采購及招標(biāo)管理制度實施細(xì)則詳解

金元集團(tuán)德科煤礦規(guī)章制度的發(fā)布通知2012第xx號采購及招標(biāo)管理制度實施細(xì)則已2012年xx月xx日已通過，現(xiàn)予發(fā)布，自發(fā)布之日起實施礦長： 2012年xx月xx日第一章 總則 第一條 為貫徹執(zhí)行中電投集團(tuán)公司、中電投金元集團(tuán)公司采購及招標(biāo)管理制度，加強(qiáng)及規(guī)范德科煤礦采購及招標(biāo)管理，明確管理職責(zé)、保證采購質(zhì)量、控制采購成本，依據(jù)中電投集團(tuán)公司招標(biāo)采購管理辦法、中電投金元集團(tuán)招標(biāo)計劃管理辦法及金元集團(tuán)招標(biāo)監(jiān)督辦法等相關(guān)制度及規(guī)定，特制定本辦法第二條 適用范圍本辦法所述的采購及招標(biāo)管理涵蓋工程、物資、技術(shù)及咨詢服務(wù)采購及招標(biāo)，適用于德科煤礦基建工程、生產(chǎn)及技改工程。 第二章 采購權(quán)限與管理第三條 依據(jù)中電投集團(tuán)公司招標(biāo)采購管理辦法，實施“集中招標(biāo)、兩級管理”管理模式。第四條 依據(jù)中電投集團(tuán)公司招標(biāo)采購管理辦法，達(dá)到下列標(biāo)準(zhǔn)之一的采購，必須上報中電投金元集團(tuán)，由中電投金元集團(tuán)負(fù)責(zé)管理。1.基建工程：1） 施工單項合同估算價在100萬元人民幣及以上的；2） 設(shè)備、材料等貨物的采購，單項合同估算價在50萬人民幣及以上的；3） 勘察、設(shè)計、監(jiān)理等服務(wù)采購，單項估算金額50萬元及以上的。2.生產(chǎn)工程：單項合同估算價在30萬人民幣及以上設(shè)備、材料和工程施工。第五條 依據(jù)中電投集團(tuán)公司招標(biāo)采購管理辦法，對大宗通用物資，實行總包配送管理，由物資裝備服務(wù)平臺負(fù)責(zé)實施。二級單位根據(jù)管理范圍內(nèi)物資的情況和特點，研究確定總包配送物資范圍，委托物資裝備服務(wù)平臺實施。第六條 依據(jù)中電投集團(tuán)公司招標(biāo)采購管理辦法，對零星、小額物資，具備打包采購條件的，由二級單位統(tǒng)一組織、委托物資裝備服務(wù)平臺實施“打包采購”物資裝備服務(wù)平臺與供應(yīng)商簽訂采購框架協(xié)議，三家單位直接向供應(yīng)商實施訂單采購，有供應(yīng)商實施訂單采購。第七條 上述第四條、第五條、第六條規(guī)定以外的采購以及應(yīng)急采購（事故、救災(zāi)、搶險），由礦組織實施采購。 根據(jù)中電投集團(tuán)公司、中電投金元集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)定，屬于礦權(quán)限范圍內(nèi)的采購，采用“詢價采購（比質(zhì)比價）”或“競爭性談判采購”制，特殊情況可采用“直接采購”制（單一來源采購和續(xù)標(biāo)采購）。第八條 采購方式（一） 根據(jù)采購形式劃分：招標(biāo)采購（公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)）、競爭性談判、詢價采購、直接采購（單一來源采購或續(xù)標(biāo)采購）。（二） 根據(jù)采購?fù)緩絼澐郑杭姓袠?biāo)、非集中招標(biāo)、總包配送、目錄采購（上級公司已建立的采購目錄和生產(chǎn)物資供應(yīng)商紅名單目錄）、礦自行采購（應(yīng)急、零星、小額采購）。第九條 應(yīng)急、零星、小額采購，一般屬于不必招標(biāo)或特殊情況可以不采用的招標(biāo)形式的采購，可由礦自行組織采購。（一） 應(yīng)急采購屬于緊急狀態(tài)下的采購，已“保證質(zhì)量、快速到貨”為前提，可靈活組織采購方式、途徑、來源。（二）零星、小額采購，凡上級公司已建立的總包配送目錄和采購目錄中能夠找到對應(yīng)的物資，或生產(chǎn)物資供應(yīng)商紅名單目錄中的供應(yīng)商能夠提供服務(wù)的物資，直接下達(dá)訂單采購（已定價情況）或詢價采購（未定價情況）。