儀器設備管理系統(tǒng)使用流程說明

儀器設備管理系統(tǒng)使用流程說明說明:高職高專及獨立成人院校上報數據應報基表一、二、三、七,綜合表二是根據這幾個基表自動生成的。本次上報數據對高職高專和成人院校來說,要求報建校以來至2009年8月31日的數據,要求上報單臺件價格或成套價格在800元以上的儀器設備。系統(tǒng)安裝完成后運行的界面如下圖: 點擊“進入”按鈕進入系統(tǒng),點擊“退出”按鈕退出系統(tǒng)。一、首次安裝并運行本系統(tǒng)時應做的步驟如下:(一、進行系統(tǒng)維護:“系統(tǒng)維護”/“確認系統(tǒng)參數”(4-A 出現如下圖窗口,進行系統(tǒng)參數設置: 其中第一次運行時,當前系統(tǒng)運行狀態(tài)選擇“系統(tǒng)生成(建帳階段”,此時主要完成系統(tǒng)各數據庫的建立。系統(tǒng)數據庫建立成功后,由于是第一次上報,當輸入數據時,還應選擇“系統(tǒng)生成(建帳階段”選項。然后對“打印機設置”進行各項設置。其他選項設置均采用默認即可。以后再上報的時候,當前系統(tǒng)狀態(tài)應選擇“正常運行(維護帳階段”(二、進行“系統(tǒng)維護”/“初始化數據庫”(4B剛安裝完本系統(tǒng)或機器中目前基本庫中數據確實無用時,可采用本功能清除本機中的基本數據庫,點擊“初始化數據庫”后,出現如下圖所示: 單擊“全部選擇”將左邊的數據庫全部選中,然后選擇“確定”按鈕,會出現如下圖: 此時表示數據已經全部清除了。點擊“退出”按鈕退出當前窗口。(三、進行系統(tǒng)基本數據的輸入1、單位庫管理:(4C本功能可對單位庫進行添加、修改、刪除等操作,操作時可將本單位下屬部門按兩位一級的方式進行編號,并將單位編號、單位名稱、單位性質等內容輸入單位庫。 步驟:1“單位庫管理”:將部門及科室進行編號,每2位數字為一級,最多不超過10位。單擊“添加”按鈕,進行部分及科室錄入,并將單位編號錄入。如電子工程系定為02,計算機應用實驗室0201,程控交換實驗室為0202,以此方法類推即可錄入單位庫管理。儀器設備必須落實到最低一級上。每輸入完一條信息后按“存盤”按鈕保存數據、或者按“修改”按鈕,結束本條輸入,再點擊“添加”按鈕進行下一條錄入,全部錄入完成后按“退出”按鈕。 刪除單位時,請先選“修改”,然后再按“刪除”即可。說明:1、0119為教學科研單位2039 行政單位4059 后勤可以空出、以備新增。2、在本系統(tǒng)中,每一臺儀器設備的單位編號都要落實在最低一級編號上(即末級上 2、“管理員庫管理”:(4D用于錄入/修改/刪除每一個部門的設備管理員的基本信息情況。 點擊“添加”按鈕可向系統(tǒng)中添加管理人員相關數據,點擊“修改”按鈕后,選擇相關部門,可修改選擇部門的人員相關信息。3、“存放地點管理”:(4E將儀器設備存放的地點編成號并錄入其中,存放地編號原則為:校區(qū)編號+建筑物編號+樓層編號+房間號,兩位兩位一級。 添加完畢后點“存盤”后,按“退出”鍵出此功能的錄入。注意:“清空添加”按鈕在本系統(tǒng)中多次出現,其作用只是清空當前窗口中的瀏覽區(qū)域,而不是清空數據庫中的內容,與此相關的數據庫中的內容保持不變。至此,系統(tǒng)完成前期的設置工作。二、上報數據錄入1、系統(tǒng)設置(4-A點擊菜單“系統(tǒng)維護”/“確認系統(tǒng)參數”,在“系統(tǒng)參數設置”對話框中選定“系統(tǒng)生成(建帳階段”,然后點擊“存儲返回”按鈕退出當前對話框。 2、數據錄入：數據管理數據輸入主機信息，即（1-A-A） ，進入主機信息錄入界面 3、主機信息錄入界面如下圖： 點擊“清空添加”按鈕即可進行新數據錄入， “清空添加”是清除當前窗口的數據（除 默認值外） ，但不改變數據庫中的數據，相當于一些軟件中的“添加” 。 “復制添加” 表示復 制當前屏幕顯示的記錄至新記錄中，并允許修改，同時儀器設備編號自動加 1。 注意：1）標有紅色星號的字段的為必填項，標藍色星號的字段是計算機自動生成項。暗色 星號和無星號的字段是備用字段，可輸可不輸。 2） 儀器編號我們采用 8 位，前四位為購置年份，后四位為當前購置流水號；儀器編 號是本系統(tǒng)的主關鍵字，即值必須唯一，不能空且不能有重復編號出現，本編號可以唯一確 定某一臺設備，這個編號一直跟隨某臺儀器設備，不因該設備的調轉、報廢而更改。本項目 向教育部傳送。由系統(tǒng)自動生成，無需錄入。 3）分類號：本系統(tǒng)內的關鍵字，不能為空。本項目的值按 2000 年 5 月國家教育部高 教司統(tǒng)一頒發(fā)的“高等學校固定資產分類編碼手冊”的規(guī)定填寫，不得自行增加，若有些新 生設備查無對應編碼，填上一級編碼，編碼末位填“00”補齊 8 位。