銷售人員費用報銷管理制度-修改2010.10.19

銷售人員費用報銷管理制度為了完善公司管理，加強對公司銷售人員業(yè)務(wù)費用、支出報銷的管理和便于公司成本費用的核算以及其他財務(wù)工作的開展，結(jié)合公司的實際經(jīng)營情況特制定該制度。該制度中所稱費用是指銷售人員進行業(yè)務(wù)開拓所產(chǎn)生的差旅費及其他費用。業(yè)務(wù)開拓所產(chǎn)生的費用報銷必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，費用報銷嚴格按規(guī)定執(zhí)行，報銷人員必須持真實有效發(fā)票，并將報銷內(nèi)容和金額填寫清楚，整理、粘貼好票據(jù)后，經(jīng)負責(zé)人簽字交財務(wù)人員審核報銷。若因票據(jù)遺失或超出規(guī)定標(biāo)準的費用，公司不予以報銷。所有費用報銷都必須及時，無特殊原因費用報銷不得超過10天，超過規(guī)定時間，則費用不予報銷。公司銷售人員必須要本著合理、節(jié)約、高效的原則使用差旅費。能夠通過其他方式解決的事務(wù)，盡量不安排出差，禁止以出差為由外出旅游或參加其他私人性質(zhì)的活動；在時間允許的情況下，能坐火車的就不安排乘飛機，能乘坐一般列車，就不安排特快或動車組；同等住宿條件下，住宿費應(yīng)就低不就高，能多人同住的應(yīng)安排標(biāo)準間、多人間；每筆差旅費的使用必須有明確的目的；出差完成后必須向上級主管匯報工作成果，上級主管有責(zé)任對差旅費使用情況進行了解和管理。一、差旅費的管理規(guī)定差旅費是指因公到外地出差發(fā)生的交通費、車船費、住宿費、出差補助費、其他雜費等。1、出差是指員工因公離開本人工作單位所在地去異地辦理公務(wù)的行為過程。2、出差申報程序的規(guī)定（1）一般員工出差，由部門主管提出，營銷主任或其授權(quán)人批準。（2）部門主管出差，由營銷主任或其授權(quán)人批準。（3）營銷主任及副總經(jīng)理出差，由總部總經(jīng)理批準。（4）出差人出差前需填“出差任務(wù)書”（見附表一）。“出差任務(wù)書”應(yīng)明確以下內(nèi)容出差人姓名、離開工作地時間、返回時間、出差地點、出差日程安排、出差主要任務(wù)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，作為借支差旅費的附件附在借款單后面，方可借款。附表一出差任務(wù)書出差人姓名申請日年月日出差人部門出差地點出差主要任務(wù)出差日程安排離開工作地時間年月日時分預(yù)計返回時間年月日時分預(yù)計出差天數(shù)往返交通工具營銷主任簽字部門主管簽字注本表適用范圍公司員工因公外地出差填寫。（5）出差人出差回來后需填寫“出差情況匯報書”（見附表二）?！俺霾钋闆r匯報書”應(yīng)明確以下內(nèi)容出差人姓名、日期、客戶名稱、聯(lián)系人的姓名和職務(wù)、聯(lián)系方式、具體拜訪情況、反映出的問題、應(yīng)對/思考及下步計劃，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，將影印件作為報銷差旅費的附件附在報銷單后面，方可報帳。（原件由分管經(jīng)理歸檔）附表二出差情況匯報書出差人姓名出差人部門匯報日期年月日聯(lián)系人日期客戶名稱姓名職務(wù)聯(lián)系方式具體拜訪情況反映出的問題應(yīng)對/思考下步計劃營銷主任簽字部門主管簽字（6）差旅費報銷標(biāo)準出差標(biāo)準分四個級別經(jīng)理、主任、主管、銷售員。差旅費報銷標(biāo)準城區(qū)類別級別住宿標(biāo)準單位（元/天）出差補貼單位（元/天）經(jīng)理20080主任16060主管12040國內(nèi)省會一級城市銷售員10030經(jīng)理14050主任12040主管10030國內(nèi)二級城市及計劃單列城市銷售員8020經(jīng)理12040主任10030主管8020除以上城市以外的三級城市銷售員5015（7）在報銷住宿費用時，凡在規(guī)定標(biāo)準之內(nèi)的實報實銷，超過標(biāo)準的按標(biāo)準報銷。