（三）由于上級公司已建立的采購目錄未包含，或生產(chǎn)物資供應(yīng)商紅名單目錄范圍內(nèi)的供應(yīng)商不能、或供貨資質(zhì)及質(zhì)量不能滿足要求、或報價明顯高出市場水平經(jīng)談判仍不能下調(diào)，經(jīng)礦采購及招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)可選擇目錄外采購。采用目錄外采購的，應(yīng)首先選擇詢價采購（不少于三家）、競爭性談判采購（不少于兩家）；特殊情況下，符合下列情況之一，經(jīng)礦采購及招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，可以采用直接采購（單一來源方式采購和續(xù)標(biāo)采購）1、單一來源采購A、只能從唯一供應(yīng)商處采購的；B、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；C、必須保證原有采購項目一致性或服務(wù)配套要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2、續(xù)標(biāo)采購A、同期需要增加購買相同施工、貨物或服務(wù)；B、連續(xù)建設(shè)或生產(chǎn)所需要的相同施工、貨物或服務(wù)。（四）采購過程中，報價單可采用郵寄投遞、現(xiàn)場投遞、傳真報價三種方式，計劃營銷部在詢價時可根據(jù)需求時間、金額大小等具體情況選擇，并在詢價單上明確注明投遞方式。估計采購總價值大于10萬的報價單，從詢價單發(fā)出之日起至明確的到貨之日止大于25日（供應(yīng)商有生產(chǎn)周期的，扣除正常周期后，仍大于25日）的，應(yīng)采用郵寄投遞方式投遞報價單。部分技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求采購項目，有必要組織供應(yīng)商到現(xiàn)場報價后，進(jìn)行澄清及談判，已了解供應(yīng)商技術(shù)實力，擇優(yōu)選擇供應(yīng)商的，可采用現(xiàn)場投遞方式投遞報價單。郵寄投遞、現(xiàn)場投遞的報價單必須密封，并由招標(biāo)監(jiān)督員（或紀(jì)檢監(jiān)察人員）、計劃營銷部共同啟封，簽證確認(rèn)。傳真報價，必須由招標(biāo)監(jiān)督員（或紀(jì)檢監(jiān)察人員）、計劃營銷部在規(guī)定的時間范圍內(nèi)共同接受傳真，簽字確認(rèn)。計劃營銷部無權(quán)直接接收報價單。第三章 采購及招標(biāo)的計劃管理第十條 需求計劃管理需求計劃實現(xiàn)分類管理，各部門應(yīng)加強(qiáng)各項采購的需求計劃管理，減少急件和杜絕無計劃采購，有效降低物資庫存、減少資金積壓，確保礦安全生產(chǎn)建設(shè)必須的物資供應(yīng)。（一）需求計劃的分類及管理規(guī)定1.按類別分為：設(shè)備計劃、材料（配件）計劃、辦公用品計劃。按時間分為：年度計劃、半年調(diào)整計劃、月度計劃、救災(zāi)計劃2.各部門應(yīng)根據(jù)建設(shè)、生產(chǎn)、安全、辦公等實際需要，匯總編制本單位物資需求（使用）計劃。物資需求計劃中須填寫物資名稱、規(guī)格型號、計量單位（國家法定）、數(shù)量、主要技術(shù)（質(zhì)量）參數(shù)、需用時間、用途、等，特殊配件的需求計劃應(yīng)注明生產(chǎn)廠家，加工件須并附圖紙。物資名稱、規(guī)格型號、計量單位（國家法定）、數(shù)量、主要技術(shù)（質(zhì)量）參數(shù)填報不規(guī)范、不正確的，經(jīng)物資部門與填報部門溝通后仍無改正，物資部門嚴(yán)禁列入計劃并嚴(yán)禁生成采購計劃進(jìn)行采購。3.