資料管理辦法

中國建筑第四工程局有限公司華東公司建設工程項目檔案分類管理辦法1 總則1.1 建設工程文件的重要性1）是建設工程交付驗收的依據(jù)；2）是工程維修、擴建、改造、更新和使用的重要依據(jù)材料；3）是工程預決算的重要依據(jù)。4）是建設工程申報科技示范工程、優(yōu)質工程必不可缺少的材料；5）是檢驗和衡量施工單位資質和信譽的依據(jù)；6）是建設工程質量終身制的重要組成部分。1.2 建設工程文件管理存在的問題1）歷史欠賬多，很多已經竣工使用的工程項目的工程文件嚴重缺失，無檔可查；2）施工文件編制嚴重滯后于工程進度。工程現(xiàn)場的文件管理職責缺失，“工程文件現(xiàn)場形成”的意識淡薄，建設工程數(shù)據(jù)存在造假現(xiàn)象；3）地下管線工程文件編制管理問題突出；4）竣工后建設工程文件歸檔管理不到位；5）紙質建設工程文件增量大、存放環(huán)境受限；對建設電子文件保管跟不上信息技術的發(fā)展，未采用現(xiàn)代管理方法和技術。1.3 制定依據(jù)建設工程文件歸檔規(guī)范（GB/T50328-2014），結合關于做好股份公司名義承接及四局名義承接工程資料歸檔工作的通知（建四辦字20164號）管理辦法。1.4 適用范圍本辦法適用于華東分公司直屬各項目部、分公司各項目部工程施工文件的歸檔整理和工程施工檔案的驗收。2 述語2. 1 建設工程項目 經批準按照一個總體實際進行施工經濟上統(tǒng)一實行核算行政上具有獨立組織形式實行統(tǒng)一管理的工程基本建設單位。它有一個或若干個具有內在聯(lián)系的工程所組成。 2. 2 單位工程 具有獨立設計文件竣工后可以獨立發(fā)揮生產能力或工程效益的工程并構成建設工程項目的組成部分。 2. 3 分部工程 單位工程中可以獨立組織施工的工程。 2. 4 施工文件 施工單位在工程施工過程中形成的文件。 2. 5 竣工圖 工程竣工驗收后真實地反映建設工程項目施工結果的圖樣。2.6 建設工程檔案在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄也可簡稱工程檔案。 2. 7 案卷 由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。 2. 8 組卷 按照一定原則和方法將有保存價值的文件分門別類整理成案卷。 2. 9 歸檔 文件形成單位完成其工作任務后將形成的文件整理組卷后按規(guī)定移交檔案管理機構。3 檔案要求3.1 工程施工檔案要求1）工程施工文件應真實反映工程質量的實際情況，并與工程進度同步形成、收集和整理。2）歸檔文件必須真實有效、完整齊全。3）歸檔文件均應為簽署、蓋章齊全的原件。當出現(xiàn)復印件時，應加蓋復印件提供單位的公章，注明復印日期，并有經手人簽字。利用計算機打印的文件必須采用手工簽名的方式。4）歸檔的文件材料要字跡清楚、圖面整潔。不得用圓珠筆、鉛筆或純藍墨水等易褪色的書寫材料書寫、繪制。5）歸檔的文件均應為簽署、蓋章齊全的原件。當出現(xiàn)復印件時，應加蓋復印件提供單位的公章，注明復印日期，并有經手人簽字。6）工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)定宜為A4幅面（297mm210mm），均采用70g以上白色書寫紙制作。圖紙宜采用國家標準圖幅。7）工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。8）所有竣工圖均應在圖標欄上方空白處加蓋竣工圖章（50mm80mm）?？⒐D章應使用不易褪色的紅印泥。9）利用施工圖改繪竣工圖必須標明變更修改依據(jù)；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖。10）不同幅面的工程圖紙應按技術制圖復制圖的折疊方法（GB/10609.389）統(tǒng)一折疊成A4幅面（297mm210mm），圖標欄露在外面。3.2 歸檔的范圍、審查和移交時限1）與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的紙質資料、聲像資料等各種載體的文件，均應收集齊全，整理組卷后歸檔，具體要求應符合各地方檔案管理相關規(guī)定。