在師范學(xué)院第二屆檔案和保密工作會議上的講話

1/6在師范學(xué)院第二屆檔案和保密工作會議上的講話同志們學(xué)院召開檔案和保密工作專題會議,表明此項工作的極端重要性和緊迫性。賈院長剛才的報告，總結(jié)了我院檔案工作發(fā)展?fàn)顩r，分析了存在的問題，提出了相應(yīng)的解決辦法和措施。我完全同意賈院長的意見。我希望全院各部門的領(lǐng)導(dǎo)和專、兼職檔案人員，結(jié)合各自的工作實際，把檔案工作抓緊、抓好，落到實處。建設(shè)合格本科院校,檔案工作是一個重要方面；20XX年教育部對我院進(jìn)行評估時，檔案工作必須達(dá)到相應(yīng)的水平。要從“迎評”的高度認(rèn)識檔案工作的重要性，全面做好迎評檔案的積累和準(zhǔn)備。所以,檔案工作絕不僅僅是檔案館和檔案員的事情,它關(guān)系到全院所有部門和全體工作人員,關(guān)系學(xué)院的生存和發(fā)展。在此，我想就依法治檔，加速歸檔，建設(shè)隊伍，改善條件等四個大的方面講幾點意見一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，依法治檔，加速歸檔檔案工作重要不重要，籠統(tǒng)地講，都說重要，但為什么重要，與其他工作相比又如何，恐怕就回答不了，或者不認(rèn)為它是重要的事。其中一個根本問題是檔案意識問題，如果你連檔案是什么東西都很模糊，那怎么會重視它。因此，我想強(qiáng)調(diào)的第一點就是，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，依法治檔，加速歸檔。2/6各級領(lǐng)導(dǎo)要提高檔案意識，檔案是歷史信息，是我們工作成績的記憶和痕跡。同時，它對現(xiàn)實工作和未來發(fā)展很大影響。所以，對檔案工作，學(xué)院要全力支持，學(xué)院檔案工作委員會要負(fù)起責(zé)任來，各個部門的領(lǐng)導(dǎo)也要負(fù)起責(zé)任來。抓好各自的兼職檔案員，督促他們收集整理好檔案資料，該交的一定要按要求及時、全面、準(zhǔn)確地交到檔案館。有的部門負(fù)責(zé)的工作如“基建檔案、財務(wù)報表、設(shè)備、合同”等存在交叉歸檔時，要做到“工作、存檔兩不誤”。學(xué)院出資重新復(fù)制，原件全部交回檔案館，復(fù)印件留部門保管使用，不容許不交、拒交，甚至丟失檔案。這里，約定一個時間，一個月之內(nèi)，重要檔案要全部歸檔檔案法有規(guī)定，拒交、丟失檔案要負(fù)法律責(zé)任。今后，我們要加強(qiáng)這方面的領(lǐng)導(dǎo)和管理，誰不按規(guī)定搞好檔案工作，就追究誰的責(zé)任。二、健全制度，狠抓落實，不折不扣的做好迎評檔案工作現(xiàn)實的問題是，有制度掛在墻上，落實不了，這個問題很嚴(yán)重。建立健全和落實規(guī)章制度是做好檔案工作的重要保證，制度落不到實處，一切都是空話，尤其是檔案歸檔難的問題，更要靠制度來解決。根據(jù)普通高等學(xué)校檔案管理辦法規(guī)定，“第一、學(xué)校各黨政部門和能按年度歸檔的部門，應(yīng)在次年六月底前歸檔。第二、各教學(xué)部門和能按學(xué)年度歸檔的部門，應(yīng)在次學(xué)年寒假前歸檔。第三、科研3/6基建等部門，應(yīng)在項目完成后兩月內(nèi)歸檔。”據(jù)檔案館的現(xiàn)有館藏，有的部門多年來不交檔案，這是一種不負(fù)責(zé)任的態(tài)度，長期下去，將會對檔案工作造成嚴(yán)重后果。目前學(xué)院所有不少重要檔案分散在各部門。就此我強(qiáng)調(diào)四點一、各級領(lǐng)導(dǎo)要帶頭遵守規(guī)章制度，督促做好各自的檔案工作；二、實行責(zé)任制，層層抓落實；三、檔案館的同志要負(fù)起指導(dǎo)責(zé)任，不能等、靠；四、今后要定期開展總結(jié)評比活動，每年表彰一些檔案工作做的好的部門和人員，對檔案工作不到位的部門和個人進(jìn)行通報批評，使我院檔案工作與時俱進(jìn)，不斷躍上新臺階。這里，我要強(qiáng)調(diào)一下，“迎評檔案”的重要性。教學(xué)、科研、人事、設(shè)備等部門要按規(guī)定建立完備的教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案、設(shè)備設(shè)施檔案，有關(guān)費用由學(xué)院支付。但部門不能耽誤學(xué)院的工作，整理這些檔案大量的是部門的事情，是迎評工作的核心內(nèi)容，需要付出大量心血，必須從點滴及早積累。三、主動服務(wù)，高效利用，充分發(fā)揮檔案資料的重要作用搞檔案工作的同志有時埋怨領(lǐng)導(dǎo)不重視，這有客觀原因，因為學(xué)院的首要任務(wù)是搞好教學(xué)工作。但是如果檔案部門的同志把工作做得很到位，領(lǐng)導(dǎo)能不重視嗎所以，我們要求大家要主動服務(wù)，做好檔案利用工作，充分顯示出自己的價值。檔案工作首先要圍繞學(xué)院的中心工作，要有超前意識，主動提供全面及時的服務(wù)。