采購(gòu)作業(yè)的基本流程

第 9 頁(yè) 共 9 頁(yè)采購(gòu)作業(yè)的基本流程綜述采購(gòu)作業(yè)的起點(diǎn)是擬定采購(gòu)訂單說(shuō)明書，詳細(xì)描述企業(yè)的要求，接著是按訂單說(shuō)明書的要求來(lái)選擇供貨商，與供貨商就采購(gòu)合同進(jìn)行談判，達(dá)成協(xié)議后，發(fā)出訂購(gòu)單，一項(xiàng)采購(gòu)作業(yè)基本完成。一、擬定訂單說(shuō)明書 功能規(guī)格說(shuō)明功能規(guī)格說(shuō)明即物料必須滿足企業(yè)需求。使用功能規(guī)格說(shuō)明的優(yōu)點(diǎn)如下：*潛在的供應(yīng)商不會(huì)被埋沒(méi)；*新技術(shù)及采購(gòu)人員不熟悉的技術(shù)會(huì)被使用。*最主要的是可以以此創(chuàng)建一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，所有的概念都將以它為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)價(jià)。 詳盡的技術(shù)規(guī)范指物料的技術(shù)性能與特征。通常被詳細(xì)地繪制在技術(shù)圖紙和用來(lái)監(jiān)控供應(yīng)商的活動(dòng)的行動(dòng)計(jì)劃中。為避免規(guī)范過(guò)細(xì)導(dǎo)致說(shuō)明太多，操作起來(lái)困難而效率低下，我建議你采用有如下內(nèi)容的訂單說(shuō)明書：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：描述物料如何交付（是否有質(zhì)量證書）和物料要滿足什么技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。物流標(biāo)準(zhǔn)：說(shuō)明需要的數(shù)量和交貨時(shí)間。維修要求：描述物料如何由供應(yīng)商進(jìn)行維修和服務(wù)，將來(lái)是否需要供應(yīng)備件。 法律和環(huán)境要求：決定了物料和生產(chǎn)兩方面都必須服從健康、安全和環(huán)境法規(guī)。 目標(biāo)預(yù)算：說(shuō)明了在什么樣的財(cái)務(wù)限制內(nèi)，可能發(fā)現(xiàn)由未來(lái)的供應(yīng)商提出的解決方案?？傊?，通過(guò)擬定訂單說(shuō)明書，目的在于：*確定明確的功能、技術(shù)、物流和維修說(shuō)明書。*防止只使用供應(yīng)商或某一品牌產(chǎn)品的規(guī)范說(shuō)明保持在供應(yīng)商選擇的可能性上的開放。*將被核準(zhǔn)的規(guī)格的改變，用明確的程序記錄在案。*確定一個(gè)明確的樣品檢查程序。*確定一個(gè)明確的方法使得買賣雙方能夠檢查產(chǎn)品質(zhì)量。*（如果可能）確定一個(gè)總成本分析或計(jì)算方法，用于評(píng)估。二、選擇供應(yīng)商 步驟如下：*決定外購(gòu)的方法。*供應(yīng)商資格認(rèn)定 和確定投標(biāo)人名單。*為報(bào)價(jià)申請(qǐng)和收到的標(biāo)書分析做準(zhǔn)備。*評(píng)價(jià)供應(yīng)商。以訂單說(shuō)明書為基礎(chǔ)，總結(jié)提出報(bào)價(jià)的供應(yīng)商應(yīng)該滿足的資格預(yù)審要求。將那些顯示可能從事此項(xiàng)報(bào)價(jià)的供應(yīng)商列入初始競(jìng)標(biāo)者名單。確認(rèn)三五個(gè)向其詢價(jià)。收到報(bào)價(jià)單后，采購(gòu)部門應(yīng)該出具供應(yīng)商選擇建議書，它包括：A 選擇某一供應(yīng)商的決定；B 優(yōu)先的評(píng)級(jí)方案；C 優(yōu)先被考慮的報(bào)價(jià)單等。