檔案的保管與保護PPT課件

.,1,檔案的保管與保護,業(yè)務(wù)二科郝輝,.,2,第一節(jié)檔案保管與保護工作的含義、任務(wù)和要求,一、檔案管理與保護工作的含義1、檔案的保管含義檔案的保管是指根據(jù)檔案的成分和狀況所采取的存放和安全防護措施,.,3,2、檔案保管工作的內(nèi)容,（1）檔案的庫房管理，即對庫房內(nèi)檔案科學管理的日常工作（2）檔案流動過程中的保護，即檔案在各個管理環(huán)節(jié)中的一般的安全保護（3）保護檔案的技術(shù)措施,.,4,二、檔案保管與保護工作的任務(wù),（一）檔案保管工作的任務(wù)1、建立和維護檔案的存放秩序2、防止檔案的損壞3、維護檔案的完整與安全（二）檔案保護工作的任務(wù),.,5,三、檔案保管與保護工作的要求,（一）檔案保管工作的要求1、賬物相等2、突出重點、兼顧一般3、處理好檔案保管工作與其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的關(guān)系，處理好“管”與“用”的關(guān)系,.,6,檔案保護工作的要求,1、滿足不同載體檔案材料的特殊保管要求，確保其安全，延長其壽命2、以防為主，防治結(jié)合。采取有效措施，預(yù)防檔案損毀，一旦檔案受損，要及時進行妥善治理。,.,7,第二節(jié)檔案的保管,一、檔案保管工作的條件（一）檔案庫房1、要有足夠的使用面積2、屋頂、墻壁要具有隔熱、防潮、防雨雪浸漏的性能。在樓層安排上應(yīng)避免“頂天立地”，即盡可能不用底層和最高層做庫房。,.,8,3、庫房門窗應(yīng)密封、牢固耐火，具有防強光和防風沙的功能4、檔案庫房要遠離易燃、易爆場所和腐蝕性氣源5、在交通條件方面，即要方便利用，又要便于必要時檔案的疏散搬遷,.,9,（二）庫房設(shè)備,1、溫濕度監(jiān)控調(diào)節(jié)裝置2、庫房防火防盜監(jiān)控裝置3、空調(diào)調(diào)備4、吸濕（加濕）設(shè)備5、庫房空氣凈化裝置,.,10,（三）檔案裝具1、檔案箱2、檔案架（四）檔案包裝材料1、卷皮2、卷盒3、包裝紙,.,11,二、庫房的管理,（一）檔案庫房管理的任務(wù)1、檔案存放位置與排列順序管理2、庫房溫濕度的調(diào)節(jié)與衛(wèi)生保潔3、檔案進出庫房的控制4、庫房的安全保衛(wèi),.,12,（二）編號和排架,1、檔案庫房的編號2、檔案架（柜）的排列和編號（1）整齊（2）空間適度（3）避光通風（4）統(tǒng)一編號,.,13,（三）檔案實體的保管,1、檔案排架的原則和要求（1）便于管理。便于檔案的存取，便于檔案保管人員熟悉所保管的檔案（2）相對穩(wěn)定。一旦檔案按一定的秩序排列，就不要隨便變動。這不僅是為了避免減少檔案的磨損，而且對管理人員熟悉和掌握館藏情況也是有必要的（3）要有益于檔案的保密和保護,.,14,2、檔案排列的方法,（1）按全宗順序號排列，它對庫房空間和全宗實體的安排比較方便。（2）全宗分類排列法，它對全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。（3）在我國，通常采用按全宗群排列的方法，即保持全宗完整的情況下，安排所有全宗存放位置的時候，盡量將同一時期同一系統(tǒng)相同性質(zhì)的全宗放在一起，以保持全宗與全宗之間的聯(lián)系。