年度物資需求計劃：應(yīng)根據(jù)礦年度建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、檢修計劃，結(jié)合礦物資消耗情況或工程進(jìn)度，編制相應(yīng)年度物資需求計劃，此計劃應(yīng)覆蓋全年物資實際需求量，并按照建設(shè)速度和生產(chǎn)進(jìn)度，將年度計劃分解到月度，如果生產(chǎn)經(jīng)營活動發(fā)生重大變化，應(yīng)及時提出調(diào)整年度或半年計劃。其中設(shè)備及備品配件年度需求計劃由機(jī)電運輸部門牽頭組織編制；材料需求計劃由生產(chǎn)技術(shù)部牽頭組織編制；辦公用品計劃由綜合部牽頭組織編制。各部門編制完成報計劃營銷部匯總。4.半年調(diào)整計劃：根據(jù)年度計劃上半年的執(zhí)行情況以及下半年生產(chǎn)建設(shè)變化情況，編制下半年調(diào)整計劃，由年度計劃牽頭部門根據(jù)年度計劃生產(chǎn)建設(shè)情況組織進(jìn)行調(diào)整編制。5.月度物資需求計劃：應(yīng)按物資需求計劃的編制要求，根據(jù)年度物資需求計劃和建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營情況編制月度物資需求計劃, 月度物資需求計劃應(yīng)覆蓋月度物資實際需求量，月度物資需求計劃原則上當(dāng)月有效。對于大宗物資按兩個月的用量報需用計劃，對于生產(chǎn)周期較長或其它因素影響不能到貨的物資，計劃營銷部門應(yīng)及時向物資需求單位說明情況，并協(xié)商尋求解決的辦法。月度物資需求計劃由需求部門編制，報年度計劃牽頭部門審核后，由計劃營銷部組織采購。6.應(yīng)急（事故、救災(zāi)、搶險）采購需求計劃：應(yīng)急采購計劃可由應(yīng)急救援指揮部直接向計劃營銷部下達(dá)采購指令，計劃營銷部應(yīng)做好相關(guān)記錄，盡最快速度組織實施到位，時候完善相關(guān)手續(xù)后將采購信息報送中電投金元集團(tuán)。（二）需求計劃的報送時間、審批程序1.年度計劃：年度物資需求計劃在每年的10月30前編制完成，并報送。2.月度計劃：月度物資需求計劃上報截止時間為每月的25日前編制完成，并報送。3.半年調(diào)整計劃：每年的4月底前編制完成，并報送。4.報送審批程序：年度、半年調(diào)整、月度物資需求計劃由分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在規(guī)定時間報送到計劃營銷部。（三）需求計劃的調(diào)整與執(zhí)行1.在報送年度、半年調(diào)整、月度物資需求計劃，如要取消部分材料設(shè)備，應(yīng)在未采購之前通知計劃營銷部，應(yīng)及時對物資采購計劃進(jìn)行修改。如使用單位未及時通知取消物資使用計劃而導(dǎo)致采購的物資造成庫存積壓，由編制部門自行負(fù)責(zé)。2.對于生產(chǎn)建設(shè)搶險應(yīng)急的物資，公司供銷部應(yīng)立即組織實施，使用單位應(yīng)在隨后的兩日內(nèi)補(bǔ)報計劃。第十一條 物資計劃編制、上報時間及責(zé)任考核（一）年度物資計劃 計劃營銷部根據(jù)各部門及工區(qū)上報的年度物資需求計劃進(jìn)行匯總，召集相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)及礦領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行會審，形成最終物資設(shè)備采購計劃，經(jīng)專業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)及主管領(lǐng)導(dǎo)審批，在每年的11月15日前報送下年度物資招標(biāo)采購計劃，通過OA留言或ERP方式報金元集團(tuán)物資部。（二）半年調(diào)整計劃 根據(jù)年度計劃上半年的執(zhí)行情況及下半年生產(chǎn)建設(shè)調(diào)整，計劃營銷部根據(jù)各部門、工區(qū)編制調(diào)整計劃，由總工、機(jī)電礦長牽頭審核下半年物資設(shè)備調(diào)整計劃，計劃營銷部統(tǒng)一匯總經(jīng)專業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)及主管領(lǐng)導(dǎo)審批，在每年的5月5日前報送下年度物資招標(biāo)計劃并上報。