最后對(duì)確定的供應(yīng)商和采購(gòu)的物料進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，甚為關(guān)鍵。A 技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)：指的是管理的適用性、專業(yè)化和生產(chǎn)手段，被討論公司的工具和檢測(cè)設(shè)備，這關(guān)系到供應(yīng)商能否按照協(xié)商的條款提供物料和服務(wù)。B 質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：指的是公司大體上的質(zhì)量管理，特別是被討論的項(xiàng)目的質(zhì)量控制體系。C 財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：指的是在此項(xiàng)目期間公司被認(rèn)為能夠完善并有效運(yùn)作的程度。其中較為重要的是：財(cái)務(wù)狀況、投資彈性和在不久將來(lái)的固定財(cái)務(wù)狀況。最后選擇一個(gè)或以上供應(yīng)商與他就產(chǎn)品和服務(wù)進(jìn)行談判，沒(méi)有被選中的供應(yīng)商應(yīng)通知并說(shuō)明他們的標(biāo)書被拒絕的原因。總之，在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)：確定最適當(dāng)?shù)耐獍绞剑偘€是分包，確定是使用固定成本合同、成本補(bǔ)償合同或單位價(jià)格合同。通過(guò)資格預(yù)審程序確認(rèn)可靠的供應(yīng)商。通過(guò)制定報(bào)價(jià)單的要求使得報(bào)價(jià)單的收到與對(duì)比成為可能。以相同的態(tài)度處理來(lái)自供應(yīng)商對(duì)信息的需求；為項(xiàng)目小組與供應(yīng)商之間的信息溝通開辟渠道。和使用者密切合作對(duì)報(bào)價(jià)書不偏不倚的分析，清楚區(qū)分技術(shù)評(píng)價(jià)和商業(yè)評(píng)價(jià)。三、采購(gòu)合同談判采購(gòu)合同必須與采購(gòu)政策、公司文化、市場(chǎng)情況、物料特征等相適應(yīng)，談判通常涉及以下內(nèi)容：1、 交貨價(jià)格和條件*固定價(jià)格加激勵(lì)報(bào)酬。這種類型的合同是用獎(jiǎng)金激勵(lì)供應(yīng)商以超出協(xié)議的標(biāo)準(zhǔn)完成工作，與提前交貨、更佳的交貨保障和超出協(xié)議規(guī)定的質(zhì)量性能有關(guān)。*成本加利潤(rùn)合同*成本加補(bǔ)償合同*價(jià)格調(diào)整合同，主要用于交貨期長(zhǎng)、加工特殊、原材料價(jià)格波動(dòng)頻繁等。后三者少用。2、 付款條件通常可取的付款條件以供應(yīng)商履約為基礎(chǔ)。例如，工作完成25%付款20%，以此類推。最后留5%10%的款項(xiàng)在完全肯定設(shè)備確實(shí)正常運(yùn)轉(zhuǎn)和購(gòu)買的服務(wù)到位的情況下才支付。預(yù)付款最好能夠以銀行擔(dān)保抵補(bǔ)，這能夠讓供應(yīng)商允許履行他的職責(zé)。這樣銀行擔(dān)保完全能夠抵補(bǔ)預(yù)付的金額并且在銀行擔(dān)保相關(guān)部分的供貨期內(nèi)也是有效的。如有可能，控股公司的公司擔(dān)保也可滿足要求。3、 罰款條款和保證條件采購(gòu)合同規(guī)定供應(yīng)商所交物料必須：*質(zhì)量?jī)?yōu)良 完全與約定的要求、規(guī)范、條件、圖紙、樣品一致，并且完全適用于預(yù)期用途。