,.,15,3、存放方式,（1）豎放，其優(yōu)點是存取檔案比較方便（2）平放，其優(yōu)點是有利于保護檔案，缺點是不便于存取,.,16,4、檔案存放位置索引,（1）以全宗及其各類的檔案為單位，指出它們的存放地點（2）以庫房、架柜為單位，指出它們存放了哪些檔案,.,17,檔案存放位置索引（一）,.,18,檔案存放位置索引（二）,.,19,5、檔案代理卡（又稱代卷卡）,.,20,6、全宗卷（1）全宗卷的內(nèi)容,在收集檔案工作中產(chǎn)生的文件材料，即移交和接受全宗的文據(jù)在檔案管理工作中形成的文件材料，即立檔單位和全宗的歷史考證，全宗整理工作方案，立卷說明等在檔案鑒定工作中形成的文件材料，即檔案鑒定材料分析報告、檔案銷毀清冊等在檔案保管、統(tǒng)計工作中形成的文件材料、即檔案安全檢查記錄、檔案數(shù)量與狀況統(tǒng)計等在檔案提供利用工作中形成的文件材料，即全宗指南，機關(guān)組織沿革，檔案利用的重要登記等（2）全宗卷的性質(zhì)和特點（3）全宗卷的管理,.,21,（四）檔案的安全檢查,1、檔案的定期檢查，是按規(guī)定時間對檔案保管情況進行檢查，具體時間可根據(jù)本部門的實際情況而定。2、檔案的不定期檢查一般在下列情況下進行（1）庫房發(fā)生火災(zāi)，水災(zāi)之后（2）發(fā)現(xiàn)檔案被盜或懷疑被盜時（3）發(fā)生蟲害、霉爛、水浸等現(xiàn)象時（4）檔案人員調(diào)動時,.,22,3、檔案檢查有普查、抽查和重要檢查三種形式4、檔案檢查內(nèi)容（1）檔案數(shù)量是否準確、有無遺失（2）檔案受損情況和數(shù)量（3）檔案進出、存取登記是否準確（4）庫房管理的各種制度的執(zhí)行情況等,.,23,5、檢查程序,（1）組織檢查小組（2）選定檢查形式（3）確定檢查對象（4）逐項實施檢查，并作出記錄（5）寫出檢查報告（6）對發(fā)現(xiàn)的問題妥善解決,.,24,三、檔案保管制度,（一）安全保密制度（二）檔案進出庫房的登記制度（三）清潔衛(wèi)生制度（四）設(shè)備管理制度（五）庫房管理人員的崗位責任制（六）庫房檔案的檢查制度,.,25,第三節(jié)檔案的保護,一、檔案制成材料的耐久性（一）檔案紙張材料的耐久性1、造紙原料,.,26,（1）纖維素是葡萄糖脫水聚合而成的，其化學性質(zhì)主要有：,不溶于水不溶于一般的有機溶劑可以和水發(fā)生水解反應(yīng)，變?yōu)樗饫w維素對酸或霉很敏感，在酸或霉存在的情況下，纖維素的水解加快能與氧發(fā)生氧化反應(yīng)，變成易碎的氧化纖維素怕光，特別是紫外光。在無氧的情況下，光對纖維素的作用叫做光解作用，在有氧的情況下，光的作用更大，會發(fā)生光氧化反應(yīng)，生成氧化纖維素。,.,27,（2）半纖維素和木質(zhì)素的化學性質(zhì),半纖維素易溶于水木質(zhì)素具有一定的可塑性，不溶于水木質(zhì)素在常溫下不溶于稀堿、稀酸，但在高溫下，一定深度的酸或堿可使木質(zhì)素溶解木質(zhì)素易氧化，尤其在光照下，氧化更快，氧化后變黃、發(fā)脆,.,28,2、紙張成分3、紙張耐性,.,29,（二）檔案字跡材料的耐久性,一是字跡色素成分是否耐久不褪；二是字跡色素與紙張結(jié)合是否牢固1、色素成分與檔案字跡的耐久性碳黑顏料染料2、色素與紙張的結(jié)合方式結(jié)膜方式吸收方式粘膜方式3、字跡材料耐久性的評價（1）最耐久的（2）比較耐久的（3）不耐久的,.,30,4、幾種常見的檔案字跡材料,（1）墨、墨汁（2）墨水（3）圓珠筆（4）油墨（5）復(fù)寫紙（6）鉛筆（7）印泥和印臺油（8）底圖線條材料（9）復(fù)印圖的線條,.,31,（三）聲像檔案制成材料的耐久性,1、機械錄音檔案（1）金屬模版（2）塑料唱片,.,32,膠片檔案的保存應(yīng)注意,（1）嚴格控制庫房的溫濕度，防止受潮、霉變、發(fā)粘。