德州公安局紙質檔案數(shù)字化加工服務項目技術及服務要求

德州市公安局紙質檔案數(shù)字化加工服務項目技術及服務要求（一）總則德州市公安局檔案數(shù)字化掃描采購項目主要是對德州市公安局檔案室部分庫存紙質檔案進行數(shù)字化加工，數(shù)量約280萬頁。包括檔案的拆卷、前處理、掃描、錄入、錄入校對、質檢、復檢、裝訂、數(shù)據(jù)掛接、掃描后的數(shù)據(jù)轉入德州市公安局規(guī)定的應用軟件系統(tǒng)并能正常運行等相關內容，本次采購供應商必須按競爭性磋商文件的要求，對所有服務內容全部進行報價，不得缺陷漏項。1.1系統(tǒng)建設任務1.1.1掃描部分館藏約280萬頁紙質檔案及少量聲像檔案等資料；（不區(qū)分紙質頁面大小和紙質類型，統(tǒng)一按照A4紙張）。1.1.2檔案數(shù)據(jù)條目錄入；1.1.3檔案拆裝還原，對于部分檔案需要修補、重新更換檔案盒和打印封面、目錄。1.1.4三年數(shù)據(jù)免費維護服務。1.2技術標準及規(guī)范中華人民共和國檔案法國家檔案局CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求GB/T 17678.1-1999歸檔文件整理規(guī)則 中華人民共和國檔案行業(yè)標準 DA/T22-2000檔案著錄規(guī)則DA/T18-1999電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T 188942002紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范DA/T31-2005（二）加工技術要求供應商必須響應每一項加工技術要求。2.1質量要求 2.1.1供應商必須使用具有自主知識產權數(shù)字化加工平臺軟件進行生產，保證加工質量及可追溯性。2.1.2掃描圖像格式為：多頁TIFF 和多層PDF文件，同時進行OCR識別。2.1.3彩色掃描，掃描分辨率不低于300dpi，對于案卷中出現(xiàn)字跡較小、較密集等情況，可將分辨率提高到600dpi。2.1.4圖像完整清晰掃描圖像允許有一定的歪斜度，但不宜過大，每一幅掃描圖像傾斜度小于1無黑邊。2.1.5掃描圖像無錯頁、漏頁。2.1.6著錄信息和掃描圖像必須一一對應。2.1.7檔案裝訂還原，不得損壞、遺失原始檔案。2.1.8采用平板進紙方式掃描，盡量確保紙張掃描時放置端正，從而保證原始掃描圖像無歪斜，減少后期處理可能帶來的圖像失真。2.1.9掃描時，應根據(jù)紙張質地、底色、薄厚程度等因素，設置最佳的掃描明暗度、對比度設置，保證原始掃描圖像效果與原件吻合。2.1.10對于檔案中的“筒子頁”，應當平攤開后進行整幅掃描。折子頁等超長頁進行分頁掃描后，要拼接成一頁。2.2成品格式要求2.2.1成品數(shù)據(jù)能與檔案管理系統(tǒng)進行無縫掛接。2.2.2只有滿足要求，掛接在系統(tǒng)中正確使用的檔案才認定為成品。成品數(shù)據(jù)導入檔案管理系統(tǒng)，并通過目錄索引系統(tǒng)能正確調用。 經(jīng)技術處理后的圖像文件應同時封裝為多層pdf文件，并將封裝好的文件存儲到相應文件夾中。2.3 加工設備及人員的要求供應商在本項目中投入的設備、人員需滿足項目實施質量及工期要求。項目工作人員需具備一定的檔案業(yè)務知識和檔案整理操作能力及檔案數(shù)字化加工的實際操作經(jīng)驗。2.4其他要求采購人負責提供檔案所需的工作場所及辦公桌椅，不收取水、電費和場地費；檔案掃描所需的任何相應設備由供應商自己提供。（三）安全保密要求3.1保密措施3.1.1供應商必須有嚴格保密制度。3.1.2供應商在響應文件中必須詳細描述保密措施。3.1.3所有工作人員上崗前必須經(jīng)過保密培訓。