自制、組裝、個別進口設 備應按儀器功能定義對應的分類號，不能隨意定義。 ）本項目在系統(tǒng)中作為輔關鍵字，不能 為空。本項目向教育部傳送。 4）儀器名稱： 表示該臺儀器設備的漢字名稱，在分類目錄中與分類號對應，但該名 稱可以不與高等學校固定資產分類目錄的名稱一致，超過 15 個漢字的可縮寫，不能為空， 本項目向教育部傳送。 5）型號：本項目不能為空，本項目向教育部傳送，按儀器設備標牌或說明書標示填 寫，型號不清的儀器設備，經學校管理部門核實后，填“*”，超出字段長度應截取主要部分 填寫。 6）規(guī)格：本項目不能為空， ，本項目向教育部傳送。指儀器設備的規(guī)格和主要技術指 標。規(guī)格不清的儀器設備，經學校管理部門核實后，填“*”，超出字段長度應截取主要部分 填寫。 7）單價：指儀器設備包括附件在內的總價格（人民幣價格） 。以元為單位，保留兩位 小數。本項目為系統(tǒng)內的輔關鍵字，不能為空。 8）精密儀器的“廠家”向教育部傳送，國產設備的廠家填漢字，其他可填應英文名 或譯名，沒有的可填“無” 9）校區(qū)：是指設備在哪個校區(qū)使用，0不分 1 1 校區(qū) -10）現狀： 指儀器設備使用的狀態(tài)，按代碼填寫：1.在用-正在使用的儀器設備； 2.多余-具有使用價值而未使用的儀器設備；3.待修-待修或正在維修的儀器設備；4.待報 廢-已經失去使用價值，而未履行正式報廢手續(xù)的儀器設備；8.降檔-經學校批準允許降檔 次使用、管理的儀器設備；9.其他-現狀不詳的儀器設備。不能為空 11）購置日期：指儀器設備到校驗后的日期或預付款定做的儀器設備的購置日期，前 四位表示年，后兩位表示月，中間以“.”隔開，本項目不能為空，月份不清的填“00” ，購 置日期填寫完之后，儀器編號自動生成 12）出廠日期格式同購置日期，注意出廠日期的時間要在購置日期之前，本項目不向 教育部傳送。 13） “領用人”項填入當前正使用或保管的人，新使用單位辦理領用手續(xù)的人名， 強調的是目前正在使用。 （如果 4D，管理員庫建立完之后，系統(tǒng)自動填寫） “經手人”指最初領取這件設備的人，即校內辦理使用手續(xù)的人名，強調的是第一次。 14）指儀器設備具體的生產國家按世界各國和地區(qū)名稱代碼（GB2659-81）填寫， 合資、三資企業(yè)產品的國碼，按產品標牌的國碼填寫，國碼不清楚的填“000” 。不能為空， 默認值為中國，國別碼在 4HL 里查找。 15）使用方向：指儀器設備的使用性質，按代碼填寫：1.教學為主；2.科研為主。若 某臺儀器設備教學與科研使用機時各占一半，填代碼“2”。 16）設備來源：儀器來源：按代碼填寫：1.購置；2.捐贈：指自然人、法人或其他組 織自愿無償向學校捐贈的儀器設備；3.自制：主要部分是自行設計、加工、制造的儀器設備； 4.校外調入（如抵押） ：除前三項外的其他來源。 17）如果有儀器設備的圖片，則圖片必須放入到安裝目錄的 PICT 目錄下。圖片大小 不限。 說明： 、如果一條記錄填寫完成，按“存盤”按鈕進行存盤，按“清空添加”按鈕進行下 一條記錄的添加，全部錄入完成后，按“退出”按鈕退出錄入功能。如果待輸入的下一條記 錄與當前的這條記錄有很多是相同的，則可以按“復制添加”按鈕，然后修改不同項即可。 輸入數臺相同儀器設備時， 即一樣的記錄包含很多， 可以只填一條記錄， 但要在 “成批條數” 中指定有多少數目。如六十臺相同配置的計算機，則只填入一條記錄，并在“成批條數”選 項中錄入 60，系統(tǒng)自動完成這些數據的編號。 、輸入領用單位號、分類號、國碼這三個字段時，如輸錯，系統(tǒng)會提示是否查詢相應 代碼庫。 、字段處帶有“復制”處，表示可按 F7 或用鼠標單擊該圖標，復制上一記錄本字段的內容。 、可以采用復制、粘貼方式加快修改速度，也可采用“查找”或上下、首尾記錄定位所修 改數據，快速修改表示屏幕上同時出現 20 記錄供修改。 、計算機軟件作為儀器設備的附件上報（最好放到 05 類計算機系統(tǒng)里） ，不作為單臺件上 報。 4、附件信息錄入 （1-A-B） 所謂附件信息是指主要設備所配置的一些附件，此時可將這部分數據錄入到附件庫中。 錄入方式與“主機信息”錄入方式相同。附件編號由 11 位組成 其中前 8 位為儀器編號，后 三位為流水號，注意主機信息錄入時設備單價要包括附件單價。 5、貴重儀器設備年使用情況信息的錄入 （1-A-C） 貴重儀器設備是指 03 類（儀器儀表）中單價在人民幣 40 萬元（含）以上，使用方向為教學 或科研的儀器設備。必須是現用的。 6、數據修改：一般修改就行 （1-B-A-A） 、 （1-B-B） 7、數據查錯： （1-C-A-A/B/CD） 數據完成錄入后，需要對數據進行校驗，可通過數據管理中的查錯功能完成。 通過“數據查錯”功能的各項菜單完成