而不是等著別人來查4/6閱。這就要求編出一些高質(zhì)量的實用的專題匯編，如檢索目錄、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記等，還可以開辦一些展覽，把服務(wù)工作做到利用者前頭，同時，也要密切關(guān)注學(xué)院改革發(fā)展的重大問題和重大舉措，提供適時的服務(wù)。四、隊伍建設(shè)，重在素質(zhì)目前，我院檔案工作人員存在兩大不足，第一是專職隊伍缺乏專業(yè)知識培訓(xùn)，專業(yè)知識欠缺；第二是兼職隊伍不穩(wěn)。不穩(wěn)，就是人員換來換去固定不下來，造成業(yè)務(wù)生疏，不懂檔案工作程序步驟，歸檔不及時等弊端。這種局面已到了非改不可的程度，為此，要注意從三方面做好工作。一是各部門領(lǐng)導(dǎo)在考慮工作分工時，盡量不要經(jīng)常變動兼職檔案人員，要保持隊伍的相對穩(wěn)定。同時，各部門領(lǐng)導(dǎo)要對本部門檔案工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)，安排督促兼職檔案員按期收集、整理，按時交回檔案。各部門兼職檔案員要加強(qiáng)責(zé)任心，認(rèn)真收集和整理本部門該歸檔的材料，尤其要注意平時日常工作中，及時收集、及時整理。保證在規(guī)定時間內(nèi)，完整地移交檔案。二是學(xué)院要加強(qiáng)對檔案隊伍的管理，對檔案人員進(jìn)行愛崗敬業(yè)教育，并控制老、中、青檔案隊伍的比例。創(chuàng)造出一個和諧、緊張有序的工作局面。檔案人員本身要耐得住寂寞，吃苦奉獻(xiàn)、埋頭苦干，這是檔案人員做好檔案工作的必備條件。三是加強(qiáng)專、兼職檔案人員的培訓(xùn)。要有計劃地讓檔案人員參加省、市等部門組織的5/6檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和崗位技能培訓(xùn)，掌握新知識。學(xué)院自己也可培訓(xùn)。尤其要提倡終身學(xué)習(xí)的理念，鼓勵檔案人員自覺學(xué)習(xí)、鉆研檔案專業(yè)知識。目的就是通過多種辦法，提高檔案工作人員的整體素質(zhì)，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊伍。五、嚴(yán)格程序，注重保密各部門在健全制度的同時要規(guī)范管理，嚴(yán)格程序，加強(qiáng)保密，不折不扣地執(zhí)行上級和學(xué)院有關(guān)的制度規(guī)定?，F(xiàn)在實行政務(wù)公開，凡是公開了的文件材料都屬開放信息，不在保密范圍內(nèi)。但是，有些文件涉及學(xué)院安全和政治影響，須在一定范圍控制的文件材料，則必須根據(jù)保密規(guī)定進(jìn)行利用。比如重大人事調(diào)整、財務(wù)預(yù)決算、基建和設(shè)備招標(biāo)標(biāo)底、正在調(diào)查中的案件、上級標(biāo)有密級的文件、關(guān)乎學(xué)院政治經(jīng)濟(jì)安全的材料等。嚴(yán)禁任何人未經(jīng)批準(zhǔn)違反規(guī)定私自查閱、復(fù)印、傳播。個人的人事檔案未經(jīng)學(xué)院許可，不得外借或復(fù)制。在這方面，我們是有深刻教訓(xùn)的。要求所有師生員工甚至社會人士都必須服從上級和學(xué)院的有關(guān)保密規(guī)定，切實按章辦事，嚴(yán)格程序，規(guī)范管理，強(qiáng)化保密責(zé)任制，避免給學(xué)院工作造成損失。包括檔案工作在內(nèi)的各項工作都務(wù)必要樹立保密意識，強(qiáng)化保密管理，特別是事關(guān)學(xué)院利益的檔案、公章、公文、機(jī)要等各個工作環(huán)節(jié)，都要切實落實保密責(zé)任制，一級抓一級，層層抓落實，責(zé)任到人，各負(fù)其責(zé)。要嚴(yán)肅責(zé)任追究制度，對不認(rèn)真執(zhí)6/6行保密規(guī)定，工作不負(fù)責(zé)任，違規(guī)辦事，造成學(xué)院損失的，要追究當(dāng)事人和單位負(fù)責(zé)人的責(zé)任。六、改善條件，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理數(shù)字化管理是檔案工作發(fā)展的方向，就我院的實際情況看，每年都要產(chǎn)生大量的電子文件，針對這個問題我們要多向兄弟院校學(xué)習(xí)，采取相應(yīng)措施一、必須從現(xiàn)在開始收集電子檔案，并制定出管理辦法；二、學(xué)院將把檔案工作納入迎評工作總體規(guī)劃，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需的經(jīng)費，逐步改善辦公條件，配備必要的現(xiàn)代化設(shè)施，為實施現(xiàn)代化管理做好準(zhǔn)備；三、檔案工作人員要適應(yīng)形勢需要，盡快掌握現(xiàn)代化管理