保存挎貝片的庫房溫度為14-24，相對濕度4060范圍內(nèi)；保存母片的庫房溫度為13-15，相對濕度在35-45范圍內(nèi)。（2）避免機械的碰撞與摩擦。用標準片盒裝存，不同感光材料分別存放，不要用手觸膠片表面。,.,33,（3）膠片檔案在存放時，平片應(yīng)立放，卷片應(yīng)平放，不得壓摞存放，并且不能讓膠片承受任何外來壓力，防止其在外力作用下相互粘連或發(fā)生變形。（4）保存膠片的庫房應(yīng)潔凈無塵。（5）定期檢查,.,34,3、磁記錄檔案,磁記錄是一種信息存儲技術(shù)，它是通過將聲音、圖像和數(shù)據(jù)變成電信號，用磁介質(zhì)發(fā)生磁化后的剩磁來保存信息的。保存磁記錄檔案應(yīng)注意（1）嚴格控制溫濕度。磁帶使用的溫度不應(yīng)超過50，保存的溫度在14-24之間，波動范圍小于2，相對濕度在45-60之間，波動范圍小于5。,.,35,（2）防止受外磁場的作用（3）庫房內(nèi)要無塵（4）減少使用中的磨損程度（5）防光（6）定期轉(zhuǎn)錄，倒帶,.,36,4、光盤,保存光盤應(yīng)注意（1）控制溫濕度。低溫干燥、恒溫恒濕的環(huán)境，最適合光盤的長期保存。綜合考慮各組成物質(zhì)的特點，光盤保存適宜的溫度在14-24之間，相對濕度在45-60之間，溫度變動范圍為2，濕度變動范圍在5。（2）減少使用（3）保持庫房潔凈無塵（4）防止機械性的摩損。不用手觸摸信息讀取面（5）防治空氣污染物,.,37,二、檔案庫房的保護技術(shù)（一）檔案庫房溫濕度的控制與調(diào)節(jié),1、溫濕度的基本知識（1）溫度（2）濕度絕對濕度與相對濕度的關(guān)系（1）在濕度不變時，絕對濕度越大，相對濕度也越大，它們是呈正比關(guān)系（2）在絕對濕度不變時，氣溫升高，相對濕度減少；反之，溫度越低，相對濕度增大。它們呈反比關(guān)系（3）在相對濕度不變時，溫度越高，絕對濕度越大；反之，溫度越低，絕對濕度越小。它們呈正比關(guān)系,.,38,2、溫度的測量,（1）液體溫度計在測量時應(yīng)注意在測量時，人體不要緊貼溫度計，不要對著溫度計急促呼吸，影響測量的準確在讀數(shù)時，眼睛的位置必須正確，眼睛應(yīng)與正在讀取點上的刻度線平行,.,39,（2）雙金屬自記溫度計,在測量時應(yīng)注意使用時儀器應(yīng)水平放置記錄筆尖靠記錄紙不宜過緊，以免由于摩擦力過大，使筆尖移動失靈，形成記錄誤差,.,40,3、濕度的測量,（1）普通干濕球溫度計在測量溫度時應(yīng)注意普通干濕球溫度計即不能放在不通風的死角，也不能放有靠近門窗的風外，最好放在百葉窗內(nèi)為得到準確的數(shù)據(jù)，要選用優(yōu)質(zhì)的紗布，并保持紗布的清潔潤濕紗布應(yīng)用蒸餾水而不用硬水，如無條件用蒸餾水，也可用冷開水（2）通風干濕球溫度,.,41,4、檔案庫房的溫濕度標準,.,42,5、不適宜的溫濕度對檔案制成材料的影響,（1）高溫庫房溫度過高，會促使字跡材料及聲像檔案的影像分解，也會使耐熱性差的復(fù)寫紙、圓珠筆等字跡發(fā)生油滲擴散現(xiàn)象，還會促進氧氣和其他有害氣體對紙影響的破壞而造成微斑,.,43,高溫會有利于檔案有害生物的生長與繁殖。據(jù)研究分析，害蟲生長最適宜的溫度為22-32，霉菌生長最適宜的溫度為20-35。