若有特殊原因超過標(biāo)準的，要經(jīng)分管副總審批同意后才能報銷。需憑酒店開具的正式發(fā)票，正式發(fā)票上須有“稅務(wù)監(jiān)制或財政監(jiān)制”字樣，并要注明住宿起止日期、住宿人數(shù)、住宿天數(shù)、住宿費單價、住宿費總金額、酒店蓋章。請收到發(fā)票后注意審核，沒有寫上述要求的將不能報銷報銷住宿費要填“住宿費用明細單”（見附表三），將住宿費發(fā)票附后。附表三住宿費用明細單單位名稱日期部門票號旅店名稱旅店地址住宿日期離開日期入住人及人數(shù)金額合計（8）凡享受出差補貼的，不再報銷餐費。購買車票、飛機票的原則上由辦公室前臺統(tǒng)一辦理，購票款由出差人支付，回所在地區(qū)報銷。購買火車票的訂票費最高不得超過30元。（9）使用交通工具標(biāo)準A、公司總經(jīng)理可乘坐公務(wù)倉、火車軟臥；B、公司副總可乘飛機經(jīng)濟倉和火車軟臥；C、其他人可乘火車、汽車等，經(jīng)總經(jīng)理特批，可乘坐飛機經(jīng)濟倉；（10）“差旅費報銷單”（見附表四）附表四差旅費報銷單部門年月日附單據(jù)張出差人出差事由出發(fā)到達交通工具交通費出差補貼其他費用月日時地點月日時地點單據(jù)張數(shù)金額天數(shù)金額項目單據(jù)張數(shù)金額住宿費其他合計補領(lǐng)金額報銷總額人民幣（大寫）予借旅費退還金額總經(jīng)理審批財務(wù)審核營銷主任審核部門主管審核出納領(lǐng)款人（13）差旅費報銷單各項目填寫方法。A“部門”欄按出差人員所屬部門填寫。B“年月日”欄填寫報銷日期。C“附單據(jù)張”欄按單據(jù)實際張數(shù)填寫阿拉伯?dāng)?shù)字。D“出差人”欄按費用負擔(dān)人填寫，如屬倆人以上（含）出差，必須在差旅費報銷單背面注明每個人負擔(dān)費用金額，且每個人負擔(dān)費用金額之和差旅費報銷單合計。E“出差事由”欄填出差工作內(nèi)容。F“出發(fā)月日時”欄按車票上自然月日時順序填寫。G“到達月日時”欄按實際到達月、日、時填寫。H“出發(fā)、到達地點”欄按車票出發(fā)、到達地點填寫。I“交通工具”欄按火車、飛機、長途汽車、輪船分欄填寫。J“交通費”欄“單據(jù)張數(shù)”欄按火車、飛機、長途汽車、輪船票張數(shù)填寫，“金額”欄按車票金額填寫（注車票、機票等交通工具的保險不包括在內(nèi)）。如果火車票、機票等由公司支票支付的，在交通費單據(jù)張數(shù)欄注明“支票付”字樣，并在交通費金額欄注明相應(yīng)金額（計算交通費合計金額時該金額不計算在內(nèi)）K“出差補貼天數(shù)”欄不填寫L“出差補貼金額”欄按出差補貼申請單合計金額填寫。M“住宿費金額”欄按實際發(fā)生金額填寫，N“其他”欄填寫交通工具的保險費、訂票費等其他費用。O“予借旅費、補領(lǐng)金額、退還金額”欄不用填報。（14）“出差補貼申請單”（見附表五）附表五出差補貼申請單出差人姓名部門申請日期出差地出差時間年月日時分至年月日時分共天餐費補助標(biāo)準元/天出差補助合計大寫審核申請人每個出差人員分別如實填寫出差補貼申請單相關(guān)內(nèi)容，出差補貼申請單與差旅費報銷單一并報銷才能生效，并按規(guī)定計算填寫并在申請人處簽字。二、銷售提成標(biāo)準1、銷售目標(biāo)銷售員每月有銷售目標(biāo)，但無銷售任務(wù)，銷售人員的銷售目標(biāo)額為每月月初由銷售管理人員公布，銷售目標(biāo)額計入績效考核進行核算。試用期銷售員第一個月不設(shè)定銷售目標(biāo)，第二個月按正式員工的50計算目標(biāo)額。2、銷售目標(biāo)考核期銷售目標(biāo)考核階段為每個月考核，每月月末進行銷售目標(biāo)考核及下月銷售目標(biāo)制定，銷售目標(biāo)的完成比率與績效考核中“結(jié)果”的分數(shù)進行直接掛鉤。3、銷售提成標(biāo)準業(yè)務(wù)費包含在銷售提成之中，如在業(yè)務(wù)拓展中有業(yè)務(wù)招待費的產(chǎn)生，則公司不再另行予以報銷。