駐外機構辦事處管理制度

1/20駐外機構辦事處管理制度為貫徹誠美總部2016年營銷計劃，使分部、辦事處的各項管理更趨正規(guī)化及合理化，以保證誠美總部銷售渠道的更加暢通，在結合分部、辦事處的實際運作情況及總部相關營銷政策的基礎上，特制定對關于武漢辦事處的具體管理方案。武漢辦事處各級人員必須切實遵照執(zhí)行。一、管理模式及方向1市場執(zhí)行的銷售模式取消武漢辦事處倉庫，嚴格實行收支兩條線，原辦事處所撐管的醫(yī)藥連鎖渠道保持原有模式，直控的非連鎖散店全部移交至有意向的代理商處。根據總部市場規(guī)劃，前期以武漢為中心，依據武漢市場的拓展情況，加強湖北二級城市的開發(fā)及河南的協銷工作，強化武漢辦事處以客戶的終端協助銷售工作為中心，全面協助總部加強對經銷商及醫(yī)藥連鎖的管理。2加強、完善辦事處人員表格化管理。3嚴格按照公司財務管理規(guī)定，所有費用先書面申請，后操作實施的原則。二、武漢辦事處的工作職能武漢辦事處是誠美總部的駐外服務機構，是總部向市場延伸的重要窗口，其管理直屬于廣東誠美營銷管理部。武漢辦事處須履行如下職能1根據總部的年度營銷方案，承擔總部下達的年度銷售任務，并組織銷售人員的二次分配。2根據總部下達的任務指標，可按要求報人員需求計劃，經總部審批后由辦2/20事處組織、招聘、培訓所需要的銷售代表。3辦事處負責當地市場的開拓、客戶資源開發(fā)和管理。4辦事處代表總部負責與當地客戶的聯系協調和銷售業(yè)務的往來。5辦事處對所轄區(qū)域總部產品的售前、售中、售后服務，處理客戶和消費者的投訴。6辦事處主動提出促進當地市場銷量的促銷方案，在總部的指導下做好產品宣傳、企業(yè)形象宣傳達及提升品牌宣傳的促銷活動。7辦事處負責對當地職能部部門的聯系、協調，處理好總部在當地的公共關系，確保銷售業(yè)務的順利進行。8辦事處行使對總部在當地的財產的保護管理權，確保總部的財產安全。9負責收集、整理、反饋當地市場信息及同業(yè)競爭品牌的營銷動態(tài)，并負責當地銷售渠道的管理工作。10根據總部的有關規(guī)定、執(zhí)行和負責各項資金回籠、費用結算工作。三、辦事處崗位職責1辦事處經理的職責1）對本區(qū)域銷售工作的管理（1）代表武漢辦事處接受總部分配給該辦事處的全年任務，并確保如期完成。（2）辦事處經理在接受總部分配的任務后，要認真分析研究市場，并對所負責區(qū)域進行合理細分，并對工作過程作書面陳述向總部匯報。（3）負責作出全年銷售工作計劃，并對本區(qū)域的銷售任務進行二次分配。將本區(qū)3/20域的銷售代表分區(qū)域、定任務，以書面形式呈交營銷管理部作為全年工作考核依據。落實二次承包考核方案，作為工資核算依據。（4）積極開拓市場網絡，配合營銷管理部正確選擇經銷商，準確了解和掌握各經銷商的銷售情況，做好庫存管理，建立安全庫存，搞好銷售預測。（5）加強應收貨款的管理，防止拖欠款出現，每月按時完成與客戶合作的往來帳目核對工作。密切配合客戶做好市場的深度分銷、產品陳列及終端銷售的管理工作，有計劃地擴大總部的銷售網絡，提高市場的鋪貨率及占有率。（6）主動收集當地市場營銷及新聞媒介的相關資料，積極配合總部企劃部的市場調研工作。嚴格執(zhí)行總部新產品推廣及宣傳計劃。（7）根據當地市場的銷售情況，主動提出促銷申請并監(jiān)督執(zhí)行。（8）加強當地銷售人員的管理、培訓，培養(yǎng)一支作風過硬、技術過硬、有戰(zhàn)斗力的銷售隊伍。