（三）月度采購計劃物資設(shè)備需求計劃是編制采購計劃的依據(jù)，計劃營銷部在接到需求計劃后，核實倉庫庫存情況,召集相關(guān)使用部門人員、分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行會審后，編制月度物資采購計劃，經(jīng)專業(yè)分管、主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行實施。 （四）救災(zāi)采購計劃 救災(zāi)物資設(shè)備特殊先辦理的原則，依據(jù)需用計劃編制采購計劃，完善審批手續(xù)。（五）杜絕無計劃采購，第十二條 招標(biāo)計劃（一）招標(biāo)計劃的分類1.招標(biāo)計劃按權(quán)限分為：集中招標(biāo)計劃、非集中招標(biāo)計劃；2.招標(biāo)計劃按時間分為：年度招標(biāo)計劃、下半年招標(biāo)調(diào)整計劃、月度招標(biāo)計劃、招標(biāo)補(bǔ)充計劃。第十三條 招標(biāo)計劃編制規(guī)定（一）編制招標(biāo)計劃須具備預(yù)見性、準(zhǔn)確性及標(biāo)段劃分可操作性（二）招標(biāo)計劃由分管領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)部門會審，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后蓋章方能作為正式招標(biāo)計劃上報。（三）編制招標(biāo)計劃提出采取非公開招標(biāo)方式，必須在備注欄說明原因，并附專題報告（四）嚴(yán)禁人為拆分應(yīng)集中招標(biāo)項目以規(guī)避招標(biāo)計劃的報批，有條件集中采購的大宗物資或通用材料填報招標(biāo)計劃，逐步推行此項材料集中招標(biāo)采購。（五）招標(biāo)計劃中“計劃發(fā)標(biāo)時間”至少應(yīng)提前截止時間30天，以確保預(yù)留足夠的法定掛網(wǎng)公告和投標(biāo)文件編制時間。（六）應(yīng)盡量避免招標(biāo)補(bǔ)充計劃的產(chǎn)生（七）無招標(biāo)計劃或未履行招標(biāo)計劃審批手續(xù)的項目嚴(yán)禁組織招標(biāo)。（八）報送時間：每年11月15日、5月15日上報全年招標(biāo)計劃及半年調(diào)整計劃，詳見附件格式（九）每月的20號集中向金元集團(tuán)報一次下月招標(biāo)計劃。（十）每年12月20日前向金元集團(tuán)報送年度招標(biāo)計劃管理情況自我評價報告第十四條 報送報表的規(guī)定和計劃的要求報送年度招標(biāo)工作計劃表、半年調(diào)整招標(biāo)工作計劃表、月度物資采購計劃備案表、開標(biāo)申請、招標(biāo)申請等，必須按附件格式填報。不規(guī)范報表能發(fā)公司電話告知退回處理。在編制物資采購計劃或招標(biāo)申請應(yīng)以“滿足需求、盡量集中、減少次數(shù)”的原則，嚴(yán)禁對物資拆分采購，常用的物資采用一年一次計劃，集中招標(biāo)采購。第十五條 責(zé)任與考核（一）各部門及工區(qū)應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)報送各類年度、半年調(diào)整、月度物資需求計劃，每推遲1天扣部門負(fù)責(zé)人績效獎50元，推遲2天扣部門負(fù)責(zé)人績效獎100元，以此類推，對生產(chǎn)、安全造成影響的，由部門自行負(fù)責(zé)。（二）計劃營銷部部應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)上報各類年度、半年調(diào)整物資采購計劃等，必須按規(guī)范格式上報，凡未在規(guī)定的時間內(nèi)報送各類報表的，每推遲1天對計劃營銷部門負(fù)責(zé)人扣月績效獎100元，對經(jīng)辦人扣月績效50元，推遲2天扣部門負(fù)責(zé)人績效獎150元，對經(jīng)辦人扣月績效,100元，以此類推。