A、提成結(jié)算方式當(dāng)月回款率結(jié)算，貨款未收回部分暫不結(jié)算，直至貨款全部回收；B、提成計算辦法銷售提成回款額銷售提成百分比C、銷售提成比率職務(wù)新開客戶前三月銷售提成百分比自己開發(fā)的老客戶維護提成百分比非自己開發(fā)的老客戶維護提成百分比其它銷售提成百分比試用銷售員營業(yè)額的3銷售員銷售主管5（回款前按營業(yè)額提3，其中包含業(yè)務(wù)招待費用，回款后再提2）回款額的2回款額的05團隊管理提成按回款額的05注銷售主管的團隊管理提成，不包含銷售主管自己開發(fā)的業(yè)務(wù)D、低價或改變付款方式銷售銷售員必須按公司規(guī)定產(chǎn)品的最低價范圍及固定付款方式銷售產(chǎn)品，特殊情況需低價或改變付款方式銷售的必須向銷售經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)申請，公司根據(jù)實際情況重新制定銷售提成百分比。三、車輛油費標(biāo)準為了方便銷售工作，銷售部所使用的車輛油費實行實報實銷政策。報銷車輛油費時，必須認真、詳細填寫“車輛油費報銷申請單”（見附表六），同“費用報銷單”（見附表七）一并報經(jīng)營銷主任簽批后由財務(wù)進行審核，再由總經(jīng)理簽批。報銷單據(jù)填寫、保管應(yīng)注意以下幾點（1）“費用報銷單”中用途欄填寫“車輛油費”即可，不需要寫明具體情況，詳細支出情況在“車輛油費報銷申請單”中注明，“車輛油費報銷申請單”必須按格式詳細、認真填寫。（2）“車輛油費報銷申請單”要與“費用報銷單”一起報公司領(lǐng)導(dǎo)簽批。財務(wù)部辦理報銷手續(xù)后，按規(guī)定單獨保管“車輛油費報銷申請單”；（3）財務(wù)部每月裝訂憑證時，須將“車輛油費報銷申請單”從費用報銷單中抽出妥善保管，并應(yīng)定期整理，按時間順序裝訂、保存。（4）“車輛油費報銷申請單”未經(jīng)公司批準不得銷毀。待公司財務(wù)主任審計檢查無誤后，經(jīng)批準方可銷毀。（5）為了保證“費用報銷單”填寫的真實、可靠性、方便領(lǐng)導(dǎo)審批及財務(wù)部的審核工作，對“費用報銷單”的填寫要求如下A、每位報銷人員在報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批前必須將除“車輛油費報銷申請單”外的所有報銷單粘貼于“費用報銷單”后面，并在“費用報銷單”附單據(jù)張數(shù)欄按所粘貼的票據(jù)張數(shù)如實填寫。B、“費用報銷單”中單位欄按報銷人所在部門填寫。C、“費用報銷單”中金額大、小寫必須一致，金額必須頂格填寫，字間不能留空隙。D、“費用報銷單”按公司審核程序，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后到財務(wù)部報銷。附表六車輛油費報銷申請單填表日期申請人票據(jù)張數(shù)車輛號司機上次公里數(shù)月份車況日期行程當(dāng)日公里數(shù)停車費過路費合計特殊說明百公里平均油耗折合油費總經(jīng)理簽批附表七費用報銷單資金性質(zhì)年月日報銷部門用途金額不能取得單據(jù)原因總經(jīng)理審批財務(wù)審核營銷主任審核部門主管經(jīng)辦人四、借款標(biāo)準借款須本著“前款不清、后款不借”的原則。財務(wù)應(yīng)嚴格把關(guān)。根據(jù)公司財務(wù)制度中借款條款中的標(biāo)準嚴格執(zhí)行。若發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定執(zhí)行者，將處罰責(zé)任人200元以上的罰款。1、根據(jù)工作需要，員工出差或業(yè)務(wù)活動可預(yù)先向公司借支備用金，并填寫“備用金借支單”（見附表八），“備用金借支單”必須按格式詳細、認真填寫。借支額度根據(jù)實際需要確定，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽批。