*全新無(wú)缺陷 物料的制造必須使用質(zhì)量?jī)?yōu)良、適當(dāng)?shù)男略虾鸵涣鞯募夹g(shù)、專業(yè)人員。*滿足供應(yīng)商所在國(guó)的法律和政府法規(guī)，并且產(chǎn)品和產(chǎn)品的使用不包含對(duì)任何人員、財(cái)產(chǎn)、環(huán)境的健康或安全的危險(xiǎn)。如果沒(méi)有達(dá)到合同規(guī)定的性能，首先要討論糾正措施。這些措施最后也期不到適當(dāng)?shù)男Ч?，那就要由供?yīng)商補(bǔ)償總的成本。這個(gè)程序在合同條款和條件中必須一致。因此，罰款條款并不能為執(zhí)行或交付階段發(fā)生的問(wèn)題提供解決辦法；但至少他們可以限制后來(lái)由此引起的損害。將供應(yīng)商所交付的產(chǎn)品的可靠性和可以勝任的運(yùn)行負(fù)有責(zé)任的期限在合同標(biāo)明也十分重要。通常規(guī)定12個(gè)月的保質(zhì)期，生效日一般是投入使用的日期，也可以是交貨日期。4、 其他協(xié)議*保險(xiǎn)和安全規(guī)則*權(quán)利與義務(wù)的轉(zhuǎn)移*向第三方轉(zhuǎn)包*交貨條件等。四、發(fā)出訂購(gòu)單通常合同就是購(gòu)貨訂單，有時(shí)候，購(gòu)買方會(huì)就滾動(dòng)式合同進(jìn)行談判，包括較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)所需要的材料。購(gòu)貨訂單會(huì)按照合同發(fā)出，訂約和訂購(gòu)是獨(dú)立進(jìn)行。以上為采購(gòu)作業(yè)流程簡(jiǎn)述。供應(yīng)商的評(píng)審與監(jiān)控1、 供應(yīng)商的評(píng)審程序* 成立評(píng)審小組 對(duì)合格的供應(yīng)商的各項(xiàng)資格或條件進(jìn)行評(píng)審。成員可包括采購(gòu)、工程、生產(chǎn)、質(zhì)檢、財(cái)務(wù)及公關(guān)部門等。* 決定評(píng)審項(xiàng)目 由于供應(yīng)商之間的條件可能互有雷同，因此，必須采用客觀的評(píng)審項(xiàng)目，作為選拔合格供應(yīng)商的依據(jù)。包括如下內(nèi)容：A. 一般經(jīng)營(yíng)狀況：企業(yè)成立的歷史；負(fù)責(zé)人的資歷；登記資本額；員工人數(shù)；完工記錄及實(shí)績(jī)；主要客戶；財(cái)務(wù)狀況；營(yíng)業(yè)執(zhí)照；B. 供應(yīng)能力：生產(chǎn)設(shè)備是否新穎；生產(chǎn)能量是否已充分利用；廠房空間是否足夠；工廠地點(diǎn)是否鄰近買方。C. 技術(shù)能力：技術(shù)是自行開發(fā)或依賴外界；有無(wú)國(guó)際知名機(jī)構(gòu)技術(shù)合作；現(xiàn)有產(chǎn)品或樣品的技術(shù)評(píng)估；技術(shù)人員人數(shù)及受教育程度。D. 管理制度的績(jī)效：生產(chǎn)作業(yè)是否順暢合理，產(chǎn)出效率如何；物料管制流程是否已電腦化，生產(chǎn)計(jì)劃是否經(jīng)常改變；E. 品質(zhì)能力：品質(zhì)管制制度的推行是否落實(shí)，是否可靠；有無(wú)品質(zhì)管制手冊(cè)；是否訂有品質(zhì)保證的作業(yè)方案；有無(wú)政府機(jī)構(gòu)的評(píng)鑒等級(jí)。* 設(shè)定評(píng)審項(xiàng)目的權(quán)數(shù)針對(duì)每個(gè)評(píng)審項(xiàng)目，權(quán)衡彼此的重要性，分別給予不同的權(quán)數(shù)。不過(guò)，無(wú)論評(píng)審項(xiàng)目多少各項(xiàng)目權(quán)數(shù)的總和必定是1或100%。* 合格供應(yīng)商的分類分級(jí) 按供應(yīng)的專業(yè)予以分類。