3.2保密責任在檔案數(shù)字化加工過程中造成的泄密事故，由供應商承擔全部責任。3.3信息安全1.嚴格遵守有關保密、檔案法律法規(guī)和德州市公安局的有關規(guī)定。數(shù)字化加工工作必須在指定的場所內進行，確保場所正常秩序和安全。不得遺失、損壞檔案，如有違反有關法律法規(guī)的，將追究相關責任人責任。2.加工單位在簽訂合同時成立項目組，由加工單位和委托單位人員組成。雙方指定專人負責該項目，加工單位項目負責人必須為加工單位公司級負責人，并列出具體的項目操作標準及流程、項目實施計劃、人員及保證措施。3.項目工作人員必須具備一定的檔案業(yè)務知識和檔案整理操作能力及檔案數(shù)字化加工的實際操作經(jīng)驗。4.簽訂保密協(xié)議，加強對工作人員的保密教育。5.建立嚴格的保密制度，加強管理，杜絕工作人員對檔案及檔案信息的私自復制行為。6.不同的工序之間采取不同的措施，杜絕泄密事故發(fā)生。7.掃描加工場地要做好安全及保密措施，具備保密設施，保證檔案原件的安全和保密。在工作平臺上建立監(jiān)管系統(tǒng)，實時監(jiān)控工作人員的操作過程，統(tǒng)一記錄保存。8. 加工現(xiàn)場不允許有移動存儲設備，任何加工數(shù)據(jù)不能帶出工作區(qū)域，加工設備不允許接入互聯(lián)網(wǎng)。9. 加工過程中的廢棄光盤和紙張必須銷毀，在指定地點處理。10. 在數(shù)據(jù)調用接口程序中必須有保證信息安全的設計。11.項目完成且經(jīng)過驗收后，加工操作終端上的數(shù)據(jù)須在委托方項目負責人的現(xiàn)場監(jiān)督下銷毀，所有硬盤無償歸采購人所有。（四）實施要求4.1實施數(shù)字化流程要求數(shù)字化流程至少應包括：檔案領取、資料整理、編碼、起釘拆檔裱、掃描、改名、圖像處理、編輯文件屬性、質檢、補掃、檔案排序、目錄打印、檔案裝訂、原始檔案質量抽檢、檔案歸還、數(shù)據(jù)批量導入、圖像數(shù)據(jù)備份等。供應商所提供的檔案數(shù)字化成品應能滿足德州市公安局檔案管理軟件的要求，掛接數(shù)據(jù)能在系統(tǒng)中得到很好地應用，對硬件設備的需求提出合理化建議。4.2檔案版權要求檔案數(shù)字化入庫后可設置選擇加入或去除版權水印，水印不能影響檔案內容，在打印時一并打印到紙張。4.3掃描工作環(huán)節(jié)與質量要求完整的數(shù)字化加工一般要以下工序：l 檔案領取本項目涉及檔案數(shù)量大，檔案的正常規(guī)范領取是保障檔案安全的重要前提。供應商應結合實際情況，制訂合理的檔案領取歸還制度，專人負責，認真填寫領還檔表格，責任落實到人，建立檔案的再借閱制度，不影響日常業(yè)務受理及檔案查詢。具體項目格式如下：整檔期間檔案領取、歸還登記表 （A3紙橫）領檔時間領檔人號段領檔數(shù)量（卷）檔案類別還檔人接檔人接檔數(shù)量（卷）檔案類別接檔數(shù)量（卷）接檔時間備注l 資料整理檔案內散落的資料要根據(jù)檔案實際情況及卷內目錄要求，歸入每宗資料內相應位置，且根據(jù)系統(tǒng)批量數(shù)據(jù)上傳規(guī)則標注每宗案卷掃描的先后次序及每宗文件號。l 編碼 根據(jù)檔案管理要求按照確定的編碼規(guī)則，在每頁的左上或者右上角編輯文件頁碼。不允許跳碼、漏碼、重碼。隨時檢查打碼機是否有漏碼、跳碼現(xiàn)象，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即更換，打碼時翻頁要仔細。l 起釘拆檔裱糊在檔案掃描前用起釘器拔掉檔案中的釘書釘及金屬物，檔案要拆分成獨立的頁，不得有粘連的情況，以方便掃描。在拆檔案的過程中要注意保護原始檔案，不能對原檔案造成人為的損壞；對裝訂邊過小導致裝訂后會壓字的，以及客戶要求的其它需要裱糊的檔案進行裱糊。