淺談八二法則與時間管理(PPT 38頁).ppt

淺談八二法則與時間管理,1,沒時間我沒時間一瞬間來到夏天單身的地平線又轉了一圈晴天終于出現(xiàn)轉變.為何需要時間管理?八二法則與艾森豪威爾法則及時間配置矩陣時間管理的問題有效管理時間的四大關鍵時間管理案例:如果沒有E-Mail該有多閑設定SMART的目標附錄傳奇人物王品集團的戴勝益,2,Agenda,3,我沒有時間?,成功與否不是能力問題，而在意愿是否堅定,沒有時間只是借口，沒有意愿才是失敗的主因!,時間可以造就人格，可以成就事業(yè)，也可以儲積功德-證嚴法師,其實只要20%的時間就可以完成80%的事情,為何你我都不滿意現(xiàn)狀,但是卻安于現(xiàn)狀?1.無奈2.不確定改變之后會更好3.因為現(xiàn)狀是你我最熟悉的當你開始不滿于現(xiàn)狀時,表示你很想改變(change)但是要用對“新的思考方式”。,4,為何需要時間管理?,正確分配時間i.e.,時間管理,5,什么是時間管理？,一、時間管理不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間。,時間管理的目的除了要決定你該做些什么事情之外，另一個很重要的目的也是決定什么事情不應該做。,二、時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。,時間管理最重要的功能是透過事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引。,80%vs.20%(or90%vs.10%)意大利經(jīng)濟學家VilfredoPareto(柏雷多)發(fā)現(xiàn)八二法則，他確認意大利國家80%的土地(財富)由20%的人口所擁有!國家80%的人口被20%的人統(tǒng)治。80%的人輸給20%的人(賭博)。企業(yè)80%的利潤來自20%的客戶!(其它80%客戶是澳門來的)80%的人只使用軟件20%的功能。(Word,PPNT,)通常我們80%的時間花在解決20%的問題。,6,八二法則-by社會學家柏雷多(Pareto;巴烈圖),什么是八二法則？,7,80/20原理用在生活示意圖,80%時間,20%時間,80%成效,20%成效,重要的少數(shù)事物,瑣碎的多數(shù)事物,前面的80分通常只要花20%的努力努力成果邊際效用遞減沒有人要你每科拿100分程序(習題)20%的時間可以完成80%盡快完成最關鍵的部份，讓事情看起來像做完80%一般。,8,我是學生,八二法則干我屁事,每科都先拿80分再說!(20%的力氣),剩下的時間優(yōu)先分配于有興趣的或效用大的!,9,請排出正確的行事優(yōu)先級,1,?,4,?,2,3,時間管理矩陣,?,?,要把時間用在對的地方!,美國艾森豪威爾將軍指出，人們的精力，往往被緊急但較不重要的事情所占用，而并未完全或盡可能的將時間與精力用在重要的事。艾森豪威爾法則的啟示：留多一點時間給重要的事情。,10,艾森豪威爾法則,ButHow?說的容易.降低右表中3和4的時間!,錯誤的時間分配,11,正確的行事優(yōu)先級與時間分配,時間管理矩陣,35%,50%,12%,3%,留多一點時間給重要的事情,主管明智的時間配置,12,1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”,13,各類輕重緩急事情范例,時間本身不是問題，因為每個人每天所擁有的時間都是一樣多。時間是無法累積與增值的資源。所以時間管理的問題本身不在于時間，而是在于自己如何善用及分配你自己的時間。,14,時間管理不是什么?,時間管理就是自我管理。自我管理即是改變習慣，以令自己更富績效，更富效能。把事情很快地做完，叫做效率。把事情很快又很對地做完，叫做效能。Dothethingright!Dotherightthing!時間管理就是要學會如何運用時間。時間管理就是事前的規(guī)劃與長期的計劃。,15,時間管理是什么?,16,你的時間管理出了什么問題？,一、無法管理外在的要求,主管最大的困擾就是，太多來自外界的干擾，隨時得放下手邊的工作去做別的事情。