2）需歸檔的工程資料，由項目部總工程師組織自檢，自檢合格后，報公司審查，公司審查通過雙方辦理移交手續(xù)進行移交給公司檔案室。3）經甲方審查合格的竣工資料，項目部應按合同約定及時向建設單位移交，辦理移交手續(xù)。4）如受建設單位的委托(應有委托書)組織編制工程檔案資料和竣工圖的項目經理部，應按合同約定的時限將全部工程檔案移交城建檔案館，并辦理移交手續(xù)。5）多單位合作的項目，主辦單位一般應保存全套文件，協(xié)辦單位應保存與所承擔任務相關的正本文件，涉及多個單位責任的文件，應各保存一份原件。6）歸檔時間：應于工程竣工驗收后（以單位（子單位）工程質量竣工驗收日期為準）6個月內向檔案部門移交歸檔。3.3 工程資料的填寫和組卷1）資料負責人根據(jù)自己所負責的范圍，以檔案館、質監(jiān)站、甲方、監(jiān)理、公司等要求為依據(jù)確定每一項資料填寫要求、由誰負責填寫，由誰負責收集、歸檔。2）資料員應根據(jù)資料內容進行資料盒的脊背、封面標識，做到整齊、美觀，便于查閱。資料盒內應包括總目錄、卷內目錄、資料封面、分目錄和資料內容五部分，各級目錄及資料內容必須對應一致，層次清晰。3）工程資料應隨工程進度及時收集、整理，項目齊全、字跡清楚、圖面整潔、簽章齊全，必須使用檔案規(guī)定用筆。資料編制表格式樣應符合國家、行業(yè)或地方有關規(guī)定。4）項目部各部門管理人員應根據(jù)工程進度及時填寫工程資料，并按規(guī)定及時移交資料室。資料填寫人員應對資料內容的真實性、準確性負責。5）資料員隨時掌握工程進度情況，保證資料與工程同步，發(fā)現(xiàn)滯后情況時，應依據(jù)項目部資料管理制度進行報告、催交工作。6）資料員負責對工程資料的編制情況進行初檢。根據(jù)地方規(guī)定及相關規(guī)范要求對工程資料中的工程名稱、施工部位、內容填寫、簽名蓋章、交卷情況進行檢查并督促相關人員整改，保證其正確性。對檢查合格的資料，做好編目、外觀整理、組卷等工作。7）項目部總工程師應定期組織工程技術人員對工程資料進行自檢，留下檢查記錄，按項目部規(guī)定對相關責任人進行獎罰并限期整改，并組織工程技術人員對資料檢查中存在的問題進行認真分析、總結和再培訓學習。8）公司、分公司應定期或不定期對所屬在施項目部的工程資料進行檢查，對存在的問題填寫檢查記錄并限期整改，并跟蹤驗證整改結果，確保工程資料的完整性、真實性、及時性、準確性。9）竣工驗收階段工程資料管理。資料隨施工同步，工程竣工驗收通過在6個月內提交質檢資料和檔案資料，甲方單位資料按合同時間提交。10）工程項目檔案通常組卷管理，按照單位工程-專業(yè)-分部-分項進行組卷?？⒐D可按單位工程、專業(yè)組卷。11）各類檔案的案卷排列，均按該類檔案分類編號體例依次排列，即按各類案卷順序排列。個別單位由于檔案形成規(guī)律和利用特點不同，為方便提供利用，在保持檔案有機聯(lián)系和成套性的原則下，可以采取靈活的排列方法，但必須做到系列規(guī)律，井然有序，保持相對穩(wěn)定。3.4 工程項目類工程項目類檔案按項目管理，采用按大類分屬類的排列方法，即同一個項目的檔案在二級類目內按順序編號排列。檔號基本結構由全宗號、類目號、項目號、案卷號（順序號）組成。檔號示例：全宗號-類目號-項目號-案卷號-順序號0001-E1-0001-0001-0001項目竣工后將資料移交公司做好移交書，移交書后面附上資料移交清單。移交書和移交單的右上角注明項目編號。最后3位數(shù)有公司填寫。例：華東公司項目編號：0410-E1-注：案卷號和順序號項目上根據(jù)實際內容按順序編寫，分公司項目編號由分公司科技部編寫。4 管理職責和要求4.1 公司、分公司檔案管理員職責1）負責本單位工程資料管理和實施細則，建立健全本單位工程資料管理體系，設立資料管理崗位，根據(jù)項目大小、工程承包模式確定資料人選配備專(兼)職人員從事工程資料的日常管理工作。2）負責對所屬項目經理部工程資料管理工作進行業(yè)務指導，并對其進行監(jiān)督和檢查。（檢查內容詳見附表）3）負責組織本單位的工程資料管理交流和培訓，推廣先進的建筑工程資料管理經驗。4）負責對竣工工程資料進行審核，按期向總公司檔案室移交所屬單位項目工程竣工資料。