一體化管理體系內(nèi)部審核技巧.ppt

內(nèi)部質(zhì)量體系審核,培訓(xùn)內(nèi)容,內(nèi)審的概念內(nèi)審的總體策劃內(nèi)審的工作流程內(nèi)審員培訓(xùn)編制內(nèi)審計(jì)劃實(shí)施內(nèi)審制定和實(shí)施糾正措施,內(nèi)審的概念,一、什么是內(nèi)部質(zhì)量體系審核,內(nèi)審的概念（續(xù)）,二、內(nèi)審的特點(diǎn)是什么？,系統(tǒng)性：審核要有計(jì)劃、有步驟，整個(gè)審核工作有程序可以遵循獨(dú)立性：內(nèi)審員應(yīng)是與被審核對(duì)象（部門(mén)）無(wú)直接責(zé)任關(guān)系的人員,審核:為獲得審核證據(jù)并對(duì)其進(jìn)行客觀(guān)的評(píng)價(jià)，以確定滿(mǎn)足審核準(zhǔn)則的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過(guò)程。,審核術(shù)語(yǔ),注1：內(nèi)部審核，有時(shí)稱(chēng)第一方審核，由組織自己或以組織的名義進(jìn)行，用于管理評(píng)審和其他內(nèi)部目的，可作為組織自我合格聲明的基礎(chǔ)。在許多情況下，尤其在小型組織內(nèi)，可以有與受審核活動(dòng)無(wú)責(zé)任關(guān)系的人員進(jìn)行，以證實(shí)獨(dú)立性。注2：外部審核包括通常所說(shuō)的“第二方審核”和“第三方審核”。第二方審核由組織的相關(guān)方(如顧客)或由其他人員以相關(guān)方的名義進(jìn)行。第三方審核由外部獨(dú)立的審核組織進(jìn)行，如那些對(duì)與GB/T28001要求的符合性提供認(rèn)證或注冊(cè)的機(jī)構(gòu)。注3：當(dāng)質(zhì)量管理體系、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系被一起審核時(shí)，稱(chēng)為“結(jié)合審核”。注4：當(dāng)兩個(gè)或兩個(gè)以上審核機(jī)構(gòu)合作，共同審核同一個(gè)受審核方時(shí)，這種情況稱(chēng)為“聯(lián)合審核”。,審核員:有能力實(shí)施審核的人員。注：能力:經(jīng)證實(shí)的應(yīng)用知識(shí)和技能的本領(lǐng)。,審核組:實(shí)施審核的一名或多名審核員。注1：通常任命審核組中的一名審核員為審核組長(zhǎng)。注2：審核組可包括實(shí)習(xí)審核員。在需要時(shí)可包括技術(shù)專(zhuān)家。注3：觀(guān)察員可以隨同審核組，但不作為其成員。,審核準(zhǔn)則定義：一組方針、程序或要求。,審核證據(jù)和客觀(guān)證據(jù)審核證據(jù)定義：與審核準(zhǔn)則有關(guān)的并且能夠證實(shí)的記錄、事實(shí)陳述或其他信息。客觀(guān)證據(jù)定義：支持事物存在或其真實(shí)性的數(shù)據(jù)。注：審核證據(jù)可以是定性的或定量的審核發(fā)現(xiàn)定義：將收集到的審核證據(jù)對(duì)照審核準(zhǔn)則進(jìn)行評(píng)價(jià)的結(jié)果。注：審核發(fā)現(xiàn)能表明符合或不符合審核準(zhǔn)則，或指出改進(jìn)的機(jī)會(huì)。,審核結(jié)論定義：審核組考慮了審核目標(biāo)和所有審核發(fā)現(xiàn)后得出的最終審核結(jié)果。審核方案定義：針對(duì)特定時(shí)間段所策劃，并具有特定目的的一組（一次或多次）審核。注：審核方案包括策劃、組織和實(shí)施審核的所有必要的活動(dòng)。指覆蓋體系一年內(nèi)的多次內(nèi)部審核。,審核計(jì)劃定義：對(duì)一次審核活動(dòng)和安排的描述。,審核范圍,審核的內(nèi)容和界限。注：審核范圍通常包括對(duì)實(shí)際位置，組織單元，活動(dòng)和過(guò)程以及所覆蓋的時(shí)期的描述。