A、差旅備用金借款出差人員差旅備用金借款時必須出示經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后的“出差任務(wù)書”，作為借支差旅費的附件附在借款單后面，方可借款。出差人員差旅備用金借款限額公司員工出差五日內(nèi)（含五日）借款最高限額1500元，超過五日者，每超出一天增加200元?？偨?jīng)理出差五日內(nèi)借款最高限額3000元，超出五日者，每超出一天增加500元B、業(yè)務(wù)備用金借款當(dāng)月業(yè)務(wù)費借款總額限制為當(dāng)月銷售目標(biāo)總額的3為上限。每次業(yè)務(wù)費借款必須事先填寫“備用金借支單”（見附表八），報經(jīng)營銷主任、總經(jīng)理簽字批準后，才能進業(yè)務(wù)費借款。所借款項于領(lǐng)取當(dāng)月工資時直接沖抵。在業(yè)務(wù)備用金借款時填寫的“備用金借支單”中“備用金借支事由”必須詳細填寫招待客戶的單位名稱、客戶姓名、職位、招待方式、招待日期、地點、顧客方面同席者和本次招待理由及可獲得的效果等。所借支的業(yè)務(wù)備用金包含因業(yè)務(wù)拓展所包含的所有費用，已借支業(yè)務(wù)備用金不再另行借支借款人的車輛使用維護費及油費備用金。2、借支程序A、程序B、備注以上程序針對普通員工設(shè)計，當(dāng)部門主管需借支款項的，填請款單，營銷主任進行事項審核，財務(wù)人員進行事項重點復(fù)核，總經(jīng)理審核、簽批；當(dāng)營銷主任需借支款項的，填請款單，財務(wù)人員進行事項重點審核及復(fù)核，總經(jīng)理審核、簽批；財務(wù)部對不符合規(guī)定、不合理、不合法的借款事項，不予辦理。付款批準復(fù)核審核簽批審核填借款單公務(wù)借支人員部門主管營銷主任銷主任任財務(wù)部總經(jīng)理出納經(jīng)辦人領(lǐng)款借款金額超過2000元，應(yīng)提前一天向財務(wù)部預(yù)約。3、備用金借支后應(yīng)及時沖帳，備用金占用時間應(yīng)不超過15天，如遇特殊情況不能按時沖帳，可書面申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可延期，但最長不可超一個月。凡催收超過三次未還者，財務(wù)部有權(quán)在其工資中直接扣減。4、對于長期占用備用金的，財務(wù)部將從占用備用金人員的個人收入中扣減，直到完成沖銷，在此之前不允許再借支備用金。附表八備用金借支單所屬部門申請時間20年月日備用金借支事由借款金額大寫人民幣萬仟佰拾圓整元財務(wù)審核總經(jīng)理審批意見營銷主任審核意見借款人五、業(yè)務(wù)招待費的管理1、業(yè)務(wù)招待費的報銷辦法因業(yè)務(wù)進展的需要確需招待有關(guān)人員，必須事先報部門經(jīng)理批準，招待費200元以上必須報營銷主任、總經(jīng)理批準。500元以上經(jīng)辦人必須事先填寫“業(yè)務(wù)招待申請報銷單”（見附表九）中申請欄，報經(jīng)營銷主任、總經(jīng)理簽字批準后，才能進行業(yè)務(wù)招待。事后，報銷業(yè)務(wù)招待費時，必須認真、詳細填寫“業(yè)務(wù)招待申請報銷單”中的報銷欄，同“費用報銷單”（見附表七）一并報經(jīng)營銷主任簽批后由財務(wù)進行審核，再由總經(jīng)理簽批。報銷單據(jù)填寫、保管應(yīng)注意以下幾點（1）“費用報銷單”中用途欄填寫“業(yè)務(wù)招待費”即可，不需要寫明具體情況，詳細支出情況在“業(yè)務(wù)招待申請報銷單”中注明，“業(yè)務(wù)招待申請報銷單”必須按格式詳細、認真填寫。（2）“業(yè)務(wù)招待申請報銷單”要與“費用報銷單”一起報公司領(lǐng)導(dǎo)簽批。財務(wù)部辦理報銷手續(xù)后，按規(guī)定單獨保管“業(yè)務(wù)招待申請報銷單”；（3）財務(wù)部每月裝訂憑證時，須將“業(yè)務(wù)招待申請報銷單”從費用報銷單中抽出妥善保管，并應(yīng)定期整理，按時間順序裝訂、保存。（4）“業(yè)務(wù)招待申請報銷單”未經(jīng)公司批準不得銷毀。