裱糊應不改變紙質載體原貌，不損壞原載體和字跡及其他歷史痕跡。A4掃描用A4文檔掃描儀對A4紙幅文檔掃描，掃描時，注意技術參數(shù)的合理調節(jié)，使圖像質量達到最佳。l A3掃描用A3文檔掃描儀對A3紙幅文檔掃描。掃描分辨率不得小于300DPI，圖像存儲格式為TIFF和PDF，掃描的圖片文件存放到本機硬盤。在掃描過程中，不要對原檔案造成損壞；仔細檢查掃描的檔案是否有夾頁，避免有漏掃或重掃的情況發(fā)生；并應根據(jù)不同的檔案質量（字跡的清晰度）隨時對掃描亮度、對比度以及圖像尺寸進行調節(jié)，以確保掃描出來的圖片字跡清晰，亮度合格，圖像完整；掃描圖像允許有一定的歪斜度，但不宜過大。l 改名合并A3、A4圖片數(shù)據(jù)，根據(jù)檔案實際頁碼對電子文件進行頁碼改名，刪掉重復掃描頁，并用工具軟件檢查該宗檔案是否有漏掃描現(xiàn)象。對掃描人員掃描的圖片按紙質檔案上編寫的頁碼改成電子頁碼，做到與紙質檔案的頁碼一致，并參照每宗條碼號建立電子文件夾名稱。避免因大意造成手誤，錯錄頁碼，特別是條碼號的建立一定要謹慎。l 圖像處理對掃描儀自帶軟件未能處理圖像，利用工具軟件對圖像進行例如：圖像糾偏、去黑邊、去黑斑、壓縮、圖像格式規(guī)范等系列處理，對不清晰圖像的核查。l 編輯文件屬性根據(jù)數(shù)據(jù)上傳檔案分類要求結合原始目錄對每卷檔案逐頁進行影像屬性編輯。l 質檢對圖片文件分類屬性、分辨率、存儲格式、字節(jié)量大小、光亮度、對比度、傾斜度等結合原始檔案進行質量檢驗，不合格數(shù)據(jù)必須補掃。對已經(jīng)完成更名的電子圖像使用單機質檢程序進行逐頁的質量檢查，包括頁碼、亮度、字跡的清晰度、分辨率、掃描格式等，質檢后的成品數(shù)據(jù)以日期命名保存到本地硬盤。質檢人員在質檢的時候，仔細檢查其頁碼是否正確，有無掃錯頁、掃漏頁以及掃重頁等情況；掃描的頁面是否完整，亮度是否合格，字跡是否清晰以及分辨率是否大于或等于300DPI，掃描格式、文件命名格式是否達到客戶要求。還要對掃描人員的各種錯誤作相應的記錄，及時反饋給相關負責人和掃描人員，以便及時更正其錯誤，項目負責人也可以以此來了解本項目目前的運行狀況，隨時作出調整。質檢后的成品數(shù)據(jù)由項目負責人對其進行抽查，若發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關人員，責令其改正。并做好相關記錄上報公司，按公司的規(guī)章制度對相關人員進行處理。l 補掃對質檢后的錯誤數(shù)據(jù)進行修改和補充掃描的過程。l 電子檔案抽檢質量抽檢人員在當天質檢后數(shù)據(jù)中抽取35%的數(shù)據(jù)進行質檢，不能滿足100%的合格率，則該批數(shù)據(jù)必須重新質檢。l 檔案排序根據(jù)檔案頁碼還原資料排列。l 目錄打印依靠目錄打印程序，調取制作好的電子數(shù)據(jù)，打印卷內目錄，更新檔案卷內目錄。打印前把電子封皮和目錄與原檔對照一下，確定無誤后放入打印機打印。打印時發(fā)現(xiàn)檔案皮表面毛燥的應更換新檔案皮再進行打印。l 檔案裝訂按照原檔案裝訂模式進行還原性裝訂。裝訂過程中，要注意對原始檔案的保護。裝訂后要三孔一線，以左齊、下齊為原則，并檢查有無掉頁等情況。l 原始檔案質量抽檢對裝訂好的原始檔案進行質量抽檢，檢查是否裝訂不整齊、掉頁等現(xiàn)象。l 檔案歸還對照檔案領取記錄，按批次歸還檔案。供應商檔案交接人員先把需要歸還的檔案排序，清點數(shù)量，準備好檔案交接清冊與采購人交接人員進行檔案交接工作。l 數(shù)據(jù)批量導入利用業(yè)務系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)上傳系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。