（9）密切做好與各經銷商的溝通工作，嚴格按照總部的管理制度，靈活運用方法和技巧，最大限度地調動經銷商經營總部產品的熱情，引導經銷商全力拓展總部業(yè)務。4/20（10）嚴格執(zhí)行總部的財務、人事管理制度，按時如實地填寫總部下達的各項報表統(tǒng)計工作，嚴禁弄虛作假，做有損公司利益之事。（11）應積極與總部溝通匯報，多提有利于市場拓展的建議和意見。（12）管理、監(jiān)控、指導辦事處所有人員對總部規(guī)定的各項管理辦流程的執(zhí)行，杜絕違返總部規(guī)定管理及損害總部利益的違法行為發(fā)生，如有違反總部管理規(guī)定造成總部利益蒙受損失的，辦事處經理要承但直接管理責任和經濟處罰。（13）負責對辦事處的各項費用的計劃、分配、監(jiān)控，合理、公開、公平的開支各項費用。（14）負責對辦事處各項固定資產辦公用品管理和保護，保證總部財產不受損失。（15）每月根據辦事處工作人員的工作表現，進行工作成績和業(yè)務能力的考核，填寫銷售人員月度評分表，配合總部對辦事處人員的工資核算及定級考核工作。（16）不定期對屬下人員進行綜合培訓。2與總部的協調管理1辦事處經理要與總總部營銷管理部、財務審計部等密切配合，確保銷售工作的順利開展。2協助總部營銷管理部，監(jiān)督和管理好所在區(qū)域客5/20戶的貨物進、出、存、匯等銷售管理工作，同時處理好客戶及消費者的投訴問題，發(fā)現問題及時追查處理。3辦事處經理的權限1制訂辦事處人員配制計劃，2制訂并報批辦事處人員的招聘選拔考核任用激勵計劃，并執(zhí)行之。3行使辦事處人員的工資考核、分配建議權。4行使辦事處的銷售任務的計劃分配權。5行使辦事處人員的定崗分區(qū)，調動權。6行使辦事處的各項計劃內費用的開支、監(jiān)督使用權。7行使促銷方案的計劃、執(zhí)行權。8行使售后、售前服務的處理和建議處理權9行使辦事處財產的管理、控制保護權。10行使辦事處所需貨源的計劃調度權。四、銷售業(yè)務管理1市場執(zhí)行的銷售模式以全面協助所負責區(qū)域客戶的2銷售業(yè)務管理產品價格的制定及管理1辦事處對外的產品價格及相關價格政策應嚴格按照公司銷售文件執(zhí)行。如因市場因素需要調整由辦事處提出、報營銷管理部審批后方可執(zhí)行。6/202所有產品的銷售價格及銷售扣率由營銷管理部統(tǒng)一制定，并由營銷管理部、財務部負責監(jiān)控。營銷管理部在進行客戶信用審批的同時，全面負責銷售價格及扣率的控制，確保所有產品的銷售價格及扣率與公司的規(guī)定相符。3產品以最低出貨價出售，但通過提供產品作為折扣的（如促銷活動使用產品），由辦事處提出申請，報營銷管理部審批。對提高產品價格開票，但以開票價格與實際價格差額返還客戶業(yè)務，須報營銷管理部、財務部審批。4辦事處未經審批程序，不得以任何形式變相降低出貨價。5對違反產品價格政策、擾亂經營秩序的，公司將對責任人做出嚴肅處理。3客戶管理1）客戶選擇必須對公司系列產品有足夠信心，并愿作主推品牌加以推廣，有義務銷售公司產品，能突出展示公司產品系列特點，突出公司品牌形象。具有較強的經濟實力，資信狀況優(yōu)良，固定資產相對雄厚，在當地計生行業(yè)經營業(yè)績名列前茅，能按協議要求，承付協議規(guī)定款項。具有廣泛的銷售渠道，特別是市區(qū)內的終端網絡及周邊城市、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的深度分銷能力，對當地較大醫(yī)藥連鎖及超市的分銷網絡。