建,溫度要保持在1424度之間,濕度在40%60%之間,應做到庫房與辦公室、用品庫房與閱覽室分開。和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施,(二)完善檔案管理機制。依據(jù)中華人民共和國檔案法、檔案實施辦法、檔案管理辦法、不歸檔文件銷毀辦法等相關法律法規(guī)的規(guī)定,打造一套符合集團實際的檔案法律法規(guī)。同時,建立配合管理制度,穩(wěn)固執(zhí)行力的“問責制”“聘任制”、“考評制”等各種激勵機制,確保檔案收集及時、完整,檔案充分有效利用。(三)引進先進管理技術。安排檔案管理人員到其他單位交流學習檔案管理先進經驗和具體操作技能,利用現(xiàn)代化手段整理檔案,將電子計算機技術運用于管理,建立檔案管理數(shù)據(jù)庫,可以系統(tǒng)地完成文件的檢索、登記、匯集統(tǒng)計等工作。(四)構建檔案工作管理網絡圖。各部門、子公司明確一名兼職

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