l 圖像數(shù)據(jù)備份按照擬訂的數(shù)據(jù)備份原則對掃描電子檔案數(shù)據(jù)進行備份。4.4編制案卷目錄宗內文件目錄是以文件（證件）為單位著錄的，置于卷首。用以介紹宗內文件的成分和內容，便于查閱和統(tǒng)計宗內文件。具體項目格式如下：宗內文件目錄（A4紙縱） 移交日期： 年 月 日序號責任者文件名稱日期頁號備注表中各項內容的填寫：宗內目錄表應按宗內文件排列的順序填寫，宗內目錄表上的內容應與宗內文件的份數(shù)及排列的順序相一致。不重登、不漏登、不錯登。（1） 序號：宗內文件按照排列順序編的流水號，每份文件有一個順序號。（2） 責任者：宗內文件所屬部門的名稱。（3）文件名稱：即宗內文件的名稱。（4）日期：按文件的形成時間填寫。（5）頁號：指宗內文件所在之頁的編號。（6）備注：留待宗內材料發(fā)生變化情況之用。4.5案卷封面格式檔案的包裝，采用卷皮與檔案盒（袋）相結合的形式包裝檔案為好，即盒（袋）內裝數(shù)卷檔案的形式?；具_到了對檔案進行相對密封保管的條件。4.5.1案卷格式：案卷封面宗內文件目錄宗內文件封底4.5.2案卷封面的填寫全宗號；類別號；目錄號；檔案號4.6檔案盒脊背的填寫檔案盒脊背項目包括：全宗號；類別號；目錄號；起止卷號；盒號；保管期限4.6.1全宗號：立檔單位形成的全部檔案的代碼。4.6.2類別號：全宗內各類別檔案排列編號的總代碼。4.6.3目錄號：全宗內各類檔案案卷目錄的統(tǒng)一代碼。4.6.4起止卷號：是指盒內檔案的權屬號。4.6.5盒號：庫存檔案存放流水號。4.7 服務要求4.7.1供應商需遵守檔案業(yè)務性標準規(guī)范，檔案業(yè)務技術性標準規(guī)范，以及軟件工程標準規(guī)范。4.7.2供應商有完整的售后服務方案。 4.8項目人員安排 供應商將根據(jù)項目實際情況成立項目組,項目組由項目經(jīng)理、項目組長及具體加工人員組成。（1）項目人員崗位安排項目經(jīng)理： 對項目進行統(tǒng)籌安排，處理項目較大事務。項目組長： 對項目進行具體事項進行安排、管理。檔案處理： 提取檔案、歸還檔案、制工單、還原裝訂等工作。配 送： 將已經(jīng)整理好的資料送到需要資料的相應崗位人員手中（比如：掃描、質檢等）。著 錄： 對檔案信息進行錄入工作。掃 描： 將文檔資料按要求進行數(shù)字化加工，形成圖片存放在本地指定磁盤。質 檢： 對已經(jīng)處理好的掃描圖片進行質量控制（比如：檔號是否對應、去污、重頁、錯頁、錯卷、漏頁、歪斜校正、亮度判斷、掃描黑屏、旋轉、頁面不全等相關掃描錯誤的控制、校正），圖片數(shù)據(jù)存放在本地指定磁盤。復 檢： 對已經(jīng)質檢后的圖片數(shù)據(jù)進行全面再次檢查（包括質檢錯誤類型外，還要保正數(shù)據(jù)是否在綜合過程中是否丟失等）、監(jiān)督、修改，從而保證數(shù)據(jù)綜合的全面性、準確性、 安全性。綜合數(shù)據(jù)： 將復檢后存放在數(shù)臺復檢電腦中的成品數(shù)據(jù)，按數(shù)字化要求及光盤容量要求合并在一起，數(shù)據(jù)按要求盤號存放指定的本地磁盤。刻 盤： 對復檢后的數(shù)據(jù)按要求將數(shù)據(jù)刻進DVD光盤，并保證數(shù)據(jù)刻全、準確、可讀、可利用。（2）項目人員具體安排工序名稱人員總數(shù)項目主管1人前處理1人錄入2人錄入校對1人掃描4人質檢1人驗收數(shù)據(jù)綜合刻盤管理服務器總合計10人注：人員安排不得少于以上人數(shù)（3）項目設備安排本項目的設備配置：該項目所需所有設備都由施工公司提供，不得少于6臺電腦、2臺掃描儀。（五）其他5.1知識產權行為供應商在實施本項目時不得侵犯他人（法