分級(jí)系將各類合格供應(yīng)商按其能力劃分等級(jí)。分類的目的是避免供應(yīng)商包辦各種采購(gòu)物件，預(yù)防外行人做內(nèi)行事；分級(jí)的目的是防止供應(yīng)商大小通吃，便于配合采購(gòu)的需求，選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商。2、 供應(yīng)商的評(píng)審管理評(píng)審管理的實(shí)施執(zhí)行由評(píng)審小組負(fù)責(zé)，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)核、評(píng)審；更新合格的供應(yīng)商名錄并提供給財(cái)務(wù)部。*作業(yè)流程：供應(yīng)商基本資料調(diào)查表登陸合格供應(yīng)商名稱 初次評(píng)審 不合格 合格禁止交易繼續(xù)交易定期評(píng)估 差整改、有條件供應(yīng)合格 不理想 * 作業(yè)原則：A. 原輔料采購(gòu)、產(chǎn)品外協(xié)加工、設(shè)備采購(gòu)的作業(yè)都需先對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估、選擇、確定認(rèn)可合格的供應(yīng)商。只有經(jīng)評(píng)審小組認(rèn)可的供應(yīng)商，采購(gòu)人員才能同其發(fā)生采購(gòu)行為。B. 若生產(chǎn)急需，可以經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人同意后，對(duì)樣品、價(jià)格、付款方式等已被認(rèn)可的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，評(píng)審在合適時(shí)補(bǔ)做。* 評(píng)估認(rèn)可程序：A. 由采購(gòu)部門收集供應(yīng)商資料，以供應(yīng)商評(píng)審表形式提出報(bào)告，作為評(píng)估、認(rèn)可審核的基本資料。B. 由倉(cāng)庫(kù)及品質(zhì)管理部門負(fù)責(zé)提供舊供應(yīng)商表現(xiàn)報(bào)告：以往所提供物料質(zhì)量狀況、交期、配合度、服務(wù)態(tài)度、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力等，并盡可能以具體數(shù)據(jù)表現(xiàn)。C. 供應(yīng)商價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、付款條件、方式等由總經(jīng)理或其授權(quán)人親自評(píng)估、審核。* 供應(yīng)商持續(xù)表現(xiàn)監(jiān)察：A. 由倉(cāng)庫(kù)、品管部具體負(fù)責(zé)供應(yīng)商日常持續(xù)考核、評(píng)分，并體現(xiàn)于供應(yīng)商考核評(píng)分表上，由倉(cāng)庫(kù)每月或每季向評(píng)審小組負(fù)責(zé)人呈報(bào)。必要時(shí)，由品管部門向供應(yīng)商發(fā)出異常報(bào)告，要求改善并追蹤結(jié)果。B. 每月或季度對(duì)供應(yīng)商的交貨期表現(xiàn)及交貨質(zhì)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，具體方法如下：# 交貨期靠客評(píng)分：交貨情況扣分標(biāo)準(zhǔn)總分?jǐn)?shù)（月/季）交貨期延遲3天以內(nèi)每延遲一天扣1分100交貨期延遲5天以內(nèi)每延遲一天扣2分交貨期延遲5天以上每延遲一天扣3分交貨期表現(xiàn)分?jǐn)?shù)=100-累計(jì)扣分# 