待公司財務(wù)總監(jiān)或顧問審計聯(lián)合檢查無誤后，經(jīng)批準方可銷毀。（5）為了保證“費用報銷單”填寫的真實、可靠性、方便領(lǐng)導(dǎo)審批及財務(wù)部的審核工作，對“費用報銷單”的填寫要求如下A、每位報銷人員在報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批前必須將除“業(yè)務(wù)招待申請報銷單”外的所有報銷單粘貼于“費用報銷單”后面，并在“費用報銷單”附單據(jù)張數(shù)欄按所粘貼的票據(jù)張數(shù)如實填寫。B、“費用報銷單”中單位欄按報銷人所在部門填寫。C、“費用報銷單”中金額大、小寫必須一致，金額必須頂格填寫，字間不能留空隙。D、“費用報銷單”按公司審核程序，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后到財務(wù)部報銷。附表九業(yè)務(wù)招待申請報銷單經(jīng)辦部門申請時間20年月日招待客戶單位客戶姓名客戶職位招待方式招待日期、地點顧客方面同席者本公司同席者本次招待理由及可獲得的效果申請金額大寫人民幣萬仟佰拾圓整元申請營銷主任審批意見銷售主管審核意見大寫人民幣萬仟佰拾圓整報銷實際支出金額小寫元單據(jù)張數(shù)超支原因總經(jīng)理審批意見財務(wù)審核營銷主任審核意見經(jīng)辦人2、招待費標(biāo)準根據(jù)客戶人員權(quán)重情況進行調(diào)整招待標(biāo)準序號客戶級別招待標(biāo)準陪同人員1重要大客戶按實報銷公司主要領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員24S店董事長、總經(jīng)理200元/人公司領(lǐng)導(dǎo)、部門負責(zé)人3裝飾部經(jīng)理120元/人部門負責(zé)人4一般人員40元/人相關(guān)人員3、招待費審批程序設(shè)置如下員工借款填費用申請單部門主管營銷主任審查簽字財務(wù)部費用標(biāo)準復(fù)核總經(jīng)理批準。部門主管借款填費用申請單營銷主任審查簽字財務(wù)部費用標(biāo)準復(fù)核總經(jīng)理批準。營銷主任借款填費用申請單財務(wù)部費用標(biāo)準復(fù)核總經(jīng)理批準。說明以上各級人員在借款上超過標(biāo)準的，要寫明理由；墊支報銷的，也須執(zhí)行上述流程。4、禮金由于公司每到節(jié)日要求送禮金或禮品。各部門需要送禮金必須事先報營銷總監(jiān)審批，單位金額200元以上，必須報副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批，禮品由行政部按總經(jīng)理的意思統(tǒng)一購買和安排，再轉(zhuǎn)發(fā)給營銷部門辦理。原則上送禮品必須兩人以上前往。禮金由財務(wù)部根據(jù)行政部經(jīng)總經(jīng)理批準的申請單，分類裝入信封并封包后發(fā)給經(jīng)辦人。送禮金也必須倆人以上前往。財務(wù)人員審核時報銷單必須由各部門經(jīng)理、營銷主任、副總經(jīng)理、總經(jīng)理的簽字，經(jīng)審核后的申請單作為報銷憑證附件（同時以相同金額的餐費做帳）。除非總經(jīng)理特批嚴禁一人單獨辦理送禮事務(wù)。六、差旅費的報銷流程費用報銷程序A、程序結(jié)算審核批準審核簽批預(yù)算及標(biāo)準復(fù)核票據(jù)形式復(fù)核審核粘帖報銷單普通員工部門主管營銷主任營銷主任財務(wù)部出納總經(jīng)理B、備注以上程序針對普通員工設(shè)計，當(dāng)部門主管需報銷費用的，粘貼報銷單，營銷主任進行事項審核，財務(wù)人員對預(yù)算及費用標(biāo)準、票據(jù)形式進行復(fù)核，報總經(jīng)理審核、簽批；營銷主任需報銷費用的，粘貼報銷單，財務(wù)部對預(yù)算及費用標(biāo)準、票據(jù)形式進行復(fù)核，總經(jīng)理審核、簽批。報銷單據(jù)按費用性質(zhì)分類粘貼，財務(wù)部負責(zé)審核票據(jù)的合法性、完整性及預(yù)算標(biāo)準，并簽署意見