各種微生物在最適宜生長溫度的范圍內(nèi)，溫度升高10，生長速度可加快1-2位高溫會加快檔案紙張材料中各種有害化學雜質(zhì)對紙和纖維的破壞作用,.,44,（2）潮濕,庫房潮濕會加速檔案紙張材料纖維素的水解潮濕會使耐久較差的純藍墨水、紅墨水等字跡褪色庫房潮溫有利于檔案有害生物的生長繁殖庫房潮濕還有加快空氣中有害氣體，灰塵等對檔案制成材料的損毀作用,.,45,（3）低溫（4）低濕,6、如何調(diào)節(jié)庫房溫濕度（1）密封（2）通風（3）降溫（4）減濕,.,46,（二）檔案保護的具體措施,1、護光（1）光對檔案制成材料的破壞作用（2）防光的措施庫房的窗子要少，東西向不宜設(shè)窗，適當減少窗戶的面積改進窗戶的結(jié)構(gòu)減少檔案利用過程中光的輻射強度與作用時間，如減少復(fù)印次數(shù)，避免檔案原件損傷嚴重使用檔案柜、箱、袋等保存均能在一定程度上起到避光作用當庫內(nèi)不需采光時將門窗關(guān)閉,.,47,2、防污染與灰塵,（1）有害氣體與灰塵對檔案制成材料的破壞作用有害氣體與灰塵對檔案制成材料的破壞作用灰塵對檔案的破壞作用,.,48,（2）防有害氣體與灰塵的措施,正確選擇檔案庫房的地址檔案庫房要密封綠化植被對環(huán)境的保護有積極作用凈化與過濾做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，檔案工作人員進入庫房要換工作服和拖鞋,.,49,3、防蟲,（1）損害檔案的生物對檔案制成材料的破壞作用危害檔案的微生物對檔案制成材料的破壞作用檔案害蟲對檔案制成材料的破壞,.,50,（2）防損害檔案的生物措施,對損壞檔案的微生物的防治對檔案害蟲的防治4、防鼠5、防火6、防各種自然災(zāi)害,.,51,三、檔案的修復(fù)和復(fù)制技術(shù),（一）檔案修復(fù)工作的基本原則1、以最大限度地延長檔案壽命為指導(dǎo)思想2、要盡量保持檔案的歷史原貌3、使用修復(fù)方法要經(jīng)過試驗，確有把握時，再著手對檔案進行修復(fù)（二）修復(fù)前的準備工作,.,52,（三）檔案的修復(fù)技術(shù),1、檔案字跡和紙張的加固（1）膠粘劑噴涂法（2）加膜法2、檔案的去污（1）溶劑去污法（2）氧化劑去污法（3）膠片檔案去污,.,53,3、檔案的去酸,（1）濕法去酸（2）破性有機溶劑去酸法（3）干法去酸4、檔案的修裱（1）揭檔案磚（2）補缺（3）托補,.,54,5、檔案的復(fù)制技術(shù),（1）重氮型曬圖技術(shù)是復(fù)制技術(shù)圖紙的主要方法（2）靜電復(fù)印技術(shù)是電攝影方法的一種（3）縮微攝影技術(shù)是利用攝影的方法將檔案文獻縮小記錄在攝微品上（4）磁性錄音錄像復(fù)制技術(shù)通過聲（光）、電、磁在一定條件下相互轉(zhuǎn)換的原理，記錄下人們各種活動的聲音和形象是目前較為先進的方法之一,.,55,檔案利用工作第一節(jié)檔案利用工作的概念,一、檔案利用工作的含義檔案利用工作，亦稱“檔案利用服務(wù)”、“檔案提供利用”是檔案部門通過一定的方式與方法，直接提供檔案，為利用者服務(wù)的一項業(yè)務(wù)工作,.,56,二、檔案利用工作的指導(dǎo)思想,（一）全面為檔案用戶服務(wù)（二）及時地為檔案用戶服務(wù)（三）準確為檔案用戶服務(wù)（四）有效地為檔案用戶服務(wù),.,57,三、檔案利用工作的意義和要求,（一）提供利用是檔案工作的根本目的（二）利用工作是對整個檔案工作的發(fā)展有決