,內(nèi)審的總體策劃,管理者代表要親自抓內(nèi)審工作確立一個(gè)職能部門(mén)具體負(fù)責(zé)內(nèi)審工作組建合格的內(nèi)審員隊(duì)伍建立一套正規(guī)的內(nèi)審程序,內(nèi)審的總體策劃（續(xù)）,總體策劃應(yīng)考慮的具體問(wèn)題,審核的形式審核的目的審核范圍審核頻次審核具體時(shí)間審核進(jìn)度安排,審核方案及管理,一、審核方案,針對(duì)特定時(shí)間段所策劃，并具有特定目的的一組(一次或多次)審核。注：審核方案包括策劃、組織和實(shí)施審核的所有必要的活動(dòng)。,審核活動(dòng)的策劃,一）審核的啟動(dòng),（一）指定審核組長(zhǎng)（二）確定審核目的、范圍和準(zhǔn)則審核目的審核范圍審核準(zhǔn)則（三）確定審核的可行性，組成審核小組（四）與受審核方聯(lián)系,二）文件評(píng)審,（一）文件評(píng)審的目的（二）文件評(píng)審的范圍（三）文件評(píng)審提綱對(duì)方針和目標(biāo)的評(píng)審手冊(cè)的評(píng)審（四）文件評(píng)審意見(jiàn)和結(jié)論,三、現(xiàn)場(chǎng)審核準(zhǔn)備,（一）編制審核計(jì)劃審核計(jì)劃的作用審核計(jì)劃的內(nèi)容編制審核計(jì)劃應(yīng)考慮的事項(xiàng)編制書(shū)面審核計(jì)劃,四、審核組工作分配,審核組工作分配,審核組長(zhǎng)應(yīng)當(dāng)向?qū)徍私M介紹受審核方概況，包括職能、部門(mén)、場(chǎng)所、區(qū)域或活動(dòng)把審核職責(zé)分配給審核組每位成員并提出審核要求。分配時(shí)應(yīng)當(dāng)考慮審核員的獨(dú)立性和能力的需要、資源的有效利用以及審核員的不同作用和職責(zé)。各成員按審核計(jì)劃分別準(zhǔn)備工作文件，組長(zhǎng)指導(dǎo)。專(zhuān)業(yè)審核員介紹產(chǎn)品特點(diǎn)、生產(chǎn)工藝、重大環(huán)境因素、重大危險(xiǎn)源，以及控制要點(diǎn)和治理技術(shù)，國(guó)家相關(guān)強(qiáng)制性的法律法規(guī)要求。為確保實(shí)現(xiàn)審核目的，可隨著審核的進(jìn)展調(diào)整所分配的工作。,五、準(zhǔn)備工作文件檢查表相關(guān)的記錄表格,準(zhǔn)備工作文件,審核組成員應(yīng)當(dāng)根據(jù)所承擔(dān)的審核工作準(zhǔn)備必要的工作文件，用于審核過(guò)程的參考和記錄。這些工作文件可以包括：檢查表-審核抽樣計(jì)劃；記錄表格如：簽到表、會(huì)議記錄表、檢查記錄表、不符合報(bào)告等。檢查表和表格的使用不應(yīng)限制審核活動(dòng)的內(nèi)容，審核活動(dòng)的內(nèi)容可隨著審核中收集信息的結(jié)果而發(fā)生變化。,編制檢查表,檢查表是審核員策劃審核過(guò)程的結(jié)果，描述了審核內(nèi)容和抽樣方式，是審核員的工作文件和提綱檢查表的作用：保持審核目標(biāo)的清晰和明確保持審核內(nèi)容的周密和完整保持審核節(jié)奏和連續(xù)性減少審核員的偏見(jiàn)和隨意性檢查表分類(lèi):部門(mén)檢查表(常用)過(guò)程檢查表,內(nèi)審檢查表查什么？-明確審核的要點(diǎn)怎么查？-明確審核步驟、方法和抽樣量,抽樣的風(fēng)險(xiǎn)性隨機(jī)抽樣一定的數(shù)量（樣本量6-12份）分層（典型性）均衡（代表性）審核員親自選擇體系過(guò)程、部門(mén)場(chǎng)所不能抽樣,六、實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)審核,一）首次會(huì)議,會(huì)議應(yīng)當(dāng)是正式的，并保存出席人員的記錄。會(huì)議應(yīng)當(dāng)由審核組長(zhǎng)主持。