7/202）客戶資信審查（1）審查內容對于新客戶，在供貨或正式簽定經銷合同前，都必須進行必要的資信審查，確?？蛻艟哂袃L的經銷資格和能力。審查的主要內容包括公司名稱、注冊地點、注冊資本、經營范圍、法人代表、經營責任人、經營歷史和現狀。（2）文件要求對新客戶，在進行資信審查時，要求提供下列復印件并出示原件營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、法人代碼證、合同專用章、經營責任人身份證（3）實地調查對新客戶的注冊地點（辦公或經營場所）進行實地調查，確?？蛻籼峁┑馁Y信真實可。（4）客戶檔案建立當新客戶資信一經審查合格并計劃建立業(yè)務關系，業(yè)務員按公司統(tǒng)一格式建立客戶檔案，辦事處、總部（營銷管理部）各留一份備案。公司指定專人管理客戶檔案。客戶檔案要根據客戶情況變化和公司業(yè)務管理人員變化進行更新。（5）客戶名稱變更管理按客戶資信審查要求提供名稱變更后資料。由該客戶提供對名稱變更前債務承擔證明，交公司財務部作調整應收帳款依據。）經銷合同的管理除款到發(fā)貨之外，其余供貨業(yè)務都必須事先簽署經銷合同。合同的簽訂報審合同必須備齊8/20如下相關資料合作方的營業(yè)執(zhí)照副本復印件。合作方的稅務登記證復印件。公司統(tǒng)一的客戶檔案卡公司擬好的合同書一式兩份。辦事處經理根據公司選擇客戶原則的要求，初步確定合同意向及時向營銷管理部匯報，營銷管理部同意后由客戶先填寫合同。簽名、蓋章，并備齊合同所需的相關資料，報營銷管理部進行合同資格審查，營銷管理部經理審批。為了不影響業(yè)務的開展，當銷售人員與經銷商已確定了合同的意向，且合作方按協議已匯款購貨，在未經公司確認合同資格時，按實際收到金額付貨，事后必須完善合同手續(xù)，否則，該合同無效。已經生效的經銷合同，要立即將合同原件寄回公司營銷管理部存檔，以供相關部門進行資源共享；辦事處可保留合同復印件，但需專人管理。（1）客戶信用管理客戶信用是指公司提供給客戶的進貨可欠款總額（即信用額）和每筆進貨的欠款期限（即信用期）。每種產品在配銷政策中規(guī)定其信用額、信用期。辦事處產品的信用總額及單個客戶產品的最高信用額由財務部、營銷管理部核定。客戶信用必須每半年更新1次，在年度預算及配銷政策下達30天內提出申請?？蛻舫^信用額不能發(fā)貨（如須發(fā)貨，須辦理一次性超授信申報）；對于本年度已超信用額的客戶，每批回款必須大于供貨。銷售人員必須在客戶定貨試用到期前跟單催收。如到9/20期未收回欠款，立即停止供貨，組織追款。（1）客戶訂單處理程序接受訂單辦事處在接到所在區(qū)域客戶的訂單后，立即對訂單進行全面審核，確保訂單上的價格、付款條件等與已簽訂的經銷合同相符，并審查客戶的存貨、銷售進展、應收未收等情況；然后由辦事處經理簽名后傳至總部營銷管理部。訂單確認辦事處經理根據存貨或生產部門的貨源計劃，及時以書面形式向客戶確認訂單。訂單檔案辦事處經理需專人管理訂單檔案。訂單一經確認，立即按訂單編號建立檔案，并在發(fā)貨后進行相應注銷。每月底，向總部報送“客戶訂單處理情況統(tǒng)計表”。（1）總部物流程序營銷管理部收到辦事處或購貨單位的訂貨單或傳真件，由營銷管理部主管根據訂貨單或傳真核查訂貨單所列產品倉庫的庫存情況，發(fā)現倉庫庫存不足或缺貨，應及時反饋購貨單位和辦事處再做調整，并初步核算該批產品的總值，聯系貨款的落實情況。營銷管理部主管按訂貨單內容進行合同資格審核，審核無異議，將訂貨單交銷售內勤制單。