定性影響,.,58,檔案利用工作的基本要求：,（一）明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度（二）熟悉檔案，了解需要1、全面熟悉，重點研究2、先熟悉形成檔案單位的歷史和檔案保管、收存情況，后熟悉檔案的具體內(nèi)容3、結(jié)合收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計，特別是編制的檢索工具和參考資料等工作，熟悉檔案的內(nèi)容與成份及存放地點（三）正確處理利用和保密的關(guān)系（四）正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系（五）注意被動服務(wù)與主動服務(wù)并舉（六）注重掌握檔案利用效果,.,59,第二節(jié)檔案利用的途徑與方式,檔案利用的途徑：是指檔案館室滿足檔案用戶需求基本形式檔案利用方法：就是檔案部門為達到迅速、準確、全面、及時地滿足檔案用戶需要之目的，所采取的各種服務(wù)方式，程序和手段,.,60,檔案利用方式，主要有以下十種：,一、開設(shè)閱覽室（一）閱覽室的設(shè)置需兼顧優(yōu)質(zhì)服務(wù)和嚴于管理兩個方面（二）為了維護閱覽室秩序和檔案的安全，閱覽室應(yīng)建立必要的規(guī)章制度（三）閱覽室工作人員需要良好的工作作風和扎實的業(yè)務(wù)基本功（四）認真做好開架閱覽,.,61,開架閱覽的基本要求：,1、可供閱覽的是科技檔案副本2、開架的科技是非密的或密級較低的3、提供專門的開架閱覽場所4、編寫開架部分科技檔案的檢索工具，注明存放位置，并在每個閱覽架上編制“科技檔案檢索圖表”以不使利用者盲目尋找5、有資格進入開架閱覽室的本單位本部門有關(guān)人員，可在其間自由閱覽,.,62,二、檔案外借檔案外借是指按照一定的制度和手續(xù)，將檔案攜出檔案館或檔案室外閱覽、使用三、制發(fā)檔案復(fù)制本根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，是檔案館室開展利用工作的一種重要方式,.,63,四、出具檔案證明,1、檔案證明：是指檔案館室向申請詢問、核查某種事實在本館室所藏檔案中有關(guān)記載的利用者出具的書面證明材料2、出具檔案證明：是很嚴肅的工作，檔案館室只有在機關(guān)、團體和個人的正式申請下才能進行這項工作，而且對申請的審查和證明的擬寫，都必須認真對待,.,64,五、提供咨詢服務(wù),這種服務(wù)形式是檔案館室工作人員以檔案為依據(jù)，以自己所掌握的業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技術(shù)知識為基礎(chǔ)，對查詢者提出的問題進行解答，或指導(dǎo)利用者獲得有關(guān)某一方面檔案的線索。利用工作做活后，檔案館室會接到各種情況的咨詢業(yè)務(wù)，有一般性咨詢，也有專門性咨詢；有事實性咨詢，也有知識性咨詢，有專題研究性咨詢，也有信息性咨詢。,.,65,檔案咨詢服務(wù)具有以下五個步驟,（一）接受用戶咨詢（二）分析用戶咨詢（三）查找檔案材料（四）答復(fù)咨詢（五）建立咨詢檔案,.,66,六、印發(fā)檔案目錄,檔案目錄是聯(lián)系檔案用戶和檔案館室檔案內(nèi)容的橋梁。檔案用戶只有借助于一定的檔案目錄信息，才能順利實現(xiàn)其利用的需要。檔案部門印發(fā)、出版、交流檔案目錄是一種有效提高館室檔案利用率的服務(wù)方式。