交貨質(zhì)量表現(xiàn)評(píng)分：交貨質(zhì)量表現(xiàn)分?jǐn)?shù)=（一次檢驗(yàn)合格率200）-100# 綜合表現(xiàn)考核評(píng)分：綜合表現(xiàn)分?jǐn)?shù)=交貨期表現(xiàn)分?jǐn)?shù)40%+交貨質(zhì)量表現(xiàn)分?jǐn)?shù)60%常用表格表1 供應(yīng)商表現(xiàn)考核評(píng)分表序號(hào)供應(yīng)商交貨期表現(xiàn)供應(yīng)商交貨質(zhì)量表現(xiàn)計(jì)劃交貨日期計(jì)劃交貨日期扣分1合格接收 讓步接收 批退拒收2合格接收 讓步接收 批退拒收3合格接收 讓步接收 批退拒收4合格接收 讓步接收 批退拒收5合格接收 讓步接收 批退拒收6合格接收 讓步接收 批退拒收7合格接收 讓步接收 批退拒收8合格接收 讓步接收 批退拒收9合格接收 讓步接收 批退拒收10合格接收 讓步接收 批退拒收11合格接收 讓步接收 批退拒收12合格接收 讓步接收 批退拒收13合格接收 讓步接收 批退拒收14合格接收 讓步接收 批退拒收15合格接收 讓步接收 批退拒收合計(jì)累計(jì)扣分： 分一次檢驗(yàn)合格率=累計(jì)合格接收批次/合計(jì)交貨批次100%交貨期表現(xiàn)分?jǐn)?shù)交貨質(zhì)量表現(xiàn)分?jǐn)?shù)綜合表現(xiàn)分?jǐn)?shù) 審核/日期： 制表/日期：供應(yīng)商評(píng)分表(參考)表16-7 供應(yīng)商評(píng)分表序號(hào)項(xiàng)目檔次：極差差較好良好優(yōu)分?jǐn)?shù)：0分1分2分3分4分(1)產(chǎn)品質(zhì)量(2)服務(wù)能力(3)交貨速度(4)市場(chǎng)信譽(yù) (5)產(chǎn)品價(jià)格(6)付款期限(7)人員才干(8)產(chǎn)品說(shuō)明總分=4+ 4+2+3+3+4+4+2=26（占滿分32分的81.25%）平均分=26/ 8 = 3.25（再按各項(xiàng)目的重要性乘以其權(quán)重系數(shù)）本表列出了個(gè)考核因素，這些因素并不是完全按照其重要性順序排列，不同企業(yè)可以有不同的排法，比如老供應(yīng)商的質(zhì)量就不一定排第一位，因?yàn)槠滟|(zhì)量相對(duì)比較穩(wěn)定，而價(jià)格可以作為第一考核因素。另外，每個(gè)企業(yè)也可以以此表所列項(xiàng)目為基本依據(jù)，按照實(shí)際需要增添或刪減一些內(nèi)容。綜合考慮這些因素，所舉例子中被考核供應(yīng)商的總分是26分，占滿分38分的81.25%。但是光靠這樣的方式去計(jì)算還不夠科學(xué)，因?yàn)楣?yīng)商的合作時(shí)間長(zhǎng)短不一樣，考核的側(cè)重點(diǎn)也有所不同，所以這里就涉及到一個(gè)權(quán)重系數(shù)問(wèn)題。比如個(gè)因素中質(zhì)量占30%，產(chǎn)品價(jià)格占20%,檔次分乘以權(quán)重系數(shù)，得數(shù)加起來(lái)就是最后得分，這個(gè)得分就比較科學(xué)。供應(yīng)商監(jiān)控表（參考）項(xiàng)目考核分?jǐn)?shù)內(nèi) 容比例分?jǐn)?shù)資料提供監(jiān)控周期品質(zhì)20*批數(shù)合格率*個(gè)數(shù)合格率1010品管部每三個(gè)月一次交貨期限15如期交貨遲5天以內(nèi)遲10天以內(nèi)遲10天以上9430物料部?jī)r(jià)格15低于5%相同高于5%以內(nèi)高10%以內(nèi)高10%以上65310采購(gòu)部服務(wù)15供應(yīng)率外包率反應(yīng)措施735生管部技術(shù)水平15機(jī)械設(shè)備檢驗(yàn)設(shè)備采用技術(shù)555品管部工程部經(jīng)營(yíng)10營(yíng)業(yè)狀況財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)員工人數(shù)442財(cái)務(wù)部管理10生產(chǎn)管理品質(zhì)管理運(yùn)輸條件人事管理物料管理工場(chǎng)布置安全衛(wèi)生2221111生管部品管部物料部供應(yīng)商獎(jiǎng)懲辦法（參考）A. 