,擔任主管的責任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。換句話說，主管的工作有很大的一部份需要與別人互動，外界的干擾是主管工作的一部份。你可以排定某些時段做為你的緩沖時間，當有人臨時找你需要討論事情時，可以請他在你有空的時間再來。,1/3,缺乏說“不”的勇氣。,17,你的時間管理出了什么問題？,二、做事沒有方法,我們常運用自己所熟悉或直覺想到的方法做事，但事實上，這并不是最有效率的方法。,完成一件事情，可以有許多方法，重點在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了，先花幾分鐘的時間衡量一下，有什么方法可以更有效率的完成事情？,2/3,盡快完成最關鍵的部份,讓事情看起來像做完80%一般。,18,你的時間管理出了什么問題？,三、過度溝通而沒有想法,如果真要開會，要避免毫無結果的討論。當我們遇到問題時，第一個想到的是找人開會，希望多一點人一起商量討論。但是會議的核心目的在于做出決策，而非討論。,主管應該事先分析問題的可能原因、可能的解決方法，然后在會議上提出來讓大家討論，聽聽其他人有什么想法。這樣可以讓你原先的思考更為完整，而且可以當下做出決策，開完會后所有就能立即開始工作。,3/3,從自我可掌控的部份開始厘清不同性質的工作排定ABCDE優(yōu)先級留點時間給自己,19,有效管理時間的四大關鍵,20,有效管理時間的四大關鍵,一、從自我可掌控的部份開始,主管在進行時間管理時，可以從自己可能掌握的部份開始，包括與下屬的互動時間、和完全屬于自己的時間。,最直接的方法，就是有效管理與屬下之間互動的方式。讓屬下遇到問題時，能夠提出建議并采取雙方都同意的做法或是主動采取行動并向上報告。,1/4,21,有效管理時間的四大關鍵,二、厘清不同性質的工作,根據(jù)美國密西根大學心理學和神經(jīng)學科學家最新研究發(fā)現(xiàn)，人的大腦在持續(xù)不間斷處理一件事情時，才能發(fā)揮最佳功能。因此，最佳的工作方式就是將性質類似的工作集中在同一時段完成。你可以將工作分成兩大部份：,需要高度專注力的工作，如撰寫報告、擬定計劃等。相對而言不需要太多專注力的工作，像是開會、處理文書作業(yè)、電話連系等。,2/4,22,有效管理時間的四大關鍵,三、排定優(yōu)先級,可以采取ABCDE模式：A級工作：非常重要且緊迫、必須立刻完成。B級工作：很重要，但有較多緩沖的時間。C級工作：可以做的事，但是沒有很重要，要不要做也沒有太大的影響。,委派（Delegate）緊急但不重要工作：將緊急但不重要的工作分派給適當?shù)娜藞?zhí)行。刪除（Eliminate）沒有時間做的工作：如果排不上時間，又找不到人立刻處理，就直接刪除。,3/4,23,有效管理時間的四大關鍵,四、留點時間給自己,記住!你無法做一切的事情，要學習何時該說不。,盡管工作再忙，都應該留給自己一點時間，在不受打擾的狀況下，專心的思考一些問題。,4/4,主管不僅是做事的人，更要成為思考者，主管工作很重要的一部份就是策略的規(guī)劃，像是團隊未來的發(fā)展或是新市場的開發(fā)等。,并不是每件事情都那么的急。如果我們每件事情都要實時地處理掉，相信我們會變得神經(jīng)兮兮的。所以應該要有一個地方，緩沖區(qū)，讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情，但是時間到時又要能提醒我們。,24,預留Buffer(緩沖區(qū)),拒絕要求四部曲傾聽、提出理由、提供變通(alternative)建議、回絕要求。拒絕部屬鼓勵部屬指出沖突所在，并提出變通辦法；必要時支持部屬拒絕不合理的要求。拒絕老板提醒他你目前處理中的工作，并請他協(xié)助決定新工作的優(yōu)先次序。,25,學會拒絕,1.你一天花多少時間在看Email?2.你進Email會不會看廣告信?3.你看Email的時間是連續(xù)的,還是片斷的?4.你的Email有沒有做分類?5.你回信時是邊看邊回,還是分類后集中回信?6.