湖州市規(guī)范化數(shù)字檔案室建設測評標準

湖州市規(guī)范化數(shù)字檔案室建設測評標準項目測評標準標準分評分細則得分一、組織保障(20分)1明確分管領導并建立檔案信息化領導（協(xié)調）小組，將檔案信息化納入本單位信息化總體規(guī)劃，切實幫助解決檔案信息化過程中的實際問題。3分管領導不明確或未建立相關領導（協(xié)調）小組的扣1分；檔案信息化未納入本單位信息化總體規(guī)劃的扣1分（納入的須提供書面材料）；分管領導不能及時解決工作中的實際問題的扣1分。2配備責任心強，業(yè)務素質好，有一定計算機操作能力的檔案管理人員，且相對穩(wěn)定。3近2年未參加過檔案部門組織的相關培訓扣1分；不能提供相關計算機專業(yè)培訓證明的扣1分；人員更換頻繁的扣1分。3建立健全本單位檔案信息化管理制度，包括電子文件歸檔制度、紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范、檔案數(shù)據(jù)安全保密制度、檔案數(shù)據(jù)網上查詢利用制度、檔案數(shù)據(jù)管理維護制度等，并確保有效落實。4未制定管理制度的扣2分；制度落實不力的扣2分。4配備必要的檔案信息化需要的軟硬件設備。硬件包括計算機、掃描儀、打印機、數(shù)碼相機、刻錄機、檔案專用服務器等；軟件包括相關的數(shù)字檔案應用平臺和管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應同時具備檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫的采集、管理和利用等功能；單位有OA系統(tǒng)的應與檔案管理系統(tǒng)有效鏈接。10硬件每缺1項扣1分，最多扣4分；系統(tǒng)軟件功能不全的酌情扣分，最多扣5分；檔案管理系統(tǒng)未與單位OA系統(tǒng)有效鏈接的扣1分。二、數(shù)字檔案建設(24分)（一）目錄數(shù)據(jù)庫建設81建立室藏各類檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)計算機檢索。4要求100%的室藏檔案有電子目錄。只建立部分類別檔案電子目錄的按百分比扣分。2建立科學的目錄數(shù)據(jù)庫校對制度，檔案實體與電子目錄一一對應，目錄數(shù)據(jù)錄入完整準確規(guī)范。2隨機抽查1%的目錄，檢查檔案實體與電子目錄是否一一對應，抽檢目錄總數(shù)的合格率應達99%，不達標的扣1分；目錄數(shù)據(jù)著錄是否符合浙江省省直單位檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫結構與交換格式的要求，合格率應達到95%以上，不達標的扣1分。3根據(jù)本單位利用要求，建成2種以上專題數(shù)據(jù)庫2列出專題數(shù)據(jù)庫名稱和數(shù)量。每少一種扣1分。（二）全文數(shù)據(jù)庫建設101長久保存價值的紙質檔案完成數(shù)字化掃描8保管期限為永久、長期（或30年）的文書檔案、業(yè)務檔案和科技檔案、保管期限為永久的會計檔案應完成全文數(shù)字化掃描，每完成1年得1分。2檔案數(shù)字化成果質量符合國家和省有關紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范的要求2數(shù)字化成果是否規(guī)范（掃描分辨率、格式等），質量是否達到規(guī)定要求，隨機抽檢圖像數(shù)據(jù)合格率達到95%以上，每降低1%扣1分。（三）多媒體數(shù)據(jù)庫建設61完成室藏重要照片、實物等檔案的數(shù)字化，并符合質量要求3未完成保管期限為永久、長期（或30年）的照片、實物檔案數(shù)字化的扣2分；質量不符合要求的扣1分。2完成室藏重要聲像檔案數(shù)字化，并符合質量要求3未完成保管期限為永久、長期（或30年）的聲像檔案數(shù)字化的扣2分；質量不符合要求的扣1分。三、電子文件歸檔(16分）1單位檔案部門應明確電子文件的歸檔范圍和保管期限，加強對歸檔電子文件的日常監(jiān)督與指導。3無歸檔范圍的扣1分；無保管期限的扣1分；檔案部門未履行監(jiān)管職責的扣1分。2對具有保存價值的電子文件及時歸檔，包括相應的背景信息和元數(shù)據(jù)，并由單位數(shù)字檔案室負責統(tǒng)一管理。5電子文件沒有定時或定期歸檔的扣1分；歸檔不完整的扣1分；沒有實現(xiàn)檔案部門統(tǒng)一管理的扣3分。3歸檔電子文件應符合國家和省有關規(guī)定，做到真實、完整、可用，且整理規(guī)范。8不符合歸檔要求的酌情扣分，最多扣4分；整理不規(guī)范的酌情扣分，最多扣4分。四、數(shù)據(jù)管理(24分)1檔案室應配備專用的歸檔電子文件和數(shù)字檔案存儲設備，規(guī)范存放各類檔案數(shù)據(jù)，并指定專人負責檔案數(shù)據(jù)的維護與管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。4沒有專用存儲設備的扣2分；沒有專人維護與管理的扣1分；存在安全隱患的扣1分。2定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性，做好相應的遷移、轉換工作。6沒有定期檢查檢測的扣2分；導致數(shù)據(jù)不可用、丟失或損毀的扣2分。3建立電子文件和數(shù)字檔案安全保管和備份制度。歸檔電子文件和數(shù)字檔案應一式三套保存，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保管；按照檔案登記備份的相關規(guī)定，將本單位的各類重要電子業(yè)務數(shù)據(jù)、電子公文和檔案數(shù)字化成果移交備份到各級國家綜合檔案館。8未建立電子文件和數(shù)字檔案安全保管、備份制度的扣1分；未按要求開展安全保管工作的扣3分；未開展向當?shù)貒揖C合檔案館進行移交備份工作的扣5分。4屬于國家、集體秘密的電子檔案（數(shù)據(jù)）有專用的保密存儲介質，并按國家有關規(guī)定進行管理。4沒有專用存儲設備的扣2分；沒有對涉密文件進行規(guī)范管理的扣2分。5涉密電子檔案的銷毀應當按照國家保密法律法規(guī)的規(guī)定處理，履行相關審批手續(xù)。2沒有履行審批手續(xù)的扣1分（提供書面材料）；對涉密電子檔案銷毀不徹底的扣1分。五、開發(fā)利用(16分)1建立健全電子檔案利用和利用登記制度，確保檔案信息資源在規(guī)定范圍內的有效共享。4不能及時提供利用的酌情扣分，最多扣3分；沒建立利用登記制度的扣1分。2采用網頁文件、CHM文件或PDF電子文檔等格式編制實用的電子檔案編研成果不少于3種。6每缺一種扣2分。3建立了數(shù)字檔案室信息發(fā)布網站，有關室藏檔案、檔案工作和檔案管理的信息與成