過(guò)失扣點(diǎn)點(diǎn)數(shù)1、 逾期交貨20天以上未滿30天2、 交貨品質(zhì)與規(guī)格部符，曾有一次退貨3、 因品質(zhì)差異減價(jià)收貨在1%以上而未滿2%4、 在保質(zhì)期內(nèi)，發(fā)現(xiàn)變質(zhì)，其數(shù)量在1%2%，供應(yīng)商愿意更換合格產(chǎn)品5、 逾期交貨35天以上未滿50天6、 交貨品質(zhì)與規(guī)格部符，曾有二次退貨7、 因品質(zhì)差異減價(jià)收貨在2%以上而未滿4%8、 訂約后欠交、解約重購(gòu)愿意賠償差價(jià)、無(wú)差價(jià)或停購(gòu)9、 在保質(zhì)期內(nèi)，發(fā)現(xiàn)變質(zhì)，其數(shù)量在2%4%，供應(yīng)商愿意更換合格產(chǎn)品10逾期交貨50天以上未滿70天11因品質(zhì)差異減價(jià)收貨在4%以上而未滿6%12在保質(zhì)期內(nèi)，發(fā)現(xiàn)變質(zhì)，其數(shù)量在4%6%，供應(yīng)商愿意更換合格產(chǎn)品13逾期交貨70天以上未滿100天14因品質(zhì)差異減價(jià)收貨在6%以上而未滿10%15交貨后檢驗(yàn)不合格，解約重購(gòu)愿意賠償差價(jià)、無(wú)差價(jià)或停購(gòu)16在保質(zhì)期內(nèi)，發(fā)現(xiàn)變質(zhì)，其數(shù)量在總數(shù)6%10%，供應(yīng)商愿意更換合格產(chǎn)品17逾期交貨100天以上未滿150天18因品質(zhì)差異減價(jià)收貨在10%以上而未滿15%19在保質(zhì)期內(nèi)，發(fā)現(xiàn)變質(zhì)，其數(shù)量在總數(shù)10%15%，供應(yīng)商愿意更換合格產(chǎn)品20逾期交貨150天以上21因品質(zhì)差異減價(jià)收貨在15%以上而未滿20%22在保質(zhì)期內(nèi)，發(fā)現(xiàn)變質(zhì)，其數(shù)量在總數(shù)15%20%，供應(yīng)商愿意更換合格產(chǎn)品23供應(yīng)商經(jīng)通知比議價(jià)，無(wú)故不參加-1-1-1-1-2-2-2-2-2-3-3-3-4-4-4-4-5-5-5-6-6-6-6B定期停權(quán)停權(quán)期限1. 供應(yīng)商在兩年內(nèi)或自最后停權(quán)處分（以較近違約日期為準(zhǔn)）其過(guò)失點(diǎn)累計(jì)達(dá)36點(diǎn)（含以上）2. 因品質(zhì)差異，減價(jià)收貨在合同價(jià)格20%以上3. 合同中規(guī)定主件不得轉(zhuǎn)包，中標(biāo)后轉(zhuǎn)包他人牟利4. 貨品品質(zhì)與樣品不相符，總數(shù)在20%以上5. 得標(biāo)后拒不簽約6. 訂約后全部不交，解約重購(gòu)不愿意負(fù)責(zé)賠償差價(jià)，無(wú)差價(jià)或停購(gòu)者異同7. 交貨短缺的零配件有影響整體使用8. 簽約后僅部分交貨，其未交貨部分不愿意賠償重購(gòu)差價(jià)9. 逾期50天以上未交貨而解約重購(gòu)不愿意賠償差價(jià)10. 交貨后發(fā)現(xiàn)品質(zhì)不符或偷工減料或已損壞，在保質(zhì)期內(nèi)不予調(diào)換或修理11. 訂約后不交貨，亦不愿意賠償12. 供應(yīng)商對(duì)采購(gòu)人員有饋贈(zèng)行為經(jīng)查實(shí)者6個(gè)月6個(gè)月6個(gè)月6個(gè)月1年1