你進Email信箱,是先看信還是先發(fā)信?,26,如果沒有E-Mail該有多閑,葛洛夫:你的時間是不是被Email切成零零碎碎的片段?其實你應該集中處理它!,AndrewS.Grove（安德魯葛洛夫）為Intel主要創(chuàng)始人,如何提高Email的處理效率,一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍，然后做分類的動作。(或設定自動分類)除了真正急件以外，集中時段回信。養(yǎng)成習慣，一天只在三個時段看Email,例如:,27,28,今日三件事,今天必須做的事,今天應該做的事,今天可以做的事,目標設定要SMARTSpecific要明確Measurable要可量測Attainable/Achievable要可達成Realistic/Relevant要務實/要切題Timebound要有時限,29,設定SMART的目標,Acronym頭字語,時間管理就是要有好的規(guī)劃。,行動才是企劃的開始。用兵貴在速戰(zhàn)速決，時機稍縱即逝。可以早上做完的事，決不拖到下午完成?？梢砸惶熳鐾甑氖拢瑳Q不分成兩天完成。養(yǎng)成做備忘錄與思考的習慣。開始工作之前，如果能花費15分鐘仔細思考你要做些什么，就能節(jié)省四小時的時間浪費。將性質類似的工作集中在同一時段完成。需要高度專注力的vs.不需要太多專注力的每天至少完成一件事情，特別是在工作情緒低潮時。,30,養(yǎng)成良好的工作習慣,一直不去看牙醫(yī)-牙疼會愈來愈厲害，甚至需拔牙或做根管治療。延誤機械修理-故障后花費更大。遲遲運動計劃-容易縮短生命。延遲答復詢問-將失掉顧問。拖延開發(fā)新產(chǎn)品-將被對手超越。延誤重要的事情-將喪失豐富的人生。,31,記住-拖延必須付出代價,每天至少完成一件事情。完成事情的定義:完整的+相關的+善后的+記錄的文件通常完成一件完整事情就會有力氣再做第二件事情不要因為花了時間去度假而覺得內疚，度假使你心情愉快所以會讓你更能有效的工作。莫非定律(MurphysLaw)Ifanythingcangowrong,itwill.會出錯的事終歸要出錯不要杞人憂天!,32,如何處理情緒低潮,33,開始工作之前，如果能花費15分鐘仔細思考你要做些什么，就能節(jié)省四小時的時間浪費。,時間管理是一種工作習慣的養(yǎng)成，它就是生活的一部份，而非是額外的工作。當你有了良好的工作習慣，對你自己、對周遭的人都是好事一樁。,Summary,先做不想做但必須做的事。,王品集團老板戴勝益月休15天，理由是不讓忙碌工作失去生活樂趣。他清楚知道如何分配工作與休閑時間，如果把自己弄得很忙，就無法思考公司的未來和大方向。己經(jīng)遍覽全球八十多個國家的戴勝益說，他不但增加自己的國際觀，也強制主管必須休假，因為忙碌疲備，會降低服務質量。,34,好心情才有好效率,注:戴勝益為三勝制帽(扁帽工廠)老板戴勝通的弟弟,戴勝益1993年創(chuàng)立王品集團，至2006年王品集團旗下已擁有7個餐飲品牌、59家分店。2007年營收更超過新臺幣40億，各品牌分店數(shù)突破100家大關。王品臺塑牛排的主力產(chǎn)品是中國口味的精致牛排餐；西堤牛排標榜新都會時尚西式精致套餐；美國PorterHouse為牛排西餐；陶板屋訴求和風創(chuàng)作料理；原燒為現(xiàn)代日式風格燒肉店；聚為北海道昆布鍋套餐；Ikki賣的是懷石創(chuàng)作料理；夏慕尼則為新香榭鐵板燒套餐。2003年7月正式進軍大陸市場。,35,認識王品,在39歲從扁帽工廠的副總出走，開了BB樂園大賺后亂投資又賠光光.某次機會中品嘗到臺塑牛排，戴勝益發(fā)現(xiàn)，有些人像王永慶，并不喜歡吃帶血且半生不熟的牛排。而臺塑三娘自行改良過的中式全熟牛排，獲得許多老板和消費者喜愛，也就是在這種因緣際會下，讓戴勝益從中得到創(chuàng)業(yè)靈感單一產(chǎn)品也能成為商機。,36,戴勝益創(chuàng)立王品的因緣際會,舍得給是他對待員工的方式。給得起也讓他吸引了許多優(yōu)秀人才跳到這個愈來愈大、愈來愈深的池子里。,37,重賞之下必有勇夫王品集團戴勝益的海豚領