（三）當(dāng)月實際使用物資與需求計劃、采購計劃相比準(zhǔn)確率應(yīng)分別達(dá)到80%、90%（按金額），凡低于此比例的，對使用部門負(fù)責(zé)人分別扣當(dāng)月績效獎100元；造成庫存積壓的，按積壓金額的5收取滯納金，直到領(lǐng)用完為止。滯納金在使用部門、計劃營銷部薪酬總額中扣除。（四）使用單位臨時物資需求計劃不得超過1次，超出1次以上扣出使用部門負(fù)責(zé)人月績效獎100元。（五）各單位不得采取“以領(lǐng)代耗”造成成本失真。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按領(lǐng)而未用物資金額的10%扣減使用部門的薪酬，并沒收全部未用物資。（六）計劃營銷部月度物資（材料、配件）采購率達(dá)到7080%（金額），設(shè)備及特殊配件除外，凡低于此比例的，對部門負(fù)責(zé)人扣出月績效150元，對經(jīng)辦人扣出50元月績效。（七）計劃營銷部負(fù)責(zé)每月提供物資采購計劃、領(lǐng)取使用情況、庫存物資情況和采購情況考核資料，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審查、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交人力資源部考核兌現(xiàn)。第四章 職責(zé)分工第十六條 采購及招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組主要職責(zé)（一）全面負(fù)責(zé)德科煤礦采購及招標(biāo)的領(lǐng)導(dǎo)工作；（二）審查德科煤礦采購及招標(biāo)管理制度實施細(xì)則（三）執(zhí)行中電投集團(tuán)公司、金元集團(tuán)招標(biāo)采購管理制度。審批項目招標(biāo)采購策劃、標(biāo)段劃分方案和招標(biāo)采購年度、半年調(diào)整計劃的審批，（四）招標(biāo)文件內(nèi)審和決策。（五）礦自行采購項目采購方式的審批。第十七條 計劃營銷部的職責(zé)（一）負(fù)責(zé)物資采購及招標(biāo)日常工作。（二）負(fù)責(zé)提出推薦生產(chǎn)建設(shè)供應(yīng)商名單上報及資格預(yù)審（三）積極配合集團(tuán)公司招標(biāo)工作（四）執(zhí)行上級公司及物資采購合同談判、合同簽約及合同執(zhí)行。（五）負(fù)責(zé)采購合同資料的檔案管理，確保完整規(guī)范。（六）負(fù)責(zé)工程物資設(shè)備招標(biāo)計劃項目立項審批情況和投資情況（七）負(fù)責(zé)項目招標(biāo)策劃、招標(biāo)文件的編制審批及上報（八）負(fù)責(zé)供應(yīng)商績效評價信息并上報工作第十八條 生產(chǎn)技術(shù)、機(jī)電、通風(fēng)等部門職責(zé)（一）負(fù)責(zé)年度、半年調(diào)整、月度計劃的審核、編制招標(biāo)文件范圍內(nèi)技術(shù)規(guī)范書，并對其工作準(zhǔn)確性承擔(dān)責(zé)任。（二）負(fù)責(zé)鉆機(jī)、風(fēng)筒、瓦斯管、監(jiān)測監(jiān)控設(shè)備、安全儀器儀表等招標(biāo)文件技術(shù)工作，（三）負(fù)責(zé)其它設(shè)備及電纜、輸送膠帶、鋼絲繩相關(guān)技術(shù)工作。（四）合同專業(yè)審查第十九條 財務(wù)部門職責(zé)（一）負(fù)責(zé)審核項目資金計劃（二）合同專業(yè)審查（二）負(fù)責(zé)采購資金的安排及支付審核第二十條 政工部門職責(zé)（一） 參加招標(biāo)計劃、招標(biāo)文件的會審，并提出意見（二） 負(fù)責(zé)監(jiān)督招標(biāo)計劃、招標(biāo)文件的審批過程（三） 負(fù)責(zé)招標(biāo)計劃、招標(biāo)文件相關(guān)風(fēng)險防控意見和建議（四） 負(fù)責(zé)受理招標(biāo)采購?fù)对V或舉報，查