銷售內勤填制一式五聯的發(fā)貨單，列明客戶名稱、區(qū)域、聯系方式、品名、型號、規(guī)格、單位、單價、數量、金額、總值，由營銷管理部主管簽名后送財務部復核。財務部根據發(fā)貨單的內容進行審核,在10/20確認購貨方已來款并足夠發(fā)運該批產品,超額但在鋪底限額內符合條件的,簽名后由銷售內勤交與營銷管理部經理或總經理終審。所有出貨單須經營銷管理部經理或總經理簽名核準后方可出貨。發(fā)貨單一聯交營銷管理部留底，一聯交財務部結算，一聯由銷售內勤交倉庫安排發(fā)貨，二聯反饋客戶結算（其中一聯為客戶簽收聯）。辦事處銷售人員應在客戶（武漢市客戶）收到貨后三日內將客戶已確認的簽收聯經蓋章傳真回公司，交財務存檔。對經常不具備蓋章條件的客戶，并須由客戶出具對簽收人的資格證明書。武漢市區(qū)外的客戶應要求客戶將確認后的簽收聯寄或傳真至公司。辦事處根據本區(qū)域市場銷售情況須在當月25日前向總部營銷管理部報定貨計劃，當月的追加計劃須在當月的5號前報總部?？偛堪从媱澤a的產品由辦事處全負責。（1）應收賬款處理程序發(fā)票賬務處理賬務根據銷售發(fā)票“賬務聯”及成品出倉單“客戶回執(zhí)”聯，更新應收款面記錄月底對賬每月末，財務按客戶列印出“賬齡表”，分發(fā)給辦事處進行與客戶對賬處理，限期交回總部財務。確保公司的應收賬款與相應客戶的賬面記錄一致。催收貨款每月初，財務根據與客戶的對賬結果，將欠款到期的客戶“賬齡表”提供給辦事處，由辦事處負責向客戶催收貨11/20款。回收貨款所有客戶的付款，統(tǒng)一通過銀行結算，由客戶直匯到公司。應收賬款的責任辦事處經理對所負責區(qū)域內全部應收賬款負責。每一個客戶的階段性應收賬款由辦事處經理負責。辦事處經理和銷售經辦人在崗位調動前，應對應收款款有明確的交待和交接，并經總部營銷管理部經理確認。辦事處經理和銷售經辦人在未收回或交接好客戶應收賬款前，不得調離崗位或離開公司。違反銷售政策和不按程序辦事造成的應收賬款、壞賬由辦事處經理承擔經濟、法律責任。總部財務部和營銷管理部負責對應收未收進行監(jiān)督管理。（1）退貨管理客戶對按經銷合同訂購的產品負責，公司原則上不辦理除產品質量原因之外的退貨。特殊情況下需辦理退貨者，由辦事處申請，營銷管理部審批。對出現跨區(qū)沖貨等違反經銷合同有關規(guī)定的客戶，不辦理退貨?？蛻敉素浛傊狄话悴坏贸^前一次進貨總值的50，并且產品有效期在12個月以上，產品須完好無損；退貨須由客戶提供合法單據經公司財務審核，并驗證該貨物的發(fā)貨記錄。對簽訂經銷合同的客戶，在合同有效期內經雙方協商后解除合同時，可按下列程序辦理退貨符合本項第3點?？蛻籼峁┯行硕愓圩屪C明。退貨須經營銷管理部最終審批。退貨損失從辦事處經理的績效獎金內扣取。退貨12/20產品30天內，財務在扣除客戶應收未收后如有收款凈額，可按供貨價格向客戶辦理退款。五、辦事處人員管理規(guī)定適用于辦事處所有員工（辦事處經理、辦事處銷售代表、臨時促銷人員）駐辦銷售人員必須維護總部利益及總部形象，嚴格按照規(guī)范操作，在業(yè)務洽談過程中，不得滲雜個人私利，自覺遵守總部的各項規(guī)章制度。駐辦人員要本著實事求是、科學的態(tài)度努力開拓市場，發(fā)展客戶網絡，不斷加強學習，努力提高業(yè)務水平，發(fā)揮自己的才能，積極拓展業(yè)務。培養(yǎng)嚴謹務實、拼搏向上的工作作風，加強個人意志品質和道德品質的修養(yǎng)，及時完成總部下達的各項任務。駐辦人員出差或中途返回，須由總部安排，報營銷管理部批準，方可成行，并按公司出差人員管理辦法具體執(zhí)行相關事宜。