,.,67,七、網(wǎng)上查詢,1、檔案信息上網(wǎng)是指檔案館室將有關(guān)工作信息等和公開利用的檔案內(nèi)容上局域網(wǎng)，城域或上廣域網(wǎng)，用戶只要按照有關(guān)要求或程序，點擊鼠標，就可以查閱所需檔案，檔案工作等方面的信息2、檔案信息通過網(wǎng)站上網(wǎng)主要包括以下四方面內(nèi)容：（1）檔案工作信息（2）檔案機構(gòu)信息（3）檔案資源信息（4）檔案利用服務(wù)信息,.,68,第三節(jié)常見檔案參考資料的編寫方法,一、大事記（一）大事記的種類1、記載一個機關(guān)在一定時期內(nèi)重要活動的機關(guān)大事記2、記載國家或一個地區(qū)在一定時期內(nèi)重大事件的國家或地區(qū)大事記3、按照一定專題記載國家或一定地區(qū)、一個機關(guān)在一定時期某一方面重大事件的專題大事記4、記載重要人物一生重要活動的個人生平大事記,.,69,（二）大事記的體例和結(jié)構(gòu),1、題名：即大事記的標題2、編輯說明，有的稱為前言或編者的話，是對大事記編寫情況的說明3、序言：介紹大事記記述對象的概況，如有關(guān)機構(gòu)的組織沿革，基本職能等4、目錄，也稱目次。是幫助讀者查找大事記條目的線索5、正文。這是大事記的主體部分6、標語和注釋7、附錄,.,70,（三）大事記的編寫要求,1、觀點正確，用材真實2、大事突出，要事不漏、小事不要3、系統(tǒng)條理，簡明扼要4、大事記敘一般不加評述，觀點寓于條文之中5、收集材料盡量廣泛，所用材料要經(jīng)過嚴格挑選，去粗取精，去偽存真6、材料來源一般注明出處7、建立大事記錄制度,.,71,二、組織機構(gòu)沿革,1、組織機構(gòu)沿革是系統(tǒng)記載一個機關(guān)、企業(yè)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機構(gòu)和人員編制變革情況的一種編材料2、其主體結(jié)構(gòu)的體例通常有兩種一種是以時期為主線，先將材料分成若干階段，然后在每個時期下面再分別敘述其內(nèi)容；另一種是以題目為主線，先將材料按其敘述的內(nèi)容分成若干題目，然后在每個題目下面再逐年或逐階段敘述,.,72,三、全宗指南,1、全宗指南：是以文章的敘述形式介紹和提示檔案館室所保存的某一個全宗檔案內(nèi)容和成分及其利用價值的一種材料，又稱全宗介紹，是一種書本或檢索工具。2、內(nèi)容（一）立檔單位和全宗的歷史情況（二）全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹（三）全宗指南的輔助材料,.,73,四、統(tǒng)計數(shù)字匯集（基礎(chǔ)數(shù)字匯集）,1、統(tǒng)計數(shù)字匯集，就是反映一個機關(guān)、企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)或某一方面基本情況的一種數(shù)字材料2、統(tǒng)計數(shù)字匯集的內(nèi)容：綜合性、專題性,.,74,五、專題概要,1、專題概要是以文章敘述的形式，簡要地說明和反映某一方面工作，生產(chǎn)或其他社會現(xiàn)象和自然現(xiàn)象的產(chǎn)生，發(fā)展變化的一種參考資料。2、編寫專題概要的基本要求是：內(nèi)容全面，材料詳實敘中有議，評價得當敘述準確，文字樸實文圖結(jié)合，不拘一格,.,75,六、會議簡介,1