首次會(huì)議內(nèi)容：介紹與會(huì)者，包括概述其職責(zé)；分別確認(rèn)審核目的，范圍和準(zhǔn)則；確認(rèn)審核日程以及相關(guān)的其他安排；介紹實(shí)施審核所用的方法和程序；確認(rèn)審核組和受審核方之間的正式溝通渠道；確認(rèn)已具備審核組所需的資源和設(shè)施；確認(rèn)有關(guān)保密事宜；確認(rèn)審核組工作時(shí)的安全事項(xiàng)、應(yīng)急和安全程序；可能的審核結(jié)論,（二）審核中的溝通審核組內(nèi)部的溝通與受審核部門(mén)溝通與管理者代表或最高管理者溝通（三）信息收集和驗(yàn)證信息源收集信息的方法驗(yàn)證收集到的信息收集信息及驗(yàn)證中注意事項(xiàng),（四）形成審核發(fā)現(xiàn)審核發(fā)現(xiàn)的評(píng)審審核發(fā)現(xiàn)的記錄,內(nèi)審員應(yīng)掌握的審核技巧與方法,少講、多看、多問(wèn)、多聽(tīng)正確選擇對(duì)象提問(wèn)，不要選無(wú)關(guān)人員提問(wèn)準(zhǔn)確、切中要點(diǎn)提問(wèn)應(yīng)封閉式與開(kāi)放式相結(jié)合提問(wèn)應(yīng)與索看文件、資料相結(jié)合注意聯(lián)想與追溯制造良好的審核氣氛不帶任何偏見(jiàn)，不受他人影響,內(nèi)審員審核技巧對(duì)照表,實(shí)施內(nèi)審（續(xù)）,現(xiàn)場(chǎng)審核獲得客觀(guān)證據(jù)的方式.,與受審核部門(mén)人員面談查閱受審核部門(mén)有關(guān)文件資料觀(guān)察受審核部門(mén)的工作場(chǎng)所、環(huán)境、實(shí)物等問(wèn)、聽(tīng)、看相結(jié)合,現(xiàn)場(chǎng)審核方法,問(wèn)（面談）：與被訪(fǎng)人面談、提問(wèn)；查（閱）：查閱相關(guān)記錄和文件；看（觀(guān)察）：現(xiàn)場(chǎng)觀(guān)察；記（錄）：記錄審核過(guò)程的有關(guān)事實(shí)。,提問(wèn)應(yīng)注意事項(xiàng),根據(jù)檢查提綱提問(wèn)，但不死板；認(rèn)真聽(tīng)取回答，邊聽(tīng)邊記；及時(shí)抓住信息的線(xiàn)索；注意對(duì)方的態(tài)度和表情（形體語(yǔ)言）。,查閱,文件的符合性、有效性、可操作性及其管理；記錄的客觀(guān)性、完整性、可追溯性及其管理。,觀(guān)察,產(chǎn)品的標(biāo)識(shí)及狀態(tài)標(biāo)識(shí)；生產(chǎn)環(huán)境條件；檢測(cè)環(huán)境條件儲(chǔ)存環(huán)境條件；記錄和文件保管情況；生產(chǎn)、檢測(cè)設(shè)備的狀態(tài)；生產(chǎn)、檢測(cè)人員的操作狀況。,記錄,審核過(guò)程的記錄.doc時(shí)間、地點(diǎn)；訪(fǎng)問(wèn)、調(diào)查的對(duì)象；見(jiàn)證人；設(shè)備、文件、產(chǎn)品的編號(hào)或圖號(hào)；見(jiàn)到的事實(shí),不合格報(bào)告,1、不合格和缺陷不合格：未滿(mǎn)足要求缺陷：未滿(mǎn)足與預(yù)期或規(guī)定用途有關(guān)的要求；不合格項(xiàng)：審核證據(jù)表明，某過(guò)程或活動(dòng)不符合審核準(zhǔn)則規(guī)定的要求。2、不合格項(xiàng)分類(lèi)文件性不合格，如QMS文件不符合ISO9001標(biāo)準(zhǔn)要求；實(shí)施性不合格，如過(guò)程或活動(dòng)不符合審核準(zhǔn)則的規(guī)定；效果性不合格，如雖按文件執(zhí)行，但未取得所期望的效果。,不合格報(bào)告的形成,1、審核員發(fā)現(xiàn)不合格2、記錄不合格事實(shí)3、分析不合格情況4、請(qǐng)陪同人員見(jiàn)證5、審核組內(nèi)部統(tǒng)一認(rèn)識(shí)6、開(kāi)具不合格報(bào)告7、提出糾正措施要求8、受審核方代表正式確認(rèn)9、糾正措施（審核人員驗(yàn)證糾正措施的實(shí)施及其有效性）,不合格報(bào)告的內(nèi)容,不合格事實(shí)的描述；不合格的理由；不符合的條款；嚴(yán)重程度。,不合格事實(shí)的描述,事實(shí)清楚，客觀(guān)證據(jù)充分；時(shí)間、地點(diǎn)、當(dāng)事人，以及相關(guān)設(shè)備、產(chǎn)品名稱(chēng)等應(yīng)具重查性；口頭提供的信息需有旁證；文字簡(jiǎn)練，合格的事實(shí)，多余的話(huà)不寫(xiě)。,不合格理由的判定,不合格事實(shí)描述的自然帶出；不誤導(dǎo)，不使用過(guò)激語(yǔ)言。