為了規(guī)范管理，嚴禁駐辦人員私自直接向客戶結款或借支現金。嚴禁駐辦人員私自以總部名義向客戶提取總部產品或辦理退換貨手續(xù)，因特殊需要，駐辦人員確需與客戶辦理退換貨，提取貨物時，報總部營銷管理部同意，經總部營銷管理部經理批準，并持營銷管理部簽字的證明才能辦理。一切經濟往來，要按合同辦事，簽訂合同須營銷管理部審核，報營銷管理部審批，補充協議或在經銷協議上增加條款，必須直接由營銷管理部經理親自簽字并蓋章，方才有效。任何職員不得超越權限，違13/20者將按總部的有關規(guī)定處理并追究經濟責任。辦事處經理所負責的業(yè)務區(qū)域，在管理期間出現呆、壞、死賬情況的，辦事處經理有責任和義務將債務清理，或公司進行協調解決，界定責任，按實際情況承擔相應的責任?？蛻袅鶄€月后不能正常回款、辦事處經理不能正確陳述理由，公司視為呆死、壞帳，同時按公司財務相關管理制度處理。駐辦人員如需出差在外，必須及時將行蹤和通訊聯絡方法報總部營銷管理部，以便聯絡。辦事處經理必須按總部營銷管理部規(guī)定完成如下表格下述報表的完成情況將作為辦事處經理的月度獎金掛鉤項目呈報人上交時間周計劃、周總結辦事處經理每周六上午月總結、月計劃辦事處經理、銷售代表每月3號經銷商應收帳款對帳表每月5號六、辦事處業(yè)務人員管理與考評辦法本管理辦法適用銷售代表、臨時促銷人員為了適應公司業(yè)務發(fā)展需要，充分調動辦事處各級業(yè)務人員和促銷人員的積極性，更好地規(guī)范化管理，特制定本辦法。一、招聘程序及條件1、根據市場需要，辦事處業(yè)務人員及臨時促銷人員的招聘及由辦事處經理提出要求報告，由營銷管理部根據市場需要，經總經理審批后由辦事處組織招聘、并經總部同意14/20錄用方可聘用。（但所聘人員原則上不能與辦事處經理有直接關系。否則一經發(fā)現，全部解雇，并扣發(fā)當月工資）辦事處需將錄用人的入職表、身份證復件、照片、開戶行、帳號（只須在第一次申報銷售人員工資時提供）2、辦事處業(yè)務人員、促銷人員由辦事處經理直接管理領導，其工作直接對辦事處經理負責，并按照其具體崗位目標、任務、職責全力以赴達成良好業(yè)績目標。3、辦事處業(yè)務人員招聘條件年齡在2230周歲，中專以上學歷，品行端正，無不良紀錄，體貌端莊、身體健康，熟悉當地市場具有一定終端推廣經驗。4、促銷小姐招聘條件年齡在1828周歲，高中以上文化，體貌端莊、身體健康，具有豐富的促銷經驗。二、管理辦法1、銷售代表、臨時促銷人員由公司統(tǒng)一管理，具體工作由辦事處經理負責安排，公司監(jiān)督檢查工作情況。3、銷售代表、臨時促銷人員必須嚴格遵守公司各項規(guī)定以及相關管理制度。4、各級人員按公司人力資源部要求，辦理相關聘用錄用手續(xù)。三、薪酬及獎勵辦法見辦事處人員工資待遇及其獎勵、補助標準七、辦事處人員工資待遇及其獎勵、補助標準職務基本工資月浮動工資效益提成各項補助備注試用期錄職后考核獎金月提成率通訊補月市內交通補月辦事處經理15/20銷售代表臨時促銷員說明1、基本工資1）辦事處經理基本工資根據辦事處經理的能力在此范圍內經營銷管理部、人力資源部考核后可在此范圍調整。2）銷售代表3）臨時促銷人員2、相關獎勵辦事處經理每季度發(fā)放回款提成的70，余30在年底根據投入產出比控制情況發(fā)放。計算辦法季度季度所負責區(qū)域應計回款總額8X70；年底全年投入產出比控制在范圍內，余下的30全額發(fā)放，未超出控制標準的10，可發(fā)放余下的一半；超出10，則扣發(fā)余下的全部提成。