4.2 項目部崗位職責1） 測量員負責對施工現(xiàn)場工程定位測量、沉降觀測、垂直度及樓層放線資料制作和報驗，經監(jiān)理簽字蓋章完畢交資料室存檔。2） 施工員負責對檢驗批資料、生產例會會議紀要記錄、隱蔽單、澆灌令（模板軸線復核）技術復核單、淋、蓄水試驗、潑水試驗記錄、樓地面管道滲水記錄、分戶驗收等資料制作和報驗，在施工工序完成后經監(jiān)理單位驗收合格同意下道工序，將資料報監(jiān)理處簽字蓋章，完善后交資料室存檔。3） 材料員職責供貨商確定后材料科把供貨單位一套完整資質提交資料員，由資料員報監(jiān)理單位審核確認，新進場的材料和分包進場的材料由材料科負責提供合格證、質保書、廠家檢測報告如需要送檢的材料要第一時間填寫取樣單報送取樣員進行取樣送檢。 4）技術員負責對工程施工方案、工程概況、開工報告、地基驗槽、施工質量管理檢查記錄、圖紙會審、技術核定單、設計變更單資料制作、匯總并報審簽字、完善后交資料室存檔。 5）資料員負責項目部收發(fā)文、工程資料的催促、指導、收集、審核、整理、歸檔、保管工作，并采取有效措施，保證工程資料的安全并組織工程竣工資料的組卷、移交工作。6）項目經理建立健全項目部工程資料管理崗位責任制，嚴格執(zhí)行公司建設工程資料管理辦法，明確各類資料主要負責人，并與相關人員進行交底，項目部人員如有調動或離職應安排好交接工作，應將該人員手中工程資料移交他人接管，辦理交接手續(xù)后方可離開，不得將工程資料帶走、丟失或據(jù)為己有。如未移交或帶走、丟失項目經理將作為第一責任人進行處罰或降級。4.3 公司對項目部資料要求1）項目部開工一個月內要提供一套完整、真實、有效并蓋有審圖章的藍圖交公司存檔。2）項目技術負責人按月將項目上設計變更單、技術核定單、圖紙會審紀要收集、整理、匯總（匯總表要按歸檔要求將內容、編號、條款、被修改相關圖號填寫到相關匯總表中）將紙制版原件和掃描件每月1-5日將上個月的一同移交給公司存檔。3）每個月項目部要對來往函件（甲方來涵、監(jiān)理來函、分包來函、致甲方函、致分包函及會議紀要）整理、匯總裝訂成冊將紙制版原件和掃描件移交給公司。（每月1-5日將上個月的移交給公司）4）工程資料按分部基礎分部、主體分部、屋面分部、給排水分部、電氣分部、通風與空調分部、節(jié)能分部、裝修分部、智能分部、電梯分部節(jié)點完成時間收集、審核、整理、裝訂成冊并一同將掃描件移交給公司。 5）項目部項目經理、生產經理每個月1-5日將上一個月各自的施工日記原件提交給公司存檔。6） 項目部應定期或不定期對項目上所有資料（包括分包資料）進行檢查和收集。對檢查不合格收集過程中提交不及時的分包和項目部管理人員項目經理應采取相應處罰措施。7）工程竣工驗收前，項目部必須按當?shù)毓こ碳夹g資料管理規(guī)定，完成 工程技術資料的整理、組卷、自查工作，為工程竣工驗收提供必要條件。 8）實行工程總承包的項目部，應負責匯總整理分包單位編制的全部工 程資料，統(tǒng)一管理。9）工程竣工驗收通過后，項目經理部應及時收集各項驗收記錄的原件，經整理、匯總后形成完整的竣工資料。10）分公司應組織項目部配備資料管理人員，成立資料管理組織機構，制定資料管理制度，確定項目工程資料管理目標，并分解到相關崗位，做到責任明確，流程清晰，管理有據(jù)。11）工程開工一周內，項目部依據(jù)施工組織設計、施工圖紙，結合地方、行業(yè)、公司關于工程技術資料的有關規(guī)定，編制工程資料管理計劃管理計劃內容要有：工程資料管理的內容、編制依據(jù)、工程總體概況（旨在明確工程資料中統(tǒng)一的工程名稱、工程各參建單位、建筑規(guī)模、結構形式、開竣工時間等內容）工程資料清單(包括資料類別、組成內容、原件份數(shù))、工程資料管理、工程資料填報、整理職責分工、管理制度，包括項目部內部移交時限、獎罰措施等。12）施工過程中不得將資料原件隨便借出或交與其它單位或部門，過程中需要監(jiān)理簽字蓋章的過程資料報出后要及時跟蹤收回以免丟失。13）竣工組卷及對外移交要求，組卷按照地方和國家規(guī)范要求組卷。14）移交過程中雙方核查確認無誤后方可簽字蓋章辦理移交清單和移交手續(xù)，未辦理移交手續(xù)禁止將資料交于他方。