,條款的判斷doc,以事實(shí)為基礎(chǔ)，不猜測(cè)，不設(shè)想；選最貼切的條款；條款與理由要對(duì)應(yīng)；,嚴(yán)重程度的判定,嚴(yán)重不合格系統(tǒng)性失效區(qū)域性失效對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量或體系運(yùn)行產(chǎn)生嚴(yán)重后果。一般不合格不屬于嚴(yán)重不合格范疇的其他不合格,（五）準(zhǔn)備審核結(jié)論評(píng)審審核發(fā)現(xiàn)審核結(jié)論達(dá)成一致形成審核結(jié)論,準(zhǔn)備審核結(jié)論,在末次會(huì)議前，審核組應(yīng)當(dāng)討論以下內(nèi)容：針對(duì)審核目的，評(píng)審審核發(fā)現(xiàn)以及在審核過(guò)程中所收集的審核發(fā)現(xiàn)和其他適當(dāng)信息；考慮審核過(guò)程中固有的不確定因素，對(duì)審核結(jié)論達(dá)成一致；討論審核后續(xù)活動(dòng)。,末次會(huì)議會(huì)議應(yīng)當(dāng)是正式的，并保存出席人員的記錄。會(huì)議應(yīng)當(dāng)由審核組長(zhǎng)主持。末次會(huì)議內(nèi)容：與會(huì)者簽到；感謝；重申審核目的和范圍；說(shuō)明抽樣局限性；對(duì)不符合報(bào)告的說(shuō)明；說(shuō)明不符合報(bào)告的數(shù)量宣讀不符合報(bào)告；提出糾正措施要求（完成的期限、驗(yàn)證的要求）；宣讀審核結(jié)論。受審核方領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)；末次會(huì)議結(jié)束。,編制、批準(zhǔn)和分發(fā)審核報(bào)告,（一）內(nèi)部審核報(bào)告的編制（二）內(nèi)審報(bào)告批準(zhǔn)和分發(fā),審核報(bào)告P170三體系審核報(bào)告可以分開(kāi)描述,也可合并綜合描述。審核報(bào)告應(yīng)包括或引用以下內(nèi)容：審核目的；審核范圍，尤其是應(yīng)當(dāng)明確受審核的部門(mén)和區(qū)域,以及審核所覆蓋的時(shí)期；明確審核成員及職責(zé)分工；現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)實(shí)施的日期時(shí)間和地點(diǎn)；審核準(zhǔn)則；審核發(fā)現(xiàn)；審核結(jié)論及改進(jìn)建議;報(bào)告的分發(fā).,審核報(bào)告的提交、評(píng)審與批準(zhǔn),審核組長(zhǎng)應(yīng)按規(guī)定的時(shí)限提交審核報(bào)告。應(yīng)按審核方案程序，對(duì)審核報(bào)告進(jìn)行評(píng)審、批準(zhǔn)并注明日期。確定審核報(bào)告的接受者。審核報(bào)告應(yīng)發(fā)給受審核方和管理層。審核報(bào)告歸審核委托方所有。,與審核相關(guān)的文件的保存,與審核相關(guān)的文件既包括受審核方提交的管理體系文件（如手冊(cè)、程序文件等）、記錄等，如：審核計(jì)劃?rùn)z查表與審核記錄不符合報(bào)告、會(huì)議記錄審核報(bào)告等。與審核相關(guān)的文件應(yīng)能證實(shí)審核程序得到了有效實(shí)施，至少保存一個(gè)認(rèn)證周期3年。,內(nèi)部審核完成,審核的后續(xù)活動(dòng)a)評(píng)審不符合項(xiàng);b)分析和確定不合格原因c)評(píng)價(jià)、確定和實(shí)施采取糾正措施d)記錄所采取糾正措施及其結(jié)果e)評(píng)審已完成的糾正措施f)糾正措施的跟蹤驗(yàn)證,對(duì)糾正措施有效的驗(yàn)證,對(duì)糾正措施有效性的驗(yàn)證應(yīng)關(guān)注以下方面：不符合項(xiàng)原因分析是否準(zhǔn)確？是否針對(duì)不符合項(xiàng)的原因確定了切實(shí)可行而有效的糾正措施計(jì)劃？是否在約定的期限內(nèi)實(shí)施了每一項(xiàng)糾正措施？糾正措施的實(shí)施情況及其結(jié)果是否有記錄可查？糾正措施的實(shí)施結(jié)果是否能起到防止同類(lèi)不符合項(xiàng)再