注投入產出控標準市場開發(fā)前半年控制標準70，半年后40，全年控制55。銷售代表按月度發(fā)放，月度所負責網點應計回款總額8；發(fā)放提成獎，任務超額完成，其超過部分按10給予提成獎；月度考核獎勵臨時促銷員待遇考核獎金計算辦法1辦事處經理所負責區(qū)域月度回款/月度目標考核獎金，如目標達成率不夠70，取消考核獎；2銷售代代表所負責網點月度回款/月度目標考核獎金，如目標達成率不夠70，取消考核獎；3臨時促銷員16/20如客戶發(fā)生退貨（非質量問題），根據退貨金額，按比例扣減相關人員的提成獎金。2、相關補助市內交通補助指市內的公共交通費用補助，但如去周邊地區(qū)乘車單程票價超過5元，公司可適當考慮報銷（出租車費除外），報銷時需提供電腦發(fā)票，如報非電腦車票的其它形式有效財務發(fā)票，還需在票面注明起止地點和時間；另要報銷車費時還需將票據按時間順序張貼好，并附旅程工作表。通訊補助出差補助指在總部營銷管理部部的授權下因業(yè)務出差需離開辦事處所在地，且當晚無法返回需住酒店而給予的補助，該補助以每晚為單位，計頭不計尾；出差前需寫出差申請表和旅程工作、時間安排；申報出差補助時需提供本次出差的工作總結報告和注明住宿時間、單價、姓名的酒店發(fā)票，并在范圍內實報實銷；另如辦事處經理出差的目的城市已租有住房，則不計出差補助。營銷管理部保留對上述提成點數調整的權力（視業(yè)務進展而定）。附注凡2016年2月22日前已執(zhí)行并已制定且經公司同意好的促銷員、銷售代表工資待遇標準的，可按原申請批準標準執(zhí)行；其它未申請、申請未批準、均須按以上標準執(zhí)行。八、相關費用的報結制度1差旅費用17/201）報銷原則必須是在出差前填寫出差申請表，詳細說明出差路線、出差事由，并經過營銷管理部經理或總經理的簽名同意的費用。2報銷時間返還即報。但長駐外地人員必須在次月5日前將當月的費用寄到公司營銷管理部。每愈一天,扣報5,跨月費用不再批報。3報銷費用項目1長途車、船費（詳見費用報銷管理制度）辦事處經理報銷該費用注意事項必須是財務有效發(fā)票，有電腦發(fā)票的必須用電腦發(fā)票，并在每張票據背后簡單注明事由，非電腦發(fā)票必須在每張票據背后注明時間、起止地點、事由。票據必須按時間及途徑順序張貼好，不得張貼住時間和起止地點。報結時必須有本次出差的工作小結，否則公司按該次費用的一半進行報結。2各項補助（詳見費用報銷管理制度）辦事處戶租費用固話費用辦公費用費用所屬范圍復印、特快專遞、印刷名片、購膠卷及沖印照片報銷注意事項注明費用內容提供有效財務發(fā)票報銷時間必須在次月2日前將當月的費用寄到公司營銷管理部。每愈一天,扣報5,跨月費用不再批報。推廣費用報銷原則必須是事通過書面申請，經營銷管理部經理或總經理同意支出的相關費用。報銷時間當月發(fā)生的費用必須在次月的5日前18/20將有關票據及報銷要件寄到公司營銷管理部。每超過一天扣報總額的5?？缭沦M用不再批報或直接在當月辦事處經理工資中扣減；如某項費用已申請并執(zhí)行，即費用已發(fā)生未支付的，辦事處經理也必須附清單一起寄到公司，否則視該項申請的費用作廢，公司不予報結，費用項目與報銷要件（報銷時，相關要件必須齊全，否則不予批報或處以罰金）促銷員工資（注先須向公司營銷管理部申請目的、效果、促銷員名額，未經申請的促銷員工資一律不發(fā)）報結要件1）公司人員資料表、身份證復件、照片、開戶行、帳號；（只須在第一次申報某促