15）對與項目經理部簽訂施工合同的分包單位，項目經理部宜在分包 項目施工前與其簽訂資料管理協(xié)議，依據(jù)誰施工，誰負責的原則對分包單位施工資料的編制、報審、移交等提出具體要求。5 核心資料（掃描件）承包項目的中標通知書、總承包合同、項目結算清單、歸檔施工項目的開工（施工）許可證、竣工驗收單（包括：分部工程驗收記錄、單位工程竣工驗收記錄、單位工程竣工驗收備案表、工程質量評估書、竣工圖。工程各類獲獎榮譽（原件）及電子掃描件。工程外觀實體照片、全貌照片等。這些資料均在工程竣工后將紙制版原件和掃描件一起提供給公司存檔。序號資料名稱 最后存檔部門1中標通知書 市場部2總承包合同 商務部門3項目結算清單 商務部門4施工許可證 科技部門5分部工程驗收記錄、單位工程竣工驗收記錄 科技部門6單位工程竣工驗收備案表、工程質量評估書、竣工圖 科技部門6 獎罰管理辦法 公司、分公司每個月對項目部資料進行檢查，公司、分公司10個項目以內的取前兩名和后兩名項目獎罰，分公司10個項目以外的取前3名和后3名項目作為獎罰，考核檢查評分后3名（倒數(shù)3名）項目給予通報批評和相關經濟處罰，倒數(shù)第1名項目：處罰3000元，項目經理占處罰50%，持術負責人占處罰30%，資料員和直接責任人占處罰20%；倒數(shù)第2名項目：處罰2000元，項目經理占處罰50%，技術負責人占處罰的30%，資料員和直接責任人占處罰20%；倒數(shù)第3名：項目處罰1000元，項目經理占處罰50%，技術負責人處罰30%，資料員和直接責任人處罰20%。對于情況嚴重連續(xù)3個月考核檢查不合格的項目、重要資料丟失、多次催促未報送公司資料的項目項目經理、技術負責人，資料員和直接責任人降級或開除。在檢查過程中對于排列前3名的項目給予表揚和獎勵，第1名項目獎勵3000元，項目經理占獎勵50%，技術負責人占獎勵30%，資料員及相關責任人占獎勵20%；第2名項目獎勵2000元，項目經理占獎勵的50%元，技術負責人獎勵30%，資料員和直接責任人占獎勵的20%，第3名項目獎勵1000元：項目經理占獎勵的50%，技術負責人占獎勵的30%，資料員和直接責任人占獎勵20%。如果所有項目在檢查中都取得90分以上不作為處罰，取的95分項目給予加獎。（如果有關人員對本月獎罰有質疑覺得不合理，在資料報審過程中并非自己所造成的滯后、未報等原因?？梢韵蚬局鞴懿块T反應。（例如：1、資料員多次催促相關人員提交資料該人員都未提供，向項目經理匯報，項目經理不過問，這樣的情況下公司直接對項目經理和直接責任人進行處罰，資料員不作處罰對象。2、相關人員將資料提交給資料員因資料員報審不及時、工作不認真等事宜造成的將對資料員進行處罰相關人員不作處罰。3、在資料制作過程中檢驗批資料、隱蔽單、澆灌令（模板軸線）技術復核單過程資料制作報驗，淋、蓄水試驗、潑水試驗記錄、樓地面管道滲水記錄、分戶驗收等資料制作和報驗過程中項目經理安排資料員做未讓施工員做最后造成資料未做、滯后、報審不及時處罰對象項目經理和施工員，資料員不作處罰對象。）7 附則7.1 執(zhí)行本辦法于2017年8月1日起執(zhí)行。7.2 解釋本辦法由中國建筑第四工程局有限公司華東公司負責解釋。7.3 附件（1）中建四局工程項目資料歸檔交底書； （2）中建四局工程項目檔案歸檔移交書； （3）建筑工程文件歸檔范圍。 （4）工程技術資料考核評分表。附件1： 交底編號：中建四局20151號中建四局工程項目資料歸檔交底書投資（施工）單位：（填寫資料移交責任單位名稱）工程名稱項目類型投資類； 工程總承包類；投資+工程總承包類工程地點開工日期竣工日期總工程師聯(lián)系方式資料管理責任人聯(lián)系方式工程項目核心資料移交要求一、應移交資料范圍（一）投資類項目1.投資調研及立項階段：項目立項批復文件、與政府簽訂的合同。2.籌融資階段：借款合同、融資擔保資料、股權性融資類相關協(xié)議。3.項目實施階段：合作協(xié)議、土地證、施工總承包、項目咨詢、施工監(jiān)理、施工圖紙設計、地質勘察合同等；項目施工產生的規(guī)劃手續(xù)、勘察設計成果、規(guī)劃圖紙、項目開工令、竣工驗收資料等。4.計量結算和投資回款階段:計量和結算等報表、結算書，第三方機構投資進展認定、結算書，項目后評價報告，及土地出讓等資本回收相關資料。（二）總承包類項目1.中標通知書、總承包合同、項目結算單、歸檔施工項目的開工(施工)許可證、工程概況簡